Manuale di gestione documentale · 2020. 7. 27. · 2005”), Sogei ha redatto il presente Manuale...

IS-00-GD-01 PAG. 1 DI 55 01 AGOSTO 2019

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MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE




INDICE

1. EVOLUZIONE DEL DOCUMENTO 5

2. INTRODUZIONE 7

2.1 PREMESSA 7

2.2 RIFERIMENTI NORMATIVI 8

2.3 GLOSSARIO 9

2.4 APPROVAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MANUALE 10

3. IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE 12

3.1 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLO ORGANIZZATIVO 12

3.2 IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE 13

3.3 DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO 13

3.4 LA SICUREZZA DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE 18

3.5 FIRMA DIGITALE 19

3.6 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA 19

3.7 POSTA ELETTRONICA ORDINARIA 20

4. LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI 22

4.1 MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI 22

4.2 I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI PRODOTTI INTERNAMENTE 23

4.2.1 Accessibilità dei documenti informatici 24

4.3 SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 24

4.4 LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI 25

4.5 COPIE E DUPLICATI 25




5. LA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI 27

5.1 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 27

5.1.1 Ricezione e gestione dei messaggi di posta elettronica certificata 28

5.1.2 Ricezione della posta elettronica ordinaria 29

5.2 RICEZIONE SU SUPPORTO REMOVIBILE 29

5.3 RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO 29

5.4 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 31

5.5 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI 32

5.5.1 Invio dei documenti su supporto cartaceo 32

6. LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI 33

6.1 DOCUMENTI RICEVUTI E SPEDITI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO33

6.2 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE OBBLIGATORIA DI PROTOCOLLO33

6.3 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI 33

6.4 SEGNATURA DI PROTOCOLLO 36

6.5 ANNULLAMENTO E MODIFICA DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO 37

6.6 REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO 37

6.7 REGISTRO DI EMERGENZA 37

6.7.1 Registro di emergenza in modalità web 37

6.7.2 Il Registro di emergenza in modalità “stand alone” 38

6.8 REGISTRO INTERNO 39

7. CASI PARTICOLARI 41

7.1 DOCUMENTAZIONE SOGGETTA A CLASSIFICAZIONE DI SEGRETEZZA 41

7.2 DOCUMENTI A CARATTERE RISERVATO, PERSONALE E/O CONFIDENZIALE 41

7.3 LETTERE ANONIME 42




7.4 DOCUMENTI CON FIRMA ILLEGGIBILE O NON FIRMATI 42

8. ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI 43

8.1 ASSEGNAZIONE 43

8.2 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI 44

8.3 CARATTERIZZAZIONE DEI DOCUMENTI 44

8.4 IL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI 45

9. CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI 46

9.1 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI SECONDO IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE 46

9.2 REDAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL PIANO DI CLASSIFICAZIONE 47

9.3 LA FASCICOLAZIONE 47

9.4 PIANO DI FASCICOLAZIONE 47

9.5 PROCESSO DI FORMAZIONE ED IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI 48

9.6 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI DEI FASCICOLI 49

9.7 ALIMENTAZIONE DEI FASCICOLI 49

9.8 CHIUSURA DEI FASCICOLI 50

10. SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI 51

11. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI 52

12. ACCESSO 53

12.1 ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE E LIVELLI DI RISERVATEZZA 53

12.2 ACCESSO ESTERNO 54

13. ALLEGATI 55




1. EVOLUZIONE DEL DOCUMENTO

Versione Data Descrizione modifiche

1.0 9 ottobre 2015 Prima emissione del documento

2.0 14 dicembre 2017

Aggiornamento del Glossario (par. 2.3)

Aggiornamento della descrizione del sistema informatico SD per evoluzione del sistema (par. 3.1, 3.2, 3.4, 3.6)

Aggiornamento dell’elenco delle caselle di posta elettronica ordinaria e certificata definite per lo scambio di corrispondenza (par. 3.8, 5.1.2)

Aggiornamento formato di firma digitale (par. 4.3)

Aggiornamento copie informatiche di documenti analogici (par. 4.5)

Integrazione dei registri di corrispondenza particolari con il Registro accesso civico generalizzato (par. 6.3) e dei registri interni (par. 6.8)

Aggiornamento assegnazione dei documenti in ingresso (par. 8.1)

Tipizzazione documenti con l’aggiunta dell’allegato 10 “Tipologie dei documenti” (par. 8.3)

Aggiornamento Piano di Classificazione e Piano di Fascicolazione (par. 9.1, 9.2, 9.5, 9.7, 9.8)

Aggiornamento elenco allegati (par. 13)

3.0 01 agosto 2019

Aggiornamento Responsabile della Gestione documentale (par.3.2) Aggiornamento organizzativo (par.2.4)




Aggiornamento dell’elenco delle caselle di posta elettronica certificata e ordinaria definite per lo scambio di corrispondenza (par. 3.6 e 3.7 )

Integrazione dei registri di corrispondenza particolari con il Registro del Data protection Officer (DPO) (par. 6.3)

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2. INTRODUZIONE

2.1 PREMESSA

Sogei S.p.A., società interamente partecipata dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, è stata inserita all’interno dell’Elenco ISTAT contenente le Amministrazioni Pubbliche del Conto economico consolidato individuate ai sensi della Legge di contabilità e finanza pubblica (nella sua versione aggiornata, l’elenco è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale - Serie Generale n. 210 del 10 settembre 2014).

L’inserimento nel predetto elenco ha come conseguenza l’inclusione della Società nell’ambito soggettivo di applicazione di numerosi provvedimenti normativi relativi al settore pubblico, tra i quali rientra il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) - decreto legislativo n. 82 del 2005.

In ottemperanza a quanto previsto dal DPCM 3 dicembre 2013 (recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”), Sogei ha redatto il presente Manuale di Gestione (MdG) con l’obiettivo di descrivere il sistema di gestione dei documenti, anche ai fini della conservazione, e di fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e dei fascicoli.

Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le indicazioni per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti; pertanto si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con la Società.

In particolare, il Manuale disciplina:

le modalità informatiche di formazione degli originali dei documenti della Società e la loro gestione;

l’ automazione dei flussi documentali;

le modalità di accesso alle informazioni da parte di coloro che ne hanno titolo o interesse.

Il presente manuale, ad eccezione di alcuni allegati contenenti informazioni confidenziali e/o di interesse esclusivamente interno all’Azienda, è pubblicato sul sito internet istituzionale di Sogei sotto la sezione “Società trasparente / Altri contenuti”.




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2.2 RIFERIMENTI NORMATIVI

Di seguito i principali riferimenti normativi:

CAD: il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 – Codice dell’Amministrazione Digitale.

Legge sul procedimento: la legge 7 agosto 1990, n. 241 – Legge sul procedimento amministrativo.

Codice Privacy: il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 – Codice in materia di protezione dei dati personali.

Legge sull’accessibilità: la legge 9 gennaio 2004, n. 4 – Disposizioni per favorire l’accesso dei disabili agli strumenti informatici.

Decreto Trasparenza: il decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 – Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione delle informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni.

Testo Unico: il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

Regole tecniche per il protocollo: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82”.

Regole tecniche per la conservazione: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”;

Regole tecniche per il documento informatico: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014, recante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis , 23 -ter , 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.

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2.3 GLOSSARIO

Area Organizzativa Omogenea (AOO), insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’articolo 50, comma 4, del Testo Unico.

Delegati: personale di Sogei incaricato formalmente dal RGD per l’espletamento di funzioni previste dal presente Manuale.

Documento informatico: rappresentazione informatica di atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti (art. 1 comma 1 lett. p) del CAD)

Documento analogico: rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art. 1 comma 1 lett. p bis) del CAD)

Fascicolo: l’insieme ordinato dei documenti, che può fare riferimento ad uno stesso affare/procedimento, o ad una stessa materia, o ad una stessa tipologia documentaria, che si forma nel corso delle attività lavorative del soggetto produttore, allo scopo di riunire, ai fini decisionali o informativi, tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività. Nel fascicolo possono essere inseriti documenti diversificati (per formato, natura, ecc.) ed è anche possibile la creazione di fascicoli formati da documenti della stessa tipologia e forma raggruppati in base a criteri di natura diversa (cronologici, geografici, ecc.). I fascicoli sono costituiti, in base alle esigenze lavorative, secondo criteri stabiliti per ciascuna voce del Piano di classificazione al momento della sua elaborazione o del suo aggiornamento.

Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei documenti e degli archivi (MdG): strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti di cui all’articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi delle regole tecniche per il protocollo informatico DPCM 3 dicembre 2013 e successive modificazioni e integrazioni.

PEC: Posta Elettronica Certificata.

PEO o PEL: Posta Elettronica Ordinaria.

Piano di classificazione: sistema precostituito di schemi di voci gerarchicamente ordinate, individuato in base alle funzioni e alle materie di competenza dell’Azienda, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per consentirne la conservazione secondo un ordine logico. Il piano di classificazione si suddivide, di norma, in titoli, classi, sottoclassi, categorie e sottocategorie o, più in generale, in voci di I livello, II livello, III livello, etc. Il titolo (o la voce di I livello) individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell’ente (macrofunzioni); le successive partizioni (classi, sottoclassi, etc.) corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macrofunzione descritta




dal titolo, articolandosi gerarchicamente tra loro in una struttura ad albero rovesciato.

Responsabile del Procedimento (RdP): - il dipendente che assume su di sé la responsabilità dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi a un procedimento.

Responsabile della gestione documentale (RGD), ovvero Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali, nonché degli archivi.

Segnatura di protocollo: apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuare in modo inequivocabile il documento stesso.

Sistema di gestione documentale e protocollo informatico (SD): sistema informatico utilizzato per la protocollazione dei documenti in ingresso e uscita, la classificazione secondo un piano di classificazione, la gestione dei registri giornalieri, il workflow di firma, la fascicolazione, la firma digitale, l’archiviazione dei documenti di rilevanza aziendale.

Struttura organizzativa aziendale(SO): ufficio che, per tipologia funzioni e di competenza, presenta esigenze di gestione della documentazione unitarie e coordinate.

