Serra International

Manuale per le Comunicazioni

“Pregate, dunque, il padrone della messe chemandi operai alla sua messe”

(Mt. 9:38)

Questo manuale originariamente prodotto da Serra International, è stato

adattato per le particolari esigenze ed organizzazione del Serra ita-

liano; si prefigge lo scopo di stimolare nei serrani interessati alla comu-

nicazione, la curiosità e la volontà di fare un servizio per il proprio club

e in fin dei conti a favore delle Vocazioni, anche non realizzando tutto

quanto suggerito in queste pagine.

Indice

Introduzione Pag. 5

Organizzare una efficace Commissione

per le Comunicazioni di Club » 6

Vice Presidente per le Comunicazioni » 6

Commissione per le Comunicazioni di Club » 8

Pubbliche Relazioni (PR) » 10

PR Interne: notizie da condividere con la comunità serrana

PR Esterne: notizie da condividere con l’intera comunità » 10

I meccanismi della publicità » 15

Pubbliche Relazioni individuali » 20

15 modi per dare visibilità al Serra » 22

Pubblicazione di una Newsletter di Club » 23

Valutazione della Commissione

per le Comunicazioni del Club » 28

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Introduzione

“Non c’è storia fino a quando non si dice”

La conoscenza del Club Serra e il livello di attenzione alle vocazioni nellavostra comunità non si realizzano per caso ma con la progettazione. Un Club Serra può raggiungere questo obiettivo con un valido pro-gramma di pubbliche relazioni e con una terminologia appropriata cheindica il progetto “Serra” un’unità di misura per i serrani.Le relazioni pubbliche non possono essere acquistate: sono la scienza diposizionare l’organizzazione e i suoi obiettivi davanti agli occhi del pub-blico attraverso i mezzi di informazione. L’intento delle pubbliche rela-zioni di un Club dovrebbe essere quello di informare ed educare lacomunità cattolica sugli obiettivi del Serra e che tutte le attività del Serrasono finalizzate al conseguimento degli obiettivi.Una conoscenza approfondita e consapevole del Serra creerà un climapositivo per permettere ad ogni serrano di raggiungere meglio gli obiet-tivi. In effetti una buona comunicazione del programma è la spina dorsaledi un Club Serra. “Non c’è storia fino a quando non si dice”.

Finalità

Questo manuale ha origine da un similare manuale del Board di SerraInternational ma adattato alle esigenze e realtà dei club Serra italiani. E’destinato principalmente ai Vice Presidenti per le Comunicazioni di Clube agli altri membri della Commissione per le Comunicazioni. Sarà ancheutile per i Dirigenti di Club e gli altri soggetti coinvolti nel notiziario delClub, tra cui il Direttore, i membri del Consiglio di Redazione e tutti icomponenti della sottocommissione. Questo manuale è anche un riferi-mento importante per chi si occupa di comunicazione e pubbliche rela-zioni a qualsiasi livello del Serra. Sono graditi suggerimenti (daindirizzare al Vice Presidente Comuninicazione del Consiglio nazionaleitaliano) per migliorare future edizioni

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Organizzare una efficace Commissione per le Comunicazioni di Club

La riuscita di programmi di comunicazione e di attività del Serra dipen-dono da una efficace e organizzata Commissione per le Comunicazionidi Club. Attuate un programma di comunicazione che mostri la vocazioneserrana. Questi che seguono sono alcuni criteri di base e linee guida perlo sviluppo e il mantenimento di una attiva Commissione per le Comuni-cazioni di Club.

Vice Presidente per le Comunicazioni

Responsabilità• presiedere la Commissione per le Comunicazioni del Club;

• sostenere la riuscita di tutti gli sforzi di comunicazione del Club;

• sviluppare un piano a lungo termine per le pubbliche relazioni conspecifici obiettivi per l’anno in corso;

• stabilire contatti con i media locali, il Direttore del giornale cittadinoe/o diocesano, editori religiosi di quotidiani e trasmissioni radio-te- levisive e mantenerli con suggerimenti per articoli, editori del territorio(strumenti cartacei o informatici);• mantenere rapporti con il coordinatore delle comunicazioni del Con-siglio Nazionale e tenere informato il Distretto degli eventi del Club;

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Staff del Club per le comunicazioniSi prega di comunicare alla Segreteria del Consiglio Nazionale ilnome cognome, l’indirizzo e il telefono del vice presidente per lecomunicazioni (l’indirizzario dei dirigenti del Club) per uno scam-bio diretto di informazioni su progetti di comunicazione. Invia ilnome nel più breve tempo possibile dopo le annuali elezioni oogni volta che un nuovo vice-presidente è eletto o nominato.

• facendo parte del Consiglio Direttivo del Club suggerire ai suoi componenti i modi di presentare i loro progetti al fine di promuovere gli obbiettivi delle pubbliche relazioni;

• sviluppare una squadra di portavoce del Club a disposizione perparlare con i media in caso di necessità;

• attuare progetti di comunicazione promossi dalla Commissione Comunicazioni Nazionale.

“Apprendimento dei trucchi del mestiere”La carica di Vice Presidente per le Comunicazioni richiede alcune com-petenze specifiche e la capacità di coltivare i contatti con i media. Pertanto dovrebbe mantenere la carica per diversi anni con futura sosti-tuzione con un soggetto “eruditosi sul ruolo”come membro della Commis-sione per le Comunicazioni.

