JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika

153

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958

Vol. 6 No. 2 Desember 2019

SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN

PEMBUATAN KTP ELEKTRONIK

DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL

KABUPATEN KUANTAN SINGINGI

Indra Gunawan1), Febri Haswan2) 1, 2)Teknik Informatika, Universitas Islam Kuantan Singingi,

Jl. Gatot Subroto KM. 7 Teluk Kuantan

e-mail : indragunawan32.ig@gmail.com1), febri.haswan88@gmail.com2)

Abstract

Electronic Resident Identity Card is a national identity card made through electronics, based on

physical aspects or its use which functions on a computerized basis. During this time the process of

obtaining an Electronic Resident Identity Card is still manual which results in less efficiency.

Community services are limited in the management of Electronic Resident Identity Cards, which is

50-100 in one day which aggravates the many queues and the loss and damage of applications for

making Electronic Resident Identity Cards. The results of this study are building a web-based

system in the process of registering an Electronic Resident Card. This web-based system makes it

easy for applicants to register an Electronic Identity Card to carry out the registration process. The

advantage of this web-based system can prevent the queue of people who want to make an

Electronic Identity Card at the Population and Civil Registration Office of Kuantan Singingi

Regency.

Keywords: Information, Electronic KTP, Information Systems, Web, PHP.

Abstrak

Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el) merupakan kartu tanda penduduk dibuat melalui

eletronik, berdasarkan segi fisik ataupun penggunaannya yang berfungsi berdasarkan komputerisasi.

Selama ini proses pengurusan Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el) masih bersifat manual

yang mengakibat kurang efisien. Pelayanan masyarakat dibatasi dalam pengurusan Kartu Tanda

Penduduk Elektronik (KTP-el) yaitu 50-100 dalam satu harinya yang memperparah keadaan

banyaknya antrian serta hilang dan rusaknya surat pemohonan pembuatan Kartu Tanda Penduduk

Elektronik (KTP-el). Hasil dari penelitian ini adalah membangun sistem berbasis web dalam proses

pendaftaran Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el). Sistem berbasis web ini memudahkan

pemohon pendaftaran Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el) untuk melaksanakan proses

pendaftaran. Keuntungan dari sistem berbasis web ini dapat mencegah antrian masyarakat yang

ingin membuat Kartu Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el) di Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Kabupaten Kuantan Singingi.

Kata Kunci: Informasi, KTP Elektronik, Sistem Informasi, Web, PHP.

PENDAHULUAN Perkembangan teknologi komputer saat

ini sangat berpengaruh terhadap

perkembangan berbagai bidang kehidupan

manusia, peranan komputer sangat diperlukan

untuk memudahkan pekerjaan dengan lebih

cepat dan tepat. Salah satu fungsi dari

komputer adalah untuk mengolah data

menjadi informasi yang diperlukan oleh

pengguna, dimana informasi akan cepat di

diterima melalui sistem informasi. Sistem

informasi saat ini sangat diperlukan baik

JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika

154

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958

Vol. 6 No. 2 Desember 2019

dikalangan perusahaan, pemerintahan maupun

instansi lainya.

Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Kabupaten Kuantan Singingi saat ini

belum memiliki sebuah sistem informasi yang

dapat memberikan informasi kepada

masyarakat tentang bagaimana proses

pembuatan KTP elektronik. Berdasarkan

observasi penulis di Dinas Kependudukan dan

Pencatatan Sipil Kabupaten Kuantan Singingi

ditemukan beberapa permasalahan dalam

proses pembuatan kartu tanda penduduk

elektronik (KTP-el). Salah satu permasalahan

yang sering terjadi yaitu ketersedian formulir

pendaftaran untuk pembuatan KTP elektronik

sangatlah terbatas sehingga masyarakat yang

datang dari berbagai daerah di Kabupaten

Kuantan Singingi tidak terlayani secara

maksimal, selain itu hilangnya formulir

pendaftaran mengakibatkan proses pembuatan

KTP elektronik memakan waktu yang cukup

lama. Permasalahan ini disebabkan oleh

kurangnya pegawai dan Human Error.

