ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS METHODIST INDONESIA

P R O P O S A L

Disusun oleh :

Lela Mariati Bangun

NIM : 120709019

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI S1

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

2015

PRAKATASegala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas

rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan proposal ini dengan baik. Proposal

penelitian ini berjudul ”Analisis dan Perancangan Sistem Pada Perpustakaan Universitas

Methodist Indonesia” merupakan salah satu persyaratan yang harus dikerjakan sebelum

melakukan pengembangan sistem.

Penyusunan proposal penelitian ini tidak akan terwujud tanpa bantuan dari berbagai

pihak yang telah membantu penulis. Untuk itu, pada kesempatan ini dengan segala

kerendahan hati, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang tulus kepada :

a. Ibu Himma Dewiyana, S.T, M.Hum selaku dosen yang telah memberikan

bimbingan kepada penulis lewat proses belajar dan mengajar

b. Kepada seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam menyusun proposal

terkhusus kepada setiap penulis buku yang telah menjadi bahan referensi yang

memberikan pemahaman kepada penulis berkaitan dengan topik yang akan

penulis teliti.

Penulis menyadari bahwa penulisan proposal penelitian ini masih jauh dari

kesempurnaan mengingat pengetahuan, dan kemampuan yang dimiliki oleh penulis. Namun

penulis berharap semoga proposal penelitian ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Medan, 19 April 2015

Penulis

ii

DAFTAR ISIPRAKATA……………………………………………………………………………….. ii

DAFTAR ISI……………………………………………………………………………… iii

BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………….. 1

1.1 Latar Belakang Masalah………………………………………….…. 1

1.2 Permasalahan...........……………………………………………..…. 2

1.4 Tujuan ......................................…………………..…………………. 3

BAB II KAJIAN TEORITIS...........………..……………………………………. 4

2.1 Sistem Informasi.................................................................................. 4

2.2 Komponen Sistem Informasi............................................................... 4

2.3 Pelaku Sistem Informasi...................................................................... 5

2.4 Analisa Sistem..................................................................................... 7

2.5 Tahap perancangan sistem................................................................... 8

BAB III PERENCANAAN PENGEMBANGAN SISTEM...................................... 9

3.1 Analisis PIECES terhadap sistem baru................................................. 9

3.2 Model pengembangan sistem yang digunakan..................................... 9

DAFTAR REFERENSI....................................................................................................... 11

iii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang masalah

Dalam dunia pendidikan, perpustakaan merupakan salah satu hal yang harus dimiliki

oleh setiap lembaga pendidikan termasuk Perguruan Tinggi. Perpustakaan merupakan suatu

lembaga yang menghimpun dan menyimpan berbagai macam koleksi yang tujuannya adalah

untuk menunjang kegiatan akademik di Lembaga pendidikan yang menaunginya.

Perkembangan yang sangat pesat dalam sistem informasi terhadap kemajuan

organisasi sudah menjadi kebutuhan utama. Dengan dukungan sistem informasi yang baik

dan teratur maka sebuah lembaga pendidikan akan memiliki berbagai keunggulan kompetitif

sehingga mampu bersaing dengan lembaga pendidikan yang lain. Penggunaan teknologi

informasi dalam lingkup perpustakaan pada Universitas Methodist Indonesia tidak hanya

sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi,

kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem, sehingga proses transaksi yang terjadi akan

menjadi efektif dan efisien. Teknologi Informasi juga dapat mendukung ketersediaan

informasi sebagai upaya menciptakan berbagai kemudahan - kemudahan dalam melakukan

semua transaksi yang ada di perpustakaan, misalnya proses pendaftaran anggota baru,

peminjaman koleksi, pengembalian koleksi, dan pencarian koleksi pada rak di perpustakaan.

Berdasarkan hasil pengamatan awal yang penulis lakukan di Perpustakaan

Universitas Methodist Indonesia, sistem yang digunakan oleh perpustakaan ini sudah

terkomputerisasi yaitu menggunakan aplikasi New Spektra. Aplikasi ini merupakan aplikasi

yang diciptakan oleh Perpustakaan Universitas Kristen Petra sehingga nama aplikasi ini

merupakan singkatan dari Sistem Perpustakaan Universitas Kristen Petra atau disingkat

dengan SPEKTRA. Aplikasi ini merupakan aplikasi yang diberikan gratis oleh Perpustakaan

UK Petra kepada Perpustakaan Universitas Methodisy Indonesia karena adanya jalinan kerja

sama yang sudah dilakukan sebelumnya. Pada awalnya aplikasi ini diciptakan oleh

Perpustakaan UK Petra karena adanya perluasan gedung dan penambahan koleksi sehingga

dibutuhkan suatu sistem yang dapat memudahkan pengguna perpustakaan dalam

memanfaatkan koleksi dengan efektif dan efesien.

