JBASE

IL SISTEMA DI GESTIONE DEGLI ARCHIVI

MANUALE PER L’UTENTE

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Introduzione

Nel contesto della suite jEnte, della quale costituisce parte integrante, la proceduradi Archivi di Base si pone come strumento di supporto alle altre procedure delSistema per la memorizzazione di informazioni di utilizzo generale.Attraverso le sue funzionalità, viene pertanto resa possibile l'archiviazione diinformazioni utili nell'ambito di una pubblica Amministrazione a tutte le procedureche ne vogliano fare utilizzo.E' comune a molte procedure, in special modo a quelle che debbano mantenereinformazioni di tipo anagrafico, l'accesso a tabelle quali la tabella degli stati, delleregioni, delle province o dei comuni per reperire denominazioni o informazionisupplementari, sulla base di codici mantenuti quale unica informazione storicizzata.L'utilizzo degli Archivi di Base, nell'ambito di un nucleo informativo centralizzatoall'interno della Suite jEnte, permetterà di evitare l'archiviazione ridondantedi informazioni

Ambiente Operativo

Come tutte le componenti della soluzione jEnte, anche jBase è progettato erealizzato per operare in ambiente full Web in tecnologia J2EE.Per quanto attiene l'architettura di sistema, non sono pertanto richiesti particolarirequisiti.jBase è "DB indipendente", come motore RDBMS può essere quindi adottato unoqualsiasi tra i prodotti più diffusi nel mercato (Oracle, Microsoft SQL Server,PostgreSQL, MySQL, ecc..).Anche per ciò che riguarda il server applicativo, jBase è indipendente dallatecnologia adottata; il sistema può quindi operare in ambiente Open Source comeLinux o su sistemi Windows o Unix.Sul server applicativo è sufficiente l'installazione di un Application Server, ancheOpen Source come Tomcat o jBoss ecc.., in grado di gestire servlet e jsp.I posti di lavoro sono costituiti da normali PC in ambiente Windows (o anche Linux),corredati di browser (Internet Explorer o Mozilla FireFox), di Java RuntimeEnvironment e di Plugins per l'apertura di file PDF.

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Interfaccia Utente

Al fine di agevolare la mobilità operative degli utenti tra i diversi applicativi, anchejBase adotta naturalmente l'interfaccia standard di jEnte.

Al momento in cui un utente, solito utilizzare una o più procedure, dovessespostarsi, anche occasionalmente, ad operare su altre, nessuna particolare difficoltàgli si presenterebbe quindi se non quelle derivanti dalla conoscenza o meno delleproblematiche applicative specifiche della nuova area di lavoro.

Una ulteriore spinta verso l'usabilità degli applicativi è inoltre naturalmente datadalla piena adozione della normale interfaccia Web da parte di tutte le componentidel sistema.

L'accesso al sistema si effettua cliccando sull'apposita icona posizionata sul desktop.All'operatore viene quindi presentata la maschera di identificazione nella qualedovranno essere introdotti: Utente e Password.

Sulla scorta delle abilitazioni definite si aprirà quindi la maschera di ingresso alsistema con la barra dei menù attualizzata sulle funzionalità consentite.L'applicativo si presenta, di norma, aperto sulla funzione di "cerca" la cui confermadà luogo alla presentazione di una tabella contenete l'elenco degli elementirispondenti ai requisiti indicati.

All'interno dell'elenco, uno degli elementi puo' essere contrassegnato come"corrente" attraverso il radio button della colonna di sinistra della tabella cherisulterà pieno (o sul quale l'operatore opererà un clic).

L'ordine di presentazione degli elementi all'interno dell'elenco è modificabile "acaldo" cliccando sull'intestazione della colonna sulla quale l'ordinamento è preferito.Al primo clic, l'ordinamento è crescente, un nuovo clic provocherà larappresentazione in ordine decrescente.

Tutti i moduli applicativi e gli Archivi di Base in tale contesto non farannocertamente eccezione, sono progettati su un modello di maschera video articolatoin:

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La "Barra dei Menù" consente all'operatore di muoversi attraverso le diversefunzionalità dell'applicativo scorrendone l'albero e selezionando quella di volta involta desiderata.