Maka dibutuhkan suatu sistem yang dapat

mengatasi permasalahan dalam proses

pembuatan kartu tanda penduduk elektronik

(KTP-el) dengan lebih efisien. Sistem ini

mempunyai beberapa keunggulan yaitu setiap

pemohon bisa melakukan registrasi

dimanapun berada, pemohon dapat

melakukan pengisian formulir secara

langsung tanpa hasus datang ke Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kabupaten Kuantan Singingi, selain hemat

waktu, biaya pemohon juga dapat mengetahui

jadwal pasti percetakan kartu tanda penduduk

(KTP-el) dan dapat mengurangi antrian yang

ada di dinas tersebut.

TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Informasi Sistem informasi merupakan suatu

perkumpulan data yang terorganisasi beserta

tatacara penggunaanya yang mencangkup

lebih jauh dari pada sekedar penyajian. Istilah

tersebut menyiratkan suatu maksud yang

ingin dicapai dengan jalan memilih dan

mengatur data serta menyusun tatacara

penggunaanya[1]. Sistem informasi juga dapat di artikan sebagai alat untuk

menyajikan informasi sedemikian rupa

sehingga bermanfaat bagi penerimanya[3].

Tujuannya adalah untuk memberikan

informasi dalam perencanaan, memulai,

pengorganisasian, operasional sebuah

perusahaan yang melayani sinergi organisasi

dalam proses mengendalikan pengambilan

keputusan[5]

Aplikasi

Aplikasi merupakan suatu intruksi /

pernyataan yang ada di suatu perangkat keras

(hardware) baik itu komputer atau

smartphone yang di rancang sedemikian rupa

agar bisa mengolah suatu masukan (input)

menjadi keluaran (output)[4].

Website

Website adalah fasilitas internet yang

menghubungkan dokumen dalam lingkup

lokal maupun jarak jauh. Dokumen pada

website disebut dengan web page dan link

dalam website memungkinkan pengguna bisa

berpindah dari satu page ke page lain (hyper

text), baik diantara page yang disimpan dalam

server yang sama maupun server diseluruh

dunia[2][6].

METODE PENELITIAN

Adapun metode penelitian yang penulis

gunakan dalam penelitian ini dapat penulis

uraikan sebagai berikut :

1. Metode Studi Pustaka

Metode studi pustaka dilakukan dengan

cara memepelajari literatur dari buku-

buku referensi, skripsi ,jurnal ataupun

data-data di internet yang berhubungan

dengan objek penelitian sebagai bahan

atau dasar pemecahan masalah.

2. Metode Observasi

Metode ini dilakukan dengan cara

mengamati dan merekam secara

langsung terhadap objek yang terkait.

Bertujuan untuk mendapatkan data.

sesuai dengan kebutuhan pembangunan

sistem.

3. Metode Wawancara

Metode wawancara ini dilakukan dengan

cara mewancarai narasumber dari Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kabupaten Kuantan Singingi untuk

memperoleh informasi mengenai data

JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika

155

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958

Vol. 6 No. 2 Desember 2019

yang akan dijadikan sebagai acuan dalam

pembuatan sistem.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Use Case Diagram Pada use case diagram ini akan

mengambarkan bagaimana user dan admin

dapat mengolah sistem informasi pendaftaran

kartu tanda penduduk elektronik di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kabupaten Kuantan Singingi. Untuk lebih

jelasnya dapat dilihat pada gambar 1

dibawah ini.

