La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione

La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione

Luca D’Ippolito

Digital Preservation Manager

T&S

4 dicembre2014

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Invoice PA


fatturazione elettronica

processo informatico regolamentato dalla normativa che gestisce la generazione, l’emissione e latrasmissione telematica dei dati di fatturazione, in grado di garantire l’attestazione della data,l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità delle fatture elettroniche


attestazione della data

la data e l'ora di formazione della fattura elettronica devono essere attestate. È garantita dall’emittente con l’apposizione sul documento del riferimento temporale

autenticità dell’origine

l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente della fattura devono essere certi. È garantita dall’emittente con l’apposizione sul documento della firma digitale

integrità del contenuto

il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall’articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972, non possano essere alterati. È garantita dall’emittente con l’apposizione sul documento della firma digitale

leggibilità

la fattura deve essere resa leggibile per l’uomo. I dati devono essere “prontamente” disponibili su schermo o tramite stampa, si deve poter dimostrare che i dati del documento leggibile non siano stati alterati rispetto a quelli del documento elettronico originale. Va garantita fino al termine della conservazione


fattura in formato digitale provvista del riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente,inviata in formato elettronico al destinatario e conservata in modalità digitale, in conformità alledisposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014 adottato ai sensidell’articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)

fattura elettronica

fattura elettronica

fattura PA

ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72, lasola tipologia di fattura accettata dalleAmministrazioni dello Stato

formato

file XML (eXtensible Markup Language) nel formatodefinito nell’allegato A del DMEF 55/2013, l’unico aessere accettato dal Sistema di Interscambio

autenticità e integrità

sono garantite tramite l’apposizione della firmadigitale dell’emittente

dati obbligatori

codice iPA del destinatario della fattura [DMEF 55/2013], codici CIG (Codice Identificativo di Gara) e CUP (Codice Unico di Progetto) [DL 66/2014], informazioni rilevanti ai fini fiscali e indispensabili per il corretto inoltro della fattura al destinatario


conservazione digitale


procedura informatica regolamentata dalla legge, in grado di garantire nel tempo le caratteristiche diautenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici (art. 44 del CAD),attribuendogli, quindi, piena validità legale

autenticità

caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche.

integrità

insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualita di essere completo ed inalterato

affidabilità

caratteristica che esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento informatico

leggibilità

insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti

reperibilità

insieme delle informazioni associate ai documenti informatici che permettono la loro individuazione univoca nel sistema di conservazione digitale

tipologie documentali

documenti fiscali afferenti al ciclo attivo e passivo difatturazione, registri IVA, libro giornale, libri sociali,ma anche documenti non fiscali come il LUL,contratti, ordini, polizze, ecc.


principale normativa

D.Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) traccia il quadro legislativo entro cui deve attuarsi ladigitalizzazione dalla pubblica amministrazione, ha lo scopo di regolare la gestione, la trasmissione, la conservazione e lafruibilità dell’informazione in modalità digitale, nei rapporti tra amministrazione e privati, arrivando, in alcuni casi, a disciplinarel’uso del documento informatico anche tra privati

DPCM 3 Dicembre 2013 regole tecniche in materia di sistema di conservazione, istituisce il ruolo del responsabile dellaconservazione definendone compiti e responsabilità e stabilisce i requisiti che il sistema di conservazione deve garantire

DMEF 17 Giugno 2014 rende note le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla lororiproduzione su diversi tipi di supporto, introducendo importanti semplificazioni ai processi di dematerializzazione delladocumentazione fiscale

Legge 244 del 24 dicembre 2007 (Legge finanziaria 2008) e ss.mm.ii. istituisce l’obbligo di fatturazione elettronica verso laPubblica Amministrazione. Le fatture in forma cartacea non possono essere accettate da parte della Pubblica Amministrazione,né è possibile procedere al relativo pagamento. La trasmissione delle fatture avviene attraverso il Sistema di Interscambio (SdI)

