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Documento di sintesi

(ver.9.8)

JFORMA | GESTIONALE PER ENTI DI FORMAZIONE

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Sommario

INTRODUZIONE ......................................................................................... 1

COS’È JFORMA? .......................................................................................... 1

A CHI È RIVOLTO ....................................................................................... 1

A COSA SERVE ............................................................................................ 1

MAPPA JFORMA .......................................................................................... 2

ACCESSIBILITÀ .......................................................................................... 2

RUOLI ........................................................................................................ 3

SICUREZZA................................................................................................. 5

LOGIN SINGLE SIGN-ON ............................................................................ 6

VIDEO GUIDE ............................................................................................. 6

FUNZIONALITÀ PRINCIPALI ...................................................................... 6

CRUSCOTTO .................................................................................................. 6 PROGETTI .................................................................................................... 6 CORSI ........................................................................................................ 7 EDIZIONI ..................................................................................................... 8 OPZIONI ...................................................................................................... 9 CALENDARI ................................................................................................... 9 SEDI E AULE ............................................................................................... 10 AZIENDE .................................................................................................... 10 CORSISTI ................................................................................................... 11 UTENTI ..................................................................................................... 11 REGISTRO ASSENZE ....................................................................................... 12 STATISTICHE ............................................................................................... 12 AUTOREGISTRAZIONE CORSISTI (PRO) ................................................................. 12 SCADENZARIO (PRO) ..................................................................................... 13 RENDICONTO (PRO) ...................................................................................... 14 PROTOCOLLO (PRO) ...................................................................................... 14 CONFERIMENTI (PRO) .................................................................................... 15 STAMPA UNIONE CERTIFICATI (PRO) ................................................................... 16

MODULI AGGIUNTIVI ............................................................................... 16

EXPORTER (PRO) .......................................................................................... 16 FATTURAZIONE (PRO) .................................................................................... 17 QR CODE – ANTICONTRAFFAZIONE ATTESTATI (PRO) ................................................ 17 IMPORTAZIONE CORSISTI DA EXCEL (PRO) ............................................................ 17 SPAZIO UPLOAD FILE (PRO) ............................................................................. 18 WEB SERVICES / VISTE LOGICHE (PRO) ............................................................... 19 RICEVUTE WEB (PRO) .................................................................................... 19 FEEDBACK (PRO) .......................................................................................... 19 QUICK SEND (PRO) ....................................................................................... 20 CONNETTORE MAILUP (PRO) ............................................................................. 20

RISPOSTE A DOMANDE FREQUENTI ......................................................... 21

NUOVE IMPLEMENTAZIONI ...................................................................... 23

CONTATTI ................................................................................................ 24

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Introduzione

Questo documento descrive le funzionalità della Web Application Jforma, ge-

stionale web a supporto degli Enti di Formazione.

Cos’è Jforma?

Jforma è un software web cloud per la gestione di corsi di formazione, progetti,

stage, tirocini, fad (formazione a distanza) e di tutte le attività collegate.

Sono disponibili 2 versioni del gestionale:

La versione Lite gratuita è pensata per piccoli enti ed aziende o per chi vuole te-

stare il gestionale.

La versione Professional, al costo di un caffè al giorno, è destinata ad enti ed

aziende che vogliono gestire in maniera organizzata ed efficiente tutte le attività

connesse alla formazione. La versione Professional è modulare. Potrai comporre il

tuo gestionale in funzione delle tue necessità con Moduli Aggiuntivi, che integrano

le funzionalità su specifiche esigenze, come il QR Code, l’Autoregistrazione corsisti

e altro. In questo documento le funzionalità e i moduli accessibili esclusivamente

dalla versione Professional sono contrassegnati dalla dicitura (PRO).

A chi è rivolto

Jforma è un’applicazione web per Enti di Formazione pubblici e privati, Aziende e

Società, che intendono avvalersi di uno strumento informatico web moderno, sem-

plice, veloce e sicuro per gestire i flussi di informazioni, elaborare e salvare dati,

archiviare e condividere documenti, nell’ambito delle attività gestite dall’Ente.

A cosa serve

Jforma consente di standardizzare procedure, gestire dati e documenti, automatiz-

zare attività ripetitive, limitando errori ed inefficienze. Attraverso il software pos-

siamo gestire corsi di formazione, progetti, stage, tirocini e fad. Con Jforma pos-

siamo migliorare la qualità del servizio attraverso l’informatizzazione delle diverse

fasi del processo.

Jforma può essere adottato come strumento:

Per la gestione e classificazione di corsi e progetti

Per la gestione di calendari, sedi e aule

Per segnalare coincidenze e sovrapposizioni di calendari per docenti e cor-

sisti

Per consentire ai corsisti di auto-registrarsi al corso desiderato

Per la creazione, gestione ed inoltro via email dei conferimenti di incarico

Per la gestione anagrafiche corsisti, operatori, aziende e fornitori

Per monitorare gli impegni e le attività in scadenza

Per gestire le comunicazioni con gli operatori e corsisti

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Per condividere, con tutor, docenti e corsisti, calendari e materiali di-

dattici

Per protocollare ed archiviare i documenti dei corsi e per recuperarli ra-

pidamente in qualsiasi momento e da qualunque postazione connessa ad

internet

Per registrare acconti ed emettere ricevute di pagamento

Per monitorare e rendicontare in maniera puntuale e precisa costi e ricavi

Per determinare rapidamente tramite il registro assenze digitale chi ha

diritto all’attestato

Per la produzione e l’inoltro rapido via email di attestati e certificati – Con

la possibilità di applicare il QR Code che ne garantisce la validità

Per la registrazione ed emissione di documenti in entrata e in uscita quali

Fatture – Proforma – Preventivi – Note di Credito

Per tenere traccia degli interessi dei clienti (Lead – Prospect)

Mappa Jforma

Accessibilità

Il requisito fondamentale del sistema è quello di non essere invasivo: l’uti-

lizzo dell’applicazione avviene completamente via internet mediante un

browser qualsiasi (Mozilla, Chrome, Safari). Questo evita l’installazione di

software specifici. Il programma è utilizzabile con qualsiasi sistema opera-

tivo o dispositivo (Mac, Windows, Linux, Tablet, Smartphone).