Gambar 1. Use Case Diagram

Tabel 1. Aktivitas Melakukan Login

No Use case Keterangan

1. Aktor Admin, User

2. Deskripsi Aktor harus membuka

halaman situs kemudian

sistem menampilkan

halaman situs

3. Pre-

kondisi

Admin dan User terlebih

dahulu login kesistem

3. Tindakan Aktor mengisi username

dan password lalu sistem

menampilkan halaman

situs

4. Post

Kondisi

Aktor berhasil login

Tabel 2. Aktivitas Mengisi Form Pendaftaran

No Use case Keterangan

1. Aktor User

2. Deskripsi Aktor terlebih dahulu

membuka form

pendaftaran

3. Pre-kondisi Aktor mengisi seluruh

form yang tersedia

3. Tindakan Aktor akan menyimpan

data

4. Post

Kondisi

Laporan pendaftaran

berhasil

Tabel 3. Aktivitas Meng-Upload Berkas

No Use case Keteragan

1. Aktor User

2. Deskripsi Aktor terlebih dahulu

membuka form

berkaspersyaratan

3. Pre-

kondisi

Aktor meng-upload Kartu

Keluarga dan Bukti

Perekaman dalam format

pdf

3. Tindakan Aktor mengirim data

persyaratan

4. Post

Kondisi

Data berhasil terkirim

Tabel 4. Aktivitas Memeriksa Berkas

Pendaftaran

No Use case Keterangan

1. Aktor Admin

2. Deskripsi Aktor terlebih dahulu

membuka berkas

pendaftaran

3. Pre-

kondisi

Aktor memeriksa seluruh

berkas pendaftaran

4 Tindakan Aktor menyimpam

berkas pendaftaran yang

telah terverifikasi

5 Post

Kondisi

Data berhasil tersimpan

JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika

156

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958

Vol. 6 No. 2 Desember 2019

Tabel 5. Aktivitas Cetak Surat Keterangan

No Use case Keterangan

1. Aktor Admin

2. Deskripsi Aktor terlebih dahulu

membuka berkas

pendaftaran yang telah

terverifikasi

3. Pre-

kondisi

Aktor menentukan jadwal

percetakan KTP el

4 Tindakan Aktor mengirim surat

keterangan

5 Post

Kondisi

Data berhasil terkirim

Metode Pengujian Metode pengujian yang akan digunakan

untuk perancangan sistem informasi

pendaftaran kartu tanda penduduk elektronik

di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kabupaten Kuantan Singingi menggunakan

metode pengujian black box. Metode ini

digunakan untuk mengetahui apakah

perangkat lunak berfungsi dengan benar.

Tabel 6. Rencana Pengujian Blackbox

No Kelas Uji Butir Uji Jenis

Pengujian

1. Login

User

Pengecekan

User

Terdaftar

Black Box

2. Pengisian

Data

Pengisian

Data

Pendaftaran

Black Box

Meng-

Upload

berkas

pendaftaran

Black Box

3. Pengujian

laporan

Laporan

jadwal

pembuatan

KTP-el

Black Box

Hasil Pengujian Hasil pengujian yang penulis lakukan pada

sistem informasi pendaftaran kartu tanda

penduduk elektronik di Dinas Kependudukan

dan Pencatatan Sipil Kabupaten Kuantan

Singingi, diantaranya

1. Pengujian Login

Pada pengujian login ini terbagi beberapa

user, yaitu sebagai berikut :

Tabel 7. Pengujian Login Admin

Hasil Uji (Data Normal)

Data

Masuk

an

Yang

Diharapka

n

Pengama

tan

Kesimp

ulan

Userna

me :

admin

Passw

ord :

admin

Klik

tombol

login

Form

menampil

kan masuk

untuk

admin,

berfungsi

sebagai

pengolah

data pada

sistem

informasi

pendaftara

n kartu

tanda

penduduk

elektronik

di Dinas

Kependud

ukan dan

Pencatatan

Sipil

Kabupaten

Kuantan

Singingi

sehingga

dapat

mengelola

semua

data yang

tersedia di

sistem.

Dapat

masuk

pada

halaman

utama

website

administr

ator

[ x ]

diterima

[ ]

ditolak

Hasil Uji (Data Salah)

Data

Masuk

an

Yang

Diharapka

n

Pengama

tan

Kesimp

ulan

Userna

me :

admin

Passw

ord :

1234

Tidak

dapat

login dan

menampil

kan

informasi

Kembali

form

login

admin

[ x ]

diterima

[ ]

ditolak

JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika

157

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958

Vol. 6 No. 2 Desember 2019

Klik

tombol

login

username

atau

password

salah.

Tabel 8. Pengujian Login User

Hasil Uji (Data Normal)

Data

Masuka

n

Yang

Diharapka

n

Pengama

tan

Kesimpu

lan

Userna

me :

Febri

Passwo

rd :

0233

Klik

tombol

login

Form

menampil

kan

masuk

untuk

user,

berfungsi

untuk

mendaftar

pembuata

n KTP-el.