Naturalmente saranno resi accessibili solo i rami di menù per i quali il profilodell'operatore prevede specifica autorizzazione all'accesso.

La "Barra delle icone" si presenta sulle maschere operative relative a ramo di menùselezionato.

Il "clic" su una icona apre all'operatore la corrispondente funzione sull'elementocorrentemente selezionato.

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In questo caso, l'abilitazione o meno dell'operatore alla funzione è contrassegnatodalla o dalla mancanza, all'interno della barra, della funzione inibita o dellapresenza della corrispondente icona ma completa di un segno di divieto.Le icone di norma utilizzate e le corrispondenti funzioni (rispettivamente attivabili oinibite), sono:

La "Barra di dialogo con l'operatore" è la parte della maschera destinata allasegnalazione di errori e/o di avvertenze che il programma ritiene di dover fornire.In questa barra sono anche rappresentati, ove previsti, i "Bottoni" di Conferma oAnnulla dell'operazione effettuata.

La conferma provocherà l'aggiornamento definitivo della base dati, l'annullainterromperà l'operazione senza dar luogo ad alcun aggiornamento e si riporterà, ingenere, sulla maschera di dialogo precedente a quella dell'operazione corrente.Nei casi in cui la pagina di elenco degli elementi non sia sufficiente a rappresentarlitutti, a piede della stessa si attiveranno le icone di scorrimento "pagina avanti"(>>) - "pagina indietro" (<<).

Il numero degli elementi da rappresentare per pagina è definibile direttamentedall'operatore nella pagina che guida la ricerca.

N.B.: Una volta entrati all'interno dell'applicativo, la barra delle funzioni delBrowser, ed in special modo il bottone "Indietro" non deve essere utilizzata; lefunzioni disponibili sono infatti tutte attivabili all'interno dell'interfaccia applicativa.

L'uscita dall'applicativo si effettua scegliendo la funzione "LogOff"

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Gestione degli Archivi

ComuniLa gestione della tabella dei comuni è utilizzata per tenere memorizzate tutte le informazioni relative ai Comuni italiani ed ed esteri.

Una volta effettuato l'accesso nella gestione, che viene attivato nella schermata diricerca, si può procedere con la specifica dei parametri volti a restringere i criteri diricerca. Le impostazioni di default prevedono la ricerca di massimo 500 comuni(attivi e cessati), ma tali impostazioni possono essere immediatamente variate con irelativi campi. Ogni eventuale parametro aggiuntivo contribuisce ad aggiungereulteriore criterio restrittivo. La frequente ricerca ristretta mediante denominazione oparte di essa è indipendente da caratteri minuscoli o maiuscoli.

L'icona "bandiera italiana" permette la restrizione sui soli comuni italiani, l'icona afianco di essa limita invece ai soli comuni stranieri.

Una volta specificati tutti i parametri si clicca sul bottone "conferma".

Nella maschera di inserimento potranno essere indicati: il nuovo codice da inserire,la relativa denominazione (informazioni obbligatorie), la descrizione sinteticaassociabile alla denominazione, nonchè tutte le informazioni supplementari utili alladefinizione del Comune: il codice Belfiore, il codice Istat, i codici della provincia edello stato di appartenenza (000 per Italia), il codice del Tribunale; sarà inoltrespecificabile sia la data di istituzione del Comune che la sua eventuale cessazione.

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Salvo limitazioni specifiche attribuite al profilo autorizzatorio di appartenenza, leoperazioni eseguibili nella gestione di tale tabella di decodifica da parte degli utentisono:

Stati

Rappresenta la gestione della tabella degli stati nella quale vengono memorizzati, oltre alle codifiche Istat degli stati ed a tutte le denominazioni degli stessi, le descrizioni delle cittadinanze dei residenti in tali nazioni (denominazione maschile, femminile e generica), la sigla dello stato e del continente e tutte le codifiche da associare al codice dello stato per l'invio a vari enti (CIE, descrizione per SIATEL e per Ministero delle Finanze ecc...).

