MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO ......GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E...
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IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE “G.B. QUINCI
GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO (artt. 3,4,5 DPCM 03.12.2013)
MANUALE REV. 0 PROT. 2401/B37
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO.
DATA 30.06.2017
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MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DELL'ARCHIVIO
Segreteria Digitale
Gestione Documenti - Archiviazione
Cloud - Fascicolo Elettronico -
Sportello Digitale -
Notifiche e Messaggistica interna -
Calendario Condiviso
Conservazione a Norma
Spazio Cloud Certificato
Trasparenza
Amministrazione Trasparente
Albo Pretorio Digitale
AVCP
Sito Istituzionale gov.it
Componenti aggiuntive
Backup Cloud
Firma Digitale Singola/Massiva e
Automatica
Timbro Digitale
Web Mail
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INDICE
PREMESSA
SEZIONE I. DISPOSIZIONI GENERALI
1.1 Ambito di applicazione
1.2 Definizioni dei termini e norme di riferimento principali.
1.3 Area organizzativa omogenea.
1.4 Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi
documentali e degli archivi
1.5 Le figure di sistema
1.6 Individuazione del Responsabile del Servizio di tenuta del protocollo informatico, e compiti
1.7 Unicità del protocollo informatico.
1.8 Modello organizzativo e modalità di gestione del protocollo informatico
SEZIONE II – FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
2.1. Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi.
2.2 Formato dei documenti informatici
2.3 Sottoscrizione dei documenti informatici
2.4 Verifica delle firme digitali
SEZIONE III – RICEZIONE DEI DOCUMENTI
3.1 Ricezione dei documenti cartacei
3.2 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti.
3.3 Ricezione dei documenti informatici
3.4 Errata ricezione di documenti
SEZIONE IV — SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
4.1 Acquisizione di documenti cartacei tramite scanner.
SEZIONE V - ASSEGNAZIONE, RECAPITO, PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI
5.1 II processo di assegnazione dei documenti
5.2 Recapito e presa in carico dei documenti
SEZIONE VI REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
6.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo
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6.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo
6.3 Elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare
6.4 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti
6.5 Registrazione dei documenti interni informali 6.6 Segnatura di protocollo
6.7 Annullamento delle registrazioni di protocollo
6.8 Differimento dei termini di protocollazione
6.9 Registro giornaliero e annuale di protocollo
6.10 Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico
6.11 Registro di emergenza
6.12 Registro di fascicoli riservati
SEZIONE VII – REGISTRI E REPERTOTI INFORMATICI - DOCUMENTAZIONE
PARTICOLARE
7.1 Definizione.
7.2 Repertorio dei fascicoli informatici
7.3 Repertori documenti soggetti a registrazione particolare
7.4 Repertorio dell’Albo on line: definizione e requisiti
7.5 Repertorio delle pubblicazioni
7.6 Gestione delle fatture
7.7 Amministrazione trasparente
7.8 Trasmissioni telematiche
7.9 Documentazione di gare d'appalto
7.10 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime
e documenti non firmati
7.11 Corrispondenza con più destinatari e copie per conoscenza 7.12 Allegati 7.13 Documenti di competenza di altre amministrazioni
7.14 Oggetti plurimi
7.15 Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale
7.16 Modelli pubblicati
VIII. POSTA ELETTRONICA
8.1 Gestione della posta elettronica
8.2 La posta elettronica per le comunicazioni interne
SEZIONE IX - ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI
9.1 Assegnazione 9.2 Modifica delle assegnazioni
9.3 Consegna dei documenti analogici
9.4 Consegna dei documenti informatici
SEZIONE X - CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
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10.1 Classificazione dei documenti 10.2 Formazione e identificazione dei fascicoli 10.3 Processo di formazione dei fascicoli 10.4 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli 10.5 Fascicolo ibrido 10.6 Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente 10.7 Movimentazione dei fascicoli dall'archivio
SEZIONE XI - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI DESTINATI ALL'ESTERNO
11.1 Spedizione dei documenti analogici 11.2 Spedizione dei documenti informatici
SEZIONE XII- SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
12.1 Documenti soggetti a scansione 12.2 Processo di scansione
SEZIONE XIII- CONSERVAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI
13.1 Conservazione dei documenti informatici
13.2 Censimento depositi documentari delle banche dati e dei software 13.3 Selezione e conservazione dei documenti
SEZIONE XIV - PIANO DI SICUREZZA
14.1 Obiettivi del Piano di sicurezza
14.2 Generalità 14.3 Formazione dei documenti informatici — aspetti di sicurezza 14.4 Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezza 14.5 Accesso ai documenti informatici 14.6 Utenti interni alla AOO 14.7 Profili utente e responsabilità
14.8 Conservazione dei documenti informatici SEZIONE XV – ACCESSO
15.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione
15.2 Accesso esterno
SEZIONE XVI - APPROVAZIONE, REVISIONE E PUBBLICAZIONE
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16.1 Approvazione
16.2 Revisione
16.3 Pubblicazione
ALLEGATI
1. Piano di conservazione e scarto per gli archivi delle Istituzioni scolastiche
2. LINEE GUIDA PER GLI ARCHIVI DELLE ISTITUZIONI SCOLASTICHE
3. TITULUS
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PREMESSA
Il presente manuale disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione,
fascicolazione e conservazione sostitutiva relativi alla gestione del protocollo informatico e
dei flussi documentali dell’Istituto. Obiettivo del Manuale di gestione è descrivere sia il sistema
di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso
e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti
esterni che a diverso titolo interagiscono con gli organi dell’Istituto. Il Protocollo informatico,
anche con le sue funzionalità minime, costituisce l’infrastruttura di base tecnico-funzionale
su cui fondare il processo di modernizzazione e di trasparenza della P.A. Il manuale è
destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna; può essere consultato all’interno del sito
web dell’Istituto.
II presente manuale, previsto dall'art.5 del DPCM 3 dicembre 2013, descrive il sistema di
gestione e di conservazione dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto
funzionamento del servizio di tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi.
L'adozione del sistema di protocollo informatico e la gestione informatica dei documenti hanno
l’obiettivo di migliorare l'efficienza interna dell’amministrazione scolastica grazie alla
razionalizzazione dei flussi documentali, consentendo l’adeguamento alle innovazioni introdotte
dalle seguenti norme:
Legge 7 agosto 1990, n. 241 - Nuove norme sul procedimento amministrativo e di
diritto di accesso ai documenti amministrativi e successive modifiche ed integrazioni;
DPCM 31 ottobre 2000 - Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al
decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428;
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
DPR 7 aprile 2003, n. 137 - regolamento recante disposizioni di coordinamento in
materia di firme elettroniche a norma dell'art. 13 del D. Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10;
D. Lvo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali
D. Lvo 7 marzo 2005, n. 82 recante il Codice dell'Amministrazione Digitale (di
seguito CAD)
DPCM 3 dicembre 2013, recante regole tecniche per il protocollo informatico ai
sensi degli articoli 40-bis,47,57-bis e 71 del CAD
DPCM 3 dicembre 2013, recante regole tecniche in materia di sistema di conservazione
ai sensi degli art. 20, c.3 e 5-bis, 23-ter, c.4,43, c.1 e 3,44, 44bis e 71, c.1 del CAD
DPCM 13 novembre 2014, recante regole tecniche in materia di formazione,
trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei
documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti
informatici delle P.A. ai sensi degli art. 20,22,23- bis,23-ter, 40, c.1,41,71, c.1 del
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CAD.
SEZIONE I. DISPOSIZIONI GENERALI
1.1 Ambito di applicazione
Il presente manuale è adottato ai sensi degli articoli 3, 4 e 5 del DPCM 03.12.2013 per la gestione
delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei
documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell’Amministrazione.
Il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000 concernente le “Regole
tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 20
ottobre 1998 n° 428”, all’art. 3, comma 1, lettera c, prevede per tutte le amministrazioni di cui
all’art. 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n.165, l’adozione del manuale di gestione.
Quest’ultimo, disciplinato dal successivo art. 5, comma 1, “descrive il sistema di gestione e di
conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio”.
Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di
accesso agli atti e alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico
realizza le condizioni operative per una più efficace gestione del flusso informativo e documentale
interno all’amministrazione anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza
dell’azione amministrativa.
Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un
documento. In questo ambito è previsto che ogni amministrazione pubblica individui una o più
Aree Organizzative Omogenee, all’interno delle quali sia nominato un responsabile del servizio
per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai
sensi dell’art. 50, comma 4 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa – D.P.R. n.445 del 20 dicembre 2000 (già art.12 del
citato D.P.R. n.428 del 20 ottobre 1998).
Il presente manuale è redatto ai sensi degli art.3, 4 e 5 del DPCM 03/12/2013 per la gestione delle
attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei
documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell’Amministrazione.
Una volta adottato il manuale, esso sarà aggiornato periodicamente a seguito dell’effettuazione
del censimento delle attività/prassi in essere, la razionalizzazione delle stesse, l’individuazione e
la definizione degli aspetti organizzativi e gestionali in termini di fasi, tempi e risorse umane
impegnate nell’automazione dei flussi documentali nel rispetto della normativa vigente.
Il manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le
istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione,
classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti.
Il presente documento si rivolge perciò non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a
tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con gli organi dell’Istituto.
Il manuale potrà essere consultato all’interno del sito dell’Istituto
https://www.quartocircolomazara.gov.it/ alla sezione Amministrazione Trasparente- altri
contenuti unitamente alle Linee Guida per gli archivi e al Piano di conservazione e scarto per
gli archivi delle Istituzioni Scolastiche.
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1.2 Definizioni dei termini e norme di riferimento principali.
Ai fini ni del presente Manuale si intende per:
- CAD; il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 — Codice dell'Amministrazione Digitale e
successive modificazioni.
- Regole tecniche per la conservazione: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del
3 dicembre 2013), recante “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi
degli articoli 20, commi 3e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi le 3, 44, 44- bis e 71, comma 1,
del Codice dell'Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”
- Regole tecniche per il protocollo: il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3
dicembre 2013, recante "Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-
bis, 41, 47, 57-bis e 71, del 2odice dell'Amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.
82".
- Testo Unico: il decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n. 445 - Testo unico
delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.
Si riportano, di seguito, gli acronimi e i termini utilizzati più frequentemente:
- AOO: Area Organizzativa Omogenea, quale insieme di funzioni e di strutture che opera su
tematiche) omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo
unitario e coordinato ai ;ensi dell'articolo 50, comma 4, del Testo Unico.
- Delegati: personale dell'Istituto incaricato formalmente dal RSP per l'espletamento di
funzioni previste dalla normativa vigente in materia di amministrazione digitale.
- Mdg: Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei documenti e degli archivi.
- OdS: Ordine di Servizio.
- PA: Pubblica Amministrazione.
- PEC: Posta Elettronica Certificata.
- RdP: Responsabile del Procedimento - il dipendente che assume su di sè la responsabilità
dell'esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi a un procedimento.
- RSP: Responsabile della gestione documentale, ovvero della tenuta del Protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali, nonché degli archivi e della conservazione.
- RdU: Responsabile di Ufficio, da intendersi quest'ultimo quale UO.
- Scheda documentale: insieme di dati e metadati associati ad uno specifico documento,
con eventuali relativi allegati, che ne tipizzano gli elementi informativi, utili in fase di
protocollazione, fascicolazione, conservazione, gestione e ricerca.
- Tab (o pagina): sezione della scheda documentale con un insieme di informazioni e metadati
relativi al documento informatico.
- UOP: Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo - identifica l'ufficio che svolge
attività di registra-rione di protocollo.
- UO: ai sensi della normativa di riferimento, corrisponde alla Unità Organizzativa
Responsabile e di Riferimento — vale a dire un insieme di uffici o un ufficio che, per tipologia di
mandato istituzionale e di competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di
attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione unitarie e coordinate.
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1.3 Area organizzativa omogenea.
Sotto il profilo normativo e archivistico, una AOO (Area Organizzativa Omogenea) può essere
definita come un insieme di risorse umane e strumentali dotate di propri organi di governo e di
gestione per adempiere a determinate funzioni primarie. Ai fini della gestione dei documenti il
“IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, per una gestione ottimale e funzionale
degli innumerevoli flussi esistenti, individua e definisce una sola Area Organizzativa Omogenea e
una sola struttura di protocollo ed archivio, ai sensi dell’art.50, c.3 del D.P.R.445/2000. Per
questa Area il Servizio per la gestione degli affari generali e del protocollo informatico
effettua la protocollazione in ingresso e ogni altro Servizio amministrativo effettua la
protocollazione in uscita della propria corrispondenza.