L’architettura è di tipo centralizzato e fornisce tipologie di accesso diversi-

ficate a seconda dell’utente di volta in volta autenticato. L’interazione

dell’utente col sistema può avvenire da qualsiasi postazione collegata alla

rete internet. Le informazioni e gli accessi di pertinenza per l’amministra-

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tore dell’applicazione sono diversificate rispetto a quelle degli utenti opera-

tori. Pertanto sono stati differenziati i livelli di accesso a seconda del ruolo,

mantenendo al contempo una visione globale del sistema.

Nel server l’informazione è sempre disponibile e ogni modifica apportata,

sia da parte degli amministratori, che da parte degli operatori, può essere

visibile in tempo reale. Le modifiche apportate da postazioni remote, sono

immediatamente visibili a tutti gli operatori.

Tutte le tabelle sono esportabili nei 4 formati principali (csv, excel, xml,

pdf). Inoltre è possibile l’importazione di file di excel nella sezione Corsisti.

Tutti i file caricati nel gestionale sono esportabili tramite protocollo FTP

Ruoli

Nella sua organizzazione il sistema prevede l’assegnazione di ruoli specifici attribuiti

ad ogni singolo utente. L’accesso alle aree riservate è sempre autenticato tramite

username e password. Il ruolo permette di identificare i compiti di un determinato

utente all’interno del gestionale.

Local Admin - Amministratore Ente

All’utente dell’Ente appena registrato, il sistema assegnerà automatica-

mente il ruolo di Local Admin (Amministratore Ente). L’assegnazione del

ruolo di Local Admin conferisce all’operatore dell’Ente il massimo potere di

azione all’interno del Gestionale. Ogni Local Admin può attribuire questo

stesso ruolo (di Local Admin) anche ad altri operatori.

Di seguito sono riportate le definizioni dei ruoli successivi al Local Admin:

Dipendente interno (Coordinatori, Tutor, Docenti, Personale amministra-

tivo, ecc … o qualunque operatore interno autorizzato ad accedere alle pra-

tiche dell’Ente). Il dipendente interno può gestire le anagrafiche utenti solo

dei ruoli inferiori al suo (dipendenti esterni), tutti corsisti, tutte le aziende,

tutti i corsi creati da lui o dove è inserito come coordinatore, tutte le aule,

tutte le sedi, i calendari, le pubblicazioni, i rendiconti e i registri. Il dipen-

dente interno che inserisce un nuovo corso nel gestionale ne diventa auto-

maticamente il coordinatore. Questa attribuzione fa si che nessun altro di-

pendente interno possa interferire o apportare modifiche al suo corso. Tut-

tavia il coordinatore se lo ritiene necessario può conferire ad altri suoi pari

grado, gli stessi suoi diritti sul corso aggiungendolo tra i coordinatori del

corso. L’amministratore dell’ente può interdire l’accesso al dipendente in-

terno a una o più sezioni evidenziate nell’immagine sotto.

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Dipendente esterno Tutor o equivalente. Il dipendente esterno Tutor può

gestire i calendari e le anagrafiche di sua pertinenza. La pertinenza viene

decisa dall’amministratore dell’Ente o dal coordinatore del corso. Inoltre il

Tutor può pubblicare i materiali destinati ai docenti o corsisti e accedere

all’elenco degli operatori coinvolti relativi al corso a cui partecipa.

Dipendente esterno Docente o equivalente. Il dipendente esterno Do-

cente può consultare solo i calendari di sua pertinenza. La pertinenza viene

decisa dal coordinatore o dal tutor del corso. Inoltre il Docente può pubbli-

care i materiali destinati ai corsisti e accedere all’elenco degli operatori coin-

volti relativi al corso a cui partecipa.

La differenza tra Dipendente Interno ed Esterno sta nel fatto che l'interno può vedere tutte le anagrafiche, mentre l'esterno vede solo i dati dei corsi dove lui è coinvolto.

Corsista Al ruolo Corsista è data la possibilità di accedere al calendario, ai

materiali e all’elenco degli operatori relativi al suo corso. Per ogni corso

saranno fornite le stesse credenziali di accesso a tutti i corsisti.

Tutor Aziendale Questo ruolo può essere assegnato a un dipendente

dell’azienda per la quale l’ente organizza la formazione. Il Tutor Aziendale

accede alle informazioni di sua pertinenza quali:

o Corsi effettuati nella sua azienda

o L’elenco degli operatori principali

o File pubblicati sul corso con visibilità Tutor

o Calendari dei Corsi effettuati alla sua azienda

o Vede, Aggiunge, modifica e clona i corsisti della sua azienda

o Corsi frequentati e eventuali crediti maturati dai corsisti della sua

azienda

o Stampa gli attestati prodotti e resi visibili dall’ente di formazione

Videoguida

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Sicurezza

L’autenticazione e il traffico dei dati viene gestito in https tramite protocollo SSL

(Secure Sockets Layer), protocollo che utilizza la crittografia per fornire sicurezza

nelle comunicazioni su internet e che consente alle applicazioni web di comunicare

in modo tale da prevenire il 'tampering' (manomissione) dei dati, la falsificazione

e l'intercettazione.

La Server farm di Aruba SPA dove è situato il

server risponde ai requisiti di sicurezza al li-

vello più alto Tier IV secondo gli standard di

classificazione dell’Uptime Institute (The Data

Center Authority).

I backup dei dati avvengono giornalmente in

strutture situate in luoghi geograficamente

diversi dal server. Tutte le tabelle sono espor-

tabili nei 4 formati principali (csv, excel, xml,

pdf). I file caricati nel gestionale sono espor-

tabili tramite protocollo FTP

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Login Single Sign-On

Il login Single Sign-On permette di registrare molteplici Enti e di accedervi col

medesimo username. Se un operatore è registrato su più Enti, quando effettua il

login il sistema gli chiederà su quale Ente desidera operare.