Requisiti• avere esperienza professionale in pubbliche relazioni, giornalismoo pubblicità;

• avere un vivo interesse per la posizione con capacità di acquisire lenecessarie competenze;

• essere in grado di prendere l’iniziativa nello stabilire contatti;

• essere in grado di scrivere in modo chiaro e conciso;

• essere fortemente convinti del valore di una buona comunicazione.

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Commissione per le comunicazioni di Club

ResponsabilitàLa principale responsabilità della Commissione per le Comunicazioni delClub è di elaborare un programma globale e facilitare una buona co-municazione a livello di Club, Distretto e nazionale.

StrutturaLa dimensione della Commissione per le Comunicazioni del Club dovrebbeessere fissata in funzione della quantità e tipo di lavoro da fare. Ci sonoresponsabilità specifiche, come la redazione di una newsletter che può ri-chiedere una separata sottocommissione con un proprio staff.Di norma la Commissione per le Comunicazioni dovrebbe essere com-posta da un numero di componenti sufficiente per raggiungere gli obiettiviprefissati. Tutti i membri della Commissione devono essere nominati a ro-tazione. Qualora ritenuto vantaggioso o opportuno può essere costituitauna sottocommissione.

ComposizioneI componenti della Commissione per le Comunicazioni dovrebbero:• avere particolare interesse per le pubbliche relazioni;• avere il tempo e la capacità di lavorare per comunicati stampa,newsletter o pubblicità;• avere, se possibile, precedenti esperienze in pubbliche relazioni, giornalismo o settore pubblicitario.

IncontriLa Commissione per le Comunicazioni deve:• riunirsi mensilmente anche per il tramite dei moderni mezzi di comu-nicazione (es. conference call) o più spesso per assolvere i propri compitio in genere confrontarsi spesso anche a mezzo email;• inviare ai propri componenti con congruo anticipo comunicazionedelle riunioni con allegato ordine del giorno;• conservare e far circolare adeguati verbali.La Commissione dovrebbe, inoltre, lavorare a stretto contatto con le altreCommissioni di Club per acquisire idee ed informazioni da utilizzare nellepubbliche relazioni , compresa la preparazione del notiziario del Club.

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Risorse• Manuale per le Comunicazioni;• Rivista “il serrano” pubblicazione trimestrale;• portale www.serraclubitalia.it (consultabile anche su: com; org; info;con “il serrano on line”)• “serranews”• giornali e riviste cattoliche nazionali• giornali diocesani e cittadini• Rettore del Seminario

Per “il serrano” le notizie da pubblicare vanno fornite entro la data indi-cata alla pag. 2 della rivista. Per il “serranoonline” entro due, tre giornidall’avvenimento. Per il “serranews” per sua natura dove dare notizieprossime e una sintesi di quanto esposto in relazioni, conferenze ecc.N.B.www.serraclubitalia.it - il serrano on line - testata d’informazionetelematica iscritta al ROC il 16.01.2012 al n. 21819Rivista “il serrano” reg. al Tribunale di Palermo il 14.01.2005 aln.1/2005 e al ROC il 16.01.2012 al n. 21819

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Pubblicazioni

“il serrano” è pubblicato nei mesi di

Settembre – Dicembre – Marzo - Giugno

Il serranoonline su www.serraclubitalia.it

“serranews” di consueto mensile

Il Bellringers è pubblicato nel mese di

Ottobre di ogni anno

www.facebook.com/serraclubinternationalitalia

Pubbliche Relazioni (PR)

Pubbliche Relazioni Interne: notizie da condividere con la comunità serrana

A livello di Club• distribuire regolari comunicazioni• pubblicare una newsletter informativa periodica.

A livello distrettuale• tenere informati il Governatore Distrettuale e il Governatore Elettodelle notizie del Club;

A livello nazionale• utilizzare la rivista “il serrano”, il portale e il “serranews” come

- un veicolo permanente per dialogare su temi di attualità e- una piattaforma per la condivisione dei successi e delle attivitàdel Club;

• informazioni di attività o notizie di interesse del vostro Club che volete condividere con altri serrani;• corredare, se possibile, la tua comunicazione con una foto• tener conto che il materiale deve essere inviato tempestivamente

Pubbliche Relazioni Esterne: notizie da condividere con l’intera comunità

Le pubbliche relazioni costituiscono la principale responsabilità del VicePresidente per le Comunicazioni e la sua Commissione e si sostanzianonella condivisione con la comunità delle informazioni sul lavoro e gliobiettivi del Serra. L’immagine pubblica del vostro Club Serra e la con-sapevolezza della situazione vocazionale locale non si realizza casual-mente. Con una buona pianificazione e alcuni semplici accorgimentiriuscirete a mantenere il Serra e il problema vocazionale in prima lineanella pubblica sensibilità.