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2.4 APPROVAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MANUALE

Il presente Manuale di gestione del protocollo, dei documenti e degli archivi è adottato ai sensi dell’art. 3, comma d) del DPCM del 3 dicembre 2013 recante “Regole tecniche per il protocollo informatico”.

Il manuale, ai sensi dell’art. 5 comma 1 “descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”.

Esso è redatto a cura del Responsabile della gestione documentale (RGD), che ne propone lo schema.

La prima versione è stata predisposta dal RGD, supportato da un gruppo di lavoro aziendale trasversale che ha compiuto un’analisi dei flussi documentali aziendali in collaborazione con tutte le SO Sogei al fine di fornire le indicazioni utili per determinare il modello organizzativo di gestione della documentazione, la




definizione del Piano di classificazione dei documenti e la costituzione dell’archivio informatico unico aziendale.

Il presente manuale è approvato dal Responsabile della funzione Servizi e Soluzioni Trasversali.

Gli allegati al presente manuale, essendo documenti di natura tecnica, sono approvati ed emessi dal RGD.

Il manuale è aggiornato ogni qualvolta il RGD ne rilevi l’opportunità, ad esempio a seguito di:

modifiche normative o regolamentari sopravvenute;

introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’operatività aziendale in termini di efficacia, efficienza e trasparenza;

inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti;

sostanziali modifiche apportate nell’ambito dell’architettura del sistema.

Nel caso di avvicendamento del RGD, il nuovo Responsabile deve prendere visione del manuale di gestione, verificare le regole in esso contenute ed eventualmente modificarle aggiornando il manuale stesso.

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3. IL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE

3.1 AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE E MODELLO ORGANIZZATIVO

Sogei ha scelto di configurarsi, ai fini della gestione documentale, come unica Area Organizzativa Omogenea denominata “Sogei_PROT” (di seguito AOO Sogei), composta dall’insieme di unità organizzative articolate come riportato nell’allegato 5. “Modello organizzativo dell’AOO e ruoli” e di definire, quindi, un unico sistema di gestione documentale e protocollo informatico.

I vantaggi derivanti da tale scelta organizzativa sono i seguenti:

omogeneità di organizzazione del servizio

riduzione dei costi di gestione del servizio

riduzione della frammentazione

riduzione del numero di registrazioni di protocollo

maggiore flessibilità del servizio

indipendenza dalle dinamiche di riorganizzazione aziendale

standardizzazione (es. Piano di classificazione unico)

semplificazione delle operazioni di archiviazione e reperimento dei documenti

riduzione della ridondanza della documentazione da gestire

semplificazione dell’iter documentale.

Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi è istituito nella AOO Sogei.

Per la protocollazione dei documenti in entrata si è adottato un modello operativo di tipo centralizzato presso l’Ufficio di protocollo generale e gli uffici di protocollazione particolare. Per la protocollazione dei documenti in uscita si è adottato un modello decentralizzato presso tutte le segreterie e presso gli uffici di protocollazione particolare.

Gli uffici che svolgono attività di registrazione di protocollo in entrata sono:

ufficio di protocollo

ufficio di registrazione particolare (ufficio di protocollo di Sicurezza)

Gli uffici che svolgono attività di registrazione di protocollo in uscita sono:




centri di segreteria

ufficio di registrazione particolare (ufficio di protocollo di Sicurezza).

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3.2 IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE

Sogei, in riferimento alla normativa vigente, ha conferito, con Comunicazione organizzativa n.4 del 23 maggio 2019, all’ ing. Caterina Pugliese, il ruolo di responsabile del “Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi” (Responsabile della gestione documentale).

Al Responsabile, sulla base dei criteri stabiliti dal DPCM 3 dicembre 2013, spetta il compito di:

predisporre lo schema del manuale di gestione di cui all’art. 5 del suddetto DPCM;

proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche di cui all'art. 3, comma 1, lettera e) del suddetto DPCM;

predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all'interscambio, all'accesso, alla conservazione dei documenti informatici nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare tecnico pubblicato in allegato B del decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni, d’intesa con il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi o, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, il responsabile dell’ufficio di cui all’art. 17 del Codice e con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui al suddetto decreto.

Le attività operative della gestione documentale sono svolte dalle strutture organizzative aziendali secondo il modello individuato riportato nell’allegato 5 “Modello organizzativo dell’AOO e ruoli”

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3.3 DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO

Il sistema informatico a supporto del “Sistema di gestione documentale e protocollo informatico” (in breve SD) è costituito dall’insieme dei “Servizi




Documentali” implementati e gestiti dalla struttura organizzativa “Gestione e Conservazione Documentale e Audit”.

Le principali componenti di SD sono:

Protocollo. È l’insieme delle funzionalità orientate all’operazione di protocollazione e alla gestione dei registri di protocollazione. È possibile protocollare i dati di profilo o acquisire il documento principale e gli eventuali allegati nel rispetto dei dispositivi normativi sulla materia, quale il DPR 445/2000 e le recenti emanazioni relative alle regole tecniche. Al momento della protocollazione viene apposta, in modo non più modificabile, sul documento la segnatura di protocollo. La segnatura di protocollo contiene il codice identificativo di Sogei, il codice dell'Area Organizzativa Omogenea, la denominazione del registro, il numero di protocollo composto da 7 cifre e la data di protocollo. È possibile protocollare sul registro ufficiale ( di corrispondenza) documenti in ingresso o in uscita da un’ AOO oppure registrare su registri interni per i quali non è previsto l’inserimento del mittente o del destinatario. A fronte di ogni documento principale acquisito, è possibile produrre una copia in formato PDF che riporta la segnatura di protocollo.

Nell’ambito della protocollazione rientrano altre funzionalità quali:

Gestione dei documenti in bozza. L’applicativo prevede una modalità particolare per gestire la lavorazione dei documenti in bozza di una pratica costituita da un documento principale e dai vari allegati, prima di procedere alla loro protocollazione.

Per lavorare le bozza dei documenti è necessario effettuare una registrazione sul “registro delle bozze”, l’acquisizione del documento principale e degli allegati potrà avvenire contemporaneamente alla registrazione o successivamente.

Fino a quando non viene effettuata la protocollazione, sono disponibili le funzioni per la creazione di versioni successive dei documenti ed eventualmente possono essere utilizzate le funzionalità per l’apposizione della firma digitale descritte nel seguito.

Nel momento in cui i documenti hanno raggiunto la loro versione definitiva possono essere protocollati, tal caso automaticamente è creato il collegamento tra il protocollo derivante dalla registrazione e la registrazione in bozza.

Gestione dei flussi di attività. È l’insieme degli strumenti a disposizione degli utenti e dei responsabili, che, opportunamente applicati a documenti o fascicoli, ne determinano le responsabilità e le disposizioni di lavorazione all’interno delle SO interne all’AOO. In particolare, per ciascun documento o fascicolo è possibile definire, tramite la tipologia di attività assegnata, la lavorazione richiesta al




funzionario o all’ufficio. Il meccanismo delle attività permette di conoscere per ciascuna pratica le lavorazioni attive in un dato momento e quelle già completate.

Protocollazione di emergenza in modalità WEB (SD-E). La protocollazione di emergenza è supportata da una applicazione ad hoc che viene attivata nel caso in cui il SD non sia disponibile. Il sistema di emergenza SD-E è installato su un’infrastruttura tecnologica separata fisicamente rispetto a quella utilizzata per SD. Ciò rende il servizio più affidabile nel momento in cui non sono disponibili i servizi del SD. Le funzionalità del SD-E implementano i requisiti richiesti per la registrazione dei dati minimi di protocollo, consentendo l’acquisizione dei dati di profilo del protocollatore e i documenti, che sono oggetto della protocollazione. Attraverso una procedura asincrona, nel momento in cui SD sarà di nuovo disponibile, i dati di emergenza vengono trasferiti in SD e protocollati nei relativi registri di riferimento

Ricerche. Sono funzioni che consentono la ricerca dei documenti sia attraverso i protocolli/registrazioni utilizzando prevalentemente i criteri di ricerca tipici dei dati di profilo e/o delle informazioni tracciate su un registro, sia attraverso le attività assegnate sui documenti, protocolli/registrazioni e fascicoli, sia sulla base delle tipologie documentali e dei relativi metadati (ricerca full-text).

Verifica dei formati documenti ammessi per la protocollazione. Raggruppa i processi elaborativi che, a valle dell’archiviazione dei documenti nel sistema documentale, li sottopongono, in modalità asincrona, alla validazione del formato. L’esito della verifica può decretare lo scarto dei documenti nel caso in cui non risultino conformi alle regole fissate per l’ammissibilità del formato. Nel caso di documenti scartati per formato non ammesso, viene data la possibilità di effettuare per gli stessi una conversione ad uno dei formati ammessi; dopo la conversione è possibile effettuare una dichiarazione di conformità all’originale da parte degli utenti abilitati.

Predisposizione di copie cartacee conformi di documenti elettronici (art.3 bis del CAD). L’art. 3 bis del CAD consente di produrre, a fronte di un documento informatico sottoscritto in originale con firma digitale, una copia cartacea da inviare a cittadini che non siano in possesso di un domicilio digitale. La copia viene predisposta nell’ambito del SD qualora il documento principale oggetto di protocollazione sia stato sottoscritto con firma digitale e contiene le informazioni prescritte dall’articolo 3 bis del CAD. La soluzione permette di produrre documenti in formato originale informatico ma, allo stesso tempo, raggiungere quei cittadini che, non disponendo di un domicilio digitale valido, devono necessariamente essere destinatari di un documento cartaceo. La copia predisposta ai sensi




dell’art.3 bis del CAD, non può essere utilizzata per l’invio a imprese e professionisti che, in quanto obbligati all’attivazione di indirizzi PEC, sono necessariamente in possesso di un domicilio digitale valido per la spedizione dei documenti nel formato originale informatico;

Fascicoli. È l’insieme degli strumenti che permettono la costituzione dell’archivio informatico dei documenti rappresentato dalle aggregazioni di documenti (protocollati e non protocollati) all’interno di fascicoli e raccolte documentali.