Il servizio stesso è funzionalmente assegnato all’Ufficio Protocollo. In assenza del
responsabile del Protocollo e del suo collaboratore è comunque garantita la continuità operativa
del protocollo da parte di qualsiasi assistente amministrativo presente.
La casella di PEC (Posta elettronica certificata) del “IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B.
QUINCI costituisce l’indirizzo virtuale della sede legale della AOO:
[email protected] Inoltre la AOO dell’istituto è dotata di una casella di posta elettronica ordinaria istituzionale
(di seguito, PEO) utile a gestire i messaggi di posta elettronica con annessi documenti ed
eventuali allegati, aventi rilevanza amministrativa: [email protected]. Il codice identificativo dell’area è istsc-tpee05900v.
1.4 Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei
flussi documentali e degli archivi
Al fine della gestione unica e coordinata dei documenti, l’Amministrazione ai sensi dell’art. 50 c.3
del DPR 445 del 28 dicembre 2000, individua una sola Area Organizzativa Omogenea (A.O.O.) e
una sola struttura di protocollo e archivio.
Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea, ai sensi dell’articolo 61, comma 1, del DPR
445/2000, è istituito, con decreto n. 70 del 12/11/2014, il Servizio archivistico per la gestione
informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. Il servizio, ai
sensi dell’articolo 61, comma 3, del DPR 445/2000 ha competenza sulla gestione dell’intera
documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata dell’Amministrazione, ai fini
della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento. Il
responsabile del servizio, ai sensi dell’articolo 4 del DPCM 03.12.2013 svolge le funzioni
attribuitegli dai citati DPCM 03.12.2013 e DPR 445/2000. Ai sensi DEL DPCM 03.12.2013 – Regole
tecniche in materia di sistema di conservazione, con decreto n. 71 del 12/11/2014, è stato
individuato il Responsabile del procedimento di conservazione della documentazione generata in
formato digitale che è specificamente considerato pubblico ufficiale. Si precisa che la nomina del
suddetto responsabile diventerà esecutiva a far data dal giorno in cui diventerà operativo il sistema
informatico di conservazione sostitutiva.
1.5 Le figure di sistema
Il Codice dell'Amministrazione Digitale e le nuove Regole tecniche, per la corretta gestione e la
tutela di un archivio elettronico prevedono obbligatoriamente la presenza di varie figure che
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devono interagire tra loro dal responsabile della conservazione, dal responsabile della sicurezza,
dal responsabile del trattamento dei dati e dal responsabile del protocollo con compiti ben
delineati:
Dirigente Scolastico è il responsabile della conservazione, col compito di coordinare e
presidiare i sistemi informatici informativi e documentali garantendone una durata nel
tempo; inoltre risulta anche Titolare per il trattamento dei dati personali, per cui deve
occuparsi della protezione dei dati nei database e negli archivi digitali;
DSGA: responsabile del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi,
presidia la componente archivistica di qualsiasi sistema di conservazione dei documenti
informatici;
VICARI: in sostituzione del D.S.G.A. responsabili del protocollo informatico, dei flussi
documentali e degli archivi, presidiano la componente archivistica di qualsiasi sistema di
conservazione dei documenti informatici;
Assistenti Ammnistrativi: coordinatori Protocollo Informatico.
Dirigente Scolastico: Responsabile del contenuto degli atti soggetti a pubblicazione.
D.S.G.A e Assistenti Amministrativi: Responsabili del procedimento di pubblicazione
Le figure di sistema sono nominati contestualmente con decreto motivato.
1.6 Individuazione del Responsabile del Servizio di tenuta del protocollo informatico, e compiti
Il responsabile del protocollo è stato nominato con provvedimento nella persona del direttore
dei servizi generali ed amministrativi pro tempore e nominato coordinatore l'assistente
amministrativo .
Il responsabile del servizio di Protocollo Informatico svolge le funzioni attribuitegli dal DPCM
31/10/2000 e dal DPR 445/2000 e Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3/12/13, e cioè
i seguenti compiti: 1. predispone lo schema del manuale di gestione;
2. partecipa ad attività di formazione, dà consulenza e cura la formazione degli assistenti sulla
nuova procedura di gestione del protocollo;
3. garantisce che le operazioni di assegnazione, registrazione e di segnatura di protocollo si
svolgano nel rispetto della normativa vigente;
4. garantisce la corretta produzione del registro giornaliero di protocollo; 5. garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di
registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali e gestione
archivio, escluse le funzionalità di accesso a nuovi utenti;
6. vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente regolamento;
7. definisce e assicura criteri uniformi di trattamento del documento informatico e, in
particolare, di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra i vari
uffici;
8. si occupa dell'aggiornamento del titolario di classificazione integrato con le informazioni
relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione;
Ai sensi del DPCM 03.12.2013 (Regole tecniche in materia di sistema di conservazione
con apposito atto è stato individuato il Dirigente Scolastico pro-tempore in qualità
di responsabile del procedimento di conservazione della documentazione generata
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in formato digitale che è specificamente considerato pubblico ufficiale i cui compiti sono indicati
nell'apposita sezione al punto 7.1. Tale nomina diverrà esecutiva all'attivazione del sistema di
conservazione sostitutiva.
1.7 Unicità del protocollo informatico.
Nell'ambito dell'area organizzativa omogenea, la numerazione delle registrazioni di protocollo è
unica e rigidamente progressiva. Essa inizia da uno all'inizio di ogni anno solare e si chiude al
31 dicembre.
Tuttavia, a norma dell'articolo 53, comma 5 del DPR 445/2000 sono possibili registrazioni
particolari.
1.8 Modello organizzativo e modalità di gestione del protocollo informatico
Nell'Istituto IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI la gestione dei flussi
documentali e del protocollo informatico avviene a p a r t i r e d a l l a d a t a 0 3 / 0 7 / 2 0 1 7
t r a m i t e i l p r o g r a m m a S E G R E T E R I A D I G I T A L E D I A X I O S , a
p a r t i r e d a l l a s u d d e t t a d a t a p e r i l P r o t o c o l l o s a r à e f f e t t u a t o i l
p a s s a g g i o d a l l ’ a t t u a l e P r o t o c o l l o I n f o r m a t i c o a l P r o t o c o l l o
W E B d e l P r o g r a m m a S E G R E T E R I A D I G I T A L E d i A X I O S , tramite
l'automazione di un processo che coinvolge tutti gli assistenti amministrativi, il direttore sga e il diri-
gente scolastico secondo uno schema di regole procedurali definite. L'Istituto sarà dotato di un
archivio digitale dove ogni utente, dopo essersi autenticato, entra nella sua work list e trova varie
azioni da compiere a seconda del ruolo di appartenenza. La firma digitale è competenza esclusiva del
dirigente scolastico sia in arrivo che in partenza, e del direttore sga che a sua discrezione può firmare
la posta in arrivo da visionare.
Il modello organizzativo è centralizzato per la registrazione di atti in arrivo; la registrazione degli
atti in partenza è demandata ad ogni singolo ufficio.
Le operazioni di consultazione dell'archivio protocollo possono essere effettuate da parte di tutti
gli utenti abilitati, non solo per gli atti di propria competenza ma per tutti gli atti secondo i
sistemi di ricerca generale o specifica.
Per ciò che concerne la modalità di gestione del protocollo informatico la società fornitrice del
software AXIOS ITALIA gestisce per conto dell ' Istituto IV CIRCOLO DIDATTICO
STATALE G.B. QUINCI la conservazione dei dati e documenti di protocollo
secondo quanto specificato nel relativo contratto e nell'attestazione di conformità agli standard
previsti dalla normativa del protocollo informatico.
Il servizio erogato non ha vincoli temporali, in caso di disdetta i documenti e i dati relativi al servizio
di protocollo informatico dell’ IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI devono
essere restituiti allo stesso.
SEZIONE II – FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
2.1. Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi.
Le modalità di formazione dei documenti, del loro contenuto e della loro struttura sono determinate
dalla dirigenza e da quanto previsto dal presente manuale, per quanto riguarda i documenti
informatici la loro produzione è regolata sulla base di modelli standard presenti nel sistema
informatico di gestione documentale. I documenti dell'amministrazione sono prodotti con sistemi
informatici come previsto dalla normativa vigente e gestiti tramite il sistema di gestione
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documentale AXIOS. Inoltre, i documenti, i fascicoli e l’archivio dell’Istituto nel suo complesso
sono sottoposti alle tutele e alle garanzie previste dalla legge. Non è, pertanto, possibile eliminare i
documenti dall’archivio se non tramite procedura di selezione legale dei documenti, come previsto
dall’art. 21 del D.Lgs. 42/2004. Ogni documento creato per essere formalmente inoltrato
all'esterno o— si può fare riferimento anche a più pratiche e fascicoli. L’oggetto del documento
tratta in modo omogeneo ed attinente un argomento. Le firme necessarie alla sua redazione e
perfezione giuridica devono essere apposte prima della sua protocollazione. Il documento deve
consentire l'identificazione dell'amministrazione mittente attraverso le seguenti informazioni:
-la denominazione dell'amministrazione;
-codice Area Organizzativa Omogenea (AOO);
- -codice Registro di Protocollo;
- numero registrazione di Protocollo;
- data di registrazione protocollo;
- oggetto del documento;
- eventuali allegati;
-estremi identificativi del responsabile del procedimento (L. 241/90);
- sottoscrizione elettronica con firma digitale o elettronica del responsabile di gestione.
2.2 Formato dei documenti informatici
I documenti informatici prodotti dall'Amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato,
prima della loro sottoscrizione con firma digitale o avanzata, sono convertiti in uno dei formati
standard previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione, come riportato sul sito
dell’Agenzia per l’Italia Digitale (www.agid.gov.it), al fine di garantire la loro inalterabilità
durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della
struttura. A titolo d’esempio si utilizzano preferibilmente: PDF e PDF/A. Per quanto
riguarda la gestione e la conservazione dei documenti dell’Ente, si rimanda al Manuale della
Conservazione appositamente redatto.
La rappresentazione dei documenti informatici, che ne consente la consultazione da parte dei
soggetti interessati, è resa possibile tramite l'utilizzo di appositi formati per la fruizione dei quali è
necessario ed indispensabile l'utilizzo delle relative applicazioni.
L’Organizzazione garantisce che, per la rappresentazione dei documenti informatici, il presente
sistema utilizza esclusivamente formati statici, ossia non contenenti codici eseguibili o macro-
istruzioni che possano alterarne il contenuto tra un accesso e il successivo indipendentemente
dalla volontà dell'utente che li consulta.
I documenti informatici sono generati, memorizzati ed organizzati tramite l'utilizzo coordinato di
appositi software.
La leggibilità e l’intellegibilità di un documento informatico dipendono dalla possibilità e dalla
capacità di interpretare e di elaborare correttamente i dati elettronici che costituiscono il
documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è rappresentato.
Il formato di un file è la convenzione usata per interpretare, leggere e modificare il file:
comunemente è identificato attraverso l’estensione del file, pur considerando altri
strumenti tecnici per l’identificazione e l’interpretazione del formato.
Le tipologie di formato principali adottate dall’Istituto e gestite nel sistema di gestione informatica
dei documenti AXIOS sono:
— Testi/documenti: PDF, PDF/A, DOC, DOCX, HTML, RTF, TXT
— Documenti con firma digitale: PDF/A, PDF, P7M
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— Calcolo: XLS, XLSX
— Immagini: GIF, JPG, BMP, TIF
— Suoni: MP3, WAV
— Video: MPG, MPEG, AVI, WMV
— Archiviazione e Compressione: ZIP, GZ, GZIP, 7Z, NSF, PST
— E-mail: EML, SMTP/MIME
— Presentazione: PPTX, PPT, PPS
— Sistemi telematici d’Istituto: DAT, IMU, IMT, NT, I01(formati testuali)
— Dati strutturati: CSV, XML (con relativi file interpretativi) In particolare, per la creazione e formazione dei documenti si usano i formati DOCX, DOC, PDF.