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Quattro passi per le pubbliche relazioni

1. Crea contattiAlcuni alleati molto importanti nel programma di pubbliche relazionisaranno:• Direttori di quotidiani locali cattolici e non • Direttori di bollettini parrocchiali e diocesani• Direttori di riviste cattoliche• Personaggi radiofonici e televisivi.• Responsabili Ufficio comunicazioni sociali delle Diocesi;• Contatti con Responsabili delle pagine del territorio su testatea tiratura nazionale o regionale (es. pagina di Roma de “ilmessaggero”, “repubblica” ecc.)• Voi siete importanti per le persone che dovete conoscere. Editorie direttori sono interessati a conoscervi come fonte di notizie. • Scrivete, telefonate o visitate direttori nel vostro territorio, in partico-lare quelli dei giornali diocesani, bollettini e giornali parrocchiali e non

Domande da porre a ogni direttore:• Come deve essere presentato l’articolo ?• Può essere corredato da foto ?• Devono essere in bianco e nero o il giornale stampa a colori? • Quali sono le dimensioni delle foto e/o del comunicato?Dovete essere pronti a rispondere alle loro domande sui programmi ge-nerali e specifici del vostro Club Serra. Portate con voi una cartella con-tenente le informazioni da consegnare e corredatela con una descrizionedelle attività del vostro Club. • Sviluppate contatti con le commissioni vocazionali parrocchiali e verificate se ricevono appropriate informazioni di programmi vocazio-nali. Condividete le indicazioni del Consiglio nazionale (CNIS). Cercatedi incrementare nelle parrocchie l’accettazione del problema vo-cazionale. Se opportuno e produttivo segnalare l’indirizzo di persone cuiinviare la rivista “il serrano”• Create un indirizzario dei vostri nuovi contatti (titolo, numeri di tele-fono e di fax, e.mail, indirizzo). Inserite anche il vostro Vescovo, SerraInternational e l’ufficio esecutivo.

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2. Acquisire gli strumenti Efficaci “strumenti” per realizzare una buona pubblicità sono:• un elenco dei nomi e indirizzi dei contatti con i media;• le informazioni fornite dai mass-media circa le modalità daseguire nella preparazione degli articoli da fornire loro;• un elenco dei soci fornito dal segretario del Club;• un ben formulato schema di eventi e progetti speciali programmatodal Club per l’intero anno;

Un’ agenda per• annotare i prossimi eventi;• annotare le scadenze;• evidenziare successive evoluzioni del programma;• conservare i comunicati stampa degli eventi; • tenere in singole buste di plastica ritagli degli articoli di giornale oarchiviare in apposite cartelle del p.c. articoli della rassegna stampa.• utilizzare quanto sopra come strumento per addestrare il propriosuccessore e creare una base di archivio di comunicazione.

Tenete tutta la vostra documentazione in un unico posto.

3 . Discernere ciò che è novità.I giornalisti lavorano con due tipi di articoli: notizie e servizi speciali. Le notizie sono di solito relative ad un evento o a qualcosa determinatada un evento. I servizi non sono correlati ad un momento specifico, spesso un’intervista,una storia di vita vissuta, o un più approfondito articolo su un tema spe-cifico piuttosto che su un evento.Non tutto quello che fa un Club Serra costituisce notizia. Ma molte attivitàche normalmente si svolgono costituiranno una buona notizia per almenoun media. Ecco alcuni esempi:

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Calendario delle Pubbliche Relazioni I negozi di forniture scolastiche vendono agende da luglio a luglio,perfette per l’anno sociale del Club!

• l’elezione dei dirigenti del Club o la nomina del cappellano;• il calendario del programma annuale con il tema conduttore;• la nomina di eventuali presidenti e componenti di commissioni.• comunicazioni preventive di particolari ricorrenze o attività programmatedal Club per la partecipazione, ad esempio, alla Giornata della Fon-dazione o serata della Charter, Giornata mondiale di preghiera per levocazioni (Serra day) e ai principali eventi serrani.• comunicazioni preventive di alcuni eventi speciali:• le attività del Centro diocesano vocazioni • eventuali progetti per l’esterno;.• consegna di un premio ad un membro del Club (ad esempio “Serrano eccezionale”) o al Club (ad esempio “Riconoscimento Beato Junipero Serra”);• Incontri e congressi distrettuali, nazionali e internazionali a cuiparteciperanno o hanno partecipato i soci del Club.

Questi suggerimenti dovrebbero darvi una idea di quale tipo di infor-mazione concernente le vostre ordinarie attività potrebbe essere di interesse. Altri suggerimenti in itinere possono derivare da come il vostroClub sviluppa il programma:• nuovi progetti;• eccezionali relatori per una riunione di Club o altro avvenimento;• tavola rotonda con altri relatori per una riunione di Club o altroavvenimento;• incontri con altri Club o di apertura alla cittadinanza;• speciali riconoscimenti attribuiti ad un serrano.