Dapat

masuk

pada

halaman

utama

website

user

[ x ]

diterima

[ ]

ditolak

Hasil Uji (Data Salah)

Data

Masuka

n

Yang

Diharapka

n

Pengama

tan

Kesimpu

lan

Userna

me :

Febri

Passwo

rd :

1234

Klik

tombol

login

Tidak

dapat

login dan

menampil

kan

informasi

username

atau

password

salah.

Kembali

form

login

user

[ x ]

diterima

[ ]

ditolak

2. Pengisian Data

Pada pengujian pengisian data ini terbagi

beberapa proses, yaitu sebagai berikut :

Tabel 9. Pengujian Pengisian Data

Pendaftaran

Hasil Uji (Data Normal)

Data

Masuk

an

Yang

Diharap

kan

Pengamata

n

Kesimpu

lan

Daftar Data

masuk

pada

database

Data

masuk

pada

database

[ x ]

diterima

[ ]

ditolak

Edit

Data

Data

dapat

diubah

dan data

pada

database

teredit

Data dalam

database

teredit/beru

bah

[ x ]

diterima

[ ]

ditolak

Hapus

data

Data

pada

form

data

pendafta

ran

terhapus

dan data

pada

database

juga

terhapus

Tampilan

data pada

form

pendaftaran

terhapus

[ x ]

diterima

[ ]

ditolak

Hasil Uji (Data Salah)

Data

Masuk

an

Yang

Diharap

kan

Pengamata

n

Kesimpu

lan

Data

isian

tidak

lengka

p

Ada

informas

i bahwa

pengisia

n data

tidak

lengkap.

Informasi

perirangata

n data tidak

lengkap

muncul.

[ x ]

diterima

[ ]

ditolak

Tabel 10. Pengujian Meng-Upload Berkas

Pendaftaran

Hasil Uji (Data Normal)

Data

Masuk

an

Yang

Diharap

kan

Pengamatan Kesimpu

lan

Uploa

d

Data

masuk

pada

database

.

Data masuk

pada

database.

[ x ]

diterima

[ ]

ditolak

Edit

Data

Data

dapat

diubah

dan data

pada

database

teredit

Data dalam

database

teredit/beru

bah

[ x ]

diterima

[ ]

ditolak

Hapus Data Tampilan [ x ]

JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika

158

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958

Vol. 6 No. 2 Desember 2019

data pada

form

data

pendafta

ran

terhapus

dan data

pada

database

juga

terhapus

.

data pada

form

pendaftaran

terhapus.

diterima

[ ]

ditolak

Hasil Uji (Data Salah)

Data

Masuk

an

Yang

Diharap

kan

Pengamatan Kesimpu

lan

Data

isian

tidak

lengka

p

Ada

informas

i bahwa

pengisia

n data

tidak

lengkap.

Informasi

perirangata

n data tidak

lengkapmu

ncul.

[ x ]

diterima

[ ]

ditolak

3. Pengujian Laporan

Pada pengujian laporan berkas pendaftaran

pada sistem dapat dilihat pada tabel

dibawah ini.

Tabel 11. Pengujian Laporan

Hasil Uji (Data Normal)

Data

Masuk

an

Yang

Diharapk

an

Pengamat

an

Kesimpul

an

Cetak

Lapora

n

Data

akan

tampil

kemudia

n dapat

di cetak

pada

salah

satu

printer.

Data

tampil

dan dapat

di cetak.

[ x ]

diterima

[ ]

ditolak

Hasil Uji (Data Salah)

Data

Masuk

an

Yang

Diharapk

an

Pengamat

an

Kesimpul

an

Data

tidak

Ada

informasi

Informasi

perirangat

[ x ]

diterima

ada bahwa

data

tidak

ada.

an data

tidak ada.

[ ]

ditolak

Kesimpulan Hasil Pengujian Dari pengujian diatas dapat disimpulkan

bahwa perangkat lunak yang dibangun bebas

dari kesalahan sintaks dan secara fungsional mengeluarkan hasil yang sesuai dengan yang

diharapkan.