I fascicoli sono costituiti per materia e/o affare in base al Piano di fascicolazione e sono associati a specifiche voci definite nel Piano di classificazione.

Le regole di visibilità determinate dalle regole di competenza e dai permessi di scrittura e/o lettura che i diversi utenti e gruppi di utenti possiedono rispetto al fascicolo sono ereditate dai documenti in esso contenute.

Questa regola generale può essere derogata nel caso in cui il fascicolo è organizzato in sottocartelle, per le quali è possibile attribuire regole di visibilità diverse dal fascicolo.

Nel sistema sono previste funzionalità per la movimentazione dei fascicoli durante la loro lavorazione, ad esempio in caso di passaggio di competenza, oltre a funzionalità per la chiusura al termine della lavorazione prevista.

Per quanto riguarda i documenti contenuti nei fascicoli sono previste funzionalità per:

scaricare una copia del documento;

copiare, tagliare, incollare, effettuare le operazioni per trasferire documenti da un fascicolo all’altro o da una cartella all’altra del medesimo fascicolo;

eliminare il documento, inteso come eliminazione della sola associazione al fascicolo se il documento è protocollato oppure eliminazione fisica se il documento non è protocollato;

richiedere la protocollazione del documento se non già protocollato;

firmare digitalmente il documento non protocollato.

Titolario. Raggruppa le funzionalità per la predisposizione e gestione nel tempo del Piano di classificazione adottato dall’organizzazione. Le principali funzionalità riguardano la possibilità di strutturare in modo gerarchico le voci di classificazione rispetto ai criteri definiti dall’organizzazione per la definizione del proprio piano di classificazione d’archivio. Dopo le attività di predisposizione o di modifica di una versione




precedente del piano di classificazione, sono disponibili i processi di storicizzazione, che consentono di mantenere la continuità operativa sulle varie versioni di piano di classificazione prodotte. Le versioni precedenti a quella corrente sono posti in relazione così da facilitare le operazioni di ricerca sui documenti e fascicoli classificati rispetto a precedenti versioni del piano di classificazione.

Organizzazione. È il sistema che fornisce le funzionalità per la gestione degli utenti e degli uffici e dei relativi gruppi documentali. In particolare, permette di definire la struttura organizzativa della AOO in termini di utenti, strutture organizzative, e se necessari anche gruppi ed utenti “virtuali” per la gestione dei flussi documentali e di registrazione nel rispetto del modello di sicurezza logico implementato per l’accesso alle risorse documentali (documenti e fascicoli). Organizzazione eredita dal sistema di Controlli Accessi Unificato (CAU) le informazioni relative all’organizzazione dell’AOO, così come definite nell’HR aziendale. Queste informazioni possono essere arricchite da Organizzazione per la corretta profilazione degli utenti.

Workflow di firma. Rappresenta la componente del SD realizzata per gestire l’intero ciclo di vita del documento, dal momento in cui lo stesso viene creato da un utente, condiviso con altri colleghi, assegnato ad altri colleghi o strutture, che possono completarne la lavorazione e apporre i visti, fino all’assegnazione al firmatario e la successiva protocollazione in uscita, utilizzando i relativi servizi.

Libro firma. Rappresenta la componente del SD realizzata per implementare i requisiti che consentono agli utenti, opportunamente abilitati, di firmare i documenti, sui quali hanno potere di firma. La componente “Libro firma” consente la firma dei documenti da parte del firmatario organizzandoli per “raccolta”. Sono implementati anche meccanismi per l’apposizione della firma digitale su un singolo documento o su più documenti sottoposti alla firma dello stesso sottoscrittore da una o più applicazioni. La soluzione prevede la possibilità di utilizzo di una smart card tramite un dispositivo remoto HSM.

In SD è gestita la configurazione di alcuni elementi di base della AOO come i registri, le rubriche (dei mittenti/destinatari dei profili protocollati), le caselle di PEC, le liste di valori, le tipologie di documenti e le automazioni. La maggior parte delle attività di creazione e gestione di tali elementi è demandata agli utenti con permesso di Amministratore di Ente e/o di AOO.

Il SD, oltre a fornire i servizi base di protocollo, gestione documenti e fascicoli, è integrato con altri servizi ed applicazioni interne:

Servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC), che consente lo scambio di documenti informatici tra gli uffici, tra gli uffici e i liberi




professionisti e tra gli uffici e i cittadini. Sono inoltre assicurati i servizi di recupero da SD dei dati di protocollazione, dei documenti/atti inviati e delle ricevute di PEC attestanti l'esito dell'avvenuta comunicazione alla parti interessate.

Servizio di conservazione digitale dei documenti, che consente di archiviare i documenti informatici secondo le regole tecniche definite in materia, allo scopo di mantenerne l’integrità, l’autenticità dei documenti e la leggibilità nel tempo.

Servizio di firma digitale, che consente di firmare digitalmente, mediante l’uso di una SMART CARD o un dispositivo HSM, i documenti.

Infine Il sistema informatico a supporto del servizio di gestione documentale contiene un catalogo di servizi alla base dell’integrazione con le applicazione verticali (Consumer) per le attività afferenti alla registrazione di protocollo e all’archiviazione dei documenti prodotti. Tra le peculiarità principali è opportuno evidenziare che, tramite tali servizi, è possibile demandare al SD anche le operazioni di spedizione dei documenti mediante l’utilizzo di caselle di posta elettronica certificate (PEC) e la fornitura delle corrispondenti ricevute sull’esito della spedizione.

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3.4 LA SICUREZZA DEL SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE

Il Piano della Sicurezza informatica relativo alla formazione, gestione, trasmissione, interscambio e archiviazione elettronica dei documenti, in quanto parte del più ampio Piano di Sicurezza Informatica del Sistema Informativo della Sogei, viene predisposto ed aggiornato periodicamente dalla Società, sulla base delle evoluzioni del sistema stesso.

Il piano di sicurezza garantisce che:

i documenti e le informazioni trattati dalla AOO siano resi disponibili, integri e riservati;

i dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento.




Le misure di sicurezza specifiche adottate dal sistema di gestione documentale sono riportate in un apposito allegato 4 “Misure di sicurezza specifiche del sistema di gestione documentale”.

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3.5 FIRMA DIGITALE

Sogei fornisce la firma digitale ai soggetti da essa delegati a rappresentarla per l’espletamento delle attività istituzionali, per quelle relative ai processi, funzioni e atti amministrativi, nonché per le attività connesse all’attuazione della normativa relativa alla gestione dei documenti informatici.

La firma digitale è assegnata al Presidente, all’Amministratore Delegato, ai responsabili di struttura organizzativa aziendale, ai dirigenti, ai direttori dell’esecuzione dei contratti passivi. Per tutti gli altri dipendenti le assegnazioni avvengono su richiesta del Responsabile dell’interessato in base ad esigenze specifiche lavorative ed il processo è regolamentato da procedura interna “Gestione assegnazione Firme Digitali”.

Il formato di firma principalmente utilizzato è quello CAdES (generazione file con estensione .p7m); in taluni specifici casi, e limitatamente a file con estensione .pdf, è utilizzato anche il formato di firma PAdES.

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3.6 POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Sogei utilizza la PEC quale sistema gestionale e di comunicazione, ai sensi della normativa vigente, in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili a terzi ad ogni effetto di legge.

La casella PEC istituzionale della AOO Sogei è [email protected], utilizzabile sia per la trasmissione che per la ricezione di documenti ed integrata in SD.

In ricezione la casella è configurata per l’accettazione da parte solo di indirizzi di PEC. In trasmissione, invece, la casella è configurata sia per l’invio ad indirizzi di PEC, per i quali si riceveranno le ricevute di accettazione/consegna, sia a indirizzi di PEL, per i quali non si riceverà la ricevuta di consegna.

mailto:[email protected]




Sono attive, inoltre, altre caselle di PEC create esclusivamente per flussi documentali specifici, quali ad esempio:

[email protected] per richieste dell'Autorità giudiziaria e dei Clienti istituzionali, inerenti informazioni di carattere riservato che hanno un trattamento particolare;

[email protected] per segnalazioni, richieste di informazioni e documentazione relative alla gestione degli incidenti di sicurezza informatica;

[email protected] per gestire provvedimenti giudiziari, contenziosi e subappalti e ricevere comunicazioni relative a trasformazioni societarie e altre variazioni anagrafiche;

[email protected] dedicata alle richieste degli interessati per esercitare i diritti sui propri dati personali, in base a quanto stabilito dal “Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 2016/679/UE" (GDPR);

[email protected] dedicata all’invio - da parte dei fornitori - di documenti allegati alle fatture digitali verso Sogei, qualora di dimensioni superiori ai limiti fissati per il canale di trasmissione adottato;

[email protected] dedicata all'invio, da parte dell'impresa affidataria che si è avvalsa di subappalto, delle fatture quietanzate relative ai pagamenti corrisposti al subappaltatore.

Le ultime due caselle di PEC [email protected] e [email protected] non sono configurate sui registri di protocollo ma sono gestite direttamente da personale degli uffici di competenza.

Gli indirizzi delle suddette caselle sono pubblicati sul sito istituzionale Sogei (http://www.sogei.it).

L’indirizzo di PEC istituzionale [email protected], associato al registro di protocollo ufficiale di AOO, è pubblicato anche sul sito internet “Indice delle Pubbliche Amministrazioni”(http://www.indicepa.gov.it/ ).

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3.7 POSTA ELETTRONICA ORDINARIA

Per la ricezione di documentazione proveniente da quei soggetti non obbligati all’uso della PEC, Sogei mette a disposizione alcune caselle di posta elettronica ordinaria (PEL).









http://www.sogei.it/


http://www.indicepa.gov.it/




Sono disponibili per la ricezione delle richieste relative al diritto di accesso civico disciplinato dagli artt. 5 e 5 bis del d.lgs. n. 33/2013, come modificato dal d.lgs. n. 97/2016 le seguenti caselle:

[email protected] : destinata alle richieste di documenti, informazioni e dati oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi della normativa vigente nei casi in cui Sogei ne abbia omesso la pubblicazione sul proprio sito web istituzionale;

[email protected] : destinata alle richieste di accesso indirizzate al titolare del potere sostitutivo di Sogei S.p.A in caso di ritardo o mancata risposta alle precedenti richieste;

[email protected] : destinata alle richieste di accesso ai dati e ai documenti detenuti dalla Società, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall'articolo 5-bis. Questa casella è associata ad un registro di procollo dedicato.