Dalam aplikasi New Spektra ada beberapa kegiatan yang dapat dikerjakan oleh

pustakawan seperti mengentri katalog, membuat surat kepada penerbit/agen, membuat label

buku, membuat kartu katalog, membuat laporan koleksi, membuat logo perpustakaan,

menyediakan fitur untuk memberi saran kepada pustakawan. Dari beberapa kegiatan tersebut,

1

terdapat beberapa kelemahan yang dimiliki oleh sistem ini yaitu katalog hanya dapat diakses

di lingkungan perpustakaan (internal), data yang tersimpan tidak dapat dicetak (print).

Berdasarkan pada permasalahan di atas, maka pada tugas ini akan dibuat sistem

Informasi Perpustakaan berbasis web pada Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia ,

yang dapat memberikan kemudahan terhadap pengguna dan membuat fitur - fitur untuk

memenuhi kebutuhan pustakawan. Dengan adanya aplikasi perpustakaan terkomputerisasi,

diharapkan dapat menambah nilai guna terhadap perpustakaan di Universitas Methodist

Indonesia.

1.2 Permasalahan

a. Identifikasi Masalah

o Pencarian informasi tentang bahan pustaka tidak efesien

o Dalam melakukan pencatatan data anggota yang meminjam dan mengembalikan buku

masih secara manual, sehingga pelayanannya memakan waktu kurang lebih 5 menit

untuk setiap peminjam.

o Tidak semua mahasiswadapat meminjam

b. Penyebab Masalah

o OPAC hanya dapat digunakan dalam lingkungan perpustakaan (internal)

o Sistem yang digunakan harus memasukkan data anggota, data buku dengan cara

diketik sehingga memakan waktu yang cukup lama dan pencatatan tanggal kembali

yang masih dilakukan secara manual

o Sistem pendaftaran anggota masih manual

Analisis PIECES Sistem Lama

Performance Jumlah beban kerja lebih besar

Pelayanan peminjaman dan pengembalian

membutuhkan waktu yang lama

Information Pencarian informasi tentang koleksi

perpustakaan terbatas pada suatu tempat saja

Informasi yang ditampikan kurang lengkap

Economic Penggunaan kertas, tinta dan alat tulis lainnya

untuk peminjaman/pengembalian buku terlalu

boros

2

Control Terjadi kesamaan data, karena sistem klasifikasi

dan sistem pengatalogan dilakukan pada tempat

yang berbeda padahal dengan koleksi yang sama

Efficiency Sumber daya yang dipakai lebih banyak

Service Anggota harus mengantri ketika ingin

meminjam atau mengembalikan buku karena

anggota harus mencatat di dalam buku

1.3 Tujuan

Adapun tujuan dirancangnya sistem yang berbasis komputer dan web pada

Perpustakaan Universitas Methodist Indonesia adalah meningkatkan keefektifan dan

keefesienan dalam pencarian dan penggunaan informasi di perpustakaan tersebut.

3

BAB II

KAJIAN TEORITIS

2.1 Sistem Informasi

Kata “Sistem” mengandung arti kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki

keterkaitan antara yang satu dengan yang lainnya. Dari definisi sistem, maka dapat

didefinisikan bahwa “Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang

terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu

menyajikan informasi.” (Ladjamudin, 2005:13).

Sering orang salah mengartikan antara sistem informasi dengan teknologi informasi.

Dengan mengesampingkan teknologi informasi beserta produk-produknya, sistem informasi

yang dihasilkan tentunya tidak lebih baik jika dibandingkan dengan sistem informasi yang

menggunakan teknologi informasi untuk mendukung penyajian informasinya.

Sistem informasi juga berfungsi sebagai suatu alat bantu kompetisi bagi organisasi

dalam mengupayakan pencapaian tujuan. Sistem informasi dituntut tidak hanya mengolah

data dari dalam organisasi saja, tetapi juga dapat menyajikan data dari pihak luar yang

mampu menambah nilai kompetisi bagi dalam organisasi. Dengan demikian sistem informasi

harus memiliki data yang telah terpolakan dan memiliki integritas dalam hal waktu dan

tempat. Hal ini dimaksudkan supaya sistem informasi tersebut dapat menyajikan informasi

yang tepat bagi pengguna.

2.2 Komponen Sistem Informasi

Jon Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari

komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (Building Bock).

Komponen-komponen tersebut saling berinteraksi membentuk satu kesatuan untuk mencapai

satu sasaran. Adapun yang termasuk dalam komponen blok sistem informasi, yaitu :

1. Blok Masukan (Input Block)

Blok masukan memilki data yang masuk dalam sistem informasi yang termasuk

metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan.

