La normativa sugli archivi degli enti pubblici e delle Aziende ULSS

Franco Cardin – Padova 2007

Il ruolo del sistema documentario nel mondo contemporaneo

Il sistema documentario ( non i singoli documenti) è sempre stato una componente fondamentale del sistema informativo e ciò per la sua insostituibile funzione di:- supporto al processo decisionale (favorisce cioè decisioni informate e consapevoli);- certezza del diritto;- conservazione della memoria ( valorizzazione del patrimonio di informazioni di cui è depositario;

Il sistema documentario è in grado di assumere una funzione strategica e di rispondere al sempre crescente bisogno di un efficace utilizzo delle informazioni, solo se si adottano procedure innovative e strumenti tecnologicamente avanzati e se è progettato coerentemente con le esigenze funzionali delle singole organizzazioni;

L’involuzione della funzione archivistica nelle pubbliche amministrazioni

Le cause del progressivo degrado nella gestione dei documenti e conseguentemente nella tenuta degli archivi in ambito pubblico, possono essere così riassunte: gli archivisti per troppo tempo hanno limitato il loro ruolo a una funzione di controllo esterno sugli archivi di deposito e storici invece che occuparsi dell’organizzazione degli archivi correnti; la responsabilità per la gestione dei documenti e degli archivi non è stata esercitata se non come attività residuale da affidare a personale di basso profilo; l’innovazione tecnologica ha creato l’illusione di facili soluzioni da importare dall’esterno o da affidare in outsourcing; insufficienza di una normativa, corretta nei principi, ma datata negli strumenti operativi (R.D. 35/1900); assenza di un mercato e, quindi, di sperimentazione e realizzazione di strumenti aggiornati per la gestione documentale.

Le norme di fine XIX secolo: il Regio Decreto 25 gennaio 1900, n. 35

La rivoluzione della legge 241/90 1/2

L’inizio del processo di trasformazione della gestione dei sistemi documentali delle pubbliche amministrazioni, viene fatto comunemente coincidere con l’entrata in vigore della legge 241/90 (recentemente modificata dalle leggi 15/2005 e 80/2005) che ha introdotto:

nuove norme in materia di procedimento amministrativo, consentendo agli interessati di esercitare forme di controllo in termini di responsabilità e durata;

il diritto di accesso ai documenti da parte di chi vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti;

La rivoluzione della legge 241/90 2/2

La legge 241/90, meglio conosciuta come “legge sulla trasparenza e sul diritto di accesso ai documenti” può considerarsi in realtà la vera legge sull’informatica nella pubblica amministrazione, poiché è impensabile tentare di applicarla senza l’introduzione dei mezzi informatici;

Essa rappresenta, inoltre, il presupposto per l’organizzazione dell’archivio corrente. E’ altrettanto impensabile, infatti, ritenere di poter esercitare il diritto di accesso in presenza di un archivio corrente disordinato;

Introduce una rivoluzionaria definizione di documento amministrativo “…ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle PA, o comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa”

La rivoluzione della Bassanini 1: La legge 15.3.1997, n. 59 art. 15, comma 2

Gli atti, dati e documenti formati da pubbliche amministrazioni e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con documenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.

Le norme sul protocollo informatico

DPR 20 ottobre 1998, n. 428Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche

Direttiva PCM 28 ottobre 1999Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni

Decreto PCM 31 ottobre 2000Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428

Direttiva PCM del 28 ottobre 1999 “Gestione informatica dei flussi documentali nelle PA” 1/2

In materia di gestione informatica dei documenti e degli archivi questa direttiva rappresenta, ancora oggi, un fondamentale punto di riferimento in quanto:

sottolinea con convinzione che il raggiungimento degli obiettivi indicati dalla normativa sul protocollo informatico dipende, innanzi tutto, dalla capacità di ciascuna amministrazione di progettare un vero e proprio programma di interventi di natura organizzativa e tecnologica;

evidenzia che per garantire l’attuazione di soluzioni in grado di incidere profondamente nel tessuto organizzativo dell’amministrazione è indispensabile la piena responsabilità e sensibilità degli organi di vertice;

Direttiva PCM del 28 ottobre 1999 “Gestione informatica dei flussi documentali nelle PA” 2/2