Inoltre è disponibile la casella [email protected] che è destinata alle richieste degli interessati per esercitare i diritti sui propri dati personali, in base a quanto stabilito dal “Regolamento europeo per la protezione dei dati personali 2016/679/UE" (GDPR). Questa casella è associata ad un registro di procollo dedicato.

Infine Sogei mette a disposizione, esclusivamente per uso interno, l’indirizzo di posta elettronica ordinaria [email protected] al quale gli utenti Sogei possono inoltrare, per la protocollazione, i documenti informatici ricevuti in allegato a messaggi di posta elettronica ordinaria pervenuti sulle caselle personali o di struttura, verificandone preventivamente la compatibilità con i formati ammessi riportati in allegato 2.

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4. LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI

4.1 MODALITÀ DI FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI

Sogei forma gli originali dei i propri documenti con mezzi informatici, come previsto dalla normativa vigente.

I documenti informatici sono formati secondo una delle seguenti principali modalità:

redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software, in particolare sono in dotazione gli strumenti della suite Office,

acquisizione per via telematica o su supporto informatico di un documento informatico,

acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico,

acquisizione della copia informatica di un documento analogico,

registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari,

generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

In particolare, riguardo la prima modalità sono previsti dei modelli di riferimento per la redazione della documentazione aziendale, disponibili sulla intranet che ne stabiliscono il “layout” (compreso i font) in coerenza con i criteri adottati per la realizzazione dell’immagine coordinata.

I documenti, così formati, devono essere identificati con un codice univoco e ricevere una classificazione di sicurezza secondo le politiche di sicurezza aziendali contenute nel documento aziendale “Politica di sicurezza per la classificazione e protezione delle informazioni”.

Per l’attribuzione del codice univoco ai documenti interni è principalmente utilizzata l’applicazione interna “Codifica documenti”. La codifica tiene conto dell’ambito delle macro attività a cui fa riferimento il documento e della tipologia di documento. Per i contratti si utilizza un apposito repertorio.




I documenti formati per l’invio all’esterno devono riportare, di norma, le seguenti informazioni:

logo e denominazione di Sogei,

dati del destinatario o dei destinatari,

oggetto del documento,

testo del documento,

numero di pagina,

numero degli eventuali allegati,

nominativo e ruolo del firmatario.

All’atto del caricamento del documento informatico immodificabile su SD è previsto l’inserimento almeno di un set minimo di informazioni obbligatorie, indispensabili per la ricerca all’interno del sistema.

Le tipologie di documenti aziendali più utilizzate comprendono: lettere, comunicazioni, note informative, resoconti riunioni, verbali di affidamento, verbali di verifica di conformità, contratti, fatture, procedure, studi, documenti architetturali, manuali utente, linee guida e standard, specifiche tecniche, analisi dei requisiti, piani di qualità, ecc...

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4.2 I FORMATI DEI DOCUMENTI INFORMATICI PRODOTTI INTERNAMENTE

I documenti che nascono internamente sono prodotti o con gli strumenti software in dotazione sulle postazioni di lavoro o da applicazioni che effettuano estrazioni di dati da banche dati.

I documenti informatici che vanno sottoscritti con firma digitale devono essere prodotti prima della firma nei formati standard PDF-A, TIF, TIFF, XML e TXT.

Al contrario, i documenti sottoscritti con firma elettronica “debole” possono essere prodotti in qualsiasi formato normalmente in uso (word, excel, pdf, ecc...). Si evidenzia che i suddetti documenti archiviati in SD risultano privi di firma e non riportano alcuna informazione sul firmatario del documento.

I documenti che vanno trasferiti nel sistema di conservazione devono essere prodotti nei formati standard PDF-A, TIF, TIFF, XML e TXT (il dettaglio dei codici formato gestiti dal sistema di conservazione sono riportati nel manuale della conservazione Sogei QA-75-CO-07) e, ove previsto, sottoscritti con firma digitale.




La scelta del formato dipende inoltre dal tipo di trattamento previsto per lo specifico documento.

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4.2.1 ACCESSIBILITÀ DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Per l’accessibilità dei documenti informatici non è ammesso l’inserimento di immagini nel contenuto del documento, vale a dire scansioni digitali di documenti cartacei senza che si sia provveduto ad opportuna digitalizzazione del testo ivi contenuto.

Gli strumenti software in uso sulle postazioni di lavoro permettono di formare documenti informatici secondo lo standard di riferimento PDF/A-1a e di aggiungere il vincolo dell'inclusione della struttura del documento (conosciuto anche come “tagged”).

I modelli della documentazione aziendale sono predisposti già in formato accessibile. L’utilizzo di tali modelli e il rispetto di apposite linee guida aziendali assicurano la formazione dei documenti prodotti da Sogei in conformità alla normativa in materia di accessibilità per i disabili (Legge n. 4/2004).

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4.3 SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

I documenti informatici che richiedono la sottoscrizione elettronica a valore legale verranno sottoscritti da Sogei con firma digitale. La firma digitale adottata da Sogei è principalmente il formato CAdES (file con estensione .p7m); in taluni specifici casi, e limitatamente a file con estensione .pdf, è utilizzato anche il formato di firma PAdES. Il SD è in grado di riconoscere entrambi questi tipi di firma.

I documenti che vanno sottoscritti con firma digitale devono essere prodotti prima della firma nei formati standard PDF-A, TIFF, XML e TXT, le cui caratteristiche tecniche trovano corrispondenza nei requisiti sul formato definite dalle regole tecniche in materia di conservazione.

L’indicazione della data sul documento avviene con la dicitura “Roma, data del protocollo”, rimandandone l’apposizione sul documento all’applicazione di Protocollo all’atto della protocollazione.




Nel caso di documenti opponibili a terzi si renderà necessaria la sottoscrizione con firma digitale e marca temporale.

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4.4 LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI

I documenti cartacei saranno prodotti come copia di documento informatico soltanto per l’invio ai cittadini sprovvisti di domicilio digitale. Non saranno utilizzati documenti su supporto cartaceo nello scambio con le PA e le imprese.

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4.5 COPIE E DUPLICATI

Le copie e duplicati di documenti possono essere prodotti secondo le seguenti fattispecie:

a) copie informatiche di originali analogici: consistenti nella scansione di ogni singola unità documentale pervenuta in via analogica. Il documento così acquisito potrà essere certificato conforme all’originale per la successiva registrazione in SD;

b) copie analogiche di originali informatici: stampa dei documenti informatici da inviare ai cittadini sprovvisti di domicilio digitale con l’indicazione del nominativo del soggetto che ha formato il documento, con sostituzione della firma autografa a mezzo stampa ai sensi dell’art. 3, d. lgs. n. 39/1993;

c) duplicati informatici: prodotti mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine.

Per quanto riguarda il punto a), i documenti così formati possono essere archiviati e gestiti in SD. La certificazione di conformità potrà essere effettuata dal delegato individuato dal RGD. La copia informatica del documento analogico, acquisita tramite scanner, e la dichiarazione di conformità allegata saranno sottoscritti digitalmente dal delegato e potranno essere archiviati all’interno del fascicolo di pertinenza. Per quanto riguarda il punto b), attualmente SD genera la copia PDF con la seguente timbratura: “copia predisposta ai sensi dell’art. 3 bis del D.Lgs 82/2005




– Il documento originale firmato digitalmente è conservato presso l’Amministrazione in conformità all’art. 71 del D.Lgs. 82/2005”.

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5. LA TRASMISSIONE DEI DOCUMENTI

In questa sezione del documento sono descritti i flussi di lavorazione dei documenti ricevuti e spediti dall’azienda in base allo stato di trasmissione. I flussi operativi sono riportati nell’allegato 6 “Flussi operativi”. I documenti in base allo stato di trasmissione si distinguono in:

Documento in ingresso (mittente esterno e destinatario interno), si intende un documento acquisito dall’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni e proveniente da un diverso soggetto pubblico o privato;

Documento in uscita (mittente interno e destinatario esterno), si intende un documento prodotto dalle SO interne dell’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni, che ha rilevanza informativa e/o giuridico-probatoria e indirizzato a un diverso soggetto pubblico o privato;

Documento interno si intende un documento prodotto e scambiato internamente (il mittente e il destinatario sono interni), può essere distinto in:

documento di preminente carattere informativo (appunti, comunicazioni e documenti di lavoro di rilevanza meramente informativa scambiati tra le SO o tra dipendenti) che di norma non deve essere protocollato;

documento di carattere giuridico-probatorio redatto per documentare fatti, azioni amministrative intraprese o qualsiasi altro documento dal quale possono nascere diritti, doveri o aspettative legittime di terzi (lettere di incarico, missioni, comunicazioni etc..) che deve essere univocamente identificato secondo le disposizioni previste nel MdG e fascicolato con gli altri documenti nel fascicolo di pertinenza.

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5.1 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Un documento informatico in ingresso può essere ricevuto in diversi modi:

a mezzo posta elettronica certificata

a mezzo posta elettronica ordinaria

su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, tape, pen drive, ecc., consegnato direttamente o inviato per posta convenzionale o corriere.




Sogei assicura l’accettazione dei documenti informatici inviati ai suoi uffici tramite i suddetti mezzi quando prodotti in uno dei formati riportati nell’allegato 2 “Elenco dei formati dei documenti elettronici accettati”.

In tutti gli altri casi, laddove il documento inviato o consegnato a Sogei sia prodotto in formati tali da non consentirne una corretta gestione, ne verrà data comunicazione al mittente richiedendo contestualmente la ripetizione dell’invio in uno dei formati indicati nell’elenco o in altro formato concordato. In ogni caso i documenti elettronici inviati o consegnati dovranno essere privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili.

L’aggiornamento dell’ elenco dei formati dei documenti elettronici è curato dal Responsabile della Gestione Documentale.

