Manual básico de configuración de Gesden G5 · 2017. 8. 2. · Gesden G5 5.4.2 –...

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Gesden G5 5.4.2 – Profesional / Grandes Clínicas Manual básico de configuración de Gesden G5 - Rev. 2016/11

Manual básico de configuración de Gesden G5

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Gesden G5

Versión: 5.4.2 Profesional / Grandes Clínicas

Build: 16.1121.1387.29

Manual del usuario – Manual básico de configuración

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Índice

01. Colaboradores. ................................................................................................................................ 4 a. Creación de colaboradores. ................................................................................................................................. 4 b. Eliminar un colaborador. ...................................................................................................................................... 7 c. Inactivar un colaborador. ..................................................................................................................................... 8 d. Configurar comisión de colaboradores ....................................................................................................... 9

I. Tipo de contrato General. ....................................................................................................... 13 II. Tipo de contrato por Tratamiento. ..................................................................................... 14

02. Tratamientos de clínica ............................................................................................................. 21 a. Gestión de tratamientos. .................................................................................................................................... 23 b. Gestión de Compañías Sanitarias (Mutuas). ......................................................................................... 27 c. Gestión de Tarifas. ................................................................................................................................................. 31 d. Asociación de tratamientos en tarifas. ...................................................................................................... 34 e. Gestión de Precios .................................................................................................................................................. 38

03. Gestión de Emisores. ................................................................................................................... 45 a. Creación de emisores ........................................................................................................................................... 45 b. Creación de series de facturación. ............................................................................................................... 47

04. Agenda Gesden G5 ........................................................................................................................ 51 a. Configurar los calendarios................................................................................................................................ 52 b. Configurar los usuarios. ..................................................................................................................................... 56 c. Configurar motivos de visita ........................................................................................................................... 61

05. Editor de textos ............................................................................................................................. 68 a. Creación de grupos/subgrupos. .................................................................................................................... 69 b. Creación del documento. ................................................................................................................................... 71

I. Campos para mailing................................................................................................................ 73 II. Edición cabecera/pie de página. ......................................................................................... 74 III. Insertar imagen (Logo). .......................................................................................................... 76

c. Exportar/Importar plantillas. ........................................................................................................................ 77 06. Recalls. .............................................................................................................................................. 80

a. Motivos de recalls. ................................................................................................................................................. 80 b. Resultados de recalls. .......................................................................................................................................... 82

07. Configuración Carnet de Implantes. ...................................................................................... 84 a. Creación del fabricante. ...................................................................................................................................... 84 b. Creación del implante. ......................................................................................................................................... 86

08. Configuración de los Laboratorios Protésicos: .................................................................. 88 a. Crear el Laboratorio Protésico. ..................................................................................................................... 88 b. Creación de los trabajos del laboratorio. ................................................................................................ 90 c. Copiar trabajos entre laboratorios.............................................................................................................. 92 d. Configuración de Gesden G5 para los trabajos. ................................................................................... 93

09. Índice de imágenes. ..................................................................................................................... 96

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01. Colaboradores.

Desde este apartado se gestionarán todos los colaboradores de la clínica. Se entiende como colaborador todo personal de la clínica que trabaje con pacientes (Odontólogos, Cirujanos, Endodoncistas, Ortodoncias, Higienistas, etc...). Si existe en la clínica personal que no va a trabajar con el paciente (Recepcionistas, Asesores, etc…) no será necesario crearlos como “colaboradores” a menos que realicen trabajos al paciente.

a. Creación de colaboradores.

Accederemos desde “Sistema Gestión de Colaboradores”.

Fig. 1 – Sistema Gestión de colaboradores

Se abrirá la ventana de la gestión de colaboradores, donde aparecerán automáticamente los colaboradores que ya estén creados en Gesden G5.

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Fig. 2 – Gestión de colaboradores

En la parte inferior, marcaremos el botón “Nuevo” para dar de alta un colaborador.

Fig. 3 - Nuevo colaborador

Empezaremos a rellenar los datos del colaborador en cuestión. Obsérvese que los campos “Cód.”, “Alias” y “Apellidos” están marcados en color “celeste”, indicando que son los campos obligatorios a rellenar.

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Fig. 4 – Campos a rellenar en el colaborador

“CODIGO” colocaremos un código del colaborador, pueden ser números, letras o combinación de ambos.

“ALIAS” colocaremos el “alias” del colaborador (ej. Dr. Fernández, Dra. García, Susana, etc...).

“APELLIDOS” y “NOMBRE” colocaremos los correspondientes del colaborador. “Nº COLEGIADO” introduciremos el nº de colegiado del colaborador, necesario para

la generación de las recetas oficiales desde Gesden G5.

Los demás campos no son obligatorios rellenar, y tomaremos estos como los campos “recomendados” que todo colaborador debería tener escritos.

Fig. 5 – Colaborador creado

Una vez estén cumplimentados correctamente dichos campos del colaborador, pulsaremos el botón “Guardar”.

Fig. 6 - Guardar datos del colaborador

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De esta manera, en la parte superior aparecerán todos los colaboradores creados en la clínica, pudiendo modificar sus datos en caso necesario.

Fig. 7 – Colaboradores activos

b. Eliminar un colaborador.

Si quisiéramos eliminar un colaborador, simplemente lo seleccionamos de la lista en la parte superior, y pulsaremos el botón inferior “Borrar”.

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Fig. 8 – Eliminar un colaborador

Esta acción es irreversible, por tanto si se elimina un colaborador no se podrá deshacer la acción.

c. Inactivar un colaborador.

Un colaborador en uso (con un paciente, presupuesto, un tratamiento o una cita asociados al colaborador) no se puede eliminar, ya que está asociado en la base de datos de Gesden G5 y como tal no se puede eliminar el registro de la base de datos. Para ello se deberá inactivar el colaborador, de manera que dejara de estar activo en la clínica y por tanto no se le podrá asignar ningún tratamiento o presupuesto a su nombre pero permanecerá registrado en los demás actos hechos con anterioridad.

Para inactivarlo solo hay que “desmarcar” la casilla “Activo” y el programa automáticamente generará la fecha de baja del colaborador.

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Fig. 9 - Inactivar un colaborador

En el campo “Observaciones”, si se desea, podremos escribir el motivo de la baja, o la duración, por ejemplo.

Más adelante, si el colaborador vuelve a estar “Activo, bastará con marcar de nuevo la casilla “Activo” y ya podríamos asignar tratamiento, presupuestos, etc... a su nombre. De esta manera se puede “eliminar” los colaboradores de la clínica tanto temporalmente como definitivamente.

d. Configurar comisión de colaboradores

Se pueden registrar las comisiones de los colaboradores mediante el “modelo retributivo”. Este modelo permite al usuario definir unas casuísticas de comisión entre unas fechas definidas, por lo que un colaborador puede recibir un tipo de comisión entre unas fechas y pasadas esas fechas puede percibir otro tipo de comisión distinta, sin tener que eliminar el modelo retributivo anterior.

Para poder configurar el modelo retributivo del colaborador, lo seleccionaremos en la parte superior de la ventana de “Gestión de Colaboradores” y seleccionaremos en la pestaña “Datos Económicos” el botón “Modelo Retributivo”.

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Fig. 10 - Datos económicos del colaborador

Se abrirá la ventana donde ubicaremos todos los modelos retributivos del colaborador que tenga activos.

Fig. 11 - Gestión de modelos retributivos

Pulsaremos el botón “Añadir” situado en la parte inferior y comenzaremos con el proceso de creación del modelo retributivo del colaborador.

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Fig. 12 - Creación del modelo retributivo

Todo modelo retributivo tiene que tener los siguientes campos creados:

Fecha desde Tipo de liquidación Tipo de contrato Detalle del contrato

La “fecha desde” será la fecha a partir sobre la que se aplica el modelo retributivo. Se le puede colocar “fecha hasta”, donde el modelo retributivo solo tendrá validez entre estas fechas. Si no se coloca “fecha hasta” el modelo retributivo quedará abierto hasta que se coloque una “fecha hasta”.

Fig. 13 - Fecha del modelo retributivo

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El tipo de liquidación es el supuesto donde el colaborador percibirá la comisión. Encontraremos tres opciones:

Sobre realizado. En el momento que el colaborador realiza un tratamiento ya percibe la comisión, independientemente que el tratamiento este abonado o pendiente. Sobre cobrado. En el momento que se introduzca en la ficha económica del

paciente un cobro o un anticipo, el colaborador recibirá la comisión configurada. Es importante que en este caso tanto en los cobros como en los anticipos se coloque el colaborador. Sobre lo realizado y cobrado. Tiene que coincidir los dos supuestos, es decir,

que el tratamiento este realizado y cobrado. La comisión en este caso será aplicada al importe “saldado”. Por ejemplo, si se ha producido un tratamiento de 500€ pero el paciente ha pagado 150€ el colaborador recibirá comisión sobre los 150€, de la misma manera, si el paciente ha entregado un anticipo de 4500€ y el colaborador solo le ha realizado un tratamiento de 60€ recibirá la comisión sobre los 60€.