Suggerisce che all’interno di ogni amministrazione venga costituito un gruppo di lavoro interdisciplinare a cui affidare i seguenti compiti:

definizione dei principali interventi di trasformazione organizzativa (individuazione delle AOO, costituzione del servizio per la tenuta del protocollo informatico e la gestione dei flussi documentali e degli archivi, piano di qualificazione e formazione del personale);

elaborazione di un piano integrato e coordinato di classificazione e conservazione dei documenti, che garantisca un criterio uniforme di organizzazione dei documenti e, quindi, dell’archivio dell’amministrazione;

Decreto PCM del 31 ottobre 2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 428/98

Tra le norme contenute in questo decreto, molte delle quali sono poi confluite nel DPR 445/2000, meritano particolare attenzione:

l’art. 3 comma 1 lett. d) che prevede l’eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli di telefax e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico;

l’art. 5 che prevede l’adozione del “Manuale di gestione” nel quale deve essere descritto il sistema di gestione e di conservazione dei documenti, nonché tutte le necessarie istruzioni per il corretto funzionamento del servizio (in altre parole il manuale della qualità del sistema documentale);

Le norme sul protocollo informatico ora si trovano nel

DPR 28 dicembre 2000, n. 445

“Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”

Una evoluzione non solo lessicale...

DPR 20 ottobre 1998, n. 428

“Sistema di protocollo informatico”

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IV“Sistema di gestione informatica

dei documenti”

Gli aspetti innovativi del DPR 445/2000

Ha integrato, in un testo di natura generale sulla documentazione amministrativa, le disposizioni relative alla gestione dei documenti con quelle relative ai processi di semplificazione amministrativa stabilendo in maniera chiara e non ambigua il nesso esistente tra trasparenza amministrativa e sistema documentario.

Ha individuato nel sistema documentario e nella sua corretta gestione e conservazione (obbligatorietà della classificazione dei documenti) una funzione che oltre a partecipare al sistema che garantisce l’affidabilità dei documenti svolge anche un insostituibile ruolo nell’ambito dei processi di modernizzazione dell’amministrazione pubblica.

Il Capo IV del DPR 445/2000 1/2

Sezione I (artt. 50-57) – Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti;

Sezione II (artt. 58-60) – Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema;

Sezione III (artt. 61-63) – Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti;

Sezione IV (artt. 64-66) – Sistema di gestione dei flussi documentali;

Sezione V (artt. 67-69) – Disposizioni sugli archivi;

Sezione VI (art. 70) – Attuazione ed aggiornamento dei sistemi;

Il Capo IV del DPR 445/2000 2/2

Il Capo IV del D.P.R. 445/2000 “Sistema di gestione informatica dei documenti” rappresenta il punto di riferimento per l’attuazione di qualsiasi intervento coerente in materia di informatizzazione dei sistemi documentari, in quanto:

definisce le modalità per l’automazione della registrazione e dell’organizzazione di tutti i documenti (protocollo informatico, classificazione e fascicolazione sia cartacea che digitale);

prevede l’istituzione di un apposito servizio per la gestione informatica dei documenti da affidare a un dirigente o a un funzionario in possesso di specifica competenza archivistica;

prevede l’integrazione tra la gestione dei documenti e la gestione dei flussi di lavoro;

definisce le modalità per una corretta tenuta degli archivi correnti, di deposito e storici.

... bisognava “sbrigarsi”

DPR 28 dicembre 2000, n. 445art. 50, comma 3

3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione

Direttiva MlT del 9 dicembre 2002 “Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali”

ha promosso tutte le azioni necessarie per il rispetto del termine dell’1.1.2004, previsto dal DPR 445/2000, per la realizzazione dei sistemi di gestione informatica dei documenti;

ha sottolineato che la realizzazione del “protocollo informatico” rappresenta una delle condizioni necessarie e prioritarie per lo sviluppo di sistemi informativi pubblici orientati ad un ampio, rapido e trasparente soddisfacimento dei bisogni della collettività;

Decreto MIT 14 ottobre 2003 “Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi” 1/2

si tratta di uno strumento di supporto alle amministrazioni per la realizzazione del sistema di gestione elettronica dei documenti, nato in un contesto europeo di forte accelerazione del processo di informatizzazione nelle pubbliche amministrazioni, caratterizzato dallo sviluppo di servizi on line agli utenti.