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Argomenti per articoli di approfondimentoI media sono sempre alla ricerca di una buona idea o punti di vistasu un evento. Prendere l’iniziativa di proporre di tanto in tanto aimedia uno o due eventi particolari. Gli argomenti riguardano:- le vocazioni;- i dilemmi del cristiano nel mondo del lavoro,

4. Presentate le vostre notizie al pubblico in modo correttoE’ stato detto che la differenza tra il pubblicista “amatoriale” e il profes-sionista è che il dilettante pensa alla notizia mentre il professionista pensaal pubblico.Decidete per quale fine volete raggiungere il pubblico:• volete far conoscere meglio il Serra nell’area territoriale del Club ?• volete acquisire nuovi soci nel Club ?• volete motivare i laici a lavorare per le vocazioni ?• avete bisogno di sostegno da parte del pubblico per una prossimaraccolta di fondi ?• Volete persuadere i sacerdoti o i parroci del vostro territorio sulleat-tività e le realizzazioni del vostro Club?• Volete far conoscere al pubblico come lavora il Serra per creare unambiente più cristiano nella comunità ?Una volta deciso, rapportate la vostra comunicazione all’interesse delpubblico che volete influenzare.Poi concentrate i vostri sforzi sui mezzi di informazione che possono raggiungere quel pubblico.

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Lanciare una provocazioneLanciate una provocazione ai dirigenti e consiglieri del Club – “Dateciqualcosa da comunicare“ - e loro risponderanno! Quando sono a co-noscenza della necessità di fare cose degne di nota per il bene dellaChiesa, per le vocazioni e per la spiritualità del singolo Serrano, sonopiù inclini a sviluppare programmi e progetti che hanno un buon va-lore, se è il caso coinvolgete chi ha avuta l’idea

I meccanismi della pubblicità

Che cosa è un comunicato stampa?• un comunicato stampa è l’articolo che si scrive per mettere i mezzidi informazione a conoscenza di notizie del vostro Club. L’utilizzo di co-municati stampa rende più facile il compito a voi e ai redattori.• vi consente di inviare l’articolo contemporaneamente a più giornali,stazioni radio e televisive via email anche se alcune televisioniprediligono ancora il fax ;• il redattore riceve una notizia già redatta in forma di articolo chepuò facilmente adattare secondo le sue esigenze;• a volte sarà opportuno far seguire al comunicato stampa una tele-fonata alla redazione per offrire qualsiasi ulteriore tipo di assistenza;• il comunicato stampa deve essere conciso senza dilungarsi sulle pre-senze se non strettamente attinenti alla notizia e favorire i contenuti del-l’avvenimento.

Scrivere un comunicato stampa.• Per un comunicato stampa correttamente predisposto cinque sono ipunti importanti: COSA, CHI, DOVE , QUANDO e PERCHE’. Possibil-mente dovrebbe essere incluso un sesto punto: COME. Occorre fare entrare tutti questi punti nella redazione del comunicato.• Entrate nei dettagli del vostro comunicato. La successione dei para-grafi dovrebbe seguire il metodo della “piramide rovesciata”, cioè es-sere di importanza decrescente.

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La piramide rovesciata, è un metodo di scrittura usato dai giornalistinei loro articoli e consiste nell’iniziare dalle conclusioni e poi scen-dere successivamente nei dettagli. Il lettore, soprattutto nel web, ha normalmente poco tempo e pocapazienza, pertanto nei comunicati occorre andare subito al sodo eusare il metodo della piramide rovesciata.. Si inizia con le conclusioni,seguono i commenti esposti in ordine decrescente di importanza. Tale metodo è il contrario a quanto abbiamo appreso a scuola dove nellosvolgere un tema si ’inizia con una introduzione – il cappello – alla qualeseguono ragionamenti e solo alla fine si espongono le conclusioni.

• Usate poche parole, scrivete frasi e paragrafi brevi. In un comunicatostampa bastano due o tre frasi per fare un buon paragrafo;• Siate brevi: quasi ogni comunicato stampa può essere dattiloscrittosu una o due pagine a doppia spaziatura che riempiono circa 30 cm o completamente una colonna di giornale. Si tratta di molto più spaziorispetto a quanto la maggior parte degli editori vi possa concedere;• Nei comunicati stampa indicate sempre date precise: ad esempio“dieci giugno” piuttosto che “prossimo” Giovedì” o “domani”; “Otto-bre” e non “il prossimo mese”. Controllate data e giorno della settimanasu un calendario;• Indicate sia l’indirizzo che il nome del luogo di incontro ;• Non usare il gergo, cioè espressioni abbreviate usate comunementedai serrani come “U.N.P.V. “ ma “Ufficio Nazionale per la Pastorale Vocazionale”;• Non iniziare mai una frase con i numeri;• Una volta terminata la stesura del comunicato, rileggetelo ed elimi-nate tutte le parole inutili. Poi mettetelo in bella copia per l’invio;• Controllate accuratamente ogni punto del comunicato. Non sbagliatesu date, orari, luoghi e nomi.

Scrivere un comunicato stampaI Comunicati stampa, eccetto qualche eccezione o di allegato di invitocartaceo via fax, devono essere inviati via email affinchè il giornalistapossa utilizzare prontamente il testo

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La su estesa descrizione della “piramide rovesciata” rappresenta unesempio di articolo scritto con tale metodica. Infatti il primo paragrafodice subito di che cosa parliamo e di chi lo utilizza. Il secondo para-grafo spiega il perché sia un metodo utile ed efficace. Il terzo indica ledifferenze tra svolgimento di un tema e un articolo scritto col metododella piramide rovesciata. Il quarto paragrafo commenta l’esempio. Ilcomunicato stampa è un insieme di parole chiave che garantisce lacorretta diffusione delle informazioni serrane; in altre parole si consenteal giornalista di pubblicare una breve oppure un articolo più ampioutilizzando la stessa terminologia della fonte