Per il consolidamento del documento, cioè per la procedura di definizione di un documento
originale, inteso quale definitivo, perfetto e autentico negli elementi sostanziali e formali, il
documento deve essere firmato digitalmente e successivamente protocollato nel Registro di
“Protocollo Ufficiale” oppure archiviato in altro Registro dedicato alle registrazioni particolari.
Nell’ambito dei formati dei file trattati non sono ammessi, o sono rimossi, codici integrati quali le cd.
“macro” o cifrature dei contenuti, soprattutto per le finalità di conservazione digitale.
2.3 Sottoscrizione dei documenti informatici
La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale o avanzata
conforme alle disposizioni di legge.
Il IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. utilizza:
firma elettronica semplice: la cosiddetta “firma debole” intesa come l’insieme dei dati in forma
elettronica, riconducibili all’autore (anche di tipo: log identificativo, in-dirizzo mail, ecc.), allegati
o connessi ad atti o fatti giuridicamente rilevanti contenuti in un documento informatico, utilizzati
come metodo di identificazione informatica. Può essere utilizza per i documenti interni.
firma elettronica avanzata: intesa come insieme di dati in forma elettronica allegati oppure
connessi a un documento informatico che consentono l’identificazione del firmatario del documento e
garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può
conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da
consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati. Le annotazioni sulle
registrazioni del sistema di gestione documentale sono considerate firma elettronica avanzata e
vengono utilizzate per l’attestazione di regolare esecuzione del servizio/fornitura e l’autorizzazione al
pagamento delle fatture elettroniche.
firma elettronica qualificata: una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la
creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme
elettroniche. Ai sensi dell’art. 25, comma 3, del Regolamento del Parlamento e del Consigl io
dell’Unione europea 23 luglio 2014, n. 910 corrisponde alla firma digitale italiana. Utilizzata per tutti i
documenti per cui viene richiesto dalla normativa.
I titolari di firma digitale sono abilitati all’utilizzo del dispositivo di firma solo ed
esclusivamente nell’esercizio delle proprie funzioni in qualità di dipendenti di del IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI. L’assegnazione dei dispositivi di firma compete al
Responsabile della gestione documentale, il quale provvede ad autorizzare l’utilizzo della firma
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digitale o avanzata a seguito di segnalazione del Dirigente dell’Istituto.
Il Servizio archivistico è responsabile del controllo della scadenza dei certificati di firma e del
loro eventuale rinnovo.
Le firme Digitali messe a disposizione da Axios sono di due tipi
Firma Digitale Remota: tramite l’inserimento di un PIN (generato dall’OTP fornito da Axios) è
possibile firmare un singolo documento o una serie di documenti anche eterogenei.
In questo caso la garanzia di “collegamento al documento firmato” è data dal fatto che i dati di
autenticazione richiesti (Codice Utente, Password e PIN) sono univocamente riconducibili al
firmatario e legati in modo indissolubile al documento informatico da questi sottoscritto a mezzo
della conservazione delle attività svolte su opportuni log di tracciamento informatico
Firma Digitale Automatica: Si tratta sostanzialmente di una speciale firma Massiva con la quale
(previa autorizzazione una–tantum precedentemente fornita dal firmatario) si è in grado di firmare
quantità di documenti omogenei senza che sia richiesto il PIN. Ad esempio un Dirigente Scolastico
può autorizzare la firma delle Pagelle (e solo di quelle) in modo automatico e questo consentirà alla
segreteria di automatizzare questo processo lavorativo senza la presenza fisica, ogni volta, del
Dirigente.
Occorre inoltre specificare la differenza tra Firma CADES e Firma PADES.
Firma CADES: La firma CAdES (CMS Advanced Electronic Signatures) è una firma digitale che
può essere apposta su qualsiasi tipo di file.
L’apposizione di una firma CAdES su un qualsiasi file genera una busta crittografica contenente il
file originale che si presenta come un file la cui estensione (la parte finale del nome del file che
succede il punto) è P7M.
Firma PADES: La firma PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) è una firma che può essere
apposta su un solo tipo di file, il PDF che è lo standard di riferimento per quanto riguarda i
documenti in formato digitale.
L’apposizione di una firma PAdES su un file.pdf genera un nuovo file la cui estensione (la parte
finale del nome del file che succede il punto) è ancora PDF
La firma PAdES, inoltre, permette di aggiungere una firma grafica visibile sul documento, oltre alla
firma digitale.
Il file firmato con firma PAdES può essere letto utilizzando qualsiasi lettore di file PDF (il più
diffuso è Adobe Reader), mentre utilizzando la firma CAdES sarà necessario disporre di un software
specifico per l’apertura della busta crittografica (il file .p7m) che contiene il documento
4 Verifica delle firme digitali
La sequenza delle operazioni previste per la verifica di integrità del documento firmato
digitalmente, è la seguente:
— apertura del file firmato;
— verifica della validità del certificato e della corrispondenza delle impronte del
documento. Queste attività sono realizzate mediante un’applicazione appositamente fornita da
parte dell’ente fornitore dei certificati di firma digitale in dotazione all’Ente (si rinvia alla seguente
paginahttp://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/firme-
elettroniche/softwareverifica, dove si può trovare una lista di software che possono essere usati per
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la verifica della firma).
SEZIONE III – RICEZIONE DEI DOCUMENTI
3.1 Ricezione dei documenti cartacei I documenti su supporto cartaceo possono arrivare all'ente attraverso:
a) il servizio postale;
b ) la consegna diretta agli uffici, ai funzionari, o agli uffici utente;
c) F a x .
L'Istituzione scolastica si riserva il diritto a non accettare documenti pervenuti via fax se presentano
caratteristiche di unicità (firma autografa, timbri, punzoni) e non accompagnati dalla trasmissione di
una copia del documento di Identità, ovvero provenienti da altre Pubbliche amministrazioni a norma
di quanto previsto dall'articolo 14 "Misure per favorire la diffusione del domicilio digitale", del c.d.
Decreto del Fare (Decreto legge n. 69/2013, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 21/06/2013 in
seguito alle modificazioni apportate dalla legge di conversione n. 98 del 9 agosto 2013) ha stabilito,
infatti, che ai fini della verifica della provenienza delle comunicazioni è in ogni caso esclusa la
trasmissione di documenti a mezzo fax.
Lo stesso articolo 47 del CAD, rubricato appunto "Trasmissione dei documenti attraverso la posta
elettronica tra le pubbliche amministrazioni", stabilisce che le comunicazioni di documenti tra
PPAA avvengano mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa e che esse
siano valide ai fini del procedimento amministrativo solo una volta che se ne sia verificata la
provenienza.
Il comma 2 dello stesso articolo prevede, poi, che ai fini della verifica della provenienza, le
comunicazioni sono valide se:
a) sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;
b) ovvero, sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del Presidente
della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;
c) ovvero, è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto
dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'articolo 71. È in ogni caso esclusa la
trasmissione di documenti a mezzo fax;
d) ovvero, trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del
Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.
I documenti, esclusi quelli non soggetti a registrazione di protocollo, devono pervenire al
protocollo per loro registrazione.
Quelli arrivati via fax sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti cartacei
se rispondono a parametri di autenticità, leggibilità e integrità previsti dalla normativa vigente; in
presenza di un sistema informatico che ne consenta l'acquisizione in formato elettronico (fax
management) si applicano le procedure previste per la ricezione dei documenti informatici.
Non è consentita l'identificazione dei documenti mediante l'assegnazione manuale di numeri di
protocollo che il sistema ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi sono strettamente
correlati tra loro. Non è pertanto consentito, in nessun caso, l'utilizzo di un unico numero di protocollo per il
documento in arrivo e il documento in partenza. La documentazione che non è stata registrata in arrivo
o in partenza viene considerata giuridicamente inesistente per l'Amministrazione.
I documenti che transitano attraverso il servizio postale tradizionale sono ritirati, ogni giorno
lavorativo a cura del personale collaboratore scolastico addetto al centralino e consegnati al Direttore
SGA (o al suo sostituto) che a sua volta li consegna, dopo aver preso visione del contenuto, all'Ufficio
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Protocollo che ha cura di mostrane la visione al dirigente scolastico, I documenti pervenuti ad altri
uffici, mediante uno qualunque dei mezzi citati, sono fatti pervenire, a cura del personale che li
riceve, all'Ufficio Protocollo.
La corrispondenza indirizzata alla cortese attenzione del personale è regolarmente aperta e registrata
al protocollo.
Non è ammessa la ricezione di corrispondenza di carattere personale; il Servizio archivistico è in
ogni caso tenuto a verificare il contenuto della corrispondenza pervenuta.
A chi richieda ricevuta di un documento consegnato, compatibilmente con le possibilità del servizio,
verrà consegnata l'apposita stampa ottenibile dal sistema informatico o redatto apposito documento
analogico. La corrispondenza in arrivo viene aperta il giorno lavorativo in cui è pervenuta e
contestualmente protocollata. Laddove, per esigenze interne all'ufficio, non sia possibile registrare
la totalità dei documenti pervenuti, si procederà selezionando quelli con scadenza imminente; i
restanti documenti verranno registrati il giorno lavorativo successivo, riportando la data di ricezione
e quella di registrazione.
3.2 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti.
Qualora venga richiesto il rilascio immediato di una ricevuta attestante l'avvenuta consegna di un
documento, l'ufficio abilitato alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo, non potendo
rilasciare subito la ricevuta di protocollo, si riserva di inviare successivamente -via posta
elettronica- il file firmato digitalmente con il relativo file .xml dove è indicato anche il numero
di protocollo assegnato all'atto.
3.3 Ricezione dei documenti informatici
Un documento informatico, sottoscritto con firma elettronica qualificata o firma digitale, può
essere recapitato a mezzo posta elettronica certificata (PEC) o equivalente.
La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica certificata
(casella istituzionale) riservata a questa funzione, integrata con il sistema informatico e accessibile
solo all'ufficio/ postazioni preposto/e alla registrazione di protocollo. Gli indirizzi della casella di
posta elettronica istituzionale e della casella di posta elettronica certificata sono reperibili sul sito
web di questa istituzione scolastica e sono quelli indicati al paragrafo 1.3.
Il responsabile del servizio provvede a renderlo pubblico e a trasmetterlo all'Agenzia per l'Italia
digitale ai sensi dell'articolo 12 del DPCM 03.12.2013. I documenti informatici eventualmente
pervenuti ad altri indirizzi mail, devono essere re-inoltrati dal mittente all'indirizzo di posta
elettronica certificata dell'Ente per la registrazione. Per quanto riguarda la gestione della posta
elettronica si veda quanto previsto successivamente.
L'operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con le modalità previste dalle regole
tecniche vigenti.
Il personale addetto alla protocollazione controlla quotidianamente i messaggi pervenuti nelle
caselle di posta istituzionale certificata e posta istituzionale non certificata e verifica se il
documento ricevuto è da protocollare.
I destinatari di posta elettronica istituzionale non certificata verificano se il messaggio pervenuto
sia da protocollare e trasmettono il messaggio con richiesta di protocollazione al Responsabile della
Gestione o Ufficio Protocollo.
Nel caso in cui il messaggio venga ricevuto su una casella di posta elettronica non istituzionale, il
destinatario verifica se il messaggio pervenuto sia da protocollare e in tal caso vi provvede
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direttamente oppure trasmette il messaggio con richiesta di protocollazione al Responsabile della
Gestione o ufficio protocollo. Conseguentemente a questa operazione si potrà aprire una pratica o
attribuirne una già esistente al documento e relativo fascicolo di appartenenza. Il sistema supporta
la gestione mediante processi automatici di workflow tra le varie figure coinvolte nel processo.
La posta elettronica individuale non può essere utilizzata per la ricezione o la spedizione di
documenti a firma digitale per i quali è prevista l'apposita casella di pec o peo.
Le caselle di posta personale, di cui ogni assistente amministrativo è dotato, vanno utilizzate per
comunicazioni a carattere informale e per le comunicazioni di natura non ufficiale o per gli scambi
di documenti non definitivi, per i quali non è necessario acquisire certezza di invio e ricezione.
Non si possono inviare messaggi dalla casella di posta personale quando il contenuto di questi,
impegni l'Amministrazione verso terzi.
3.4 Errata ricezione di documenti
Nel caso in cui pervengano messaggi/documenti dal cui contenuto si rileva che sono stati
erroneamente ricevuti, si provvederà a rispedire il messaggio al mittente utilizzando lo stesso
canale tramite il quale il messaggio / documentazione è giunto (mail / mail; Posta ordinaria!