sollecita le amministrazioni ad accelerare ed ampliare gli obiettivi realizzativi del sistema di gestione informatica dei documenti, passando al terzo livello realizzativo, previsto nel documento GEDOC 2, e cioè quello della gestione informatica dei procedimenti amministrativi (workflow documentale)

Decreto MIT 14 ottobre 2003 “Linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi” 2/2

Se da un lato il Decreto ha spinto le amministrazioni verso la realizzazione di “uffici digitali” , incrementando gli interventi rivolti all’automazione dei processi di lavoro, dall’altro è opportuno sottolineare i seguenti punti critici:

tra le finalità della classificazione viene indicata la “reperibilità del documento rispetto all’argomento ed ai contenuti”. E’ noto, invece, che soprattutto nei sistemi documentali digitali, il ruolo della classificazione è proprio quello di mirare al loro reperimento non generico , bensì funzionale rispetto alle decisioni assunte a da assumere (fascicolo).

eccessiva spinta ad accelerare i processi di smaterializzazione dei documenti e di informatizzazione ed automazione dei procedimenti amministrativi, sottovalutando i contesti amministrativi e le problematiche di tipo organizzativo.

D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezioni dei dati personali”

Titolo IV – Capo I “Accesso ai documenti amministrativi”;

Titolo VII – Capo II “Trattamento di dati personali per scopi storici”

Allegato A.2. “Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici”;

Direttiva MIT 27 novembre 2003“Impiego della posta elettronica nelle PA”

le PA devono dotare tutti i dipendenti di una casella di posta elettronica ed attivare, inoltre, apposite caselle istituzionali;

fornisce indicazioni sui possibili usi della posta elettronica;

le PA devono adottare ogni iniziativa di sostegno e di formazione per promuoverne l’uso;

Direttiva MIT 18 dicembre 2003“Linee guida in materia di digitalizzazione dell'amministrazione per l'anno 2004”

Le priorità individuate per il 2004 sono:

servizi on-line per cittadini e imprese;

accessibilità dei siti internet delle PA;

trasparenza dell’azione amministrativa (realizzazione di tutte le componenti del protocollo informatico );

efficienza delle PA (posta elettronica, documento informatico);

distribuzione ai dipendenti pubblici di carte elettroniche multiservizi (per i dirigenti e i funzionari la carta deve comprendere la disponibilità della firma digitale);

sicurezza delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione;

sviluppo delle competenze del personale;

D.Lgs. 22.1.2004, n. 42 (modificato con D.Lgs. 24.3.2006, n. 156)

Codice dei beni culturali e del paesaggio,ai sensi dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137

Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - art. 10, comma 2, lettera b)

2. Sono beni culturali: (...) b) gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico.

Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - art. 20

1. I beni culturali non possono essere distrutti, danneggiati o adibiti ad usi non compatibili con il loro carattere storico o artistico oppure tali da recare pregiudizio alla loro conservazione.

2. Gli archivi non possono essere smembrati.

Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - art. 21

Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero:

d) lo scarto dei documenti degli archivi pubblici;

e) il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici;

DPCM 13 gennaio 2004

“Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici”

regole tecniche per la generazione, apposizione e verifica delle firme digitali;

disposizioni riguardanti i certificatori;

requisiti di sicurezza dei sistemi operativi;

riferimenti temporali opponibili ai terzi;

Delibera CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11

“Regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”

Conservazione sostitutiva di documenti informatici;

Conservazione sostitutiva di documenti analogici;

Direttiva MIT 4 gennaio 2005“Linee guida in materia di digitalizzazione della PA per l’anno 2005”

Definisce gli obiettivi della seconda fase della digitalizzazione della PA. Tra i settori di intervento, si sottolineano i seguenti:

Comunicazione elettronica sia all’interno di ciascuna amministrazione, sia tra amministrazioni diverse, sia tra ammistrazioni, cittadini e imprese;

Servizi on-line agli utenti;

Gestione documentale (protocollo informatico e gestione dei procedimenti amministrativi).

