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Conservazione elettronica

Dott. Stefano [email protected]

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Normativa di riferimento

Art. 7-bis, comma 4, del D.L. 10 giugno 1994, n. 357, convertito dalla legge 8 agosto 1994, n. 489

Introduce l’ultimo comma dell’art. 2220 del Codice civile, prevedendo la possibilità di conservare sotto forma di registrazioni su supporti di immagini le scritture e i documenti contabili

Art. 7-bis, comma 9, del D.L. 10 giugno 1994, n. 357, convertito dalla legge 8 agosto 1994, n. 489

Prevede che l’ultimo comma dell’art. 2220 si applica a tutte le scritture e ai documenti fiscali, previa emanazione di un apposito decreto di attuazione

Art. 10, comma 6 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (T.U. in materia di documentazione amministrativa)

Possibilità di riprodurre i documenti fiscali su supporto elettronico previa emanazione di un decreto ministeriale

Direttiva del Consiglio dell’Unione europea n. 2001/115/CE del 20 dicembre 2001 (trasfusa successivamente nella Direttiva del 28 novembre 2006, n. 2006/112/CE, artt. da 217 a 240)

Prevede la possibilità di emissione e conservazione della fattura elettronica

Delibera n. 42 del 31 dicembre 2001 dell’Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (AIPA), poi sostituita con la deliberazione n. 11 del 19 febbraio 2004 del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA)

Detta regole tecniche uniformi per individuare le corrette procedure di conservazione ed esibizione dei documenti informatici ed analogici

D.Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52 Attua la direttiva n. 115 del 20 dicembre 2001 modificando il D.P.R. n. 633/1972.

D.M. 23 gennaio 2004 Modalità applicative per la conservazione elettronica dei documenti informatici ed analogici ai fini tributari

D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale

Art. 1, commi da 209 a 214, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 (Finanziaria 2008)

Obbligatorietà della fatturazione elettronica per le operazioni effettuate nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni

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D.M. 7 marzo 2008Ha individuato nell’Agenzia delle Entrate (Sogei S.p.a.) l’ente gestore del Sistema di Interscambio attraverso cui dovranno transitare le fatture elettroniche nei confronti della P.A.

D.L. 25 giugno 2008

Viene ammessa la possibilità che il “trasferimento delle quote sociali delle società a responsabilità limitata”, venga effettuato mediante un documento informatico sottoscritto digitalmente dei contraenti il cui deposito presso il registro imprese dovrà essere curato da intermediari abilitati.

D.M. 9 Luglio 2008

Viene riconosciuta la possibilità di tenere e conservare il Libro Unico del Lavoro mediante supporti magnetici o sistemi di elaborazione automatica facendo espresso richiamo al rispetto delle norme contenute nel D.Lgs 85/2002.

Regolamento ISVAP n. 27 del 14 ottobre 2008 Viene formalizzata la possibilità per le imprese assicurative di adottare la conservazione elettronica

D.L. 185/2008 convertito nella Legge 28/1/2009 n.2

Ha modificato i commi 4) e 5) dell’art. 23 del D.Lgs 82/2005 (CAD), prevedendo l’equiparazione ai fini legali e probatori tra documento cartaceo e documento elettronico.Ha introdotto l’art. 2215 bis) nel codice civile prevedendo la possibilità di tenere in modalità informatica tutti i documenti richiesti dalla legge, dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa.

D.M. 6 marzo 2009

Modifica l’art.5 del D.M. 23 gennaio 2004 spostando il termine per la comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico al quarto mese successivo al termine per la presentazione delle dichiarazione dei redditi.

