MANUALE DELLA QUALITÁ UNI EN ISO 9001:2015 SISTEMA DI ...

MANUALE DELLA QUALITÁ

Secondo la norma

UNI EN ISO 9001:2015 Per il

SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÁ

di

F.I.L. Formazione Innovazione Lavoro S.r.l.

Via Galcianese, 20/L – 59100 Prato Tel. +39 0574 613211 – Fax +39 0574 607850

FIL SI RISERVA LA PROPRIETÁ DEL PRESENTE MANUALE CON DIVIETO PER CHIUNQUE DI

RIPRODURLO O DI DIVULGARLO PRESSO TERZI SENZA LA PREVENTIVA AUTORIZZAZIONE SCRITTA

Matrice delle revisioni del documento

Rev. data Natura della revisione

10 08/08/2017 Revisione totale per adeguamento alla UNI EN ISO 9001:2015

Manuale della qualità Revisione

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Verificato da Approvato da Elaborato da Pagina data

RAQ DG RAQ 2 di 14 08/08/2017

Sommario

1 Scopo e oggetto della certificazione ................................................................................... 3

2 Descrizione dell’organizzazione .......................................................................................... 3

3 Politica e pubblicizzazione ................................................................................................. 3

3.1 Politica per la qualità ................................................................................................. 3

3.2 Comunicazione interna ............................................................................................... 4

3.3 Comunicazione esterna .............................................................................................. 4

3.4 Informazione sui servizi offerti .................................................................................... 4

4 Punti applicabili ................................................................................................................ 4

5 Analisi di scenario ............................................................................................................ 5

5.1 House providing ........................................................................................................ 5

5.2 Struttura, personale e fornitori .................................................................................... 5

5.3 Redditività ................................................................................................................ 5

6 SWOT Analysis ................................................................................................................. 5

6.1 Valutazione dei rischi ................................................................................................. 6

7 Individuazione degli Stakeholder ....................................................................................... 6

8 Documentazione del sistema Qualità .................................................................................. 7

8.1 Manuale ................................................................................................................... 7

8.2 Procedure della qualità - PSQ ..................................................................................... 7

8.3 Piani per la qualità - PPQ ............................................................................................ 7

8.4 Istruzioni di Lavoro - IL .............................................................................................. 7

8.5 Documenti di registrazione della qualità - DR ............................................................... 7

8.6 Documenti di origine esterna ...................................................................................... 7

9 Gestione dei documenti del SGQ........................................................................................ 8

10 Individuazione dei processi primari ................................................................................. 8

11 Riesame della direzione ................................................................................................. 8

11.1 Generalità ................................................................................................................. 8

11.2 Elementi in ingresso per il riesame .............................................................................. 8

11.3 Elementi in uscita dal riesame..................................................................................... 9

12 Responsabilità, autorità e comunicazione ........................................................................ 9

12.1 Responsabilità ed autorità .......................................................................................... 9

12.2 Definizione ruoli e competenze ................................................................................... 9

13 Risorse umane ............................................................................................................ 10

13.1 Messa a disposizione delle risorse ............................................................................. 10

13.2 Risorse umane ........................................................................................................ 10

13.3 Infrastrutture .......................................................................................................... 12

13.4 Ambiente di lavoro .................................................................................................. 12

14 Allegati ...................................................................................................................... 12


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RAQ DG RAQ 3 di 14 08/08/2017

1 Scopo e oggetto della certificazione

Il presente Manuale ha lo scopo di descrivere i criteri per tenere sotto controllo tutti i processi

(interni ed esterni) che hanno influenza sulla qualità dei servizi, le modalità operative di tipo

generale, le risorse messe a disposizione e le responsabilità inerenti al Sistema di gestione per la

Qualità organizzato ed attivato in conformità ai requisiti della UNI EN ISO 9001:20015 da FIL; in

particolare fornisce le prescrizioni e le indicazioni sull’organizzazione, sulle modalità e sulle

procedure alle quali FIL si attiene nell’erogazione dei servizi per l’impiego e orientamento al lavoro,

al fine di:

Stabilire i ruoli e le responsabilità nell’erogazione dei servizi all’impiego e orientamento al

lavoro definendo e attuando un sistema di gestione per la qualità che consenta di

raggiungere gli obiettivi per la qualità fissati;

Ottenere un governo dei processi tale da consentire un efficace controllo dei servizi offerti

in modo da conseguire e migliorare la soddisfazione dei clienti;

Attivare strumenti di miglioramento continuo attraverso la definizione e la

regolamentazione di azioni preventive e correttive;

Garantire che il sistema di gestione per la qualità sia conforme ai requisiti della UNI EN ISO

9001:2015.

Tutte le prescrizioni contenute nel presente Manuale della Qualità ed in tutti i documenti da esso

richiamati saranno applicate da FIL e quindi verificabili durante le visite ispettive di terza parte.

Il suddetto Sistema di Gestione è rispondente agli obiettivi fissati dalla Direzione per la gestione di

tutte le sue attività per ciascuna fase del processo di erogazione dei servizi.

FIL applica il Sistema di Gestione per la Qualità, descritto nel presente Manuale e nella

documentazione da esso richiamata, a tutte le attività individuate come processi primari nella

sezione 10 del presente Manuale della Qualità.

L’oggetto della certificazione è il seguente:

progettazione ed erogazione dei servizi del Centro per l’impiego”

2 Descrizione dell’organizzazione

L’organizzazione è descritta nello statuto.

3 Politica e pubblicizzazione

FIL assicura efficaci canali di comunicazione rivolti sia all’esterno, sia all’interno per consentire la

maggiore congruenza possibile tra le aspettative dei clienti e il servizio offerto.

3.1 Politica per la qualità

L’organizzazione crede nel principio della condivisione con il personale e si adopera per rendere

partecipi tutti i collaboratori della propria mission, delle proprie modalità operative e dei risultati

raggiunti. Per questo ha messo a punto la propria politica per la qualità contenuta nell’allegato 2 al

presente manuale e l’ha affissa nei locali principali della struttura.


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RAQ DG RAQ 4 di 14 08/08/2017

3.2 Comunicazione interna

FIL ha implementato processi di comunicazione interna, atti alla divulgazione di quanto ritenuto

essenziale per l’applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità e per il raggiungimento della

soddisfazione dei requisiti richiesti dal cliente.

I processi di comunicazione individuati si appoggiano a tre principali mezzi:

Riunioni aziendali indette dalla Direzione, cui partecipano tutti i dipendenti o soltanto alcune

funzioni;

Comunicazioni scritte o verbali di carattere informativo e/o vincolante emessi dalla

Direzione o, previa autorizzazione o delega, dai Responsabili dei servizi e dal RAQ.

Comunicazione attraverso cartelle condivise su server.

Mediante tali supporti i dipendenti dell’azienda sono messi a conoscenza sia della politica per la

qualità aziendale, sia degli obiettivi a carattere generale od operativo volti al raggiungimento degli

obiettivi per la qualità stabiliti dalla Direzione Aziendale. L’azienda, a tutti i suoi livelli, è messa a

conoscenza dell’adeguatezza e dell’efficacia del Sistema di Gestione per la Qualità con periodicità

annuale, mediante sintetico comunicato sui risultati del riesame da parte della Direzione,

contenente inoltre le eventuali modifiche agli obiettivi per la qualità.

I processi di comunicazione di tipo discendente (top-down), sopra descritti, si affiancano a processi

di comunicazione di tipo ascendente (bottom-up), in modo da consentire una piena partecipazione

dei dipendenti alla realizzazione degli obiettivi per la qualità aziendali.

La Direzione incarica il RAQ di raccogliere e valutare eventuali richieste o considerazioni inerenti

l’adeguatezza del Sistema di Gestione per la Qualità, le modalità operative necessarie al

soddisfacimento dei requisiti del prodotto, l’adeguatezza delle risorse messe a disposizione per il

raggiungimento degli obiettivi per la qualità e quant’altro possa emergere ai diversi livelli

dell’organizzazione.

Il RAQ provvederà a sottoporre alla Direzione quanto risulti opportuno prendere in considerazione.

La Direzione delibererà in merito alle azioni da intraprendere.

3.3 Comunicazione esterna

Per FIL è fondamentale un continuo feedback con i clienti e per tale motivo attua quanto nelle

proprie possibilità per evadere prontamente ogni richiesta attraverso l’informazione sui servizi e

l’informazione contrattuale.

Inoltre, Fil si è dotata di un sistema di comunicazione esterna che passa attraversa la cura

dell’immagine su web.

3.4 Informazione sui servizi offerti

Le richieste di informazioni sui servizi giunte presso FIL per via telefonica, fax, e-mail, vengono

raccolte e gestite secondo le modalità definite nella PSQ04 “Gestione della Comunicazione e

Reclami”.

Informazioni sulle attività di FIL sono reperibili sul sito www.filprato.it e sul sito

www.centroimpiegoprato.it I siti sono costantemente aggiornati.

4 Punti applicabili

Si intendono applicabili tutti i requisiti delle precedenti norme con la seguente esclusione:

http://www.filprato.it/

http://www.centroimpiegoprato.it/


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RAQ DG RAQ 5 di 14 08/08/2017

UNI EN ISO 9001:2015 8.5.3 “proprietà del cliente” perché l’organizzazione non tratta

prodotti materiali o immateriale di proprietà di terzi.

Relativamente all’attuazione del seguente punto:

UNI EN ISO 9001:2015 7.1.5 “risorse per il monitoraggio e la misurazione”

L’organizzazione non utilizza strumenti fisici di misurazione, tantomeno che necessitano di taratura,

quindi tale punto si applica esclusivamente agli strumenti di misura delle performance (quali ad

esempio i questionari) che saranno soggetti a revisione periodica.

5 Analisi di scenario

5.1 House providing

Fil è una società in house providing strumentale, pertanto la sua azione è orientata alla gestione di

servizi programmati e progettati da altri soggetti decisori, quali: regione, ministero del lavoro e

normative conseguenti.

5.2 Struttura, personale e fornitori

La società si muove in uno scenario determinato da politiche pubbliche e pertanto la stessa

struttura segue procedure definite e determinate dall’ente pubblico.

Il personale è selezionato in base ai regolamenti interni (Codice per la disciplina delle procedure di

ricerca, selezione ed inserimento di personale e per il conferimento di incarichi professionali e

collaborazioni) che devono rispondere al D.Lgs 165/2001 s.m.i.

I fornitori sono selezionati in base a quanto previsto dal D.Lgs. 50/2016 s.m.i. quindi anche

attraverso il mercato elettronico della pubblica amministrazione (Mepa) e le convenzioni attive sulla

piattaforma Consip S.p.a.- www.acquistinretepa.it . La società si è inoltre dotata di un proprio albo

fornitori.

5.3 Redditività

Gli scenari esposti precedentemente, orientano le politiche economico-finanziarie della società.

Pertanto, la buona gestione della società non è monitorata con il criterio della redditività, ma

attraverso gli indicatori del margine operativo lordo e dell’utile di esercizio, che ci si aspetta siano

sempre positivi.

6 SWOT Analysis

Analisi SWOT Qualità utili al conseguimento

degli obiettivi

Qualità dannose al conseguimento degli

obiettivi

Elementi interni

(riconosciuti come

costitutivi

dell'organizzazione

da analizzare)

Professionalità interna Motivazione del personale

Elementi esterni

(riconosciuti nel

contesto

dell'organizzazione

da analizzare)

Cliente-proprietario

Operare in un quasi-mercato

Unicità del cliente

Dipendenza da scelte di programmazione

degli entri soci


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RAQ DG RAQ 6 di 14 08/08/2017

6.1 Valutazione dei rischi

L’organizzazione effettua la valutazione dei rischi che potrebbero portare ad effetti indesiderati

(danni) in quattro direzioni:

1. Salute e Sicurezza sui Luoghi di Lavoro, contenuta all’interno del Documento di Valutazione

dei Rischi ai sensi del D.Lgs. 81/2008

2. Responsabilità dell’organizzazione per il comportamento dei suoi membri, contenuta nella

sezione dedicata al modello adottato da FIL ai sensi del D.lgs. 231/2001

3. Ai sensi della D.lgs. 175/2016 “Testo unico in materia di società a partecipazione pubblica”

contenuta nella relazione annuale di bilancio.

4. Relativa all’attività d’impresa, in allegato al presente manuale e descritta dalla procedura

PSQE01

La valutazione dei rischi è riportata nell’allegato 5 al presente manuale.

7 Individuazione degli Stakeholder

L’organizzazione ha individuato i portatori di interesse e le relative aspettative come descritti nella

tabella seguente.

Stakeholder Aspettative

Soci

Strutturare un sistema di servizi per l’impiego che durino

nel tempo e che non creino disagi alla popolazione in età

lavorativa.

Mantenimento del fatturato medio superiore ad un

milione di euro.

Contenimento dei costi di funzionamento.

Associazioni di categoria Gestione efficace del mercato del lavoro locale tramite

interventi immediati di politiche attive del lavoro.

Istituzioni

Gestione efficace del mercato del lavoro locale tramite

interventi immediati di politiche attive del lavoro.

Relazionare i servizi per l’impiego con le politiche sociali

locali.

Utenti dei servizi

Opportunità occupazionali

Servizi efficienti

Fornitori

Puntualità dei pagamenti

Snellezza amministrativa

Interfaccia semplice con la struttura


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RAQ DG RAQ 7 di 14 08/08/2017

8 Documentazione del sistema Qualità

La documentazione del SGQ è costituita secondo una struttura a piramide con questo manuale (e i

relativi allegati), le procedure, i piani per la qualità, le istruzioni lavoro (se necessarie) e altri

documenti di supporto ai processi (modulistica e documenti controllati in genere).

L’elenco completo della documentazione di FIL è contenuta nel DR01

8.1 Manuale

Rappresenta il vertice della piramide della documentazione e affronta i seguenti temi:

il campo di applicazione del SGQ

la politica per la qualità con le modalità di comunicazione e pubblicizzazione

i processi primari e la pianificazione delle azioni principali.

L’organizzazione e contesto (con riferimento allo statuto si descrivono l’organizzazione e le

sue finalità), si analizza lo scenario in cui opera individuando rischi, minacce, opportunità e

punti di forza (SWOT Analysis) e si individuano gli stakeholder e le loro aspettative.

Valutazione dei rischi

8.2 Procedure della qualità - PSQ

Le procedure illustrano i processi che caratterizzano l’attività di FIL, evidenziando le 3 W (chi, cosa,

quando).

8.3 Piani per la qualità - PPQ

Per migliorare la gestione di eventi particolarmente complessi potranno essere realizzati specifici

PPQ - Piani per la Qualità che garantiscano un adeguato monitoraggio degli elementi qualitativi

normalmente previsti nel SGQ e/o quelli non previsti ma espressamente richiesti nel caso in

questione. Nello specifico PPQ saranno individuati in modo univoco tutti i requisiti qualitativi per la

conforme gestione, controllo e verifica. In sostanza ciascun PPQ diventerà una specie di piccolo

sistema di gestione per la qualità relativo al singolo progetto. In esso dovranno quindi essere

chiaramente individuate le responsabilità attinenti a ciascuna fase di lavoro, le modalità con cui le

funzioni medesime si interfacceranno tra loro, i tempi della realizzazione, i documenti di supporto e

registrazione, i metodi per la misura della conformità e soprattutto della soddisfazione del cliente.

8.4 Istruzioni di Lavoro - IL

Le IL sono documenti a carattere operativo, richiamati dalle PSQ, resi disponibili sul luogo di lavoro

e ovunque si possa manifestare la necessità di un documento di supporto (preciso ma essenziale)

per l'esecuzione conforme delle singole attività di lavoro.

8.5 Documenti di registrazione della qualità - DR

I DR sono documenti che consentono di dare alle parti interessate evidenza oggettiva sulla corretta

implementazione e attuazione del SGQ. Si tratta di documenti di varia origine (verbali, fogli per la

raccolta dati, modulistica, etc.) che vengono impiegati e conservati con specifiche modalità.

8.6 Documenti di origine esterna

Sono i documenti non originati dal FIL ma che costituiscono per FIL un riferimento cogente (i.e.

regolamenti regionali) o ad adesione volontaria (buone prassi).

Le modalità di gestione dei documenti di origine esterna sono dettagliate nella procedura PSQ02

“Tenuta sotto controllo dei documenti di origine esterna”.


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RAQ DG RAQ 8 di 14 08/08/2017

9 Gestione dei documenti del SGQ

L’emissione, la modifica, la distribuzione e la conservazione di un qualsiasi documento del SGQ

avvengono come descritto nella procedura 01.

10 Individuazione dei processi primari

L’organizzazione ha individuato i seguenti processi primari:

Processo PSQ di riferimento

Progettazione ed erogazione

di servizi per l’impiego e

l’orientamento al lavoro

PSQ07 erogazione del servizio accoglienza

PSQ08 erogazione del servizio orientamento

PSQ09 erogazione del servizio mediazione - incontro

domanda offerta

PSQ10 erogazione del servizio di collocamento mirato

PSQ11 erogazione del servizio diritto dovere all'istruzione

e alla formazione

PSQ12 erogazione del servizio sportello tirocini

PSQ14 controllo di gestione e rendicontazione di attività

orientative/formative finanziate con fondi pubblici

A questi si affiancano i processi di supporto che influenzano in maniera significativa la qualità. Un

elenco completo delle procedure è contenuto nel DR01

11 Riesame della direzione

La Direzione di FIL ha stabilito l’effettuazione di riesami periodici, al fine di verificare l’efficacia e

l’efficienza del Sistema di Gestione per la Qualità aziendale e di valutare le prestazioni aziendali nel

contesto degli aspetti economico-finanziari e di mercato.

11.1 Generalità

La Direzione verifica l’idoneità, l’adeguatezza e l’efficacia del Sistema di Gestione per la Qualità

aziendale, nonché il raggiungimento degli obiettivi per la qualità prefissati, attraverso attività di

riesame periodico con frequenza minima annuale.

Tale riesame comprende inoltre la valutazione delle opportunità per il miglioramento e delle

esigenze di modifiche del Sistema di Gestione per la Qualità, compresi la politica e gli obiettivi per

la qualità.

I risultati emersi dal riesame sono riportati in un apposito documento denominato “Rapporto di

riesame della Direzione”, firmato dal Direttore. In tale documento è riportato anche il nuovo piano

annuale di miglioramento. Il “Rapporto di riesame della Direzione” è conservato secondo le

modalità espresse nella relativa procedura documentata.

11.2 Elementi in ingresso per il riesame

Il riesame è eseguito dalla Direzione e si basa sull’analisi sistematica di informazioni relative agli

aspetti attinenti il Sistema di Gestione per la Qualità:

Risultati delle visite ispettive interne e raccomandazioni per il miglioramento derivanti dalle

verifiche ispettive esterne


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RAQ DG RAQ 9 di 14 08/08/2017

Segnalazioni e reclami dei clienti e loro eventuali verifiche o, comunque, qualsiasi

informazione significativa di ritorno dal cliente, compresi i questionari di soddisfazione del

cliente ed il monitoraggio delle procedure di reclamo avviate dal cliente

Non Conformità interne e dei dati relativi alla conformità dei servizi ai requisiti del cliente

Azioni correttive e preventive e loro stato

Risultati derivanti dai programmi annuali per la qualità e dalle azioni intraprese a seguito

dei precedenti riesami

Richieste di modifiche alla struttura organizzativa dell’azienda, alle strategie od a

quant’altro potrebbe avere effetto sul Sistema di Gestione per la Qualità

Rapporti periodici sullo stato della qualità

Nuove opportunità di miglioramento

Valutazioni delle prestazioni dei fornitori e loro qualificazione

Risultati economici e di gestione

11.3 Elementi in uscita dal riesame

Gli elementi in uscita dal riesame sono documentati nel “Rapporto di riesame della Direzione”, che

comprende le decisioni e le azioni stabilite dalla Direzione sulla base degli aspetti e delle

informazioni presi in esame. Il “Rapporto di riesame della Direzione” comprende la sintetica

elencazione delle decisioni e delle azioni volte al miglioramento dell’efficacia del Sistema di

Gestione per la Qualità e dei processi aziendali ed al miglioramento dei propri prodotti e servizi in

relazione ai requisiti espressi dai clienti.

Il rapporto contiene, inoltre, quanto stabilito relativamente al fabbisogno di risorse, sia strutturali

che umane. Qualora il piano di formazione non fosse stato ancora predisposto alla data del

riesame da parte della Direzione, le decisioni e le azioni stabilite in tale sede in materia di risorse

umane costituiscono la base su cui costruire il piano di formazione.

In Occasione del riesame vengono rivisti anche:

La politica per la qualità

I requisiti dell’organizzazione (infrastrutture e personale)

Analisi di scenario

SWOT Analysis

Valutazione dei rischi

Individuazione degli Stakeholder e delle loro aspettative

Le modalità operative dell’organizzazione

12 Responsabilità, autorità e comunicazione

12.1 Responsabilità ed autorità

Responsabilità ed autorità della società sono dichiarate nello statuto e sono graficamente

rappresentate nell’organigramma in allegato 3 al presente manuale.

12.2 Definizione ruoli e competenze

Con riferimento all’organigramma di FIL, sono state individuate le funzioni riportate nel

mansionario in allegato 4 al presente manuale.


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RAQ DG RAQ 10 di 14 08/08/2017

13 Risorse umane

13.1 Messa a disposizione delle risorse

FIL mette a disposizione risorse materiali ed umane necessarie a ottenere la soddisfazione dei

clienti e ad attuare e migliorare i propri processi. In particolare, riguardo alla necessità di attuare,

tenere aggiornato e migliorare in modo continuo l’efficacia del Sistema di Gestione per la Qualità,

l’azienda predispone:

Le infrastrutture, l'ambiente di lavoro e le risorse umane con le modalità descritte nei successivi paragrafi 13.2 e 13.3;

Le modifiche alle risorse evidenziate come necessarie a seguito dei Riesami del Sistema di Gestione per la Qualità.

Per l’esigenza di accrescere la soddisfazione del cliente, ottemperando ai suoi requisiti, l’azienda

opera valutando le necessità scaturite dal riesame dei requisiti relativi ai prodotti e ai servizi offerti,

dall’analisi dei questionari di soddisfazione del cliente, da altre eventuali richieste interne e

mettendo a disposizione le risorse.