DMEF 3 aprile 2013 n. 55 decreto attuativo della Legge numero 244 del 2007 fissa al 6 giugno 2014 la decorrenza dell’obbligodella fattura elettronica nei rapporti economici verso la Pubblica Amministrazione Centrale e stabilisce le regole in materia diemissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica della quale definisce il formato

Decreto Legge 24 aprile 2014, n. 66 anticipa al 31 marzo 2015 il termine di decorrenza degli obblighi di fatturazioneelettronica per tutte le Amministrazioni dello Stato (centrali e locali) non comprese nella scadenza del 6 giugno 2014




obblighi e adempimenti per i fornitori della PA

produzione fattura produrre un documento in formato FatturaPA

riferimento e firma apporre sulla fattura il riferimento temporale e la firma digitale dell’emittente (cedente/prestatore ovverosoggetto terzo che emette fattura per conto del cedente/prestatore)

trasmissione fattura trasmettere la FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) per la fatturazione elettronica

ricezione notifiche ricevere le notifiche inviate dal Sistema di Interscambio (SdI)

conservazione digitale conservare digitalmente fatture elettroniche e ricevute in conformità alle disposizioni del DMEF 17giugno, seguendo il processo descritto all’art. 9 del DPCM 12 dicembre 2013

responsabile conservazione nominare il responsabile della conservazione che definisce le caratteristiche e i requisiti delsistema e gestisce il processo di conservazione garantendo nel tempo la sua conformità alla normativa vigente (art. 7 DPCM 12dicembre 2013)

esibizione garantire la disponibilità dei documenti elettronici, anche nel loro formato leggibile, su supporto cartaceo oinformatico, in caso di ispezioni da parte dell’amministrazione finanziaria (art. 10 DPCM 12 dicembre 2013)

sicurezza predispone il sistema e le procedure nel rispetto delle misure di sicurezza richieste dall’art 12 del DPCM 12 dicembre2013

manuale della conservazione redigere e aggiornare costantemente il manuale della conservazione (art. 8 DPCM 12 dicembre2013)

comunicazione annuale comunicare che effettua la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari in modalità digitalenella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento

imposta di bollo procedere al pagamento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti (fatture, libri,registri) in modalità esclusivamente telematica e in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio

luogo di tenuta delle scritture comunicare all’AdE il luogo di conservazione elettronica delle scritture contabili, nonché deiregistri e degli altri documenti rilevanti ai fini fiscali (luogo di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti)

numerazione separata le fatture elettroniche devono essere annotate su un registro/sezionale IVA separato rispetto alle altrefatture analogiche;


Clapps Invoice PA – tre sistemi in uno

Sistema di Interscambio/Pubblica Amministrazione

Clapps

carica FattPA o pdf

genera pacchetti

richiedeesibizione

utente

.xml

.pdf caricafile

utente

inseriscedati

invia FattEle

inviaricevute e fatture

SdI

PA

invia metadati e FattEle

inviaricevute

prelevafile

inviaricevute

.pdf.p7m.xml

visualizzae scarica

documenti

utente

inviaricevute e fatture

Clapps

Invoice

Clapps

Documents

Clapps

Legal Archive

data entry

.p7m

.xml

3

6

.xml .mtd.p7m

5 4

utente

cartellescambio

sistema utente

sistemacontabile

variformati

1

1

1

2

77

88

soluzione all in one

Invoice

gestione del processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione

Legal Archive

conservazione digitale a norma dellefatture elettroniche e delle ricevuteinviate dallo SdI

Documents

consultazione e gestione dei documenti on line in formato visualizzabile


acquisire le fatture da trasmettere alla PA in diversi formati e da canali differenti

verificare l’integrita dei file ricevuti, la correttezza dei dati immessi e la presenza dei dati obbligatoriprevisti dalla normativa

generare le fatture elettroniche nel formato accettato dalle PA

apporre sulle fatture la firma digitale in modalità manuale o automatica ed il riferimento temporale

trasmettere le fatture alle PA destinatarie tramite il Sistema di Interscambio

gestire le notifiche di scarto esito e accettazione ricevute dal Sistema di Interscambio

gestire il processo di conservazione digitale dei documenti elettronici secondo le disposizioni di legge attualmente in vigore

inviare la versione visualizzabile dei documenti elettronici elaborati (file originari, fatture e ricevute) alsistema di gestione documentale

inviare i documenti elettronici elaborati (fatture e ricevute) in conservazione digitale