DPR 11 febbraio 2005, n. 68

Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3 ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici; la posta elettronica certificata consente l’invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge;

D.Lgs. 28.2.2005, n. 42 “ Istituzione del sistema pubblico di connettività e della rete internazionale della PA”

Il SPC è l’insieme di infrastrutture tecnologiche e di regole tecniche, per lo sviluppo, la condivisione, l’integrazione e la diffusione del patrimonio informativo e dei dati della PA;

Promuove l’omogeneità nella elaborazione e trasmissione dei dati tra le PA, finalizzata allo scambio e diffusione delle informazioni tra le stesse e alla realizzazione di servizi integrati;

D.Lgs. 7.3.2005, n. 82 (modificato dal D.Lgs. 4.4.2006, n. 159)

Capo I – Principi generali , Capo II – Documento informatico e firme elettroniche; Capo III – Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici; Capo IV – Trasmissione informatica dei documenti; Capo V – Dati delle pubbliche amministrazioni e servizi in rete; Capo VI – Sviluppo, acquisizione e riuso di sistemi informatici nelle pubbliche amministrazioni; Capo VII – Regole tecniche;

Direttiva MIT 18 novembre 2005“ Linee guida per la PA digitale”

rendere reperibili sui siti istituzionali gli indirizzi di posta elettronica degli uffici competenti per gli atti ed i procedimenti di maggiore interesse; pubblicizzare sui siti istituzionali, per i principali procedimenti, nome del responsabile, UOR, eventuali termini; organizzare servizi di informazione preventiva in modalità telematica e fornire tutta la necessaria modulistica; privilegiare l’uso della posta elettronica rispetto alle tradizionali forme di comunicazione;

D.Lgs. 24.1.2006, n. 36

“Attuazione della direttiva 2003/98/CE relativa al riutilizzo di documenti nel settore pubblico”

uso del dato di cui è titolare una PA o un organismo di diritto pubblico, da parte di persone fisiche o giuridiche, a fini commerciali o non, diversi dallo scopo iniziale per il quale il documento che lo rappresenta è stato prodotto nell’ambito dei fini istituzionali;

documenti esclusi dall’applicazione del decreto e norma di salvaguardia per il rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali;

licenze standard per il riutilizzo e tariffe;

DPR 12 aprile 2006, n. 184

Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi

Direttiva Ministro per le riforme nella PA del 20.2.2007, n. 2, sull’informatizzazione degli uffici pubblici 1/2 le PA devono predisporre procedure idonee a consentire il

rilascio di provvedimenti, anche in assenza di qualsiasi produzione documentale da parte del soggetto istante (interoperabilità di dati tra amministrazioni, finalizzata a dare piena attuazione all’art. 18 della legge 241/90);

Le PA devono adottare tutte le necessarie misure regolamentari ed organizzative che consentano il rilascio di documenti in formato elettronico in occasione dell’esercizio del diritto di accesso di cui alla legge 241/90;

Le PA devono pubblicare on line, al fine di migliorare la trasparenza e l’efficienza della spesa pubblica, i provvedimenti e gli atti amministrativi conoscibili da chiunque, tra cui i bandi di gara e i relativi risultati, riguardanti l’acquisto di beni e servizi e la realizzazione di opere di importo superiore ai 20.000 euro;

Direttiva Ministro per le riforme nella PA del 20.2.2007, n. 2, sull’informatizzazione degli uffici pubblici 2/2

le PA devono avviare le necessarie procedure per permettere l’effettiva attuazione di quanto disposto dall’art. 64 del CAD e cioè l’accesso ai servizi in rete, nelle more dell’attivazione della Carta Nazionale dei Servizi (CNS), attraverso l’assegnazione di codici di identificazione, pin o password;

rendere più veloce ed economico lo scambio di documenti tra le pubbliche amministrazioni rendendo interoperabili i sistemi di gestione elettronica dei documenti (art. 55 comma 4 del DPR 445/2000 e art. 15 DPCM 31.10.2000);

... una norma internazionale

Norma ISO 15489Information and documentation - Records management

(1. General e 2. Guidelines)

Si tratta della prima norma internazionale sulla gestione dei documenti, scritta da archivisti e, appunto, da informatici.