Salvo limitazioni specifiche attribuite al profilo autorizzatorio di appartenenza, leoperazioni eseguibili nella gestione di tale tabella di decodifica da parte degli utentisono:

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Regioni

La gestione della tabella delle regioni è utilizzata per tenere memorizzate tutte leinformazioni relative alle regioni italiane.

La tabella è precaricata con tutte e 20 le regioni italiane; la gestione è attivata perl'eventualità che nuove regioni possano essere istituite nello stato italiano. Leinformazioni da memorizzare, oltre al codice Istat della regione stessa, sono la suadenominazione ed il Codice Istat

Salvo limitazioni specifiche attribuite al profilo autorizzatorio di appartenenza, leoperazioni eseguibili nella gestione di tale tabella di decodifica da parte degli utentisono:

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Province

La gestione della tabella delle province è utilizzata per tenere memorizzate tutte leinformazioni relative alle province italiane.

La tabella è precaricata con tutte le province italiane istituite attualmente; lagestione è attivata per l'eventualità che nuove province possano essere istituitenello stato italiano. Le informazioni da memorizzare, oltre al codice Istat dellaprovincia stessa, sono la sua denominazione, la sigla della stessa, il codice Istatdella regione di appartenenza, la data di istituzione e quella di eventualecessazione.

Salvo limitazioni specifiche attribuite al profilo autorizzatorio di appartenenza, leoperazioni eseguibili nella gestione di tale tabella di decodifica da parte degli utentisono:

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Consolati

La gestione della tabella dei consolati è utilizzata per tenere memorizzate tutte le informazioni relative ai Consolati.

I dati da memorizzare, oltre al codice Istat della regione stessa, sono la sua denominazione, il codice dell'ufficio consolare e l'indirizzo di locazione del consolato stesso.

Direttamente dalla gestione dei consolati, in fase di inserimento/modifica, è possibile indicare, selezionando da popup, uno o più stati sui quali il consolato ha competenza.

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Salvo limitazioni specifiche attribuite al profilo autorizzatorio di appartenenza, leoperazioni eseguibili nella gestione di tale tabella di decodifica da parte degli utentisono:

Tribunali

La gestione della tabella dei Tribunali è utilizzata per tenere memorizzate tutte leinformazioni relative ai tribunali.Il dato da memorizzare, oltre alla codifica attribuita al Tribunale, è ladenominazione dello stesso.

Salvo limitazioni specifiche attribuite al profilo autorizzatorio di appartenenza, leoperazioni eseguibili nella gestione di tale tabella di decodifica da parte degli utentisono:

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Toponimi

La gestione della tabella dei toponimi, in stretto legame con la gestione vie che da essa dipende, ha lo scopo di definire le Denominazioni Urbanistiche Generiche (es. Via, Piazza, Largo, ecc.).Salvo limitazioni specifiche attribuite al profilo autorizzatorio di appartenenza, leoperazioni eseguibili nella gestione di tale tabella di decodifica da parte degli utentisono:

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Relazioni Parentela

La gestione della tabella delle relazioni di parentela è utilizzata appunto per la definizione di tali relazioni completate da tutte le informazioni utili a dettagliarle (progressivo della relazione per l'ordine di visualizzazione, se sia valida solo per maschi, solo per femmine o per tutti, codifica utilizzata dai vari eneti ecc....).

Salvo limitazioni specifiche attribuite al profilo autorizzatorio di appartenenza, leoperazioni eseguibili nella gestione di tale tabella di decodifica da parte degli utentisono:

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Professioni

La gestione delle professioni è progettata per tenere memorizzate tutte le codifiche delle professioni, la descrizione per soggetti di sesso maschile e per soggetti di sesso femminile, oltre ai flag per indicare se la specifica professione abiliti o inibiscal'abilitazione ai vari albi.