• tutto il testo deve essere scritto a interlinea doppia con carattere “verdana” o “arial” senza particolari spazi, grassetti che disturbano lalettura ed il “copia-incolla”• non inviare copie a carta carbone. Utilizzare fotocopie.• lo stesso comunicato stampa non deve esser trasmesso a più cor-rispondenti ; è preferibile che una testata non sappia a quale altra testataavete inviato il comunicato stampa e in particolare personalizzare i mes-saggi con l’intestazione corretta del ruolo del destinatario (es. Al Re-sponsabile rubrica…./ Al Responsabile della pagina cultura …) • conservare una copia del comunicato stampa e a chi l’ha inviato.• fornire tutti i dati di riferimento nell’angolo in alto a sinistra dellaprima pagina, utilizzando interlinea semplice, elencando: nome del ClubSerra, il vostro nome, indirizzo, città e numero di telefono • indicare la data di invio nell’angolo alto destro.• specificare “PER L’IMMEDIATA PUBBLICAZIONE” , se possibile.Questo vuol dire che l’editore o emittente può usare il comunicato unasola volta. Se si desidera una specifica data di pubblicazione si deve in-dicare “PUBBLICARE DOPO LE ORE ……DEL …..” In particolare in calce alla email utilizzare la seguente dicitura : “Con lapreghiera di massima diffusione” F.to Il Responsabile Comunicazioni….• iniziare la stesura del comunicato da un terzo fino in fondo allaprima pagina. L’editore ha bisogno di questo spazio lasciato vuoto perpoter scrivere un titolo per il vostro pezzo e dare altre istruzioni.• Se il vostro comunicato richiede più di una pagina nella parte infe-riore del foglio scrivete “segue” su ogni pagina eccetto l’ultima e nellaparte superiore della pagina successiva indicate sempre il nome del Clube continuate a scrivere interponendo un doppio spazio. Terminare semprela pagina con frasi e periodi completi. Se inviate un fax indicare il n° delle pagine inviate sul cover ma preferibilmente max 1 pagina• Digitare “XXX” sotto il paragrafo finale del comunicato stampa.• richiedete ai giornali locali un foglio di stile e seguite con attenzionelo stile editoriale• controllate il comunicato stampa per verificare la correttezza della dig-itazione e verificare che tutti i nomi, le date, gli orari e i luoghi siano corretti.• non spillare i fogli di un comunicato stampa. Essi devono essereseparati per non essere strappati nel processo lavorativo. Se necessarioutilizzare graffette.

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• i tempi dell’invio del comunicato sono fondamentali per la pubbli-cazione su strumenti editoriali non interni al Serra: tre giorni prima del-l’evento nel caso della cadenza quotidiana, due mesi prima nel casodella cadenza mensile. Ripetere l’invio il giorno prima dell’evento sempreprima delle ore 12 e massimo alle ore 15 accertandosi con una tele-fonata della ricezione;• I titoli dei comunicati stampa devono esser composti da soggetto, verbo, complemento oggetto, mai da una frase senza soggetto.

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Data ………..PER L’IMMEDIATA PUBBLICAZIONE

OppurePER LA PUBBLICAZIONE DOPO LE ORE ….. DEL …….

Per ulteriori informazioni, contattare: Sig. Xxxxxxx XxxxxxSerra Club di ………Via ………… n° …Cap …….. Città ……………Tel................Cell.................e.mail ………………..

Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx, Presidente del Club Serra di ………… haricevuto dal Vescovo la medaglia per lo straordinario apporto infavore delle Vocazioni.

A conclusione dell’incontro i Vice Presidenti alle Vocazioni e ai Programmi hanno concordemente concluso che tale progetto sarebbedi notevole interesse per le parrocchie della Diocesi.

segue

Foglio di stile Giornali e riviste hanno in genere un foglio di stile che detta le re-gole a cui i loro redattori si attengono per scrivere in maiuscolo,abbreviare, punteggiare gli articoli che pubblicano.

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Serra Club di ……..

Questo è il primo anno che tutte le parrocchie della Diocesi hannopartecipato contemporaneamente a “Chiamati per nome”. In passatoi parroci potevano partecipare al programma a loro discrezione neimesi di marzo o di ottobre. “Chiamato per nome” è stato avviato dal Serra Club sin dal 1995.Da allora è stato adottato come uno dei loro principali programmidi sensibilizzazione alle vocazioni.

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Suggerimenti per le fotografie

Il giornale può avere un proprio fotografo per scattare le foto, o alvostro Club può essere richiesto di fornirle. Verificare presso l’editoredel giornale locale per scoprire esattamente quale è la consuetudine.Se occorre fornire le foto, utilizzare un fotografo esperto, sia essoun socio o un professionista.