2. Blok Model (Model Block)

4

Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yamg akan

mengolah data menjadi keluaran (Output) yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Berupa hasil dari sistem informasi, yaitu informasi yang berkualitas dan dokumentasi

yang berguna bagi manajemen perusahaan atau pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technologi Block)

Blok teknologi terdiri atas tiga perangkat utama yang berguna untuk menerima input,

menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan

mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari seluruh sistem. Perangkat

dalam Blok Teknologi adalah sebagai berikut :

Perangkat Keras (Hardware)

Adalah peralatan di dalam sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat

dijamah yang menyediakan dukungan fisik untuk komponen-komponen sistem

informasi.

Perangkat Lunak (Software)

Adalah program yang membuat perangkat keras dapat bekerja dengan

menginstruksikannya untuk melakukan pengolahan data.

5. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data adalah suatu kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersama-

sama pada suatu media, tanpa adanya suatu kerangkapan data, sehingga mudah untuk

digunakan kembali, dapat digunkan oleh satu atau lebih program secara optimal, data

disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakanya,

data disimpan sedemikian rupa sehingga apabila ada penambahan dan modifikasi data

dapat dengan mudah dan terkontrol.

6. Blok Kendali (Control Block)

Blok kendali berfungsi untuk mengamankan penerapan operasi sistem dari hal-hal

yang dapat merusak sistem informasi, seperti: bencana alam, kegagalan sistem itu

sendiri, kecurangan-kecurangan, ketidakefisien dan sebagainya.

2.3 Pelaku Sistem Informasi

1. Pemakai

Pada umumnya 3 ada jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas dan eksekutif.

2. Manajemen

5

Umumnya terdiri dari 3 jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang bertugas

menangani pemakaian dimana sistem baru diterapkan, manajemen sistem yang terlibat dalam

pengembangan sistem itu sendiri dan manajemen umum yang terlibat dalam strategi

perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan. Kelompok manajemen

biasanya terlibat dengan keputusan yang berhubungan dengan orang, waktu dan uang,

misalnya : “ sistem tersebut harus mampu melakukan fungsi x,y,z, selain itu harus

dikembangkan dalam waktu enam bulan dengan melibatkan programmer dari departemen w,

dengan biaya sebesar x”.

3. Pemeriksa

Ukuran dan kerumitan sistem yang dikerjakan dan bentuk alami organisasi dimana sistem

tersebut diimplementasikan dapat menentukan kesimpulan perlu tidaknya

pemeriksa.Pemeriksa biasanya menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran

standar yang dikembangkan pada banyak perusahaan sejenis.

4. Penganalisa sistem

Fungsi-fungsinya antara lain sebagai :

- Arkeolog ; yaitu yang menelusuri bagaimana sebenarnya sistem lama berjalan, bagaimana

sistem tersebut dijalankan dan segala hal yang menyangkut sistem lama.

- Inovator ; yaitu yang membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi

kemungkinan-kemungkinan lain.

- Mediator ; yaitu yang menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain

pemakai, manajer, programmer, pemeriksa dan pelaku sistem yang lainnya yang

mungkin belum punya sikap dan cara pandang yang sama.

- Pimpinan proyek ; Penganalisa sistem haruslah personil yang lebih berpengalaman dari

programmer atau desainer. Selain itu mengingat penganalisa sistem umumnya ditetapkan

terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum yang lain bekerja, adalah hal yang wajar jika

penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisa sistem.

5. Pendesain sistem

Pendesain sistem menerima hasil penganalisa sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak

berorientasi pada teknologi tertentu, yang kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur

tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.

6. Programmer

Mengerjakan dalam bentuk program dari hasil desain yang telah diterima dari pendesain.

7. Personel pengoperasian

6

Bertugas dan bertanggungjawab di pusat komputer misalnya jaringan, keamanan perangkat

keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan dan backup. Pelaku ini mungkin tidak

diperlukan bila sistem yang berjalan tidak besar dan tidak membutuhkan klasifikasi khusus

untuk menjalankan sistem.

2.4 Analisa Sistem

Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman, karena

merupakan tahap awal untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala

yang dihadapi. Analisa yang tepat akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang

baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisa ini akan

menyebabkan penyusunan sistem gagal (Jogiyanto, 2005).

Untuk itu diperlukan ketelitian didalam melakukan sebuah analisa sistem, sehingga

tidak terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-

langkah yang diperlukan didalam membangun suatu sistem adalah :

a. Tahap perencanaan sistem

b. Tahap analisis sistem

c. Tahap perancangan sistem

d. Tahap penerapan sistem

e. Membuat laporan dari hasil analisa

Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya

analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam

sistem yang telah ada atau digunakan.

Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya

laporan-laporan, dokumen, observasi maupun dari sumber-sumber eksternal seperti pemakai

sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan telah

diidentifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang

digunakan.

7

Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang

terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut langkah selanjutnya

adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebelumya dan sistem yang akan diterapkan.

Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang

baru. Dalam tahap ini harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan

informasi dapat terpenuhi.

Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena

rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh

sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut dibentuk pula rancangan

database disertai struktur file antara sistem yang satu dengan sistem yang lain. Selain itu

dibentuk pula rancangan keluaran dan masukan (input dan output) sistem misalnya

menentukan berbagai bentuk dan isi laporan beserta pemasukan data.

Apabila didalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu melihat

kembali analisa dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa

analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sistem.

2.5 Tahap Perancangan Sistem

Pengertian perancangan sistem menurut Robert J. Versello/John Reuter III

(Jogiyanto, 2001:46) yaitu “Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan

persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem

dibentuk”.

Selain bertujuan untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakaian sistem, tahap

perancangan sistem juga bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang

bangun yang lengkap pada programmer dan ahli-ahli teknik lain yang terlibat. Dengan

demikian perancangan sistem di sini adalah untuk menggambarkan secara menyeluruh

terminology yang diinginkan serta bagaimana dari masing-masing komponen rancangan

sistem keluaran, masukan, pemrosesan, pengendalian, database dan platform teknologi yang

akan dirancang.

8

BAB III

PERENCANAAN PENGEMBANGAN SISTEM

3.1 Analisis PIECES terhadap sistem baru

Analisis Sistem Baru

Performance Beban kerja lebih ringan

Waktu melayani anggota dalam peminjaman, perpanjangan

dan pengembalian dengan waktu 2 menit

Information Membuat OPAC yang dapat diakses dimana dan kapan saja

(berbasis web)

Pada OPAC, akan disediakan informasi tentang cover dari

buku dan resensinya

Economic Akan menggunakan sistem terkomputerisasi yang akan

menghemat penggunaan kertas, tinta dan alat tulis lainnya

Control Akan membuat suatu database berbasis web tentang hasil

klasifikasi dan pengatalogan suatu bahan pustaka sehingga

dapat diakses dan terjadi kesamaan data

Efficiency Sumber daya yang dipakai sedikit, karena beban kerja yang

ditimbulkan juga sedikit

Service Pelayanan terhadap anggota perpustakaan akan lebih efektif

dan efesien dan tidak akan merepotkan anggota

3.2 Model pengembangan sistem yang akan digunakan

Model yang akan digunakan dalam perancangan sistem ini adalah Model Waterfall atau

Sekuensial Linier atau Model Air Terjun. Model Waterfall ini merupakan paradigma

rekayasa perangkat lunak yang paling tua dan paling banyak dipakai. Model ini mengusulkan

sebuah pendekatan perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekunsial yang

dimulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain , kode, pengujian, dan

pemeliharaan.

Tahapan-tahapan Model Waterfall

Model Sekunsial Linier mengikuti aktivitas-aktivitas yaitu:

1. Rekayasa dan Pemodelan Sistem/Informasi

9

Karena perangkat lunak merupakan bagian dari suatu sistem maka langkah pertama dimulai

dengan membangun syarat semua elemen sistem dan mengalokasikan ke perangkat lunak

dengan memeperhatiakn hubungannya dengan manusia, perangkat keras dan database.

2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Proses menganalisis dan pengumpulan kebutuhan sistem yang sesuai dengan domain

informasi tingkah laku, unjuk kerja, dan antar muka (interface) yang diperlukan. Kebutuhan-

kebutuhan tersebut didokumentasikan dan dilihat lagi dengan pelanggan.

3. Desain

Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak

yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data,

arsitektur perangkat lunak, representasi, interface, dan detail (algoritma) prosedural.

4. Pengkodeaan (Coding)

Pengkodean merupakan prses menerjemahkan desain ke dalam suatu bahasa yang bisa

dimengerti oleh komputer.

5. Pengujian

Proses pengujian dilakukan pada logika internal untuk memastikan semua pernyataan sudah

diuji. Pengujian eksternal fungsional untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan

bahwa input akan memberikan hasil yang aktual sesuai yang dibutuhkan

6. Pemeliharaan

Perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pelanggan pasti akan mengalami

perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak

harus menyesuaikan dengan lingkungan (periperal atau sistem operasi baru) baru, atau karena

pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja.

10

DAFTAR REFERENSI http://elista.akprind.ac.id/upload/files/3098_MATERI_1.PDF

(Diakses tanggal 15 April 2015, Pukul 15.30 Wib)

http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/1004/Konsep+SI.pdf

(Diakses tanggal 15 April 2015, Pukul 13.00 Wib)

http://journal.amikom.ac.id/index.php/SI/article/viewFile/5189/2858.

(Diakses tanggal 15 April 2015, Pukul 13.45 Wib)

Putra, Angga Astha Permata. 2012. “Proposal Proyek Sistem Informasi Rancang

Bangun Sistem Informasi Perpustakaan pada SMAN 1 Klakah-Lumajang”.

Surabaya : STMIK

11