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5.1.1 RICEZIONE E GESTIONE DEI MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Le caselle di PEC Sogei configurate sull’applicativo di protocollo informatico per la ricezione e spedizione di documenti sono riportate nel paragrafo 3.6.

In ricezione le caselle sono configurate per l’accettazione dei messaggi solo da indirizzi di PEC. In trasmissione, invece, le caselle sono configurate sia per l’invio ad indirizzi di PEC, per i quali si riceveranno le ricevute di accettazione/consegna, sia a indirizzi di PEL, per i quali non si riceverà la ricevuta di consegna.

Tutti i documenti in ingresso alle caselle di PEC, se di competenza Sogei, vengono protocollati dagli addetti alla protocollazione nei relativi registri a cui le caselle sono associate.

Per i documenti non di competenza Sogei gli addetti al protocollo cancellano l’e-mail tramite applicativo di protocollo e inviano al mittente un messaggio di PEC con la dicitura: “Messaggio pervenuto per errore - non di competenza Sogei”.

Un documento analogico con firma autografa digitalizzato tramite scanner e inviato alle caselle di PEC Sogei legate al sistema di protocollo informatico verrà protocollato ma considerato solo un anticipazione del documento originale che dovrà comunque pervenire per la sua validità giuridica salvo che non sia firmato digitalmente dallo stesso soggetto che vi ha posto la firma autografa.

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5.1.2 RICEZIONE DELLA POSTA ELETTRONICA ORDINARIA

L’ufficio protocollo consulta giornalmente la casella di posta elettronica ordinaria [email protected] (cfr. paragrafo 3.7) e valuta, in base alle regole definite, se il contenuto è da registrare o meno. L’applicazione di protocollo non permette la protocollazione direttamente delle e-mail se non salvate in formato .eml. I client di posta attualmente in uso sulle postazioni non permettono il salvataggio in questo formato, quindi i messaggi che perverranno alla casella dovranno avere il documento principale in allegato in modo da consentire agli addetti al protocollo di poterlo salvare sulle proprie postazioni e poi provvedere alla protocollazione del documento e ad allegare al protocollo l’e-mail ricevuta.

I fax inviati al n. di fax ufficiale Sogei: 06-50526289 pubblicato sul sito internet vengono da un fax-server tramutati in e-mail e recapitati su questa stessa casella di PEL [email protected].

Tutti i fax che arrivano dall’esterno, anche da Pubbliche Amministrazioni, attualmente vengono protocollati, se leggibili e se è presente nel documento il mittente e la registrazione di protocollo in uscita del mittente. In considerazione di quanto disposto all’art. 47 del CAD, la trasmissione a mezzo fax tra Pubbliche Amministrazioni non è ammessa: a tal proposito, Sogei nelle lettere di risposta farà presente che le successive comunicazioni dovranno pervenire tramite PEC.

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5.2 RICEZIONE SU SUPPORTO REMOVIBILE

Nei casi in cui, in allegato ad un documento analogico, siano inviati documenti informatici su supporti removibili, l’ufficio di protocollo procede alla protocollazione del documento analogico e all’assegnazione. La busta contenente il supporto removibile viene fatta pervenire per posta interna all’assegnatario per competenza che ne curerà l’archiviazione.

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5.3 RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO

I documenti su supporto cartaceo provenienti da mittenti esterni all’organizzazione possono arrivare in Sogei attraverso:

servizio postale (posta ordinaria, prioritaria, raccomandata, telegrammi);






fax-server;

corrieri commerciali e società di recapito convenzionate;

notifiche da parte di ufficiali giudiziari;

consegna diretta “brevi manu” direttamente ai dipendenti o uffici di competenza.

Non è prevista la consegna diretta della corrispondenza esterna all’ufficio protocollo che non ha sportello al pubblico.

Il flusso in ricezione e spedizione della posta cartacea è descritto nella procedura interna “Gestione della posta cartacea e della ricezione dei plichi dei procedimenti di scelta del contraente”.

La corrispondenza presa in carico dall’Ufficio Posta Sogei è smistata internamente dagli addetti secondo quanto è possibile rilevare dalle sole indicazioni riportate sulla busta. Nello smistamento interno viene data priorità alla posta raccomandata e ai telegrammi.

La posta è prioritariamente suddivisa tra quella indirizzata all’Azienda, o ad uno dei suoi uffici, e quella personale indirizzata ai dipendenti presso le sedi Sogei.

La posta indirizzata all’Azienda o ad uno dei suoi uffici (anche se indirizzata “alla c.a. di …”) è consegnata all’ufficio protocollo per le attività di valutazione di competenza, protocollazione e smistamento, tranne le seguenti eccezioni:

posta indirizzata ai vertici aziendali (Presidente, Amministratore Delegato): è consegnata al destinatario indicato presso il competente Centro di segreteria;

, alla Segreteria principale di Sicurezza,: è consegnata all’ufficio indicato presso il competente Centro di segreteria;

la posta visibilmente contenente documenti esclusi dalla protocollazione, quali ad esempio: riviste, materiale pubblicitario, ricevute di ritorno delle raccomandate A.R. e tutti i documenti che per la loro natura non rivestono alcuna rilevanza aziendale presente o futura: è consegnata al destinatario indicato presso il competente Centro di segreteria.

La posta personale è consegnata ai diretti interessati, depositandola presso i relativi Centri di segreteria. Le raccomandate sono invece consegnate personalmente ai destinatari, previa firma di ricevuta.

Nei casi di corrispondenza ricevuta direttamente dai dipendenti, è compito del ricevente valutare se tali documenti siano di rilevanza aziendale. In tal caso egli deve trasmetterli all’Ufficio di competenza per le attività di protocollazione.




La corrispondenza proveniente da tutte le forze di Polizia e Autorità Giudiziaria, notificata a Sogei è ricevuta dall’ufficio legale che la consegna all’ Ufficio di protocollo di Sicurezza per la protocollazione nel registro ufficio sicurezza.

Le notifiche da parte di ufficiali giudiziari sono ricevute dall’ufficio legale che si fa carico di farle protocollare nel registro legale.

La corrispondenza proveniente dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri o da Dipartimenti di Sicurezza di altri enti o in generale con l’apposizione di “riservato” indirizzata a Sogei viene consegnata alla Segreteria principale di Sicurezza e rientra nei casi di documentazione soggetta a classificazione di segretezza.

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5.4 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Un documento informatico in uscita può essere trasmesso in diversi modi:

a mezzo posta elettronica certificata

su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, tape, pen drive, etc., consegnato direttamente o inviato per posta convenzionale o corriere.

Il documento informatico principale viene protocollato in uscita dalle segreterie di competenza e spedito tramite l’ applicativo di protocollo insieme agli allegati utilizzando le stesse caselle di PEC abilitate alla ricezione e associate ai singoli registri informatici attualmente in uso.

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il vettore privilegiato di relazioni con l’esterno; pertanto, nel caso in cui il destinatario disponga di una casella PEC risultante da pubblici elenchi, ovvero accessibile alla pubblica amministrazione, ogni comunicazione formale al soggetto stesso è veicolata tramite tale casella.

Se il destinatario non è ancora dotato di caselle di PEC allora la spedizione avviene su supporto removibile accompagnato da lettera protocollata, stampata e inserita nel plico predisposto per la spedizione che potrà avvenire con i consueti canali (raccomandata A/R, o a mano, tramite fattorini o corrieri).

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5.5 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI

5.5.1 INVIO DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO

I documenti analogici in uscita sono utilizzati da Sogei soltanto in assenza di domicilio digitale del destinatario. Sogei invia documenti analogici in risposta ai soggetti che siano sprovvisti di un domicilio digitale, laddove risulti indispensabile, secondo quanto previsto dalla normativa. Non sono utilizzati documenti su supporto cartaceo nello scambio con le PA e le imprese.

I documenti cartacei da spedire esternamente vengono fatti protocollare dal mittente presso i Centri di segreteria e inserirti in busta chiusa, riportando l’indirizzo completo del destinatario, l’indicazione del mittente e, se necessaria, l’appropriata affrancatura.

Le buste sono successivamente prese in consegna presso i Centri di segreteria dagli addetti all’Ufficio Posta per la spedizione.

Il flusso e le modalità di spedizione della posta cartacea sono descritte in dettaglio nella procedura interna “Gestione della posta cartacea e della ricezione dei plichi dei procedimenti di scelta del contraente”.

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6. LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI

6.1 DOCUMENTI RICEVUTI E SPEDITI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO

Ogni documento ricevuto e spedito da Sogei, dal quale possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, è soggetto a registrazione obbligatoria (così come previsto dall’ art. 53 - comma 5 del DPR n. 445 del 28/12/2000).

Per registrazione si intende l’insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo strettamente giuridico-probatorio, facendo assurgere il protocollatore a garante della effettiva ricezione e spedizione dei documenti. Essa certifica l’acquisizione o la spedizione in data certa di ciascun documento prodotto o ricevuto, indipendentemente dalla loro regolarità, verificata in un secondo tempo dai responsabili dei relativi procedimenti.

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6.2 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE OBBLIGATORIA DI PROTOCOLLO

La casistica dei documenti esclusi dalla protocollazione o soggetti a registrazione particolare sono descritti in allegato 1 “Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo”.

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6.3 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI

La registrazione di protocollo sia per i documenti analogici sia informatici viene effettuata dal personale addetto alla protocollazione con l’ausilio della componente applicativa di “Protocollo” nell’ambito dei Servizi Documentali.

I documenti registrati, in ingresso e in uscita, vengono acquisiti sul sistema e contestualmente viene effettuata la segnatura di protocollo.

La registrazione di protocollo in ingresso viene garantita dal personale dell’ufficio protocollo nell’orario che va dalle ore 9:45 alle 15:50 dal lunedì al venerdì. Di norma la protocollazione avviene lo stesso giorno della ricezione del documento o al più il giorno lavorativo successivo. Il giorno successivo si darà priorità alla documentazione pervenuta sulla caselle di PEC in ordine cronologico di arrivo. Qualora ci sia una ricezione massiva di documenti a fronte di scadenze previste,




la protocollazione potrà essere effettuata in differita su autorizzazione del responsabile della gestione documentale fissando, in ogni caso, un periodo massimo entro il quale l’operazione deve essere effettuata.

