1

Introduzione ai

software gestionali

Corso

Gestione dei flussi di informazione

2

Integrazione informativa nelle aziende

Problemi:

• frammentazione della base informativa aziendale

• crescente complessità organizzative

• incertezza e variabilità ambientale

Spinta verso lo sviluppo di sistemi ERP in grado di

realizzare una gestione integrata di dati ed informazioni

rispetto alla dimensione di processo, con drastico

aumento del volume delle informazioni disponibili e della

capacità di trattarle ed elaborarle.

3

Acquisti-produzione-vendita,

ampliamento alle funzioni di

supporto (amministrazione,

gestione del personale, qualità,

logistica)

ERP – Enterprise Resource Planning’90

PerimetroStrumento Periodo

Estensione dei confini delle

operazioni aziendali a monte

(fornitori) ed a valle (clienti) lungo

la filiera: soluzioni SCM e CRM

ERP estesi2000

Acquisti-produzione-vendita.

Collegamenti con il sistema

contabile direzionale

MRP II – manufacturing Resources

Planning

’80

Pianificazione capacità

produttiva

CRP – Capacity requirement planningFine ’70/’80

Magazzino-produzione-acquistiMRP – Material requirement planningFine ’70/’80

4

Sviluppo dei software gestionali in Italia

4 livelli di automazione corrispondenti ad altrettanti stadi di sviluppo

dei sistemi informativi aziendali

1) Elaborazione automatica dei dati limitata limitata all’area

amministrativo-contabile: emissione automatica di fatture ed altri

documenti, contabilità generale, contabilità IVA, contabilità

clienti/fornitori ed altre rilevazioni elementari (paghe e contributi,

rilevazione presenze);

2) Elaborazione automatica dei dati in sviluppo verso le funzioni

commerciale e di produzione: gestione degli ordini da clienti,

gestione del magazzino, distinta base di produzione, contabilità

industriale e così via;

3) Elaborazione automatica dei dati diffusa ed integrata nelle diverse

aree della gestione corrente anche ai fini di controllo direzionale;

4) Elaborazione automatica sia dei dati interni che esterni a supporto

dei processi decisionali e di controllo strategico (Light ERP)

(Fonte: Marchi, 2003)

5

Caratteristiche dei sistemi ERP

1. Logica per processi

2. Modularità

3. Unicità del Database

4. Elaborazione online/real time

5. Architettura client/server

6

Un insieme di attività legate l’una all’altra da flussi di

informazione (o di materia conducente informazione: il

flusso di prodotti in officina è un flusso fisico, di materiali,

ma questi materiali sono conducenti informazioni)

significativi e la cui combinazione permette di ottenere un

output importante per l’azienda

Lorino P. (1995)

Sistema operativo aziendale come l’insieme delle funzioni

e delle sequenze di attività (ovunque ubicate

nell’organizzazione) richieste per implementare una data

strategia aziendale e fornire un prodotto o un servizio al

cliente

Lynch R.L. e Cross

K.F. (1991)

Un insieme di attività strutturate e misurate progettato per

produrre uno specifico output per un particolare cliente o

mercato… un processo è così uno specifico ordine logico

dato alle attività lavorative nel tempo e nello spazio, con

un inizio, una fine, e con un input e output chiaramente

identificati: una struttura per agire

Davenport (1993)

Logica per processi – Definizioni di processo

7

Logica per processi – Richiami teorici

� Ottica strategica: il processo come luogo di sfruttamento e di sviluppo ulteriore di risorse e competenze

� Ottica organizzativa: governo delle interdipendenze organizzative, luogo di apprendimento e strumento di orientamento al cliente

� Ottica economica: processo come modello di consumo delle risorse (logica activity) e chiave per la misurazione multi-dimensionale delle prestazioni aziendali

8

Vantaggi dell’impostazione del software per processi

� Minore immissione di dati nel sistema

� Trasparenza e facilità di ricerca dell’origine dei dati

� Sviluppo di conoscenza interfunzionale delle

operazioni

� Verticalizzazioni sui settori (ad es. SAP Business

Solutions Map)