Video Guide

Ogni pagina del gestionale è corredata da video guide presenti sul lato destro

delle pagina. Le video guide rappresentano il migliore supporto all’uso del gestio-

nale perché mostrano a video le attività pratiche da eseguire. Le video guide sono

rappresentate da questa immagine:

E’ possibile accedere alle video guide anche dal canale Youtube

Funzionalità principali

Cruscotto

È la prima pagina che vedi dopo l’autenticazione. Dal cruscotto puoi monitorare

le attività dell’Ente, visualizzare le scadenze, sapere chi si è loggato sul gestionale.

Attraverso il cruscotto sarai avvisato se vengono riscontrate sovrapposizioni di

calendari per i corsisti e, controllando la sezione Aggiornamenti, potrai essere

informato riguardo a nuove funzionalità sviluppate, risoluzione di problemi, mi-

gliorie, ecc. Guarda su Youtube come gestire al meglio il cruscotto.

Videoguida

Progetti

Il progetto è un contenitore all’interno del quale potranno essere inseriti uno o

più corsi. Potrai visualizzare e gestire i progetti in base al ruolo assegnato. Chi

crea il progetto ne amministra il contenuto e ne decide i diritti di amministrazione

per altri colleghi dipendenti interni. Nello spazio upload, puoi caricare file perti-

nenti al progetto, come, il bando, il progetto, contratti, convenzioni, fideiussioni,

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accordi sindacali, modulistica, contratti affitto sale, ecc … Dalle opzioni puoi effet-

tuare il rendiconto di progetto con tutte le voci di spesa e i rispettivi allegati. Se

dalla sezione corsi avrai rendicontato correttamente i singoli corsi, potrai analiz-

zare concretamente tutti i costi e i ricavi dell’intero progetto.

Quando il progetto ha raggiunto una determinata percentuale di ore erogate è

possibile essere avvisati via email. Utile nei casi in cui è necessario adempiere a

determinate attività come ad esempio monitoraggi intermedi, richieste di acconti,

ecc ... La funzione è presente su PROGETTI > EDT > Ore Progetto > Avvisami a

erogazione ore del. La notifica viene inoltrata al mattino, considerando anche le

lezioni della giornata. La notifica sarà inviata una sola volta, alla email dell'ente e

agli amministratori di progetto. Le ore dei moduli non inserite a calendario (fad

individuale, tirocini, training on the job, ecc…) saranno conteggiate al termine

dell’attività formativa a calendario.

Corsi

I corsi possono essere visualizzati o gestiti in base al ruolo assegnato.

Chi crea il corso ne amministra il contenuto e può decidere di assegnare i diritti

di amministrazione ad altri colleghi dipendenti interni semplicemente inserendoli

come coordinatori del corso.

Il corso è formato da uno o più moduli ad ognuno dei quali potranno essere abbi-

nati docenti, tutor, operatori e corsisti.

Possiamo distinguere diversi tipi di moduli:

Moduli che consentono l’utilizzo del CALENDARIO Jforma

AULA O ALTRA FORMAZIONE (a Calendario), prevede sempre un calenda-

rio predefinito e docenza. Questo tipo di modulo deve essere selezionato ogni

volta che l'ente desidera gestire l'erogazione delle ore di formazione con un

calendario predefinito creato nella sezione CALENDARI.

CO-AULA (a Calendario) prevede un calendario predefinito e deve essere

utilizzato quando il corso unendosi ad un altro condivide lo stesso modulo

e docente. In tal caso le ore di docenza verranno conteggiate una sola

volta. Le sessioni a calendario il cui modulo è di tipo Co-Aula ovviamente

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non sarà soggetto a controlli di coincidenze corsisti e sovrapposizione do-

cente.

Moduli che non consentono l’utilizzo del CALENDARIO Jforma

FAD INDIVIDUALE (No Calendario) Non consente l'utilizzo della sezione CA-

LENDARI. Viene usato nei casi in cui il corsista accede liberamente alla FAD

senza vincolo di orario. Terminata la FAD le ore di assenze possono essere

inserite nell'apposito campo denominato Assenze FAD su [CORSISTI > EDT].

Attenzione se la FAD prevede un calendario predefinito che l'ente vuole gestire

nella sezione CALENDARI Jforma occorre usare il tipo di modulo AULA.

TIROCINIO O STAGE (No Calendario) Non consente l'utilizzo della sezione

CALENDARI. Terminato il Tirocinio o lo Stage le ore di assenze possono essere

inserite nell'apposito campo denominato Assenze Tirocinio su [CORSISTI >

EDT].

ALTRA FORMAZIONE (No Calendario) Non consente l'utilizzo della se-

zione CALENDARI. Può essere utilizzata per Training on the Job - Action

Learning - Coaching - Seminari - Affiancamenti - Ecc... Le ore di assenze

possono essere inserite nell'apposito campo Assenze denominato Assenze

Altra Formazione su [CORSISTI > EDT].

Le ore di assenza inserite manualmente per FAD, Tirocinio / Stage o Altra forma-

zione non calendarizzata, si integreranno con le ore effettuate in aula, comple-

tando così il registro presenze/assenze raggiungibile su CORSI > OPZ">

Quando il corso ha raggiunto una determinata percentuale di ore erogate è

possibile essere avvisati via email. Utile nei casi in cui è necessario adempiere a

determinate attività come ad esempio monitoraggi intermedi, variazioni allievi,

richieste di svolgimento esame, richieste di anticipazioni, somministrazione test,

ecc ... La funzione è presente su CORSI > EDT > Dati Generali > Ore Corso >

Avvisami a erogazione ore del. La notifica viene inoltrata al mattino, considerando

anche le lezioni della giornata. La

notifica sarà inviata una sola volta,

all'email dell'ente e a tutti i coordi-

natori del corso fino a un massimo

di 10. Le ore dei moduli non inse-

rite a calendario (fad individuale,

tirocini, training on the job, ecc…)

saranno conteggiate al termine

dell’attività formativa a calendario.

