La comunicazione interna

4° e 5° lezione1 ottobre 2009

Anno Accademico 2009/2010

Comunicazione e Organizzazione

La comunicazione è una delle componenti fondamentali di qualsiasi sistema organizzativo. Non ci può essere organizzazione senza comunicazione:

• interna (tra i ruoli, tra le strutture, tra le persone)• esterna (formalizzata, non formalizzata)

La comunicazione non è una variabile a sé stante che può essere gestita senza profondi e continui collegamenti con l’organizzazione.

Ancora oggi, purtroppo, la comunicazione è vissuta da molti soggetti del Terzo Settore come qualcosa di meno importante rispetto ad altre attività. Molte Onp ritengono che il valore della loro attività sia di per se elemento importante per il pubblico e che non necessiti di particolari strategie di comunicazione.

La Comunicazione Interna come strumento di sviluppo dell’organizzazione

La comunicazione interna è uno strumento che l’organizzazione può utilizzare per facilitare e accelerare il processo di modifica dell’organizzazione stessa. Ciò è possibile se ci si impegna a far circolare di più (e meglio) le notizie, a promuovere occasioni di condivisione dei programmi, a stimolare la partecipazione di dipendenti, soci e volontari alle scelte dell’organizzazione.

Anche in questo caso (come quando si parla di comunicazione verso l’esterno) è fondamentale avviare una fase di ascolto: solo conoscendo le attese di coloro che lavorano nell’organizzazione è possibile rivedere il sistema di comunicazione interna, attivando strumenti e occasioni idonee al raggiungimento dell’obiettivo.

L’inventario dei bisogni

Uno strumento utile per attivare il processo è l’inventario dei bisogni, un’iniziativa che ha l’obiettivo di definire i bisogni di informazione e comunicazione di un’organizzazione o di una sua singola struttura.

L’inventario dei bisogni serve ad evidenziare le informazioni indispensabili per poter svolgere correttamente le proprie attività. Tali informazioni vanno individuate a livello di macroraggruppamenti. Per ogni informazione è poi necessario indicare il dettaglio/la specifica dell’informazione stessa.

Questo strumento viene, di norma, gestito dal responsabile dell’organizzazione e rappresenta un’occasione per stimolare i collaboratori ad esprimere la propria opinione.

La Comunicazione Interna: gli strumenti

Gli strumenti di comunicazione interna tradizionali (e ancora oggi adottati da moltissime organizzazioni, in particolar modo di piccole dimensioni) sono circolari, manifesti, locandine affisse in bacheca etc.

Alcune organizzazioni più grandi ed evolute adottano anche altri strumenti, quali:• riunioni periodiche e convention• newsletter e notiziari• internet e intranet• web TV

Un discorso a parte è rappresentato dall’offerta formativa che l’organizzazione propone ai propri collaboratori e volontari sia per motivarli sia come occasione di crescita e aggiornamento professionale.

Riunioni periodiche e convention

I momenti di incontro organizzati e strutturati possono costituire un utile strumento per condividere obiettivi e modalità di sviluppo dei diversi progetti in corso o da avviare.

Abitualmente utilizzata dal mondo delle imprese, oggi l’organizzazione di convention sta entrando a far parte dei piani e delle strategie di comunicazione interna di altri tipi di organizzazione.

I momenti di condivisione sono in crescita: anche se non si arriva alle modalità utilizzate dalle grandi aziende (promozioni, incentive etc.), nel mondo del Terzo Settore nascono iniziative finalizzate al coinvolgimento e alla gratificazione di collaboratori e volontari.

Newsletter e notiziari

Questi strumenti possono essere adottati solo dalle organizzazioni di maggiore dimensione, che li utilizzano per informare collaboratori e volontari.

A volte, la newsletter ha una cadenza periodica (settimanale, quindicinale, mensile); altre volte, invece, viene prodotta in funzione delle novità da comunicare.

Nelle realtà più organizzate, la newsletter serve anche per promuovere servizi, offerte, iniziative riservati ai collaboratori.

Internet e Intranet

La creazione e l’utilizzo di una intranet all’interno dell’organizzazione può portare risultati concreti nella gestione della comunicazione interna in tempi brevi.

L’organizzazione deve, però, combattere contro il gap informatico ancora presente in molte realtà e contro la resistenza all’innovazione di molti addetti della (a volte, sono proprio i dirigenti a rappresentare il “collo di bottiglia”).

In molte piccole ONP manca la cultura della condivisione attraverso la rete: coloro che hanno sedi localizzate sul territorio non sempre hanno compreso che la rete facilita la comunicazione tra la sede centrale e le associazioni periferiche contribuendo anche a velocizzare i messaggi e a semplificare il linguaggio .

La formazione

Proporre ai propri collaboratori e volontari occasioni di formazione e di aggiornamento è uno dei modi per migliorare i rapporti interni.

In questi ultimi anni, la maggior parte delle ONP ha progettato iniziative di aggiornamento, spesso innovative e stimolanti, volte a far crescere le competenze anche nell’ambito della comunicazione.

Questi corsi vengono frequentemente affidati a professionisti esterni, che sono in grado di portare esperienze e conoscenze dal settore privato.

Per una organizzazione i volontari sono una risorsa preziosa. Si dovrebbero ripensare gli strumenti per il reclutamento e la selezione, ridefinire i rapporti di collaborazione, pensare i meccanismi premianti delle persone coinvolte.

La comunicazione interna, oltre a cambiare le modalità di accesso ai servizi e di relazione fra interno ed esterno, potrebbe migliorare la motivazione dei volontari.

La motivazione e la ricerca dei volontari

Coerenza tra Comunicazione Esterna e Comunicazione Interna

È importante ricordare che non si può trasmettere all’esterno qualcosa che è in contraddizione con i messaggi che vengono veicolati all’interno.

L’organizzazione non comunica all’esterno soltanto attraverso ciò che comunemente definiamo “comunicazione”, ma anche attraverso i comportamenti organizzativi. È, quindi, necessario che ci sia coerenza tra ciò che si è e ciò che si comunica.

L’organizzazione deve necessariamente ripensare i comportamenti organizzativi che “parlano” al e con il pubblico (persone addette, luoghi dove avviene la comunicazione etc.).