Implementasi Sistem Berikut ini adalah gambaran dari

implementasi sistem yang penulis rancang,

untuk lebih jelasnya dapat penulis uraikan

sebgai berikut :

1. Halaman Menu Utama

Berikut tampilan menu utama pada

sistem informasi pendaftaran kartu tanda

penduduk elektronik (KTP-el) di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil

Kabupaten Kuantan Singingi. Untuk

lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar

2 dibawah ini. :

Gambar 2. Halaman Menu Utama

2. Halaman Menu Pendaftaran

Halaman menu pendaftaran digunakan

untuk mengisi data calon pendaftar

pembuatan KTP, yang selanjutnya data

tersebut akan menjadi akun user untuk

JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika

159

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958

Vol. 6 No. 2 Desember 2019

login kedalam website. Untuk lebih

jelasnya dapat dilihat pada gambar 3

dibawah ini. :

Gambar 3. Halaman Menu Pendaftaran

3. Halaman Daftar KTP Baru

Halaman Daftar KTP Baru digunakan

user untuk mendaftar dalam pembuatan

KTP pertama kalinya di Dinas

Kependudukan dan Pencatatan Sipil.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada

gambar 4 dibawah ini. :

Gambar 4. Halaman Daftar KTP Baru

4. Halaman Daftar KTP Hilang

Halaman Daftar KTP Baru digunakan

user untuk mendaftar dalam pembuatan

KTP dengan kasus kehilangan. Untuk

lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar

5 dibawah ini. :

Gambar 5. Halaman Daftar KTP Hilang

5. Halaman Daftar KTP Rusak

Halaman Daftar KTP Baru digunakan

user untuk mendaftar dalam

pembuatan KTP dengan kasus

kerusakan KTP. Untuk lebih jelasnya

dapat dilihat pada gambar 6 dibawah

ini. :

Gambar 6. Halaman Daftar KTP Rusak

JURNAL J – CLICK Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika

160

E-ISSN : 2541 – 2469

P-ISSN : 2355 – 7958

Vol. 6 No. 2 Desember 2019

6. Halaman Cetak Jadwal

Halaman Cetak Jadwal berisi informasi

tentang jadwal percetakan KTP. Berikut

tampilan seperti gambar 7 di bawah ini. :

Gambar 7. Halaman Cetak Jadwal

SIMPULAN Beberapa kesimpulan yang dapat penulis

uraikan sebagai berikut :

1. Web ini dapat mencegah antrian

penduduk yang ingin membuat Kartu

Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el) di

Dinas Kependudukan dan Pencatatan

Sipil Kabupaten Kuantan Singingi.

2. Web pendaftaran pembuatan Kartu

Tanda Penduduk Elektronik (KTP-el)

dapat mencetak surat pendaftaran

berformat PDF.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Al Fatta, Hanif. (2009). Analisis dan

Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan

Organi sasi Modern. Yogyakta

: Andi.

[2] Hakim, Lukmanul. 2004. Cara Cerdas

Menguasai Layout, Desain dan Aplikasi

Web. PT Elex Media Komputindo

Jakarta.

[3] Haswan, F. (2018). Perancangan Sistem

Informasi Pendataan Penduduk

Kelurahan Sungai Jering Berbasis Web

Dengan Object Oriented

Programming. Jurnal Teknologi Dan

Open Source, 1(2), 92-100.

[4] Jogiyanto H.M, 1999, Analisis dan

Disain Sistem Informasi, Andi,

Yogyakarta.

[5] Kertahadi, Pengertian sistem informasi,

Yogyakarta: Sistem Informasi, 2007.

[6] Nazli, R. (2017). Aplikasi Perhitungan

EOQ (Economic Order Quantity)

Persediaan Handphone Pada Outlet

Kurnia Cell Teluk Kuantan. Riau

Journal Of Computer Science, 4(1), 85-

95.

[7] Nanda, A. P. (2019). Perancangan

Sistem Informasi Pengolahan Data

Penggajian Dosen Dan Karyawan

Pada Stt Payakumbuh. Jurnal J-Click,

6(1), 84-96.