Edizioni

Attraverso la funzione clona corso

puoi replicare in più edizioni gli

stessi contenuti quali: dati gene-

rali, operatori, moduli, assegna-

zioni e corsisti, file corso.

Dalla tabella corsi puoi gestire le

scadenze legate ai corsi e le op-

zioni spiegate in seguito. Guarda

su Youtube come gestire al meglio i corsi.

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Videoguida

Opzioni

Puoi amministrare le comunicazioni con i docenti e corsisti, visualizzare chi sono

gli operatori di un corso e chi sono i corsisti partecipanti. Inoltre puoi pubblicare

immagini, video o file (dispense, documenti, ecc), rendicontare il corso e regi-

strare le assenze dei partecipanti. Guarda su Youtube come gestire al meglio le

opzioni.

Videoguida

Calendari

Puoi Consultare e Amministrare i calendari. La flessibilità di questo modulo ti per-

metterà di gestire con semplicità tutti i calendari dell’Ente. Sarai avvisato se per

errore assegni più ore del dovuto al docente o al tutor e verrai allertato se per un

corsista si verificano sovrapposizioni di calendari. I corsisti e i docenti potranno

consultare il calendario in autonomia, potranno esportare le date su Google Ca-

lendar e stampare i calendari. Attraverso l’assegnazione di colori a docenti ed

aule, avrai la possibilità di visualizzare rapidamente quando, chi e dove si trovano

i docenti. Guarda su Youtube come gestire al meglio i calendari.

Videoguida1 Videoguida2

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Sedi e Aule

Nella funzionalità Sedi e Aule puoi gestire le anagrafiche, ovvero le informazioni,

relative alle Sedi e alle Aule dove si effettuano i corsi. Ogni Sede può essere geo

localizzata; in questo modo corsisti, tutor e docenti, attraverso Google Maps e

Street View, potranno facilmente individuare la sede del corso.

Ogni Aula può essere contraddistinta da un colore così da permettere una rapida

lettura dei calendari.

Guarda su Youtube come gestire al meglio Sedi e Aule.

Videoguida1 Videoguida2

Aziende

La tabella mostra l’anagrafica Aziende, dalla quale puoi gestire le informazioni

relative a tutte le aziende. Per azienda intendiamo sia le aziende da cui proven-

gono i corsisti (dipendenti delle aziende) e le aziende che forniscono un servizio

(docenza, affitto attrezzature, ecc.). Oltre ai dati generali dell’azienda e del legale

rappresentante, possiamo inserire i dati relativi alla struttura ed annotare i fabbi-

sogni formativi espressi dall’azienda. Ad ogni azienda inoltre sarà possibile abbi-

nare uno o più tutor aziendali caricabili nella sezione Utenti. Il Tutor Aziendale è

un dipendente dell’azienda che può accedere al gestionale e gestire le attività di

sua pertinenza descritte nella sezione dei ruoli. Attraverso le opzioni è possibile

visualizzare lo storico dei corsi effettuati all’azienda o dall’azienda, archiviare do-

cumenti e gestire i pagamenti. Tramite i filtri è possibile estrarre le aziende Pro-

spect (potenziali clienti) che hanno mostrato interesse per uno o più corsi del

vostro catalogo.

Videoguida1 Videoguida

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Corsisti

I corsisti possono essere inseriti manualmente oppure importati massivamente

da Excel con la funzione IMPORTA (vedi Moduli Aggiuntivi – Importazione Corsi-

sti). Altro modo per alimentare l’anagrafica allievi è quello di utilizzare i link per

l’autoregistrazione che consentono agli allievi di inserire autonomamente i propri

dati. Vedi paragrafo Autoregistrazione corsisti. Anche l’azienda cliente può ali-

mentare l’anagrafica corsisti attraverso il ruolo a lei dedicato denominato Tutor

Aziendale descritto nella sezione dei ruoli.

Dall’anagrafica Corsisti, possiamo gestire i dati dei corsisti ed effettuare diverse

operazioni come inserire annotazioni, archiviare documenti, conoscere lo storico

corsi e crediti maturati dal corsista e registrare scadenze relative ad un corsista.

Le scadenze saranno notificate via email e visualizzate nel cruscotto così da avere

sempre in primo piano le attività in scadenza. Puoi anche registrare gli acconti

che il corsista versa ogni mese e rendicontarli automaticamente sul corso nella

sezione rendiconto (vedi opzioni corso). La funzione di esportazione dei corsisti

permette di esportare tutti i dati dei corsisti così da consentirti la gestione flessi-

bile dei dati anche attraverso funzionalità di terze parti come la stampa unione di

Microsoft Office o di Open Office. Inoltre attraverso la funzione Opz (opzioni) puoi

sapere in 2 click a quanti e quali corsi ha partecipato il corsista. I corsisti, nell’am-

bito del loro corso, potranno accedere al gestionale con le credenziali di accesso

del corso e visualizzare le informazioni di loro pertinenza come calendari, aule,

docenti, tutor, ecc. Potranno inoltre accedere autonomamente alle dispense cari-

cate dai docenti nello storage corso. Guarda su Youtube come utilizzare al meglio

questa funzione.

Videoguida

Utenti

Puoi amministrare gli operatori che si autenticano nel gestionale, assegnare loro

il ruolo opportuno, modificare i dati personali ed eventualmente bloccarne l’ac-

cesso al gestionale nel caso lo ritieni opportuno. Puoi anche decidere di bloccare

l’accesso ad un utente da una certa data in poi, ad esempio per stagisti o colla-

boratori temporanei. Guarda su Youtube come gestire al meglio gli utenti.