Salvo limitazioni specifiche attribuite al profilo autorizzatorio di appartenenza, leoperazioni eseguibili nella gestione di tale tabella di decodifica da parte degli utentisono:

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Titoli di Studio

Mediante la gestione della tabella degli Stati Civili, si memorizzano e gestiscono iTitoli di Studio dei quali un soggetto può essere in possesso, l'abilitazione del titoloa divenire Presidente Di Seggio, Segretario Di Seggio, Scrutatore, Giudice CorteAssise, Giudice Assise Appello.

Una gestione avanzata dei titoli di studio potrebbe anche permettere la codifica deiLivelli ISTAT, degli Istituti ISTAT e delle Specializzazioni ISTAT.

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Stato Civile

Mediante la gestione della tabella degli Stati Civili, si memorizzano e gestiscono gliStati Civili attribuibili ad un soggetto, le descrizioni nei vari casi, la codifica Istat el'eventuale certificabilità.

Salvo limitazioni specifiche attribuite al profilo autorizzatorio di appartenenza, leoperazioni eseguibili nella gestione di tale tabella di decodifica da parte degli utentisono:

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Viario Comunale

La gestione della tabella delle Vie è utilizzata per tenere memorizzate tutte le informazioni relative al viario o ai viari gestiti dall'Ente.

E' infatti permessa la gestione di viari di piu' comuni nel caso l'Ente ne gestisca dei servizi.

Nella maschera che appare in inserimento di una via si potra' quindi indicare ilcomune di appartenenza, il codice della via (9999=calcola automaticamente) ilcodice toponimo (via, piazza, vicolo, largo, ecc.), la denominazione della via, ladescrizione sintetica (tutti dati obbligatori), l'area di circolazione, le localizzazionidella via, metodo di numerazione, note, delibera istituzione e variazione edeventuale data di cessazione della via.

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Potrà inoltre essere indicato se la via e' valida ai fini anagraficiOgni variazione crea uno storico della situazione precedente che potrà essereconsultato nella visualizzazione della via entrando nell'apposita linguetta dellostorico.

Salvo limitazioni specifiche attribuite al profilo autorizzatorio di appartenenza, leoperazioni eseguibili nella gestione di tale tabella di decodifica da parte degli utentisono:

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Archivio Civici/Edifici

La gestione dei Civici/Edifici è utilizzata per tenere memorizzate tutte leinformazioni relative al Civico e relativo Edificio.

Per quanto riguarda i dati relativi al civico, e' possibile indicare la sezione elettorale,la sezione di censimento, la frazione, il quartiere, la circoscrizione e più in generaleun larghissimo set di informazioni utili ad identificare le caratteristiche del civicostesso; sono inoltre presenti 20 attributi liberi che possono essere gestiti dall'Entecome attributi aggiuntivi a quelli gia' previsti.

Per quanto riguarda l'Edificio possono essere indicati gli estremi catastali, iriferimenti cartografici, l'eventuale denominazione dell'edificio e tutti i dati relativialla presenza di box, rete idrica, fognaria, telefonica, gas, impianto termico, vincolipaesaggistici, idrogeologici, ecc. ecc.

Tutte le informazioni degli attributi specificabili, in genere mostrate mediantetendina e provenienti ognuna da apposita tabella, sono integrabili accedendovi dimenu della procedura "Archivi di Base".

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Le schermate di inserimento/modifica del civico, essendo costituite da un grannumero di attributi, sono due, collegate tra di loro mediante il bottone "Altri Dati".

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Nella variazione o nella visualizzazione del Civico/Edificio e' possibile gestire altridati relativi all'edificio coma ad esempio degli ulteriori indirizzi (eventuali entratesecondarie dell'edificio), dei soggetti coinvolti (ad esempio il proprietario), dei datiaggiuntivi, delle annotazioni, una cartella documentale e la visualizzazione dellestoricizzazioni avvenute selezionando la linguetta relativa.

Salvo limitazioni specifiche attribuite al profilo autorizzatorio di appartenenza, leoperazioni eseguibili nella gestione di tale tabella di decodifica da parte degli utentisono:

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Tabelle di Decodifica

Salvo limitazioni specifiche attribuite al profilo autorizzatorio di appartenenza, leoperazioni eseguibili nella gestione di tale tabella di decodifica da parte degli utentisono:

Gestione Quesiti

La gestione dei quesiti, ove attivata, permette l'acquisizione temporizzata da una casella di posta elettronica specifica, di richieste di informazioni su uno specifico numero civico rivolte all'Ufficio Toponomastica.