Importante: Ha de tener en cuenta, que si en la ficha del paciente existe un anticipo, y el colaborador realiza un tratamiento pero este no se “concilia” con el anticipo, constará como “no saldado” el importe del tratamiento y en caso del modelo retributivo sobre lo producido y cobrado el colaborador no percibirá la comisión correspondiente.

Para más información acerca de las conciliaciones consulte el manual de Gesden G5 “Guía Básica de Uso de Gesden G5”, en el apartado “Cobros”.

Fig. 14 - Tipo de Liquidación

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Ahora, solo faltará definir el tipo de contrato, el usuario podrá configurar de dos maneras distintas: General o Por Tratamiento.

I. Tipo de contrato General.

Este tipo de retribución es para aquellos colaboradores que reciben siempre un porcentaje fijo general independientemente del tratamiento que realicen.

Bastará con marcar el tipo de contrato “General” y en el detalle del contrato colocar el porcentaje de comisión.

Fig. 15 - Retribución General

De esta manera, en el listado de producción (“Informes Colaboradores Producido Colaboradores”) aparecerá la producción/cobros relacionados con el colaborador y el importe de comisión según el porcentaje fijo configurado en el modelo retributivo.

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II. Tipo de contrato por Tratamiento.

Esta retribución se realiza para aquellos colaboradores que reciben una comisión distinta según las casuísticas.

Por ejemplo, un colaborador puede recibir un porcentaje en los tratamientos de cirugías pero recibir otro distinto en los tratamientos del grupo “ortodoncia”. O recibir una comisión en los tratamientos de una tarifa y otro porcentaje distinto en los tratamientos de una mutua o compañía sanitaria.

El programa “abre” un gran abanico de posibilidades dependiendo de la configuración que el usuario aplique.

Dentro de la configuración del “Modelo Retributivo” marcaremos la opción “Por Tratamiento”, y en el “Detalle de Contrato” pulsaremos el botón “Detallar Tratamientos”.

Fig. 16 - Retribución por Tratamiento

Aparecerá la ventana donde detallaremos las comisiones de los tratamientos.

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Fig. 17 - Detalle de comisión

Primero, en la parte superior el usuario marcará sobre que tarifa quiere realizar el ajuste de la comisión, puede ser en una sola, en varias, todas, etc…

Fig. 18 - Selección de tarifa

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El sistema permite la “Multiselección”, manteniendo la tecla “CONTROL” pulsada en el teclado mientras se hace “clic” con el mouse sobre las tarifas correspondientes.

En el momento que hayamos elegido las tarifas, pulsaremos el botón “Seleccionar”. También podremos marcar “Todos”, “Ninguno” o “Invertir”. En la ventana de búsqueda de tarifas aparecerá la tarifa que hemos seleccionado o en caso que haya más de una el número de tarifas seleccionada.

Fig. 19 - Tarifas seleccionadas

Pulsaremos el botón de búsqueda y el sistema nos mostrará los tratamientos asociados a cada una de las tarifas.

Fig. 20 - Detalle de tratamientos

Por cada tratamiento y en cada tarifa seleccionada, aparecerán unas columnas de la última fecha de configuración, “%” Variable, Importe fijo e “Inactivo”.

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Las comisiones se rellenarán en el campo correspondiente, habiendo dos posibilidades: Porcentaje Variable sobre el importe del tratamiento o Importe fijo independientemente del importe del tratamiento.

Veamos varios ejemplos:

Caso 1 (porcentaje variable)

Fig. 21 - Comisión por porcentaje

Caso 2 (importe fijo)

Fig. 22 - Comisión por importe fijo

Caso 3 (porcentaje variable + importe fijo)

Fig. 23 - Comisión por porcentaje variable + importe fijo

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En el “Caso 1” el colaborador recibe una comisión del 65% del importe del tratamiento, en el “Caso 2” recibe un importe de comisión de 25€ sea cual sea el precio del tratamiento y en el “Caso 3” recibe comisión del 65% del importe de tratamiento más 25€

Estas comisiones se pueden introducir una a una manualmente o podremos actualizar los tratamientos en bloque. Para ello, seleccionaremos los tratamientos a configurar la comisión pulsando los “checks” en la parte de la izquierda de cada tratamiento o marcando “Todos”, “Ninguno” o “Invertir” con los botones inferiores.

Fig. 24 - Todos, Ninguno, Invertir

Una vez seleccionados, en la parte inferior marcaremos el botón “Modificar”, y se abrirá la ventana de modificación de comisión.

Fig. 25 - Modificar comisión

En esta ventana marcaremos la acción a realizar (establecer o incrementar), el tipo de comisión (variable o fija) y el importe/porcentaje a aplicar.

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Fig. 26 - Parámetros de comisión

Una vez decidido los parámetros, marcaremos la casilla inferior “Modificar en todas las tarifas” para que se apliquen los cambio a los tratamientos seleccionados de todas las tarifas o marcaremos en la parte superior sobre que tarifa deseamos aplicar los cambios.

Fig. 27 - Modificación en todas las tarifas

Así, en el momento que pulsemos “Aceptar” se aplicarán las comisiones según lo establecido en la pantalla para las tarifas seleccionadas.

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Fig. 28 - Comisión aplicada en bloque

Una vez hechos los cambios, pulsaremos el botón inferior “Aplicar”, y cuando ya nos dispongamos a salir de la configuración, pulsaremos “Aceptar”.

Fig. 29 - Aplicar / Aceptar

Con esto sería suficiente para que en el listado de producción de colaboradores aparezca el importe de comisión dependiendo del porcentaje variable, importe fijo o suma de ambos.

Como se puede ver, el sistema permite múltiples configuraciones. Recibir porcentaje en unos tratamientos y en otros un importe fijo, recibir porcentaje solo en “n” tratamientos o, incluso, recibir un porcentaje restando un importe fijo por el tratamiento, ya que permite introducir comisión en “negativo” solo mediante importe fijo, no porcentaje.

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02. Tratamientos de clínica

Dentro de Gesden G5 deberemos configurar los tratamientos de las distintas tarifas que hubiera en la clínica, donde colocaremos a cada tratamiento el precio por tarifa.

El orden a seguir es el siguiente:

1. Configuración de los tratamientos. Esto conllevará a crear una única lista de tratamientos de la clínica, o “nomenclátor”, independiente de la/las tarifas que hubiera en la clínica.

2. Configuración de las Mutuas o Compañías Sanitarias. Desde aquí se dará de alta la compañía sanitaria con la que trabaje la clínica. Independientemente que la clínica trabaje o no con mutuas, es recomendable que se cree la propia clínica dental, con el fin de asociar la tarifa privada o demás tarifas de clínica que se crearan en un futuro.

3. Configuración de Tarifas. Crearemos las distintas tarifas que dispondrán las compañías sanitarias, o mutuas anteriormente descritas, y desde donde crearemos la propia “Tarifa Privada” que se asociará a la clínica dental.

4. Configuración de Precios. Donde el usuario definirá los precios de los tratamientos para las distintas tarifas anteriormente creadas

Fig. 30 – Grafico de disposición de compañias/tarifas/tratamientos

Este sería el ejemplo (Fig. 30) de cómo quedarán estructuradas las tarifas/tratamientos de la clínica en Gesden G5.

Compañías Sanitarias

Tarifa

Tratamientos

Precios

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Dentro de Gesden G5, en el apartado “Sistema Asistente Mutuas – Tarifas – Ttos.” Encontraremos una ventana de ayuda que nos guiará a seguir los pasos descritos en el punto anterior.

Fig. 31 – Asistente de Compañias/Tarifas/Tratamientos

Se abrirá la ventana de guía donde nos mostrará en forma de ayuda los apartados exactos para configurar mutuas, tarifas y tratamientos.

Fig. 32 - Asistente

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a. Gestión de tratamientos.

Primero accederemos a la “Gestión de tratamientos” para configurar la lista de los actos que se realizan en la clínica o nomenclátor. También se puede acceder desde “Sistema Gestión de Compañías (Mutuas)/Tarifas/Tratamientos Gestión de Tratamientos”.

Fig. 33 – Gestión de Tratamientos

Se abrirá una ventana donde encontraremos los tratamientos ya creados por la clínica, y desde la cual podremos dar de alta tratamientos nuevos, modificar los ya existentes o inactivar o eliminar los tratamientos en desuso.

Fig. 34 – Tratamientos del nomenclátor

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Por defecto, en una instalación de “0” de Gesden G5, aparecerán los tratamientos más comunes que se realizan en una clínica dental, ya configurados pero sin precio, con el fin que la clínica, si lo desea, los pueda usar, modificar y configurar con los precios propios.