Mutuata in larga misura dalla analoga norma degli Archivi Nazionali d’Australia; cfr. National Archives of Australia, Australian Standard for Records Management - AS ISO 15489.

http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/advices/advice58.html

... ora anche norma UNI ISO 15489-1

Informazione e documentazione.Gestione dei documenti di archivio (record)Principi generali

La norma fornisce una guida per la gestione dei documenti archivistici delle organizzazioni, pubbliche o private, per clienti interni o esterni. Tutti gli elementi descritti nella norma, sono raccomandati al fine di assicurare la produzione, l’acquisizione e la gestione di documenti adeguati (non comprende la gestione degli archivi storici)

È disponibile in formato cartaceo o digitale e può essere ordinata on line sul sito dell’UNI (www.uni.com).È completata da un Rapporto tecnico (ISO/TR 15489-2)

MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records

L’Unione europea ha promosso una ricerca scientifica finalizzata alla individuazione dei principali requisiti per la progettazione, realizzazione e mantenimento dei sistemi documentari informatici

Principali requisiti e strategie

Requisiti per la registrazione, classificazione e fascicolazione dei documenti;

Requisiti per il governo dei flussi documentali; Requisiti per il versamento e la selezione dei

documenti (scarto e conservazione); Requisiti per la ricerca dei documenti (information

retrieval); Controlli e sicurezza: accesso, audit trail, backup,

autenticità ...

Finalità del nuovo quadro normativo

Si tratta di un quadro normativo dichiaratamente finalizzato a supportare, attraverso il potenziamento del sistema informativo documentale, i sempre maggiori bisogni di comunicazione all’interno delle pubbliche amministrazioni, nonché a favorire il miglioramento dei servizi, la trasparenza dell’azione amministrativa e il contenimento dei costi;

Per garantire il raggiungimento di questi obiettivi è però indispensabile che le amministrazioni superino i ritardi accumulati sia nel campo dell’innovazione tecnologica che in quello specifico dell’organizzazione degli archivi;

La gestione dei documenti nel nuovo quadro normativo 1/3

Con riferimento alla gestione dei documenti – intesa come l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, all’assegnazione e al reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti da una P.A. nell’ambito dell’esercizio delle sue attività istituzionali - il nuovo quadro normativo, pur con le sue ambiguità e contradditorietà, rappresenta un indubbio passo in avanti sulla gestione dell’archivio corrente.

La gestione dei documenti nel nuovo quadro normativo 2/3

E’ stata ribadita, infatti, non solo l’obbligatorietà della registrazione e della segnatura dei documenti (funzione giuridico probatoria del protocollo) ma anche e soprattutto:

la necessità di classificare i documenti, cioè di assegnare loro la posizione definitiva all’interno del sistema documentario fin dal momento in cui vengono ricevuti o spediti o scambiati tra diverse strutture della stessa AOO;

l’importanza strategica di aggregare i documenti in fascicoli per garantire una corretta ed efficiente gestione archivistica che renda conto dei legami esistenti tra documento e documento;

la necessità che ogni amministrazione proceda ad una riflessione sulle sue funzioni e stabilisca un adeguato piano di classificazione (titolario) che assicuri una stratificazione ordinata dell’archivio, indipendentemente dal supporto dei documenti che vi fanno parte.

La gestione dei documenti nel nuovo quadro normativo 3/3

L’evoluzione del quadro normativo, iniziato con la legge 241/90, ha decisamente affermato:

che un archivio ordinato e organizzato è sinonimo di trasparenza, efficacia ed efficienza;

la sempre più necessaria interconnessione dell’archivistica con la scienza dell’amministrazione e la sociologia dell’organizzazione;

il concetto di archiviazione come sinonimo non soltanto di organizzazione dei documenti, ma anche di gestione dei flussi di lavoro e di workflow management.

Alcune conclusioni

Il nesso tra gestione documentale e trasparenza non si garantisce semplicemente offrendo agli utenti di “vedere” i documenti in formato digitale o di attingere informazioni attraverso portali, ma anche garantendo che il sistema documentale nel suo complesso sia affidabile, che il documento digitale sia autentico, cioè integro e di provenienza certa nonché che possa essere conservato tale per molti anni (archivio di deposito) e, se necessario, per sempre (archivio storico)