Attenzione: nell’implementazione del sistema nascono

problemi di adattamento tra modelli (business blueprint di SAP)

e realtà aziendali. Soprattutto per le PMI, è necessario un trade

off tra rinuncia alle specificità aziendali e acquisizione di nuove

competenze nella ri-configurazione dei processi aziendali

9

Gestione per processi

� Caso Centro traduzioni

10

11

Struttura modulare ed integrazione dei SIG

Controllo di gestione

AZIENDA

CONTABILITA’

Cespiti

Tesoreria

VenditeAcquisti

MagazzinoProduzione

12

Architettura di un sistema ERP

DataBase

Management

System

Application

Server

Postazioni di lavoro (Client)

1. Input (validato)

2. Query

3. Record

4. Output

13

Differenze tra sistemi ERP e sistemi ERP Light

� Presenza di un business model

� Tipologia di imprese che installano il

software: implementatori vs VAR

� Assenza di parametrizzazione

14

Ciclo di vita del SIG

� Analisi del fabbisogno informativo e del sistema informativo esistente

� Valutazione delle alternative e scelta del software

� Definizione progetto

� Implementazione e customizing

� Test e rilascio

� Manutenzione

� Rinnovo

15

Variabili determinanti le esigenze informative

� Esterne:� Tecnologiche

� Economiche

� Legislative

� Interne:� Scelte operative

� Scelte dimensionali

� Scelte organizzative

� Scelte strategiche

16

Valutazione delle alternative e scelta del

software

� Triplice valutazione:

�Pacchetto

�Vendor

�Offerta complessiva

Soluzioni:

-Package

-Applicazioni custom/verticali

-Produzione interna

-Modulari

-Cross

17

Definizione del progetto

Soggetti coinvolti:

� Steering committee

� Project manager

� Gruppi di lavoro interfunzionali

� Consulenti esterni

18

Ampiezza dei benefici

Grado di

trasforma

zione del

business

Utilizzo locale

Integrazione interna

BPR

Ridisegno network

Ridefinizione business

Venkatraman 1994

Livelli evolutivi

Livelli rivoluzionari

19

Modello di Venkatraman/1

� Stadi non rivoluzionari

�Utilizzo locale: soluzioni stand alone, relative ad aspetti amministrativi e funzionalitàtecniche con impatto limitato sui processi, volte a riduzioni di costi e/o accelerazioni di risposte ai clienti.

� Integrazione interna: riguarda applicazioni che realizzano un’interfacciamento tecnico ed operativo tra diverse aree gestionali.

20

� Stadi “rivoluzionari” solitamenti connessi ad implementazioni ERP� Ridisegno dei processi di business: introduzione di

nuovi strumenti e contastualmente revisione dei processi operativi

� Ridisegno dei network (business network redisign): ridisegno dei processi e del sistema di relazioni con altre organizzazione (ad es. fornitori e distributori).

� Ridefinizione del business: rinnovamento delle modalità di servizio/prodotto offerte ai clienti.

Modello di Venkatraman/2

21

Il giusto punto di incontro tra adeguamento del SIG ai processi preesistenti e la

re-ingegnerizzazione dei processi funzionale all’adozione del SIG

Rischio di non

trovare soluzione

informatiche

appropriate alla

configurazione

prescelta

Rischio che i

cambiamenti

imposti

dall’adozione del

software non si

rivelino

appropriati alla

strategia

Scelta del software

conseguente alle

scelte di disegno dei

processi gestionali

Scelta di ridisegno dei

processi conseguente

alla scelta del sofware

22

Implementazione e customizing

� Struttura hardware

� Middleware di interfaccia tra software pre-esistenti e nuovi software e tra database ed applicazioni

� Trasferimento dati in nuovi DB

� Addestramento del personale (key user)

Il caso B. - L’azienda attiva nella distribuzione di articoli sanitari

installa SAP per la contabilità ed Arscolor per gli ordinativi.

