Versione 1.0 - aprile 2017

MANUALE D’USO di GESTIONE PEC2 PER IL SERVIZIO POSTECERT POSTEMAIL CERTIFICATA (modalità Avanzata)

Versione 1.0 - aprile 2017

Sommario

GestionePEC2 ......................................................................................................................................................... 3

Accesso al servizio .................................................................................................................................................. 3

Elenco degli utenti ................................................................................................................................................. 4

Ricerca di un utente ............................................................................................................................................... 5

Creazione di un utente .......................................................................................................................................... 6

Cancellazione di un utente .................................................................................................................................... 7

Abilitazione/disabilitazione di un utente ............................................................................................................. 8

Modifica dello spazio di una casella PEC ............................................................................................................... 9

Modifica soft limit .................................................................................................................................................. 9

Conservazione delle ricevute e degli avvisi PEC ................................................................................................. 10

Modifica della password ...................................................................................................................................... 10

Indice delle figure

Figura 1 -Pagina di login ......................................................................................................................................... 3

Figura 2 - Funzioni dell’applicativo ......................................................................................................................... 4

Figura 3- Scelta del dominio ................................................................................................................................... 4

Figura 4 - Selezione del dominio ............................................................................................................................ 5

Figura 5 - Elenco delle caselle ................................................................................................................................. 5

Figura 6 - Ricerca di un utente ................................................................................................................................ 5

Figura 7 - Dettaglio delle informazioni di una casella ............................................................................................ 6

Figura 8 - Creazione di una casella ......................................................................................................................... 7

Figura 9 - Esito della creazione di una casella ........................................................................................................ 7

Figura 10 - Cancellazione di un utente ................................................................................................................... 8

Figura 11- Esito della cancellazione di una casella ................................................................................................. 8

Figura 12 - Disabilitare/Abilitare una casella .......................................................................................................... 8

Figura 13 - Esito della disabilitazione ..................................................................................................................... 8

Figura 14 - Esito abilitazione ................................................................................................................................... 9

Figura 15 - Modifica dello spazio di una casella ..................................................................................................... 9

Figura 16 - Modifica del soft limit ......................................................................................................................... 10

Figura 17 - Esito della modifica del soft limit ....................................................................................................... 10

Figura 18 - Abilita/Disabilita il servizio di conservazione ..................................................................................... 10

Figura 19 - Reset della password di accesso di una casella .................................................................................. 11

Figura 20 - Esito della modifica della password ................................................................................................... 11

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GestionePEC2 L’applicazione web “GestionePEC2” viene fornita ai clienti del servizio Posta Elettronica Certificata (PEC) -

Postecert Postemail Certificata – che hanno acquistato il servizio PEC in modalità Avanzata. Grazie a questa

applicazione il cliente può gestire in autonomia le proprie caselle PEC.

Nei paragrafi che seguono sono descritte le funzionalità di “GestionePEC2”.

Accesso al servizio “GestionePEC2” è disponibile all’indirizzo: http://gestionepec2.poste.it, al quale il Soggetto di Riferimento può

accedere autenticandosi con le credenziali ottenute a valle della Registrazione Business al sito poste.it,

precedentemente abilitate dal Gestore del servizio PEC.

Figura 1 -Pagina di login

Effettuato l’accesso al servizio, il Soggetto di Riferimento avrà a disposizione le seguenti funzionalità:

- Elenco utenti

- Cerca utente

- Crea utente

- Cancella utente

- Abilita/disabilita utente

- Modifica Quota Disco

- Modifica Soft Limit

- Conservazione sostitutiva (solo per gli utenti abilitati)

- Modifica password

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Figura 2 - Funzioni dell’applicativo

A seguito dell’autenticazione, qualora previsto dallo specifico profilo, il Soggetto di Riferimento dovrà scegliere

il dominio di interesse sul quale effettuerà le operazioni di gestione delle caselle.

Figura 3- Scelta del dominio

Nei paragrafi che seguono sono dettagliate le caratteristiche di ciascuna funzionalità disponibile.

Elenco degli utenti E’ possibile visualizzare l’elenco di tutti gli utenti creati su uno specifico dominio. Ogni utenza corrisponde ad

una casella PEC. La lista che viene mostrata quale risultato della ricerca comprende sia gli utenti con caselle PEC

abilitate che quelli con caselle PEC disabilitate.

Per visionare il dettaglio di ogni singola casella/utente occorre utilizzare la funzione di ricerca degli utenti, di

seguito descritta, specificando l’utenza di interesse.

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Figura 4 - Selezione del dominio

L’elenco completo delle caselle viene rappresentato tramite schermate successive.

Figura 5 - Elenco delle caselle

Ricerca di un utente La funzionalità di ricerca di un utente permette di cercare per “nome utente” la casella di interesse e di

visualizzarne in dettaglio le caratteristiche.

Figura 6 - Ricerca di un utente

Il Soggetto di Riferimento inserisce quindi il nome utente da ricercare nell’apposita maschera. L’esito della

ricerca mostrerà le seguenti informazioni:

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- lo username della casella

- il dominio di appartenenza

- lo stato (abilitato o disabilitato);

- lo spazio disco associato alla casella specificata;

- la data di creazione;

- la soft quota (funzionalità descritta in seguito);

Figura 7 - Dettaglio delle informazioni di una casella

Creazione di un utente La funzione “creazione utente” permette di creare una nuova casella di posta elettronica certificata sul dominio

dedicato di proprietà del cliente.