Para crear un tratamiento, pulsaremos el botón inferior “Añadir”, o en el caso de usar los tratamientos ya preestablecidos, pulsaremos el botón “Modificar” seleccionando previamente el tratamiento en cuestión.

Fig. 35 - Añadir/modificar tratamiento

Se abrirá una ventana donde dispondremos de los campos a configurar del tratamiento, cabe recordar, que los campos en “Azul celeste” son los campos obligatorios a rellenar por la clínica.

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Fig. 36 – Tratamiento configurado

Cada tratamiento ha de disponer de la siguiente información, obligatoria y correctamente insertada:

Código Acto: El tratamiento ha de tener un código único, puede ser numérico o alfanumérico. Grupo Médico: El tratamiento pertenece a un grupo médico, configurables desde

“Sistema Gestión de Tablas”, esto nos servirá para poder filtrar más adelante sobre producción dentro de un grupo, por ejemplo. Tipo de Acto: Es muy importante que este campo se configure correctamente, ya

que hace referencia al icono y, por ende, al dibujo que escribirá el tratamiento en el odontograma del paciente. Este campo no permite la inserción de nuevos “tipos de actos”, por lo tanto, en caso de no encontrar el correspondiente “grafico” para el tratamiento se recomienda colocar “Genérico”. Desc. Médica/Desc. Paciente: Es el nombre común del tratamiento, al rellenar

la descripción médica se colocará automáticamente lo mismo en descripción de paciente, siendo esta modificable.

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Tipo de Actuación: Este campo determinará si el precio del tratamiento se imputa por pieza, por acto o es genérico.

Acto por diente: Precio por pieza (ej. Exodoncia, Implante, etc…). Obligatorio marcar la/las piezas al incluir el tratamiento en un paciente. Acto por Tratamiento: Precio por acto, independientemente del número

de piezas marcadas (ej. Raspado por Cuadrante, Prótesis Removible, etc…). Obligatorio marcar la/las piezas al incluir el tratamiento en un paciente solo para que dibuje el tratamiento en el odontograma según el tipo de acto. Tratamiento Genérico: Tratamientos que se aplican en general en la boca

del paciente, por lo tanto no se marcan piezas (ej. Primera Visita, Higiene, etc…). No es obligatorio marcar la/las piezas al incluir el tratamiento en un paciente, ya que es genérico.

Especialidad: Siempre será “Estomatología”.

De esta manera, quedarán los campos como en el siguiente ejemplo

Fig. 37 – Campos obligatorios de un tratamiento

Una vez estén los campo obligatorios correctamente introducidos se puede proceder a guardar el tratamiento en el “Nomenclátor” de la clínica.

Obsérvese que en el “Nomenclátor” no se introduce ningún precio, ya que estos se colocarán cuando asociemos el tratamiento del “Nomenclátor” con la tarifa correspondiente.

En caso de eliminar un tratamiento ya creado, habrá que seleccionar dicho tratamiento y marcar la opción “Eliminar”, situada en la parte inferior de la ventana.

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Fig. 38 – Eliminar un tratamiento

En caso de estar ya en uso el tratamiento, o en caso de no querer borrarlo se puede “Inactivar”, seleccionando previamente el tratamiento en cuestión, y pulsando la opción “Inactivar” situado en el menú inferior “Opciones”

Fig. 39 – Inactivar un tratamiento

b. Gestión de Compañías Sanitarias (Mutuas).

En este apartado es donde se han de crear las mutuas o compañías sanitarias con las que tenga cobertura la clínica. También, para una mejor gestión, se recomienda crear la propia

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clínica como una compañía más, a fin de asociar después la tarifa privada de la clínica o demás tarifas que pudieran tener (Tarifa VIP, Tarifa jubilados, Tarifa promoción apertura, etc…).

Se puede acceder también desde “Sistema Gestión de compañías (Mutuas)/Tarifas/Tratamientos Gestión de Mutuas”.

Fig. 40 – Gestión de Compañías (Mutuas)

Al acceder a “Gestión de Mutuas” se abrirá una ventana donde aparecerán todas las compañías sanitarias previamente creadas.

Fig. 41 – Configuración de Compañías

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Para añadir una compañía sanitaria o mutua, pulsaremos el botón “Nuevo” situado en la parte inferior de la ventana.

Fig. 42 – Creación de una Compañía o Mutua

Se deberán rellenar los siguientes campos, siendo obligatorios aquellos en color “Azul celeste”:

Descripción (Datos Principales) Nombre corto de la mutua/compañía sanitaria. Razón Social (Datos Principales) Nombre completo de la mutua/compañía

sanitaria. CIF (Datos Dirección) CIF de la mutua/compañía sanitaria. Dirección (Datos Dirección) Dirección fiscal de la mutua/compañía sanitaria.

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Fig. 43 – Datos obligatorios de la Compañía o Mutua

De esta manera se dará de alta las mutuas y la propia clínica como una mutua más, con su NIF y su Dirección.

Fig. 44 – Compañía “Clinica Dental” (Privado)

Una vez generadas las mutuas o compañías sanitarias, así como la propia clínica dental, pulsaremos el botón “Guardar” para guardar los cambios pendientes.

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c. Gestión de Tarifas.

Ahora el usuario asociará los tratamientos (Nomenclátor) con las Compañías (Mutuas) a través de las “Tarifas”. Se deberán crear las tarifas que disponga cada “Compañía”, esto significa que una “Compañía o Mutua” puede disponer de “n” tarifas.

De la misma manera se deberá asignar una “Tarifa Privada” a la Compañía “Clínica Dental” (Recordemos que la propia clínica se considerará una “Compañía” mas).

Accederemos desde el botón del asistente de “Gestión de Tarifas” o desde “Sistema Gestión de Compañías (Mutuas)/Tarifas/Tratamientos Gestión de Tarifas”.

Fig. 45 – Gestión de Tarifas

Aparecerá una ventana, donde nos mostrará las tarifas anteriormente creadas y desde donde se darán de alta las diferentes tarifas asociadas a las mutuas o compañías sanitarias creadas en el punto anterior “Gestión de Mutuas”.

Fig. 46 – Acceso a Gestión de Tarifas

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Para añadir una tarifa nueva, pulsaremos el botón “Añadir”, situado en la parte inferior de la ventana.

Fig. 47 – Crear una Tarifa

Aparecerá una ventana, donde rellenaremos los campos de la tarifa, siendo obligatorios los marcados en color “Azul celeste”.

Fig. 48 – Datos de la tarifa

Rellenaremos los siguientes campos:

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Código: será el código de la tarifa, por tanto, aparecerá en la ficha del paciente, al lado de su nombre cuando pertenezca a dicha tarifa el paciente. Pueden ser numérico o alfanumérico. Descripción: descripción de la tarifa. Mutua: se deberá asociar la mutua a la que pertenezca esta tarifa (así, una

“mutua” o “compañía sanitaria” puede tener “n” tarifas).

Una vez creados los campos obligatorios, pulsaremos el botón inferior “Aceptar” y quedará guardada la tarifa en su correspondiente “mutua” o “compañía sanitaria”.

De la misma manera, se creará la “tarifa privada” que asociaremos con la propia “clínica” así como si la clínica dispusiera de diferentes tarifas privadas, todas se asociarán a la “clínica dental”.

Fig. 49 – Creación de las distintas tarifas

Por tanto, siguiendo estos pasos, ya están configuradas las tarifas y asociadas con su “mutua” o “compañía sanitaria” correspondiente.

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d. Asociación de tratamientos en tarifas.

En los pasos anteriores se han creado, por un lado los tratamientos únicos en un “nomenclátor”, por otro lado se han creado las “compañías sanitarias” o “mutuas” asociadas a la clínica y por último se han creado y asignado a sus correspondientes “mutuas” o “compañías sanitarias” las “tarifas”.

Ahora llega el momento de asociar a cada “tarifa” los tratamientos incluidos en ella del “nomenclátor”.

Accedemos a las tarifas ya creadas, seleccionaremos la tarifa correspondiente y pulsaremos el botón “Opciones Tratamientos” situado en la parte inferior.

Fig. 50 – Gestión de tratamientos de tarifas

Aparecerá una ventana desde la cual asociaremos a esta “tarifa” los tratamientos necesarios del “nomenclátor”.

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Fig. 51 – Ventana de Gestión de tratamientos

Se pueden añadir de 2 maneras:

Asociar manualmente un tratamiento:

Pulsando el botón “Asociar”, abrirá una ventana donde se buscará el tratamiento desde el “nomenclátor”.

Fig. 52 – Asociar un tratamiento

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De esta manera, se asociará uno a uno los tratamientos que pertenezcan a la tarifa que estemos modificando.

