La governance delle società non quotate: il Codice di Autodisciplina

28 Novembre 2017 Francesca Valentina Giglio Moro

Dottore commercialista - Revisore legale

Topic Member BAA Accountants

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Organo di controllo nel Modello tradizionale di governance

• D.L. «semplificazioni»del 9 febbraio 2012, n. 5

• D.L. «competitività»del 24 giugno2014, n. 91

Legge Delega (L. del 19 ottobre 2017, n.155) sullariforma delle discipline della crisi diimpresa e dell'insolvenza

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Organo di controllo – la scelta dei sindaci

Requisiti richiesti – 8.C.2. Criteri applicativi ex art. 8 Codice autodisciplina per le società :• diversità di genere, di età e di competenze;• indipendenza art. 2 par. «Amministratori indipendenti» del Codice di Autodisciplina per le Società a

Controllo Familiare Non Quotate e art. 2399 c.c. – «Cause d’ineleggibilità e di decadenza».

8.C.2. I sindaci sono scelti(i) tra persone qualificate come indipendenti secondo disposizionilegislative,(ii) nel pieno rispetto dei principi di diversity, coinvolgendo adeguatamenteentrambi i generi, nonché profili di età differenti e della più ampiacompetenza;(iii) in generale, rimanendo fedeli ai criteri dettati dal presente documentocon riferimento agli amministratori indipendenti. […]

AMMINISTRATORI INDIPENDENTIPrincipi2.P.8. L’indipendenza di giudizio è un atteggiamento richiesto a tutti gliamministratori che, consapevoli di diritti, doveri e responsabilità connessialla carica, sono chiamati ad operare secondo tale principio.2.P.9. È preferibile, in particolare nelle società più, che uno o piùamministratori si possano qualificare come “indipendenti”, nel senso chenon intrattengono, né hanno di recente intrattenuto, neppureindirettamente, con la Società o soggetti ad essa relati, rapporti tali daminarne o condizionarne l’autonomia di giudizio. […]

Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non Quotate

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Compiti affidati ai Sindaci

«Il collegio sindacale ricopre un ruolo centrale nel sistema di vigilanza di un

emittente» Art. 8 (commento) - Codice di Autodisciplina delle Società Quotate

Principio 8.P.3. - Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non Quotate

• Funzioni di vigilanza anche ex ante ed ex post il cui esito va portato all’attenzione degli amministratori;• Il Collegio sindacale, in collaborazione, eventualmente, con il restante sistema di controllo interno,

assicura particolare attenzione ai conflitti di interesse che possano sorgere tra patrimonio aziendale epatrimonio familiare.

Codice civile – Art. 2403

[1] Il collegio sindacale vigila sull'osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di correttaamministrazione ed in particolare sull'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo econtabile adottato dalla società sul suo concreto funzionamento.[2] Esercita inoltre il controllo contabile nel caso previsto dall'articolo 2409-bis, terzo comma.

Principio 8.P.4. - Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non Quotate

I soggetti incaricati della revisione ricoprono un ruolo di primo piano nella società, occupandosi di compierela revisione su incarico dei soci, ma agendo in piena autonomia ed indipendenza dagli stessi.

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Doveri del Collegio sindacale – CNDCEC «Norme dicomportamento del Collegio sindacale» (1/6)

Norma 3.1 Caratteristiche e modalità dell’attività di attività di vigilanza

• L’attività di vigilanza del collegio sindacale è effettuata sulla base della diligenza professionale richiesta dalla natura dell’incarico che determina un’obbligazione di mezzi e non di risultato

• Nella propria attività di vigilanza il collegio applica una modalità di selezione dei controlli basata sull’identificazione e valutazione dei rischi (risk approach)

• L’attività di vigilanza si esercita attraverso l’analisi delle informazioni acquisite tramite: la partecipazione alle riunioni degli organi sociali; lo scambio di informazioni con gli amministratori della società, nonché con gli organi di controllo delle società controllate; l’acquisizione periodica di informazioni dagli amministratori delegati; l’acquisizione e la richiesta di informazioni ai soggetti preposti al controllo interno; lo scambio di informazioni con l’incaricato della revisione legale, relativamente alle funzioni di competenza dello stesso; l’espletamento di operazioni di ispezione e controllo; l’analisi dei flussi informativi acquisiti dalle strutture aziendali.