Posta Ordinaria; Fax/Fax etc.).
SEZIONE IV — SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
4.1 Acquisizione di documenti cartacei tramite scanner.
Tutti i documenti analogici pervenuti al protocollo generale, sono acquisiti mediante scanner,
compatibilmente con il relativo formato e gli strumenti tecnologici disponibili. L'immagine digitale
così ottenuta è archiviata nel sistema informatico in modo da poter essere sempre consultata ed
eventualmente riprodotta in copia. L'addetto al protocollo deve verificare la leggibilità delle
immagini acquisite e la loro esatta corrispondenza con il cartaceo e scandire in formato pdf non
immagine, nel rispetto dei requisiti di accessibilità; occorre sempre rendere accessibili documenti
provenienti da altri enti se devono essere pubblicati sul sito scolastico.
SEZIONE V - ASSEGNAZIONE, RECAPITO, PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI
5.1 II processo di assegnazione dei documenti
Per assegnazione di un documento si intende l'operazione di individuazione dell'ufficio cui
compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. La lavorazione dei
documenti ricevuti dall'Amministrazione e la designazione dei relativi responsabili di
procedimento è effettuata direttamente dal direttore sga scegliendo il nominativo corrispondente
all'interno del Programma Segreteria Digitale di Axios.
5.2 Recapito e presa in carico dei documenti
I documenti dopo la fase di protocollo arrivano nella work list dei responsabili di procedimento che
possono procedere con la lavorazione, creare una pratica o inserire file in una pratica già esistente o
semplicemente prenderne visione.
Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti questi passaggi,
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memorizzando per ciascuno di essi, l'identificativo dell'utente, lo stato del documento nelle varie
fasi: assegnazione, controllo dsga al protocollo, protocollato, la data e l'ora di esecuzione, lo stato
del documento suo ID di processo e di attività.
SEZIONE VI REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
6.1 Documenti soggetti a registrazione di protocollo
Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall'Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul
quale sono formati, ad eccezione di quelli indicati nel successivo articolo, sono registrati al
protocollo.
6.2 Documenti non soggetti a registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:
1. Bollettini ufficiali, notiziari della Pubblica Amministrazione
2. Note di ricezione delle circolari e altre disposizioni (richieste di avvenuta ricevuta)
3. Materiale statistico e certificazioni anagrafiche
4. Documenti interni preparatori di atti
5. Materiale pubblicitario generico e di propaganda sindacale
6. Giornali, riviste, inviti a manifestazioni, stampe varie, plichi di libri e tutti i documenti che
per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa
7. Tutte le comunicazioni e tutti i documenti utilizzati nell’ambito dell’Istituto aventi
rilevanza esclusivamente interna, siano essi predisposti in formato cartaceo o
elettronico
8. DURC, i certificati ed affini, le offerte/preventivi di terzi non richiesti, i documenti
trasmessi tra Uffici dell’AOO, i documenti erroneamente recapitati all’AOO, i fermi
amministrativi e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare
dell'amministrazione (es. Registro Decreti).
Sono inoltre esclusi dalla registrazione di protocollo tutti gli altri documenti di cui
all’articolo53 comma 5 del decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n.445.
6.3 Elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare
Sono soggetti a registrazione particolare i seguenti documenti: 1. Lettere del Protocollo Riservato 2. Certificati di servizio 3. Ordini 4. Reversali, Mandati e loro elenchi 5. Circolari e Avvisi interni
6. Certificati di frequenza
7. Relazioni, piani di lavoro, programmazioni dei docenti
Il protocollo riservato viene gestito utilizzando per la registrazione i seguenti dati:
a) data ingresso/uscita;
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b) numero progressivo ingresso/uscita
c) oggetto
d) Ufficio o persona a cui è diretta la comunicazione o a cui si riceve
Le Lettere del Protocollo Riservato, i Certificati di servizio, gli Ordini, le Reversali, i Mandati e
loro elenchi, le Circolari e gli Avvisi interni sono gestiti utilizzando per la registrazione un numero
progressivo.
I documenti sopra elencati possono essere registrati con sistema diverso e sono conservati in
appositi contenitori o registri.
6.4 Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti
La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione.
I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono:
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non
modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in
forma non modificabile;
c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non
modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili;
f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma
non modificabile;
g) classificazione: categoria, classe, fascicolo (si veda titolario allegato);
h) assegnazione.
Inoltre possono essere aggiunti:
i) data di arrivo;
j) allegati (numero e descrizione);
k) estremi provvedimento differimento termini di registrazione;
l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, corriere, fax
ecc.);
m) ufficio di competenza;
n) tipo documento;
o) livello di riservatezza:
p) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario.
6.5 Registrazione dei documenti interni informali
Nei documenti interni informali includiamo tutti quei documenti di lavoro di natura non ufficiale,
temporanea e interlocutoria, a carattere informativo, operativo, preparatorio.
I documenti interni di preminente carattere informativo sono, in genere, memorie, appunti,
comunicazioni e documenti di lavoro che non possiedono carattere di particolare ufficialità
scambiati tra UOR o tra dipendenti che di norma non sono protocollati.
Per questa tipologia di documenti che ha rilevanza solo interna, ci si avvale dei sistemi di
comunicazione interna con possibilità di sottoscrizione e protocollazione, laddove il
Responsabile di Gestione lo ritenga necessario.
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6.6 Segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo apposta o associata al documento è effettuata contemporaneamente alla
registrazione di protocollo per mezzo di timbri.
I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono:
a) codice identificativo dell'amministrazione, per i protocolli informatici;
b) codice identificativo dell'area organizzativa omogenea, per i protocolli informatici;
c) data di protocollo;
d) numero di protocollo;
e) indice di classificazione.
Segnatura del documento informatico
Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti
informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione del
documento.
La segnatura dei documenti trasmessi telematicamente è generata in automatico dal sistema AXIOS
ed è associata sotto forma di file XML al documento trasmesso e al documento in arrivo, se
ricevuto da altri sistemi di protocollo.
La struttura e gli elementi della segnatura XML sono conformi alle disposizioni vigenti: art. 55
DPR 445 del 2000.
Segnatura del documento analogico Le informazioni da associare al documento analogico, tramite timbro o altro sistema di
identificazione del documento come stampa della segnatura o apposizione di etichetta adesiva
sono già quelle menzionate per la segnatura del doc. informatico.
Si sconsiglia l’apposizione delle etichette che potrebbero rovinare il documento, di conseguenza si
privilegiano la trascrizione della segnatura o l'applicazione del timbro riportante la segnatura.
Una volta applicata la segnatura verrà acquisita nel sistema di protocollo l’immagine del documento
analogico riportante la segnatura, in questo modo la scansione riporterà la segnatura di protocollo.
6.7 Annullamento delle registrazioni di protocollo
Le registrazioni di protocollo, tutte o in parte, possono essere annullate con una specifica
funzione del sistema di gestione informatica dei documenti e con autorizzazione del
Responsabile della gestione documentale a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa
dello stesso responsabile.
Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal
sistema. Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento
autorizzativo redatto dal Responsabile della gestione documentale. Le richieste di annullamento
dei numeri di protocollo devono pervenire al Responsabile della gestione documentale via mail. Il
documento è conservato, all'interno del fascicolo di competenza, a cura del Responsabile del
procedimento. Il Responsabile della gestione documentale mantiene comunque un'attività di
controllo sull'operato dei Responsabili di procedimento.
Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni
della registrazione.
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Il provvedimento di annullamento o l’autorizzazione all’annullamento di una registrazione di
protocollo è a cura del responsabile della gestione documentale o suo delegato.
L’annullamento è effettuato su richiesta motivata del responsabile della UOR/RPA.
È possibile l’annullamento di documenti in arrivo per sanare errori di registrazione (es.
registrazione di un secondo esemplare o di competenza di un altro Ente).
La richiesta di annullamento, motivata viene inoltrata al Responsabile della gestione documentale,
che previo accertamento della fondatezza della richiesta e dopo gli accertamenti del caso, procede con
il provvedimento di annullamento e con l’operazione di annullamento.
Il responsabile della gestione documentale può archiviare in un fascicolo informatico tutte le
richieste di annullamento.
La registrazione di protocollo annullata riporta una dicitura o un segno in posizione sempre visibile
e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data,
all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento d’autorizzazione.
L’annullamento anche di una sola delle informazioni generate o assegnate automaticamente dal
sistema e registrate in forma immodificabile determina l’automatico e contestuale annullamento
dell’intera registrazione di protocollo. Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e
mantenere valide le altre informazioni della registrazione.
I motivi per i quali è richiesto l’annullamento possono essere: — errore di inserimento delle informazioni registrate in forma immodificabile nel caso
dette informazioni non siano generate o assegnate automaticamente dal sistema;
— il documento registrato deve essere modificato per rettifica del destinatario, dell’oggetto, del
mittente;
— la motivazione per cui il documento è stato prodotto è venuta meno purché il documento
non sia già stato diffuso.
Nel caso in cui il documento da annullare sia sostituito da una nuova registrazione, negli estremi del
provvedimento di autorizzazione all’annullamento si può indicare che il documento è stato
correttamente registrato con protocollo n. ___ del .
La registrazione annullata resta visibile all’interno del sistema AXIOS e della sequenza numerica
con la dicitura “Annullato”.
Il documento analogico annullato riporta gli estremi dell’annullamento e viene conservato nel fascicolo
analogico della UOR competente. La richiesta di annullamento sarà associata alla registrazione di
protocollo del documento annullato a cura del Responsabile della gestione documentale.
Il documento informatico riporta gli estremi dell’annullamento e viene conservato nel fascicolo
informatico.
Se il documento analogico o informatico costituisce una tipologia documentale soggetta a registrazione
particolare (es. un contratto) per la quale è prevista la conservazione perenne, lo stesso sarà
conservato nel proprio repertorio con la dicitura “annullato” assieme alla richiesta di annullamento.
6.8 Differimento dei termini di protocollazione
La registrazione della documentazione pervenuta avviene nell'arco della giornata. Il responsabile
del servizio, con apposito provvedimento motivato, può autorizzare la registrazione in tempi
successivi, fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati. Ai
fini giuridici i termini decorrono dalla data di ricezione riportata sul documento analogico tramite
un apposito timbro; il sistema informatico mantiene traccia del ricevimento dei documenti.
6.9 Registro giornaliero e annuale di protocollo
IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE “G.B. QUINCI
GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO (artt. 3,4,5 DPCM 03.12.2013)
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MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO.
DATA 30.06.2017
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Il contenuto del registro e del sistema di protocollo informatico, unitamente alla memoria
informatica dell'Ente, alla fine di ogni giorno è salvato su supporti di memorizzazione.
Delle registrazioni del protocollo informatico è sempre possibile estrarre evidenza analogica.
Per quanto riguarda le procedure di conservazione della memoria informatica vedi il Manuale della
Conservazione.
Il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata quindi fa fede fino a querela di falso
circa la data e l’effettivo ricevimento o spedizione di un documento, di qualsiasi forma e
contenuto ed è idoneo a produrre effetti giuridici tra le parti.
Il registro di protocollo ha cadenza annuale, cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di
ogni anno.
Nell’ambito del IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI il registro informatico di
protocollo è unico e la numerazione progressiva delle registrazioni è unica, indipendentemente
dal modello organizzativo adottato dall’Istituto. Quotidianamente si provvede alla generazione in
formato xml del registro di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con
l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.
Al fine di garantire l’immodificabilità delle registrazioni e nel rispetto di quanto dettato dalle regole
tecniche sul registro di protocollo ( DPCM 3 – 12- 2013) il registro informatico di protocollo
giornaliero (RIP_G) viene trasmesso al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa
successiva.
Il sistema AXIOS genera quindi in automatico il RIP_G che viene registrato nel repertorio. Il
RIP_G non è protocollato, ma è reso immodificabile e una volta che all’una di notte è generato
viene inviato in automatico al sistema di conservazione: Conserva.
6.10 Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo
informatico
Il sistema di protocollo informatico assicura: a) l'univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;
b) la protezione delle informazioni relative a ciascun utente nei confronti degli altri;
c) la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;
d) la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo
tale da garantirne l'identificazione.
Il sistema di protocollo informatico deve consentire il controllo differenziato dell'accesso alle
risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti e il tracciamento di qualsiasi evento di
modifica delle informazioni trattate e l'individuazione del suo autore. Le registrazioni devono
essere protette da modifiche non autorizzate.