13.2 Risorse umane

Il personale operante in FIL deve essere competente per la mansione svolta sulla base di un

adeguato grado di istruzione, addestramento, abilità ed esperienza.

13.2.1 Generalità

L’operatore dell’amministrazione e personale è responsabile della compilazione e

dell’aggiornamento di schede del personale (DR08 “Scheda Nominativa”) sulle quali è riportato,

accanto al nome della persona, l’area di appartenenza, la mansione ricoperta all’interno dell’area,

la scolarità e le esperienze professionali maturate. Alla scheda è allegato il curriculum vitae et

studiorum aggiornato almeno annualmente.

I requisiti minimi di idoneità ed i tempi tecnici necessari alla formazione del personale per le

singole mansioni aziendali sono stabiliti e approvati dalla Direzione , in collaborazione con il Raq e

il Responsabile della funzione interessata, formalizzati nel DR09 “Requisiti minimi di idoneità e

periodi di affiancamento”. Tali requisiti costituiscono la specifica di riferimento sulla quale calibrare

le attività di addestramento.

Al personale viene assegnata una determinata mansione aziendale solo dopo che ha ricevuto un

addestramento sufficiente a permettergli il corretto svolgimento delle attività legate alla mansione

e dopo che la competenza è stata valutata da un suo responsabile di funzione.

13.2.2 Competenza, consapevolezza e addestramento

L’azienda riconosce l’importanza, per una corretta ed efficace applicazione del Sistema di Gestione

per la Qualità e per il continuativo perseguimento degli obiettivi per la qualità aziendali, di

assicurare adeguata competenza, consapevolezza ed addestramento al proprio personale

dipendente. L’idoneità del personale a svolgere le mansioni previste dal Sistema di Gestione per la

Qualità di FIL è garantita mediante:

Soddisfacimento dei requisiti minimi di idoneità individuati come rilevanti per la mansione da ricoprire;

Attività di formazione e addestramento volta a conferire i requisiti, le conoscenze e le competenze necessarie ad un corretto svolgimento delle mansioni assegnate.


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RAQ DG RAQ 11 di 14 08/08/2017

Il personale è consapevole della rilevanza delle attività che esso svolge all'interno dell'azienda;

tutte le funzioni sono messe a conoscenza del mansionario, dell’organigramma, dei risultati delle

verifiche ispettive e degli obiettivi da perseguire, espressi nel “Piano di miglioramento” compilato

annualmente. L’azienda predispone, inoltre, quanto necessario, in termini di interventi formativi

e/o informativi, per assicurare adeguata consapevolezza al proprio personale.

La documentazione relativa agli interventi formativi e le altre registrazioni riguardanti la gestione

delle risorse umane sono gestite in accordo con quanto descritto nel Capitolo 8 del presente

Manuale della Qualità e nei documenti da esso richiamati.

13.2.3 Rilevazione delle esigenze formative

Le attività di formazione del personale si rendono obbligatoriamente necessarie nei seguenti casi:

- Assunzione di nuovo personale;

- Assegnazione ad altre mansioni di personale già operante in azienda;

- Acquisizione di metodologie diverse da quelle già in uso;

- Necessità di ampliare le conoscenze relativamente ad alcuni argomenti specifici di particolare interesse aziendale;

- Rilevazione di gravi carenze circa la conoscenza del Sistema Qualità, evidenziate nel corso di Verifiche ispettive interne.

Le esigenze formative di F.I.L. non sono definite all’inizio dell’anno ma in itinere e derivanti dalla

collaborazione fra i dipendenti e pertanto in costante formazione. Nel caso in cui si notino difficoltà

di azione si interviene, ad hoc, con la formazione organizzata.

La formazione, sia nel caso di neoassunti che nel caso di cambio di mansione, avviene

essenzialmente per affiancamento a personale esperto presente in azienda. L’attività di formazione

è altamente razionalizzata grazie alle scelte strategiche che la Direzione mette in atto al momento

dell’assunzione di nuovo personale.

L’assunzione di personale avviene nel rispetto della normativa vigente in materia di rapporti di

lavoro come da “Codice per la disciplina delle procedure di ricerca, selezione ed inserimento di

personale e per il conferimento di incarichi professionali e collaborazioni”.

13.2.4 Pianificazione ed attuazione dell'addestramento - Formazione permanente

1. La società fa riferimento alla formazione professionale continua come scelta qualificante della

politica delle risorse umane. Le attività saranno pianificate dalla Direzione secondo le necessità che

emergono nell’anno in corso.

2. Al fine di conseguire una gestione delle risorse umane improntata a principi di valorizzazione,

efficienza ed efficacia, nonché in un’ ottica di continuo miglioramento del rapporto con il

cliente/utente e della sua soddisfazione, la Società, nella persona del Direttore nel corso dell’anno,

definisce i percorsi formativi necessari al momento per il personale, utilizzando allo scopo tutti i

possibili finanziamenti disponibili a livello comunitario, nazionale, regionale e provinciale e

utilizzando, se possibile, le convenzioni con le Università, gli Istituti di ricerca e le Associazioni

datoriali di appartenenza.

3. I percorsi formativi sono definiti dalla Direzione e, qualora ce ne fosse la necessità, con la RSU:

Essi sono finalizzati al miglioramento delle capacità professionali delle risorse umane, allo sviluppo


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RAQ DG RAQ 12 di 14 08/08/2017

delle loro competenze in un periodo stabilito e al perseguimento di specifici comportamenti

organizzativi.

4. Gli interventi formativi, i contenuti erogati ed i periodi in cui vengono effettuati sono registrati

sul DR12 “Scheda corso”. I documenti coinvolti sono archiviati sotto la responsabilità del

Responsabile Amministrazione e Personale secondo quanto previsto dalla PSQ01.

13.3 Infrastrutture

FIL per lo svolgimento delle proprie attività è dotata di locali adibiti alle seguenti attività:

- Locali uso ufficio per le attività di gestione dei processi aziendali;

- Locali uso ufficio per le attività al pubblico;

- Ufficio Direzione;

- Sala riunioni;

- Magazzino.

La società è ubicata nel sito di via Galcianese, 20/L Prato.

FIL per l’impiego per lo svolgimento delle proprie attività oggetto di certificazione, non necessita di

particolari dotazioni tecnologiche, se non quelle informatiche.

Le attrezzature elettroniche e le apparecchiature utilizzate come supporto per l’erogazione dei corsi

di formazione sono elencate nel DR14 “Elenco Strumenti”. Ogni strumento presente in elenco deve

essere corredato dal DR13 “Scheda Strumento” in cui sono riportate le informazioni relative

all’anagrafica dello strumento, le modalità di utilizzo e di manutenzione. Tale modulo deve essere

aggiornato a seguito di controlli annuali in cui il responsabile deve verificare il corretto

funzionamento dello strumento e riportare l’esito e la data degli interventi manutentivi ordinari e

straordinari. Le attrezzature informatiche hardware e software presenti in azienda sono elencate

nel DR15 “Elenco prodotti informatici”, in cui si tiene traccia del loro aggiornamento e della loro

adeguatezza alle esigenze di gestione dell'azienda. I suddetti mezzi di produzione sono conformi

alle norme di sicurezza e prevenzione infortuni vigenti (D.Lgs 81/2008 e leggi collegate).

I mezzi di produzione sono utilizzati nelle capacità e nei limiti per essi definiti e forniti dal

costruttore, corredati dei relativi documenti d’uso.

Per lo svolgimento dei corsi di formazione ci si avvale delle strutture presenti in FIL.

Per tutti i mezzi utilizzati il Responsabile logistica provvede a far effettuare da ditte esterne le

necessarie operazioni di manutenzione.

13.4 Ambiente di lavoro

FIL utilizza un ambiente di lavoro confortevole mediante l’uso di un adeguato sistema di

riscaldamento per i periodi invernali e di un sistema di condizionamento per i periodi estivi. Le

postazioni di lavoro sono studiate in modo tale da godere di adeguata illuminazione. I personal

computer, le scrivanie e le sedie sono disposti in maniera da consentire posture ergonomicamente

corrette. Le prescrizioni relative alla sicurezza e all’igiene del lavoro definite dal D.lgs 81/2008 sono

rispettate per le parti applicabili, tenuto conto della natura e delle dimensioni di FIL.

14 Allegati

1. Acronimi e terminologia

2. Politica

3. Organigramma

4. Mansionario


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RAQ DG RAQ 13 di 14 08/08/2017

5. Valutazione dei rischi

Manuale della Qualità- Allegato 1

Termini e definizioni

Rev. 1

Data 08/08/2017

Pagina 1 di 3

Matrice delle revisioni

N° Rev. Data Descrizione della modifica Redatto Verificato Approvato

Rev. 01 08/08/2017 Prima emissione RAQ RAQ DIR



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Nella terminologia utilizzata nel presente Manuale della Qualità si applicano i termini e le definizioni riportati nella norma UNI EN ISO 9000:2015. Dove le definizioni della UNI EN ISO 9001:2015 e del Sistema di Gestione della Qualità di FIL differiscono, si devono applicare le definizioni del presente Allegato 1.

Cliente: Organizzazione o persona che riceve un servizio-prodotto Nel contesto al quale il presente Manuale si riferisce, si intenderà per cliente: organizzazione o persona che usufruisce dei servizi di politica attiva del lavoro offerti da FIL.

Utenti: Fruitori dei servizi di politiche attive del lavoro organizzate da FIL - Centro per l’impiego

Commessa: contratti affidati dagli Enti soci o attivati con altri Enti pubblici che prevedono la fornitura di uno specifico sevizio utilizzando una quantità ben determinata di risorse

Matricola: Linea di finanziamento che indica l’ammontare dello stanziamento che la Provincia destina alle attività demandate a FIL tramite il Centro per l’Impiego. In ciascuna matricola sono definiti tempi di scadenza, tipologia di utenza di riferimento e le attività da sviluppare.

Ente Gestore: Con tale termine si fa riferimento alla Provincia, Regione o alla Comunità Europea quali committenti di servizi finanziati dal FSE

Organizzazione: Insieme di persone e di mezzi, con definite responsabilità, autorità e interrelazioni

Fornitore: Organizzazione o persona che fornisce un prodotto o servizio

Prodotto/Servizio: Risultato di un processo

Processo: Insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in entrata in elementi in uscita

Progetto: Processo a sé stante che consiste in un insieme di attività coordinate e tenute sotto controllo, con date di inizio e fine, intrapreso per realizzare un obiettivo conforme a specifici requisiti, ivi inclusi i limiti di tempo, di costi e di risorse

Requisito: Esigenza o aspettativa che può essere espressa, generalmente implicita o cogente

Difetto: mancato soddisfacimento di un requisito attinente un’utilizzazione prevista o specificata

Non conformità: Mancato soddisfacimento di un requisito



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Interfaccia: Confine delle responsabilità e competenze attraverso cui passano le linee di comunicazione tra due unità organizzative che prestano la propria opera nello svolgimento di attività rivolte allo stesso fine

Qualifica del personale: Competenze, caratteristiche e/o abilità raggiunte con l'addestramento e/o con l'esperienza, verificate a fronte di prescrizioni stabilite o mediante prove, tali da mettere in grado una persona di svolgere le funzioni assegnategli

3.1.1 – Abbreviazioni ricorrenti

Si riportano le abbreviazioni più frequenti impiegate nel presente manuale.

FIL: Formazione Innovazione Lavoro S.r.l.

SGQ: Sistema di Gestione per la Qualità

MQ: Manuale della Qualità

PR: Procedura gestionale per la Qualità

IST: Istruzione Operativa

VI: Verifica Ispettiva

NC: Non Conformità

RNC: Rapporto di Non Conformità

Per chiarezza si elencano inoltre le sigle adottate nel presente Manuale per identificare i responsabili delle diverse attività.

DIR: Direzione

RAQ: Responsabile Assicurazione Qualità

RAmm: Responsabile Amministrazione

RC: Responsabile Commessa

Si elencano inoltre le sigle adottate da FIL per identificare le tipologie di finanziamento delle attività di orientamento e formazione professionale

FSE: Fondo Sociale Europeo

Si elencano inoltre le sigle adottate da CI per identificare le tipologie di servizio:

IDOL:Incontro Domanda Offerta di Lavoro


Politica per la Qualità

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Politica per la qualità

FIL è stata costituita per il perseguimento delle finalità degli Enti soci, in particolare per lo sviluppo economico e civile delle comunità locali amministrate attraverso la promozione dell’esercizio del diritto al lavoro.

La società ha per oggetto la produzione di beni ovvero l’erogazione di servizi strumentali allo svolgimento di funzioni degli Enti pubblici stessi, più specificamente l’ erogazione dei servizi di orientamento, accompagnamento, inserimento e mantenimento del lavoro degli utenti del Centro per l’impiego.

Collaborando nelle sue attività con numerosi soggetti sia privati che pubblici, si manifesta l'esigenza di dotare l'azienda di un sistema di gestione competitivo che consenta di fornire i propri servizi in maniera sempre più efficace ed efficiente. La Direzione individua nell'adeguamento dal proprio Sistema di Gestione per la Qualità ai requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2015 lo strumento privilegiato per il raggiungimento dei propri obiettivi e per il conseguimento dell'efficienza di gestione.

La Direzione in tale ottica pone per l'azienda i seguenti obiettivi ed indirizzi di carattere generale:

- Dotarsi di un Sistema di Gestione per la Qualità secondo la norma UNI EN ISO 9001:2015

- Migliorare l’organizzazione interna e le modalità di gestione di progettazione ed erogazione dei servizi di orientamento, accompagnamento, inserimento e mantenimento del lavoro degli utenti del Centro per l’impiego.

Le azioni volte al raggiungimento degli obiettivi per la qualità, gli indicatori e le modalità di monitoraggio del raggiungimento degli stessi sono dettagliati annualmente nel Piano di Miglioramento emesso dalla direzione in sede di Riesame.

*****

La Direzione dell’Azienda si impegna ad adottare le seguenti linee di azione per assicurare che la Politica per la Qualità sia diffusa a tutti i livelli e per garantirne comprensione, applicazione ed aggiornamento adeguati:

- Definizione delle responsabilità per ogni funzione aziendale;

- Approntamento di un programma di valutazione e di selezione dei fornitori;

- Definizione delle tipologie dei controlli da applicare ai processi e ai servizi realizzati;



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- Monitoraggio della soddisfazione dei propri clienti ed analisi delle attese e delle esigenze dei clienti attuali e potenziali;

- Formazione specifica del personale, per facilitare la comprensione e la corretta applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità in azienda con particolare attenzione a quello di nuova assunzione;

- Pianificazione e cura dell’aggiornamento professionale del personale dipendente in relazione alle esigenze emergenti;

La Direzione si impegna al perseguimento della soddisfazione del cliente e dei requisiti da esso richiesti e del miglioramento continuo dell’efficacia del Sistema di Gestione per la Qualità, individuando in tale obiettivo uno dei mezzi più efficaci per la realizzazione della strategia aziendale di consolidamento della propria posizione di azienda fornitrice di prodotti e servizi tecnologicamente avanzati.

Si ribadisce l'impegno della Direzione a mettere a disposizione tutte le risorse necessarie, nell'ambito delle disponibilità di bilancio, al conseguimento degli obiettivi strategici individuati.

La Direzione invita fermamente tutto il personale a collaborare all’impegno per la qualità che l’azienda assume verso il cliente e verso tutte le parti interessate, assumendo in prima persona il ruolo di promotrice e di guida nel perseguimento degli obiettivi aziendali.

Il Direttore

(Michele Del Campo)

Rev. 19 del 21 05.2018 Michele Del Campo Direttore di FIL srl

Organigramma

Amministratore unico

Servizio Informazione/Accoglienza/Orient

amento

Servizio Diritto/Dovere

Giovanisì

Servizio Tirocini Servizio IDOL /

MKT territoriale

Valutazione – Validazione - certificazione

Collocamento mirato e

svantaggiati Servizi vari

Responsabile anticorruzione

Segreteria generale – assistenza direzionale – amministrazione -

rendicontazione - controllo - acquisti

Sistema informativo - Trasparenza

Gare – Qualità – Accreditamenti - DPO

Logistica - Sicurezza

Organismo di Vigilanza

Direttore

Coordinatori - Operatori - Tutor - Orientatori - formatori Coordinatori - Operatori - Tutor - Orientatori - formatori

Manuale della Qualità - Allegato 4 Mansionario Rev. 1

Data 08/08/2017



Rev. 01 Prima emissione RAQ RAQ DIR


Data 08/08/2017

Mansionario

DIREZIONE

Compiti, responsabilità ed autorità

Rappresentare legalmente l'azienda come da delega dell’Amministratore Unico

Definire gli obiettivi aziendali e disporre per la loro attuazione

Curare l'immagine aziendale

Curare il continuo adeguamento alle normative delle società partecipate

Coordinare le funzioni aziendali e conferire i necessari livelli di autorità per l'attuazione del

Sistema di Gestione per la Qualità

Destinare le risorse necessarie per l’applicazione e lo sviluppo del Sistema di Gestione per

la Qualità

Definire la Politica per la Qualità

Approvare il manuale della qualità e i documenti del Sistema di Gestione per la Qualità

Definizione delle scelte strategiche da presentare all’Amministratore unico a seguito di

assegnazione di risorse da parte dei soci o di Enti Pubblici

Supervisionare la pianificazione delle risorse e la loro attribuzione secondo una prima

distinzione: direttamente alle commesse e ai vari centri di costo generali.

(…)

Approvazione dei preventivi di dettaglio delle singole commesse elaborati e siglati da

“Responsabili di Commessa”.

Preventivazione dei costi generali di struttura con il concorso della responsabile

amministrativa. (..)

Autorizzazione degli ordini di acquisto.

Gestione del personale (…).

Indirizzo e controllo nella gestione del settore informatico della FIL per quanto riguarda:

server dati, server posta elettronica/internet, aggiornamento antivirus, gestione password

di rete e posta elettronica, problemi sui server, gestione delle copie giornaliere

Firma di tutti i mandati di pagamento.

Partecipazione alle riunioni con l’Amministratore unico.

Relazione con stakeholders (..).

RESPONSABILE ASSICURAZIONE QUALITÀ – ACCREDITAMENTO – PRIVACY

Risponde a: Direzione

Compiti, responsabilità e autorità


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Elaborare e gestire l'aggiornamento del Manuale della Qualità, delle Procedure e Istruzioni

operative e di tutti i documenti necessari per l'implementazione del Sistema di Gestione per

la Qualità in Azienda secondo le norme UNI EN ISO 9001:2015

Promuovere la cultura della qualità in azienda tramite una sistematica azione di

sensibilizzazione e formazione di tutto il personale

Verificare e pianificare la necessità di addestramento del personale in materia di qualità

Eseguire tutte le attività descritte nei documenti del Sistema di Gestione per la Qualità che

ricadono sotto la sua responsabilità

Analizzare sistematicamente i rapporti di Non Conformità al fine di proporre azioni

correttive e preventive, attuandole ove di propria competenza

Definire ed amministrare tutta la documentazione a supporto della propria attività,

assicurando la rintracciabilità di tutte le attività svolte

Archiviare tutta la documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità aziendale

Informare con rapporti annuali la Direzione sullo stato di applicazione del Sistema di

Gestione per la Qualità e sui risultati delle verifiche ispettive interne e sull’andamento delle

Non Conformità

Le stesse funzioni sopra riportate vanno esercitate per gli accreditamenti



Sorvegliare la gestione del sistema della privacy ed esercitare i compiti inerenti il DPO

(Data protection officer)

ASSISTENTE ALLA PREDISPOSIZIONE DI GARE E CONTRATTI E PROCEDURE

AMMINISTRATIVE DERIVANTI DALLA LEGISLAZIONE RIGUARDANTI LE

SOCIETÀ PARTECIPATE



Supporto alla direzione nella definizione, preparazione e gestione delle gare

Supporto alla direzione inerente la normativa sulle società partecipate e relativi

aggiornamenti

Istruttorie di pratiche e procedure amministrative



Archiviare tutta la documentazione di competenza

RESPONSABILE ATTIVITA’ DI SEGRETERIA, RENDICONTAZIONE E

AMMINISTRAZIONE



Data 08/08/2017


Coordina e controlla il lavoro della funzione amministrazione, rendicontazione e segreteria

direzionale

Svolge e/o supervisiona le previste attività di segreteria generale dei rapporti con gli Enti

finanziatori e gli Enti di controllo

Inserisce nel programma di contabilità analitica tutte le commesse acquisite dalla società e

le codifica con codici.

Di concerto con la Direzione, preventiva i costi generali di struttura e di funzionamento e

gestione e provvede al loro monitoraggio e alla loro ripartizione pro-quota fra le singole

commesse. (…)

(…)Affida all’ufficio amministrazione e contabilità i progetti da monitorare sulla base degli

input della direzione e ne coordina il lavoro (…)

Gestisce i rapporti con (…) i soggetti pubblici preposti al controllo della rendicontazione

Gestisce l’attribuzione dei costi generali di struttura e di funzionamento di gestione ”

tramite il programma di contabilità analitica e ordinaria “gamma enterprise” (…)

Si relaziona con i coordinatori dei servizi e/o responsabili di commessa per eventuali

necessità indotte dalle operazioni di rendicontazione e dal loro controllo da parte degli Enti

preposti

Riceve i fascicoli delle commesse rendicontate a stato di avanzamento lavori e a

conclusione (SAL), li consegna in Direzione per la firma e successivamente li fa pervenire al

soggetto finanziatore

-Attribuisce ad ogni singola commessa il costo mensile del personale interno

(………..)

