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Lavorare per obiettivi in team Luisella Erlicher [email protected] 11-12 dicembre 2007 Scuola di Management per le Università, gli Enti di ricerca e le Istituzioni Scolastiche

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Lavorare per obiettivi in team

Luisella Erlicher [email protected]

11-12 dicembre 2007

Scuola di Management per le Università, gli Enti di ricerca e le Istituzioni Scolastiche

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Indice

1. L’organizzazione basata sul team2. Tipologie di team professionali3. Lavorare per obiettivi in team4. Il modello di gestione del team che lavora su

obiettivi metodi strumenti

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1.L’ORGANIZZAZIONE BASATA SUL TEAM

L’ORGANIZZAZIONE E’ RIDISEGNATA SECONDO UNITA’

CHE INTEGRANO I DIVERSI CONTRIBUTI NECESSARI A

REALIZZARE COMPIUTAMENTE UN PROCESSO, SOTTO-

PROCESSO O CICLO DI SERVIZIO

Organizzazione gerarchicabasata su linee e funzioni

Organizzazione basatasul team

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UN CAMBIAMENTO DI LOGICA

ORGANIZZAZIONEPER FUNZIONI

ORGANIZZAZIONEBASATA SUI TEAM

Risultati e compiti di lavoro

Responsabilità/ coinvolgimento/motivazione

Formazione

Compiti deldirigente

Organizzare le persone secondo unità funzionali con compiti e competenze uniformi, rende l’organizzazione più facile da gestire.Organizzare il lavoro secondo compiti individuali promuove la responsabiliz-zazione delle persone e la specializ-zazione della competenza.

Le persone vengono formate esclusi-vamente in relazione alle performance da realizzare

Il dirigente controlla, coordina e integra il lavoro delle persone che gestisce ed è responsabile del lavoro dell’unità organizzativa (qualità, produzione, produttività, . . .)

I team si possono focalizzare sui risultati se hanno al loro interno tutte le competenze richieste dalla realizzazione del segmento di processo di lavoro.

Il coinvolgimento e la motivazione crescono se il team ha la responsabilità di un intero segmenti di business.

La formazione sviluppa anche le competenze gestionali dei membri del team.

Il dirigente crea le condizioni per l’efficienza del team. Il team è più flessibile ed efficace se ciascuno conosce alcuni aspetti del lavoro degli altri

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2. TIPI DI TEAM PROFESSIONALI: PROBLEMI DI “GESTIONE” E MODALITA’ DI LAVORO

Working Team Cross-functional Team

Learning Team

Team di gruppo produttivo omogeneo,

di famiglie professionali

Tutti i team trasversali: team interfunzionali,

direzionali, multicompetenze,

etc.

Team di innovazione, gruppi di

miglioramento, task force

Gestire la interdipendenza

operativa sviluppando le eguaglianze

Gestire la complessità

integrando le differenze

Gestire l’innovazione

Process Management

Project Management

Lavoro di Rete e Networking

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TEAM PROFESSIONALI: LE STRATEGIE DI CONDIVISIONE DELLA CONOSCENZA

Cross-functional Team

Working Team

Team di rotazione, di gruppo produttivo

omogeneo, di famiglie

professionali

Team trasversali, interfunzionali,

direzionali, multicompetenze,

di progetto

Team di innovazione, gruppi di

miglioramento, task force

Gestire la interdipendenza

operativa sviluppando al massimo le conoscenze

sul processo

Gestire la complessità tecnico-

ambientale integrando le diversità delle

discipline

Gestire l’innovazione escogitando nuove

soluzioni

Learning TeamTIP

O D

I TEA

M

OB

IETTIV

O

EM

OD

ALIT

A’

Massimizzare la diffusione delle

conoscenze necessarie sul

processo

Trovare un piattaforma minima tra modelli cognitivi

diversi

Imparare l’uno dall’altro per

cambiare paradigma e trovare la strada

nuova

STR

ATEG

IA

CO

GN

ITIV

A

E D

I C

ON

DIV

ISO

NE

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Obiettivi conflittuali

?

?

?duplic

azione

differenti direzioniMancanza di presidio

??

?

Responsabile del team

VISIONE

3.Team professionale che lavora per obiettivi:perché è necessario?

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Partecipazione e responsabilizzazione

Allineamento

Business Goal

Team professionale : quali risultati produce

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CONTROLLO PRESTAZIONI

ALLOCAZIONE RISORSE

GME-BPD Guide

VISIONE

FOCUS

TRAGUARDI

DIREZIONE CHIARA

OBIETTIVI COMUNI

Team professionale: quali coerenze genera

Responsabile del team

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Traguardiconcreti

OBIETTIVI specifici

TARGET Definiti e Misurabili

UN METODO PER RAGGIUNGERE I TARGETAnalis

i Fre

quent

i e C

onsist

enti

Coordinamento

VISION

il team deve predisporre Team professionale: oggetti e gestione

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Team di direzione. Visione

Traguardi

Obiettivi

Team di divisione

ObiettiviTargetsMetodi

Responsabili di area

ObiettiviTargets Metodi

Team di lavoro

Indicatori

Attività

Metodi

”Passare la

palla"