Videoguida

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Registro assenze

Il registro assenze, accessibile dalla versione Lite, ti permetterà di registrare ve-

locemente le assenze degli allievi distinguendo tra assenze giustificate e ingiusti-

ficate. Rilasciare gli attestati di fine corso, non sarà più un tedioso lavoro di con-

teggi, perché con 2 click riceverai un report completo con tutti gli indicatori ne-

cessari. In ufficio avrai meno richieste di informazioni da parte dei partecipanti i

quali consultando autonomamente il registro online, sapranno in ogni momento

se rientrano nei parametri di assenze consentite. Guarda su Youtube come usare

al meglio il registro assenze.

Videoguida

Statistiche

Attraverso i grafici puoi analizzare l’andamento dei corsi per settore o tipologia,

mettendo a confronto due o più anni. Guarda su Youtube come funzionano le

statistiche.

Videoguida

Autoregistrazione corsisti (Pro)

Autoregistrazione Corsisti è una funzionalità che consente all’Ente di acquisire

automaticamente i dati anagrafici degli iscritti. Per ogni corso il sistema genera

un link che consente di accedere alla form per l’Autoregistrazione. L’Ente potrà

inserire il link nel proprio sito oppure inviarlo alla propria mail-list. Il candidato

attraverso il link potrà, in modo semplice e intuitivo, avviare la procedura di regi-

strazione che gli permetterà di inserire tutti i suoi dati anagrafici e gli eventuali

allegati, come ad esempio curriculum e documento di identità. Dalla form po-

tranno essere scaricati eventuali documenti propedeutici alla registrazione come

le condizioni generali, il contratto, la privacy, ecc…

Attraverso il gestionale è possibile personalizzare la maschera per l’Autoregistra-

zione. E’ possibile ad esempio aggiungere campi per il datore di lavoro, per la

fatturazione, per l’accettazione del contratto e della privacy. E’ possibile impostare

l’arco temporale di validità del link. E’ possibile impostare requisiti di età dei can-

didati e, per ogni nuova registrazione, sarà possibile ricevere una notifica via

email all’indirizzo del coordinatore, del tutor o altro.

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Attraverso le impostazioni di autoregistrazione puoi impedire ad un corsista di

registrarsi a più corsi nell’ambito dello stesso progetto. Funzionalità utile nel caso

in cui vengano organizzate diverse edizioni dello stesso corso o diverse sessioni

di esami (esempio corsi AICA) dove il corsista può scegliere di registrarsi ad una

sessione soltanto tra le date proposte.

Guarda su Youtube come puoi utilizzare al meglio questa funzione.

Videoguida

Scadenzario (Pro)

Jforma è dotata di due funzionalità per la gestione delle scadenze: il Taccuino e

le Scadenze. Il primo è raggiungibile dall’anagrafica corsi e dall’anagrafica corsisti

e permette di automatizzare la visualizzazione di promemoria ricollegabili a corsi

e corsisti, come le scadenze di fine corso o le scadenze di validità degli attestati

per la sicurezza. Lo Scadenzario, presente nella sezione UFFICIO, estende e com-

pleta le funzionalità del Taccuino. Nello Scadenzario potranno essere generati sca-

denze di qualsiasi genere, come ad esempio scadenze di progetti, rendiconti e

ogni altra situazione per cui è necessario essere allertati. Nella stessa sezione

tutte le scadenze create potranno essere visualizzate in forma aggregata o filtrata

in base alla tipologia. Sia il Taccuino che le Scadenze permettono di impostare la

data delle notifiche che verranno indirizzate al cruscotto Jforma e all’indirizzo

email dell’Ente. Relativamente alla scadenza degli attestati, le notifiche che l’ente

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di formazione riceve come promemoria saranno corredate coi nomi ed email dei

partecipanti così da poterli rapidamente invitare alla nuova edizione per il rinnovo.

Rendiconto (Pro)

Rendiconto è una funzionalità per la creazione del bilancio finale dei costi e dei

ricavi dell'Ente.

Il sistema, tramite un click, permette l'importazione nel rendiconto di tutti gli

operatori del corso: docenti, tutor, coordinatori, direttori, progettisti, seleziona-

tori, tutor fad, tutor stage, tutor organizzativi, assistenti pratici, mentor, perso-

nale amministrativo, esaminatori.

Inoltre nel rendiconto sono integrate le seguenti funzionalità:

Importazione automatica del numero di ore assegnate ai docenti e ai tutor

Importazione automatica, dalle sezioni contabilità corsisti e contabilità

aziende, degli acconti ricevuti

Possibilità di caricare alle voci di spesa documenti scansionati, come bo-

nifici, assegni, F24, lettere di incarico, quietanze, ecc …

Possibilità di creare un centro di spesa e/o conto economico personaliz-

zato così da adeguare il rendiconto ad eventuali conti economici Regionali

relativamente ai corsi finanziati

Possibilità di rendicontare l'intero progetto contenente uno o più corsi

Guarda su Youtube come puoi utilizzare al meglio il rendiconto e i centri di spesa.

Videoguida1 Videoguida2

Protocollo (Pro)

La funzione Protocollo disponibile solo nella versione Professional permette di

tracciare tutta la corrispondenza in entrata e in uscita dell’Ente di formazione

assegnando un numero progressivo che identifica in maniera univoca il docu-

mento in entrata o uscita. E’ possibile allegare documenti scansionati e associare

il protocollo ai corsi registrati, così da poter recuperare velocemente la corrispon-

denza legata a un corso. Gli utenti in base al proprio ruolo possono creare, modi-

fica o annullare un protocollo. Il sistema di protezione integrato permette di sal-

vaguardare i protocolli presenti nel database mettendoli al riparo da cancellazioni

accidentali. Guarda la Videoguida su Youtube come gestire il protocollo.

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Videoguida

Conferimenti (Pro)

La funzione Conferimenti permette di creare modelli di lettere di incarico per do-

centi, tutor, coordinatori, ecc...

Attraverso questa funzionalità si riducono notevolmente i tempi di realizzazione

dei contratti in quanto i modelli, una volta creati, possono essere riutilizzati per

altri corsi.

Guarda su Youtube come puoi utilizzare al meglio questa funzione.