En caso que una tarifa solo incluya unos pocos tratamientos se puede realizar de esta manera.

Añadir desde una selección múltiple:

Fig. 53 - Asociación Múltiple de tratamientos

Pulsando el botón “Asociar Múltiple” aparecerá una ventana con todos los tratamientos del “nomenclátor”, donde podremos marcar los botones “todos”, “Ninguno” o “Invertir” situados en la parte inferior o dejando pulsada la tecla “CONTROL” del teclado a la vez que hacemos clic con el mouse para hacer una selección personalizada de los tratamientos.

Fig. 54 – Asociar múltiples tratamientos

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Incluso el usuario podrá añadir, modificar o eliminar un tratamiento del nomenclátor directamente desde la configuración de las tarifas, con el fin de no tener que volver atrás en caso de necesitar un tratamiento nuevo, por ejemplo.

Fig. 55 - Añadir/Modificar un tratamiento al nomenclátor

Una vez seleccionado el/los tratamientos correspondientes, marcaremos el botón “Seleccionar” situado en la parte inferior-derecha de la ventana, y automáticamente se asociarán los tratamientos a la “tarifa”.

Fig. 56 – Tratamientos asociados a la tarifa

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e. Gestión de Precios

Una vez que hemos hecho el “nexo” de unión, entre tratamiento y mutuas a través de las tarifas, es hora de colocar el precio de los tratamientos según su “tarifa”.

Desde el mismo asistente de configuración, accederemos a “Gestión de precios”.

Fig. 57 - Gestión de Precios

Por defecto, el sistema mostrará en la ventana de Gestión de precios todos los tratamientos asociados en todas las tarifas.

Fig. 58 – Ventana de Gestión de Precios

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Al visualizar todos los tratamientos asociados en todas las tarifas es normal que se “repitan” ciertos tratamientos, ya que cada uno dispondrá de un importe.

Fig. 59 – Tratamientos “repetidos” por tarifa

El usuario podrá usar los filtros situados en la parte superior de la “Gestión de precios”. Podrá gestionar los precios directamente de todas las tarifas, escoger solo una tarifa, o filtrar los tratamientos de un grupo médico de una tarifa en concreto.

Fig. 60 - Filtro de Gestión de Precios

Tanto si se ha aplicado un filtro como si se visualiza todos los tratamientos de todas las tarifas el sistema permite la opción de hacer filtros “in situ” de cada una de las columnas que se visualizan en la ventana. Pulsando la flecha existente en cada título de columna el usuario podrá seleccionar que apartados desea visualizar en ese momento.

Esto permitirá una mejor gestión a la hora de aplicar los precios en los tratamientos.

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Fig. 61 - Filtros aplicables por columna

Una vez el usuario haya filtrado los tratamientos como corresponda y antes de aplicar los precios se ha de elegir la fecha sobra la cual se aplicarán los precios. Por defecto será a fecha actual, pero el usuario podrá seleccionar la validez del precio de los tratamientos desde principios de año, de cara al año siguiente o en una fecha determinada.

Fig. 62 - Seleccionar fecha a aplicar los precios

Después, bastará con colocar el precio del tratamiento en el campo correspondiente. Si el paciente es quien abona el tratamiento se colocará el importe en el campo “Precio privado”, si

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por el contrario es la Compañía Sanitaria o Mutua quien abona a la clínica el tratamiento se colocará el precio en el campo “Precio mutua”.

Fig. 63 - Introducción de los precios

Una vez se hayan colocado los precios correspondientes, pulsaremos el botón “Aplicar” situado en la parte inferior derecha, con lo cual ya dispondremos de los precios activos a partir de la fecha anteriormente seleccionada en el filtro.

Fig. 64 - Aplicar precios

También se pueden modificar los precios en “bloque”, se podrán usar los botones inferiores “Todos, Ninguno o Invertir” para seleccionar los tratamientos o bien manteniendo la tecla “Control” del teclado pulsada mientras se seleccionan con el mouse los tratamientos a modificar.

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Fig. 65 - Selecciona de tratamientos a modificar

Después pulsaremos el botón inferior “Incrementar/Establecer precio de seleccionados.

Fig. 66 - Incrementar/Establecer precio de seleccionados

Aparecerá una ventana donde definiremos sobre qué precio deseamos aplicar el cambio (Privado o Mutua), la acción a realizar (Incrementar o establecer) y después de colocar el valor seleccionaremos si es en importe (€) o porcentaje (%).

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Fig. 67 - Modificación de registros de precios

Así, se podrá aumentar un 15% los tratamientos de Conservadora de la tarifa privada, reducir un 5% los tratamientos de una mutua o incrementar 20€ las exodoncias, por ejemplo.

Se puede usar la misma función para desactivar tratamientos que ya no deban estar activos en una tarifa, seleccionando igualmente los tratamientos afectados y pulsando en este caso el botón inferior “Desactivar seleccionados”.

Fig. 68 - Desactivar múltiples tratamientos

En caso que el usuario desee asociar un nuevo tratamiento del “Nomenclátor” de actos en una tarifa no es necesario salir atrás y volver a iniciar el proceso, sino que pulsando el botón “Asociar” podremos realizar la operación de manera más cómoda.

El botón “Asociar” irá en función del filtro aplicado en “Gestión de Precios”. Por ejemplo, si hemos filtrado por tarifa podremos asociar un tratamiento a esa tarifa, si hemos filtrado por tratamiento podremos asociar una o varias tarifas a dicho tratamiento.

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Fig. 69 - Asociar tratamiento o tarifa

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03. Gestión de Emisores.

El “Emisor” de una clínica es el nombre de la misma que aparecerá en los documentos administrativos (Facturas/Recibos), presupuestos, gastos, etc...

Se pueden crear varios emisores, tantos como se desee, a la hora de facturar se podrá elegir con que emisor se necesita hacer el documento.

a. Creación de emisores

Para crear un emisor, hay que acceder al apartado “Sistema Gestión de Emisores”.

Fig. 70 – Sistema Gestión de emisores

Aparecerá una ventana, donde crearemos el/los emisores necesarios y por cada emisor, sus correspondientes series de “facturación”.

Será obligatorio la creación de al menos un emisor, y para ese emisor la generación de las series de facturas, recibos y sus correspondientes abonos

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Fig. 71 – Emisor de la clínica

Para añadir un emisor, pulsaremos el botón inferior “Nuevo”, y rellenaremos los siguientes campos, siendo los campos en color “azul celeste” los obligatorios:

Nombre para el emisor: El nombre de la clínica dental. NIF: Aquí introduciremos el NIF/CIF de la clínica. Dirección: Dirección fiscal de la clínica dental. CP: Código postal. Población: Población donde se sitúa la clínica dental. Colocando el CP y pulsando

el botón de búsqueda o la tecla “F1” del teclado se colocará automáticamente la población correspondiente. Teléfonos. E-mail/Web: email público de la clínica/Web de la clínica.

Una vez esté el emisor configurado, pulsaremos el botón “Guardar”.

Fig. 72 – Guardar datos del emisor

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b. Creación de series de facturación.

Ahora, para finalizar la configuración del emisor, se han de generar las “series” de facturación. Para ello, teniendo seleccionado el emisor, pulsaremos en el botón inferior “Gestión de series”.

Fig. 73 – Emisor Gestión de series

Se abrirá una ventana, donde aparecerán todas las series ya creadas para este emisor, y desde donde podremos crear más series o modificarlas.

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Fig. 74 – Series creadas

Para añadir una serie, pulsaremos en la ventana el botón “Añadir”, donde colocaremos el año de validez de la serie, el tipo de documento para el que queremos la serie, el nombre de la serie y pulsaremos el botón “Aceptar”.

Fig. 75 – Añadir una serie

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Cuando estén creadas las series, desde la pestaña “Opciones podremos marcar si la serie seleccionada es para el documento por defecto (factura/recibo) o si es para los abonos de documento (factura de abono/recibo de abono).

Fig. 76 – Serie por defecto del documento

También, en caso de empezar la serie correspondiente por una numeración en concreto, desde el apartado “Opciones”, podremos marcar la opción “Generar Documentos en Blanco”.

Fig. 77 – Generar documentos en blanco

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En la ventana emergente, introduciremos el número de documentos en blanco que se han de dejar para empezar la serie por dicha numeración.

Fig. 78 – Número de documentos en blanco

IMPORTANTE: Ojo, este proceso no se recomienda realizar cuando ya se hayan generado documentos administrativos, ya que la generación de documentos en blanco cuando la serie ya está en uso provocará un salto de números en la serie de facturación.

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04. Agenda Gesden G5

Gesden G5 dispone de una agenda para gestionar las citas de la clínica, así como asignar a cada cita el motivo de la consulta y su posterior gestión.

Para ello se necesitará realizar una configuración previa en las agendas, donde crearemos los “calendarios” de cada usuario y después crearemos los propios “usuarios”.