ADDETTA/O ALLA SEGRETERIA SERVIZI TRASVERSALI

AMMINISTRAZIONE/RENDICONTAZIONE

Risponde a: Responsabile di funzione


Riceve le fatture o analoghi documenti pervenuti in sede. Suddivide le fatture relative ai

costi diretti di commessa e quelle relative ai costi generali di struttura.. (…) Protocolla le

fatture (…) Inserisce dati finanziari nei sistemi di controllo

Supporta il responsabile nell’attività di segreteria e rendicontazione quando necessario

Predispone per la rendicontazione i fascicoli contenenti i documenti relativi alle attività (…)

Gestisce, sotto la supervisione del responsabile l’attività di segreteria e di rendicontazione,

il protocollo della posta ricevuta e spedita

Aggiorna sul programma di contabilità analitica i costi maturati

Archivia i documenti di rendicontazione (per esempio time card, registri, schede docenze,

contratti ecc..) Procede alla richiesta delle fatture dei collaboratori e dei fornitori

Procede alla registrazione delle fatture e alla predisposizione dei pagamenti


Data 08/08/2017

Procede alla verifica documentale prima dei pagamenti (es. durc)

Tiene l’archivio dell’albo fornitori

Svolge attività di segreteria generale

Crea il dossier per il rendiconto finale del progetto di servizio

Controlla, raccoglie e ordina i documenti necessari alla rendicontazione dei costi diretti dei

progetti di sua competenza. A tal fine si relaziona opportunamente con il coordinatore del

progetto/servizio e con il Responsabile dell’amministrazione /rendicontazione

Inserisce le fatture da ricevere sul programma di contabilità (…)

Effettuare i pagamenti relativi ai costi diretti di commessa e allegare copia del bonifico.

Aiuta a predispone i dati per l’autocertificazione trimestrale (SAL)

CONTABILE AMMINISTRATIVA CON MANSIONI DI CONCETTO

Risponde a: Direzione e Responsabile di funzione


Si occupa della gestione della contabilità: è responsabile della cassa economale, riceve le

fatture relative ai costi generali di struttura in originale validate e le registra nel programma

di contabilità, registra i documenti con IVA, effettua il controllo periodico dei partitari,

provvede alle scritture di rettifica e assestamento di fine anno. Provvede all’emissione e

registrazione delle fatture di vendita.

Compie tutti gli adempimenti amministrativi previsti per una S.r.l. fino alla stesura della

bozza di bilancio che il consulente presenta all’Amministratore unico.

Ha la responsabilità della gestione di tutte le scadenze mensili, trimestrali, annuali quali:

ritenute IRPEF, contributi INPS, liquidazioni IVA, Collegio Sindacale, stampa libri fiscali e

altri contributi e oneri (sindacati, ente bilaterale, contributi dirigenti, ecc).

Predispone tutta la documentazione necessaria alla stesura della bozza di bilancio

dell’esercizio e la documentazione relativa alla dichiarazione IVA annuale, al Mod. 770, al

Mod. UNICO, al Mod. GLA.

Si occupa della predisposizione, del controllo e dell’invio della certificazione dei compensi

predisposti a collaboratori e allievi.

Cura i rapporti con clienti, fornitori, banche, ufficio entrate, INPS, CCIAA, commercialisti e

sindaci Revisori.

Svolge gli adempimenti relativi all’Amministratore unico: rinnovo delle carica, liquidazione

dei compensi dell’amministratore e attività correlate.

(…) Cura la manutenzione del programma di Home banking.

Registra le fatture di acquisto e tutti i documenti bancari (bonifici o assegni per il

pagamento di fatture o ricevute da collaboratori, fornitori e allievi, registrazioni Mod.F24

per pagamento ritenute IRPEF per collaboratori, dipendenti e allievi e contributi INPS

collaboratori, dipendenti e allievi, bonifici o assegni per il pagamento stipendi personale

dipendenti).


Data 08/08/2017

Supporta la direzione nello svolgimento delle sue attività nella gestione dei rapporti con le

banche

Supporta la direzione negli acquisti di comune accordo con l’assistente alla predisposizione

gare e contratti

Di concerto con il consulente del lavoro svolge le attività di preventivazione, gestione

amministrativa e aggiornamento normativo inerenti il personale interno e dei collaboratori

(a progetto e coordinati e continuativi)

Effettua il pagamento dei costi del personale interno e registra gli estremi del bonifico nel

programma di contabilità.

Su input della direzione predispone e aggiorna periodicamente lo schema di attribuzione del

costo del personale interno alle varie macrovoci previste dal modello di rendicontazione

(……..)

PROGETTISTA



Redige il progetto avvalendosi se necessario dell’aiuto di progettisti esterni per la stesura

della parte contenutistica: gestisce i rapporti con i soggetti che fanno parte del

partenariato, effettua l’analisi dei bisogni, individua le risorse umane, tecnologiche ed

economiche necessarie per svolgere le attività previste dal progetto, definisce obiettivi,

contenuti, metodologie di intervento e di valutazione, procede alla stesura del progetto e

del preventivo secondo le indicazioni ricevute dalla direzione.

Collabora con la direzione nell’individuazione delle risorse umane atte a svolgere il progetto

e attiva il processo di selezione e valutazione delle risorse secondo quanto previsto dal

“Codice per la disciplina delle procedure di ricerca, selezione e reinserimento di personale e

per il conferimento di incarichi professionali e collaborazioni”

(…)

RESPONSABILE DI SERVIZIO/COMMESSA/COORDINATORE



• Controlla il perseguimento degli obiettivi dell’attività che coordina (individuali e di gruppo)

• Coordina le attività dei soggetti che operano nell’ambito del progetto o del servizio

effettuando un lavoro di supervisione e adottando le necessarie misure per risolvere i

problemi metodologici, logistici, organizzativi, che si presentano.

• Coordina l’articolazione, la coerenza metodologica e temporale del progetto.


Data 08/08/2017

• Collabora con gli altri soggetti coinvolti nella gestione delle attività al raggiungimento degli

obiettivi del progetto, al monitoraggio economico-finanziario e dell’andamento delle attività

dei servizi , avvalendosi delle altre figure professionali coinvolte nel progetto/servizio

• Indice e presiede riunioni, ristrette o allargate, ritenute utili per il monitoraggio e

l’orientamento dei vari attori del processo;

• Effettua la valutazione iniziale, intermedia e finale utilizzando strumenti predisposti

dall’organizzazione. Si relaziona, quando necessario per la gestione del progetto, con i

referenti degli Enti finanziatori.

• E’ responsabile della gestione in qualità del progetto/servizio.

TUTOR

Risponde a: Responsabile di progetto/servizio - Coordinatore


• Fornisce informazioni e risolve dubbi e problemi che gli utenti incontrano nella loro fruizione

del servizio, supportandoli nelle difficoltà di ordine organizzativo e di ricerca di informazioni.

Accompagna consapevolmente l’utente in cerca di orientamento dal momento in cui si

rivolge al Centro per l’impiego e soprattutto ad alcuni suoi servizi..

Recepisce e fornisce informazioni e consigli utili per programmare la propria azione;

Favorisce la consapevolezza nella elaborazione di un progetto generale di orientamento;

Assiste gli utenti nella scelta;

Fornisce supporto per la scelta del percorso dell’orientamento o della scelta dei servizi in

contesti individualizzati o di gruppo;

Collabora ad iniziative di orientamento in entrata ed in uscita.

Monitora le specifiche richieste legate a problemi logistici, orientativi, informativi,

amministrativi e di comunicazione;

Monitora l’andamento delle azioni svolte in favore degli utenti attraverso verifiche iniziali,

intermedie e finali

Svolge attività di registrazione e aggiornamento dei dati relativi ai servizi erogati sulle

banche dati, procedendo dove è necessario alla scansione documentale

Svolge attività di ricerca, monitoraggio e verifica di tutti i dati inerenti la procedura attivata

con l’utenza (persone/aziende) e l’ eventuale protocollazione delle pratiche sul sistema

IDOL

Collabora all’elaborazione di strumenti per l’attività orientativa

Raccolta e archiviazione della documentazione dell’utente e del servizio

ADDETTO AI SERVIZI TRASVERSALI AREA INFORMAZIONE

Risponde a: Direzione e responsabile di funzione


Data 08/08/2017


Gestisce il “primo contatto” con l’utente del Centro per l’impiego

Cura il centralino telefonico e il primo rapporto con il cliente/utente informando sui servizi

presenti nella struttura

Aiuta la preparazione delle attività relative ai servizi

Organizza materiali e la modulistica sulle informazioni da dare al pubblico relative ai servizi

Riceve la posta e la protocolla

Riceve i materiali in arrivo ed effettua il controllo formale (…)

Svolge attività di segreteria e inserimento dati in banche dati amministrative

Svolge attività di segreteria generale e amministrativa

Organizza i materiali e la modulistica su: informazioni sui servizi del Centro per l’impiego;

informazioni, sugli altri servizi del territorio; informazioni su altri progetti sia interni sia

esterni al Centro per l’impiego sui temi del lavoro e dell’orientamento

RESPONSABILE DELLA LOGISTICA (…)



Coordina la logistica interna

Prende in custodia i materiali in arrivo ed effettua il controllo formale

Acquisisce gli ordinativi dal responsabile acquisti

(…)Gestisce il carico e scarico materiali utilizzando il programma di gestione magazzino

Gestisce le prenotazioni delle aule e delle attrezzature

Osserva le procedure contenute nei documenti del Sistema di Gestione per la Qualità per le

parti di propria competenza.

RESPONSABILE DEGLI ACQUISTI



Riceve dai coordinatori o dai soggetti deputati, i fabbisogni di acquisti per lo svolgimento

delle attività

Attiva la ricerca sul MEPA e in assenza di prodotti attiva la richiesta preventivi in accordo

con l’assistente alla predisposizione di gare e contratti

Redige e trasmette gli ordini di acquisto approvati riguardanti lo svolgimento delle attività

aziendali dopo aver acquisito i preventivi e valutato con la direzione il miglior prezzo

Acquisisce il Codice Identificativo Gara (CIG)


Data 08/08/2017

Verifica la documentazione per l’affidamento del servizio o l’acquisto di prodotti (DURC,

Tracciabilità)

Invia copia degli ordinativi al Responsabile della logistica e ai rispettivi richiedenti l’ordine

(…)

OPERATORE ACCOGLIENZA - ANAGRAFE

Risponde a: Responsabile del servizio


Svolge attività di presa in carico, iscrizione e controllo ai sensi del D.lgs. 150/2015 e del

D.lgs. 151/2015

Predispone la “micro-organizzazione” per accogliere le richieste degli utenti (informazioni

ed eventuali appuntamenti per l’accesso ai servizi specialistici) sia attraverso il front line

“fisico”, sia attraverso la risposta ad e-

Organizza i materiali e la modulistica informatizzata per la raccolta dei dati sull’utenza

operando sul sistema IDOL della Regione; invia messaggi per rilevare la soddisfazione

dell’utente;

Eroga informazioni sui servizi offerti dal Centro per l’impiego ed eventualmente da altre

strutture

Pianifica con l’utente i percorsi illustrando tempi, opportunità, procedure, eventuali vincoli

Recepisce le richieste dell'utente, ne rileva il tipo di esigenza, individua e propone all'utente

il servizio ritenuto più idoneo; fissa appuntamenti per la fruizione di servizi specialistici

offerti dal Centro per l’impiego

Evidenzia al responsabile del servizio o del Centro per l’impiego eventuali azioni

migliorative.

Elabora eventuali segnalazioni pervenute via e-mail dagli utenti del servizio e le segnala al

Responsabile del servizio

Svolge attività di prima accoglienza degli utenti del Centro per l’impiego, favorendo la

conoscenza e l’accesso ai servizi e fornendo prime informazioni in materia di mercato del

lavoro, professioni, percorsi formativi e occupazionali e sugli strumenti di politica attiva

disponibili nella rete dei servizi per il lavoro.

Supporta e assiste l’utente nell'autoconsultazione dei materiali sia cartacei sia informatici.

OPERATORE DI ORIENTAMENTO I LIVELLO/TUTOR




Data 08/08/2017

• Effettua i primi incontri individuali e/o collettivi con i destinatari del servizio

• Effettua i primi colloqui sviluppando le modalità di case management

• Stipula il Patto di servizio personalizzato, ai sensi del D.Lgs 150/2015, in cui sono definite le

azioni e le misure personalizzate di ricerca attiva di occupazione o di formazione.

• Identifica i bisogni, le aspettative e le caratteristiche dell'utente;

• Svolge l'attività di profiling per individuare il grado di occupabilità;

• In relazione al profiling, definisce il percorso e l'intensità dei servizi a cui destinare l'utente

preso in carico.

• Elabora con l'utente un percorso personalizzato con azioni volte alla ricollocazione, nel

mercato del lavoro, alla professionalizzazione, alla rimotivazione definendo un percorso

d'inserimento o reinserimento nel mondo del lavoro, elaborato in base alle esperienze,

competenze, conoscenze e aspirazioni professionali della persona, tenendo conto anche

della situazione del mercato del lavoro e dell'offerta formativa.

• Evidenzia eventuali interventi al responsabile azioni migliorative

• Elabora eventuali segnalazioni-suggerimenti pervenute dagli utenti del servizio

• Intrattiene contatti con altri soggetti del territorio

• Elabora report

• Implementa il Sistema informativo lavoro IDOL con i dati raccolti durante il colloquio con

l’utente e registrando le azioni svolte.

• Raccoglie e aggiorna la documentazione informativa

OPERATORE DI ORIENTAMENTO DELLE FASCE DEBOLI



All’interno del servizio rivolto in particolare alle categorie svantaggiate ai sensi della L. 68/99, L.

381/91, LR 32/02 art. 17 ter, che necessitano di specifiche azioni di accompagnamento e di

sostegno all’inclusione lavorativa, svolge le seguenti attività:

• Accoglienza, informazione ed orientamento;

• Analisi e valutazione di abilità, capacità, competenze e definizione del percorso individuale

di riqualificazione ed inserimento lavorativo;

• Consulenza individuale per l’accesso a percorsi formativi/professionali personalizzati;

• Consulenza individuale per l’occupabilità e le tecniche di ricerca del lavoro, caratterizzate da

sostegno ed accompagnamento;

• Scouting delle imprese;

• Progettazione e accompagnamento al percorso individuale di inserimento;

• Azioni di tutoraggio, monitoraggio e follow up delle attività.

• Supporto ai datori di lavoro in riferimento alla L.68/99,finalizzata a mediare e a facilitare

l’inserimento lavorativo delle persone con disabilità attraverso attività di sostegno e di

collocamento mirato.


Data 08/08/2017

• Sostegno e collocamento mirato mediante il ricorso a strumenti tecnici e di supporto che

permettono di valutare le persone con disabilità nelle loro capacità lavorative in modo

adeguato rispetto al fine del loro inserimento lavorativo. Tali strumenti tecnici e di supporto

consistono nelle analisi di posti di lavoro, in forme di sostegno, in azioni positive e soluzioni

dei problemi connessi con gli ambienti, gli strumenti e le relazioni interpersonali sui luoghi

di lavoro.

• Cura le istruttorie relative agli obblighi dl L. 68/99.

• Informazione e consulenza specifica ai datori di lavoro in merito alla L.68/99 e nello

specifico:

ricognizione e contatto nei confronti delle aziende in obbligo di assunzione ai sensi

della 68/99;

supporto agli adempimenti delle aziende inerenti la L. 68/99;

individuazione e analisi del fabbisogno professionale delle aziende alla ricerca di

personale disabile da assumere;

analisi organizzativa e di postazione anche tramite visite aziendali;

valutazione dei curricula degli utenti candidati alle offerte di lavoro di aziende soggette

agli obblighi della legge 68/99, che ricercano personale disabile per la copertura delle

quote d’obbligo, per facilitare l’incontro domanda/offerta propria degli obiettivi del

collocamento mirato dei disabili;

predisposizione e assistenza nell'attuazione del progetto di inserimento del lavoratore

disabile.

(..)

OPERATORE DI ORIENTAMENTO DI II LIVELLO



• Opera per progetti personalizzati o collettivi

• Predispone le informazioni per contattare i destinatari degli incontri

• Effettua un attento lavoro di screening presso gli archivi e le banche dati del Centro per

l’impiego i per l’Impiego, per individuare il gruppo di riferimento iniziale per le attività di

orientamento

• Organizza gli spazi in modo idoneo agli incontri di orientamento

• Predispone i materiali informativi del servizio (orari, modalita di partecipazione, etc)

• Predispone le informazioni per promuovere i servizi del Centro per l’impiego verso l’esterno

• Intrattiene contatti con altri soggetti del territorio

• Effettuano colloqui con i destinatari del servizio

• Partendo dalle esperienze compiute e dai progetti professionali dei soggetti destinatari del

servizio, facilita l’approfondimento di alcuni aspetti attitudinali


Data 08/08/2017

• Realizza uno scambio di riflessioni mirato a tracciare un profilo personale, con l'evidenza dei

punti forti e punti deboli dell'utente, che costituisce un utile supporto all’utente per le scelte

in ambito professionale

• Organizza e gestisce incontri con gruppi di utenti omogenei o per il tipo di formazione e/o

per il tipo di attese (ad es. incontri per neo diplomati o neo laureati sulle caratteristiche

delle libere professioni)

• Realizza interviste personalizzate

• Organizza e gestisce incontri di gruppo finalizzati a fronteggiare situazioni inerenti

l’inserimento lavorativo

• Realizza colloqui individuali (i singoli casi sono fortemente caratterizzati)

• Utilizza metodologie quali: colloquio libero, test o forme di interazione di gruppo con

osservatori esterni.

• Fa riconoscere e valorizzare le opportunità concesse agli utenti stessi, che possiedono un

bagaglio di esperienza rilevanti e metterle a frutto per l’inserimento lavorativo

• Elabora eventuali segnalazioni suggerimenti pervenute dagli utenti del servizio

• Lavora in stretto contatto con il servizio Incontro domanda/offerta di lavoro e con il servizio

tirocini

• Verifica la compatibilita del profilo della persona interessata a occupare posizioni in aziende

(candidature) con l’offerta di lavoro e eventualmente indirizzare la persona verso altri

annunci;

• A seconda della specificità della situazione dell'utente, l’operatore di orientamento di II

livello potrà svolgere le seguenti attività:

consulenza di carriera e di opportunità;

consulenza sulle strategie e tecniche di ricerca di lavoro;

bilancio di competenze;

interventi strutturati di counselling e sostegno psicologico;

consulenza all'autoimpiego.

validazione e certificazione delle competenze

OPERATORE PROMOZIONE TIROCINI



• Facilita l’incontro tra le aziende disponibili ad accogliere i tirocinanti e i soggetti interessati a

svolgere l’attività di tirocinio,

• Collabora alla stesura del progetto formativo e supervisiona il corretto svolgimento del

tirocinio stesso

• Informa i potenziali utenti, riguardo alle possibilità di utilizzo dei tirocini;


Data 08/08/2017

• Supporta i disoccupati/inoccupati iscritti ai CPI nella elaborazione del progetto di

inserimento ed eventualmente nella presentazione della candidatura;

• Supporta i soggetti ospitanti nelle procedure di selezione dei candidati;

• Predispone tutti i documenti connessi alla attivazione dei tirocini (convenzione, progetto

formativo …), ivi compresa l'assistenza tecnica ed il supporto ai soggetti ospitanti in merito

agli incentivi economici e correlate procedure di accesso;

• Registra sul Sistema Informativo Lavoro le competenze acquisite dal tirocinante nel Libretto

formativo del cittadino;

• Svolge tutoraggio finalizzato a supportare i soggetti coinvolti nel rapporto di tirocinio per il

corretto svolgimento dello stesso.

OPERATORE “INCONTRO DOMANDA E OFFERTA DI LAVORO”



Il lavoro consiste:

a) in una attività di marketing territoriale.

In questo ambito l’operatore:

• facilita l’incontro tra le aziende e i candidati in cerca di lavoro, contattando aziende che si

prevede avranno bisogni di personale.

• promuove i servizi offerti dai centri per l'impiego per il sistema delle imprese, visitando,

telefonando o scrivendo alle aziende;

• individua e analizza il fabbisogno di professionalità dell'azienda, i fabbisogni formativi, gli

obiettivi di impresa a medio e lungo termine;

• informa su agevolazioni, incentivi e normativa in materia di contratti di lavoro

b) nell’attività di incontro tra la domanda di lavoro espressa dalle imprese e l'offerta di

lavoro da parte delle persone.

In tal senso l’operatore:

• assiste le aziende nella definizione dei profili ricercati ,

• analizza i profili professionali richiesti con l’impresa, definendo i contenuti dell’annuncio di

richiesta di lavoro e individuando i tempi e le modalità operative per ottenere il risultato

• pubblicizza le offerte di lavoro tramite i canali del Centro per l’impiego;

• preseleziona i curricula effettuando - in base i requisiti richiesti dalle aziende - un primo

screening delle candidature pervenute insieme anche agli eventuali profili individuati sia

attraverso interrogazioni del sistema IDOL sia tramite contatti con gli operatori degli altri

servizi,

• affianca le aziende nella fase di selezione


Data 08/08/2017

• preseleziona in presenza i candidati, con l’obiettivo di selezionarne una rosa ristretta da

sottoporre all’azienda.

• aggiorna con la tempistica prevista le bacheche fisiche e informatiche delle offerte di lavoro

• fa manutenzione del database,

• organizza gli spazi in modo idoneo agli

• predispone i materiali informativi del servizio (orari, modalità di partecipazione, etc)

• intrattiene relazioni operative con le strutture e le istituzioni che forniscono le informazioni,

dati, ricerche, etc.

• attiva i contatti con le strutture che forniscono i materiali informativi (Agenzie di

somministrazione e aziende)

• fornisce informazioni aggiuntive circa le posizioni offerte (le informazioni essenziali sono

già

• contenute nell’annuncio pubblicato

• verifica la compatibilità della posizione col profilo della persona interessata a occupare il

posto e eventualmente indirizzare la persona verso altri annunci;

• fornisce nome e indirizzo dell’azienda (avendo effettuato la verifica di compatibilità del

profilo professionale del soggetto richiedente) nel caso in cui, su espressa richiesta

dell'azienda, gli annunci siano esposti in forma anonima

• aggiorna con la tempistica prevista gli annunci eliminando gli annunci scaduti e

pubblicando quelli nuovi.