Videoguida

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Stampa Unione Certificati (Pro)

La funzione Certificati permette di creare modelli di cer-

tificati, attestati, dichiarazioni e qualsiasi altro docu-

mento destinato ai corsisti, scegliendo tra oltre 100 mo-

delli di cornici. Attraverso questa funzionalità si riducono

notevolmente i tempi di realizzazione dei certificati per-

ché i modelli una volta creati possono essere riutilizzati

per altri corsi.

Inoltre nell’attestato potrai inserire il QR Code a garan-

zia di veridicità e autenticità del documento (vedi capi-

tolo Moduli aggiuntivi).

Guarda su Youtube come puoi utilizzare al meglio questa funzione.

Videoguida

Moduli aggiuntivi

Exporter (Pro)

Exporter è il modulo aggiuntivo

che permette di trasferire i dati

dei corsisti da Jforma a software

di terze parti come ad esempio le

piattaforme Regionali, FSE, Fondi

Interprofessionali o altri soggetti

finanziatori. Attraverso la crea-

zione di un file CSV personaliz-

zato, si potranno trasferire centi-

naia di corsisti con pochi semplici

click. Con il modulo Exporter di Jforma puoi gestire in modo più snello i tuoi pro-

getti finanziati, eliminare le attività ripetitive risparmiando tempo. Controlla nello

store Jforma se è disponibile l’Exporter per il tuo soggetto finanziatore, diversa-

mente puoi richiedere a Jforma l’implementazione inviando al supporto il tracciato

record di importazione che ti fornirà il soggetto finanziatore.

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Fatturazione (Pro)

Fatturazione è un modulo aggiuntivo che

consente di standardizzare la procedura di

fatturazione dell’ente di formazione con

uno strumento integrato al gestionale. Con

Fatturazione è possibile emettere Fatture,

Fatture Proforma, Note di Credito e Pre-

ventivi. E’ possibile inoltre inviare fatture e

solleciti in modo automatico, tenere traccia

dei pagamenti ed ottenere interessanti dati

di monitoraggio. Tutto diventa più facile e

intuitivo, risparmiando un sacco di tempo

ed evitando molti errori.

Videoguida

QR Code – Anticontraffazione Attestati (Pro)

Il codice QR (Quick Response) è un codice a matrice che con-

sente di dimostrare la validità di documenti e certificati. Questo

modulo aggiuntivo, attivabile con la versione Professional di

Jforma, ti permetterà di inserire il QR Code negli attestati rila-

sciati dal tuo Ente. La scansione del codice può essere fatta con

un comune smartphone dotato di applicazione scaricabile on line

gratuitamente. La lettura del QR Code consentirà l’immediata visualizzazione delle

informazioni relative al documento rilasciato (dati dell’intestatario, dati del corso,

dati dell’ente, data di emissione, data scadenza, titoli e crediti rilasciati) dimo-

strandone la sua validità ed evitando così le contraffazioni.

Videoguida

Importazione Corsisti da Excel (Pro)

Il modulo Importazione Corsisti

è un modulo aggiuntivo imple-

mentabile nella versione Pro-

fessional di Jforma che ti con-

sentirà l’importazione dei corsi-

sti dai file di Excel. Per effet-

tuare l’importazione si deve ac-

cedere alla scheda corsisti e proseguire cliccando su Importazione. L’accesso è

destinato agli amministratori dell’Ente ed ai dipendenti interni. Per importate i dati

senza difficoltà Jforma mette a disposizione un modello di Excel perfettamente

adatto all’importazione, un Vademecum da stampare e la Videoguida presente

nella pagina.

Videoguida

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Spazio Upload File (Pro)

Spazio Upload File consente all’Ente l’archiviazione cloud per la gestione ordinata

di tutti i documenti, dispense, bandi, relativi ad ogni

corso di formazione o all’ente in generale.

Ai file è possibile assegnare i diritti di visibilità

(Ente, Ente e Docenti, Ente, Docenti e Corsisti, Pub-

blico) così da permettere la visualizzazione esclusi-

vamente ai destinatari scelti. L’Ente e i suoi dipen-

denti possono pubblicare i file e decidere di renderli

visibili solo ai colleghi d’ufficio, oppure anche ai tu-

tor e docenti, oppure anche ai corsisti. Vi è anche la possibilità di rendere un file

completamente pubblico così da permettere a chiunque ricevesse il link di scari-

carlo senza doversi autenticare sul gestionale. Proviamo a pensare a quante volte

non siamo riusciti ad inoltrare via email un allegato di grandi dimensioni! Con

Jforma basterà pubblicare il file assegnandogli visibilità pubblica e inoltrare via

email il link fornito dal gestionale. Il destinatario dovrà soltanto cliccare sul link

per iniziare il download.

Spazio Upload File impedisce come avveniva in passato che l’organizzazione sia

spezzata o divisa in compartimenti stagni e che le informazioni siano frammentate

e disperse nei vari pc dell’Ente, con conseguente spreco di tempo, disorganizza-

zione ed errori. Non sarà più necessario fare copie o lavorare su pennette USB.

Ogni operatore abilitato potrà facilmente accedere, in qualsiasi momento e da

qualunque postazione, alla documentazione archiviata.

Si stima che gran parte del tempo di un ente di formazione viene impiegato per

rinvenire la documentazione archiviata nelle cartelle dei pc o peggio nei faldoni

degli scaffali. Spesso non sappiamo su quale pc è archiviata una pratica, su quale

cartella o sottocartella. Come abbiamo chiamato quel file? E’ stato archiviato nella

cartella del progetto o in quella del corso? E’ in custodia da Mario o da Michela?

Se la cartella è salvata nel nostro pc, come può il collega reperirla ogni volta che

gli occorre? Dobbiamo creare una copia? Poi qual è la versione più aggiornata la

mia o la sua? Su quanti pc è archiviata la stessa pratica e di quanti pezzi è com-

posta? Inoltre se siamo fuori ufficio, come spesso capita, e abbiamo bisogno di

accedere alle pratiche di un corso, come risolviamo? Trasportiamo le pratiche con

una pennetta USB? Poi dobbiamo ricordarci di aggiornare i file originali! E se ci

scordiamo di farlo? Queste e altre difficoltà legate allo storage e alla condivisione

dei documenti possono essere superate attraverso l’utilizzo dell’archivio web

Spazio Upload File.