Foto• la maggior parte dei giornali accettano e stampano le foto in baseal loro valore come notizia.• inviare foto in bianco e nero, meglio se a colori (max 300 KB)Foto in primo piano con sguardo rivolto al lettore, mai foto con inquadrature piccole. Avere disponibile il logo del Serra (su internet “logoSerra International”) affinchè in assenza di immagini adeguate latestatadestinataria possa utilizzare il logo del movimento accanto all’articolo.• le foto devono catturare l’interesse del direttore e dei lettori.• i fotografi, come i giornalisti, siano sempre ospiti, a qualsiasi cerimonia partecipino. Se c’è la conviviale, offrire il pasto al fotografo. • dotare le fotografie inviate di didascalie. • non usare mai una graffetta e non scrivere sul retro della foto.Si potrebbe danneggiare la qualità di stampa o rovinarne la riproduzione.

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Servizio di comunicati al pubblico

Il servizio di comunicati al pubblico per radio o televisione è un modocon il quale il Club può divulgare eventi di pubblico interesse. Il comuni-cato dovrebbe essere:• scritto a interlinea 1,5 purchè con caratteri grandi e chiari (verdana,arial corpo 12)• su carta bianca• con il vostro nome e numero di telefono sull’angolo destro.Calcolare la durata in secondi: poiché la maggior parte dei comunicativa da 10 a 20 secondi, leggete ad alta voce il vostro comunicato perdeterminarne la durata. Se per uso televisivo accludere una foto.

Pubbliche Relazioni individuali

Ogni Serrano è tenuto a concorrere ulteriormente alla diffusione degliobiettivi del Serra mediante i suoi personali comportamenti. Grande im-patto possono avere poche parole sulle vocazioni dette ad un conoscentedurante una riunione sociale o una breve chiacchierata sul Serra con unsocio di affari. Ogni Serrano deve essere consapevole di essere “il Serra” per le personeche lui conosce e che è importante parlare del Serra con amici econoscenti.

Stile delle didascalie

L’editore vi dirà come preparare e applicare le didascalie a tutte lefotografie inviate. In generale, digitare la didascalia su un fogliettodi carta della larghezza della foto. Fissare la didascalia sul retrodella foto in modo che la stessa appaia sotto la foto. Piegare la di-dascalia sul fronte della foto.

A volte anche Serrani veterani hanno difficoltà a rispondere sintetica-mente e con chiarezza alla domanda: “Che cosa è il Serra?” Il Vice Presidente per le Comunicazioni e la sua Commissione dovrebbero met-tere a disposizione dei soci una risposta predisposta in forma semplicee chiara. I seguenti esempi possono aiutare a descrivere la realtà piuttostocomplessa del Serra:

Che cosa è il Serra?• Il Serra è un movimento internazionale laicale al servizio della ChiesaCattolica il cui scopo è di sostenere le vocazioni al sacerdozio ministerialeed alla vita religiosa consacrata mediante la preghiera, l’amicizia ed ognialtra attività. E’ aggregato alla Pontificia Opera per le Vocazioni SacerdotaliGli aderenti al Serra si assumono l’impegno di realizzare, in genuinaamicizia e con reciproco aiuto, la propria personale vocazione cristianaal servizio.• “Il Serra è una organizzazione cattolica di laici . Facciamo parte diparrocchie diverse, ma siamo tutti interessati al futuro del ministero sacerdo-tale nella Chiesa. Prepariamo e distribuiamo ogni anno un calendario voca-zionale e cerchiamo di incoraggiare i fedeli a pregare per le vocazioni.”• “Il Serra è una organizzazione di laici cattolici che promuove le vo-cazioni al sacerdozio e alla vita religiosa e mi aiuta ad essere un laicomeglio informato. Sono intervenuti alle nostre riunioni vari oratori per di-scutere le problematiche attuali nella Chiesa e nella società; stiamo for-mando gruppi di sensibilizzazione vocazionale in ogni parrocchia dellazona”.I soci del Club dovrebbero avere anche una buona conoscenza del BeatoJunipero Serra (Yu-ni-pa-ro) ed essere in grado di pronunciare corretta-mente il suo nome.

VideocassetteLa commissione per le comunicazioni potrà compilare un elenco di videoutili, in particolare sulle vocazioni. (Altre risorse sono reperibili in biblio-teche pubbliche, librerie religiose) Il Vive Presidente Comunicazioni oaltro membro della Commissione deve avere familiarità con le apparec-chiature video.

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Serra International Italia Consiglio NazionaleCommissione per le ComunicazioniLa Commissione per le Comunicazioni è stata creata da Serra Internatio-nal nel 1984 per il crescente bisogno di comunicazione. I componentidella Commissione hanno esperienza o interesse per le comunicazioni erappresentano i Club di tutto il mondo. La Commissione nazionale per le Comunicazioni assegnerà in occasionedel congresso nazionale un premio ad un Club che avrà compiuto unosforzo eccezionale di comunicazione.