El usuario puede elegir si desea crear las agendas por colaboradores/doctores o por gabinetes; cualquiera de las dos formas son válidas. Todo dependerá si a la hora de citar citamos para “un colaborador/doctor” o citamos para “un gabinete” sin controlar el colaborador en Agenda.

Para iniciar la agenda, abriremos la aplicación desde el botón superior de “Agenda” en la parte superior.

Fig. 79 – Acceso a la Agenda

La agenda se abrirá como una ventana independiente de Gesden G5, donde se podrá minimizar y mantener Gesden, o minimizar Gesden y usar la agenda.

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Fig. 80 – Agenda de Gesden G5

a. Configurar los calendarios.

Todas las agendas, ya sean por colaborador como por gabinete, deberán de tener su propio calendario.

Para configurar los “calendarios” deberemos acceder a “Configurar Calendarios” situado en el icono superior de la Agenda.

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Fig. 81 – Configurar Calendario

Al acceder a los calendarios, se abrirá una ventana donde se podrá crear, modificar o eliminar los calendarios existentes.

Fig. 82 – Gestión de calendarios

Para crear un calendario, se ha de marcar el botón “Nuevo” de la ventana de calendarios, y aparecerá una nueva ventana.

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Fig. 83 – Nuevo calendario

Primero colocaremos el nombre del colaborador/doctor o gabinete en la descripción, para identificar después el calendario.

Fig. 84 – Nombre del calendario

Seleccionaremos después el día a configurar y pulsaremos el botón “Insertar”, situado en el lateral, de esta manera introduciremos para el día seleccionado la hora de inicio y la hora de fin.

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Fig. 85 – Insertar horario

En caso de hacer horario partido, bastará con volver a pulsar “Insertar” en el mismo día.

Fig. 86 – Insertar horario partido

Cabe recordar, que cuando se configura el horario de un día de la semana, automáticamente ese día de todas las semanas aparecerán configurados, por ejemplo, si configuramos los lunes, todos los lunes tendrán este horario.

Para configurar después en caso de un lunes en concreto no se trabaja o el colaborador viene un lunes al mes, se creará desde aquí el día en concreto (todos los Lunes) y después adaptaremos las jornadas con “Festivos”.

Una vez configurado el calendario, pulsamos “Aceptar” y quedará guardado el calendario.

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Fig. 87 – Calendario creado

b. Configurar los usuarios.

Después de configurar los “calendarios” es hora de configurar los usuarios, donde a cada usuario (colaborador/doctor o gabinete) asociaremos su “calendario” correspondiente, las fracciones por hora y los motivos de visita que se le adjudicarán en la agenda.

Accederemos a “Configurar Usuarios”, desde el botón situado en la parte superior en Agenda.

Fig. 88 – Configurar Usuarios

Se abrirá una ventana, donde aparecerán los usuarios anteriormente creados y desde la cual, podremos añadir, modificar o eliminar usuarios de agenda.

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Fig. 89 – Gestión de Usarios de Agenda

Para crear un usuario, pulsaremos el botón “Nuevo” situado en el lateral de la ventana, donde abrirá el programa una nueva ventana de configuración de usuario.

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Fig. 90 – Creación nuevo usuario Agenda

Lo primero de todo, será asociar el calendario que hemos creado en el paso anterior al usuario. Al elegir el calendario, automáticamente el programa colocará como nombre de “Agenda” el mismo nombre que el del calendario, siendo este modificable y en caso de no querer poner el mismo nombre se puede editar manualmente.

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Fig. 91 – Asociación calendario/usuario

En el campo “Abreviación” se puede colocar el mismo nombre de Agenda, o las iniciales del doctor, o números, etc...

Marcaremos la casilla activo, muy importante, sino este usuario no estaría disponible en la agenda.

Fig. 92 – Usuario activo

En el campo “Fracciones/Hora” elegiremos el intervalo de tiempo a visualizar en la agenda de este usuario (cada 15 min, cada 30 min, etc...). Esta configuración es general, por tanto si a un usuario configuramos que la visualización sea cada 15 minutos será así en toda su agenda todos los días.

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Fig. 93 – Fraccciones/hora

La numeración puede ser:

1 Fracción/hora: cada hora 2 Fracciones/hora: cada media hora 3 Fracciones/hora: cada 20 minutos 4 Fracciones/hora: cada 15 minutos 6 Fracciones/hora: cada 10 minutos 12 Fracciones/hora: cada 5 minutos

Y así sucesivamente según coloquemos los múltiplos de horas. Se recomienda colocar la visualización según el tiempo mínimo del motivo de visita que menos tiempo ocupe, es decir, si por ejemplo un doctor tiene varios motivos de visita de 30 minutos pero las primeras visitas las realiza en 15 minutos, sería recomendable visualizar las agendas cada 15 minutos (4 fracciones/hora).

Podremos configurar un color identificativo del book, de manera que el usuario pueda visualizar las agendas por colores según el book/colaborador.

Fig. 94 - Colores por usuario

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Ahora solo queda colocar la especialidad del usuario, por defecto marcaremos “Estomatología”, y asociaremos en caso que el usuario de agenda sea un doctor/colaborador, el correspondiente “colaborador” creado en el inicio en Gesden, desde “Sistema Gestión de colaboradores”.

Fig. 95 – Especialidad y colaborador asociado

c. Configurar motivos de visita

Por último, crearemos los motivos de visita del usuario. No es necesario crear diferentes motivos de visita para la misma acción, por ejemplo, “EXODONCIA SIMPLE”, “EXODONCIA QUIRURGICA”, “EXODONCIA RESTO RADICULAR”, etc...; para este caso, crearemos “EXODONCIA”.

Es recomendable crearlos de esta manera, con el fin de no tener un listado muy grande de motivos de visita y tenerlos lo más agrupado posible, así a la hora de dar cita en agenda el usuario verá más fácil el motivo de visita.

Fig. 96 – Configurar motivos de visita

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Dentro del apartado “Tratamientos” del usuario de Agenda, pulsaremos el botón inferior “Insertar”.

Fig. 97 – Crear un motivo de visita

Se abrirá una nueva ventana, donde rellenaremos los campos del tratamiento.

Fig. 98 – Motivo de visita

Introduciremos un código (numérico o alfanumérico), la descripción del tratamiento y la duración en minutos predeterminada para el tratamiento.

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Fig. 99 – Datos del motivo de visita

Asociaremos un icono (obligatorio) al tratamiento, de esta manera al dar cita parecerá el icono al lado del nombre del paciente.

Para asociar el icono pulsaremos el botón “Seleccionar icono”.

Fig. 100 – Selección de icono

Se abrirá una ventana, donde escogeremos un icono de los que hubiera ya creados o desde donde podremos asociar un nuevo icono en caso de no estar el correspondiente.

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Fig. 101 – Carga de iconos de agenda

En caso de crear un nuevo icono, pulsaremos en la ventana de iconos el botón “Nuevo” y buscaremos desde el explorador de Windows donde se encuentra el icono.

Gesden G5 incorpora dentro de la estructura del programa una serie de iconos, la ruta desde el servidor será “C:\INFOMED\GELITE\ICO”, siendo “C:\” la letra de la unidad donde esté instalado Gesden G5, por lo que puede ser otra letra de unidad o, en caso de estar en un puesto secundario la ruta será a través de la red “\\nombredelservidor\GELITE\ICO”.

Fig. 102 – Acceso a los iconos de Agenda.

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En caso de crear un icono, después de seleccionarlo desde su ubicación, hay que colocar un nombre al icono para que esté disponible en la ventana repositorio de iconos de agenda.

El usuario de Gesden G5 podrá asignar sus propios iconos si así lo desea, pero han de seguir las siguientes características:

Tamaño del icono “16X16”. Extensión del archivo “*.ICO”. Tamaño del archivo máximo 1Kb.

Si no se cumplen todas las reglas anteriormente descritas sobre las características de los iconos, al abrir la agenda mostrará un mensaje de error, por lo que puede que el programa no responda correctamente.

Una vez colocado el icono correspondiente, el tratamiento aparecerá de la siguiente manera:

Fig. 103 – Motivo de visita con “icono”

De esta manera, crearemos todos los motivos de visita que se necesiten.

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Fig. 104 – Lista de motivos de visita del usuario

Se pueden eliminar, o modificar los anteriormente creados, y en caso de crear un usuario de agenda con los mismos motivos que otro usuario ya creado, podremos “Importar” los motivos de visita de un usuario a otro.

Fig. 105 – Importar motivos de visita de otro usuario

Una vez introducidos los tratamientos correspondientes para el usuario, pulsaremos “Aceptar” y ya dispondremos de la agenda configurada lista para empezar a citar.