L’elenco delle sezioni su cui è presente l’upload dei file è disponibile nel file “Indi-

cazioni di Area”

Guarda su Youtube come puoi utilizzare al meglio questa funzione.

Videoguida

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Web Services / Viste Logiche (Pro)

Questo modulo consente di esporre

verso l’esterno le informazioni archi-

viate in Jforma. Tutti i dati inseriti in

Jforma relativi ai corsi, alle aziende,

ai progetti, ecc. saranno disponibili

sul vostro pc e utilizzabili con i con-

sueti programmi di Office (Ac-

cess/Excel/Word). La sincronizza-

zione tra Jforma ed Access/Ex-

cel/Word – ad esempio attraverso il

driver ODBC – avviene tramite la pressione di un bottone o in automatico all’aper-

tura del file senza dover esportare o importare nulla. I dati sempre aggiornati

potranno essere utilizzati ad esempio per la creazione di tabelle, tabelle pivot,

grafici, stampa unione o per la creazione di documenti e modelli complessi.

Guarda su Youtube come puoi utilizzare al meglio questa funzione.

Videoguida

Ricevute web (Pro)

Ricevute web è un modulo aggiuntivo attivabile con la versione Professional di

Jforma che consente all’Ente di emettere ricevute di pagamento numerate. Alla

ricevuta può essere inserita l’immagine della firma.

La ricevuta può essere emessa dalla sezione UFFICIO

o in automatico dalle sezioni ACCONTI CORSISTI e

ACCONTI AZIENDE. Le impostazioni iniziali consenti-

ranno di definire il numero di partenza della nume-

razione e il lasso di tempo dopo il quale non sarà più

possibile apportare modifiche.

Guarda su Youtube come puoi utilizzare al meglio questa funzione.

Videoguida

Feedback (Pro)

Il modulo Feedback, accessibile dalla sezione UF-

FICIO, permette di creare questionari di gradi-

mento online che i corsisti compilano attraverso

il computer o lo smartphone.

Le risposte generano un rating sui docenti, il per-

sonale e le sedi. Attraverso questo strumento

l'ente può misurare e scegliere i migliori docenti

e le migliori sedi per i corsi futuri.

Il questionario può comprendere domande predefinite, che prevedono risposte

chiuse e domande personalizzate, con risposte chiuse o aperte. I corsisti ricevono

il questionario via email con testo personalizzabile. Nella sezione UFFICIO è pos-

sibile impostare il numero di giorni utili per la compilazione. Guarda la videoguida

per i dettagli.

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Videoguida

Quick Send (Pro)

Il modulo aggiuntivo Quick Send è stato

progettato per snellire il processo di inol-

tro email di Certificati, Attestati e Confe-

rimenti di incarico. Quick Send è una fun-

zionalità che consente agli enti di forma-

zione di eliminare la stampa e la consegna

dei documenti in formato cartaceo. Il pro-

gramma permette infatti di inviare via

email, in modo semplice e veloce, i docu-

menti creati con il gestionale Jforma.

Nella fase di invio degli attestati il programma inoltre segnalerà attraverso indi-

catori colorati l’idoneità o meno del corsista a ricevere l’attestato. Certificati e

attestati potranno essere corredati dal QR Code che ne garantisce validità e veri-

dicità, come meglio esplicitato nel paragrafo dedicato.

Guarda la videoguida per i dettagli.

Videoguida

Connettore Mailup (Pro)

Connettore Mailup è un modulo ag-

giuntivo che permette l'esportazione

dei contatti email e numeri di telefono

direttamente dal gestionale Jforma

alla piattaforma web di Mailup.

Grazie a questo modulo aggiuntivo integrabile alla versione Professional di Jforma,

puoi esportare corsisti, aziende e utenti per inoltrare loro campagne di mail mar-

keting altamente profilate, oppure per informare via SMS i partecipanti di un corso

annullato all’ultimo momento. Guarda la videoguida per maggiori dettagli

Videoguida

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Risposte a domande frequenti

Cosa devo fare per iniziare a usare Jforma?

o Occorre registrarsi cliccando nel menù Accesso > Registrazione.

o Consultare le videoguide presenti all’interno del gestionale o sul ca-

nale Youtube

Jforma è un servizio a pagamento?

o Jforma Lite è un servizio in Cloud gratuito a tempo indeterminato con

limiti funzionali.

o Jforma Professional è un servizio in Cloud che viene concesso ad un

canone annuale come riportato sul sito https://www.jforma.it . Puoi

vedere le differenze tra le due versioni nella pagina Versioni.

o I moduli aggiuntivi sono a pagamento e possono essere attivati solo

con la versione Professional di Jforma. I moduli aggiuntivi possono

essere acquistati anche successivamente alla licenza base Professio-

nal, ma scadranno lo stesso giorno della licenza Professional pertanto

durante l’acquisto dei moduli aggiuntivi il loro costo sarà ricalcolato in

base ai giorni di effettivo usufrutto dei giorni rimanenti.

Cos’è l’Autoregistrazione Corsisti?

o E’ una funzionalità (Pro) che permette di eliminare completamente il

caricamento manuale dei dati anagrafici degli iscritti ai corsi.

Ulteriori informazioni

Il calendario avvisa di eventuali sovrapposizioni dei docenti o corsisti?

o Si, Il calendario allerta di eventuali sovrapposizioni dei docenti, codo-

centi e tutor. Inoltre interviene sulle coincidenze dei corsisti se parte-

cipano a più corsi nello stesso giorno e ora.

Con Jforma posso predisporre gli attestati di fine corso?

o Sì, Jforma consente di calcolare velocemente la percentuale di as-

senze per ciascun allievo e definire chi potrà ricevere l’attestato, pre-

disporre dei modelli orizzontali o verticali per le diverse tipologie di

corso, inserire loghi, immagini e cornici decorative. Con Jforma puoi

scegliere tra più di 100 cornici diverse.