15 modi per dare visibilità al Serra

1 - fate riferimento a fatti del giorno;2 - fate un resoconto. Ad esempio, confrontare il numero di studenti diteologia della propria Diocesi con il numero di cinque anni prima;3 - organizzate una intervista con un personaggio noto, magari il vostroVescovo o un membro in vista del Consiglio nazionale del Serra;4 - organizzate la presenza di un oratore che fa notizia ad un vostro in-contro;5 - presentate la composizione del nuovo Consiglio Direttivo del Club;6 - celebrate un anniversario: come la ricorrenza della consegna alClub, della Charter o altri anniversari o ricorrenze;7 - consegnate un premio a un sacerdote o un laico che si è distintoper le vocazioni;8 - organizzare un concorso letterario o di pittura o un concorso percantautori;9 - organizzare incontri di sensibilizzazione vocazionale in un periodoben noto, es. per la Giornata Mondiale di preghiera per le Vocazioni;10 - festeggiate una istituzione;11 - sostenete sia seminari che gruppi di lavoro che interessano la comu-nità. Sponsorizzate una parrocchia;12 - adattate a livello locale resoconti e indagini nazionali di natura vo-cazionale;13 - organizzate una gita del locale Seminario con la partecipazione deiserrani e amici;14 - invitate i soci a parlare delle vocazioni durante le riunioni parroc-chiali;15 - organizzate un pellegrinaggio vocazionale.

Pubblicazione di una Newsletter di Club

I suggerimenti che seguono hanno lo scopo di rendere la pubblicazionedi una newsletter di Club meno preoccupante per coloro che sono re-sponsabili della redazione: il volontario redattore, il vice presidente perle comunicazioni o il segretario del Club. Poiché molti vice presidenti perle comunicazioni e redattori di newsletter raramente hanno avuto prece-denti esperienze nel lavoro della comunicazione o della stesura di newsletter, queste indicazioni vogliono essere uno strumento utile per av-viare e mantenere un notiziario del Club.A seguire sono elencati altri argomenti che possono migliorare una newslet-ter e perfezionare la sua globale profondità comunicativa, ma come qualitàaggiuntive, non come requisiti. L’organizzazione individuale di una newslet-ter, lo stile e gli spazi riservati alle notizie variano notevolmente e trovano unlimite solo nella creatività e nello sforzo del redattore.

Cosa necessita• il logo di Serra International e l’indicazione del Club editore.• resoconto di riunioni svolte con indicazione dell’oratore e dell’argo-mento.• un calendario di incontri ed eventi, tra cui data e luogo delle riunionidel Club.• brevi riflessioni del Cappellano.• data di elezione del Consiglio Direttivo del Club.• tutte le notizie locali che coinvolgono il Club e i soci.• relazioni delle Commissioni del Club di un rilievo.

Fissazione degli obiettiviIl Consiglio (che comprende il vice presidente per le comunicazioni) e ilredattore della newsletter (se diverso dal vice presidente comunicazioni)devono fissare gli obiettivi che deve avere la newsletter e che possonoessere: • informare tutti i soci delle riunioni ed eventi imminenti (data, luogo,ora, relatori, etc.);• riferire su incontri ed eventi già avvenuti compresa una sintesi diquanto esposto;

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• fornire un servizio ai soci che non hanno potuto partecipare a qualche riunione e quindi aiutarli a sentirsi di più parte del Club;• sviluppare l’orgoglio e lo spirito di corpo tra i soci;• essere utile nel reclutamento di nuovi soci;• tenere informati sacerdoti e religiosi del territorio sulle attività delSerra;• diffondere notizie del Serra a livello distrettuale e nazionale:• essere uno strumento per diffondere tra i soci messaggi spirituali emotivazionali;• fornire ai Serrani tempestive informazioni su argomenti di interessevocazionale o di personale crescita spirituale.

Come farePredisporre un bilancio basato su:• quali fondi sono disponibili• costo di produzione • costo di diffusione della newsletter• decidere metodo e tipo di stampa• possono essere contrattati con una piccola tipografia• può essere stampato presso un service di stampa rapida• si può negoziare l’utilizzo delle attrezzature di stampa di un vicinoufficio diocesano o parrocchiale• verificare la possibilità di stampare o fotocopiare la newsletter ovevi sia disponibilità• decidere sulla distribuzione• la determinazione delle copie da stampare dipende dalla determi-nazione dei destinatari.

Possibili destinatari• soci del Club e cappellani presente e passati• sacerdoti secolari e regolari della Diocesi• altri religiosi della Diocesi (diaconi, seminaristi, etc.)• direttori dei giornali diocesani• vice presidenti comunicazioni degli altri Club del Distretto• case religiose per ritiri spirituali• uffici di Serra International nazionali• Governatore distrettuale

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Modalità di consegna• piegato in due o tre?• con punti metallici?• inserito in busta?• tassa postale appropriata• posta massiva (se ci sono i requisiti quantitativi per qualificarla tale)• posta ordinaria

Decisioni sulla redazione• chi scrive gli articoli?• il direttore• i dirigenti del Club• il cappellano del Club• i relatori delle riunioni del Club• sacerdoti e religiosi

Come viene realizzato?• digitando il testo su computer utilizzando il programma di progettazione o di elaborazione di testi • decidete se fate l’impaginazione voi o vi servite di una stamperia• organizzate la riproduzione e la distribuzione se del caso anche per posta elettronica.

Coordinarsi con indirizzari diocesaniSe la distribuzione include i religiosi della diocesi, esaminate la possibi-lità di coordinare l’indirizzario con il competente ufficio diocesano.

ImpaginazioneProgrammi di elaborazione testi come Word Perfect e Word offrono laflessibilità necessaria per creare titoli e scegliere l’impaginazione, lo stilee la grafica. Ci sono altri programmi di editoria elettronica che conten-gono opzioni per conferire alla newsletter un aspetto professionale.