• aggiorna (con la stessa modalità) eventuali altre bacheche destinate alle iniziative per

l’occupazione promosse da altre strutture, pubbliche e private (per es. agenzie di lavoro

interinale, programmi provinciali di formazione, corsi sulle tecniche di ricerca del lavoro

organizzati, ecc)

• invia alle aziende la rosa dei candidati preselezionati.

• monitora il buon fine del match e rileva il grado di soddisfazione delle aziende e del

cercatore di lavoro

5.5.2 – Rappresentante della Direzione

I compiti, la responsabilità e le autorità previsti dalla norma per il Rappresentante della Direzione,

sono stati assegnati al Direttore secondo quanto di seguito riportato:

Deleghe al Direttore:

• Responsabilità ed autorità di implementare e gestire il Sistema di Gestione per la Qualità,

promuovere la consapevolezza dei requisiti del cliente, promuovere la politica per la qualità,

promuovere la cultura della qualità in azienda, promuovere le attività connesse con lo

sviluppo ed il miglioramento della qualità, nonché promuovere le attività di verifica dello

stato di applicazione e dell’efficacia del Sistema di Gestione per la Qualità.

Il Direttore delega il RAQ per gli aspetti operativi, in particolare:


Data 08/08/2017

• Responsabilità ed autorità per predisporre, mantenere attivo ed aggiornare il Sistema di

Gestione per la Qualità aziendale, redigere e verificare le procedure aziendali, eseguire la

verifiche ispettive interne, relazionare annualmente a Rappresentante della Direzione

sull'andamento della Qualità, verificare la corretta attuazione di tutti i rimanenti strumenti

di autocontrollo (incluse le proposte per il miglioramento).

#. Aspetto Minaccia P M R Azioni per la riduzione del rischio Considerazioni sul rischio

1 Affidamento contratto Ritardo affidamento 4 2 2 Ridotta erogazione dei servizi NON SIGNIFICATIVO

2 Affidamento contratto Insoddisfazione utenti 2 2 4 Rilevamento puntuale della soddisfazione, azioni correttive mirate ACCETTABILE

3 Affidamento contratto Ritardi nell'erogazione del finanziamento 1 2 2 Pianificare la richiesta dei pagamenti NON SIGNIFICATIVO

4 Sicurezza Accadimento di Infortuni a dipendenti o utenti 2 2 4Formazione personale, sistema di prevenzione e protezione dai rischi - vedi Documento di valutazione dei

rischi ai sensi del DLgs. 81/2008ACCETTABILE

5 Formazione personale interno Inadeguatezza delle competenze 1 3 3 Gestione della formazione del personale interno ACCETTABILE

6 Infrastrutture Malfunzionamenti delle attrezzature 2 2 4 Piani di controllo delle attrezzature, contratti di manutenzione ACCETTABILE

7 Infrastrutture Inadeguatezza della sede 1 3 3Monitoraggio soddisfazione utenti, manutenzioni programmate, contratti di servizio per gestione

emergenzeACCETTABILE

8 Amministrazione Oscillazioni degli andamenti dei bilanci 1 3 3 Sistema di budgeting annuale, verifica andamento semestrale, cruscotto di monitoraggio ACCETTABILE

9 Amministrazione Incoerenza o perdita di dati di gestione 1 3 3 Dispositivi di backup ACCETTABILE

10 Amministrazione Episodi di corruzione attiva/passiva 1 4 4Adottato modello 231 per la prevenzione della corruzione e piano triennale di prevenzione della corruzione

(PTPC - Legge 190/2012)ACCETTABILE

11 Data management Perdita di dati informatici 2 3 6 Esistenza di dispositivi di backup ACCETTABILE

PROCEDURA OPERATIVA PSQ01

TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DOCUMENTI DEL SGQ

Rev. 3

Data 09/08/2017

Pagina 1 di 5

COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

..............................................................

FUNZIONE

..............................................................

Rev. 3 09/08/2017 Descrizione della modifica L.M.

RAQ

L.M.

RAQ

M.D.C.

DIR

N° Rev. Data Adeguamento alla UNI EN ISO 9001:2015 Redatto Verificato Approvato

Riferimento al Manuale della Qualità di FIL S.r.l. secondo la norma UNI EN ISO 9001:2015



Rev. 3

Data 09/08/2017

Pagina 2 di 5

INDICE DELLA PROCEDURA

1. SCOPO

2. RESPONSABILITÀ

3. RIFERIMENTI

4. MODALITÀ OPERATIVE

4.1. IDENTIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

4.2. APPROVAZIONE ED EMISSIONE DEI DOCUMENTI

4.3. DISTRIBUZIONE ED ELIMINAZIONE DEI DOCUMENTI SUPERATI

4.4. MODIFICHE AI DOCUMENTI

4.5. ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI

5. MODULISTICA UTILIZZATA



Rev. 3

Data 09/08/2017

Pagina 3 di 5

1. SCOPO

Questo procedura ha lo scopo di descrivere le modalità operative e le responsabilità per:

- L'identificazione dei documenti

- La preparazione e l'approvazione dei documenti prima della loro emissione

- La gestione delle modifiche

- La distribuzione e l'eliminazione dei documenti superati

- L'archiviazione dei documenti

Si applica a tutta la documentazione e rilevanti per il Sistema di Gestione per la Qualità a fronte della norma UNI EN ISO 9001:2015.

2. RESPONSABILITÀ

Direttore, R.A.Q., Responsabili di Area, ciascuno per le parti di propria competenza indicate nella presente procedura ed in tutti i documenti collegati.

3. RIFERIMENTI

UNI EN ISO 9001:2015 Par. 7.5 – informazioni documentate


4.1 IDENTIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

Ciascun documento riporta il numero di revisione, la data di emissione, i responsabili della sua redazione, verifica e approvazione. Nel manuale e nelle procedure, sono riportate, nel frontespizio, le descrizioni sintetiche della modifica apportata e l’indice di revisione.

Sulla prima pagina viene indicato se si tratta di copia controllata, ne viene riportato il numero e la Funzione Aziendale alla quale è assegnato il documento. Queste informazioni sono riportate dal RAQ su ogni copia dei documenti distribuiti internamente o esternamente.

I tipi di documenti presenti all'interno della FIL che definiscono documenti che descrivono il funzionamento del Sistema di Gestione per la Qualità sono riassunti nella seguente tabella:

DOCUMENTO CODICE DI IDENTIFICAZIONE

Manuale della Qualità Nessun codice identificativo

Procedure operative PRxx /MQy.y

Moduli Mod. xx.yy



Rev. 3

Data 09/08/2017

Pagina 4 di 5

In tabella:

xx = numero progressivo del documento

y.y = numero del capitolo del manuale a cui si riferisce il documento richiamato

4.2. APPROVAZIONE ED EMISSIONE DEI DOCUMENTI

L'approvazione di tutti i documenti spetta al Direttore che ne autorizza l'emissione.

La verifica che il documento sia redatto in osservanza con la norma UNI EN ISO 9001:2015 avviene ad opera del RAQ, che deve controllare:

- La completezza dei documenti

- La loro rispondenza ai requisiti richiesti dalla norma

La redazione del documento può avvenire ad opera del RAQ o dei Responsabili delle Funzioni interessate agli argomenti sviluppati nel documento. Le sigle dei responsabili devono comunque figurare su ogni documento emesso.

4.3. DISTRIBUZIONE DEI NUOVI DOCUMENTI ED ELIMINAZIONE DI QUELLI SUPERATI

Il Manuale e gli altri documenti del SGQ sono disponibili sul sistema informatico aziendale; la relativa diffusione è assicurata attraverso la compilazione del DR05 “Lista di distribuzione” riportato in allegato alla presente procedura e gestita per l’aggiornamento dal RAQ. Gli aggiornamenti possono essere comunicati anche solo con comunicazione via posta elettronica oppure utilizzando il modulo cartaceo Modulo comunicazioni DR16 .

Al momento della distribuzione di un nuovo documento il RAQ deve aggiornare:

- Stato di revisione di procedure ed istruzioni (se si tratta di tali documenti) nell’ “Elenco delle procedure del SGQ” DR 60 o Tabella di aggiornamento dello stato delle revisioni del Manuale della Qualità riportata nell’Indice Generale, oppure “Tabella riassuntiva delle registrazioni del Sistema di Gestione per la Qualità” DR02 se si tratta di moduli.

- Tutti i documenti contenuti nella directory “QUALITA” sono da considerarsi con garanzia di aggiornamento; le versioni superate sono nella directory “Documenti superati”, mentre le bozze in fase di elaborazione sono nella directory “Bozze”.

I file della copia superata devono essere spostati dallo stesso RAQ, al momento della consegna della nuova copia, nella directory “Documenti superati”.

Il RAQ ha la facoltà di distribuire all'esterno copie non controllate del Manuale della Qualità previa autorizzazione del Direttore. Tali copie sono contrassegnate con la voce “Copia Non Controllata”.

La copia cartacea dei documenti descrittivi superati viene eliminata a cura dello stesso RAQ.

La modulistica di registrazione è gestita utilizzando una directory contenente tutte le copie master dei documenti utilizzati in azienda che, a cura del RAQ, sono aggiornati sostituendo via via le revisioni aggiornate. Nel documento “Tabella riassuntiva delle registrazioni del Sistema di Gestione per la Qualità” DR02 è riportato lo stato di revisione della modulistica



Rev. 3

Data 09/08/2017

Pagina 5 di 5

esistente. Nel documento “Elenco delle procedure” DR60 è riportato lo stato di revisione delle procedure esistenti.

4.4. MODIFICHE AI DOCUMENTI

Le modifiche sono eseguite, verificate ed approvate dai responsabili della prima emissione. In particolare le modifiche ai documenti (Manuale della Qualità, Procedure) devono essere registrate nello spazio apposito della copertina.

Per facilitare la lettura delle modifiche effettuate, una breve sintesi di queste ultime è riportata sul frontespizio del documento, e queste possono essere riportate in carattere “corsivo” (in caso di aggiunte) e con “[..]” in caso di parti tolte.

4.5. ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI

Una copia completa aggiornata della documentazione del SGQ, compresa la copia master della modulistica in uso, è conservata dal RAQ nell’archivio della Qualità. Il RAQ conserva il modulo di informazione DR05 della distribuzione della documentazione o l’eventuale modulo comunicazioni DR16.


DR02 - Tabella riassuntiva delle registrazioni del SGQ

DR06 – Modulo comunicazioni

DR05 - Lista di distribuzione

DR60 – Elenco delle procedure

PROCEDURA PSQ02

TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA

Rev. 9 Data

09/08/2017

Pagina 1 di 4

COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

..............................................................

FUNZIONE ..............................................................

Rev. 9 09/08/2017 Descrizione della modifica LM

RAQ

LM

RAQ

MD

DIR



PROCEDURA PSQ02


Rev. 9 Data

09/08/2017

Pagina 2 di 4

INDICE DELLA PROCEDURA 1. SCOPO 2. RESPONSABILITÀ 3. RIFERIMENTI 4. MODALITÀ OPERATIVE

4.1. DOCUMENTI DI COMMESSA E POSTA 4.2. DOCUMENTAZIONE NORMATIVA DI RIFERIMENTO 4.3. PUBBLICAZIONI SPECIALISTICHE E BIBILIOTECA


PROCEDURA PSQ02


Rev. 9 Data

09/08/2017

Pagina 3 di 4

1. SCOPO

Questo procedura ha lo scopo di descrivere le modalità operative e le relative responsabilità per la gestione, la distribuzione e l'archiviazione dei documenti di origine esterna.

2. RESPONSABILITÀ

Direttore, Segreteria generale, RAQ, Responsabili di commessa, ciascuno per le parti di propria competenza indicate nel presente procedura ed in tutti i documenti collegati.

3. RIFERIMENTI UNI EN ISO 9001:2015 Par. 7.5.3 – Controllo delle informazioni documentate

4. MODALITÀ OPERATIVE 4.1. DOCUMENTI DI COMMESSA E POSTA

FIL SRL si è dotata di un registro protocollo on line sul sito www.filprato/it/protocollo. Su tale registro viene protocollata la posta in ingresso e in uscita come segue: Tutta la posta in ingresso indirizzata a FIL SRL e in particolare all’Amministratore e al Direttore di FIL SRL deve essere consegnata in originale alla Coordinatrice delle attività di segreteria che provvede a protocollare o a far protocollare dall’addetta i documenti in ordine progressivo sul registro di protocollo on line di FIL SRL. Per quanto riguarda la posta in uscita di FIL SRL il personale interno e gli operatori abilitati protocollano direttamente la documentazione sul registro on line di FIL SRL allegando il file corrispondente. Copia cartacea dei documenti spediti e ricevuti protocollati riguardanti l’attività di FIL SRL viene archiviata nel raccoglitore cartaceo del protocollo della posta di FIL SRL. Il protocollo della corrispondenza in ingresso e in uscita inerente l’attività dei servizi del Centro per l’impiego viene effettuato dagli addetti all’accoglienza, sul registro protocollo on line della Regione Toscana secondo le indicazioni ricevute dalla Regione Toscana stessa. La copia cartacea è archiviata nei fascicoli protocollo in ingresso e protocollo in uscita del servizio accoglienza del Centro per l’impiego. Alcune comunicazioni in uscita legate al servizio Diritto Dovere del Centro per l’impiego vengono protocollate direttamente dal coordinatore del servizio Diritto Dovere abilitato ad hoc che archivia la copia cartacea nel fascicolo presso il servizio. Alcune comunicazioni in ingresso e in uscita del servizio tirocini vengono protocollate direttamente dal servizio sul registro protocollo on line della Regione Toscana secondo le indicazioni ricevute dalla Regione Toscana stessa. Per quanto concerne le e-mail ed i file allegati inviati e ricevuti, questi vengono archiviati dagli interessati. Il RC decide, in base all’importanza della comunicazione, di far protocollare il documento (in tal caso deve essere stampato anche l’allegato).

Non seguono l’iter sopra riportato le seguenti tipologie di documento: - documenti di tipo pubblicitario

PROCEDURA PSQ02


Rev. 9 Data

09/08/2017

Pagina 4 di 4

- documenti non attinenti direttamente alle attività - comunicazioni personali.

FIL SRL è dotata di due indirizzi di posta elettronica certificata pubblicati nella sezione contatti del sito www.filprato.it: [email protected] e [email protected]. Il protocollo della corrispondenza viene conservato per 10 anni.

4.2. DOCUMENTAZIONE NORMATIVA DI RIFERIMENTO

Tutte le norme di riferimento per l’operatività della società si reperiscono on line e all’occorrenza dai siti istituzionali degli Enti programmatori e deliberanti sui temi delle politiche del lavoro.


DR02 – Tabella riassuntiva delle registrazioni del SGQ DR05 – Lista di distribuzione


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


Gestione risorse umane

Rev. 5

Data 09/08/2017

Pagina 1 di 2

COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

..............................................................

FUNZIONE

..............................................................


RAQ

L.M.

RAQ

M.D.C.

DIR




Gestione risorse umane

Rev. 5

Data 09/08/2017

Pagina 2 di 2

La procedura è descritta nel CODICE PER LA DISCIPLINA DELLE PROCEDURE DI

RICERCA, SELEZIONE ED INSERIMENTO DI PERSONALE E PER IL

CONFERIMENTO DI INCARICHI PROFESSIONALI E COLLABORAZIONI della

società

Revisione 20 dicembre 2012

PROCEDURA PSQ04

GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE E DEI RECLAMI

Rev. 4 Data

09/08/2017

Pagina 1 di 5

COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

..............................................................

FUNZIONE

..............................................................

Rev. 4 09/08/2017 Descrizione della modifica L.M

RAQ

L.M.

RAQ

M.D.C.

DIR



PROCEDURA PSQ04


Rev. 4 Data

09/08/2017

Pagina 2 di 5


1. SCOPO

2. RESPONSABILITÀ

3. RIFERIMENTI

4. GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE

4.1. COMUNICAZIONE SUI SERVIZI FIL

4.2. INFORMAZIONE CONTRATTUALE

5. GESTIONE DEI RECLAMI

5.1. RECLAMI VERSO FIL

5.2. INFORMAZIONI DI RITORNO AL CLIENTE

6. DOCUMENTAZIONE UTILIZZATA

PROCEDURA PSQ04


Rev. 4 Data

09/08/2017

Pagina 3 di 5

1. SCOPO

Questa procedura ha lo scopo di definire e documentare le responsabilità e le modalità operative poste in essere da FIL per mantenere efficaci canali di comunicazione con il cliente, sia di tipo informativo/contrattuale, sia relativamente alla gestione dei reclami

2. RESPONSABILITÀ

Direzione, RAQ, Responsabili di Funzione, Centralino: ognuno per le attività di propria competenza identificate nella presente procedura ed in tutti i documenti ad essa collegati.

3. RIFERIMENTI

UNI EN ISO 9001:2015 Par. 8.2 – Requisiti per i prodotti e i servizi

4. GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE

4.1. COMUNICAZIONE SU SERVIZI ED ATTIVITÀ FIL

4.1.1. Informazioni via telefono, fax, e-mail, posta

Le richieste di informazione sui servizi offerti da FIL e sulle attività svolte, che pervengono via telefono, fax o e-mail, sono raccolte dal Centralino, che, nei limiti delle proprie conoscenze, fornisce notizie di carattere generale e quelle di diretta competenza. Alla richiesta di informazioni di competenza di altro ufficio o servizio, il Centralino trasferisce al diretto responsabile la richiesta.

In caso il Responsabile del servizio non fosse presente in azienda o fosse impossibilitato ad accogliere momentaneamente le richieste informative del cliente/utente, il Centralino raccoglie, per i contatti verbali, le informazioni relative al richiedente contenente i dati anagrafici ed il recapito del cliente, la data e l'oggetto della richiesta. Il Centralino provvede a consegnare al più presto al destinatario la nota di contatto, i fax o le e-mail del richiedente.

Il Responsabile del servizio fornisce tutte le informazioni necessarie alla soddisfazione delle richieste e in caso di necessità stabilisce, in accordo con il cliente/utente, le modalità di un incontro di approfondimento con l'eventuale presenza del Direttore.

Se la comunicazione richiede l'invio via fax, e-mail o postale di materiale informativo, quali brochure, calendari attività, articoli etc., il Centralino o il Responsabile del servizio provvedono ad inoltrare quanto richiesto, previa informazione della Direzione.

La corrispondenza in entrata ed in uscita, inviata per posta, fax o e-mail, viene gestita con le modalità indicate nella procedura PSQ02 “Gestione della documentazione di origine esterna”.

4.1.2. Sito internet

FIL ha creato, nel proprio sito internet, lo spazio privilegiato di informazione al cliente/utente. Sul sito www.filprato.it è, infatti, possibile rintracciare informazioni riguardanti localizzazione dell'Azienda, e quant'altro concerne le attività di FIL SRL. La stessa cosa accade per il sito www.centroimpiegoprato.it dove sono pubblicate tutte le informazioni inerenti il servizio lavoro.

http://www.centroimpiegoprato.it/

PROCEDURA PSQ04


Rev. 4 Data

09/08/2017

Pagina 4 di 5

La gestione tecnica dei siti internet è affidata ad un fornitore competente, il quale cura l'aggiornamento delle impostazioni del sito. I contenuti del sito sono approvati dalla Direzione,

5. GESTIONE DEI RECLAMI

5.1. RECLAMI VERSO FIL

I reclami verso FIL sono quelli che riguardano servizi o attività offerti al cliente direttamente o indirettamente. Ogni reclamo pervenuto a FIL è raccolto dal centralino oppure dai RC interessati e trasmesso o comunicato al RAQ che, dopo una prima analisi e dopo aver riportato gli estremi nel modulo “Registro reclami” DR17, propone alla Direzione in quale delle seguenti categorie farlo rientrare:

- Reclami che a seguito di verifica si dimostrano privi di riscontro;

- Reclami che evidenziano un servizio o prestazione non conforme;

- Reclami che evidenziano non conformità del Sistema di Gestione per la Qualità.

Identificato il reclamo come appartenente ad una delle sopraindicate tipologie, il RAQ ne riporta le caratteristiche nel DR17 e procede secondo le seguenti modalità:

- Per i reclami che si dimostrano privi di riscontro, il RAQ provvede comunque direttamente a inviare oppure provvede perché sia inviata dal RC interessato una lettera di spiegazioni al fine di mantenere buoni rapporti con il cliente.

- Per i reclami che evidenziano un servizio o prestazione non conforme, è cura del RAQ inviare direttamente oppure provvedere perché sia inviata dal RC interessato una lettera di scuse e di spiegazione al cliente. Il RAQ deve, inoltre, provvedere ad attivare le procedure di trattamento delle non conformità dal cliente sul prodotto/servizio, come descritto nel Capitolo 8.3 Sez. 8 del Manuale della Qualità e nei documenti ad esso collegati.

- Per i reclami che evidenziano non conformità del sistema di gestione per la qualità, il RAQ provvede ad inviare direttamente oppure provvede perché sia inviata a cura del RC interessato una lettera di scuse e di spiegazioni al cliente, con le modalità descritte per il caso precedente. Il RAQ provvede inoltre ad attivare le procedure previste per il trattamento delle NC sul SGQ con le modalità indicate nel Capitolo 8.3 Sez. 8 del Manuale della Qualità e nei documenti ad esso collegati.

Le lettere di scuse inviate al cliente sono firmate dal RAQ o dal RC interessato, nei casi ritenuti più gravi in sede di valutazione, dalla Direzione.

Il RAQ registra tutti i reclami indirizzati a FIL nel “Registro reclami” DR17, nel quale vengono riportati il numero e la data del reclamo, la fonte e l’oggetto del reclamo, l’indicazione della categoria di reclamo assegnata e la segnalazione del numero dell’eventuale rapporto di Non Conformità aperto a seguito del reclamo. Il registro è consultato periodicamente, con cadenza almeno annuale, dal RAQ che riporta le risultanze di tali analisi nel Rapporto periodico sullo stato della Qualità.

Il “Registro reclami” è archiviato nell’Archivio Qualità senza scadenza.

