Trasparenza, archiviazione, protezione dei dati: che cosa cambierà dal 2013?

Incaricato cantonale della protezione dei datiwww.ti.ch/protezionedati

Una legge per ogni materia

Michele Albertini

Incontro formativo per l’Amministrazione cantonaleBellinzona, sala del Gran Consiglio, 4 dicembre 2012

Informazione e trasparenza

Archiviazione

La trilogia

2Incaricato cantonaledella protezione dei dati

Protezione dei dati

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Tre leggi e tre regolamenti

Legge sulla protezione dei dati personali del 9 marzo 1987 (LPDP), in vigore dal 10 luglio 1990

Regolamento di applicazione della LPDP del 6 dicembre 2000 (RLPDP), in vigore dal 1° gennaio 2001

Legge sull’archiviazione e sugli archivi pubblici del 15 marzo 2011 (LArch), in vigore dal 1° giugno 2012

Regolamento di applicazione della LArch del 28 marzo 2012 (RLArch) in vigore dal 1° giugno 2012

Legge sull’informazione e sulla trasparenza dello Stato del 15 marzo 2011 (LIT), in vigore dal 1°gennaio 2013

Regolamento della LIT del 5 settembre 2012 (RLIT) in vigore dal 1° gennaio 2013

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campo di applicazione personalea tutti i servizi dell’Amministrazione cantonale

campo di applicazione temporaledi principio tutti i documenti conservati, indipendentemente dalla data della loro creazione

principi generalidiritti individuali

In particolare il diritto di accesso: con contenuti e finalitàdiverse a dipendenza della materia

procedura e rimedi giuridicisanzionivigilanzatasse

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Tre leggi quadro

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Tre leggi della stessa famiglia (1)

Legge sulla protezione dei dati personali

disciplina la raccolta, la conservazione, la gestione e la trasmissione di dati personali,come pure la loro archiviazione ed eliminazione

istituisce il diritto di informazione o di accesso (su richiesta) della persona interessata ai dati personali che la riguardano, riferiti all’attivitàamministrativa corrente

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Tre leggi della stessa famiglia (2)

Legge sull’archiviazione e sugli archivi pubblici

disciplina la raccolta, la conservazione e la gestione di documenti di valore archivistico

stabilisce l’obbligo generale di una corretta gestione dei documenti dell’attivitàamministrativa corrente

istituisce il diritto di accesso (su richiesta) ai documenti archiviati definitivamente

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Tre leggi della stessa famiglia (3)

Legge sull’informazione e sulla trasparenza dello Stato

disciplina l’informazione attiva (d’ufficio) da parte dell’autorità

disciplina l’informazione passiva (trasparenza), ossia l’accesso (su richiesta) ai documenti ufficiali dell’attività amministrativa corrente e a quelli inseriti nell’archivio amministrativo dell’autorità responsabile

stabilisce il principio dell’obbligo di gestire le informazioni affinché ne sia garantito l’accesso

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La norma chiave

Tutela dei documenti

Art. 5 LArch 1 Gli organi e i servizi che elaborano i documenti nell’esercizio del compito pubblico definiscono le modalità e i termini di conservazione in base a oggettive esigenze di utilizzazione, rispettando i termini definiti nelle leggi federali e cantonali.2 Essi gestiscono i documenti in modo ordinato, sistematico e razionale, garantendo in particolare la disponibilità, l’integrità, la protezione e la sicurezza dei dati. Adottano altresì le necessarie prescrizioni e misure organizzative.

Anche per l’attività amministrativa correnteIncaricato cantonaledella protezione dei dati

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Il problema chiave

Domanda di accesso ai documenti: quale legge si applica?

LPDP? regolamenta l’accesso ai dati personali della sola persona interessata

LIT? regolamenta l’accesso ai soli documenti ufficiali

LArch? regolamenta l’accesso ai soli documenti archiviatidefinitivamente

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Una prima analisi

Che tipo di documento è?Premessa: documento ufficiale, definitivo, non riservato all’uso personale, che non concerne una procedura pendente, che non è escluso dal campo di applicazione delle leggi, che non sussistono obblighi di confidenzialitàspeciali

Documento archiviato definitivamente= solo presso l’istituto archivistico competente!

non contiene dati personali si applica la LArchcontiene dati personali si applica la LArch (rinvio alla LPDP)

Documento dell’attività amministrativa correntenon contiene dati personali si applica la LITcontiene dati personali

del richiedente medesimo si applica la LPDPsolo di terzi si applica la LITdati del richiedente medesimo e di terzi? dipende!

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Risolvere il “dipende”

il problema: domanda di accesso a un documento che contiene dati personali del richiedente e di terziLa richiesta va esaminata in base alle disposizioni della LPDP (art. 23 e 24 LPDP e 18 e 19 RLPDP)

La regoladati propri di principio non anonimizzatidati di terzi anonimizzati (≠ dati personali)

L’eccezione anonimizzazione non è possibileinteresse pubblico preponderante alla pubblicazione

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12Incaricato cantonaledella protezione dei dati

Anonimizzazione

Quando non è possibile anonimizzare?