Fonti di notizie per le newsletterTutti chiedono: “Dove si possono trovare le ‘notizie’ da inserire in unanewsletter? L’elenco che segue è una fonte inesauribile di materiale perle newsletter a cui il redattore sarà in grado di applicare le regole car-dine del giornalismo: chi, cosa, quando, dove, perché e come.

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Fonti di notizie• resoconti di riunioni effettuate ed eventi• articoli su riunioni del Club ed eventi futuri• un calendario “guardare avanti” dei prossimi appuntamenti, incontri,oratori, etc. di interesse per i serrani • messaggi del Presidente del Club• messaggi del Cappellano del Club• notizie da altri Club Serra• notizie ed eventi del Consiglio nazionale serrano• notizie ed eventi del Distretto serrano• profili di soci del Club• estratti vari di interesse serrano (ad esempio le vocazioni, la crescitaspirituale personale) da altre fonti multimediali, giornali, riviste cattoliche,la rivista “Il serrano”, la radio e la televisione.• DVD• notizie dalle parrocchie locali concernenti le vocazioni o altri argomenti di interesse del Serra• statistiche del giornale diocesano o di altri mezzi di comunicazione• commenti editoriali (usare con cautela gli editoriali – non sonounanimemente raccomandati) che non trattino di politica partitica• foto di relatori, ospiti ed eventi. Le immagini possono essere unaparte molto importante di una newsletter. Per la migliore complessiva qualità della riproduzione è consigliabilel’uso di foto in bianco e nero. Trovare, ove possibile, qualcuno disponibilea scattare le foto.• attività vocazionali cattoliche di parrocchie, scuole, università, variarticoli di interesse• eventi e relatori attinenti la comunità• seminari informativi• resoconti delle commissioni di Club per le finanze, le estensioni, levocazioni, le comunicazioni, i programmi e tutte le altre eventuali commissioni.• elezione dei dirigenti del Club• lettere al Direttore• recensione di libri• articoli dagli archivi storici del Club

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• spazio riservato agli Ordini Religiosi• pensionamenti di sacerdoti, diaconi, suore e frati• programmi diocesani (ordinazioni, etc.)• notizie sui soci e le loro famiglie• iniziative per la canonizzazione del Beato Junipero Serra• anniversari dell’ingresso dei soci nel Club• profili di Santi• testi di preghiere, in particolare quelli relativi alle vocazioni• informazioni dell’Ufficio vocazioni diocesano• ricorrenze del Rettore del Seminario e dei Seminaristi (ordinazioni,ammissioni agli ordini)

Che fare se non si dispone di una stampante?Rivolgetevi ad una grande copisteria nella vostra zona e chiedete sehanno sul loro computer programmi di videoscrittura o di editoria elet-tronica. Molti di loro possiedono computer con diversi programmi di vi-deoscrittura o di editoria elettronica. Chiunque può portare il testo suproprio dischetto e stampare a pagamento dal loro computer e poi farelì le copie necessarie.

Cosa succede se dispone di uno scanner?Utilizzare la flessibilità di questo dispositivo per riprodurre testi ed elabo-rati grafici, tra cui fotografie. Utilizzare testi ed elaborati grafici scanne-rizzati per le newsletter o particolari annunci pubblicitari del Club.

Assistenza grafica• logo del Serra in vari formati (è possibile ottenere i loghi tramite internet: logo serrainternational)

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Valutazione della Commissione per le Comunicazioni del Club

Periodicamente la Commissione per le Comunicazioni dovrebbe valutareil proprio programma esprimendo per ciascuna delle seguenti domandeil proprio parere con: “E” (efficace), “M” (medio) e “D” (debole).1 - il programma per le comunicazioni è diretto da un Coordinatore(Vice Presidente per le Comunicazioni ) capace e impegnato?2 - ci sono almeno tre componenti della Commissione nominati su basecontinuativa?3 - la Commissione si riunisce mensilmente con riunioni costruttive?4 - nelle riunioni la Commissione ha un ordine del giorno e lo esaurisce?5 - la Commissione utilizza questo manuale come risorsa nella suapianificazione dei programmi di comunicazioni?6 - la Commissione coordina le sue attività di pubbliche relazioni con ivari mezzi locali di comunicazione?7 - la Commissione elabora un programma a lungo termine con obiettiviprecisi per l’anno in corso?8 - la Commissione valuta periodicamente i progressi nel raggiungimentodegli obiettivi per l’anno in corso?9 - Il Coordinatore stabilisce contatti con i media locali e i componentidella Commissione li mantengono?10 - la Commissione nei contatti con i media fornisce idee per articoli eli tiene informati delle attività del Serra?11 - il Coordinatore mantiene contatti con il Vice Presidente Comunica-zioni del Consiglio Nazionale?12 - i soci del Club sono ben informati con regolarità circa le attività delClub?13 - la comunità locale è ben informata con regolarità circa le attività delClub?14 - la Commissione dispone e aggiorna un elenco di portavoci chesono a disposizione per parlare, in caso di necessità, con i media?15 - la Commissione realizza progetti di comunicazione proposti dallaCommissione Comunicazioni del Consiglio Nazionale?16 - ove disponibili, le comunicazioni per e-mail vengono utilizzate inmodo efficace per contattare online?

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