PROCEDURA PSQ04


Rev. 4 Data

09/08/2017

Pagina 5 di 5

5.2. INFORMAZIONI DI RITORNO AL CLIENTE

Come già evidenziato il RAQ non si limita a gestire internamente il reclamo trattando la NC o aprendo un'Azione Correttiva, ma mantiene con il cliente, quando da questi consentito, un filo diretto tramite la lettera standard di scuse o attraverso una corrispondenza personalizzata che metta a conoscenza il cliente su quanto FIL pianifica e pone in essere per risolvere alla radice la causa generatrice del reclamo.

Riguardo ai reclami provenienti da attività pubblica la Fil si è dotata di quanto previsto dalla legislazione vigente sull’accesso civico, accesso generalizzato, accesso agli atti. Le procedure sono descritte sul sito della FIL nella sezione dedicata alla trasparenza.


DR16 - Modulo comunicazioni

DR17 - Registro reclami


VALUTAZIONE E QUALIFICA DEI FORNITORI

Rev. 7

Data 09/08/2017

Pagina 1 di 4

COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

..............................................................

FUNZIONE

..............................................................


RAQ

L.M.

RAQ

M.D.C.

DIR





Rev. 7

Data 09/08/2017

Pagina 2 di 4


1. SCOPO

2. RESPONSABILITÀ

3. RIFERIMENTI


4.1. PRESCRIZIONE TRANSITORIA

4.2. VALUTAZIONE E QUALIFICA DI NUOVI FORNITORI

4.3. VALUTAZIONE E QUALIFICA DEI FORNITORI MEDIANTE L'ESITO DEL

SERVIZIO FORNITO

5. ELENCO ALLEGATI



Rev. 7

Data 09/08/2017

Pagina 3 di 4

1. SCOPO

Questa procedura ha lo scopo di definire le responsabilità e le modalità operative per mezzo delle quali la FIL si assicura la conformità dei prodotti e servizi acquistati.

2. RESPONSABILITÀ

Direzione, RAQ, Responsabile Amministrazione, Responsabile di Commessa, Addetti: ognuno per le attività di propria competenza identificate nella presente procedura ed in tutti i documenti ad essa collegati.

3. RIFERIMENTI

UNI EN ISO 9001:2015 Par. 8.4 - Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno


4.1. QUALIFICA DEI FORNITORI

L’elenco fornitori qualificati di F.I.L. S.r.l. è costituito dai fornitori iscritti nell’albo fornitori on line della società e nella Long list costituita ai sensi del “codice per la disciplina delle procedure di ricerca, selezione ed inserimento di personale e per il conferimento di incarichi professionali e collaborazioni” e da tutti i fornitori iscritti al Mepa individuati sulla piattaforma Consip S.p.a.- www.acquistinretepa.it.

4.2.1. VALUTAZIONE FORNITORI

F.I.L. S.r.l. effettua annualmente una valutazione dei fornitori attivi (ossia dei fornitori che ha utilizzato) che possono incidere sulle prestazioni

Sono in particolare oggetto di valutazione:

I fornitori, che hanno svolto prestazioni nell’anno e iscritti nell’albo fornitori o sul Mepa per i quali vengono valutati (secondo il DR 33):

Rispetto dei tempi di consegna

Conformità alle specifiche di acquisto (in particolare quelle indicate dal contratto)

Flessibilità nei tempi di pagamento

presenza di NC

I fornitori incaricati nell’anno iscritti Long list per i quali vengono valutati (secondo il DR 35):

Competenze tecniche specifiche (CTP)

Competenze relazionali (CR)

Correttezza procedurale (CP)

presenza di NC



Rev. 7

Data 09/08/2017

Pagina 4 di 4

Il DIR valuta i fornitori ai quali sono state affidate le forniture, tenendo conto delle eventuali Non conformità e Azioni correttive avviate. Al verificarsi di gravi e ripetuti inadempimenti rilevati nelle Non conformità il DIR può escludere il fornitore dalla partecipazione a successive indagini di mercato per l’acquisto di beni e servizi analoghi per un periodo definito ai sensi dell’art. 36 comma a) D.lgs. 50/2016.

5. ELENCO ALLEGATI

DR33 – Valutazione fornitori iscritti nell’Albo e/o sul Mepa

DR35 – Valutazione fornitori iscritti nella Long List

PROCEDURA OPERATIVA

PSQ06

ACQUISTI – CONSEGNA

Rev. 9

Data 01/01/2018

Pagina 1 di 4

COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

..............................................................

FUNZIONE

..............................................................


RAQ

L.M.

RAQ

M.d.C.

DIR

N° Rev. Data Modificata sez. 4 con adeguamento al nuovo Regolamento acquisti

Redatto Verificato Approvato


PROCEDURA OPERATIVA

PSQ06


Rev. 9

Data 01/01/2018

Pagina 2 di 4

Indice della Procedura

1. Scopo

2. Responsabilità

3. Riferimenti

4. Modalità operative

5. Elenco Allegati

PROCEDURA OPERATIVA

PSQ06


Rev. 9

Data 01/01/2018

Pagina 3 di 4

1. Scopo

Questa procedura ha lo scopo di definire le responsabilità e le modalità operative per mezzo delle

quali F.I.L. S.r.l. si assicura l’acquisto di quanto serve alla gestione di F.I.L. S.r.l.

2. Responsabilità

Direzione, Responsabile Acquisti, Responsabile della logistica, Responsabile di Commessa (coordinatori), Staff gare e contratti: ognuno per le attività di propria competenza identificate nella presente procedura ed in tutti i documenti ad essa collegati.

3. Riferimenti

Normativa vigente in materia di appalto smi

UNI EN ISO 9001:2015 Par. 8.4 – Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall'esterno


Per gli acquisti vale come procedura quanto stabilito nel “Regolamento per l’acquisizione di forniture, servizi e lavori (di importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria) Aggiornamento ai sensi del D.Lgs. 50/2016”, approvato con disposizione dell’Amministratore Unico del 20 dicembre 2017 Per gli acquisti effettuati per cassa e fondo economale vale come procedura quanto stabilito nel Regolamento per la gestione della cassa economale revisione del 27 febbraio 2013 Per tutti gli acquisti, salvo quelli effettuati per cassa e fondo economale e per gli incarichi a collaboratori professionali si procede all’acquisizione del CIG. Gestione degli acquisti e del magazzino

Gli ordini del materiale trasversale o inerenti a costi di struttura, cioè quelli non strettamente imputabili a progetti, vanno gestiti dal Responsabile della logistica, onde permettere una gestione oculata del magazzino. Quest’ultimo, seguendo il carico e scarico di materiali, al momento opportuno, procederà alla richiesta del materiale al Responsabile degli acquisti tramite posta elettronica con l’apposito modulo acquisti, evitando che il magazzino rimanga sfornito di beni utili per lo svolgimento del lavoro. Il Responsabile degli acquisti provvederà all’ordine come sopra.

La consegna del materiale deve essere fatta in via Galcianese 20/l, all’attenzione del Responsabile della logistica il quale controllerà la conformità dello stesso apponendo sul documento di accompagnamento data, timbro e firma del controllo effettuato. A seguire, il Responsabile della logistica verificherà la bolla di consegna con l’ordine d’acquisto.

Il Responsabile della logistica prenderà in carico nel “registro di carico e scarico” il materiale arrivato. Tale materiale verrà successivamente scaricato dal registro e consegnato al coordinatore che ne ha fatto richiesta il quale a sua volta provvederà a distribuirlo nel proprio servizio.

Nel caso in cui il materiale non sia conforme quantitativamente e/o qualitativamente a quanto scritto nella bolla di consegna, il Responsabile della logistica potrà accettare parzialmente oppure

PROCEDURA OPERATIVA

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Data 01/01/2018

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non accettare del tutto la consegna del materiale dalla ditta, annotando sulla bolla di consegna la non conformità rilevata e successivamente farà rilevare per mail alla ditta fornitrice il disguido.

Qualora il prodotto o la sua quantità fosse difforme dall’ordine di acquisto, il Responsabile della logistica procederà, tramite pec, a comunicare alla ditta fornitrice la non conformità, sollecitandola a sanare la contestazione.

La comunicazione dovrà essere inviata per conoscenza al Responsabile assicurazione qualità, al Responsabile degli acquisti e al richiedente il materiale.

In assenza del Responsabile il materiale potrà essere consegnato alla portineria che controllerà lo stesso firmando e ritirando il documento di trasporto emesso per la consegna, seguendo tutta la procedura di cui sopra. Il materiale ed il documento di trasporto verranno prese in consegna dal Responsabile della logistica che procederà nei controlli successivi.

Riguardo al materiale che serve per il funzionamento delle macchine a noleggio: il mancato funzionamento della macchina o l’esaurimento del materiale di funzionamento va fatto rilevare con anticipo al Responsabile della logistica che si attiverà con il fornitore del servizio.

La documentazione in possesso al Responsabile della logistica, sarà consegnata entro 15 giorni alla Responsabile degli acquisti che provvederà all’archiviazione in amministrazione.

5. Elenco Allegati 1. DR 43 – Modulo per ordine 2. DR 54 - Determina a contrarre I extra Mepa 3. DR 55 – Determina affidamento Ii extra Mepa 4. DR 56 - Determina spese economali 5. DR 57 – Determina a contrarre affidamento diretto 6. DR 58 - Determina acquisti su Mepa

7. Facsimile lettera affidamento

5. DR36 – Avanzamento commessa

PROCEDURA PSQ07

EROGAZIONE DEL SERVIZIO ACCOGLIENZA

Rev. 9 Data

09/08/2017

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COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

..............................................................

FUNZIONE

..............................................................

Rev. 9 09/08/2017 Descrizione della modifica B.M.

Resp. Acc

L.M.

R.A.Q

M.D.C.

DIR



PROCEDURA PSQ07


Rev. 9 Data

09/08/2017

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1. SCOPO 2. RESPONSABILITÀ 3. RIFERIMENTI 4. DESCRIZIONE DEL SERVIZIO 5. MODALITÀ OPERATIVE

5.1 PROGETTAZIONE DEL SERVIZIO 5.2 SVILUPPO DEL PROGETTO DEL SERVIZIO 5.3 ESECUZIONE DEL SERVIZIO 5.4 VALIDAZIONE E CONTROLLI

6. MODULISTICA UTILIZZATA 7. ARCHIVI E BANCHE DATI

PROCEDURA PSQ07


Rev. 9 Data

09/08/2017

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1. Scopo Scopo della seguente procedura è quello di descrivere le modalità adottate dall’Area Accoglienza per la gestione delle attività messe in atto al fine di aiutare l’utente ad acquisire o trovare strumenti per la ricerca attiva del lavoro. 2. Responsabilità

Coordinatore Area Accoglienza, Addetti front office, Addetti back office Area Accoglienza, ciascuno per le parti di propria competenza indicate nella presente procedura ed in tutti i documenti ad essa collegati.

3. Riferimenti Normativi

UNI EN ISO 9001:2015

Manuale della Qualità di F.I.L. S.r.l.

Tutta la normativa relativa alla gestione del mercato del lavoro e dei servizi per l’impiego e la normativa regolante il servizio

4. Descrizione del servizio Il compito principale degli operatori dello sportello Accoglienza è di ascoltare l’utente facendo emergere i suoi bisogni legati al lavoro, anche impliciti, e poter quindi prospettare un percorso di orientamento attraverso l’utilizzo di tutti i servizi disponibili presso il Centro per l’Impiego. L’operatore dello sportello deve essere continuamente aggiornato in modo da fornire le informazioni più adatte a soddisfare la domanda dell’utente, non solo per quanto riguarda i servizi del Centro e le opportunità di lavoro sul territorio, ma anche le informazioni su formazione, normativa e tutto quanto riguarda il mercato del lavoro e gli strumenti per reperirle. Lo sportello di accoglienza si occupa anche di esporre le offerte di lavoro pervenute dalle aziende e di raccogliere le prenotazioni degli utenti. 5. Modalità operative

5.1 Progettazione del servizio Il Coordinatore del servizio progetta le azioni indicate sulla base del periodo previsto per la durata dell’attività e insieme agli operatori addetti all’accoglienza svolge monitoraggi periodici sull’utenza.

5.2 Esecuzione del servizio

- Incontro con l’utente, durante il quale lo stesso viene preso in carico nel sistema IDOL - Ascolto finalizzato all’individuazione del fabbisogno. - Primo orientamento e consulenza relativa alle norme ed alle opportunità dei servizi offerti all’

utente per l’inserimento al lavoro. - Invio dell’utente verso il servizio (macroaree) più appropriato per le esigenze dell’utente. - Informazioni in merito a: - Servizi offerti dal Centro Impiego. - Opportunità formative e occupazionali. - Raccolta delle prenotazioni alle offerte di lavoro – aziende private (accoglienza ordinaria e

categorie protette). Gli utenti compilano in autonomia, prima di accedere al Servizio e/o con il

PROCEDURA PSQ07


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supporto dell’operatore il modulo di autocandidatura, disponibile nello spazio autoconsultazione. I dati vengono inseriti dall’operatore, in presenza dell’utente, in Idol WEB, il sistema di candidatura on line attivo da Luglio 2012. Agli utenti viene illustrato contestualmente il sistema di candidature on line, al fine di renderli autonomi nell’accesso a tale sistema (se in grado di farlo).

- Raccolta prenotazioni per offerte dell'Ente pubblico. - Ricerca, esposizione e cura del materiale informativo. - Segreteria per la gestione (anche in caso di eventuali disdette da parte degli utenti) degli

appuntamenti relativi ai colloqui fissati dagli operatori dell’accoglienza o da altri Operatori dei Servizi, ai sensi del D.lgs 150/2015 e per i successivi colloqui, utilizzando l’agenda elettronica IDOL.

Le informazioni offerte allo Sportello vengono erogate anche telefonicamente e telematicamente attraverso posta elettronica. Viene svolto inoltre un servizio di accoglienza per gli utenti che devono iscriversi alle liste delle categorie protette o che devono aggiornare la propria posizione. Sportello Accoglienza Categorie Protette L’utenza che tale sportello gestisce è rappresentata dagli iscritti al Collocamento Mirato provinciale (ex L.68/99) che necessitano di essere accolti per ottenere informazioni di loro interesse. Per tale utenza, oltre ai servizi erogati in via ordinaria a tutti gli utenti, vengono erogati i seguenti servizi specifici:

Iscrizione dell’ utente alle liste di cui alla L. 68/99; Cancellazione, avviamento, trasferimento, revisione, cessazione, aggiornamento della posizione occupazionale dell’utente.

L’operatore del Servizio Accoglienza Categorie Protette è tenuto a svolgere le seguenti funzioni:

Tenuta degli archivi cartacei ed informatizzati relativi agli iscritti alle liste disabili della Provincia di Prato ( archivio annualità 1999-2004 e 2004-2015);

Tenuta/Aggiornamento degli archivi cartacei ed informatizzati relativi agli iscritti alle liste disabili della Regione Toscana (archivio dal 2016);

Inserimento nella banca dati IDOL delle nuove iscrizioni ed aggiornamento della stessa banca dati relativamente a quelle persone che risultano già iscritte e chiedono di rivedere la loro posizione;

5.3 Monitoraggio e controlli

Il flusso degli utenti viene monitorato tramite il numeratore elettronico.

Il coordinatore mensilmente rileva le statistiche relative ai flussi di utenza tramite il numeratore elettronico.

Tali report periodici vengono utilizzati per il controllo in itinere dell’attività e per tenere costantemente aggiornate le azioni che costituiscono i nodi di raccordo fra i diversi servizi del Centro, come ad esempio i dati di interesse comune rispetto al servizio di accoglienza e

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dell’incontro fra domanda ed offerta di lavoro. I dati riportati nei report periodici vengono altresì utilizzati ai fini della redazione della relazione periodica.

6. Modulistica utilizzata

MODULO PRENOTAZIONE: modulo da compilare a cura dell’utente per la prenotazione alle offerte di lavoro in pubblicazione (di tale modulo non viene tenuta traccia in quanto inserito nella banca dati telematica).

TIME CARD: l’addetto riporta tutte le informazioni inerenti il servizio giornaliero svolto: data, ora, durata, specificando le ore di front office e di back office. Le informazioni riportate vengono poi utilizzate anche ai fini della rendicontazione.

RELAZIONE FINALE: a fine matricola, il coordinatore redige una relazione sull’utenza gestita , riportando dati quantitativi e qualitativi.

7. ARCHIVI E BANCHE DATI

(….)

ARCHIVIO INFORMATIZZATO DELLE PRESE IN CARICO DEGLI UTENTI

PROCEDURA PSQ08

EROGAZIONE DEL SERVIZIO ORIENTAMENTO

Rev. 9

Data 09/08/2017

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COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

..............................................................

FUNZIONE

..............................................................

Rev. 9 09/08/2017 Descrizione della modifica

B.M.

Resp. Or

L.M.

RAQ

M.D.C.

DIR



PROCEDURA PSQ08


Rev. 9

Data 09/08/2017

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5.1 PROGETTAZIONE DEL SERVIZIO 5.2 ESECUZIONE DEL SERVIZIO 5.3 MONITORAGGIO E CONTROLLI


PROCEDURA PSQ08


Rev. 9

Data 09/08/2017

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1. SCOPO Scopo della seguente procedura è quello di descrivere le modalità adottate dall’Area Orientamento

per la gestione delle attività messe in atto al fine di aiutare l’utente ad acquisire o trovare

strumenti per la ricerca del lavoro.

2. RESPONSABILITÀ Coordinatore Area Orientamento, Assistente al coordinamento, Addetti front office,

Addetti back office Area Orientamento, ciascuno per le parti di propria competenza indicate

nella presente procedura ed in tutti i documenti ad essa collegati.

3. RIFERIMENTI NORMATIVI UNI EN ISO 9001:2015


Tutta la normativa relativa alla gestione del mercato del lavoro e dei servizi per l’impiego e la

normativa regolante il servizio

4. Descrizione del servizio

Al servizio di orientamento si giunge, sia attraverso l’appuntamento fissato dall’operatore

dell’accoglienza al momento della dichiarazione di immediata disponibilità al lavoro, sia attraverso

lo sportello accoglienza o per il tramite degli stessi orientatori, che ascoltato il bisogno dell’utente

lo inviano al servizio ritenuto più idoneo alle sue caratteristiche e richieste, utilizzando l’agenda

elettronica on-line.

Alla prima accoglienza gli utenti (inoccupati, disoccupati, lavoratori beneficiari di ammortizzatori

sociali, occupati) possono presentarsi spontaneamente, su indicazione , degli altri servizi..

(…)

Il servizio di orientamento è articolato come segue.

Primo colloquio di orientamento

Si tratta di primi colloqui di orientamento con implementazione del data base IDOL, attraverso la

presa in carico.

I colloqui di orientamento rappresentano l’espletamento degli obblighi e delle disposizioni derivanti

dai Dlgss 150/15 e 297/02. Secondo le disposizioni di legge, le persone che dichiarano la loro

immediata disponibilità al lavoro devono essere inserite in un percorso finalizzato all’inserimento o

al reinserimento lavorativo: il servizio di orientamento di primo livello rappresenta la prima fase del

percorso. A coloro che dichiarano la loro immediata disponibilità vengono fissati colloqui individuali

PROCEDURA PSQ08


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Data 09/08/2017

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oppure colloqui di gruppo. Agli utenti viene consegnata copia del Patto di Servizio Personalizzato

(PSP). Nel PSP sono indicati la sede, data e ora del colloquio, il nominativo dell’orientatore

assegnato, nonché i termini e le modalità per giustificare eventuali assenze. Inoltre, viene

consegnata l’informativa del trattamento dati.

L’orientatore, se l’utente fornisce subito tutte le informazioni necessarie, redige e registra il

curriculum dell’utente nella banca dati IDOL, altrimenti la redazione e la registrazione del

curriculum vitae et studiorum dell’utente nella banca dati IDOL sarà completata in colloqui

successivi.

Al termine del colloquio viene stipulato il “Patto di servizio personalizzato” con il quale il Centro per

l’impiego mette a disposizione i servizi ritenuti più opportuni a supporto del progetto di ricerca del

lavoro (incontro domanda-offerta di lavoro; tirocinio; formazione) e l’utente si impegna a seguire

le indicazioni del consulente.

L’orientatore lavora in stretto contatto con tutti gli altri servizi del Centro e in particolare con il

servizio incontro domanda/offerta, in grado di fornire supporto a coloro che sono in cerca di

lavoro; grazie a questa forte integrazione è in grado di facilitare l’avvio del piano di ricerca del

lavoro.

Qualora l’utente necessiti di accompagnamento nel mettere in atto il progetto di inserimento o

reinserimento nel MdL, per motivi legati sia alla sua condizione personale che al suo profilo

professionale, l’orientatore tramite una breve presentazione del caso, provvede a inviarlo a servizi

di orientamento specialistici.

Orientamento specialistico

Si tratta di una forma di accompagnamento da parte di un operatore specializzato che prende in

carico l’utente sulla base della segnalazione da parte dei servizi del centro per l’impiego.

L’orientatore attiva un percorso di consulenza e tutoraggio attraverso il quale esamina ed affronta

le problematiche dell’utente e del profilo professionale emerse nei primi colloqui; approfondendo e

valutando diverse possibilità di integrazione o reintegrazione nel mercato del lavoro. In particolar

modo studia percorsi formativi, attiva tirocini e fa mediazione sulle offerte di lavoro, sia attingendo

a quelle pervenute al centro per l’impiego, sia attraverso una ricerca mirata di aziende. A seconda

delle caratteristiche ed esigenze dell’utente possono essere attivati percorsi di bilanci di

competenze, laboratori di autobiografia lavorativa, seminari su temi legati al mercato del lavoro

(salute e sicurezza nei luoghi di lavoro, tecniche di ricerca attiva del lavoro etc.) L’utente accede al

PROCEDURA PSQ08


Rev. 9

Data 09/08/2017

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servizio di orientamento specialistico per appuntamento registrato sull’agenda elettronica IDOL

contenente sede, data e ora del colloquio.

Entro le 24 ore precedente l’appuntamento, l’orientatore o un operatore del servizio effettua un

“recall” di promemoria all’utente.