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Fig. 106 – Usuarios configurados

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05. Editor de textos

El editor de textos es una herramienta que permite poder imprimir cualquier documento que se entregue al paciente (LOPD, consentimientos, cesión de datos, justificantes, peticiones, etc…) dado que el usuario deberá crear las plantillas de los documentos para que estén disponibles en los pacientes de Gesden G5.

Para crear las plantillas accedemos a “Accesorios Editor de textos”.

Fig. 107 - Accesorios Editor de textos

Se abrirá la ventana del editor de textos, donde crearemos grupos y subgrupos para crear los documentos de los pacientes.

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Fig. 108 - Editor de textos

a. Creación de grupos/subgrupos.

Los documentos los clasificaremos dentro de grupos o subgrupos con el fin de tenerlos ordenados.

Para crear un grupo simplemente pulsaremos el botón inferior “Nuevo Grupo” y escribiremos el nombre de la carpeta contenedora de los documentos.

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Fig. 109 - Crear grupos del editor

De la misma manera se pueden crear subgrupos, seleccionando primero el grupo contenedor, así podremos crear una estructura en árbol con subgrupos dentro de un grupo. Por ejemplo, dentro del grupo “Justificantes” podremos crear un subgrupo “Castellano”, otro “Francés”, otro “Ingles”, etc…

No es obligatoria la creación de subgrupos, esto es decisión del usuario como estructurar los documentos.

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b. Creación del documento.

Una vez creado el grupo y/o subgrupo, pulsaremos el botón “Nuevo en blanco” para crear el documento, donde en primer lugar escribiremos el nombre del documento.

Fig. 110 - Creación del documento

A partir de aquí es donde se abrirá el documento completamente en blanco. Es muy similar al Word de Microsoft Office, donde podremos configurar la letra, tamaño, negrita cursiva subrayado y sangrado.

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Fig. 111 - Documento en blanco

En caso de tener este documento en formato “Word”, por ejemplo, el usuario podrá copiar (seleccionando el texto original y pulsando con el teclado “Control + C”) y pegar el texto en el editor (pulsando en el editor de textos con el teclado “Control + V”). Sino, el usuario podrá escribir libremente el texto dentro del editor.

Cuando el documento este completo, pulsaremos el botón “Guardar” o la opción “Documento Guardar documento”.

Fig. 112 - Guardar documento

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I. Campos para mailing.

A la hora de redactar una plantilla del editor, es probable con que el usuario se encuentre con datos que se deban de rellenar con los del paciente, por ejemplo el nombre y los apellidos, el número de nif, la dirección del paciente, la fecha actual, etc…

Para ello existen unos “Campos para mailing”, situados en el icono de “base de datos” en el editor de textos en la parte superior. O bien pulsando dentro del editor la opción “Insertar Campos mailing”.

Fig. 113 - Insertar campos para mailing

Se abrirá una ventana donde recogerá automáticamente todos los datos del paciente que más adelante seleccionamos para imprimir el documento.

Por tanto, a medida que el usuario redacte el documento, los campos que se rellenarán automáticamente con los del paciente los deberá escoger de la lista de “Campos para mailing” haciendo “doble clic” en el campo en cuestión.

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Fig. 114 - Documento con campos para mailing

En este ejemplo de la imagen superior, los campos “nombre paciente”, “apellidos paciente”, “número de nif paciente”, “número de historial paciente” y “fecha actual” han sido introducidos desde “Insertar campos para mailing”, por tanto se autocompletaran cuando emitamos esta plantilla desde la ficha del paciente.

II. Edición cabecera/pie de página.

Se puede editar una cabecera, por ejemplo si el documento ocupa varías páginas para que tengan el mismo encabezado, o si queremos incorporar un texto como pie de página, con los datos de la clínica, por ejemplo.

En el apartado “Ver” en la parte superior, podremos escoger o “Editar cabecera” o “Editar pie de página”.

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Fig. 115 - Editar cabecera / pie de página

En el siguiente ejemplo, veamos cómo sería la edición del pie de página, por ejemplo.

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Fig. 116 - Creación de pie de página

De la misma manera se puede editar la cabecera. Tanto en la cabecera como en el pie de página se pueden introducir campos para mailing para que se autocompleten con los datos del paciente, por ejemplo.

III. Insertar imagen (Logo).

También se puede colocar una imagen como logotipo corporativo de la clínica, por ejemplo. Para el formato de la imagen se recomienda que el logotipo de la clínica o la imagen que se vaya a usar este en formato “*.bmp” y el tamaño sea de logotipo, ni muy grande ni muy pequeño, ya que el re-escalado de la imagen puede provocar pérdida de calidad de la misma.

Para insertar el logotipo, dejaremos el cursor en el texto del editor donde deseemos que aparezca la imagen, y pulsamos en la parte superior la opción “Insertar Grafico incrustado”.

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Fig. 117 - Insertar grafico incrustado

Se abrirá una ventana del explorador de Windows, donde buscaremos la imagen del logotipo dentro del propio ordenador y la seleccionaremos. Automáticamente aparecerá la imagen donde se podrá escalar e incluso configurar la justificación.

La imagen también sirve para poner como cabecera o pie de página.

Existe otro tipo de imagen a adjuntar, “Insertar gráfico lincado”, en este caso la imagen ha de permanecer siempre en una misma ubicación del ordenador y llamarse con el mismo nombre siempre ya que el documento a la hora de imprimirse buscará la imagen en la ruta seleccionada. Se recomienda siempre usar la primera opción “Insertar gráfico incrustado” ya que se pega la imagen al documento y no ha de depender del nombre y ubicación del archivo como en el segundo caso.

c. Exportar/Importar plantillas.

El usuario puede exportar las plantillas creadas en el editor de textos, por ejemplo, si el usuario tiene varias clínicas y desea tener los mismos documentos en el editor de textos de Gesden G5 en ambas clínicas.

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Para exportar el documento, bastará con abrirlo desde el editor de textos y seleccionar el apartado “Documento Exportar a archivo RTF”.

Fig. 118 - Exportar a archivo RTF

Se abrirá una ventana del explorador de Windows para buscar la ubicación donde dejaremos el documento en formato “*.rtf”. Este formato es “Rich Text Format” (formato de texto enriquecido), desarrollado por Microsoft y editable con la mayoría de paquetes de office. Por tanto, se puede exportar el documento en formato “*.rtf”, editarlo con el programa predeterminado de edición de textos del ordenador y después importarlo de nuevo al editor de textos.

Para importarlo se realizará la misma operativa que para exportarlo, solo que en este caso marcaremos la opción “Importar archivo RTF”.

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Fig. 119 - Importar archivo RTF

El formato “RTF” al tratarse de un formato de texto muy antiguo es posible que si se importa un archivo rtf editado con un editor de textos más actual algunos caracteres o textos puedan verse alterados, por favor, no olvide repasar el documento desde el editor de textos.

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06. Recalls.

En cada paciente se podrá asignar un recall de “acciones de recall”, o al realizar un seguimiento de presupuesto o de deuda también podremos agregar un recall. Por lo que es necesario crear los distintos motivos de recall para que aparezcan automáticamente así como los resultados de los recalls.

a. Motivos de recalls.

Accedemos a “Sistema Gestión de Tablas Motivos de recall”.

Fig. 120 - Sistema Gestión de Tablas Motivos de Recalls

Se abrirá una ventana donde el usuario deberá añadir el motivo del recall que desea estableces en el correspondiente apartado.

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Fig. 121 - Creación de motivos de recall

De esta manera, para las acciones comunes de recall el usuario podrá crear los motivos correspondientes a Higienes, Control Periodoncia, Control Implantes, etc...

Para el seguimiento de presupuestos se podrán definir otros motivos y lo mismo para el seguimiento de deuda.

También el usuario podrá “inactivar” aquellos motivos de recall que no se usen, útil cuando se actualiza Gesden G5 desde versiones más antiguas donde el usuario podía arrastrar múltiples motivos de recall que al estar en uso el sistema no permitía su inactivación.

Fig. 122 - Inactivación del motivo de recall

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b. Resultados de recalls.

Accedemos a “Sistema Gestión de Tablas Resultados de Recall”.

Fig. 123 - Sistema Gestión de Tablas Resultados de Recall

Dentro de la ventana que el sistema mostrará, el usuario deberá de “Añadir” los diferentes motivos según el tipo de recall que se utilice.

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Fig. 124 - Creación de los resultados de recall

Por ejemplo, para los recalls de seguimiento de presupuestos se pueden crear los siguientes resultados:

Acepta presupuesto Presupuesto rechazado En valoración por paciente No localizable

Independientemente del texto escrito por el usuario en observaciones, se colocará uno de estos resultados, así, se podrá visualizar de forma rápida y más tarde clasificar, con lo que se consigue un correcto seguimiento del recall.

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07. Configuración Carnet de Implantes.