Gli elementi obbligatori per la registrazione del documento a protocollo sono inalte rabili
ed immodificabili. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo informatico non può
essere modificata, integrata, cancellata ma soltanto annullata mediante un apposito
provvedimento. L’inalterabilità e l’immodificabilità della registrazione di protocollo è garantita dal
sistema di gestione documentale AXIOS.
Il sistema di protocollo rispetta le misure di sicurezza previste dalla normativa in vigore.
6.11 Registro di emergenza
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Il Responsabile della gestione documentale autorizza lo svolgimento delle operazioni di
protocollo su un registro di emergenza, a norma dell'articolo 63 del DPR 445/2000, su supporto
cartaceo da archiviare a cura del Responsabile della gestione documentale unitamente alla propria
copia del registro annuale di protocollo e provvede successivamente a impartire le disposizioni per
il riversamento dei dati nel protocollo informatico, tramite le procedure previste dal manuale
operativo del sistema informatico e dalla guida all'attivazione del registro. All'inizio di ogni anno, il
Responsabile della gestione documentale provvede a istituire il registro di emergenza su supporto
cartaceo.
Il Responsabile della gestione documentale attiva il registro di emergenza ogni qualvolta per cause
tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica, dandone immediata
comunicazione.
Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché
la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema.
Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre le 24 ore, per cause di
eccezionale gravità, il Responsabile della gestione documentale autorizza l’uso del registro di
emergenza per periodi successivi di non più di una settimana.
Sul registro di emergenza devono essere riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive
interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito
del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.
Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico,
utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità
del sistema.
Durante la fase di ripristino, a ciascun documento protocollato nel registro di emergenza viene
attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario (AXIOS), che provvede a
mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano,
pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo ordinario.
La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa
riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. In tal modo è assicurata la
corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento amministrativo.
Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare, pertanto, inizia il 1° gennaio e termina il 31
dicembre di ogni anno.
Al termine dell’emergenza, il Responsabile della gestione documentale o un suo delegato, chiude il
registro e dà contestuale comunicazione della revoca dell’emergenza.
Il registro di emergenza è conservato con le stesse modalità del Registro di protocollo ufficiale.
6.12 Registro di fascicoli riservati
Considerato che l'Agenzia per l'Italia Digitale con un suo comunicato del 30/10/2013 attesta il
nulla osta all'istituzione e all'impiego di un "registro di protocollo riservato", coerentemente
alla normativa vigente in materia di protocollo informatico e gestione documentale, indicando
che tale registro e quello generale di protocollo, devono essere esclusivamente di tipo
informatico, si procede all'inserimento di dati riservati all'interno del raccoglitore denominato
"registro di fascicoli riservati" da implementare. I documenti cartacei vengono conservati dal
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dirigente scolastico.
SEZIONE VII – REGISTRI E REPERTOTI INFORMATICI - DOCUMENTAZIONE
PARTICOLARE
7.1 Definizione.
Per repertorio si intende il registro in cui vengono annotati con numero progressivo gli atti e i
documenti per i quali è prevista la registrazione particolare, individuati in base alla tipologia
documentale indipendentemente dalla classifica archivistica del documento desunta dal piano di
classificazione o Titolario in uso nell’Istituto scolastico.
Tali documenti dovranno comunque essere inseriti nel fascicolo archivistico di loro pertinenza.
Ogni documento registrato nel repertorio informatico viene repertoriato e protocollato, dunque
oltre al numero progressivo di repertorio assume in automatico la numerazione progressiva afferente
al registro di protocollo attivo per l’AOO quindi unico per l’Istituto scolastico.
La numerazione della repertoriazione parte dal n. 1 al n. distinta per anno solare; inizia dal 1°
gennaio e si conclude il 31 dicembre di ogni anno.
7.2 Repertorio dei fascicoli informatici
E' il registro su cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine
cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del Titolario.
Il repertorio dei fascicoli informatici è unico per ogni AOO, quindi unico per tutta la PA scuola ed
ha cadenza annuale. E’ generato e gestito in forma automatica dal sistema di gestione informatica
dei documenti AXIOS. Per ciascun fascicolo registrato nel sistema documentale sono riportati i
seguenti elementi:
- anno e numero progressivo del fascicolo;
- classificazione nell’ambito del titolario adottato;
- oggetto dell’affare/procedimento/attività;
- UOR responsabile dell’affare/procedimento/attività;
- nominativo del responsabile dell’affare/procedimento/attività;
- date di apertura e chiusura del fascicolo;
- numero dei documenti contenuti nel fascicolo; - dati relativi alla movimentazione del fascicolo
- stato: chiuso(archiviato)/aperto(affare/attività/procedimento in corso)
7.3 Repertori documenti soggetti a registrazione particolare
Per ciascuna delle tipologie documentali soggette a registrazione particolare corrisponde dunque un
Repertorio. L’insieme delle tipologie omologhe documentali particolari costituisce la serie
archivistica.
Di seguito l’elenco delle tipologie documentali e quindi dei Repertori elettronici adottati dal IV
CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI:
Determine Dirigenziali
Delibere degli organi collegiali:
Delibere del Consiglio d’Istituto
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Delibere del Collegio Docenti Delibere della Giunta esecutiva
Verbali degli organi collegiali e degli organi di controllo:
Verbali del Consiglio di classe
Verbali del Consiglio d’interclasse
Verbali del Collegio docenti
Verbali della Giunta esecutiva
Verbali del Consiglio d’Istituto
Verbali Comitato di Valutazione
verbali dei revisore dei conti
Contratti stipulati in forma pubblica e contratti stipulati mediante scrittura privata
Circolari del Dirigente scolastico
Ai sensi delle “Regole tecniche sul protocollo informatico” per ogni tipologia documentale soggetta
a registrazione particolare è stato individuato l’insieme dei metadati minimi per la registrazione del
documento amministrativo informatico si rimanda all’allegato 5 del DPCM 3 – 12- 2013).
7.4 Repertorio dell’Albo on line: definizione e requisiti
L’albo ufficiale ha il compito di gestire e tutelare la pubblicazione legale di documenti
dell’Istituto scolastico per la cui efficacia è richiesta una forma di pubblicità di rilevanza giuridico-
probatoria, cioè una conoscenza certa per chiunque ne abbia interesse.
Per il IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI l’Albo on-line è unico.
Gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità
legale del IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI si intendono assolti con la
pubblicazione nella sezione “Albo on line” del sito istituzionale,
https://www.quartocircolomazara.gov.it/
Il processo di pubblicazione deve garantire autorevolezza ed autenticità del documento pubblicato,
conformità all’originale, non degradazione dei valori giuridici e probatori degli atti pubblicati,
inalterabilità del documento, possibilità di conservazione a norma di legge.
Il formato dei documenti pubblicati e le modalità di pubblicazione devono garantire l’integrità
degli stessi e devono essere rispettati i requisiti di accessibilità e usabilità validi per qualsiasi
documento pubblicato.
La pubblicazione sul web deve assicurare il diritto all’oblio dei soggetti coinvolti, in modo da
garantire la scomparsa dei dati dal web una volta esaurito il periodo di pubblicazione. Il diritto
all’oblio è il diritto a non restare indeterminatamente esposti ai danni ulteriori che la reiterata
pubblicazione di una notizia può arrecare all’onore e alla reputazione.
La procedura di pubblicazione dei documenti all’albo on-line, salvo diverso atto di organizzazione,
è gestita dal Dirigente Scolastico.
Responsabile del procedimento di pubblicazione
Fermo restando la responsabilità della formazione dell’atto soggetto a pubblicità legale in capo al
Responsabile del procedimento che ha promanato l’atto, la responsabilità della pubblicazione on
line è del Responsabile del procedimento di pubblicazione.
Il Responsabile del procedimento è individuato ai sensi della normativa vigente Direttiva 8 del
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2009.
Il Responsabile del procedimento di pubblicazione deve assicurare la pubblicazione dei documenti
per tutto il periodo previsto all’atto dell’inserimento dei documenti nell’albo on line.
Fermo restando il periodo standard di pubblicazione pari a 15 giorni, il Responsabile del
procedimento di pubblicazione può modificare il periodo di pubblicazione, prolungandolo o
riducendolo, in relazione ad espresse disposizione normative o per giustificati motivi.
Il Responsabile del procedimento di pubblicazione può autorizzare la pubblicazione di atti per conto
di Enti diversi da quello di appartenenza.
Il Responsabile del procedimento di pubblicazione deve fornire l’inserimento delle informazioni
utili al meccanismo automatico di pubblicazione, rimozione/archiviazione degli atti.
Il Responsabile del procedimento di pubblicazione riceve le richieste di pubblicazione, verifica che
l’atto da pubblicare sia conforme alla normativa vigente, procede alla pubblicazione, redige ed
invia la notifica di avvenuta pubblicazione, conserva il repertorio degli atti pubblicati e delle
relative notifiche. Il Responsabile del procedimento di pubblicazione deve operare insieme al
Responsabile del trattamento dei dati, della sicurezza e della gestione del sito web, nonché del
Responsabile della gestione documentale e del Responsabile della conservazione.
Le responsabilità del Responsabile del procedimento di pubblicazione non sono delegabili a
soggetti esterni all’Amministrazione.
7.5 Repertorio delle pubblicazioni
I documenti da pubblicare sono registrati in un apposito repertorio denominato “Albo” che è unico
per tutte le strutture dell’Amministrazione scolastica, esclusivamente in formato digitale.
Il repertorio delle pubblicazioni contiene lo storico degli atti pubblicati; il Responsabile del
procedimento di pubblicazione deve curare la tenuta e l’aggiornamento del suddetto repertorio.
Alla conclusione dell’anno solare il repertorio delle pubblicazioni verrà versato in conservazione ai
sensi della normativa vigente.
Criteri per la pubblicazione
Sulla piattaforma documentale AXIOS devono essere registrati i documenti nell’apposito repertorio
Albo.
Ciascun documento avente pubblicità legale verrà in automatico repertoriato e protocollato.
Infatti a ciascun documento registrato all’Albo verrà identificato dal numero di registrazione
particolare, quello del repertorio e dal numero di pubblicazione: numero di protocollo afferente al
registro unico informatico di protocollo.
Inoltre tramite l’integrazione con il sito della scuola il documento registrato a repertorio verrà
pubblicato in automatico sul sito web della scuola nell’apposita sezione dedicata all’Albo.
Al momento della registrazione all’Albo è necessario indicare i seguenti metadati:
— Richiedente (amministrazione che richiede la pubblicazione).
— L’oggetto del documento
— La descrizione degli allegati
— Indicare il periodo di pubblicazione se superiore ai 15 gg.
— Il Responsabile del procedimento di pubblicazione
L’albo on l ine prevede meccanismi automatici s ia per la pubbl icazione che per
la rimozione/archiviazione degli atti in relazione alle informazioni inserite dal Responsabile per
la pubblicazione all’atto del loro inserimento.
I documenti sono inseriti in ordine cronologico, in relazione alla data e ora di inserimento all’albo
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on line. Il numero progressivo, univoco per anno è generato automaticamente dal sistema ed
è immodificabile.
Una volta che i documenti sono pubblicati all’albo on line, sono immodificabili fatta salva
unicamente l’annullabilità del documento, che deve rimanere comunque in pubblicazione per il
periodo indicato e deve riportare la dicitura “annullato dal responsabile del procedimento di
pubblicazione” o “annullato dal responsabile del procedimento che ha generato l’atto”.
Il documento affinché venga pubblicato correttamente deve essere firmato digitalmente e
convertito in formato pdf, altrimenti pdf/a.
7.6 Gestione delle fatture
Col decreto 3 aprile 2013, n. 55, del Ministro dell’Economia e delle Finanze, entrato in vigore il 6
giugno 2014, è stato approvato il regolamento in materia di emissione, trasmissione e
ricevimento della fattura elettronica, ai sensi dell’articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24
dicembre 2007, n 244. Dal 6 giugno 2014 i fornitori devono produrre, nei confronti del IV
CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, esclusivamente fatture elettroniche, nel rispetto
delle specifiche tecniche reperibili sul sito www.fatturapa.gov.it.