(…)


5.1 Progettazione del servizio

Il coordinatore coadiuvato dall’assistente al coordinamento del servizio orientamento effettua la

programmazione per il periodo di riferimento per quanto riguarda le risorse umane da impiegare

L’assistente al coordinamento in collaborazione con il coordinatore del servizio organizza incontri di

raccordo ed aggiornamento interni al servizio e fra diversi servizi.

5.2 Esecuzione del servizio.

Ogni addetto, dotato di username e password, può accedere al sistema informatico di gestione

1. Presa in carico dell’utente.

2. Colloquio di consulenza orientativa in cui si verificano i risultati dell’analisi dei fabbisogni

effettuata dagli addetti dell’area prima accoglienza, o si effettua una valutazione del bisogno

nel caso di utenti provenienti da seminari. Successivamente vengono introdotti i possibili

percorsi di inserimento o reinserimento nel mercato del lavoro con l’obiettivo di fornire un

primo orientamento su mercato del lavoro, normativa e politiche attive del lavoro.

3. Implementazione data base IDOL:

Area Curriculum Lavoratore

Verifica e/o inserimento del Curriculum dell’utente in Idolweb

Inserimento nell’Area Colloquio delle eventuali successive azioni concordate con l’utente

che andranno a formare il Patto di Servizio Personalizzato (PSP) e rilascio dello stesso.

4. Implementazione Agenda elettronica Idol per prenotazione azioni successive.

5. Avvio flusso di dati relativi all’utente fra i vari servizi.

6. Attività di gestione dati e monitoraggio attività per raccolta informazioni di tipo quali-

quantitativo.

(…)

PROCEDURA PSQ08


Rev. 9

Data 09/08/2017

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5.3 Monitoraggio e controlli

Attraverso un’estrazione, i dati (quantitativi e qualitativi) inseriti dagli operatori nel D.B. Idol,

durante l’erogazione dell’attività di orientamento, vengono elaborati dal coordinatore coadiuvato

dall’assistente al coordinamento del servizio orientamento e annualmente presentati nel report

“Rapporto sulle attività del Centro per l’Impiego”.


REGISTRO PRESENZE: l’operatore compila il registro in sede di colloquio facendo firmare l’utente

ogni volta che si presenta.

PATTO DI SERVIZIO INTEGRATO: viene compilato dall’addetto a fine colloquio all’interno

dell’apposita pagina nella banca dati IDOL. Una copia controfirmata dall’operatore viene rilasciata

all’utente.

TIME CARD: l’operatore riporta tutte le informazioni inerenti il colloquio effettuato: utente, data,

ora, durata. Le informazioni riportate vengono poi utilizzate anche ai fini della rendicontazione.

RELAZIONE FINALE: Il coordinatore raccoglie ed elabora i dati quantitativi e qualitativi stilando un

report del servizio.

7. ARCHIVI E BANCHE DATI

BANCA DATI IDOL.

PROCEDURA PSQ09

EROGAZIONE DEL SERVIZIO MEDIAZIONE -

INCONTRO DOMANDA OFFERTA

Rev. 7

Data 09/08/2017

Pagina 1 di 4

COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

..............................................................

FUNZIONE

..............................................................

Rev. 7 09/08/2017 Descrizione della modifica S.G.

Ref.

Mediazione

L.M.

RAQ

MdC

DIR



PROCEDURA PSQ09



Rev. 7

Data 09/08/2017

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5.1. PROGETTAZIONE DEL SERVIZIO 5.2. ESECUZIONE DEL SERVIZIO 5.3. MONITORAGGIO E CONTROLLI

6. MODULISTICA UTILIZZATA 7. ELENCO BANCHE DATI

PROCEDURA PSQ09



Rev. 7

Data 09/08/2017

Pagina 3 di 4

1. Scopo

Scopo della seguente procedura è quello di descrivere le modalità adottate dall’Area Mediazione incontro domanda – offerta, per la gestione delle attività messe in atto al fine di facilitare l’impresa nel reperimento di personale e di aiutare l’utente a trovare un posto di lavoro.

2. Responsabilità Coordinatore Area Mediazione Incontro Domanda Offerta di Lavoro, Orientatore Area Mediazione Incontro Domanda Offerta di Lavoro, Addetti front office, Addetti back office Area Mediazione Incontro Domanda Offerta di Lavoro, ciascuno per le parti di propria competenza indicate nella presente procedura ed in tutti i documenti ad essa collegati. 3. Riferimenti Normativi




4. Descrizione del Servizio

Il servizio permette alle imprese di trovare gratuitamente il personale di cui hanno necessità grazie alla rilevazione ed alla pubblicazione della loro domanda di lavoro cui l’operatore risponde tramite curricula preselezionati dalle candidature degli utenti ed estratti dalla banca dati.


5.1 PROGETTAZIONE DEL SERVIZIO

In base all’analisi del report del Servizio Mediazione - Incontro Domanda Offerta di lavoro dell’anno precedente e alle tendenze del sistema economico locale vengono definiti gli obiettivi del Servizio concordati con la Regione Toscana – settore Lavoro individuando le attività da svolgere durante l’anno.

5.2 ESECUZIONE DEL SERVIZIO

Il Servizio raccoglie due tipologie di utenza: aziende e persone. Vengono recepite le offerte provenienti da aziende effettuate tramite la compilazione di apposita modulistica (Modulo offerte di lavoro) che FIL mette a disposizione delle aziende presso la propria sede o tramite il sito Internet del Centro per l’Impiego oppure attraverso spedizione alle imprese richiedenti via fax o posta elettronica. Le aziende interessate al servizio compilano il modulo inserendo i dati dell'Azienda, i requisiti che i candidati devono avere e la posizione che dovranno ricoprire.

L’operatore del servizio effettua, poi, un colloquio telefonico con l’azienda offerente. Tale colloquio è finalizzato a precisare le caratteristiche del profilo offerto, in particolare per consentire la pubblicazione di un’offerta, nei casi in cui le aziende, non abbiano ben chiaro il tipo di professionalità da ricercare. Il colloquio serve anche a verificare l’attendibilità delle offerte ricevute.

(…)

PROCEDURA PSQ09



Rev. 7

Data 09/08/2017

Pagina 4 di 4

Le offerte raccolte vengono pubblicate settimanalmente sul sito del Centro Impiego nel front end del Sistema Idol - Idol Web, sui quotidiani locali.

Il servizio Mediazione utilizza IDOL, per effettuare il match sia dei profili presenti in banca dati che delle candidature on line.

Per poter usufruire del servizio di match in banca dati gli utenti devono effettuare dichiarazione di disponibilità al lavoro ex D. Lgs 150/15 presso il servizio accoglienza, e successivamente inserire il proprio curriculum, strutturato insieme ad un operatore, presso gli sportelli del Servizio orientamento. Per poter invece effettuare la candidatura alle offerte pubblicate settimanalmente dal servizio tutti gli interessati, inseriti o meno in elenco anagrafico, devono registrare il proprio profilo direttamente on line sul front end del Sistema Idol - Idol Web - all’interno del sito del Centro Impiego. Per coloro che non hanno la possibilità di inserire on line la loro candidatura è possibile compilare una modulistica cartacea disponibile presso la sede del Centro per l’impiego e presso l’accoglienza per la raccolta della candidatura che viene successivamente inserita nel Sistema Idol dagli operatori. (..)

I curricula estratti dal sistema o pervenuti on line in risposta alle offerte di lavoro vengono preselezionati dall’operatore sulla base dei criteri indicati dall’azienda ed inviati alla stessa. Compito dell’operatore è offrire un numero di utenti congrui con la richiesta dell’azienda (…).

Se l’azienda non individua il candidato, in seguito gli operatori propongono all’azienda la ripubblicazione dell’offerta o la sua eventuale riformulazione. (…)

5.3 MONITORAGGIO E CONTROLLI

Il monitoraggio riguarda diversi aspetti del servizio; infatti vengono tenuti sotto controllo sia i dati relativi agli aspetti economici, sia i dati relativi alla quantità dei servizi erogati e l’ efficacia del servizio stesso.

Il monitoraggio quantitativo viene realizzato attraverso l’interrogazione del sistema IDOL rilevando:

• il numero di offerte ricevute;

• il numero di posti di lavoro offerti;

• i curricula inviati alle aziende.


• Scheda di richiesta di personale delle aziende

• Schema della pubblicazione delle offerte settimanali

• (…)

7. ELENCO BANCHE DATI

• banca dati IDOL

PROCEDURA PSQ10

EROGAZIONE DEL SERVIZIO DI

COLLOCAMENTO MIRATO

Rev. 14 Data

01/01/2018

Pagina 1 di 5

COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

..............................................................

FUNZIONE

..............................................................


F.D.M.

Resp. C.Mir

L.M.

RAQ

M.D.C.

DIR

N° Rev. Data Modificata sezione 5.2. a seguito nuova

procedura R.T. Redatto Verificato Approvato


PROCEDURA PSQ10


COLLOCAMENTO MIRATO

Rev. 14 Data

01/01/2018

Pagina 2 di 5





PROCEDURA PSQ10


COLLOCAMENTO MIRATO

Rev. 14 Data

01/01/2018

Pagina 3 di 5

1. SCOPO Scopo della seguente procedura è quello di descrivere le modalità adottate dall’Area Collocamento Mirato per la gestione delle attività messe in atto al fine di aiutare l’utente ad acquisire o trovare strumenti per la ricerca attiva del lavoro.

2. RESPONSABILITÀ Coordinatore Area Collocamento Mirato, Addetti front office, Addetti back office Area Incrocio Collocamento Mirato, coordinatori, tutor, ciascuno per le parti di propria competenza indicate nella presente procedura ed in tutti i documenti ad essa collegati.

3. RIFERIMENTI NORMATIVI UNI EN ISO 9001:2008 Par. 7.5 – Produzione ed erogazione di servizi

Manuale della Qualità FIL Cap. 7.3 Sez. 7 – Progettazione e sviluppo

Manuale della Qualità FIL Cap. 7.5 Sez. 7 – Produzione ed erogazione di servizi

Tutta la normativa relativa alla gestione del mercato del lavoro e dei servizi per l’impiego – vedi archivio normativo elettronico e cartaceo del Cpi

4. DESCRIZIONE DEL SERVIZIO Il Servizio di Collocamento Mirato svolge un lavoro di accoglienza, informazione, orientamento, mediazione, promozione dell’incrocio domanda/offerta di lavoro, accompagnamento all’inserimento occupazionale di quelle persone che risultano più di altre di difficile collocabilità, ovvero

persone esposte a rischio di marginalità sociale per cause fisiche psichiche o sociali: detenuti ed ex detenuti, soggetti sottoposti a misure penali alternative, cittadini extracomunitari, nomadi, sieropositivi, tossicodipendenti ed ex tossicodipendenti, alcolisti ed ex alcolisti, donne vittime della tratta, persone appartenenti a minoranze etniche, etc…

persone con disabilità ex Legge 68/99.


5.1 PROGETTAZIONE DEL SERVIZIO

In base all’analisi dei bisogni raccolti durante lo svolgimento dell’ attività nell’ annualità precedente, vengono definiti gli obiettivi del Servizio, concordati con la Regione Toscana – settore Lavoro, individuando le attività da svolgere durante l’anno.

5.2 ESECUZIONE DEL SERVIZIO

(….)

5.2.1. GESTIONE DEL COLLOCAMENTO MIRATO DISABILI/CATEGORIE PROTETTE In relazione ai compiti affidati gli addetti al servizio sotto la responsabilità del coordinatore del collocamento mirato per disabili e fasce deboli svolgono i seguenti compiti:

Promozione di informazioni relative alle opportunità offerte dalla l. 68/99 per l’assunzione di persone disabili (conferenze, comunicati stampa, coinvolgimento associazioni di categoria, etc..).

Ricognizione delle aziende in obbligo di assunzione al sensi della 68/99 attraverso la verifica dei prospetti informativi, inviati on-line attraverso il sistema regionale IDOL, che ogni

PROCEDURA PSQ10


COLLOCAMENTO MIRATO

Rev. 14 Data

01/01/2018

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azienda deve presentare all’Ufficio competente del Servizio lavoro regionale entro i termini previsti dal Ministero e comunque ogni qualvolta si trovi nella condizione di obbligatorietà.

Ricognizione / Analisi dei dati relativi ai prospetti informativi nella banca dati IDOL della Regione Toscana.

Elaborazione di una mappatura annuale delle aziende attraverso il sistema IDOL (gli operatori segnalano sul campo “note” del PIA tutti i movimenti inerenti la copertura dell’obbligo).

Elaborazione di strumenti di lavoro.

Aggiornamento sistematico su base annua del “FILE DI CONTROLLO DATI AZIENDE” interna al servizio del CPI collocamento mirato relativa alle informazioni, alle modalità di contatto e di consulenza ed alle azioni attivate per ogni singola azienda in carico al servizio.

Consulenza alle imprese, Enti pubblici e privati, consulenti del lavoro, associazioni di categoria su L. 68/99 (ottemperanze, avviamento al lavoro, computi, convenzioni, sgravi contributivi, cessazioni, ecc.) attraverso contatti telefonici (registrati su “ FILE DI CONTROLLO DATI AZIENDE”), e/o visite aziendali (registrate su “IDOL presa in carico azienda”). e/o consulenze dirette c/o il CPI (registrate su “IDOL presa in carico azienda”).

Analisi organizzativa e di postazione per incontro domanda/offerta di lavoro per categorie protette attraverso attività di consulenza alle imprese (contatti telefonici, eventuali visite aziendali, consulenza diretta c/o CPI) per l’elaborazione di progetti di assunzione (“ ALLEGATO 1-PRESELEZIONE COLLOCAMENTO MIRATO”) .

Incrocio d/o lavoro secondo la procedura di PRESELEZIONE (vedi PROCEDURA REGIONE TOSCANA).

Istruttorie amministrative (vedi Istruzioni istruttorie amministrative).

Servizio di orientamento, consulenza, analisi di competenze rivolto alle persone (iscritti categorie protette - “ - e soggetti in situazione di svantaggio – “SCHEDA RILEVAZIONE DATI UTENTE” – “REGISTRO COLLOQUI DI ORIENTAMENTO (….)); aggiornamento dati su “BANCA DATI REGIONALE IDOL”.

Elaborazione di percorsi individualizzati di accompagnamento al lavoro per disabili e soggetti in situazione di svantaggio che comprendono tirocini formativi e di orientamento in azienda.

Aggiornamento FILE DI CONTROLLO “ELENCO UTENTI” e FILE DI CONTROLLO “UTENTI ASSUNTI”, interne al servizio del CPI collocamento mirato e relative alle informazioni ed alle azioni attivate per ogni singolo utente in carico.

Consultazione del FILE DI CONTROLLO “CONTROLLI UTENTI RELAZIONE CONCLUSIVA” per la gestione degli invii a visita c/o INPS e ASL4 di Prato e per la gestione degli esiti visite (“relazioni conclusive”) ai sensi della L. 68/99

5.3 MONITORAGGIO E CONTROLLI Il servizio del Collocamento Mirato attua modalità di monitoraggio rispetto alle azioni attivate; in particolare per:

verifica condizioni di assunzione obbligatoria da parte delle aziende sulla base dell’analisi dei prospetti informativi inviati,

PROCEDURA PSQ10


COLLOCAMENTO MIRATO

Rev. 14 Data

01/01/2018

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verifica andamento colloqui di assunzione delle offerte messe in pubblicazione con richiesta di relazione finale a selezione conclusa (Allegato 2 – Esito preselezione collocamento mirato)

Per ciascuna attività posta in essere all’interno del servizio del Collocamento Mirato, gli addetti redigono un report ON-LINE sul “MODELLO STATO DI ATTUAZIONE DELLA LEGGE N° 68/99 SUL COLLOCAMENTO OBBLIGATORIO DELLE PERSONE DISABILI” del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale - ISFOL al fine di presentare i dati quantitativi aggregati in forma tabellare.

I dati raccolti dagli operatori del servizio tramite il file di controllo delle persone e delle aziende, vengono elaborati dal coordinatore del Collocamento Mirato e annualmente presentati nei reports trimestrali ed annuali del servizio.

6. MODULISTICA UTILIZZATA 6.1 MODULISTICA FINALIZZATA AL RILEVAMENTO DEI CONTATTI DELL’ OPERATORE CON L’

UTENZA

Registro colloqui di orientamento

6.2 MODULISTICA UTILIZZATA DALL’ OPERATORE PER DOCUMENTARE IL PROPRIO LAVORO AL COORDINATORE IN TERMINI DI ORE SVOLTE E UTENTI SERVITI

Relazione mensile – format per operatore

Time card

6.3 MODULISTICA UTILIZZATA DALL’OPERATORE PER LO SVOLGIMENTO DEL LAVORO

Offerta CP nominativa n°…..

Prospetto informativo (on-line)

Allegato 1 Preselezione collocameto mirato. Allegato 2 Esito preselezione collocamento mirato

Schede monitoraggio definitivo l. 68/99 annuale

Schede Stato di Attuazione della Legge N° 68/99 sul Collocamento Obbligatorio delle Persone Disabili

Convenzioni

ARCHIVI E FILE DI CONTROLLO Cartella Archivio Aziende collocamento mirato ;File di controllo aziende collocamento mirato; File di controllo elenco utenti; Cartella ricevute PIA; File di controllo utenti assunti; File di controllo utenti relazione conclusiva; Cartella convenzioni Cartella ottemperanze.

Cartella computi

Cartella nullaosta

Cartella sospensioni

Cartella esoneri

PROCEDURA PSQ11

EROGAZIONE DEL SERVIZIO DIRITTO DOVERE

ALL’ISTRUZIONE E ALLA FORMAZIONE

Rev. 8 Data

09/08/2017

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COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

..............................................................

FUNZIONE

..............................................................

Rev. 8

09/08/2017 Descrizione della modifica M.M.

Resp. Diritto

Dovere

L.M.

RAQ

M.D.C.

DIR



PROCEDURA PSQ11



Rev. 8 Data

09/08/2017

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PROCEDURA PSQ11



Rev. 8 Data

09/08/2017

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1. SCOPO

Scopo della seguente procedura è quello di descrivere le modalità adottate dal Servizio Diritto Dovere all’ istruzione ed alla formazione per la gestione delle attività messe in atto al fine di :

- aiutare l’utente ad effettuare la scelta di un percorso di istruzione, formazione o apprendistato adeguata ai propri bisogni;

- contribuire a ridurre e contrastare la dispersione scolastica e formativa

2. RESPONSABILITÀ

Coordinatore Area Diritto Dovere all’ istruzione ed alla formazione , Addetti front office, Addetti back office Area Diritto Dovere all’ istruzione ed alla formazione, ciascuno per le parti di propria competenza indicate nella presente procedura ed in tutti i documenti ad essa collegati.

3. RIFERIMENTI NORMATIVI




4. DESCRIZIONE DEL SERVIZIO

L’attività di questo servizio riguarda le funzioni attribuite al Centro per l’impiego dall’art.68 della legge n. 144/99 ( come modificata dalla Legge n. 53/2003) e dal D.lgs 76/2005 sul diritto dovere all’ istruzione ed alla formazione. Il sistema dell’Obbligo Formativo prevede infatti per quei giovani che hanno compiuto 16 anni e fino al compimento del 18 esimo anno di età, il diritto/dovere di partecipare alle attività formative o nel sistema scolastico, o nel sistema della formazione professionale o nell’ esercizio dell’ apprendistato. Il Centro impiego svolge funzioni e offre servizi relativamente ai giovani in obbligo scolastico e formativo che manifestano l’ intenzione di non proseguire il percorso scolastico.

L’attività di questo servizio riguarda le funzioni attribuite al Centro per l’impiego dall’art.68 della legge n. 144/99 e dalla successiva legislazione che è intervenuta in merito al diritto/dovere all’ istruzione ed alla formazione. Il sistema dell’Obbligo Formativo prevede infatti per quei giovani che hanno compiuto 16 anni e fino al compimento del 18 esimo anno di età, il diritto/dovere di partecipare alle attività formative o nel sistema scolastico oppure nel sistema della formazione professionale o nell’ esercizio dell’ apprendistato. Il Centro impiego svolge funzioni e offre servizi di accoglienza, informazione ed orientamento ai giovani in obbligo scolastico e formativo che manifestano l’ intenzione di non proseguire il percorso scolastico ed alle loro famiglie.

.

PROCEDURA PSQ11



Rev. 8 Data

09/08/2017

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5.1. PROGETTAZIONE DEL SERVIZIO Per il tipo di servizio offerto la progettazione si svolge in itinere ed è personalizzata sulla base delle caratteristiche e delle esigenze dell’utente che ne beneficia.

5.2. ESECUZIONE DEL SERVIZIO

A) Attività rivolte direttamente ai giovani in obbligo formativo 1. convocazione

Il servizio si attiva a seguito segnalazioni da parte di enti prepostidei minori a rischio di dispersione scolastica e formativa oppure a sportello qualora i giovani o le famiglie si presentano spontaneamente..

; Preparazione e spedizione lettere di convocazione ad un incontro/ colloquio; Incontri informativi, anche collettivi, ed eventuale invio dei giovani che non

hanno effettuato alcuna scelta alla consulenza orientativa individuale;

Monitoraggio telefonico di coloro che non si sono presentati agli incontri informativi.

Convocazione dei giovani segnalati attraverso contatti formali ( lettera a/r ) ed informali ( telefonate).

2. informazione, orientamento e consulenza individualizzata Sportello Colloqui individuali di informazione orientativa con i giovani e le loro famiglie;

Percorsi individualizzati di orientamento/ accompagnamento all’ inserimento in percorsi di formazione o lavoro anche attraverso l’ elaborazione e la condivisione tra orientatore, giovane e famiglia di un progetto formativo individualizzato

Seminari di orientamento di gruppo Incontri con le professionalità;

3. Tutoraggio Il tutoraggio richiede successivi colloqui individualizzati di orientamento, contatti con i vari referenti ( agenzie formative, Centri per l’impiego, operatori ed educatori dei vari servizi presenti sul territorio) e raccolta di informazioni al fine di elaborare un progetto di crescita personale e professionale con il giovane e la sua famiglia che passerà attraverso la scelta della scuola da frequentare o di un corso di formazione professionalizzante o l’ individuazione dei settori occupazionali e dei relativi profili professionali verso cui indirizzare la ricerca del lavoro.