Dentro de Gesden G5 se encuentra la opción del “carnet de implantes”, utilidad basada en la propia colocación del tratamiento de implantes para poder seleccionar el implante colocado en el paciente, fabricante, medidas y lote.

Para ello se deberán dar de alta en el catálogo de productos de Gesden G5 los diferentes implantes que posea la clínica. No es necesario asociarlos a un proveedor ni generar el contrato con el propio proveedor ya que no generarán movimientos de almacén, simplemente que estén dados de alta en el catálogo de productos.

a. Creación del fabricante.

El primer paso será dar de alta los distintos fabricantes de implantes, de esta manera introduciremos los implantes por fabricante.

Accederemos desde “Sistema Gestión de Tablas Gestión de Tablas”.

Fig. 125 - Sistema > Gestión de Tablas > Gestión de Tablas

Dentro de la Gestión de Tablas encontraremos la pestaña inferior “Fabricantes”.

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Fig. 126 - Gestión de Tablas > Fabricantes

Pulsaremos el botón superior “Añadir” y daremos de alta los distintos fabricantes de implantes en este caso.

Fig. 127 - Alta de fabricante

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b. Creación del implante.

Para crear los implantes, se han de dar de alta desde “Administración Almacén Catálogo de productos”, ya que no de ja de ser un producto que disponemos en la clínica.

Fig. 128 - Administración > Almacén > Catálogo de productos

Se abrirá el libro del catálogo de productos, donde aparecerán los productos que dispongamos en la clínica dentro del almacén.

Fig. 129 - Catálogo de productos

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Pulsaremos el botón superior “Añadir” y daremos de alta el implante.

Fig. 130 - Creación del producto

En este caso nos centraremos en colocar los siguientes campos:

Descripción (nombre del implante) Fabricante (de los fabricantes creados anteriormente) Medidas (del implante) Marcar “check” Implante (muy importante para que solo aparezca el producto como

implante)

El resto de apartados no es necesario darlos de alta, si el usuario lo desea puede rellenar el resto de campos siguiendo las instrucciones sobre cómo dar de alta los productos del almacén en la “Guía de configuración avanzada de Gesden G5”.

Con esto ya dispondremos de los distintos tipos de implantes para generar el carnet de implantes en la ficha del paciente.

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08. Configuración de los Laboratorios Protésicos:

En Gesden G5 se puede llevar el control de los envíos a protésicos que se realizan de los pacientes, saber cuándo hemos realizado una petición de trabajo, cuando nos ha de llegar a la clínica, cuando la hemos recibido e incluso cuando la hemos implantado al paciente registrando el número de serie de la prótesis y los costes.

Para poder llevar esta gestión necesitaremos crear los laboratorios protésicos con los que se trabajen en la clínica y si se desea la creación de los trabajos que se piden con el precio pactado con el laboratorio del coste de la prótesis.

a. Crear el Laboratorio Protésico.

Accederemos al apartado “Administración Protésicos Protésicos”.

Fig. 131 - Administración Protésicos Protésicos

Se abrirá el libro de los laboratorios protésicos.

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Fig. 132 - Laboratorios Protésicos

Para crear un laboratorio protésico bastará con pulsar el botón “Añadir” y rellenar los datos del laboratorio protésico.

Fig. 133 - Crear laboratorio protésico

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Solo será obligatorio el nombre del laboratorio, si el usuario lo desea, puede rellenar el resto de datos del laboratorio, como la dirección, código postal, persona de contacto en el laboratorio, email, web, etc..

Una vez generado el laboratorio pulsaremos “Aceptar” y ya estará disponible el laboratorio para realizar las peticiones de trabajo.

b. Creación de los trabajos del laboratorio.

El usuario podrá crear la lista de los trabajos que se pide por laboratorio junto con el precio de coste para la clínica, por ejemplo, si un laboratorio trabajamos más con las cerámicas, o el precio de coste de los esqueléticos en los distintos laboratorios, etc..

Esto servirá para que en la propia petición de trabajo en la ficha del paciente asociemos el trabajo del laboratorio, así, podremos controlar los costes para la clínica de los “envíos a protésico” que se realizan.

Seleccionaremos el laboratorio protésico en cuestión, y pulsaremos el botón “Artículos”, situado en la parte inferior del propio laboratorio.

Fig. 134 - Trabajos del laboratorio

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Se abrirá una ventana donde el usuario deberá “Añadir” uno a uno los trabajos que se piden, colocando un código al trabajo (pueden ser alfanumérico) para poder realizar búsquedas en caso necesario, el tipo de trabajo y el precio de coste del trabajo para la clínica.

Fig. 135 - Creación de trabajo

Así, generaremos el “nomenclátor” de trabajos del laboratorio con los costes para la clínica. Así, cuando el usuario genere una petición de trabajo para un laboratorio, podrá seleccionar el trabajo concreto para que quede reflejado los costes previstos de la petición.

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Fig. 136 - Lista de trabajos del laboratorio

c. Copiar trabajos entre laboratorios.

Si disponemos de más de un laboratorio de prótesis, y realizamos los mismos pedidos de los mismos trabajos, se pueden copiar los trabajos ya configurados en el punto anterior de un laboratorio a otro.

Accederemos a la pestaña “Artículos” del laboratorio donde estén configurados los trabajos, y marcaremos la opción “Copiar a...”

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Fig. 137 - Copia de trabajos entre laboratorios

Seleccionaremos el laboratorio de destino y el sistema copiará los mismos artículos, con el mismo código y los mismos precios. Después accederemos al laboratorio de destino y bastará con modificar los precios con los correspondientes para ese laboratorio de prótesis.

d. Configuración de Gesden G5 para los trabajos.

Nos aseguraremos de tener configurado correctamente la opción de los envíos a protésicos en el sistema. Accedemos a “Sistema Configuración Configuración”.

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Fig. 138 - Sistema Configuración Configuración

Dentro de la configuración general de Gesden G5, en la pestaña “Envío Protésicos” nos aseguraremos que solo estará marcada la casilla “Mostrar pestañas de envíos a protésicos (Petición/Recepción de trabajo). La casilla “Activar nueva gestión de protésicos” no ha de estar marcada, muy importante.

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Fig. 139 - Configuración general de envíos a protésico

Al tratarse de la configuración general de Gesden G5, el sistema al aceptar y guardar los cambios le pedirá que reinicie la aplicación.

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09. Índice de imágenes.

Fig. 1 – Sistema Gestión de colaboradores .......................................................................................................................... 4 Fig. 2 – Gestión de colaboradores ................................................................................................................................................. 5 Fig. 3 - Nuevo colaborador .............................................................................................................................................................. 5 Fig. 4 – Campos a rellenar en el colaborador .......................................................................................................................... 6 Fig. 5 – Colaborador creado ........................................................................................................................................................... 6 Fig. 6 - Guardar datos del colaborador ...................................................................................................................................... 6 Fig. 7 – Colaboradores activos ....................................................................................................................................................... 7 Fig. 8 – Eliminar un colaborador .................................................................................................................................................. 8 Fig. 9 - Inactivar un colaborador .................................................................................................................................................. 9 Fig. 10 - Datos económicos del colaborador ......................................................................................................................... 10 Fig. 11 - Gestión de modelos retributivos ............................................................................................................................... 10 Fig. 12 - Creación del modelo retributivo ............................................................................................................................... 11 Fig. 13 - Fecha del modelo retributivo ..................................................................................................................................... 11 Fig. 14 - Tipo de Liquidación ....................................................................................................................................................... 12 Fig. 15 - Retribución General ....................................................................................................................................................... 13 Fig. 16 - Retribución por Tratamiento .................................................................................................................................... 14 Fig. 17 - Detalle de comisión ........................................................................................................................................................ 15 Fig. 18 - Selección de tarifa .......................................................................................................................................................... 15 Fig. 19 - Tarifas seleccionadas .................................................................................................................................................... 16 Fig. 20 - Detalle de tratamientos ............................................................................................................................................... 16 Fig. 21 - Comisión por porcentaje .............................................................................................................................................. 17 Fig. 22 - Comisión por importe fijo ............................................................................................................................................ 17 Fig. 23 - Comisión por porcentaje variable + importe fijo ............................................................................................... 17 Fig. 24 - Todos, Ninguno, Invertir .............................................................................................................................................. 18 Fig. 25 - Modificar comisión ........................................................................................................................................................ 18 Fig. 26 - Parámetros de comisión .............................................................................................................................................. 19 Fig. 27 - Modificación en todas las tarifas.............................................................................................................................. 19 Fig. 28 - Comisión aplicada en bloque ..................................................................................................................................... 20 Fig. 29 - Aplicar / Aceptar ............................................................................................................................................................ 20 Fig. 30 – Grafico de disposición de compañias/tarifas/tratamientos ........................................................................ 21 Fig. 31 – Asistente de Compañias/Tarifas/Tratamientos................................................................................................ 22 Fig. 32 - Asistente ............................................................................................................................................................................. 22 Fig. 33 – Gestión de Tratamientos ............................................................................................................................................. 23 Fig. 34 – Tratamientos del nomenclátor ................................................................................................................................ 23 Fig. 35 - Añadir/modificar tratamiento.................................................................................................................................. 24 Fig. 36 – Tratamiento configurado ........................................................................................................................................... 25 Fig. 37 – Campos obligatorios de un tratamiento ............................................................................................................... 26 Fig. 38 – Eliminar un tratamiento ............................................................................................................................................ 27 Fig. 39 – Inactivar un tratamiento ............................................................................................................................................ 27 Fig. 40 – Gestión de Compañías (Mutuas) .............................................................................................................................. 28 Fig. 41 – Configuración de Compañías .................................................................................................................................... 28 Fig. 42 – Creación de una Compañía o Mutua ...................................................................................................................... 29 Fig. 43 – Datos obligatorios de la Compañía o Mutua ...................................................................................................... 30