Clapps Invoice PA – cosa permette


clapps legal archive

verifica documenti gestione

scarti e forzatura

utente

verifica pacchetti

gestione anomalie

utente

verifica pacchetti

gestione anomalie

operatore

genera

FattPA

firma

FattPA

clapps invoice

genera pacchetti

richiedepacchetti

operatore

utente

.xml

.pdf

caricafile

utente

dataentry

invia FattEle

verificadati e

documentigestione scarti e anomalie

utente

firmaFattPA

utente

cartellescambio

sistema utente

sistemacontabile

formatistrutturati

.p7m

acquisizione

inviametadati fatture e ricevute

.xml

comunicacon SdI

SdI PA

.mtd.p7m

.xml

invia metadati e FattEle

inviaricevute

acquisizione versamento archiviazione distribuzione

prelevafile

clappsdocuments

acquisizione

inviaricevute

workflowcollaborativo

protocolloinformatico

gestionenotifiche

.mtd.pdf

.mtd.p7m.xml

visualizzae scarica documenti

utente

scaricaFattEle nonconsegnate

utente

inviametadati ricevute e FattEle

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Clapps Invoice PA – schema di dettaglio


massima flessibilità

altamente configurabile, dalla gestione multi-impresa, alle politiche di accesso all’area riservata, dalla modalità di apposizione della firma digitale, all’acquisizione dei dati delle fatture, fino alla gestione integrata della conservazione digitale dei documenti elettronici per dieci anni

gestione multi-impresa

gestione centralizzata di cedenti/prestatori multipli, utile per studi professionali ed intermediari che gestiscono le fatture di più clienti, ma anche per aziende facenti parte di un gruppo

accesso all’area riservata

e possibile abilitare più utenti con profili di accesso e permessi differenti.

acquisizione dei dati

inserimento dati di fatturazione da interfaccia (data entry), caricamento file xml in formato FatturaPA, caricamento file pdf, configurazione cartella di scambio da cui prelevare i file

apposizione firma digitale

è possibile utilizzare la firma digitale del cedente/prestatore, di un intermediario o di T&S


invio automatico dei documenti elettronici nel sistema di conservazione digitale senza alcun intervento dell’utente

gestione documentale

invio automatico della versione visualizzabile deidocumenti nel sistema di gestione documentale perla consultazione immediata di fatture e ricevute SdI

Clapps Invoice PA – cosa garantisce


risparmio

la modalità di vendita a pacchetti prepagati garantisce una spesa commisurata alle proprie esigenze, icosti relativi all’archiviazione cartacea delle fatture sono completamente annullati

in assoluta conformità agli standard della Pubblica Amministrazione, i fornitori della PA potrannoadeguarsi alle modalità operative imposte dalla normativa senza modificare i processi di fatturazione inessere. Basta inviare un pdf a tutto il resto pensa Clapps.

immediatezza

assumiamo l’incarico di Responsabile della Conservazione, stiliamo ed aggiorniamo il Manuale dellaConservazione, ottemperiamo per voi agli adempimenti periodici previsti dalla normativa, garantiamoassistenza nell’esibizione all’amministrazione finanziaria, supervisioniamo e mettiamo in sicurezza gliarchivi on line e sostitutivi, adeguiamo il sistema alle evoluzioni della normativa, gestiamo la tecnologiadi firma digitale e marcatura temporale, adeguiamo l’infrastruttura hardware alle evoluzionitecnologiche

outsourcing normativo e tecnologico

sicurezza dei dati

impianti a norma di legge che garantiscono la conservazione nel tempo dei documenti elettronici,organizzazione della server farm aderente alle regole normative più stringenti (antiintrusione,antiincendio, ecc.), infrastruttura hardware ridondata su 2 ambienti, cinque istanze di replicazione deidati su supporti on line e off line residenti in location differenti

Clapps Invoice PA - vantaggi


grazie per l’attenzione

La fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione

Technology

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