L’ufficio contabile è responsabile della gestione delle fatture attraverso la piattaforma SDI (Sistema
di Interscambio). Le fatture elettroniche così ricevute vengono gestite per il tramite di apposite
funzioni del sistema SIDI che provvede automaticamente a ricevere le fatture indirizzate dai
fornitori al IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI. Dalla data di ricezione decorrono
i termini per il pagamento della fattura, pari a 30 giorni salvo patti contrari tra le parti. Le fatture,
in prima fase, vengono protocollate con le ordinarie modalità.
Il DSGA provvede a:
— riconoscere/rifiutare la fattura mediante il sistema SIDI entro 15 giorni dalla ricezione
della medesima;
— adottare gli atti di spesa, avvalendosi delle usuali funzioni di SIDI, ad estinzione
totale/parziale del debito corrispondente alla fattura;
— effettuare la conservazione sostitutiva dei fascicoli informatici così aperti.
7.7 Amministrazione trasparente
In base alla Legge 190/2012 (anticorruzione) e al D. Lgs n. 33/2013 (trasparenza), il IV CIRCOLO
DIDATTICO STATALE G.Q. QUINCI è tenuto a rendere noti all'Autorità per la Vigilanza sui
Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture (AVCP), tutti i dati relativi all'espletamento di
gare e bandi. Annualmente (entro il 31 gennaio dell'anno successivo a quello di riferimento) i
dati devono essere trasferiti direttamente in formato aperto utilizzando lo standard XML.
Il IV CIRCOLO DIDATTCO STATALE G.Q. QUINCI ha predisposto sul proprio sito web una
sezione apposita denominata "Trasparenza", all'interno della quale collocare i file XML che
descrivono le gare espletate per ogni anno.
L'indirizzo viene comunicato all'Autorità in modo che possa provvedere al recupero automatico
delle informazioni contenute.
La sezione "Amministrazione trasparente" è organizzata in modo che cliccando sull'identificativo di
una sotto-sezione sia possibile accedere ai contenuti della sotto-sezione stessa, o all'interno della
stessa pagina "Amministrazione trasparente" o in una pagina specifica relativa alla sotto-sezione.
L'obiettivo di questa organizzazione è l'associazione univoca tra una sotto-sezione e uno specifico
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in modo che sia possibile raggiungere direttamente dall'esterno la sotto-sezione di interesse.
L'elenco dei contenuti indicati per ogni sotto-sezione sono da considerarsi i contenuti minimi che
devono essere presenti nella sotto-sezione stessa, ai sensi del decreto 33/2013.
Nel caso in cui sia necessario pubblicare nella sezione "Amministrazione trasparente" informazioni,
documenti o dati che sono già pubblicati in altre parti del sito, è possibile inserire, all'interno della
sezione "Amministrazione trasparente", un collegamento ipertestuale ai contenuti stessi, in modo da
evitare duplicazione di informazioni all'interno del sito dell'amministrazione.
Come precisato nella delibera n. 33/2012, alcuni degli atti che devono essere pubblicati nell’Albo
(quali avvisi, bandi di gara, appalti, bandi di concorso per l’assunzione di personale), ai sensi
della legge n. 190/2012 e del d.lgs. n. 33/2013, devono comunque essere pubblicati in formato di
tipo aperto sul sito dell’Ente entro la sezione Amministrazione Trasparente. Di seguito l’elenco
delle sottosezioni di primo livello.
Sottosezioni di primo livello
Disposizioni generali
Organizzazione
Consulenti e collaboratori
Personale
Bandi di concorso
Performance
Enti controllati
Attività e procedimenti
Provvedimenti
Controlli sulle Imprese
Bandi di gara e contratti
Sovvenzioni, contributi, sussidi, vantaggi economici
Bilanci
Beni immobili e gestione patrimonio
Controlli e rilievi sull'amministrazione
Servizi erogati
Pagamenti dell'amministrazione
Opere pubbliche
Pianificazione e governo del territorio
Informazioni ambientali
Interventi straordinari e di emergenza
Strutture sanitarie private accreditate
Altri contenuti
Le voci presenti in Amministrazione Trasparente sono quelle indicate dal Decreto Legislativo n.
33/2013. Le “Voci di indice” presenti sul sistema documentale sono relative soltanto a quei tipi di
documenti che si possono registrare nel documentale e visualizzare in automatico sul sito.
L’integrazione tra il documentale ed il sito è prevista per i documenti, non è possibile attivarla
per gestire tutto, poiché in alcuni casi in Amministrazione Trasparente bisogna pubblicare dei dati
che non sono gestibili dal documentale. Il sistema documentale gestisce documenti e non dati. Le
“Voci di indice” sono poche perché soltanto alcuni documenti si possono caricare in
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automatico dal documentale al sito. Inoltre ci sono quei documenti uguali per forma e tipologia,
come i contratti e le delibere, che devono essere registrati nei “Repertori”, per cui non è
necessaria l’associazione della voce di indice affinché siano visibili sul sito in
Amministrazione Trasparente. Non vi è quindi corrispondenza diretta tra le voci del decreto e le
“Voci di indice” del documentale.
7.8 Trasmissioni telematiche
Le trasmissioni telematiche (Certificazioni Uniche, Dichiarazione IRAP, Modello 770, F24 EP
Telematico) sono trasmessi/ricevuti dall’Ente con immissione diretta dei dati sul server dell’Ente
destinatario, senza la produzione e conservazione dell’originale cartaceo. I documenti sono
trasmessi senza firma digitale in quanto inviati tramite linee di comunicazione sicure, riservate e ad
identificazione univoca attivati con i singoli Enti destinatari. Gli invii telematici sostituiscono
integralmente gli invii cartacei della medesima documenta.
7.9 Documentazione di gare d'appalto
Qualora non effettuata con le procedure Mepa, le offerte di gare d'appalto o altra documentazione
da consegnarsi all'Istituto Ente in busta chiusa sono registrate al protocollo. Dopo l'apertura della
busta a cura dell'ufficio che gestisce la gara verrà riportato su ciascun documento contenuto il
medesimo numero di protocollo assegnato alla busta.
A tale scopo sono annotate le seguenti informazioni:
1) denominazione dell'Ente;
2) data apertura busta;
3) data e numero di protocollo della busta.
7.10 Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime
e documenti non firmati
La corrispondenza indirizzata nominativamente è regolarmente aperta e registrata al protocollo. Le
lettere anonime vengono protocollate, se intestate genericamente all'Istituto; se specificamente
indirizzate, sono consegnate al destinatario, il quale ne potrà disporre la protocollazione.
Le lettere con firma illeggibile, delle quali non è identificabile in altro modo il mittente, non si
registrano a protocollo, ma si inviano al destinatario, il quale ne potrà disporre la protocollazione
solo a seguito di eventuali accertamenti, indicando l'identità del mittente.
7.11 Corrispondenza con più destinatari e copie per conoscenza
Tutte le comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo.
Se in uscita, i destinatari possono essere descritti in elenchi associati al documento.
Dei documenti analogici prodotti/pervenuti, di cui necessita la distribuzione interna all'ente, si
faranno copie informatiche degli stessi.
7.12 Allegati
Gli allegati che pervengono via mail vengono automaticamente archiviati all'interno del software
di archiviazione utilizzato. È inoltre possibile l'archiviazione mediante drag and drop degli allegati
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negli appositi raccoglitori virtuali concordati con la dirigenza di Istituto e l'attribuzione agli stessi
dei dati minimi obbligatori.
7.13 Documenti di competenza di altre amministrazioni
Qualora pervengano all'Ente, documenti di competenza di altre amministrazioni, questi verranno
restituiti al destinatario. Se il documento viene erroneamente protocollato, il numero di protocollo
deve essere annullato e il documento inviato al destinatario. Nel caso in cui il destinatario non sia
individuabile, il documento deve essere rimandato al mittente.
7.14 Oggetti plurimi
Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi e pertanto da
assegnare a più fascicoli, si dovranno produrre copie autentiche dello stesso documento e
successivamente registrarle, classificarle e fascicolarle indipendentemente una dall'altra. L'originale
verrà inviato al destinatario indicato nel documento, oppure, nel caso di destinatari plurimi, al
primo in indirizzo. Nel caso in cui l'individuazione di più oggetti venga effettuata successivamente
da parte del destinatario, questi deve inviare all'ufficio protocollo apposita comunicazione affinché
si provveda nel medesimo modo.
Lo stesso principio deve essere utilizzato per la protocollazione di documentazione in partenza:
si restituiranno pertanto al responsabile di procedimento documenti in uscita con più oggetti.
7.15 Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale
Nel caso di produzione in serie di documenti base che abbiano destinatari multipli e parti minime
variabili di contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.), dovranno essere compilati gli
elenchi dei destinatari e delle parti variabili dei documenti base ad essi riferiti. Gli elenchi devono
essere conservati insieme al documento base nel fascicolo. Il documento base, ossia Minuta/Copia
per atti, deve essere dotato di firma digitale o avanzata.
Sui documenti inviati ai destinatari, ai quali non si vuole apporre singolarmente la sottoscrizione,
dovrà essere obbligatoriamente riportata l'indicazione del Responsabile del procedimento o del
Sottoscrittore, preceduto dall'acronimo F.to, e dalla seguente dicitura: "L'originale del documento
è conservato presso Istituto. La firma è sostituita dall'indicazione de/nome a norma del
Dlgs n. 39/1993n.
7.16 Modelli pubblicati
Tutti i modelli di documenti pubblicati sul sito internet o sulla rete intranet dell'Ente sono
classificati secondo il piano di classificazione in uso. Non possono essere pubblicati modelli,
formulari ecc. che non siano classificati e non contengano l'indicazione del settore/servizio o
ufficio.
VIII. POSTA ELETTRONICA
8.1 Gestione della posta elettronica
La posta elettronica viene utilizzata per l’invio di comunicazioni, informazioni e documenti sia
all’interno dell’ IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, sia nei rapporti con i cittadini
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e altri soggetti privati, sia con altre Pubbliche Amministrazioni.
Le comunicazioni formali e la trasmissione di documenti informatici, il cui contenuto impegni il
IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, verso terzi, avvengono tramite le caselle di
posta elettronica istituzionali.
I documenti informatici eventualmente pervenuti agli uffici non abilitati alla ricezione, devono
essere inoltrati all'indirizzo di posta elettronica istituzionale indicato dall’ IV CIRCOLO
DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, come deputato alle operazioni di registrazione, secondo
quanto previsto negli articoli seguenti.
Le semplici comunicazioni informali ricevute o trasmesse per posta elettronica, che consistano in
scambio di informazioni che non impegnano il IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B.
QUINCI, verso terzi, possono non essere protocollate. A chi ne fa richiesta deve sempre essere data
la risposta dell’avvenuto ricevimento. Non è possibile inviare messaggi dalla casella di posta
elettronica nominativa quando il contenuto di questi impegni l’amministrazione verso terzi. Nel
formato dei messaggi di posta elettronica non certificata è inserito automaticamente il seguente
testo: “Questo messaggio non impegna il IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI,
e contiene informazioni appartenenti al mittente, che potrebbero essere di natura confidenziale,
esclusivamente dirette al destinatario sopra indicato. Qualora Lei non sia il destinatario indicato, Le
comunichiamo che, ai sensi dell’articolo 616 Codice penale e del D. Lgs 196/03, sono severamente
proibite la revisione, divulgazione, rivelazione, copia, ritrasmissione di questo messaggio nonché
ogni azione correlata al contenuto dello stesso”.
La posta elettronica nominativa non può essere utilizzata per la ricezione o la spedizione di
documenti a firma digitale per i quali è prevista una apposita casella ufficiale.
8.2 La posta elettronica per le comunicazioni interne
Le comunicazioni tra IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, e i propri dipendenti,
nonché tra le varie strutture, avvengono, di norma, mediante l’utilizzo della casella di posta
elettronica ordinaria dei rispettivi uffici/ servizi o le caselle di posta elettronica nominative, nel
rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali, nonché previa informativa agli
interessati circa il grado di riservatezza degli strumenti utilizzati. La posta elettronica viene
utilizzata per:
1. convocare riunioni IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI;
2. inviare comunicazioni di servizio o notizie, dirette ai dipendenti in merito a informazioni generali
di organizzazione;
3.diffondere circolari, ordini di servizio, copie di documenti (gli originali si conservano nel
fascicolo specifico debitamente registrati).
