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ASSESSORATO DEL LAVORO, FORMAZIONE PROFESSIONALE, COOPERAZIONE E SICUREZZA SOCIALE Sistema Informativo del Lavoro e della Formazione Professionale Informatizzazione nel SIL Sardegna delle procedure per l’attivazione e l’attuazione dei Tirocini Regionali Manuale Operativo Servizi “on line” dedicati ai Soggetti Ospitanti per la Gestione del Libretto delle presenze
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Sistema Informativo del Lavoro e della Formazione Professionale
Informatizzazione nel SIL Sardegna delle procedure per l’attivazione e l’attuazione dei Tirocini Regionali
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Servizi “on line” dedicati ai Soggetti Ospitanti per la Gestione del Libretto delle presenze
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INDICE 1 INTRODUZIONE ......................................................................................................................................4
1.1 Accesso ai servizi on line ...................................................................................................................5
1.1 Gestione Libretto .................................................................................................................................8
1.1.1 Compilazione Settimanale ..................................................................................................8
1.1.2 Compilazione Libretto .......................................................................................................10
1.1.3 Convalida e Chiusura Libretto .........................................................................................16
1.1.4 Riepilogo mensile ...............................................................................................................16
1.1.5 Riepilogo Libretto...............................................................................................................18
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Acronimi e abbreviazioni usati nel Documento:
ADA: Aree di Attività
ASPAL: Agenzia Sarda per le Politiche Attive del Lavoro
BDU: Banca Dati Unica
CPI: Centro per l’Impiego
DB: Data Base
PDF: Portable Document Format
RAS: Regione Autonoma della Sardegna
SIL: Sistema Informativo del Lavoro
SO: Soggetto Ospitante
SP: Soggetto Promotore
TIFF: Tagged lmage File Format
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1 INTRODUZIONE
Il tirocinio è una misura di politica attiva finalizzata a creare un contatto tra due soggetti, il Soggetto Ospitante e il Tirocinante, allo scopo di arricchirne il bagaglio di conoscenze, l’acquisizione di competenze professionali, l’inserimento/reinserimento lavorativo.
Il tirocinio prevede il coinvolgimento e l’interazione di tre attori:
Soggetto Ospitante: Sono i soggetti pubblici e privati che possono ospitare i tirocinanti; Tirocinante: Sono i soggetti beneficiari del tirocinio, non possono essere utilizzati per attività
non coerenti con gli obiettivi formativi del tirocinio stesso e non possono aver già prestato attività lavorativa con il Soggetto Ospitante;
Soggetto Promotore: Sono i soggetti pubblici e privati, autorizzati o accreditati, che possono promuovere i tirocini e che devono garantire il presidio della qualità dell'esperienza di tirocinio.
Il presente documento descrive gli strumenti messi a disposizione alle Imprese “Soggetti Ospitanti” per la completa gestione del Libretto delle presenze.
Tutti gli strumenti informatici appena descritti sono illustrati nei paragrafi seguenti.
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1.1 Accesso ai servizi on line
Per accedere al modulo “Tirocini” è indispensabile che il Soggetto Ospitante effettui l’accesso al Portale Pubblico www.sardegnalavoro.it. Dopo aver selezionato il pulsante “Accedi ai servizi” presente nell’Home Page del Portale, il sistema visualizza la maschera di LOGIN, così come descritto nella figura sottostante:
Figura 1: Maschera di accesso al portale
Per accedere ai servizi del portale pubblico, è sufficiente inserire nei campi evidenziati dal rettangolo rosso le proprie credenziali d’accesso (“User ID” e “Password”) e selezionare il pulsante “LOGIN”. Una volta effettuato il “login”, il sistema visualizza la pagina personale del Soggetto Ospitante autenticato.
Si ricorda che l’accesso ai servizi per la predisposizione, validazione e gestione del progetto di tirocinio sono disponibili solo per le Imprese Soggetti Ospitanti, registrate nel SIL e accreditate al Sistema Regionale delle Comunicazioni Obbligatorie o ai Soggetti Abilitati, anch’essi accreditati per le CO, che operano per conto delle stesse imprese accreditate. L'accreditamento è richiedibile tramite i servizi “on line” del SIL Sardegna, disponibili alla selezione del link “Richiesta accreditamento CO” (vedasi “Manuale Operativo per Soggetto Ospitante – Progetto di tirocinio”, paragrafo 1.1 “Accesso ai servizi on line”).