Per creare una casella è necessario specificare il nome utente (o “username”), che rappresenta la prima parte

dell’indirizzo completo di posta elettronica certificata dell’utenza creata:

- nome utente: unica stringa senza spazi e senza l’esplicitazione di “@dominio.it”

- password: caratteri alfanumerici con minimo 8 massimo 16 caratteri, case sensitive

Una volta specificati i due campi, è necessario cliccare sulla freccia “Esegui”.

A titolo di esempio, la casella creata sul dominio pec dedicato “@dominio.it”, sarà del tipo:

username@dominio.it.

Il Soggetto di Riferimento, creata la casella, deve provvedere a fornire le credenziali di accesso all’utente finale

della casella che gli è stata intestata, comunicandogli la necessità di effettuare il cambio password al primo

accesso.

Al primo accesso, l’utente dovrà quindi provvedere a cambiare la password della propria casella PEC tramite la

funzione di cambio password disponibile dalla Webmail (raggiungibile all’indirizzo https://webmail.poste.it).

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Figura 8 - Creazione di una casella

L’effettiva creazione della casella viene notificata con il messaggio seguente.

Figura 9 - Esito della creazione di una casella

Cancellazione di un utente Questa funzionalità determina la cancellazione della casella di posta elettronica, con la conseguente

cancellazione di tutti gli eventuali messaggi in essa presenti (nella cartella di inbox e in tutte le altre cartelle

associate alla casella cancellata). Il Gestore PEC non effettua il back up dei messaggi, quindi a seguito della

cancellazione della casella non sarà più possibile recuperare i messaggi ricevuti o trasmessi dalla casella

cancellata.

Per cancellare un utente, è necessario specificare il “nome utente” associato alla casella e cliccare sulla freccia

“Esegui”.

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Figura 10 - Cancellazione di un utente

L’effettiva cancellazione viene notificata con il messaggio seguente.

Figura 11- Esito della cancellazione di una casella

Abilitazione/disabilitazione di un utente Questa funzione permette di bloccare una casella PEC senza cancellarne il contenuto (messaggi presenti nelle

varie cartelle). Disabilitando la casella, l’utente non potrà più accedervi ed eventuali messaggi inviati alla casella

disabilitata non saranno consegnati.

Figura 12 - Disabilitare/Abilitare una casella

L’effettiva disabilitazione viene notificata con il messaggio seguente.

Figura 13 - Esito della disabilitazione

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Fino a che la casella resterà disabilitata, non potrà né ricevere, né inviare messaggi, né potrà essere acceduta

dall’utente. Per poter nuovamente essere utilizzata, è necessario che il Soggetto di Riferimento abiliti

nuovamente la casella.

Figura 14 - Esito abilitazione

Modifica dello spazio di una casella PEC La funzione “modifica quota disco” permette di assegnare uno spazio disco ad una specifica casella PEC.

E’ bene sottolineare che prima di modificare lo spazio disco di una casella PEC precedentemente creata, occorre

verificare l’effettiva occupazione dello spazio disco della casella, attraverso l’apposita funzionalità “elenco

utenti”.

E’ sconsigliato assegnare uno spazio disco inferiore a quello effettivamente utilizzato dalla casella

Per modificare la quota disco associata alla casella, è necessario specificare il “nome utente” ed associare uno

spazio disco relativo (massimo 1 GB), nell’ambito delle caselle totali gestite e nello spazio disco disponibile

Figura 15 - Modifica dello spazio di una casella

Modifica soft limit Il Soggetto di Riferimento può stabilire per ogni casella PEC una quota massima di occupazione disco (espressa

in MB e chiamata “soft quota”) raggiunta la quale il sistema PEC invia all’utente un messaggio di allarme

sull’occupazione dello spazio della propria casella.

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Figura 16 - Modifica del soft limit

L’effettiva impostazione della quota di allarme viene notificata con il messaggio seguente.

Figura 17 - Esito della modifica del soft limit

Conservazione delle ricevute e degli avvisi PEC Esclusivamente per i clienti che abbiano acquistato il servizio di Conservazione delle ricevute e degli avvisi tipici

del servizio PEC, è possibile abilitare o disabilitare il servizio sulle caselle di interesse.

Figura 18 - Abilita/Disabilita il servizio di conservazione

Per poter visionare i messaggi sottoposti a Conservazione, l’utilizzatore della casella PEC potrà collegarsi

all’apposita applicazione web disponibile all’indirizzo https://peccs.poste.it.

Modifica della password Questa funzionalità permette di effettuare la modifica (reset) della password di accesso di una casella PEC del

dominio selezionato, impostandola ad un nuovo valore definito dal Soggetto di Riferimento.

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Figura 19 - Reset della password di accesso di una casella

L’effettivo cambio password viene notificato con il messaggio seguente.

Figura 20 - Esito della modifica della password

Da questo momento in poi, la casella potrà essere acceduta esclusivamente con la nuova password.

Dopo aver effettuato il reset della password, Il Soggetto di Riferimento dovrà comunicare la nuova password

all’utilizzatore della casella PEC, avvertendolo della necessità di modificare la password al primo accesso alla

casella.

L’utente, accedendo alla casella tramite la Webmail (raggiungibile all’indirizzo https://webmail.poste.it),

provvederà a modificare nuovamente la password, utilizzando la funzione di cambio password.