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Rev. 8 Data

09/08/2017

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Il tutoraggio si esplica anche e soprattutto per quei giovani che sono segnalati al servizio dai servizi sanitari e sociali , che richiedono un accompagnamento più intenso nel percorso di orientamento ed inserimento nel mondo del lavoro 4. Monitoraggio Il monitoraggio può avvenire in modo: - diretto mediante verifica con il giovane e la famiglia dello stato di avanzamento del percorso scelto e qualora si rilevino difficoltà, analisi dei fattori di disagio e definizione di interventi che facilitano il superamento delle criticità; - indiretto mediante la raccolta e la valutazione di informazioni ricevute dagli operatori del territorio che intervengono nel sistema dell’obbligo formativo.

Tutte le attività previste richiedono la gestione e l’aggiornamento della banca dati IDOL e di File di Controllo interni al servizio elaborate ad hoc relativamente alle azioni da svolgere . (…)

B) Attività rivolte al sistema

1. Animazione territoriale e sostegno della rete territoriale

Si individuano e si coinvolgono gli attori delle strutture (strutture scolastiche e formative, associazioni di categoria, organizzazioni sindacali, istituzioni pubbliche, servizi sociali e sanitari, servizi di orientamento, centri di aggregazione giovanile) che, a diverso titolo, possono favorire il successo formativo del giovane. L’operatore interviene per integrare e far interagire tali strutture al fine di superare le eventuali difficoltà che si possono incontrare.

2. Strumenti informativi

Per facilitare la scelta si utilizzano materiali informativi prodotti ad hoc o disponibili sul territorio..

5.3. MONITORAGGIO E CONTROLLI Il sistema di monitoraggio avviene attraverso la somministrazione di questionari agli utenti

Il percorso orientativo prevede, da parte degli addetti al servizio, l'attività di monitoraggio che comporta anche il presidio sul rischio di abbandono dell'attività.

Il tutor / orientatore svolge:

contatti periodici in presenza e/o telefonici con il ragazzo e la famiglia;

contatti periodici in presenza e/o telematici con i referenti dell’ orientamento delle scuole e con i referenti dei servizi sociali e sanitari che hanno in carico il singolo ragazzo;

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contatti periodici in presenza e/o telematici con le agenzie di formazione professionale della provincia e fuori provincia (Firenze e Pistoia);

contatti periodici in presenza e/o telematici con i servizi orientamento per coloro che diventano maggiorenni e incrocio Domanda/offerta di lavoro per segnalare nominativi di ragazzi interessati all’apprendistato.

(…)


Lettera raccomandata per convocazioni;

Richiesta di servizio;

Informativa e consenso privacy

Scheda colloquio orientamento individuale

Report ad uso del Servizio

PROCEDURA PSQ12

EROGAZIONE DEL SERVIZIO SPORTELLO

TIROCINI

Rev. 10 Data

01/01/2018

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COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

..............................................................

FUNZIONE

..............................................................


P.M.

Resp. Sp.T.

L.M.

RAQ

MdC.

DIR

N° Rev. Data Modificata sezione 5 a seguito nuove Linee

guida operative della R.T. Redatto Verificato Approvato


PROCEDURA PSQ12


TIROCINI

Rev. 10 Data

01/01/2018

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1. SCOPO

Scopo della seguente procedura è quello di descrivere le modalità adottate dall’Area Tirocini per la gestione delle attività messe in atto al fine di aiutare il candidato ad acquisire o trovare strumenti per la ricerca attiva del lavoro.

2. RESPONSABILITÀ

Responsabile Sportello Tirocini, Addetti front office, Addetti back office Sportello Tirocini, ciascuno per le parti di propria competenza indicate nella presente procedura ed in tutti i documenti ad essa collegati.

3. RIFERIMENTI NORMATIVI UNI EN ISO 9001:2008 Par. 7.5 – Produzione ed erogazione di servizi Manuale della Qualità FIL Cap. 7.3 Sez. 7 – Progettazione e sviluppo Manuale della Qualità FIL Cap. 7.5 Sez. 7 – Produzione ed erogazione di servizi Dlgs. 150/2015 e successive modifiche Normative nazionali e regionali sui tirocini, normativa sul trattamento dei dati personali,

normativa sull’igiene e la sicurezza nei luoghi di lavoro, normative regionali che regolamentano la gestione delle attività finanziate dal FSE.

4. DESCRIZIONE DEL SERVIZIO Il servizio è rivolto ai candidati che desiderano attivare un percorso di orientamento e formazione professionale in azienda e a queste ultime per offrire delle opportunità formative e di orientamento ai candidati. Il servizio è strutturato per offrire agli interessati un percorso di accompagnamento all’inserimento lavorativo.


5.1. PROGETTAZIONE DEL SERVIZIO Per il tipo di servizio che lo sportello tirocini eroga, la progettazione si svolge in itinere ed è personalizzata sulla base delle caratteristiche e delle esigenze del candidato che ne beneficia.

PROCEDURA PSQ12


TIROCINI

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5.2. ESECUZIONE DEL SERVIZIO Al servizio tirocini si possono presentare per ricevere consulenza, sia il singolo utente disoccupato, sia l’azienda interessata ad ospitare un tirocinio. Di seguito vengono presentate le procedure per le due tipologie di utenza.

5.2.1 ACCOGLIENZA – INFORMAZIONE E CONSULENZA AL SINGOLO UTENTE

Al presentarsi del singolo utente al “servizio tirocini”, l’operatore prende in carico il soggetto; .

Si avvia il percorso informativo sul diritto al tirocinio e sui doveri da esso derivanti.

Se l’utente volesse attivare un tirocinio presso il Centro per l’Impiego di Prato, viene verificata la sua posizione professionale, attraverso la consultazione della scheda anagrafica del lavoro. Qualora l’utente non fosse ancora censito nel sistema regionale IDOL, viene invitato a fare l’iscrizione anagrafica del lavoro, senza la quale non può beneficiare dell’attivazione del tirocinio.

In seguito, l’operatore svolge una disamina della condizione dell’utente analizzando e valutando i requisiti posseduti al fine di attivare un tirocinio, raccogliendo informazioni riguardanti la condizione anagrafica, professionale (aspettative e competenze presenti o da sviluppare), d’istruzione, culturale… . Inoltre, l’utente viene invitato a presentare o a costruire un curriculum vitae al fine di poter rilevare le esperienze lavorative e non, che possono essere utili per definire degli obiettivi di sviluppo formativo, di orientamento e professionale. Se durante il colloquio emergesse che nell’immediato il tirocinio non risponda alla domanda dell’utente, egli viene indirizzato ad altri servizi per ulteriori colloqui di approfondimento.

L’operatore, inoltre, nel tempo può organizzare incontri con il candidato ogni qualvolta sia necessario fornire informazioni e consulenza riguardo la ricerca autonoma del tirocinio (tecniche di ricerca delle aziende, tecniche di candidatura, tecnica di gestione del colloquio di tirocinio, gestione dei contatti con il servizio incaricato di attivare il tirocinio, procedure di attivazione del tirocinio), oppure per offrire proposte di colloquio in azienda con finalità di attivazione di tirocinio.

Tale processo si conclude con l’individuazione del tirocinio più utile per l’utente, determinando la qualifica professionale e/o particolari competenze che si possono sviluppare durante il tirocinio. Se necessario, si forniscono ulteriori informazioni riguardo: le caratteristiche della qualifica professionale e della sua spendibilità nel mercato del lavoro locale e non; lo sviluppo del progetto formativo e la stipula della convenzione con l’azienda; i tempi di attivazione del tirocinio; il ruolo del soggetto promotore; i diritti, doveri e tutele del tirocinante.

Terminata la fase analitica, si passa alla fase operativa compilando:

la scheda di candidatura al tirocinio;

il modello relativo ai consensi al trattamento dati ex Dlgs. 196/03 e smi, previa messa a disposizione dell’interessato dell’informativa privacy (in formato cartaceo oppure sul sito www.filprato.it), e fornendo verbalmente le informazioni relative al trattamento dei dati personali da parte del soggetto promotore.

Ciascun colloquio viene registrato dall’operatore nel Registro utenza e archiviato.

L’operatore invia la candidatura del tirocinante alle aziende che cercano la qualifica professionale

La ricerca dell’azienda ospitante può essere svolta anche autonomamente dal candidato come impegno per una ricerca attiva di lavoro. Individuata la possibile azienda ospitante, l’operatore effettua il primo contatto in cui propone la collaborazione e offre le informazioni sul servizio. Contatti successivi saranno necessari per passare ad un livello operativo di attivazione del tirocinio.


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TIROCINI

Rev. 10 Data

01/01/2018

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5.2.2 ACCOGLIENZA, INFORMAZIONE E CONSULENZA DELLE AZIENDE

Le aziende interessate a ospitare tirocini possono ottenere le informazioni necessarie e accedere al servizio presso il Centro per l’Impiego, in via Galcianese 20/L oppure consultando il sito www.centroimpiegoprato.it, nella sezione servizi per le aziende /tirocini. Alle aziende, sia in sede, sia con modalità telematiche, vengono fornite tutte le informazioni e la consulenza riguardanti l’attivazione di un tirocinio, gli obblighi del soggetto ospitante e del tirocinante e il ruolo del Centro per l’Impiego. Qualora l’azienda decidesse di attivare un tirocinio, viene invitata a collegarsi al sito e scaricare la modulistica disponibile on line ( Scheda dati azienda allegato 1, A, B e, una volta compilate, ad inviarle via posta elettronica al servizio tirocini.

All’azienda vengono fornite, se necessarie, indicazioni per l’utilizzo e la compilazione dei moduli; vengono fornite informazione e consulenza finalizzata all’elaborazione della figura professionale e/o delle competenze da sviluppare nel tirocinio, alle opportunità formative ed eventualmente di inserimento professionale, agli eventuali contributi di attivazione del tirocinio. Inoltre, si verificano i requisiti dell’azienda per poter attivare il tirocinio stesso.

Qualora si renda necessario fare verifiche in azienda per poter definire il progetto formativo, l’operatore può effettuare visite aziendali. All’atto della decisione aziendale di attivare il tirocinio e a seguito di ricezione da parte del servizio della documentazione richiesta, l’operatore procede a verificare i dati presenti nella Scheda dati azienda allegato 1, A, B

5.2.3 INCROCIO CANDIDATI/AZIENDE

L’incrocio tra le candidature ha due modalità di svolgimento. Nel primo caso, a seguito di richiesta aziendale viene pubblicata l’offerta di tirocinio ai fini di raccogliere candidature di utenti. Raccolte le candidature dei tirocinanti fatta una preselezione, verificando i requisiti richiesti dall’azienda vengono inviate, tramite mail , al referente aziendale che provvede alla selezione e alla scelta definitiva del candidato.’ Concluso il percorso, l’azienda comunica allo sportello la scelta del candidato o l’esito negativo. In caso di risultato negativo l’operatore ricontatta telefonicamente l’azienda per decidere se procedere o meno ad una ripubblicazione dell’offerta di tirocinio per individuare ulteriori candidati. A questo punto si riattiva il processo della pubblicazione. In caso di esito positivo si provvede all’attivazione del tirocinio, convocando il candidato al tirocinio e facendogli compilare la Scheda iscrizione del candidato – format Regione Toscana. La seconda modalità vede l’azienda che autonomamente individua il candidato e arriva al servizio con la richiesta di attivazione già elaborata. In questo caso si procede al contatto del candidato per le procedure di rito, alla verifica della documentazione e all’attivazione.

PROCEDURA PSQ12


TIROCINI

Rev. 10 Data

01/01/2018

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5.2.4 PROGETTAZIONE ESECUTIVA E SVOLGIMENTO DEL TIROCINIO

La progettazione del tirocinio avviene presso la sede del Centro per l’impiego alla presenza del candidato, dell’operatore e del referente aziendale. Prevede la compilazione, e la firma del progetto, e della convenzione di tirocinio facendo compilare la documentazione di rito. o

Il progetto di tirocinio viene redatto sulla base del Repertorio delle figure professionali della Regione Toscana tenendo conto delle indicazione del referente/tutor aziendale, nonché dei bisogni formativi del tirocinante. Vengono concordate le attività da svolgere nel tirocinio, la durata e gli orari di svolgimento.

5.2.5 GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE DEL TIROCINIO

L’operatore allo sportello, implementa un file di controllo dei, progetti formativi di tirocinio e le relative convenzioni e presenta i documenti al coordinatore per le verifiche prima di sottoporle alla firma del Direttore. All’atto della verifica e almeno 3 giorni prima della data d’inizio del tirocinio, all’azienda viene consegnata copia del progetto della convezione e tutta la documentazione relativa allo svolgimento del tirocinio, al fine di poter adempiere alla Comunicazione Obbligatoria prima dell’avvio del tirocinio. . L’operatore, se i tirocini sono promossi dal Centro per l’Impiego, invia la documentazione di rito agli enti preposti al controllo.

Al termine del tirocinio, l’operatore ritira il registro di tirocinio debitamente compilato, firmato dal tirocinante, dal tutor aziendale oltre che dal tutor del servizio. Se le presenze registrate sul registro di tirocinio superano il 70% delle ore stabilite nel progetto, l’operatore procede alla registrazione delle competenze acquisite sul libretto formativo del cittadino in IDOL

5.3. MONITORAGGIO E CONTROLLI

Il coordinatore organizza incontri o contatti con gli orientatori/tutor per monitorare i tirocini in corso per verificarne l’andamento per eventuali variazioni da apportare ai progetti iniziali.

Inoltre, l’operatore è tenuto ad effettuare anche un monitoraggio in itinere ed ex post del tirocinio.

Il coordinatore redige il report di monitoraggio interni al servizio o richiesti da istituzioni.

5.4. VERIFICHE E CONTROLLI

Nel caso vi siano avvisi o bandi pubblici che dispongano rimborsi alle aziende ospitanti il tirocinio e che prevedano un ruolo di verifica da parte del Centro per l’Impiego o della F.I.L., l’operatore attiva le verifiche di rito assegnate al Centro per l’Impiego.

MODULISTICA UTILIZZATA scheda di candidatura scheda di consenso al trattamento dei dati personali informativa relativa al trattamento dei dati personali scheda d’iscrizione della Regione Toscana registro utenza Manuali e/o materiale on-line relativi ai profili professionali dichiarazione dati azienda scheda dati azienda allegato 1 A B time card delle attività giornaliere degli orientatori /tutor

PROCEDURA PSQ12


TIROCINI

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01/01/2018

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progetto di tirocinio convenzione di tirocinio

lettera di comunicazione attivazione/variazione tirocinio registro tirocinio

Banca Dati IDOL


CONTROLLO DI GESTIONE E RENDICONTAZIONE DI ATTIVITA’ ORIENTANTIVE FINANZIATE CON

FONDI PUBBLICI

Rev. 7

Data 09/08/2017

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COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

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FUNZIONE

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RAQ

L.M.

RAQ

MdC

DIR





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Rev. 7

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1. SCOPO

2. RESPONSABILITÀ

3. RIFERIMENTI


4.1. CONTROLLO DI GESTIONE DEL PROGETTO

4.2. PROCESSO DI RICHIESTA, CONTROLLO E PROTOCOLLO FATTURE E

SPESE VARIE



FONDI PUBBLICI

Rev. 7

Data 09/08/2017

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1. Scopo

Lo scopo della presente procedura è quello di definire le modalità e le responsabilità per l’amministrazione e rendicontazione del progetto-commessa in relazione alle diverse fasi in cui essa si articola, al fine di garantire la conformità della erogazione dei servizi orientativi ai criteri di qualità definiti dall’organizzazione

Quanto prescritto nella presente procedura si applica tutte le volte che si debba dare avvio ad una attività.

2. Responsabilità

Direttore, Responsabili di servizio definiti anche come coordinatori, eventualmente responsabili di commessa, ciascuno per le parti di propria competenza indicate nella presente procedura ed in tutti i documenti collegati.

3. Riferimenti


Normativa comunitaria, nazionale, regionale e provinciale in materia di lavoro e orientamento e di società in house providing


Le operazioni da effettuare sono sviluppate nella seguente procedura

4.1. Controllo di gestione del Progetto di servizio

I responsabili di servizio presentano i budget dei costi diretti necessari per lo svolgimento dei servizi. La direzione, unitamente al responsabile dell’amministrazione e rendicontazione definisce il budget di progetto, assegnando i costi fissi di progetto e pianificando le risorse interne.

(…)

L’ufficio amministrazione e contabilità, su indicazione del Responsabile della rendicontazione, inserisce nel programma di controllo (gamma enterprise) il preventivo e i costi fissi e nello stesso tempo il budget viene riportato dalla segreteria amministrativa in un file excel “preventivo dettagliato” dove il coordinatore dettaglierà gli impegni di spesa.



FONDI PUBBLICI

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Data 09/08/2017

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II responsabile di servizio consegna all’amministrazione il progetto, la quale amministrazione provvederà alla richiesta di anticipo del finanziamento, così come previsto dai contratti o convenzioni. (…)

A seguito approvazione della direzione, il responsabile di servizio gestisce il progetto, seguendo le indicazioni di project management fornite a tempo debito dalla direzione stessa nel rispetto della normativa in vigore: i tempi di sviluppo del progetto;

- i fornitori di qualsiasi bene e servizio programmabile (es. tutor, orientatori, locali, attrezzature, materiali…);

- i luoghi;

- ….

Le cose non definibili al momento della programmazione vengono indicati come da definire.

A seguito della programmazione e prima dell’avvio attività si procede alla stipula dei contratti, previa preparazione degli stessi da parte dei coordinatori. I coordinatori provvedono all’invio dei contratti alla segreteria amministrativa che procede all’inserimento degli ordini nel programma di contabilità analitica.

Per quanto riguarda gli ordini relativi a servizi e acquisti di beni e materiali si rimanda alla procedura PR01/MQ7.4 Acquisti-consegna

(…)

Mensilmente (entro il giorno 5 del mese successivo) il responsabile di commessa, aggiornerà i dati nel file “preventivo dettagliato” secondo lo sviluppo delle attività di progetto, per la parte di sua competenza, inserendo le ore maturate dai collaboratori. Fornirà all’amministrazione tutta la documentazione relativa allo stato di avanzamento (time-card, i materiali consegnati …). Tutto questo sarà organizzato in itinere in fascicoli di competenza del progetto.

(…)

La segreteria amministrativa ricevuto il file “preventivo dettagliato” procede a maturare i costi.

Trimestralmente, i coordinatori compileranno per le attività dei servizi il modello 2 “Comunicazione Stato di avanzamento lavori”; La segreteria amministrativa procederà a questo punto ad emettere le fatture all’Ente erogatore per l’avanzamento delle



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Data 09/08/2017

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attività fino al 90% del finanziamento. Il restante 10% verrà fatturato alla fine dell’attività insieme alla consegna della relazione finale.

(…)

4.2. Processo di richiesta, controllo e protocollo fatture e spese varie

Premessa

A supporto di quanto segue, bisogna ricordare che la scelta della FIL è quella di pagare i collaboratori e i fornitori ogni tre mesi in prossimità dei SEM e dei SAL per permettere di poter inserire tutti i pagamenti nel data base regionale e/o di poter fatturare all’Amministrazione pubblica l’avanzamento finanziario, entro il 15 del mese di scadenza del SEM stesso e dei SAL. Ciò al fine di poter attivare il flusso di pagamenti e riscossioni tale da non incidere sull’esposizione bancaria.

E’ importante seguire il flusso della fatturazione passiva sia per un maggiore controllo, sia per permettere di velocizzare il processo di riscossioni e pagamenti.

A) Processo delle fatture dei collaboratori e fornitori di spese dirette e generali

1. Per quanto riguarda le fatture dei collaboratori i documenti di rendicontazione (per esempio time card, registri, , contratti ecc..) dovranno gia’ essere stati consegnati nei precedenti monitoraggi mensili entro e non oltre il 5 del mese.

2. L’ufficio amministrazione controllando il maturato sul programma di contabilità analitica procede alla richiesta delle fatture ai collaboratori.

3. I collaboratori e i fornitori o l’ufficio protocollo della corrispondenza dovranno consegnare le fatture all’ufficio amministrazione.

4. L’ufficio amministrazione deve controllare l’esattezza della fattura con quanto maturato.

5. Se la fattura è corretta l’ufficio amministrazione deve mettere i seguenti timbri: Pagato (ed indicare la data di pagamento) Imputazione fse o altri soggetti finanziatori Orientamento professionale (per le fatture di questa attivita’) Direzione

(…)

Protocollo indirette SG (costi di struttura spese generali)



FONDI PUBBLICI

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6. La fattura viene posta alla firma della direzione. A questo punto la fattura viene registrata in contabilità e fotocopiata per il pagamento

7. Si fotocopia la fattura per le spese dirette ai fini dell’archiviazione nel fascicolo di rendicontazione

8. La fattura originale, viene archiviata tra le fatture di acquisto.

Se un coordinatore avesse bisogno di una copia della fattura può fotocopiarla dal faldone del rendiconto richiedendola alla segreteria amministrativa.

La stessa procedura viene utilizzata anche per le buste paga e sarà cura dell’ufficio amministrazione chiamare i collaboratori per ritirarle.

B) Rimborsi anticipati da terzi e spese varie

Le ricevute devono essere registrate in contabilità generale e poi, dopo il pagamento o rimborso, vengono passate al protocollo.

Il processo è:

1. Il dipendente che anticipa dei soldi per sostenere una spesa preventivamente autorizzata dovrà successivamente andare in ufficio amministrazione con la ricevuta originale e allegati di rendicontazione per riceverne il rimborso.

2. Se la documentazione risulta esatta l’ufficio amministrazione provvederà ad eseguire come sopra i punti 5 – 6 – 7 – 8.

3. Si farà una sola fotocopia per l’archiviazione nel faldone di rendiconto. 4. Il documento viene consegnato alla contabilità per l’archiviazione tra le spese

varie.

C) Rimborsi anticipati da terzi su fattura

1. Il dipendente che anticipa dei soldi per sostenere una spesa preventivamente autorizzata dovrà successivamente andare in ufficio amministrazione con la fattura originale e allegati di rendicontazione per riceverne il rimborso.