Accedendo alla pagina di benvenuto dell’Impresa Soggetto Ospitante, accreditata CO, il sistema riporta all’utente l’elenco di eventuali libretti delle presenze con mensilità da chiudere, con indicazione del nominativo del tirocinante e numero di mesi non chiusi. Selezionando il link
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contrassegnato col numero di mensilità da chiudere, l’impresa è ricondotta alla pagina di gestione Libretto del relativo tirocinante.
Figura 2: “Pagina benvenuto impresa e Link Tirocini”
Alla selezione del link “Tirocini”, presente nel menù verticale di sinistra, il sistema visualizza l’area dedicata ai servizi on line relativi ai “Tirocini”, con un testo informativo che descrive gli attori coinvolti nel processo di gestione del progetto di tirocinio, come rappresentato nella figura sottostante:
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Figura 3: “Home page Tirocini e link Gestione Libretto”
Una volta effettuato l’accesso all’area dedicata ai Tirocini, nella medesima pagina, nel menu verticale di sinistra, sono visualizzati i seguenti link:
“Avvio e Gestione Progetti”; “Gestione Libretto”; “Manuali Operativi”, in cui sono disponibili i manuali di supporto all’utente per la
predisposizione e validazione del progetto di tirocinio; “Contatti e assistenza”, in cui sono disponibili i contatti utili per richiesta di supporto relativo
alle procedure informatiche del SIL Sardegna.
La selezione del link “Gestione Libretto”, presente nel menù verticale di sinistra, consente all’utente di visualizzare gli strumenti “on line” utili alla compilazione, convalida e chiusura del Libretto delle presenze del progetto di tirocinio attivo, afferente al Soggetto Ospitante che ha effettuato l’accesso.
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1.1 Gestione Libretto Una volta effettuato l’accesso all’area “Gestione Libretto”, nella pagina viene mostrata una breve descrizione delle possibili azioni che la pagina permette e lo strumento di “Ricerca Libretto”.
Lo strumento “Ricerca Libretto” permette, mediante la selezione singola o multipla delle 6 voci di filtro messe a disposizione dal sistema, di visualizzare tutti i libretti delle presenze censiti nel SIL Sardegna, relativi al SO che ha effettuato l'accesso.
Mediante il pulsante “CERCA” sottostante la maschera di filtro, il sistema riporterà in forma tabellare l’insieme dei libretti attivi che soddisfano i criteri di filtro, con indicazione dei dati di sintesi dei
relativi Progetti. Mediante il pulsante “Procedi” posto nella medesima tabella, il Soggetto Ospitante accede alla pagina “Gestione libretto” del Libretto delle presenze, associato al Tirocinante selezionato.
Il pulsante “SVUOTA CAMPI” che permette di eliminare i criteri di filtro selezionati.
Figura 4: “Home Gestione Libretto – Ricerca Libretto”
1.1.1 Compilazione Settimanale
Nella pagina “Gestione libretto“ sono riportati in testa le informazioni rilevanti del progetto di tirocinio (Codice Progetto, Nome e Cognome del Tirocinante, Orari di accesso ai locali del tirocinio, eventuale deroga accesso notturno e deroga accesso domenicale).
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Figura 5: “Pagina Gestione Libretto – Compilazione settimanale”
Il Libretto è strutturato per mensilità di svolgimento del tirocinio: per poter accedere alla compilazione/consultazione sarà necessario selezionare il mese, utilizzando i pulsanti in testa alla pagina e successivamente seguire il link “ENTRA” riportato nella tabella riassuntiva, con le settimane che compongono il mese selezionato, collocata nella stessa pagina e aggiornata coerentemente alla selezione della mensilità.
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Figura 6: "Settimane del mese di riferimento"
Seguendo il link “ENTRA”, il Soggetto Ospitante (Progettista SO o Tutor SO) viene condotto alla vista settimanale. In questa sezione viene mostrata in forma tabellare, suddivisa in settimane, la data di inizio e di fine settimana, il numero di ore di presenza e lo stato della settimana (aperto/chiuso).