SEZIONE IX - ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI
9.1 Assegnazione
L'assegnazione dei documenti agli uffici utenti o ai responsabili di procedimento è effettuata dal
Responsabile della gestione documentale sulla base dell'elenco allegato degli uffici e dei
responsabili di procedimento. Le abilitazioni all'assegnazione dei documenti, effettuate da altri
uffici utente, sono rilasciate dal Responsabile della gestione documentale.
I documenti ricevuti dall'Ente, al termine delle operazioni di registrazione, classificazione, segnatura
ed assegnazione, sono fatti pervenire in originale agli uffici che, per quanto a conoscenza dell'ufficio
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protocollo, hanno competenza sull'oggetto specificato nel documento.
La registrazione a protocollo sulla procedura informatica risulta in "carico" all'area amministrativa:
è compito dell'ufficio procedere ad eventuale modifica di assegnazione.
Spettano al Responsabile del Procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del
documento: l'inserimento nel fascicolo di competenza preesistente o eventualmente in un nuovo
fascicolo e l'invio delle copie per conoscenza.
9.2 Modifica delle assegnazioni
Nel caso di un'assegnazione errata, l'Ufficio che riceve il documento, lo rinvia al Servizio
archivistico, che provvederà alla riassegnazione per poi trasmetterlo al nuovo assegnatario. La
responsabilità del mancato rispetto di quanto sopra descritto è da attribuirsi all'Ufficio che non ha
rimandato al Servizio archivistico il documento erroneamente trasmesso.
Delle operazioni di riassegnazione e degli estremi del provvedimento di autorizzazione è lasciata
traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti.
In caso di documentazione informatica, il software di gestione documentale provvederà
automaticamente a rendere visibile il documento riassegnato al destinatario di competenza.
9.3 Consegna dei documenti analogici
I documenti analogici/cartacei protocollati e assegnati sono resi disponibili ai destinatari o mediante
l'uso di di apposite cartelle.
9..4 Consegna dei documenti informatici
I documenti informatici e/o le immagini digitali dei documenti cartacei acquisite con lo scanner
sono resi disponibili agli uffici, o ai responsabili di procedimento, tramite il sistema informatico di
gestione documentale.
SEZIONE X - CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
10.1 Classificazione dei documenti
Gli addetti al servizio di ricezione eseguono la prima classificazione del documento e provvedono
ad inserirlo nell'archivio digitale dove verranno attribuiti al documento i campi di ricerca e
metadati necessari per la corretta gestione (l'inserimento è automatico per i documenti informatici
ricevuti via mail, manuale con parametri preimpostati per tutti gli altri casi). I campi di ricerca e
metadati sono consultabili nella sezione "Proprietà" del raccoglitore cliccando al di sopra di esso
con tasto destro del mouse.
Gli addetti al servizio di ricezione, inoltre, provvedono ad inviare il documento tramite workflow al
Responsabile della Gestione che:
esegue una verifica di congruità;
in caso di errore ne da immediata comunicazione all'addetto che ha ricevuto il documento;
in caso di verifica positiva, assegna all'Area Utente responsabile l'operazione di presa in carico
del documento e provvede ad affidare la gestione della pratica e fascicolazione.
Al fine della corretta presa in carico dei documenti, tutto il personale addetto ad ogni singola Area
Utenti deve consultare giornalmente l'applicativo in dotazione ed avviare i processi di gestione
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documentale.
10.2 Formazione e identificazione dei fascicoli
Tutti i documenti registrati al protocollo informatico e classificati, indipendentemente dal supporto
sul quale sono forniti, sono riuniti in fascicoli attraverso le opportune funzioni del sistema di
protocollo informatico.
La formazione di un nuovo fascicolo è effettuata dal Responsabile del procedimento ed avviene
attraverso l'operazione di apertura, con richiesta scritta oppure, se informatica, regolata dal manuale
operativo del sistema, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema
informatico delle seguenti informazioni:
a) categoria e classe del titolari° di classificazione;
b) numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale e indipendente per ogni classe);
c) oggetto del fascicolo;
d) data di apertura;
e) ufficio a cui è assegnato;
f) responsabile del procedimento;
g) tempo previsto di conservazione.
Il sistema di protocollo informatico provvede automaticamente ad aggiornare il repertorio/elenco
dei fascicoli.
10.3 Processo di formazione dei fascicoli
In presenza di un documento da inserire in un fascicolo i Responsabili di Servizio/Procedimento
stabilisce/ono, consultando le funzioni del protocollo informatico o il repertorio dei fascicoli, se
esso si collochi nell'ambito di un affare o procedimento in corso (pratica), oppure se dà avvio ad un
nuovo procedimento.
I documenti in arrivo sono fascicolati dai Responsabili di Procedimento, il Servizio archivistico
mantiene comunque un'attività di controllo a cadenza almeno bimestrale sulla documentazione
fascicolata. Il software di protocollo informatico non permette la gestione della documentazione
senza che prima la stessa venga fascicolata.
I documenti in partenza sono fascicolati dai Responsabili di Procedimento che hanno cura di
inserirli fisicamente nel fascicolo, in caso di documenti cartacei; nel caso di documenti
informatici, il sistema provvede automaticamente, dopo l'assegnazione del numero di fascicolo, a
inserire il documento nel fascicolo informatico stesso. I documenti pertanto verranno protocollati
già con l'indicazione del numero/identificativo di fascicolo.
Se il documento dà avvio a un nuovo affare, i Responsabili di Procedimento aprono un nuovo
fascicolo (con le procedure sopra descritte).
10.4 Modifica delle assegnazioni dei fascicoli
La riassegnazione di un fascicolo è effettuata, su istanza scritta dell'ufficio o dell'unità organizzativa
the ha in carico il fascicolo, dal servizio archivistico che provvede a correggere le informazioni del
sistema informatico e del repertorio dei fascicoli e inoltra successivamente il fascicolo al
responsabile del procedimento di nuovo carico. Delle operazioni di riassegnazione, e degli estremi
del provvedimento di autorizzazione, è lasciata traccia nel sistema informatico di gestione dei
documenti o sul repertorio/elenco cartaceo dei fascicoli.
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10.5 Fascicolo ibrido
Il fascicolo è composto da documenti formati su due supporti, quello cartaceo e quello informatico,
afferenti ad un affare o procedimento amministrativo che dà origine a due unità archivistiche di
conservazione differenti; l'unitarietà del fascicolo è garantita dal sistema mediante l'indice di
classificazione e il numero di repertorio.
Alla chiusura del fascicolo, ai sensi del Codice dell'Amministrazione digitale (D. Lgs. n. 82/2005)
sono previste due possibilità:
1) stampa e copia conforme cartacea dell'originale informatico;
2) scansione e copia conforme informatica dell'originale cartaceo.
È compito dei Responsabili di procedimento scegliere la soluzione ritenuta più idonea. Il
Responsabile della gestione documentale mantiene comunque un'attività di controllo sulle
procedure suddette.
Saranno quindi i Responsabili di Procedimento ad apporre la propria firma autografa in caso di
produzione di copia conformi cartacee oppure la propria firma digitale/avanzata in caso di copie
conformi informatiche.
Il documento originale sarà conservato secondo quanto previsto dal massimario di scarto.
I documenti originali informatici saranno sottoposti al procedimento di conservazione sostitutiva.
I documenti originali cartacei saranno inviati in archivio di deposito in apposite scatole contenenti
l'indicazione della classificazione e dell'anno di produzione/ricevimento.
10.6 Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente
I fascicoli dell'archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati,
fino al trasferimento nell'archivio di deposito, presso gli uffici di competenza. Per quanto riguarda i
fascicoli informatici, vedi Sezione 12.
10.7 Movimentazione dei fascicoli dall'archivio
Annualmente, gli uffici devono redigere un apposito piano di versamento costituito dall'elenco dei
fascicoli relativi ad affari e a procedimenti conclusi, a seguito del quale consegneranno al Responsabile
della gestione documentale i fascicoli da depositare nell'archivio di deposito.
Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento (di norma una volta all'anno), il
Responsabile del procedimento deve consegnare all'archivio i fascicoli relativi ad affari e a
procedimenti amministrativi non più necessari ad una trattazione corrente corredati dal relativo
elenco di versamento.
Le serie Archivistiche e i relativi registri o repertori sono conservati per cinque anni presso la
struttura che cura i rispettivi procedimenti; trascorso tale termine vengono versati all'Archivio di
deposito. È fatto divieto di prelevare anche temporaneamente gli atti dall'archivio di deposito senza
l'autorizzazione del Responsabile della gestione documentale e la collocazione di apposita scheda
di prelevamento. Vedi anche quanto indicato nel Regolamento dell'archivio.
Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli avevano nell'archivio
corrente. Prima di effettuare il conferimento di cui sopra, il Responsabile del procedimento
verifica:
a) l'effettiva conclusione ordinaria della pratica;
b) l'effettiva trascrizione dell'esaurimento della pratica nel registro di repertorio dei fascicoli;
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c) il corretto aggiornamento della data di chiusura sulla camicia del fascicolo (in caso di
documentazione cartacea). In caso di documentazione informatica, la data di chiusura del
fascicolo elettronico viene assegnata automaticamente dal software di gestione documentale in
uso; lo scarto di eventuali copie e fotocopie di documentazione passibile di scarto al fine di
garantire la presenza di tutti e soli documenti pertinenti alla pratica.
Dell'avvenuto conferimento dei documenti viene predisposto un elenco di versamento con le
modalità previste dal testo unico, copia del quale viene conservata dall'utente che ha versato la
documentazione.
Il materiale viene archiviato per materia con lo stesso ordine di classificazione dell'archivio
corrente e per ordine cronologico.
I fascicoli del personale sono conservati presso la competente U.O. e devono essere versati
all'archivio di deposito dopo un anno dalla cessazione (e conclusione dei relativi adempimenti)
dal servizio del dipendente.
SEZIONE XI - SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI DESTINATI ALL'ESTERNO
11.1 Spedizione dei documenti analogici
I documenti da spedire sono trasmessi all'ufficio spedizione in busta chiusa, completi della firma
autografa del Responsabile della gestione documentale, della classificazione e del numero di
fascicolo nonché delle eventuali indicazioni necessarie ad individuare il procedimento
amministrativo di cui fanno parte. Nel caso di spedizione che utilizzi pezze di accompagnamento
(raccomandate o altro mezzo di spedizione), queste devono essere compilate a cura dell'ufficio
produttore.
Eventuali situazioni di urgenza che modifichino la procedura descritta devono essere valutate e
autorizzate dal Responsabile della gestione documentale.
11.2 Spedizione dei documenti informatici
La spedizione dei documenti informatici avviene all'interno del sistema informatico dì gestione
dei documenti con le procedure adottate dal manuale operativo dello stesso, dopo essere stati
classificati, fascicolati e protocollati e comunque secondo i seguenti criteri generali:
1) i documenti informatici sono trasmessi all'indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari
abilitato alla ricezione della posta per via elettronica, tramite casella di posta elettronica
certificata;
2) per la spedizione l'amministrazione si avvale di una casella di posta elettronica certificata
e dei servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore abilitato (art.
27, comma 3, DPR 445/00);
3) l'Ufficio protocollo/le postazioni decentrate di protocollo provvedono:
a effettuare l'invio elettronico utilizzando i servizi di autenticazione e marcatura
temporale;
a verificare l'avvenuto recapito dei documenti spediti per via elettronica;
ad archiviare le ricevute elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo.
Per la riservatezza delle informazioni contenute nei documenti elettronici, chi spedisce si attiene a
quanto prescritto dall'articolo 49 del CAD dlgs 82/05 come modificato dal dlgs 235/10.
La spedizione di documenti informatici al di fuori dei canali istituzionali descritti è considerata
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una mera trasmissione di informazioni senza che a queste l'amministrazione riconosca un
carattere giuridico-amministrativo che la impegni verso terzi.
SEZIONE XII- SCANSIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
12.1 Documenti soggetti a scansione
I documenti cartacei che pervengono all'Organizzazione per mezzo di posta ordinaria, fax o
telegramma vengono sottomessi ad un processo di dematerializzazione tramite scansione ed
acquisizione di immagine e successivamente inseriti manualmente in archivio, nell'apposito
raccoglitore "Corrispondenza in Entrata". Per supportare l'inserimento manuale, sono a
disposizione degli operatori, raccoglitori adibiti contenenti le anagrafiche necessarie per la
corretta compilazione dei metadati minimi dove verrà riportato il nome e cognome dell'operatore
che provvede all'inserimento a sistema del documento tramite scansione e riporta data e ora.