Alcune conclusioni

Introdurre innovazione nel sistema documentario, attraverso l’utilizzazione delle tecnologie informatiche e della comunicazione, significa intervenire nell’organizzazione di un settore tutt’altro che residuale o marginale – che, come riscontriamo quotidianamente è trasversale a tutta l’azione ed alle strutture della pubblica amministrazione – per definire compiti, responsabilità, strutture, strumenti, regole e, naturalmente, formazione specifica del personale

Alcune conclusioni

i rischi dell’accelerazione del processo di innovazione del sistema documentario, sono rappresentati dalla tentazione di raggiungere gli obiettivi indicati dal quadro normativo, attraverso la semplice scannerizzazione dei documenti, senza effettuare gli indispensabili passaggi di analisi e di ridefinizione organizzativa necessaria;

è necessario chiarire il ruolo del sistema documentario in una pubblica amministrazione e il rapporto che ci deve essere tra questo e il sistema informativo nel suo complesso;

è necessario evitare il rischio che ne può derivare agli archivi, qualora l’impiego delle nuove tecnologie costringa il sistema informativo dell’ente produttore ad adattarsi al nuovo sistema informatico

Alcune conclusioni

è necessario che l’archivista spieghi all’informatico come, per quanto in perfetto ordine progressivo di data e di protocollo, non serva a nessuno la conservazione su un supporto ottico di una sequenza occasionale di documenti, diversi per tipologia ed oggetto (questo, infatti, è quello che accadrebbe se i documenti venissero conservati in ordine di registrazione a protocollo).

un archivio non si basa sui singoli documenti ma sul collegamento tra essi e sulle loro interrelazioni; nella maggior parte dei casi non interessa l’informazione di un singolo atto o l’informazione in quanto tale come insieme di dati, ma è necessario recuperare l’iter di un procedimento, di un affare, di una pratica e, di conseguenza, contestualizzare l’informazione al periodo in cui venne prodotta. In altre parole serve il fascicolo e non il singolo documento

Siti web di riferimento

Model Requirements for the Management of Electronic Records

www.ispo.cec.be/ida

www.dlmforum.eu.org

http://www.normeinrete.it

http://www.cnipa.it

http://protocollo.gov.it

http://www.interlex.it/pa/prot_norme.htm

http://www.unipd.it/archivio

Definizione e contenuto della cartella clinica

La cartella clinica ospedaliera costituisce lo strumento informativo individuale finalizzato a rilevare tutte le informazioni anagrafiche e cliniche rilevanti che riguardano un singolo ricovero ospedaliero di un paziente (D.M.Sanità 280 27/10/2000 - sdo);

La cartella clinica deve essere redatta chiaramente, con puntualità e diligenza, nel rispetto delle regole della buona pratica clinica e contenere, oltre a ogni dato obiettivo relativo alla condizione patologica e al suo decorso, le attività diagnostico terapeutiche praticate (Cod. Deont. Med., Art. 23, 1998);

Il direttore sanitario è responsabile della custodia della documentazione clinica dal momento in cui questa perviene all’archivio centrale ed è tenuto a svolgere un’attività di vigilanza sull’attività di tale struttura (art. 5 del DPR 128/69);

Il primario è responsabile della regolare compilazione delle cartelle cliniche, dei registri nosologici e della loro conservazione, fino alla consegna all’archivio centrale (art. 7 DPR 128/69);

Responsabilità della conservazione della cartella clinica

Le cartelle cliniche, unitamente ai loro referti, vanno conservate illimitatamente;

La documentazione iconografica radiologica e nucleare va conservata almeno 10 anni; i referti stilati dal medico seguono la stessa sorte della cartella clinica (conservazione illimitata nel tempo);

Tempo di conservazione della cartella clinica

La cartella clinica, ai sensi dell’art.830 c.c. è un bene patrimoniale indisponibile

Finalità della cartella clinica

Strumento di lavoro clinico ad uso esclusivo del medico;

Documento utilizzabile a fini di:

- Gestione clinica;

- Monitoraggio - valutazione dell’assistenza ospedaliera (output, outcome, appropriatezza);

- Epidemiologia assistenziale;

- Costing ( DRG…);

- Gestione amministrativa (contenziosi medico legali, pratiche pensionistiche, indennizzi, invalidità, pratiche assicurative);

per qualsiasi ulteriore domanda, in merito agli argomenti trattati, potete scrivermi all’indirizzo franco.cardin@sanita.padova.it