Tutti gli addetti alla protocollazione sono tenuti al rispetto della riservatezza delle informazioni trattate.

Sulla base di regole definite è prevista in ingresso la protocollazione e assegnazione automatica sul registro ufficiale dal sistema informatico SD.

Attualmente Sogei ha definito un’unica area organizzativa (AOO), nell’ambito della quale è definito il Registro ufficiale di protocollo.

Sono inoltre presenti per i documenti soggetti a registrazione particolare i seguenti registri di corrispondenza:

Registro ufficio sicurezza

Registro ufficio legale

Registro accesso civico generalizzato

Registro Data Protection Officer

Il “Registro ufficiale” è utilizzato per la registrazione della corrispondenza ordinaria dall’ufficio di protocollo e dalle segreterie .

Il “Registro ufficio sicurezza” è utilizzato per la protocollazione di documenti particolari contenenti informazioni di tipo confidenziale (Richieste di dati tutelati o di incidenti informatici) da parte dell’ufficio protocollo di sicurezza.

Il “Registro ufficio legale”, gestito in ingresso dall’Ufficio protocollo, è utilizzato per la protocollazione di documenti di interesse prevalente dell’ufficio legale.

Il “Registro accesso civico generalizzato” è utilizzato per la protocollazione delle richieste di accesso ai dati e ai documenti detenuti dalla Società, ai sensi degli artt. 5 e 5 bis del d.lgs. n. 33/2013, come modificato dal d.lgs. 97/2016 da partedell’ufficio protocollo di sicurezza,

Il “Registro Data Protection Officer” è utilizzato per la protocollazione delle richieste da parte degli interessati per esercitare i diritti sui propri dati personali da parte dell’ufficio protocollo di sicurezza.

Nel caso in cui arrivino alla casella di PEC del Registro di Sicurezza dei documenti non di competenza, gli addetti al protocollo di sicurezza hanno l’abilitazione a protocollare quanto pervenuto direttamente sul registro Ufficiale.




Nel caso in cui arrivino alla pec ufficiale documenti di carattere riservato l’ufficio protocollo allerterà l’ufficio sicurezza che provvederà a protocollare i documenti direttamente sul registro di competenza (sicurezza, DPO, ecc.)

Per i documenti analogici l’addetto all’ufficio protocollo registra la lettera di accompagno o la prima pagina del documento cartaceo, scansiona e acquisisce il resto del documento come allegato. Qualora non sia possibile scansionare il documento (ad es. per non rovinare la rilegatura) si acquisisce e si protocolla la prima pagina e il volume si invia all’assegnatario.

Per la corrispondenza in ingresso contrassegnata dal mittente come “confidenziale” l’ufficio protocollo registra e assegna, tramite l’applicazione, il documento esclusivamente al destinatario individuato selezionando il flag “riservato” per impedirne la visibilità ad altri utenti. L’eventuale distribuzione interna ad altri utenti è a cura del destinatario.

Le modalità operative di protocollazione sono riportate nella “Guida operatore / utente” disponibile in linea sull’applicativo.

Ogni registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati facoltativi.

Dati obbligatori: 1) il numero progressivo di protocollo, generato automaticamente dal

sistema e registrato in forma non modificabile; 2) la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal

sistema e registrata in forma non modificabile; 3) autore della protocollazione (assegnati automaticamente dal sistema); 4) codice identificativo dell’Amministrazione (assegnato automaticamente

dal sistema); 5) codice identificativo dell’Area Organizzativa Omogenea (assegnato

automaticamente dal sistema); 6) il mittente per i documenti ricevuti e il destinatario per i documenti in

partenza registrati in forma non modificabile; 7) la data e il numero di protocollo dell’Amministrazione mittente (ove

presenti) per i documenti ricevuti; 8) l’oggetto del documento che, in forma chiara e sintetica, deve esprimere

ciò di cui si parla nel documento, e nel quale devono essere riportati tutti i dati utili per le successive ricerche;

dati facoltativi: 1) la data di arrivo; 2) la descrizione sintetica degli allegati; 3) il mezzo di ricezione e di spedizione (ad.es. se si tratta di raccomandata,

PEC); 4) l’annotazione “ricevuto per conoscenza” eventualmente da inserire nel

campo note.




Una volta effettuata la protocollazione viene messo dal sistema sul documento la segnatura di protocollo (timbro elettronico).

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6.4 SEGNATURA DI PROTOCOLLO

L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento delle informazioni riguardanti il documento stesso, in forma permanente e non modificabile. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni sono abbinate in maniera univoca a ciascun documento protocollato e agli eventuali allegati e memorizzate nel relativo Registro.

I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono:

codice identificativo dell’azienda

data e numero di protocollo del documento.

È possibile dall’applicazione di gestione documentale e protocollo effettuare il download del documento protocollato in formato PDF sul quale viene posta la segnatura di protocollo (Timbro). Il sistema produce automaticamente una copia in formato PDF del documento originale, apponendo i dati di segnatura sulla prima pagina della stessa, in alto per documenti in ingresso e in basso per i documenti in uscita. Inoltre nel caso di registrazione in uscita di un documento firmato digitalmente, il sistema rende disponibile anche il “Download del PDF timbrato a norma art.3 bis del CAD”. Tale documento conterrà:

sopra la segnatura del protocollo la dicitura “Documento con firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi dell’art. 3 del D.lgs. 39/1993”

lateralmente a destra “Copia predisposta ai sensi dell’art. 3 bis del D.Lgs. 82/2005 – Il documento originale firmato digitalmente è conservato presso l’amministrazione in conformità all’art. 71 del D.Lgs. 82/2005.”

Per i documenti protocollati in uscita se inviati tramite PEC viene generato automaticamente un messaggio e-mail, conforme alle regole di interoperabilità, che ha in allegato anche il file “segnatura.xml” contenente i dati di segnatura.

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6.5 ANNULLAMENTO E MODIFICA DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO

L’annullamento di un protocollo deve essere autorizzata dal Responsabile della gestione documentale e del servizio di protocollo, previa richiesta scritta motivata. Gli annullamenti per meri errori materiali, dovranno essere richiesti tempestivamente. Altre richieste, con motivazioni da valutarsi di volta in volta, potranno essere accettate purché presentate entro il mese di registrazione.

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6.6 REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO

Ai sensi dell’art. 7 comma 5 del DPCM 3 dicembre 2013, il RGD - o suo delegato - entro le ore 12 di ciascuna giornata lavorativa, produce il registro giornaliero di protocollo del giorno precedente, lo sottoscrive digitalmente in modo che possa generare le precondizioni richieste per l’invio al sistema di conservazione dei documenti informatici di SOGEI entro la prima giornata lavorativa successiva alla sua produzione.

L’esito dell’invio e la notifica di effettiva conservazione è comunicato al SD mediante processi automatici.

Con maggior dettaglio, in SD, mediante processi automatici, che implementano i requisiti della normativa di riferimento, si produce il registro giornaliero di protocollo nel formato PDF/A, firmato digitalmente con firma remota autorizzata dal RGD, volta ad assicurare l’integrità e l’immodificabilità del registro. Tale registro è inviato in automatico entro le 24 ore del giorno successivo al sistema di conservazione dei documenti digitali.

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6.7 REGISTRO DI EMERGENZA

6.7.1 REGISTRO DI EMERGENZA IN MODALITÀ WEB

Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico, su autorizzazione del responsabile del servizio, viene attivata la procedura “Protocollo di Emergenza Web”.




Durante l’impiego del Registro di emergenza web è possibile continuare le registrazioni di protocollo anche in assenza del sistema centralizzato1: ad ogni documento registrato in modalità di emergenza viene attribuito un identificativo numerico (marca di protocollo) che ha pieno valore legale giuridico. La sequenza numerica utilizzata sul Registro di emergenza web garantisce l’identificazione univoca dei documenti registrati dall’AOO.

Al ripristino dell’applicazione, mediante apposita funzionalità, le registrazioni di protocollo effettuate in regime di emergenza vengono automaticamente riversate nel Registro Ufficiale di protocollo. Il sistema provvede al collegamento automatico tra il numero di registrazione di emergenza ed il numero di protocollo ufficiale. In differita sarà cura dell’addetto alla protocollazione di completare l’allineamento a sistema centrale dei dati di protocollazione mancanti.

Sul registro Emergenza Giornaliero sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema ed eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal Responsabile della gestione documentale.

modalità ingresso/uscita

data protocollazione da

utente protocollatore

oggetto

mittente/destinatario

L’addetto al protocollo avrà cura di salvare l’originale o copia elettronica dello stesso sulla propria postazione di lavoro, una volta rilevato il progressivo di protocollo, sul registro di emergenza, lo abbinerà alla copia digitale.

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6.7.2 IL REGISTRO DI EMERGENZA IN MODALITÀ “STAND ALONE”

Nel caso in cui i malfunzionamenti del SD siano tali da non poter essere risolti mediante la protocollazione di emergenza in modalità web, (paragrafo precedente) il Responsabile della gestione documentale dell’AOO autorizza il ricorso alla protocollazione sui Registri di Emergenza stand alone.

1 ogni evento deve essere registrato su tale applicazione alternativa, inserendo i metadati minimi

per la registrazione




L’autorizzazione viene concessa con semplice e-mail da registrare sul Registro Interno dell’AOO e da conservare agli atti dell’ufficio.

La protocollazione sui Registri di Emergenza stand alone può avvenire su tutte le postazioni di lavoro previo installazione specifico software, consentendo quindi alla AOO di proseguire le attività di protocollazione.

Il software è disponibile per tutti gli utenti sulla sezione della intranet aziendale, sezione servizi/protocollo/ “Componenti Aggiuntivi”.

In più sono identificate in Azienda postazioni di protocollazione di emergenza stand alone.

Il Responsabile della gestione documentale assicura che presso ciascuna postazione di emergenza siano sempre disponibili le versioni aggiornate delle indicazioni agli utenti per operare in emergenza.

Durante l’impiego del Registro di emergenza, ad ogni documento registrato viene attributo un identificativo numerico con pieno effetto giuridico legale.