Il documento risulta illeggibile

Il richiedente sa a chi il documento si riferisceL’anonimizzazione, per altri motivi, risulta vana (es. il terzo risulta indirettamente identificabile)

Regole della LIT

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Le regole della LIT in sintesiConsultazione del terzo interessato

rinuncia alla consultazione se accesso già accordato (“access to one, access to all” secondo l’art. 10 RLIT)

consenso = documento può essere rilasciato

consenso negato rilasciare o no il documento?eccezioni al diritto di accesso (art. 10 LIT) in particolare: lesione della sfera privata del terzo (lett. e)= accesso negato (proporzionalità)

oppure “eccezione dell’eccezione” = accesso consentito nella misura in cui prevale l’interesse pubblico (lett. e ed art. 14 RLIT)

particolare e urgente bisogno di informazione della popolazionetutela di interessi pubblici specifici (es. ordine pubblico, sicurezza)terzo ha rapporto di diritto o di fatto con un’autorità, dal quale ricava vantaggi considerevoli

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Interesse pubblico preponderante alla pubblicazione

Norma di eccezione: art. 11 cpv. 2 LPDP Nell’ambito dell'informazione ufficiale del pubblico l’organo responsabile può trasmettere dati personali […] in virtù della LIT se:

a) i dati personali da trasmettere sono in rapporto conl’adempimento di compiti pubblici, e

b) sussiste un interesse pubblico preponderante allapubblicazione dei dati.

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Accesso: quale interesse prevale?

Quando vi è un conflitto? Interesse pubblico all’informazione

vs.

interesse privato alla protezione dei dati

Quale interesse prevale nel caso specifico?

Individuazione degli interessi in gioco e loro ponderazione alla luce delle norme applicabili (LPDP, LIT e LArch)«Parità»? Il diritto di accesso della LPDP prevale

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Informazione attiva e dati personali

Norma di coordinamento: art. 11 cpv. 2 LPDP Nell’ambito dell'informazione ufficiale del pubblico l’organo responsabile può trasmettere dati personali anche d’ufficio o in virtù della LIT se:

a) i dati personali da trasmettere sono in rapporto conl'adempimento di compiti pubblici, e

b) sussiste un interesse pubblico preponderante allapubblicazione dei dati.

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L’adeguamento della leggesulla protezione dei dati in sintesi

trasmissione di dati personali a terzi (art. 10 e 11)informazione attiva e passiva con dati personali: le basi di coordinamento fra i principi della LIT e della LPDP (art. 11 cpv. 2)regole per la cosiddetta “procedura di richiamo” (accessi online) (art. 14 cpv. 3)regole per la pubblicazione di dati personali in Internet a scopo d’informazione (art. 14 cpv. 4)dati elaborati senza riferimento a persone specifiche (art. 15)conservazione, archiviazione e distruzione: le basi di coordinamento fra i principi della LArch e della LPDP (art. 21)precisazioni relative al diritto di blocco della trasmissione di datipersonali (art. 25a)

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Rapporti tra le tre leggi - LITnon regolamenta la gestione documentale LArch

ma: gestione dei documenti deve permettere l’accesso secondo la LIT (art. 22 LIT)

regolamenta l’accesso ai documenti ufficiali delle autorità statali riferiti a procedure concluse

l’accesso ai sensi della LIT è limitato ai documenti dell’attività amministrativa corrente

accertato il valore archivistico si applica la LArchi documenti resi accessibili al pubblico in base alla LIT prima del loro versamento lo restano anche in seguito (deroga ai termini di protezione ordinari della LArch) (art. 7 cpv. 2 LArch)

accesso a documenti ufficiali contenenti dati personalidati personali del richiedente si applica la LPDPdati personali di terzi si applica la LIT

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Rapporti tra le tre leggi - LPDP

regolamenta l’elaborazione di dati personali riferiti specialmente a procedure concluse

standard minimi per tutte le elaborazioni di dati in tutti i settori (diritto procedurale speciale)modalità e i termini di conservazione, archiviazione e distruzione

accesso ai sensi della LPDP è limitato ai soli dati personali della persona interessata

accesso ai dati di terzi norme trasmissione dati della LPDP LIT e RLIT

accesso ai sensi della LPDP è limitato ai dati personali dell’attività amministrativa corrente

valore archivistico accertato e documenti versati si applica la LArch

valore archivistico negato si applica la LPDP (distruzione, anonimizzazione o conservazione quale mezzo di prova)

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Rapporti tra le tre leggi - LArch

regolamenta l’accesso ai documenti aventi valore archivistico e versati all’istituto archivistico competente per la conservazione definitiva

accesso ai sensi della LArch è limitato ai documenti archiviati definitivamente

documenti ufficiali non ancora versati si applica la LITdocumenti non ancora versati e documenti privi di valore archivistico contenenti dati personali si applica la LPDP

accesso ai documenti contenenti dati personalidati personali del richiedente diritto di accesso della LPDP con modalità specifiche definite dalla LArchdati personali di terzi diritto di accesso della LArch (termine di protezione ordinario o prorogato)

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Conclusione

nuove basi legali sull’informazione e trasparenza e sull’archiviazione anche in Ticino sulla scia di un’evoluzione già consolidata a livello internazionale e nazionalecambiamento di paradigma (segreto pubblico) necessita un cambiamento di attitudine nelle autoritàmodifica della legislazione sulla protezione dei dati: adeguamento puntuale alle nuove normativeimportanza delle norme di coordinamento delle tre leggiimportanza della prassi quotidiana nell’attuazione delle nuove normativevalutazione dell’efficacia del nuovo impianto giuridico

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Contatti

Incaricato cantonale della protezione dei dati(ICPD)

Via Canonico Ghiringhelli 1CH-6501 Bellinzona

Tel. +41 (0) 91 814 45 02Fax +41 (0) 91 814 44 15E-Mail protezionedati@ti.ch

Web www.ti.ch/protezionedati

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