In questa sezione l’impresa SO, accede alla parte del Libretto in cui dovrà procedere alla modifica/inserimento, per ogni giornata lavorata, degli orari di ingresso e uscita, delle eventuali ore e tipologia di assenza del Tirocinante.
1.1.2 Compilazione Libretto
La compilazione del Libretto delle presenze giornaliere è di competenza del Tirocinante o del Tutor SO indicato nel progetto di Tirocinio.
Si evidenzia inoltre, che le attività di compilazione, convalida e chiusura del Libretto delle presenze, relativo al progetto di tirocinio approvato in sede di Istruttoria, potranno avvenire solo a partire dalla data di inizio del tirocinio.
Per compilare le ore di presenza e/o assenza di un determinato giorno del mese, l’Impresa SO dovrà selezionare la vista settimanale di interesse e in corrispondenza di ciascun giorno della settimana, inserire gli orari di ingresso e uscita, mattutine e serali, nonché le eventuali ore di assenza.
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Di seguito è rappresentato, in figura, il form reso disponibile al SO per la compilazione del Libretto.
Figura 7: “Giornate della settimana di riferimento”
Nella sezione è presente un pulsante “AGGIORNA” che permette di aggiornare il monte ore calcolato sulla base dei campi compilati. Per ogni giorno della settimana, il sistema mette a disposizione un menu a tendina in cui è possibile selezionare, nel caso di assenze, le relative motivazioni obbligatorie accettate.
Alla fine della pagina sono riportati i pulsanti “RIEPILOGO MENSILE” e “RIEPILOGO LIBRETTO” che riconducono alle omonime pagine e il pulsante “SALVA” che permette di salvare la modifica apportata e la rende visualizzabile al Tirocinante e al Soggetto Promotore.
Il salvataggio della compilazione parziale o totale di una generica settimana, non risulta definitiva e non preclude eventuali nuove modifiche della stessa, da parte del Tirocinante e del Soggetto
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Ospitante. Inoltre, a seguito del salvataggio, le viste “Riepilogo mensile” e “Riepilogo settimanale” verranno aggiornate e popolate dal sistema con i nuovi dati inseriti.
Nel momento in cui la compilazione della settimana risulta completata correttamente, ossia la compilazione è stata realizzata seguendo i criteri definiti nel paragrafo 1.1.2, il soggetto Ospitante visualizzerà nella stessa pagina il pulsante “CHIUDI SETTIMANA”.
Al termine del processo di chiusura di tutte le settimane del mese in oggetto, il sistema consentirà al Soggetto Ospitante, di procedere alla fase di chiusura della mensilità mediante il pulsante “CHIUDI MESE”.
1.1.2.1 Regole di compilazione Libretto
È richiesto al Soggetto Ospitante e al Tirocinante che la compilazione dei campi avvenga secondo regole precise. La violazione di tali regole comporterà, in fase di salvataggio della compilazione giornaliera, la generazione da parte del sistema di alert informativi che consentiranno il salvataggio parziale della settimana, in modo da permettere la compilazione giornaliera del Libretto, ma risulteranno bloccanti in sede di chiusura della settimana.
Di seguito sono riportate l’insieme delle regole da seguire:
o L’orario indicato quale “Uscita mattina” deve essere temporalmente successivo all’orario di Ingresso mattina”;
o L’orario indicato quale “Uscita sera” deve essere temporalmente successivo all’orario di “Ingresso sera”;
o L’orario indicato quale “Ingresso sera” deve essere temporalmente successivo all’orario di “Uscita mattina”;
o Tra l’orario di “Ingresso mattina/sera” e l’orario di “Uscita mattina/sera” del giorno precedente devono intercorrere almeno 11 ore – riposo giornaliero;
o Gli orari indicati quali “Ingresso/Uscita mattina/sera”, devono essere coerenti con gli orari di accesso ai locali, indicati nel progetto di tirocinio corrispondente;
o All’atto della compilazione delle “Ore di assenza”, deve essere indicata obbligatoriamente anche una “Motivazione”;
o Le motivazioni imputabili sono le seguenti: Riposo Settimanale Riposo Compensativo Malattia
Infortunio Maternità Santo Patrono
Festività Assenza Ingiustificata Maternità A Rischio
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o La settimana deve prevedere almeno 6 ore di “Assenza” con motivazione “Riposo settimanale”. Nel caso in cui, nel progetto di tirocinio, non sia stata indicata la deroga all’accesso domenicale ai locali del tirocinio, il sistema mostra di default, in sola lettura, in corrispondenza della domenica, la motivazione “Riposo settimanale”;
o Le ore di “Assenza” con motivazione “Festività”, nelle giornate che corrispondono alle Festività Nazionali di seguito indicate, saranno pre-compilate in modo automatico e con valorizzazione non modificabile di 6 ore:
1 gennaio; 6 gennaio (festa dell’Epifania); Il giorno di Pasqua (festività mobile da definirsi di anno in anno); Il lunedì dopo Pasqua (festività mobile da definirsi di anno in anno); 25 aprile (anniversario della liberazione); 1 maggio (festa del lavoro); 2 giugno (fondazione della Repubblica); 15 agosto (il giorno dell’Assunzione della Beata Vergine Maria); 1 novembre (il giorno di tutti i Santi); 8 dicembre (il giorno dell’Immacolata Concezione); 25 dicembre (Natale); 26 dicembre (Santo Stefano).