Anche per tale modalità di protocollazione, la sequenza numerica utilizzata su ogni Registro di emergenza garantisce l’identificazione univoca dei documenti registrati dall’AOO.

Una volta constatata la cessazione delle cause che avevano determinato il ricorso alla protocollazione di emergenza, il Responsabile del Servizio dispone la chiusura dei registri di emergenza stand alone e si assicura che le normali modalità di protocollazione anche siano state ripristinate su tutte le postazioni precedentemente adibite alla protocollazione di emergenza.

Le registrazioni di protocollo effettuate in regime di emergenza vengono riversate nel Registro Ufficiale alla conclusione del malfunzionamento e il sistema provvede al collegamento automatico tra il numero di registrazione di emergenza ed il numero di protocollo ufficiale. L’utente addetto alla protocollazione allineerà le con gli originali digitali o copie digitalizzate preventivamente salvate.

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6.8 REGISTRO INTERNO

I documenti non rivolti all’esterno, considerati di particolare rilevanza aziendale, possono essere soggetti a registrazione su Registri interni appositamente definiti.

I registri interni attualmente in uso presenti sull’applicativo sono i seguenti:




Registro bozze

Registro interno

Registro direzione del personale

Il “Registro bozze” è utilizzato per la gestione documenti in bozza, versioning e firma.

Il “Registro interno” è utilizzato per l’archiviazione di documenti di rilevanza aziendale, non destinati all'esterno e non soggetti a protocollazione.

Il “Registro direzione del personale” è utilizzato per la gestione delle lettere di diverso tipo, come anticipazioni TFR, Part Time, ecc., che la Direzione del Personale invia ai dipendenti.

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7. CASI PARTICOLARI

7.1 DOCUMENTAZIONE SOGGETTA A CLASSIFICAZIONE DI SEGRETEZZA

Rientra in questo ambito tutta la documentazione “classificata” trattata dalla Segreteria principale di Sicurezza NATO-UE/S della Sogei, che attualmente viene protocollata su appositi registri cartacei.

Per quanto sopra non è possibile dematerializzare tale documentazione in quanto è tutelata dalla Legge 3 agosto 2007 nr. 124 “Sistema di Informazione per la sicurezza della Repubblica e nuova disciplina del segreto di Stato” e ss.mm. e dal DPCM del 22 luglio 2011 “Disposizioni per la tutela amministrativa del segreto di Stato e delle informazioni classificate”, nonché delle disposizioni relative alla trattazione delle informazioni classificate “RISERVATO” pubblicate sul sito Istituzionale www.sicurezzanazionale.gov.it al punto 8 che recita:

“La trasmissione di informazioni classificate “riservato” non è consentita con sistemi elettrici o elettronici non omologati dal DIS-UCSe, quali fax commerciali, posta elettronica o altro sistema commerciale……..”.

Sempre in questo ambito rientrano anche tutti i documenti prodotti dalla funzione Internal Audit preposta al monitoraggio dei rischi aziendali ed al controllo interno previsto dal Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, assicurando la corretta applicazione del processo di risk management aziendale e il suo allineamento ai principi e alle best practice nazionali e internazionali.

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7.2 DOCUMENTI A CARATTERE RISERVATO, PERSONALE E/O CONFIDENZIALE

L’addetto al protocollo che effettua la registrazione di protocollo in ingresso o in uscita attribuisce al documento il livello di riservatezza/visibilità necessario in base a criteri definiti da procedure interne o su indicazione del responsabile del documento.

L’addetto alla gestione dei fascicoli, contenti documenti protocollati o non protocollati, attribuirà al fascicolo il livello di riservatezza/visibilità necessario in base ai criteri e alle regole di fascicolazione definite nel Piano di fascicolazione. Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo è acquisito automaticamente da tutti i documenti che vi confluiscono.

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7.3 LETTERE ANONIME

Tutte le lettere anonime pervenute saranno protocollate specificando “Mittente anonimo”, nel campo “Mittente” dell’applicazione di protocollo. In particolare è comunque garantita la protocollazione delle comunicazioni anonime inviate al Responsabile per la prevenzione della corruzione, nominato ai sensi dell’art. 1 Legge n. 190/2012.

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7.4 DOCUMENTI CON FIRMA ILLEGGIBILE O NON FIRMATI

I documenti con firma illeggibile o non firmati per i quali è possibile individuare il mittente vengono protocollati apponendo, nel campo “Note”, la dicitura “Documento privo di sottoscrizione”. Nel caso in cui il documento in questione sia parte della documentazione relativa ad un determinato procedimento, l’eventuale regolarizzazione sarà disposta a discrezione del responsabile del procedimento.

Per i documenti con sottoscrizione indecifrabile e privi di ogni altro elemento utile ad identificarne il mittente, si procede alla protocollazione apponendo la dicitura “Firma illeggibile” nel campo “Mittente”.

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8. ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI

In questa sezione vengono indicati:

strumenti e logiche utilizzate per l’assegnazione dei documenti dal protocollo ai diversi uffici;

la tracciabilità delle operazioni di consegna di documenti (analogici e informatici)

il flusso di lavorazione dei documenti.

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8.1 ASSEGNAZIONE

L’attività di assegnazione dei documenti da parte degli addetti al protocollo consiste nell’individuazione e distribuzione dei documenti alla struttura organizzativa aziendale/ufficio/dipendente che ne ha interesse e/o competenza sulla base del contenuto, la natura e/o i riferimenti del documento stesso.

In linea generale i documenti protocollati sono assegnati alle strutture organizzative aziendali/uffici per competenza e/o inoltrati per conoscenza secondo le responsabilità indicate nel “Manuale organizzativo”.

I documenti protocollati in ingresso sul “Registro ufficiale” sono assegnati dall’ufficio protocollo agli uffici del Presidente e/o dell’Amministratore Delegato e/o alle strutture di suo diretto riporto; fanno eccezione i documenti contrassegnati come confidenziali, che vengono assegnati direttamente al destinatario indicato, selezionando il flag “riservato” per impedirne la visibilità ad altri utenti.

I responsabili delle strutture assegnatarie, esaminato il documento, possono decidere di prenderlo in carico per la trattazione o di assegnarlo, in maniera gerarchica alle strutture/uffici/dipendenti a loro subordinati, operando direttamente o per tramite della segreteria.

Le assegnazioni avvengono esclusivamente attraverso l’applicazione che rende disponibili i documenti protocollati all’assegnatario e al responsabile della SO assegnataria.

I documenti destinati al Presidente e/o Amministratore Delegato vengono anche anticipati, laddove ritenuto necessario, via e-mail dagli addetti dell’ufficio protocollo alle Segretarie del Presidente e/o AD, mettendo in copia l’Assistente dell’AD al fine di velocizzare la presa visione e la successiva assegnazione ad




altre strutture competenti del documento data l’importanza o la rilevanza aziendale che ne può scaturire.

Tutta la corrispondenza in entrata protocollata sui registri di protocollo è visionabile dal responsabile dell’ufficio di competenza e dagli eventuali delegatiaffinché si possano valutare e controllare le assegnazioni effettuate, apportando eventuali modifiche o correzioni.

In caso di documenti protocollati tramite flussi automatizzati, l’assegnazione viene effettuata sulla base di quanto previsto dallo specifico flusso.

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8.2 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI

Qualora la struttura assegnataria ravvisi un errore di attribuzione tramite l’applicazione ne rifiuta l’assegnazione aggiungendo una nota affinché ne rimanga traccia nel sistema. Gli operatori di protocollo possono riassegnare il documento ad altra struttura di competenza.

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8.3 CARATTERIZZAZIONE DEI DOCUMENTI

Durante la lavorazione è possibile associare al documento una specifica tipologia, distintiva della natura del documento stesso, così da catalogare documenti analoghi in una stessa categoria.

Per ciascuna specifica tipologia di documenti è possibile definire, oltre ai dati minimi previsti per la protocollazione, i dati specifici che li caratterizzano.

L’elenco dei tipi documento, corredato dei relativi dati specifici, è riportato nell’allegato 10 “Tipologie dei documenti”.

In fase di protocollazione in ingresso l’ufficio protocollo associa al documento la tipologia “documento generico”.

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8.4 IL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

Il flusso di lavorazione dei documenti in ingresso e uscita sia per i documenti cartacei sia per i documenti informatici è riportato nell’allegato 6 “Flussi operativi”.

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9. CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

9.1 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI SECONDO IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE

La classificazione è l’attività finalizzata all’organizzazione logica di tutti i documenti che costituiscono il sistema documentale aziendale. La classificazione stabilisce in quale ordine reciproco i documenti si organizzino, riunendoli in base a criteri definiti e relativi allo svolgimento di una determinata attività.

Entrano a far parte del sistema documentale aziendale, e sono quindi soggetti a classificazione, tutti i documenti prodotti, ricevuti o acquisiti da Sogei durante lo svolgimento della propria attività, a prescindere dal supporto utilizzato (cartaceo o informatico) e dallo stato di trasmissione (documenti ricevuti, spediti, interni, registrati e non). La classificazione è obbligatoria.

Per classificare i documenti d’archivio si usa un Piano di classificazione costituito da partizioni astratte e ordinate gerarchicamente, dal generale al particolare, basato sui processi, sulle attività e sulle competenze dell’Azienda. Il piano di classificazione non coincide quindi con l’organigramma ma è ad esso correlato mediante l’identificazione del rapporto tra le voci del piano e le SO competenti.

Il Piano di classificazione adottato da Sogei, allegato al presente manuale (Allegato 3 - Piano di classificazione), è unico per tutta l’AOO ed è articolato sui tre seguenti livelli gerarchici:

1° livello: Titolo

2° livello: Classe

3° livello: Sottoclasse (ove necessario).

I Titoli, le Classi e le Sottoclassi sono nel numero prestabilito dal Piano di classificazione e non sono modificabili se non attraverso le modalità previste. Ogni classe/sottoclasse ha un numero variabile di fascicoli, in dipendenza delle attività e delle regole di fascicolazione definite, che sono numerati progressivamente ed univocamente.