Se un allievo frequenta due corsi che si sovrappongono il gestionale lo

segnala?

o Sì, Jforma segnala coincidenze lievi e gravi. Sono lievi le coincidenza

nella stessa giornata; sono gravi le coincidenze nella stessa giornata

e nello stesso orario.

Che tipo di assistenza fornisce Jforma all’Ente che intende iniziare a

utilizzare il gestionale?

o Jforma fornisce supporto attraverso le video guide consultabili in ogni

pagina del gestionale o nel canale youtube. Inoltre è attivo il supporto

https://www.jforma.it 22

telefonico e via email. Attraverso la form contatti è possibile concor-

dare con Jforma uno o più step di formazione gratuita che si svolge-

ranno con i nostri incaricati in remoto tramite l’ausilio di software di

assistenza remota. In genere in un paio di ore, gli utenti sono in grado

di utilizzare con disinvoltura la maggior parte delle funzionalità

Jforma.

Per il funzionamento del Gestionale Jforma, occorre installare pro-

grammi di terze parti sulle postazioni di lavoro?

o No, Jforma è una Applicazione Web Cross Browser che non necessita

di ulteriori installazioni oltre al Browser di Navigazione convenzionale

già presente nelle postazioni di lavoro (Chrome - Firefox – Safari –

Opera, ecc).

Ci sono limiti di utenti connessi contemporaneamente nell’uso del ge-

stionale?

o Non ci sono limiti in tal senso.

Ci sono limiti di utenti registrati, di corsisti, corsi o di quantità di dati

all’interno del database?

o Solo sulla versione Lite. Consultare la pagine delle specifiche.

E’ possibile archiviare documenti come dispense, file o presentazioni

all’interno del gestionale?

o Sì, 100mb di spazio nella versione Lite e 5gb espandibile nella ver-

sione Professional. Ulteriori incrementi di spazio sono possibili su ri-

chiesta solo nella versione Professional al costo indicato nella sezione

all’interno del gestionale (bottone giallo posto nella parte alta al cen-

tro del gestionale).

Posso fare un backup di tutti i file che ho archiviato dentro Jforma?

o Sì, i file archiviati nello spazio upload del gestionale Jforma possono

essere esportati attraverso il protocollo FTP. I dati possono essere

esportati attraverso le funzionalità di esportazione presenti alla base

di ogni tabella

Posso accedere al gestionale attraverso Smartphone, Tablet o disposi-

tivi portatili?

o Sì, l’unico requisito richiesto è l’accesso a internet e un Browser di

navigazione.

Qual è il miglior Browser di navigazione per usare il gestionale Jforma?

o La migliore esperienza di navigazione e performance è stata ottenuta

con Chrome e Firefox. Si sconsiglia l’uso di Internet Explorer.

Che sicurezza fornisce Jforma in caso di incidenti o interruzioni del ser-

vizio?

https://www.jforma.it 23

o Jforma effettua più volte al giorno backup automatici di tutti i dati e

dei file. I backup sono archiviati su server dislocati in luoghi geogra-

ficamente diversi dal server principale. Jforma appoggia i propri ser-

vizi in server dedicati nel più grande data center Italiano “Aruba SPA”.

Riteniamo che in tema di sicurezza sia il provider migliore con cui

collaborare. Il servizio Jforma è pensato per essere erogato da più

data center, pertanto in caso di down time della server farm principale

il servizio può essere ripristinato nel data center secondario.

E’ possibile richiedere lo sviluppo di funzionalità non presenti nel ge-

stionale

o Certamente sì, lo sviluppo di nuove funzionalità e migliorie nasce an-

che dalla collaborazione tra Jforma e i centri di formazione.

Per quali categorie di corsi è possibile utilizzare Jforma?

o Attualmente il gestionale Jforma viene utilizzato per le seguenti Tipo-

logie, Sottotipologie e Settori:

Libero

Sicurezza

Autorizzato: Ministeriale – Provinciale - Regionale

Finanziato

o FSE Provinciale

o FSE Regionale

o Fondi Ministeriali

o Fondi Interprofessionali

FBA - FON.AR.COM. - FOR.TE. – FONDIMPRESA – FONDITALIA –

FONDER - FON.TER. – FONDOLAVORO – FONDIRIGENTI – FON-

COOP – FONDIR – FONDARTIGIANATO - FONDO - DIRIGENTI PMI

– FONSERVIZI - FONDO – ROFESSIONI - FOR.AGRI – FORMA-

ZIENDA – FONDAGRI – ECC..

Settori: AGRO-ALIMENTARE – ENOGASTRONOMICO - AMMINISTRA-

ZIONE E CONTABILITÀ - ARTE E CULTURA - DESIGN E MODA - MANAGE-

MENT E GESTIONE DI IMPRESA – COMUNICAZIONE - FINANZA BANCHE

ASSICURAZIONI - FISCO - FINANZIAMENTI - INFORMATICA E TLC – LE-

GALE - LINGUE E TURISMO - TRASPORTI E LOGISTICA - MARKETING E

COMMERCIALE - PRODUZIONE E MANUTENZIONE - PUBBLICA AMMINI-

STRAZIONE - QUALITÀ AMBIENTE SICUREZZA - RISORSE UMANE E OR-

GANIZZAZIONE – SOCIO SANITARIO - INGEGNERIA ARCHITETTURA -AL-

TRO…

Nuove implementazioni

Grazie ai feedback degli enti di formazione, Jforma implementa costantemente

nuove funzionalità. Nel cruscotto del gestionale vengono pubblicato settimanal-

mente gli ultimi aggiornamenti e le implementazioni rilasciate.

https://www.jforma.it 24

Contatti

Supporto tecnico, operativo e istruzioni per l'uso

o supporto@jforma.it o skype (jforma.gestionale) o 071/925 7033

Supporto amministrativo

o amministrazione@jforma.it o 071/925 7033

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