• Il Collegio sindacale acquisisce i flussi informativi trasmessi dalle strutture aziendali e ne valuta leconclusioni circa l'esistenza e la rilevanza dei rischi inerenti alla non osservanza della legge e dellostatuto, al mancato rispetto dei principi di corretta amministrazione, all’inadeguatezza degli assettiorganizzativi, del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo-contabile.

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Doveri del Collegio sindacale – CNDCEC «Norme dicomportamento del Collegio sindacale» (2/6)

Norma 3.2 Vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto

• La funzione di vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto consiste nella verifica dellaconformità degli atti sociali e delle deliberazioni degli organi sociali alle leggi e alle disposizionistatutarie.

• Il collegio sindacale vigila sulla conformità delle delibere assunte dagli organi societari alla normativalegislativa e regolamentare, nonché allo statuto.

La funzione di vigilanza sull’osservanza della legge e dello statuto attribuita al collegio sindacale consisteessenzialmente sulla vigilanza, sulla base di un approccio basato sulla valutazione dei rischi,dell’adeguatezza dei metodi, delle procedure e degli strumenti adottati nello svolgimento dell’attivitàd’impresa per garantire il rispetto della legge e dello statuto.

8.C.4. Codice di Autodisciplina per le Società a Controllo Familiare Non QuotateI sindaci collaborano e si confrontano attivamente ed efficacemente con il ComitatoControllo e rischi, ove costituito, scambiandosi tempestivamente le informazioni rilevantial fine di espletare i rispettivi compiti.

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Doveri del Collegio sindacale – CNDCEC «Norme dicomportamento del Collegio sindacale» (3/6)

Norma 3.3 Vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione

• La vigilanza sul rispetto dei principi di corretta amministrazione consiste nella verifica della conformità delle scelte di gestione ai generali criteri di razionalità economica.

• Vigila che gli amministratori osservino l’obbligo di diligenza nell’espletamento del loro mandato.

La vigilanza sul comportamento diligente degli amministratori non consiste in un controllo di meritosull’opportunità e la convenienza delle scelte di gestione degli amministratori, bensì riguardaesclusivamente gli aspetti di legittimità delle scelte stesse e la verifica della correttezza del procedimentodecisionale degli amministratori.A tal fine, il collegio sindacale, sulla base delle informazioni ricevute, vigila che gli amministratori abbiano,in relazione alle decisioni assunte relativamente ad operazioni di gestione, acquisito le opportuneinformazioni, posto in essere le cautele e le verifiche preventive normalmente richieste per una scelta diquel tipo, operata in quelle circostanze e con quelle modalità.

Vigilanza sul processo decisionale:• le scelte gestionali siano ispirate alprincipio di corretta informazione e diragionevolezza, che siano congruenti ecompatibili con le risorse e il patrimonio di cui lasocietà dispone;• gli amministratori siano consapevolidella rischiosità e degli effetti delle decisioniassunte.

Accertamento sulle operazioni degliamministratori che non devono essere:• estranee all’oggetto sociale;• manifestamente imprudenti, azzardatee palesemente idonee a pregiudicare l’integritàdel patrimonio sociale;• volte a prevaricare o modificare i dirittiattribuiti dalla legge o dallo statuto ai singolisoci.

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Doveri del Collegio sindacale – CNDCEC «Norme dicomportamento del Collegio sindacale» (4/6)

Norma 3.4 Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo

Il collegio sindacale vigila sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento dell’assetto organizzativo dellasocietà.

Assetto organizzativo: si intende il complesso delle direttive e delle procedure stabilite per garantire che il

potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e

responsabilità.

L’assetto organizzativo è adeguato quando presenta una struttura compatibile alle dimensioni dellasocietà, nonché alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale.

L’adozione di un adeguato assetto organizzativo da parte della società consente di limitare ladiscrezionalità e mantenere la coerenza dei comportamenti al fine di conferire ordine all’operativitàaziendale e accrescere la capacità di coordinamento e quindi l’efficienza delle diverse strutture funzionali.Il sistema organizzativo, pur declinato secondo la dimensione e complessità dell’impresa, deve individuarein maniera sufficientemente chiara l’attribuzione delle responsabilità, le linee di dipendenza gerarchica,la descrizione dei compiti e la rappresentazione del processo aziendale di formazione e attuazione delledecisioni. I poteri autorizzativi e di firma devono essere quindi assegnati in coerenza con le responsabilitàorganizzative e gestionali in essere.