Am

min

istr

contr

ollo

Pers

onale

4.Il modello di gestione del team che lavora per obiettivi

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Il modello di gestione del team che lavora per obiettivi

connecting

deciding

doing

Creare significati condivisi

Pianificare congiuntamente

e riallineare

Realizzare azioni coordinate

concretezza

ragionamento

azione previsione

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Il team che lavora per obiettivi:oggetti, strumenti e metodi

StrumentiOggetti

•Piano di divisione:obiettivi,

target di performance (tempi, costi, qualità..),

attività•Comportamenti

coerenti con la vision•Competenze

•Criticità/problemi

•Piani operativi di area(chi fa che cosa)

•Sistema delle riunioni:calendario,

durata,partecipanti, tipologia

di riunioni(informativa,

di pianificazione, monitoraggio e

controllo, decisionale)

•ReportisticaA chi, cadenza,

formato• Standard che

favoriscono l’integrazione il

confronto

•Project management

•Problem solving•Gestione del

percorso di sviluppo del team

•Sviluppo dei comportamenti a supporto del team

•(es. ascolto, trasparenza,

fiducia.)•Gestione delle riu

nioni

MetodiTIP

OLO

GIE

OB

IETTIV

I

•Pianificare e controllare

•Coordinare e integrare

•Sviluppare assunzione di responsabilità

•Pianificare e controllare

•Realizzare un flusso di

informazioni snello

•Standardizzare e migliorare i

metodi di lavoro

•Integrare le componenti razionali e le componenti

emotive del team working

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Strumenti per il lavoro in team volto alla realizzazione di obiettivi

Piani operativi Sistema delle Riunioni

Procedure

•Obiettivi•Piani di area e programmi dei lavori•Piani interarea (sui progetti comuni a più aree)•Reportistica mensile

•Riunioni periodiche programmate

•Riunioni preliminari dei team

di area•Verbale riunioni

•Strumento di valutazione

efficacia riunioni•Modalità

convocazione

•Procedura per la trasmissione di informazioni ai team di lavoro

•Procedure sulla gestione dei problemi e modalità di diffusione

Segreteria Modulistica Mailing list

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• Planning mensile delle attività

(attività/ responsabilità/criticità)

• Planning settimanale delle attività ( attività in corso in

ordine di importanza, pianificazione delle riunioni,

pianificazione della corrispondenza)

• Check list per le attività di rilievo

(attività/responsabilità/interlocutori)

Strumenti per la gestione del Piano operativo del team

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26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 CriticitàAttività Resp. azione 20 21 22 23 24 25

CONTRATTO ATTIVITA' PROPEDEUTICHE

Disponibilità c/o TAV del testo ufficiale della Delibera CIPE Rapp.Istituz./AAO/TMG

Sollecitare Ing. Focaracci Verna

Lettera Ministro conferma approvaz. CIPE e attivaz. attività anticipate MIT

Richiesta formale al MIT prescrizioni CIPE / Richiesta riunione AAO

Lettera MIT a TAV MIT

Lettera TAV a COCIV per attivazione Prog.Def. e predisposiz. contratto AAO/LEG

Verifica su impostazione contrattuale e autorizzazioni CdA TAV/RFI AD/AAO/LEG/CNT/TMG

Ricezione Modifiche/Integrazioni alla bozza COCIV di contratto + allegati TMG Tratta MI-GE

SGE Sede di Genova

AAO A. Asse Orizzontale

Italferr PM (GdP e UO)

Riunione per esame commenti al testo di Atto Ponte (h. 14.30) AAO/TMG

Riunione per esame bozza contratto rispeto Atto Ponte TO-MI (h. 14.30) TMG/ Parisi

Aggiornamento bozza contratto con indicazioni ricevute da Parisi Ofria

Revisione con Parisi Ofria/Parisi

Trasmissione commenti a CNT TMG

Verbale riunione del sopralluogo con Soprintendenza Regione Liguria ARC Archeologia

Lista delle attività da inserire nel contratto Attività Propedeutiche ARC Archeologia

Trasmissione programma per contratto a Direzione Italferr AAO

Confronto IF e GC su prezziari IF/GC

Planning mensile delle attività. Esempio

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Planning settimanale attività. Esempio

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N° Attività Resp. Azione / interlocutori