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Fig. 44 – Compañía “Clinica Dental” (Privado) .................................................................................................................... 30 Fig. 45 – Gestión de Tarifas .......................................................................................................................................................... 31 Fig. 46 – Acceso a Gestión de Tarifas ....................................................................................................................................... 31 Fig. 47 – Crear una Tarifa ............................................................................................................................................................ 32 Fig. 48 – Datos de la tarifa ........................................................................................................................................................... 32 Fig. 49 – Creación de las distintas tarifas ............................................................................................................................... 33 Fig. 50 – Gestión de tratamientos de tarifas ......................................................................................................................... 34 Fig. 51 – Ventana de Gestión de tratamientos ...................................................................................................................... 35 Fig. 52 – Asociar un tratamiento ............................................................................................................................................... 35 Fig. 53 - Asociación Múltiple de tratamientos ...................................................................................................................... 36 Fig. 54 – Asociar múltiples tratamientos ................................................................................................................................ 36 Fig. 55 - Añadir/Modificar un tratamiento al nomenclátor ........................................................................................... 37 Fig. 56 – Tratamientos asociados a la tarifa ........................................................................................................................ 37 Fig. 57 - Gestión de Precios ........................................................................................................................................................... 38 Fig. 58 – Ventana de Gestión de Precios .................................................................................................................................. 38 Fig. 59 – Tratamientos “repetidos” por tarifa ...................................................................................................................... 39 Fig. 60 - Filtro de Gestión de Precios ........................................................................................................................................ 39 Fig. 61 - Filtros aplicables por columna .................................................................................................................................. 40 Fig. 62 - Seleccionar fecha a aplicar los precios .................................................................................................................. 40 Fig. 63 - Introducción de los precios ......................................................................................................................................... 41 Fig. 64 - Aplicar precios ................................................................................................................................................................. 41 Fig. 65 - Selecciona de tratamientos a modificar ................................................................................................................ 42 Fig. 66 - Incrementar/Establecer precio de seleccionados.............................................................................................. 42 Fig. 67 - Modificación de registros de precios....................................................................................................................... 43 Fig. 68 - Desactivar múltiples tratamientos .......................................................................................................................... 43 Fig. 69 - Asociar tratamiento o tarifa ...................................................................................................................................... 44 Fig. 70 – Sistema Gestión de emisores ................................................................................................................................ 45 Fig. 71 – Emisor de la clínica ....................................................................................................................................................... 46 Fig. 72 – Guardar datos del emisor ........................................................................................................................................... 46 Fig. 73 – Emisor Gestión de series ........................................................................................................................................ 47 Fig. 74 – Series creadas ................................................................................................................................................................. 48 Fig. 75 – Añadir una serie ............................................................................................................................................................. 48 Fig. 76 – Serie por defecto del documento ............................................................................................................................. 49 Fig. 77 – Generar documentos en blanco ................................................................................................................................ 49 Fig. 78 – Número de documentos en blanco .......................................................................................................................... 50 Fig. 79 – Acceso a la Agenda ........................................................................................................................................................ 51 Fig. 80 – Agenda de Gesden G5 ................................................................................................................................................... 52 Fig. 81 – Configurar Calendario ........................................................................................................................................... 53 Fig. 82 – Gestión de calendarios ................................................................................................................................................. 53 Fig. 83 – Nuevo calendario ........................................................................................................................................................... 54 Fig. 84 – Nombre del calendario ................................................................................................................................................ 54 Fig. 85 – Insertar horario ............................................................................................................................................................. 55 Fig. 86 – Insertar horario partido ............................................................................................................................................. 55 Fig. 87 – Calendario creado ......................................................................................................................................................... 56 Fig. 88 – Configurar Usuarios ............................................................................................................................................... 56 Fig. 89 – Gestión de Usarios de Agenda ................................................................................................................................... 57 Fig. 90 – Creación nuevo usuario Agenda .............................................................................................................................. 58

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Fig. 91 – Asociación calendario/usuario ................................................................................................................................ 59 Fig. 92 – Usuario activo ................................................................................................................................................................. 59 Fig. 93 – Fraccciones/hora........................................................................................................................................................... 60 Fig. 94 - Colores por usuario ........................................................................................................................................................ 60 Fig. 95 – Especialidad y colaborador asociado .................................................................................................................... 61 Fig. 96 – Configurar motivos de visita ..................................................................................................................................... 61 Fig. 97 – Crear un motivo de visita............................................................................................................................................ 62 Fig. 98 – Motivo de visita .............................................................................................................................................................. 62 Fig. 99 – Datos del motivo de visita .......................................................................................................................................... 63 Fig. 100 – Selección de icono ....................................................................................................................................................... 63 Fig. 101 – Carga de iconos de agenda ...................................................................................................................................... 64 Fig. 102 – Acceso a los iconos de Agenda. .............................................................................................................................. 64 Fig. 103 – Motivo de visita con “icono” .................................................................................................................................... 65 Fig. 104 – Lista de motivos de visita del usuario ................................................................................................................. 66 Fig. 105 – Importar motivos de visita de otro usuario ...................................................................................................... 66 Fig. 106 – Usuarios configurados .............................................................................................................................................. 67 Fig. 107 - Accesorios Editor de textos ................................................................................................................................ 68 Fig. 108 - Editor de textos ............................................................................................................................................................. 69 Fig. 109 - Crear grupos del editor .............................................................................................................................................. 70 Fig. 110 - Creación del documento ............................................................................................................................................ 71 Fig. 111 - Documento en blanco ................................................................................................................................................. 72 Fig. 112 - Guardar documento .................................................................................................................................................... 72 Fig. 113 - Insertar campos para mailing ................................................................................................................................ 73 Fig. 114 - Documento con campos para mailing ................................................................................................................. 74 Fig. 115 - Editar cabecera / pie de página ............................................................................................................................. 75 Fig. 116 - Creación de pie de página......................................................................................................................................... 76 Fig. 117 - Insertar grafico incrustado ...................................................................................................................................... 77 Fig. 118 - Exportar a archivo RTF ............................................................................................................................................. 78 Fig. 119 - Importar archivo RTF ................................................................................................................................................ 79 Fig. 120 - Sistema Gestión de Tablas Motivos de Recalls ...................................................................................... 80 Fig. 121 - Creación de motivos de recall ................................................................................................................................. 81 Fig. 122 - Inactivación del motivo de recall ........................................................................................................................... 81 Fig. 123 - Sistema Gestión de Tablas Resultados de Recall .................................................................................. 82 Fig. 124 - Creación de los resultados de recall ..................................................................................................................... 83 Fig. 125 - Sistema > Gestión de Tablas > Gestión de Tablas ............................................................................................ 84 Fig. 126 - Gestión de Tablas > Fabricantes ............................................................................................................................ 85 Fig. 127 - Alta de fabricante ........................................................................................................................................................ 85 Fig. 128 - Administración > Almacén > Catálogo de productos ..................................................................................... 86 Fig. 129 - Catálogo de productos ............................................................................................................................................... 86 Fig. 130 - Creación del producto ................................................................................................................................................ 87 Fig. 131 - Administración Protésicos Protésicos ...................................................................................................... 88 Fig. 132 - Laboratorios Protésicos ............................................................................................................................................ 89 Fig. 133 - Crear laboratorio protésico ..................................................................................................................................... 89 Fig. 134 - Trabajos del laboratorio ........................................................................................................................................... 90 Fig. 135 - Creación de trabajo ..................................................................................................................................................... 91 Fig. 136 - Lista de trabajos del laboratorio ........................................................................................................................... 92 Fig. 137 - Copia de trabajos entre laboratorios ................................................................................................................... 93

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Fig. 138 - Sistema Configuración Configuración ..................................................................................................... 94 Fig. 139 - Configuración general de envíos a protésico .................................................................................................... 95

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