2. Se la documentazione risulta esatta l’ufficio amministrazione provvederà a registrare in contabilità generale il pagamento ed eseguire come alla lettera a) i punti 5 – 6 – 7 – 8.



FONDI PUBBLICI

Rev. 7

Data 09/08/2017

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5. Modulistica Utilizzata

Modelli previsti dalla normativa comunitaria, nazionale, regionale e provinciale in materia di orientamento.

(….)

Erogazione del finanziamento pubblico per progetti in regime di convenzione o di autorizzazione 5.1 Norme generali L’erogazione del finanziamento pubblico avviene di norma secondo le seguenti modalità: I) anticipo di una quota pari a quanto previsto nei contratti o convenzioni, all’avvio del progetto o presentazione dei progetti per quanto riguarda i servizi del Centro per l’Impiego II) a stati di avanzamento trimestrali, salvo indicazioni differenti concordati con i committenti III) erogazione del saldo, a seguito di richiesta, previa:

SAL e relazioni finali.

PROCEDURA PSQ16

VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE

Rev. 3

Data 09/08/2017

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COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

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FUNZIONE

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RAQ

L.M.

RAQ

M.D.C.

DIR



PROCEDURA PSQ16


Rev. 3

Data 09/08/2017

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1. SCOPO

2. RESPONSABILITÀ

3. RIFERIMENTI


4.1. PIANIFICAZIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE

4.2. VERIFICHE ISPETTIVE PROGRAMMATE

4.3. VERIFICHE ISPETTIVE NON PROGRAMMATE

4.4. SCELTA DEI VALUTATORI

4.5. REQUISITI VALUTATORE INTERNO

4.6. LISTA DI RISCONTRO PER LE VERIFICHE ISPETTIVE

4.7. EFFETTUAZIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE

4.8. RAPPORTO DELLA V I EFFETTUATE DA PERSONALE INTERNO

4.9. RAPPORTO DELLA V I EFFETTUATE DA PERSONALE ESTERNO

4.10. ARCHIVIAZIONE DELLA V I

5. ELENCO ALLEGATI

PROCEDURA PSQ16


Rev. 3

Data 09/08/2017

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1. SCOPO

In questa procedura si definiscono le modalità operative, le registrazioni e le responsabilità relative alle verifiche ispettive interne (VII).

Tale procedura si applica alla pianificazione, esecuzione e raccolta dati acquisita durante VII riguardanti il SGQ aventi i seguenti scopi:

verificare la conformità del Manuale della Qualità e della documentazione ad esso collegata con le prescrizioni della norma UNI EN ISO 9001:2015

verifica della corretta applicazione del Sistema Qualità secondo i requisiti specificati nella documentazione richiamata dallo stesso

controllare l’efficacia del Sistema Qualità attuato per raggiungere e mantenere gli obiettivi definiti dalla Direzione

controllare lo stato di avanzamento delle Azioni Correttive e Preventive in corso e la loro chiusura.

2. RESPONSABILITÀ

Direzione, RAQ, valutatore, Gruppo di verifica, ciascuno per le parti di propria competenza indicate nella presente procedura ed in tutti i documenti ad essa collegati e nel mansionario aziendale.

3. RIFERIMENTI

UNI EN ISO 9001:2015 Par. 9.1 - Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione


4.1. PIANIFICAZIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE

Le VII possono essere di due tipi: “Programmate” e “Non Programmate”.

4.2. VERIFICHE ISPETTIVE PROGRAMMATE

Tutte le aree di attività o le funzioni descritte nel Manuale della Qualità sono sottoposte almeno una volta in un anno solare a VI. Il programma delle VI è definito dal RAQ in modo dettagliato nel “Programma annuale delle VI” per il successivo anno: in esso sono contenute le aree aziendali oggetto di verifica, i valutatori preposti, i periodi programmati (mese).

Il “Programma annuale delle V.I.” deve essere approvato dalla D.G. e può contenere per alcune aree un maggior numero di verifiche ispettive sulla base di:

esiti delle precedenti V.I.

andamento delle N.C. riscontrate nell'anno

Azioni Correttive in corso

Azioni Preventive in corso.

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Rev. 3

Data 09/08/2017

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Qualunque variazione del “Programma annuale delle Verifiche Ispettive” deve essere predisposta dal RAQ e il programma deve essere aggiornato nell’apposito spazio.

4.3. VERIFICHE ISPETTIVE NON PROGRAMMATE

Le V.I. non programmate vanno ad aggiungersi a quelle programmate e sono decise durante l'anno dal RAQ al manifestarsi di:

situazioni di grave deficienza rilevate dai rapporti di non conformità

verifica dello stato di avanzamento/chiusura delle azioni correttive o preventive

ristrutturazioni organizzative o procedurali

richieste esplicite da parte di qualsiasi funzione

modifiche ai processi o ai servizi

4.4. SCELTA DEL VALUTATORE

Una settimana prima della verifica ispettiva il RAQ nomina i valutatori dell’area aziendale sottoposta a verifica per concordare ed elaborare il programma giornaliero di verifica.

Le V.I. sono effettuate:

dal RAQ o persona da lui delegata

dal personale esterno qualificato per le V.I. nel caso che la DIR intenda sottoporre l'azienda a tale tipo di verifica

da un responsabile di pari livello del RAQ, nel caso di V.I. riguardanti la funzione di assicurazione qualità o aree aziendali che hanno come responsabile la stessa persona del RAQ.

4.5. REQUISITI VALUTATORE INTERNO

Il valutatore interno nella persona del RAQ o chi da lui delegato ad effettuare la V.I. deve soddisfare i seguenti requisiti:

essere indipendente e non avere diretta responsabilità rispetto all'area aziendale oggetto della V.I.

competenze documentate sulle modalità di una V.I.

aver seguito un adeguato periodo di formazione: minimo 16 ore di corso sulle V.I. o affiancamento al RAQ per almeno due V.I.

4.6. LISTA DI RISCONTRO PER LE V.I.

Il valutatore può utilizzare per la V.I. check-list a carattere generale o redatta dal RAQ per le verifiche ispettive interne articolata secondo quanto prescritto dalla norma UNI EN ISO 9001:2015.

Nel caso che la Direzione decida di commissionare la V.I. a un ente esterno il RAQ deve collaborare nella predisposizione e durante la V.I.

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4.7. EFFETTUAZIONE DELLA V.I.

La V.I. è fatta in presenza del responsabile della funzione/reparto oggetto della visita in modo tale che qualsiasi elemento emerga possa essere direttamente affrontato con il responsabile. La V.I. si articola come segue:

visita in loco

intervista al personale

verifica delle procedure

verifica della documentazione di registrazione

esame degli strumenti in dotazione.

Il valutatore deve eseguire la V.I. seguendo la check-list, ma le domande possono anche esulare da quelle contenute nella stessa.

Tramite le check-list si devono valutare il corretto uso della documentazione del SGQ, la corretta registrazione ed archiviazione dei documenti derivanti dalla applicazione del SGQ, la corretta esecuzione delle procedure ed istruzioni operative applicabili, la adeguata formazione del personale.

Terminata la V.I. il valutatore deve discutere col responsabile della funzione/reparto delle eventuali N.C. emerse e annotare eventuali riserve, osservazioni, proposte del responsabile di azioni correttive o azioni preventive.

4.8. RAPPORTO DELLA V.I. (EFFETTUATO DA PERSONALE INTERNO)

I risultati della verifica devono essere documentati in dettaglio: ad esempio identificazione dei documenti o delle parti esaminate, nomi delle persone contattate.

Il valutatore della V.I. deve compilare il “Rapporto di V.I. Interna” riportando:

data V.I.

oggetto V.I.

indicazione se programmata o non programmata

nome dei valutatori

riepilogo dei rilievi

descrizione dei rilievi

giudizio complessivo.

I rilievi emersi nel corso della Verifica Ispettiva devono essere classificati in base alla loro gravità come non conformità (N.C.) o come osservazioni (Oss.).

Sono classificati come N.C. i mancati soddisfacimenti dei requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2015. Sono da considerarsi Oss. i rilievi riconducibili a requisiti della norma previsti ma non completamente applicati, o indicazioni per una corretta e migliore applicazione.

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4.9. RAPPORTO DELLA V.I. (EFFETTUATA DA PERSONALE ESTERNO)

Il resoconto della V.I. deve essere inviato dai valutatori esterni e sostituisce il “Rapporto di V.I. Interna”.

4.10. ARCHIVIAZIONE DELLA V.I.

Il valutatore interno o esterno deve inviare la documentazione al RAQ nel caso che non sia la stessa persona. Il RAQ decide se:

inviare copia del “Rapporto di V.I. Interna” al responsabile funzione/reparto oggetto della V.I.

aprire il “Rapporto di Azione Correttiva” o il “Rapporto di Azione Preventiva” e dopo un incontro con il responsabile di reparto dove la N.C. si è manifestata concordare su quali sono gli interventi da effettuare e i relativi tempi di attuazione stabilendo se e quando sottoporre il reparto ad una nuova V.I.

archiviare tutta la documentazione nel raccoglitore apposito.

5. ELENCO ALLEGATI

DR47 - Programma annuale delle verifiche ispettive interne

DR49 - Rapporto di verifica ispettiva interna

PROCEDURA PSQ17

AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE

Rev. 3

Data 09/08/2017

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COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO

..............................................................

FUNZIONE

..............................................................


RAQ

L.M.

RAQ

M.D.C.

DIR



PROCEDURA PSQ17


Rev. 3

Data 09/08/2017

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1. SCOPO

2. RESPONSABILITÀ

3. RIFERIMENTI

4. TERMINI E DEFINIZIONI


5.1. PROCEDURA PER AZIONE CORRETTIVA

5.2. PROCEDURA PER RICHIESTA DI AZIONE CORRETTIVA A FORNITORE

5.3. PROCEDURA PER AZIONE PREVENTIVA

6. ELENCO ALLEGATI

PROCEDURA PSQ17


Rev. 3

Data 09/08/2017

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1. SCOPO

Con questa procedura si definiscono le modalità operative, le responsabilità e le registrazioni inerenti la gestione delle Azioni Correttive e Preventive attuate per l'eliminazione delle cause effettive e potenziali che possono generare Non Conformità.

2. RESPONSABILITÀ

Direzione, RAQ, Responsabile Funzione ognuno per le parti di propria competenza indicate nella presente procedura e in tutti i documenti ad essa collegati.

3. RIFERIMENTI

UNI EN ISO 9001:2015 Cap. 10 - Miglioramento

4.TERMINI E DEFINIZIONI

Si adottano le seguenti abbreviazioni:

N.C = Non Conformità

A.C.= Azione Correttiva

A.P.= Azione Preventiva

Per Azione Correttiva si intende un’azione intrapresa per eliminare le cause di NC esistenti, difetti o altre situazioni non desiderate, al fine di prevenirne il ripetersi. L’Azione Preventiva analogamente mira a prevenire l’insorgere di NC, difetti o situazioni non desiderate, eliminando le loro cause potenziali.


5.1 PROCEDURA PER RICHIESTA DI AZIONE CORRETTIVA

Le Azioni Correttive relative a N.C. sul SGQ, emerse da VI o da segnalazioni da parte di enti esterni sono coordinate dal RAQ mentre le Azioni Correttive relative a reclami di clienti e alla compilazione dai Rapporti di N.C. – Azione correttiva o preventiva sono coordinate dal Responsabile di funzione interessato.

Il Responsabile che ravvisa la necessità di una A.C., dopo aver riempito la prima parte del modulo di Rapporto di N.C. – Azione correttiva o preventiva convoca il Responsabile interessato alla causa della anomalia, insieme analizzano la causa di NC e stabiliscono se può essere definita:

Causa occasionale (esempio mal funzionamenti occasionali, errori accidentali ascrivibili ai fornitori)

Causa non occasionale (esempio problemi di pianificazione del processo, problemi di addestramento del personale, condizioni di lavoro inadeguate)

Se la causa è occasionale il Responsabile se lo ritiene necessario provvede alla compilazione ed archiviazione del modulo di Rapporto di N.C. – Azione correttiva o preventiva .

PROCEDURA PSQ17


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Data 09/08/2017

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Se la causa è non occasionale viene analizzato il problema fino all’individuazione della causa originaria e alla sua rimozione. Il Responsabile verifica l’efficacia della A.C intrapresa riportandone l’esito della verifica sul modulo di Rapporto di N.C. – Azione correttiva o preventiva.

5.2 PROCEDURA PER RICHIESTA DI AZIONE CORRETTIVA A FORNITORE

Per A.C. dovuta a causa occasionale il Responsabile effettua comunicazione al fornitore.

Per A.C. dovuta a causa non occasionale il Responsabile compila il modulo di Rapporto di N.C. – Azione correttiva o preventiva a fornitore e lo invia al fornitore.

Se FIL dispone di fornitori alternativi, sospende il rapporto con il fornitore in questione fino a nuova comunicazione del Responsabile interessato. Nell’impossibilità di reperire fornitori alternativi il Responsabile intensifica i controlli sul fornitore in questione.

Il RAQ o il Resp. di Funzione riceve dal fornitore le specifiche di risoluzione della NC; provvede ad autorizzare la fornitura conseguentemente ai tempi di risoluzione della NC prospettati; verifica alla successiva fornitura la corretta risoluzione della NC stessa.

Se l’esito è negativo o non ottiene risposta dal fornitore, in accordo con il Personale autorizzato agli acquisti, decide di trovare un fornitore alternativo o in ogni caso i provvedimenti da intraprendere nei confronti del fornitore.

5.3 PROCEDURA PER AZIONE PREVENTIVA

Le Azioni Preventive relative a potenziali N.C. inerenti il SGQ, emerse da verifiche ispettive o da nuove conoscenze sui metodi di lavoro sono coordinate dal RAQ, mentre le Azioni Preventive relative a concessioni del cliente e all’analisi dei rapporti di N.C. sono coordinate dal Responsabile di Funzione interessato.

Colui che rileva la necessità di una A.P, dopo aver riempito la seconda parte del Modulo di Rapporto di N.C. – Azione correttiva o preventiva si confronta con i Responsabili delle Funzioni interessati alla AP per definire i provvedimenti necessari alla implementazione della AP.

Il Responsabile sottopone le decisioni prese alla Direzione per approvazione. La Direzione esamina la documentazione e comunica al Responsabile della AP l’esito dell’esame. Se non viene data l’autorizzazione ad intraprendere i provvedimenti il Responsabile archivia il Modulo di Rapporto di N.C. – Azione correttiva o preventiva con “Esito Negativo da Direzione”. Se viene dato luogo a procedere il Responsabile richiede l’esecuzione dei provvedimenti alle funzioni interessate e provvede a definire la tempistica di intervento. Successivamente Verifica e registra l’efficacia della A.P intrapresa.

Le modalità di archiviazione e rintracciabilità della documentazione relativa alle Azioni Correttive e Preventive avvengono a cura del RAQ secondo quanto indicato nel paragrafo 4.2.4 “Documenti di registrazione della Qualità”.

PROCEDURA PSQ17


Rev. 3

Data 09/08/2017

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6. ELENCO ALLEGATI

DR06 - Piano di miglioramento

DR50 - Piano monitoraggio e misurazione dei processi

DR51 - Rapporto di non conformità – Azione correttiva o preventiva

PROCEDURA PSQ18

VALUTAZIONE DEL RISCHIO

Rev. 00

Data 10/08/2017

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COPIA CONTROLLATA

N°..........................

ASSEGNATARIO ..............................................................

FUNZIONE

..............................................................


00 10/08/2017 Prima emissione L.M.

RAQ

L.M.

RAQ

M.D.C.

DIR

PROCEDURA PSQ18


Rev. 00

Data 10/08/2017

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1. SCOPO 2. RESPONSABILITÀ 3. RIFERIMENTI 4. MODALITÀ OPERATIVE

4.1. DEFINIZIONI 4.2. INPUT 4.3. FASI DELLA VALUTAZIONE 4.4. SCELTA DEI VALUTATORI 4.5. UTILIZZO DELL’OUTPUT

5. ELENCO ALLEGATI

PROCEDURA PSQ18


Rev. 00

Data 10/08/2017

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1. SCOPO

Nel presente documento, elaborato ai sensi della UNI EN ISO 9001:2015, si illustra il complesso delle operazioni concernenti la valutazione dei rischi d’impresa e l’analisi di scenario. I risultati derivanti dalle analisi effettuate forniscono indicazioni non solo per prevenire situazioni a rischio, ma anche per promuovere le necessarie azioni di mitigazione del rischio. La procedura si applica al sistema di gestione della qualità tutte le volte che si ritenga necessario aggiornare la valutazione dei rischi (con cadenza almeno annuale) che costituisce la base di partenza per la pianificazione degli obiettivi del sistema.

2. RESPONSABILITÀ

Direzione, RAQ, valutatore, Gruppo di verifica, ciascuno per le parti di propria competenza indicate nella presente procedura ed in tutti i documenti ad essa collegati e nel mansionario aziendale.

3. RIFERIMENTI

UNI EN ISO 9001:2015 Par. 6.1 - Azioni per affrontare rischi e opportunità

4. MODALITÀ OPERATIVE 4.1. DEFINIZIONI

Nel presente documento si utilizza la seguente terminologia:

Tabella 1: terminologia

Termine Definizione

Pericolo Fattore avente il potenziale di causare una situazione di violazione dell’impegno di responsabilità sociale

Probabilità di accadimento

Probabilità che il pericolo si concretizzi in un episodio

Magnitudo Gravità delle conseguenze dell’accadimento

Rischio Combinazione dei fattori probabilità di accadimento e gravità delle conseguenze dell’accadimento stesso

Valutazione dei rischio Procedimento di valutazione quantitativa del livello di rischio di violazione dell’impegno di responsabilità sociale

PROCEDURA PSQ18


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Data 10/08/2017

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4.2. INPUT

Il presente documento è stato redatto sulla base delle informazioni acquisite durante lo svolgimento delle attività dell’azienda oppure fornite dal Datore di Lavoro. Tutti i lavoratori sono stati messi a conoscenza dell’impegno dell’azienda ad aderire allo standard UNI EN ISO 9001:2015.

4.3. FASI DELLA VALUTAZIONE

La stesura del presente documento si basa sulle seguenti fasi: Identificazione dei pericoli Stima della probabilità di accadimento, anche alla luce delle azioni intraprese dall’azienda per la

mitigazione Stima delle conseguenze dell’accadimento Quantificazione del rischio

Valutazioni in merito all’accettabilità del rischio stesso o alla necessità di ulteriori azioni

da parte dell’azienda.

La Quantificazione del Rischio deriva dalla possibilità di definire il Rischio R come il prodotto della Probabilità P di accadimento per la gravità del danno D. R = P x D

PROCEDURA PSQ18


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Data 10/08/2017

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Tabella 2: scala della probabilità di accadimento

Valore Livello Criteri

1 Improbabile

Il fattore di rischio può provocare un danno solo per la

concomitanza di più eventi indipendenti poco probabili. Non sono

noti episodi già verificatisi. Il verificarsi del danno ipotizzato

susciterebbe incredulità.

2 Bassa

Il fattore di rischio può provocare un danno solo in circostanze

particolarmente sfortunate ed occasionali di eventi. Il verificarsi del

danno ipotizzato susciterebbe grande sorpresa.

3 Media

Il fattore di rischio può provocare un danno anche se non in maniera

automatica o indiretta. E’ noto qualche episodio in cui al verificarsi

dell’evento ha fatto seguito il danno.

4 Elevata Il fattore di rischio ha una probabilità molto elevata (quasi

automatica) di tramutarsi in un danno.

Tabella 3: scala della magnitudo

Valore Livello Criteri

1 Trascurabile

Conseguenze esclusivamente di tipo economico, di entità modesta.

Conseguenze di tipo economico di entità media, per le quali sono

possibili azioni correttive.

2 Lieve

Conseguenze di tipo economico, di media entità.

Conseguenze di tipo economico di entità rilevante per le quali sono

possibili azioni correttive.

Conseguenze sulle reputazione dell’organizzazione di tipo minimo

(insoddisfazione di poche persone).

3 Serio

Conseguenze di tipo economico di entità rilevante.

Conseguenze sulle reputazione dell’organizzazione di tipo medio

(insoddisfazione di più persone).

PROCEDURA PSQ18


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Data 10/08/2017

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4 Grave

Conseguenze di tipo economico tali da mettere a rischio la

sopravvivenza dell’organizzazione.

Perdita di immagine dell’organizzazione nei confronti della

comunità.

Definito sia il danno che la probabilità, il rischio viene valutato mediante il prodotto numerico del danno e della probabilità stessi. Il rischio è raffigurabile attraverso una rappresentazione grafica avente in ascisse la gravità del danno ed in ordinate la probabilità del suo verificarsi. P

rob

ab

ilità

di

acca

dim

en

to [P

]

4 8 12 16

3 6 9 12

2 4 6 8

1 2 3 4

Gravità delle conseguenze (danno) [D]

Figura 1: matrice del rischio

Tale valutazione numerica permette di identificare una scala di priorità degli interventi:

Livello di Rischio

Classificazione Modalità di Intervento Tollerabilità

1≤R≤2 NON SIGNIFICATIVO Nessuna necessità di intervento. Si

3≤R≤6 ACCETTABILE Programmazione di monitoraggio nel tempo.

Si

8≤R≤12 ELEVATO Identificazione e programmazione di intervento di riduzione.

Si

R=16 GRAVE O NON ACCETTABILE

Necessità di intervento immediato o blocco attività.

No

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4.4. SCELTA DEL VALUTATORE

La Valutazione del rischio è eseguita dalla Direzione Aziendale

4.5. UTILIZZO DELL’OUTPUT

L’output della procedura sarà una classifica delle situazioni basata sul livello di rischio. Questo permetterà all’azienda di pianificare delle azioni con un adeguato livello di priorità per migliorare le situazioni più critiche.

5. ELENCO ALLEGATI

DR53: Valutazione dei rischi

MANUALE DELLA QUALITÁ UNI EN ISO 9001:2015 SISTEMA DI ...

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