Normativa di riferimento

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Circolare 36 E del 6 dicembre 2006Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto

Circolare 45/E del 19 ottobre 2005 Modalità di fatturazione in materia IVA

Circolare Assonime n. 19 del 20 aprile 2009 Chiarimenti sulle modalità di tenuta informatica dei documenti previsti all’art.2215 bis

Risoluzione 364/2008Nomina di più responsabili della conservazione

Risoluzione 260/2008 Coesistenza di fatture analogiche/digitali all'interno dello stesso cliente/fornitore anche in assenza di contabilità separata

Risoluzione 67/2008 Possibilità di conservare elettronicamente i documenti di trasporto

Risoluzione 14/2008

Fatturazione medianti sistemi EDI. Viene affermato che qualora le parti non si accordino per lo scambio di fatture elettroniche, i documenti saranno soggetti alle procedure di conservazione previste per i documenti analogici.

Risoluzione 298/2007 Conservazione della copia della dichiarazione su supporto informatico

Risoluzione 267/2007Coesistenza di fatture analogiche/digitali all'interno dello stesso cliente/fornitore purchè le attività siano gestite con contabilità separata

Risoluzione 161/2007 Outsourcing e conservazione dello spool di stampa

La prassi più recente

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L’impresa può scegliere:

con quali modalità archiviare i documenti e le scritture contabili;

quando passare dalla metodologia di conservazione tradizionale (cartacea) a quella digitale e come (i.e. in unico tempo o progressivamente per tipologia di documenti);

quali tipologie di documenti e scritture contabili conservare su supporti digitali;

quali modalità operative e quali supporti informatici adottare per la conservazione digitale.

Lo stato dell’arte

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• Art. 2220 del Codice civile possibilità di conservare sotto forma di registrazioni su supporti di immagini le scritture e i documenti contabili purchè le registrazioni su supporti di immagini corrispondano ai documenti; in ogni momento possano essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione del

soggetto che utilizza detti supporti

• Art. 2215-bis del Codice civile possibilità di tenuta in modalità informatica di libri, scritture e qualunque documento richiesto dalla legge, dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa purchè: siano consultabili in ogni momento siano adempiuti gli obblighi di vidimazione e numerazione mediante apposizione

trimestrale della marcatura temporale e della firma digitale

• DM 23.01.2004 prevede l’emissione, la conservazione, l’esibizione dei documenti sotto forma di documenti informatici / analogici, purché le seguenti condizioni siano soddisfatte: immodificabilità delle immagini dei documenti; garanzia dell’attestazione della data, dell’autenticità del documento e

dell’integrità del contenuto disponibilità dei documenti (anche per via telematica) e leggibilità (presente e

futura) degli stessi su supporto cartaceo e informatico su richiesta delle autorità competenti;

ordine cronologico e continuità di applicazione nel tempo; omogeneità della conservazione per categorie di documenti senza soluzione di

continuità per ogni periodo d’imposta possibilità di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi in relazione

al cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data ed associazioni logiche di questi ultimi.

Quadro normativo sintetico

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Le disposizioni del D.M. 23.01.2004 si applicano alle scritture contabili, ai libri ai registri e in generale ad ogni documento rilevante ai fini tributari

Ad esempio:

fatture attive/passive;

Libro giornale, libro inventari, mastri; scritture di magazzino, registro beni ammortizzabili, bilancio di esercizio;

Registri IVA, registro dei corrispettivi;

Dichiarazioni fiscali di ogni tipo;

Libro Unico del Lavoro, cedolini paga;

Con l’introduzione dell’art. 2215 bis) del codice civile il Legislatore ha previsto la possibilità di tenere in forma elettronica tutti i documenti richiesti dalla legge, dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa.

Ad esempio:

Libro soci, libro CDA, Libro Collegio Sindacale

Altri libri ex art. 2421

Contratti, lettere, telegrammi etc.

FANNO ECCEZIONE: i documenti doganali e quelli relativi alle accise

L’oggetto della conservazione

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Apposizione del riferimento temporale

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Documento informatico:

Rilevanza ai fini fiscali: per essere rilevante ai fini tributari deve rispettare le condizioni previste all’ art. 3) c. 1 lett. a) D.M. 23/1/2004 ossia

staticità: non alterabile durante le fasi di accesso e conservazione;

immodificabilità: immutabilità nel tempo.

deve essere emesso al fine di garantire :

• l’attestazione della data• l’autenticità• l’integrità

Documento analogico:

Definizione tecnica: documento formato utilizzando grandezze fisiche che assumono valori continui.