Le richieste acquisite vanno automaticamente a popolare un apposito archivio dei quesiti sul quale gli utenti avranno la possibilità di effettuare l'assegnazione agli operatori, nonchè predisporre le risposte (in piena interoperabilità con la gestione della cartella documentale del civico) da inviare per e-mail al richiedente.

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Una volta acceduti nella procedura "Archivi di Base" della suite jEnte, agendo sul menu Civici/Edifici --> Gestione Civici/Edifici. Dalla schermata proposta di ricerca civici, la gestione dei quesiti viene attivata cliccando sull’apposita icona che presenterà una nuova schermata recante l'elenco dei quesiti già in carico all'operatore di lavoro e tutti quelli in attesa di assegnazione.

In modo alternativo, effettuata la ricerca e la successiva selezione di un numerocivico nella gestione civici, l’utilizzo della medesima icona garantisce comunquel'accesso alla gestione dei quesiti, presentando però, in prima istanza, tutti i quesitirelativi al civico selezionato.

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La schermata di elenco quesiti riporta il richiedente, l'oggetto della richiesta, la datadi ricezione del messaggio (che fungerà anche da informazione per ordinareinizialmente l'elenco), l'indirizzo

FASE DI ASSEGNAZIONE MESSAGGIOMediante la funzione di assegnazione messaggio è possibile attribuire ad uno specifico operatore il quesito e di specificare l'esatto riferimento al civico. L'assegnazione viene proposta, di default, all'utente di lavoro. Per localizzare il civico, una volta selezionata mediante popup la via dal viario comunale, si dovrà indicare il numero (e l'eventuale esponente) del civico. L'iconapermette, in consultazione sull'archivio civici, di selezionare ques'ultimo da popup.

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VARIAZIONE QUESITIQualora si sia riscontrato qualche errore, attraverso la funzione di variazione, è possibilemodificare le informazioni (oggetto, dati dell'assegnazione, oppure la localizzazione del civico).

L’icona , se premuta, permette di segnare il quesito come "nuovamente da evadere",permettendo quindi una nuova risposta. A fianco di quest'ultima, ove il quesito fosse stato annullato, può essere attivato il ripristino dello stesso.

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ANNULLAMENTO DI UN QUESITO

L'annullamento di un quesito ha lo scopo di scartare un quesito (ad esempio per escludere tutti quei messaggi ricevuti via email che non devono essere presi in carico). Tale annullamento, per il quale è richiesto anche un motivo, è sempre soltanto logico, un'apposita funzionalità nella modifica permette l'eventuale ripristino.

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RISPOSTE AL QUESITO

La schermata di "Risposte ai quesiti" è strutturata in più sezioni distinte.

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DETTAGLI TECNICO-OPERATIVI

Non sono da prevedere particolari settaggi a livello di postazione di lavoro, lapresenza del Java Runtime Environment è da prevedersi solo qualora si scelga dieffettuare la scannerizzazione dei documenti direttamente da procedere; un metodoalternativo è comunque attivabile scannerizzando il documento, salvandololocalmente ed utilizzando l'ordinaria funzione "sfoglia".

La tabella nella quale vengono memorizzati tutti i quesiti e le relative risposte è laBAMAIL; i documenti, invece, vengono tutti memorizzati nella cartella documentaledella gestione civici (BADOCUMENTALE e flussi/jbase) .

Per ciò che riguarda il settaggio delle impostazioni della casella email perinvio/ricezione messaggi si deve prendere a riferimento il file base_mail. propertiesmemorizzato nella cartella dei file di configurazione della procedura jBase di jEnte.Agendo sul file "crontab", è possibile invece, definire lo scheduling delloscaricamento messaggi dalla casella e-mail. Di default vengono impostati 15 minuti.

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