Il documento può essere inserito con drag and drop (trascinamento) previa compilazione dei campi
minimi necessari preimpostati nel raccoglitore "Corrispondenza in Entrata".
12.2 Processo di scansione
Il processo di scansione si articolerà di massima nelle seguenti fasi:
1) acquisizione delle immagini in modo che ad ogni documento, anche composto da più fogli,
corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione (PDF/PDF-A);
2) verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli
originali cartacei;
3) collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non
modificabile;
4) memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile.
SEZIONE XIII- CONSERVAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI
13.1 Conservazione dei documenti informatici
La documentazione corrente è conservata a cura del responsabile del procedimento fino al
trasferimento in archivio di deposito.
A far data dal 28/08/2017, i documenti informatici dell'Istituto IV CIRCOLO DIDATTICO
STATALE G.B. QUINCI sono conservati a cura del Responsabile della Conservazione in modo conforme a quanto previsto dal DPCM
03.12.2013 — Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, dal DMEF del 17 giugno
2014, dal DPR 633/72, dalla Circolare dell'Agenzia delle Entrate n.45/E del 19 ottobre 2005,
dalla Circolare dell'Agenzia delle Entrate n.36/E del 6 dicembre 2006 e loro successive
modificazioni o integrazioni, come specificato nel Manuale della Conservazione (Documento
allegato).
Al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, il Responsabile della
Conservazione provvede quindi, in collaborazione con i Sistemi informativi e con il supporto della
tecnologia disponibile, a conservare i documenti informatici in modo non modificabile e
garantendone la leggibilità nel tempo, in appositi archivi informatici e a controllare
periodicamente a campione la leggibilità dei documenti stessi. L'intervento del Responsabile
della conservazione provvede alla conservazione integrata dei documenti e delle informazioni di
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contesto generale (metadati), prodotte sia nelle fasi di gestione sia in quelle di conservazione
degli stessi. La documentazione relativa al software di gestione e conservazione, del sistema di
sicurezza, delle responsabilità per tutte le fasi di gestione del sistema documentario e delle
operazioni di conservazione dei documenti.
13.2 Censimento depositi documentari delle banche dati e dei software
Ogni anno il Responsabile della gestione documentale provvede ad effettuare il censimento dei
depositi documentari, dei registri particolari (vedi Sezione VII), delle banche dati e dei software
di gestione documentale in uso all'ente, per programmare i versamenti dei documenti cartacei
all'archivio di deposito, dei documenti informatici sui supporti di memorizzazione.
13.3 Selezione e conservazione dei documenti
Ogni anno, in base al massimario di scarto, viene effettuata la procedura di selezione della
documentazione da proporre allo scarto e attivato il procedimento amministrativo di scarto
documentale con l'invio della proposta alla competente Soprintendenza archivistica. I fascicoli
non soggetti a operazioni di scarto sono trasferiti nell'archivio storico per la conservazione
permanente, sia essa analogica o digitale. Il manuale di gestione e i relativi aggiornamenti devono
essere conservati integralmente e perennemente nell'archivio dell'ente.
SEZIONE XIV - PIANO DI SICUREZZA
14.1 Obiettivi del Piano di sicurezza
Il piano di sicurezza garantisce che:
i documenti e le informazioni trattati dal IV CIRCOLO DIDATTCIO STATALE G.B.
QUINCI siano resi disponibili, integri e riservati;
i dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengano custoditi in modo da ridurre al
minimo, mediante l'adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di
distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non
consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in relazione alle conoscenze acquisite in
base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento.
14.2 Generalità
Il piano di sicurezza, che si basa sui risultati dell'analisi dei rischi a cui sono esposti i dati
(personali e non), e/o i documenti trattati e sulle direttive strategiche stabilite dal vertice
dell'Istituto IV CIRCOLO DIDATTICO STATALE G.B. QUINCI, definisce:
le politiche generali e particolari di sicurezza da adottare all'interno della Scuola;
le modalità di accesso al Protocollo Informatico;
gli interventi operativi adottati sotto il profilo organizzativo, procedurale e tecnico, con
particolare riferimento alle misure minime di sicurezza, di cui al disciplinare tecnico
richiamato nell'allegato b) del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di
protezione dei dati personali, come aggiornato dal D. Lgs. n. 69/2012, in caso di trattamento
di dati personali;
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i piani specifici di formazione degli addetti;
le modalità con le quali deve essere effettuato il monitoraggio periodico dell'efficacia e
dell'efficienza delle misure di sicurezza.
14.3 Formazione dei documenti informatici — aspetti di sicurezza
Le risorse strumentali e le procedure utilizzate per la formazione dei documenti informatici
garantiscono:
l'identificabilità del soggetto che ha formato il documento e l'amministrazione di
riferimento; la sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, con firma digitale ai sensi
delle vigenti norme tecniche;
l'idoneità dei documenti a essere gestiti mediante strumenti informatici e a essere registrati
mediante il protocollo informatico;
l'accesso ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati;
la leggibilità dei documenti nel tempo;
l'interscambiabilità dei documenti.
I documenti informatici prodotti dall'Amministrazione, indipendentemente dal software
utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma digitale o avanzata, sono convertiti in uno dei
formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione, come riportato sul
sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale (www. agid.gov.it), al fine di garantire la loro inalterabilità
durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della
struttura. A titolo d'esempio si utilizzano preferibilmente: PDF e PDF/A. Per quanto riguarda la
gestione e la conservazione dei documenti dell'Ente, si rimanda all'Documento allegato.
14.4 Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezza
Le registrazioni di sicurezza sono costituite da informazioni di qualsiasi tipo (ad es. dati o
transazioni) presenti o transitate nel sistema di Protocollo informatico che è opportuno
mantenere poiché possono essere necessarie sia in caso di controversie legali che abbiano ad
oggetto le operazioni effettuate sul sistema stesso, sia al fine di analizzare compiutamente le
cause di eventuali incidenti di sicurezza.
Le registrazioni di sicurezza sono costituite:
dai log di sistema generati dal sistema operativo; dai log dei dispositivi di protezione periferica del sistema informatico (Intrusion Detection
System (IDS), sensori di rete e firewall);
dalle registrazioni del software di Protocollo Informatico.
14.5 Accesso ai documenti informatici
Il controllo degli accessi è assicurato utilizzando un sistema di autorizzazione basato sulle
credenziali di accesso al proprio computer tramite Active Directory. La profilazione degli
utenti avviene in via preventiva e consente di definire le abilitazioni/autorizzazioni che
possono essere effettuate/rilasciate a ogni singolo utente.
Il sistema di protocollo informatico adottato dall'Istituto ______
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consente il controllo differenziato dell'accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o
gruppi di utenti;
assicura il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e
l'individuazione del suo autore. Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire
modifiche non autorizzate.
Ciascun utente del Protocollo informatico può accedere solamente ai documenti che sono stati
direttamente assegnati. Il sistema consente altresì di associare un livello differente di
riservatezza per ogni tipo di documento trattato dall'amministrazione. I documenti non vengono
mai visualizzati dagli utenti privi di diritti di accesso, neanche a fronte di una ricerca generale
nell'archivio.
14.6 Utenti interni alla AOO
I livelli di autorizzazione per l'accesso alle funzioni del sistema di gestione informatica dei
documenti sono attribuiti con il permesso del Responsabile della gestione documentale. Tali
livelli si distinguono in: abilitazione alla consultazione, abilitazione all'inserimento, abilitazione
alla cancellazione e alla modifica delle informazioni.
14.7 Profili utente e responsabilità
Il sistema garantisce la tutela dei dati personali e dei dati sensibili tramite l'assegnazione
differenziata dei diritti di modifica e di visualizzazione dei documenti di protocollo in rapporto alle
funzioni e al ruolo svolto dagli utenti.
Il sistema prevede diverse possibilità di combinazione dei profili di accesso al protocollo informatico:
visibilità: possibilità per un utente abilitato di visualizzare una registrazione di protocollo,
con l'esclusione dei documenti riservati;
inserimento: possibilità per un utente abilitato di inserire i dati e provvedere ad una
registrazione di protocollo;
modifica: possibilità per un utente abilitato di modificare i dati gestionali di una registrazione
di protocollo, con l'esclusione dei dati obbligatori;
annullamento: possibilità per un utente abilitato di annullare una registrazione di
protocollo;
Si descrivono di seguito i profili tipo di accesso al sistema: Amministratore di sistema Soggetto che ha la possibilità di effettuare operazioni straordinarie sul sistema (es.: ripristino a
seguito di eventuali interruzioni, monitoraggio delle operazioni compiute, predisposizione
delle autorizzazioni di accesso al sistema, ecc.).
Protocollista
Il protocollista è l'utente che ha l'autorizzazione ad eseguire la registrazione dei documenti,
all'acquisizione di immagini da scanner ed alla conseguente associazione al documento di
protocollo, e parimenti alla associazione di eventuali allegati informatici (operazione che può
essere eseguita anche differita, ma che poi non può più essere più modificata).
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GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO (artt. 3,4,5 DPCM 03.12.2013)
MANUALE REV. 0 PROT. 2401/B37
MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO.
DATA 30.06.2017
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Al Protocollista è tipicamente assegnata anche la possibilità di accedere all'anagrafica per inserire
o modificare (ma non cancellare) strutture e persone esterne e comuni.
Responsabile de/procedimento o affare (RPA)
È la persona che ha la responsabilità del documento. Suo compito, nell'ambito della gestione
documentale, è quello di inserire il documento in un fascicolo e trattare il procedimento o
l'affare a cui quel fascicolo si riferisce.
Il RPA è ovviamente abilitato anche a svolgere le stesse operazioni curate in via ordinaria dal
protocollista.
Utente abilitato alla consultazione
Gli utenti delle A00 possono essere abilitati all'accesso al sistema informatico nella modalità
della sola visione e con le restrizioni formalmente indicate dal RPA.
14.8 Conservazione dei documenti informatici
La conservazione dei documenti informatici avviene a cura del Responsabile della Conservazione
in modo conforme a quanto previsto dal DPCM 03.12.2013 — Regole tecniche in materia di
sistema di conservazione, dal DMEF del 17 giugno 2014, dal DPR 633/72, dalla Circolare
dell'Agenzia delle Entrate n.45/E del 19 ottobre 2005, dalla Circolare dell'Agenzia delle Entrate
n.36/E del 6 dicembre 2006 e loro successive modificazioni o integrazioni, come specificato nel
Manuale della Conservazione.
SEZIONE XV - ACCESSO
15.1 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all'Amministrazione
La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema
attraverso l'uso di profili e password, o altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura.
L'Amministrazione, in conformità alla normativa vigente, assicura il diritto di accesso ai
documenti riguardanti il procedimento amministrativo da parte di utenti esterni, garantendo la
tutela alla riservatezza.
I documenti conservati nell'Archivio sono liberamente consultabili per il combinato disposto
degli art. 58-59 — 60 del Testo Unico, fatte salve le norme vigenti sul segreto e sulla tutela della
riservatezza.
15.2 Accesso esterno
L'accesso al sistema informatico da parte di utenti esterni può avvenire solo con l'impiego di sistemi
di riconoscimento e autenticazione sicuri basati su certificato digitale secondo quanto previsto
dall'articolo 65 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e, nei casi di particolari procedimenti
amministrativi con credenziali di accesso rilasciate dall'Ente.
SEZIONE XVI - APPROVAZIONE, REVISIONE E PUBBLICAZIONE
16.1 Approvazione
Il presente manuale è adottato dall'Amministrazione con suo provvedimento proprio, su proposta
del Responsabile della gestione documentale, dopo averne dato comunicazione vuto il nulla osta della
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competente Soprintendenza archivistica.
16.2 Revisione
Il presente manuale è rivisto, ordinariamente, ogni due anni su iniziativa del Responsabile della
gestione documentale. Qualora se ne presenti la necessità, si potrà procedere a revisione o
integrazione del manuale anche prima della scadenza prevista. Le modifiche al manuale sono
comunicate alla Soprintendenza archivistica.
16.3 Pubblicazione
Il Manuale di gestione è reso pubblico tramite la sua diffusione sul sito web
dell'Amministrazione.
Approvato dal Consiglio di Istituto in data 30/06/2017 con Delibera n. 85
Mazara del Vallo, lì 30/06/2017 PROT.N. 2401/B37