Ai fini fiscali sono considerati analogici tutti i documenti che non rispettano le condizioni previste all’ art. 3) c. 1 lett. a) D.M. 23/1/2004 (anche se materialmente non hanno forma cartacea).

Le modalità di conservazione dipendono dalla natura del documento: ad esempio le fatture elettroniche (documenti informatici) devono essere conservate in modalità elettronica mentre le fatture analogiche possono essere conservate in modalità elettronica

Apposizione della firma elettronica qualificata

NON DEVE CONTENERE MACROISTRUZIONI O CODICI ESEGUIBILI

La natura dei documenti: documento analogico e documento informatico

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Memorizzazione:

Processo di trasposizione su qualsiasi supporto (ad esempio CD,DVD) di documenti analogici o informatici.

Documenti analogici ricevuti/emessi

Documenti informatici ricevuti

Documenti informatici emessi

Scannerizzazione

Abbinamento dell’immagine con

i dati del documento (es. elementi della fattura, data

ricezione)

Indicizzazione

Automatica al momento

dell’emissione

Archiviazione - indicizzazione:

Organizzazione dei dati necessaria ai fini di consentirne un’agevole consultazione mediante indici

Documenti analogici

Documenti informatici

Apposizione sull’insieme dei documenti (o su un’evidenza informatica contenente uno o più impronte dei documenti o di insiemi di essi) della marca temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che attesta in tal modo il corretto svolgimento del processo

Il processo di conservazione

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attesta la correttezza del processo di conservazione e gestisce il sistema;

verifica la funzionalità del sistema e dei programmi;

garantisce la sicurezza e l’integrità del sistema;

richiede la presenza del pubblico ufficiale, se necessario;

definisce le procedure per l’apposizione della marca temporale;

verifica e mantiene la leggibilità dei documenti nel tempo.

Il Responsabile della conservazione

E’ opportuno che venga predisposto un Manuale delle procedure della

conservazione digitale in cui vengano riepilogate le procedure adottate, i compiti

di eventuali delegati, i controlli effettuati.

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Documenti analogici

Il processo di conservazione può avvenire in qualsiasi momento.

Documenti informatici Fatture:

Scadenza “almeno” quindicinale; a discrezione del contribuente può avere luogo ad intervalli più ravvicinati;

effettuato entro quindici giorni dal ricevimento (per il destinatario) ovvero dall’emissione (per l’emittente) delle fatture, fermi restando i termini per l’assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli art. n. 23, 24, 25 del DPR 633/72;

Documenti diversi dalle fatture:

Libri e registri obbligatori ai fini delle imposte dirette e dell’IVA

Scadenza “almeno” annuale, comunque non oltre 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni; a discrezione del contribuente può avere luogo ad intervalli più ravvicinati.

Periodicità del processo di conservazione

Anticipato rispetto alla cadenza stabilita nell’ipotesi di controlli ed ispezioni da parte degli organi competenti

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Il DM del 23.01.2004 prevede inoltre:

trasmissione telematica di una comunicazione all’Agenzia fiscale entro il quarto

mese successivo (art. 5 D.M. 23/1/2004 come modificato dal D.L.185/2008) alla scadenza

dei termini per la presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all’impronta

dell’archivio informatico, alla relativa sottoscrizione elettronica e alla marca temporale;

l’obbligo è sospeso in attesa di istruzioni per l’effettuare la comunicazione

la modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici

(comunicazione preventiva e successive comunicazioni annuali all’Agenzia delle Entrate

competente, versamenti in acconto e a saldo).

Altri adempimenti