Successivamente si accorge che le soluzioni non consentono il

trasferimento automatico dall’una all’altra degli elenchi clienti e

fornitori (tratto dal Sole24Ore)

23

La formazione del personale� Elementi da valutare:

� Cultura informatica, intesa come attitudine ed

interesse per la tecnologia;

� Competenze informatiche di base;

� Competenze professionali specifiche, utilizzo

appropriato dei singoli moduli ERP da parte degli

operatori;

� Competenze tecniche da parte dei coloro che si

occupano di gestione dei sistemi informativi.

Una percentuale molto alta di fallimenti o disfunzioni è legata alla

sottovalutazione degli aspetti legati alla gestione del

cambiamento nel modo di svolgere le operazioni e nella

formazione degli utenti finali. Può essere utile individuare dei key

user.

24

� Test e rilascio� Inizia a formazione del personale avvenuta e avviene

solitamente ad inizio esercizio

� Manutenzione� Manutenzione correttiva (ad es. aggiornamento

tabelle IVA)

� Manutenzione incrementativa (ad es. estensione copertura funzionale)

� Rinnovo

25

Valutazione delle funzionalità

� Affidabilità

� Mantenimento livello di prestazioni, soglia di tolleranza a guasti, salvaguardia dei database, controlli su inserimenti ed accessi

� Sicurezza

� Protezione da intrusioni, salvaguardia della privacy.

� Portabilità/Manutenibilità

� Adattamento a piattaforme hardware e sistemi operativi

� Scalabilità

� capacità di sopportare improvvisi aumenti di carichi di lavoro

� Copertura

� Possibilità di estensione funzionale successiva all’acquisto

� Flessibilità

� Livello di parametrizzazione possibile

� Usabilità

� Brevi tempi di apprendimento, disponibilità di manuali operativi

26

Caratteristiche tecniche funzionali

� Gestione multi-aziendale� Possibilità di gestire più aziende

� Multi-utenza� Capacità di accesso simultaneo al database di più utenti

� Multi-tasking� Possibilità di gestire più applicazioni

� Multi-currency� Possibilità di gestire valori monetari in più valute, effettuando

conversioni in automatico

� Esplorazione multidimensionale dei dati

� Possibilità di effettuare simulazioni

� Reporting avanzato� Possibilità per l’utente di costruire report personalizzati

27

Indice di qualità del software

� Si attribuisce un punteggio (ad es. da 1, cui corrisponde un giudizio di sufficienza, a 4, giudizio ottimo) per le qualitàfunzionali e le caratteristiche tecniche e si calcola un indice consistente nella proporzione tra punteggio conseguito e punteggio massimo conseguibile:

� Q(tot) = Q(r) / Q(max)

28

Valutazione economica: i costi

Scarsa qualità delle

informazioni

Inefficienze

ConsulenzeRinnovo

Rischi di inefficienze

Rischi di

malfunzionamento

Manutenzione

Aggiornamenti

Funzionamento

Ridisegno processi

Conversione e

trasferimento dati

Studi di fattibilità interni

Licenza

Hardware

Installazione

Formazione del personale

Consulenze esterne

Customizing

Start up

Costi indirettiCosti direttiCiclo di vita

TCO

Total Cost of

Ownership

29

� Impatti dell’IT su ricavi, costi e risultato èindiretto

� Spesso di manifesta in termini di miglioramento delle condizioni produttive:

�Efficienza amministrativa

�Tempi

�Reporting efficace

�Riduzione di personale

Valutazione economica: i benefici

30

Difficoltà di valutazione dei benefici

� Manifestazione nel lungo periodo

� Servono strumenti di rilevazione delle performance di processo idonei che dovrebbero essere disponibili prima dell’implementazione del software.

� Difficile scorporare i benefici ottenuti dal ridisegno dei processi da quelli ottenuti da software in sé.