Mediante la classificazione si associa al documento almeno un indice di classificazione, costituto da titolo classe/sottoclasse e fascicolo. Nel caso in cui da uno stesso documento scaturiscano più attività di natura diversa, è possibile associare al documento più voci di classificazione in funzione delle attività nell’ambito delle quali il documento viene trattato.




L’operazione di classificazione può essere svolta in momenti diversi: o all’atto della registrazione ovvero, dopo l’assegnazione, dall’incaricato della trattazione del documento.

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9.2 REDAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL PIANO DI CLASSIFICAZIONE

Il Piano di classificazione è redatto, approvato e mantenuto aggiornato dal Responsabile della gestione documentale, sentita la SO responsabile dell’organizzazione aziendale e con la collaborazione di tutte le SO aziendali che sono tenute a segnalare al RGD ogni mutata esigenza di classificazione, relativamente alla documentazione di propria competenza.

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9.3 LA FASCICOLAZIONE

Il fascicolo costituisce l’elemento base del sistema di gestione documentale aziendale, poiché fondamentale per mantenere memoria delle interrelazioni tra ciascun documento e l’attività o l’affare o la pratica a cui si riferisce.

Mediante il fascicolo è possibile contestualizzare l’informazione contenuta nei documenti al periodo in cui viene prodotta, mantenendo traccia dell’evoluzione dell’intero processo di produzione della catena documentaria.

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9.4 PIANO DI FASCICOLAZIONE

La mappatura delle tipologie di fascicoli previste, con indicazione del relativo standard di denominazione, al fine di facilitarne la creazione e la gestione da parte degli utenti abilitati, è indicata nel Piano di fascicolazione (Allegato 8 – Piano di Fascicolazione).

Il Piano di fascicolazione segue la struttura del Piano di classificazione ed è soggetto ad aggiornamento ogni qualvolta intervengano cambiamenti alla struttura organizzativa aziendale e alla revisione attraverso richieste formali al RGD da parte delle SO che ravvisino cambiamenti relativamente alle modalità di trattazione della documentazione di propria competenza.




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9.5 PROCESSO DI FORMAZIONE ED IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI

Il fascicolo può essere creato sul SD a qualsiasi livello del Piano di classificazione, ma di norma verrà creato all’ultimo livello della struttura gerarchica del Piano.

Il fascicolo può essere istituito per:

materia (oggetto o nominativo): il fascicolo conterrà documenti che si riferiscono ad una specifica tematica o ad una persona fisica o giuridica. Si tratta di fascicolo permanente, attivo fino quando è “attivo” il soggetto o la tematica a cui è intestato;

procedimento, affare o attività: il fascicolo conterrà tutti i documenti relativi ad uno specifico procedimento, ad un affare o ad una attività amministrativa semplice. La durata del fascicolo è funzione del tipo di processo cui fa riferimento: ha una data di apertura, una durata circoscritta ed una data di chiusura, nel caso di procedimento, la durata e la chiusura non sono prestabiliti nel caso di affare, mentre nel caso di fascicolo per attività la chiusura è periodica, tendenzialmente annuale, salvo diverse esigenze gestionali;

per tipologia di forma del documento o serie documentale: il fascicolo conterrà tutti i documenti raggruppati in base alla loro tipologia o forma (tutti gli ordini di servizio, le relazioni mensili, i verbali di seduta di un comitato, le fatture, ecc.).

La formazione dei fascicoli avviene nel rispetto delle regole stabilite nel Piano di fascicolazione (Allegato 8 – Piano di fascicolazione) e si formalizza con l’operazione di “creazione” che comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali:

titolo, classe/sottoclasse del Piano di classificazione nell’ambito dei quali il fascicolo si colloca;

identificativo del fascicolo, rappresentato da un numero d’ordine univoco;

nome del fascicolo che rappresenta la sintesi del contenuto secondo le regole di nomenclatura riportate nel Piano di fascicolazione;

descrizione del fascicolo;

data di apertura del fascicolo;

stato;




lista di competenza, che specifica le abilitazioni degli utenti in scrittura e/o in lettura, secondo le indicazioni fornite dal responsabile della SO indicato nel Piano di fascicolazione.

e di alcune informazioni facoltative, quali:

collocazione fisica del fascicolo;

data di scadenza del fascicolo.

Sono abilitati alla creazione di nuovi fascicoli gli utenti con il ruolo di - Gestore dei Fascicoli dell’Ufficio (GFU).

In fase di creazione del fascicolo il proprietario coincide con il GFU che ha effettuato l’operazione.

Il fascicolo può essere cancellato dall’archivio dell’AOO solo dal proprietario.

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9.6 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI DEI FASCICOLI

Qualora intervengano modifiche all’organizzazione aziendale che determinano la riassegnazione delle attività relative a fascicoli aperti, il proprietario dovrà aggiornare la lista di competenza del fascicolo secondo le indicazioni fornite al responsabile della SO e indicate nel Piano di fascicolazione aggiornato.

Il fascicolo può essere trasferito dal vecchio proprietario ad un nuovo utente che dovrà effettuare la presa in carico per diventare nuovo proprietario del fascicolo.

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9.7 ALIMENTAZIONE DEI FASCICOLI

La fascicolazione è obbligatoria per tutti i documenti, anche quelli non protocollati. Tutti i documenti registrati devono essere classificati e archiviati nel fascicolo di pertinenza a cura dell’assegnatario responsabile dell’attività.

Il documento inserito in un fascicolo diventa disponibile agli utenti in scrittura e/o lettura in base alla lista di competenza del fascicolo.




I documenti presenti nel fascicolo possono essere raggruppati in cartelle che mantengono gli stessi permessi del fascicolo, anche se è possibile restringere i permessi solo ad alcune cartelle.

Il sistema consente l’inserimento dei documenti registrati in più fascicoli.

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9.8 CHIUSURA DEI FASCICOLI

Il fascicolo è chiuso al termine del procedimento, affare o alla conclusione dell’attività cui si riferisce, ovvero su base temporale.

L’attività di chiusura è responsabilità del proprietario del fascicolo.

Periodicamente i fascicoli chiusi possono essere inviati al sistema di conservazione, secondo quanto stabilito nel piano di conservazione e in base ai criteri fissati nel “Manuale di conservazione”.

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10. SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI

Si precisa che i documenti cartacei pervenuti e soggetti a protocollazione sono scannerizzati e acquisiti sul sistema contestualmente alla protocollazione anche ai fini della costituzione dell’archivio unico. Gli originali saranno archiviati secondo quanto stabilito nel piano di conservazione.

I contratti passivi stipulati da Sogei prima del 10 settembre 2015 sono stati scannerizzati e memorizzati sull’archivio ottico dei contratti ai soli fini della consultazione tramite la intranet aziendale. La copia cartacea in originale è archiviata negli armadi compattati degli archivi Sogei.

I contratti stipulati dopo la suddetta data sono prodotti elettronicamente, firmati digitalmente, protocollati e archiviati sul sistema di protocollo informatico per poi essere classificati e fascicolati secondo il Piano di fascicolazione.

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11. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

I documenti e i fascicoli sono archiviati sul sistema informatico SD ed inviati al sistema di conservazione sulla base delle regole stabilite nel piano di conservazione (Allegato 9 – Piano di conservazione). Il piano stabilisce le tempistiche di conservazione e di scarto tenendo conto sia della normativa di riferimento sia dell’analisi interna effettuata dal RGD congiuntamente con le strutture organizzative responsabili del trattamento dei documenti.

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12. ACCESSO

Il sistema di gestione documentale di Sogei è organizzato nel rispetto delle norme vigenti in materia:

di diritto di accesso (artt. 22 e ss. della Legge 7 agosto 1990, n. 241 recante “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” e art. 5 del Decreto Legislativo 14 marzo 2013, n. 33 recante “Riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni)

di protezione dei dati personali (D. Lgs. n. 196/2003 recante “Codice in materia di protezione dei dati personali” e successive modifiche). A tal riguardo Sogei si è dotata di un Sistema di Gestione della Privacy (SGP) che definisce le regole, le procedure operative e le istruzioni per il trattamento dei dati personali trattati nel pieno rispetto della normativa per la protezione dei dati personali.

Alla luce di quanto sopra, ciascun dipendente può legittimamente accedere soltanto alle informazioni, ai documenti e ai fascicoli presenti nel sistema, la cui consultazione sia relativa a procedimenti e attività di propria competenza.

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12.1 ACCESSO AL SISTEMA DI GESTIONE E LIVELLI DI RISERVATEZZA

Ciascun dipendente Sogei accede al sistema tramite credenziali di accesso nominative con gli stessi criteri di sicurezza utilizzati per l’accesso al sistema informativo aziendale.

Il sistema consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse di sistema per ciascun utente in base al profilo attribuito (ruoli e permessi assegnati), permettendo altresì di tracciare tutte le operazioni svolte.

Nell’allegato 5 “Modello organizzativo dell’AOO e ruoli” sono riportati i permessi di accesso definiti delle diverse categorie di utenti alle differenti risorse del sistema.

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12.2 ACCESSO ESTERNO

Non è attualmente previsto l’accesso al sistema da parte di soggetti esterni. Nel caso di richieste di accesso agli atti da soggetti che ne abbiano titolo, le stesse dovranno provenire tramite le caselle di posta elettronica istituzionali. Le informazioni saranno fornite via posta elettronica all’interessato.

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13. ALLEGATI

Gli allegati del presente manuale sono soggetti a diverso livello di pubblicità, in relazione al loro contenuto.

In particolare, sono documenti pubblici gli allegati:

1. Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo

2. Elenco dei formati dei documenti elettronici accettati

3. Piano di classificazione

I restanti allegati, che riguardano aspetti riservati, come la sicurezza del sistema, o dettagli operativi strettamente legati all’organizzazione interna, sono invece documenti a diffusione interna:

4. Misure di sicurezza specifiche del sistema di gestione documentale

5. Modello organizzativo dell’AOO e ruoli

6. Flussi operativi

7. Elenco procedure interne referenziate

8. Piano di fascicolazione

9. Piano di conservazione

10. Tipologie dei documenti

Manuale di gestione documentale · 2020. 7. 27. · 2005”), Sogei ha redatto il presente Manuale...

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