o Le ore di “Assenza” con motivazione “Santo Patrono” sono imputabili esclusivamente una volta nell’intero periodo del tirocinio;
o Le ore di “Assenza” con motivazione “Riposi compensativi” sono imputabili per un massimo di 12 giorni nell’intero periodo del tirocinio. L’inserimento di un “Riposo Compensativo”, nel campo motivazione della specifica giornata, comporterà il tracciamento automatico e non modificabile di un numero ore pari a 6. Nel caso di modifica della motivazione da “Riposo Compensativo” con un altro valore, o valore nullo, la corrispondente colonna “Numero Ore” tornerà ad essere modificabile.
o Nel caso di Interruzione del progetto di tirocinio, per tutte le giornate successive alla Data di Interruzione, il sistema compila in modo automatico, in corrispondenza della colonna Motivazione, il valore “Progetto Interrotto”. Inoltre, si evidenzia che tutte le giornate del Libretto delle Presenze successive alla Data di Interruzione non saranno modificabili.
o Il numero di ore “Totali” della settimana deve essere uguale a 30. Da tale conteggio sono esclusi i “Riposi settimanali”.
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1.1.2.2 Chiusura settimana
L’Impresa Soggetto Ospitante in questa fase dovrà convalidare e chiudere le singole settimane del Libretto. Si evidenzia come, la chiusura della settimana è di esclusiva competenza del Soggetto Ospitante.
Nel momento in cui la compilazione della settimana risulta completata correttamente, ossia la compilazione è stata realizzata seguendo i criteri definiti nel paragrafo 1.1.2, sarà possibile procedere alla chiusura della stessa.
La chiusura della generica settimana del mese è consentita esclusivamente se la settimana precedente risulta chiusa, al netto del rispetto delle regole compilative come descritto nel paragrafo 1.1.2.1. La chiusura della generica settimana del mese risulta quindi bloccante nell’ottica della chiusura della settimana successiva.
Figura 8: Chiusura settimana
A seguito del completamento della procedura di chiusura della settimana, nella tabella riassuntiva della relativa mensilità, il sistema indicherà lo stato di chiuso nella apposita colonna.
A rimarcare l’irreversibilità dell’azione, all’atto di “chiusura”, il sistema mostrerà una schermata di conferma della richiesta.
Figura 9: "Schermata di conferma"
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1.1.2.3 Chiusura mese
In questa fase il Soggetto Ospitante, a seguito della chiusura di tutte le settimane del generico mese di tirocinio, è abilitato dal sistema a procedere alla chiusura del mese di tirocinio mediante il pulsante “Chiudi mese”.
Figura 10: "chiusura mese"
La chiusura del mese, è consentita esclusivamente se la chiusura del mese precedente risulta completata. La chiusura del mese risulta quindi bloccante nell’ottica della chiusura del mese successivo.
Nella tabella “Riepilogo Libretto”, raggiungibile mediante pulsante omonimo, il sistema indicherà in automatico, in corrispondenza della mensilità chiusa, la data e ora di chiusura.
A rimarcare l’irreversibilità dell’azione, all’atto di “chiusura”, il sistema mostrerà una schermata di conferma della richiesta.