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Doveri del Collegio sindacale – CNDCEC «Norme dicomportamento del Collegio sindacale» (5/6)

Norma 3.5 Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo interno

Il collegio sindacale vigila sull’adeguatezza del sistema di controllo interno tenendo conto delle dimensioni e della complessità della società.

Il sistema di controllo interno può essere definito come l’insieme delle direttive, delle procedure e delleprassi operative adottate dall’impresa allo scopo di raggiungere, attraverso un adeguato processo diidentificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali rischi, i seguenti obiettivi:

obiettivi strategici, volti ad assicurare la conformità delle scelte del management alle direttive ricevutee all’oggetto che la società si propone di conseguire, nonché a garantire la salvaguardia del patrimonioaziendale e a tutelare gli interessi degli stakeholders;obiettivi operativi, volti a garantire l’efficacia e l’efficienza delle attività operative aziendali;obiettivi di reporting, volti a garantire l’attendibilità e l’affidabilità dei dati;obiettivi di conformità, volti a assicurare la conformità delle attività aziendali, alle leggi e airegolamenti in vigore.

Responsabilità dell’adozione e corretto funzionamento di un adeguato sistema di controllo interno

AMMINISTRATORI

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Doveri del Collegio sindacale – CNDCEC «Norme dicomportamento del Collegio sindacale» (6/6)

Norma 3.6 Vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo interno

Il collegio sindacale vigila sull’adeguatezza dell’assetto amministrativo-contabile e sul suo concretofunzionamento.

Il sistema amministrativo-contabile può definirsi come l’insieme delle direttive, delle procedure e delleprassi operative dirette a garantire la completezza, la correttezza e la tempestività di una informativasocietaria attendibile, in accordo con i principi contabili adottati dall’impresa.

Un sistema amministrativo-contabile risulta adeguato se permette: la completa, tempestiva e attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione; la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per la salvaguardia del patrimonioaziendale; la produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio d’esercizio.

8.C.5. Codice di Autodisciplina per le Società a ControlloFamiliare Non QuotateE’ auspicabile coinvolgere una primaria la Società di revisione, purcalibrando tale coinvolgimento alle dimensioni dell’impresa, così darealizzare efficaci meccanismi di controllo, per la certificazione delbilancio di esercizio e l’accertamento della generale corretta tenutadella contabilità.

8.P.4. Codice di Autodisciplina per le Società a ControlloFamiliare Non QuotateI soggetti incaricati della revisione ricoprono un ruolo di primopiano nella società occupandosi di compiere la revisione suincarico dei soci, ma agendo in piena autonomia ed indipendenzadagli stessi

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9.P.2. Codice di Autodisciplina per le Societàa Controllo Familiare Non QuotateAi fini della amministrazione della societàdebbono essere opportunamente previsti edanticipati dei piani successori che tengano contodelle condizioni specifiche della società, delGruppo, ed eventualmente della famigliaattualmente al controllo.

Il ruolo del commercialista nelle aziende familiari non quotate

Il dottore commercialista nelle società familiari assurge ad essere non solo un consulente ma un grande conoscitore degli assetti proprietari, del management e delle dinamiche aziendali che hanno interessato l’azienda fin dalla sua nascita o per un periodo molto ampio.

Il ruolo del commercialista si esplica maggiormente, assieme a quello del consulente legale, nella fase di Pianificazione e stesura dei Piani successori.

9.P.1. Codice di Autodisciplina per le Società aControllo Familiare Non QuotateNella consapevolezza delle differenze che ledimensioni sociali e gli assetti proprietari comportano,appare opportuno che i soci e il Consiglio diAmministrazione abbiano cura di garantire continuitàdi governo e di gestione della società̀ definendoregole precise per affrontare efficacemente transizionigenerazionali o trasformazioni proprietarie.

9.C.2. Codice di Autodisciplina per leSocietà a Controllo Familiare NonQuotateI piani successori dovrebbero esserepredisposti tenendo conto della necessità distabilire opportune regole di trasmissionedella proprietà e della leadership ispirate acriteri di responsabilità, meritocrazia,spirito di sacrificio, adattabilità̀ alcambiamento, atteggiamento di umiltà̀,ascolto e ricerca del positivo da parte delsuccessore o dei successori. Si ritieneopportuno prestare particolare attenzionealla successione all’imprenditore-fondatore,in quanto figura carismatica, identificatacompletamente con l’impresa stessa,nonché al passaggio generazionale inpresenza di più possibili successori,situazione che pone il rilevante manecessario problema della scelta del leader.

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Grazie per l’attenzione