1 Comunicazione di RFI a TAV su disponibilità finanziamenti RFI

2 Verifica su impostazione contrattuale AD / DGN / Area / Tratta / LEG / CNT

3 Predisposizione Programma attività per stipula contratto Tratta / I talferr

4 Riunione Inizio Attività - Condivisione Attività e Programma Area / Tratta / LEG / UO / Italferr

5 Predisposizione bozza contratto CNT / Tratta

6 Trasmissione bozza contratto interno TAV (a ATT, SSP, APP, CPI, FIN) Tratta

7 Trasmissione bozza contratto a PM Italferr Area / Tratta

8 Predisposizione allegati tecnici al contratto I talferr / GC

9 Trasmissione allegati tecnici a TAV I talferr

10 Trasmissione allegati tecnici interno TAV (a ATT, SSP, APP, CPI, FIN) Tratta

11 Ricezione Modifiche/Integrazioni alla bozza di contratto + allegati Area/ATT/CNT/APP/ARC/SSP/Italferr

12 Indizione riunione per esame commenti al testo contrattuale Area / Tratta

13 Riunione per esame bozza contratto Tratta/ATT/CNT/APP/ARC/SSP/Italferr

14 Aggiornamento bozza contratto con indicazioni ricevute da altre tratte Tratta

15 Trasmissione testo condiviso TAV a Direzione Italferr Area

16 Confronto Italferr e GC su prezziari di riferimento I talferr / GC

17 Predisposizione testo finale della Bozza di contratto CNT

18 Condivisione finale Direzione TAV e Italferr TAV / Italferr

19 Condivisione finale LEG-Consulenti legali CNT / LEG

20 Trasmissione Bozza contratto con allegati al GC Area / Tratta

21 GC Trasmette commenti e offerta GC

Check List delle Attività per la definizione di contratti

Check list per attività di rilievo. Esempio

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Illustrativo

• Impostazione progetto• Analisi preliminare • Rinegoz. affitti su città pilota• Quadratura risorse/immobili• Definiz. piani città pilota• Condivisione / approvazione

• Identificazione spazi liberabili su altre città 2005

• Quadratura risorse/immobili

• Definizione piani città• Condivisione /

approvazione

• Realizzazione interventi su città pilota

• Realizzazione interventi su altre città 2005

• Realizzazione interventi sul resto del territorio

• Piano operativo 2005 di massima

• Piano operativo di dettaglio e business plan per 4 città pilota (BO, TO, VR, TS)

• Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città 2005 (RM, FO, Ravenna, MO, MI)

• Interventi su città pilota• Interventi su altre città

2005• Interventi sul resto del

territorio nazionale

Realizzazione interventi

Obiettivo / ambito : Div. / Dir. Committente:

Div. Global Banking Services

Div. Global Banking ServicesCortivo (UCI)Cortivo (UCI)Responsabile:

Inizio: Gennaio 2005Gennaio 2005

Fine: Dicembre 2007Dicembre 2007

Gennaio – Aprile 2005 Aprile – Ottobre 2005 Aprile 2005 – Dicembre 2007

FasiFasi

ProdottiFiniti

ProdottiFiniti

AttivitàAttività

Completamento def. interventi

Def. metodologia e interventi pilota

Def. interventi su altre città 2005

• Identificazione spazi liberabili su resto territorio nazionale

• Quadratura risorse/immobili

• Definizione piani città• Condivisione /

approvazione

• Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città del territorio nazionale

Novembre 2005 - Aprile 2007

Riduzione FTE:Totale

0 0 002005 2006 2007

10 20 32,562,5Riduzione Costi (Mln €):

Costo esterno(Mln €): N/d

Impegno interno(gg/uomo): N/dKPI operativi/business: N/d N/d N/d

Totale0 0 00

2005 2006 2007

0 0 00

N/d N/d N/d

Consuntivo

Ottenere una riduzione di costi relativi a UniCredit Real Estate tramite un programma di razionalizzazione degli spazi organizzato in:• Ottimizzazione nella progettazione degli spazi che riguarda il 33 % circa delle superfici totali (600.000 su 1,8 milioni mq., superfici non in filiale Retail)• Gestione di spazi a seguito di riduzione di risorse• Rinegoziazione degli affitti / rilocazioniKPI operativi: mq. liberati (*)

Target

STATO AVANZAMENTO LAVORI

Cruscotto Processi

Cruscotto Processi

Cruscotto Progetti

Cruscotto Progetti

PROGETTOPROGETTO

OTTIMIZZAZIONE DEGLI SPAZI

Strumenti di gestione del Piano di lavoro di un team. Esempio

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Illustrativo

apr mag giu lug ago set ott nov dicmar gen feb mar apr mag … dicfebgenDef. metodologia e interventi

pilota• Impostazione progetto

• Metodologia analisi base dati

• Def. standard di lavoro x categ.

• Analisi preliminare• Prioritizzazione stabili • Elaboraz. macro-piano

operativo• Quadratura risorse e standard

abitativi approvazione

2005ATTIVITA’

Piano operativo 2005 di

massima

Piano operativo di dettaglio e business plan per città pilota

Standard di lavoro per categoria definiti

Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città

2005

Interventi realizzati su altre città 2005

2006 2007

Approvazione Comitato Guida

Approvazione Comitato Guida

2007

2007Interventi

realizzati su città pilota

PIANO DI LAVORO

Cruscotto Processi

Cruscotto Processi

Cruscotto Progetti

Cruscotto Progetti

OTTIMIZZAZIONE DEGLI

SPAZI

Strumenti di gestione del Piano di lavoro di un team Esempio