Figura 11: "Schermata di Conferma"
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1.1.3 Convalida e Chiusura Libretto
È di esclusiva competenza del Soggetto Ospitante convalidare e chiudere le mensilità del Libretto di Tirocinio; mentre, in qualsiasi momento a partire dall’avvio del tirocinio, Tirocinante, Soggetto Ospitante o Soggetto Promotore possono interrompere e chiudere per “interruzione” il Tirocinio (per maggiori dettagli si rimanda al “Manuale Operativo servizi on line per SO - Gestione progetto”).
1.1.3.1 Chiusura dell’intero Libretto al termine del tirocinio
Il sistema provvederà automaticamente alla chiusura dell’intero Libretto delle presenze, a seguito della chiusura dell’ultimo mese delle presenze da parte dell’Impresa SO. Alla chiusura del Libretto delle presenze, il Sistema genererà automaticamente il documento “Riepilogo Libretto delle presenze” e renderà generabile, con apposito link, il documento di “Certificazione di chiusura Libretto”. Tali documenti saranno visualizzabili attraverso la sezione “Gestione Progetti” (per maggiori informazioni si rimanda al “Manuale Operativo servizi on line per SO - Gestione progetto”).
1.1.4 Riepilogo mensile
La sezione “Riepilogo mensile” consente di visualizzare il riepilogo delle giornate lavorate dal Tirocinante in un determinato mese e, per ciascuna di esse, le informazioni relative alle ore di tirocinio svolte, le eventuali ore di assenza con giustificate motivazioni.
La sezione è popolata automaticamente dal sistema sulla base delle informazioni inserite in fase di compilazione del Libretto delle presenze, da parte del Soggetto Ospitante e del Tirocinante.
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Figura 12: "Riepilogo Mensile"
La sezione “Riepilogo mensile” è raggiungibile mediante omonimo link presente nella pagina “Compilazione settimanale”.
L’impresa visualizza il dettaglio di ogni mese in forma tabellare, dove viene indicato in colonna i giorni del mese e in riga tutte le possibili causali di imputazione delle ore di assenza: Riposo
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compensativo, Riposo settimanale, Malattia, Infortunio, Maternità, Santo Patrono, Festività, Assenza ingiustificata, Maternità a rischio, Progetto interrotto.
Nella stessa pagina è riportata la sezione “Riepilogo tipologie di assenza” che riporta, catalogate per tipologia (motivazioni selezionate in fase di compilazione), il totale delle assenze giustificate (ore e giorni). È riportato inoltre, l’indicazione del monte ore totale di presenza e di assenza del Tirocinante e il relativo stato come indicato in figura.
Figura 13: “Riepilogo Tipologie Assenza”
1.1.5 Riepilogo Libretto
Mediante la sezione “Riepilogo Libretto” il Soggetto Ospitante visualizza l’elenco dei mesi del Libretto e per ciascuno di essi, in forma tabellare, visualizzerà le ore di presenza e le ore di assenza giustificata del Tirocinante, le ore di assenza da indennizzare, lo stato dei mesi, nonché gli importi delle indennità a carico dei Soggetti Promotore e Ospitante e data e ora di chiusura della mensilità.
Si evidenzia che in caso di frequenza del tirocinante, in un determinato mese, inferiore al 70 % delle ore previste del tirocinio, l’indennità a carico del Soggetto Ospitante viene azzerata. Invece, l’indennità a carico del Soggetto Ospitante da corrispondere al tirocinante, in caso di frequenza del tirocinante, in un determinato mese, almeno pari al 70 % delle ore previste dal tirocinio, è intera, ovvero l’indennità indicata nel progetto di tirocinio.
La sezione è popolata automaticamente dal sistema sulla base delle informazioni inserite in fase di compilazione del Libretto delle presenze, da parte del soggetto ospitante e del Tirocinante.
La sezione “riepilogo Libretto” è raggiungibile mediante omonimo link presente nella pagina “compilazione settimanale” e nella pagina “riepilogo mensile”.
Nella stessa pagina è riportata la sezione “Riepilogo tipologie di assenza” che riporta, catalogate per tipologia (motivazioni selezionate in fase di compilazione), il totale delle assenze giustificate (ore e
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giorni). È riportato inoltre, l’indicazione del monte ore totale di presenza e di assenza del Tirocinante e il relativo stato come indicato in figura.
Figura 14: “Riepilogo Libretto”
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