Area di conoscenza INTEGRAZIONE: •Trasversale ai 5 gruppi di processi•Si articola in 6 processi

La gestione dell’integrazione del progetto è il vero lavoro del Project Manager che deve avere la visione di assieme di tutti i punti di vista del prj (costi, risorse, tempi, ecc…) per completare il progetto raggiungendone i deliverable come previsto dai diversi piani della sua schedulazione.

4.1 Sviluppare il Project Charter - è il processo di realizzazione del documento che autorizza formalmente un progetto a partire e che documenta gli obiettivi iniziali (e ad alto livello) che bisogna realizzare per soddisfare le esigenze degli stakeholder.4.2 Sviluppare il Piano di Project Management – è il processo che consente di documentare le azioni necessarie per definire, preparare, integrare e coordinare tutti i piani ausiliari.4.3 Dirigere e gestire il lavoro del progetto - è il processo di esecuzione del lavoro definito nel piano di Project Management e di gestione delle modifiche approvate che consentono di raggiungere gli obiettivi del progetto.4.4 Monitorare e controllare il lavoro del progetto - è il processo di rilevamento, revisione e rendicontazione dell’avanzamento del progetto al fine di conseguire gli obiettivi di prestazione definiti nel piano di Project Management.4.5 Eseguire il controllo integrato delle modifiche - è il processo di revisione di tutte le richieste di modifica, di approvazione delle modifiche e di gestione delle modifiche ai deliverable, agli asset dei processi organizzativi, ai documenti di progetto ed al piano di Project Management.4.6 Chiudere il progetto o una sua fase - è il processo di completamento di tutte le attività appartenenti a vari gruppi di processi di Project Management per completare a livello formale il progetto o una sua fase. Ha come output i deliverable del progetto.

Project Integration management (1/2)

4.1 Sviluppare il Project Charter

1.Inputs•Prj Statement of work•Business case•Accordi•Enterprice Env. Factror•Organizational process assets

2. Strumenti e tecniche•Esperti•Tecniche di facilitazione

3. Ouputs•Prj charter

4.2 Sviluppare il Piano di Project Management

1.Inputs

•PC•Output da altri processi•Enterprice Env. Factror•Organizational process assets

2. Strumenti e tecniche•Esperti•Tecniche di facilitazione

3. Ouputs•Prj Mngt Plan

4.3 Dirigere e gestire il lavoro del progetto

1.Inputs

•PMP•Modifiche approvate•Enterprice Env. Factror•Organizational process assets

2. Strumenti e tecniche•Esperti•PMIS•Riunioni

3. Ouputs•Deliverable di prj•Info su performance•Richieste di cambiamenti•PMP aggiornato•Doc.ti di prj agg.ti

E inoltre…

4.4 Monitorare e controllare il lavoro del progetto

1.Inputs•PM Plan•Previsione tempi e costi•Modifiche approvate•Info sulle performance•Enterprice Env. Factror•Organizational process assets

2. Strumenti e tecniche•Esperti•Analisi statistiche•PMIS•Riunioni

3. Ouputs•Richieste di modifiche•Report sulle performance•PM Plan aggiornato•Doc.ti di prj agg.ti

4.5 Eseguire il controllo integrato delle modifiche

1.Inputs

•PM Plan•Report su performance•Richieste di modifiche•Enterprice Env. Factror•Organizational process assets

2. Strumenti e tecniche•Esperti•Riunioni•Tools x il controllo

3. Ouputs•Richieste cambiamento approvate•Change log•PM Plan agg.to•Doc.ti di prj agg.ti

4.6 Chiudere il progetto o una sua fase

1.Inputs

•PM Plan•Accettazione formale dei deliverable•Organizational process assets

2. Strumenti e tecniche•Esperti•Analisi statistiche•Riunioni

3. Ouputs•Prodotti/servizi finali•Agg.to degli Organizational process assets

Project Integration management (2/2)

Enterprise Enviromental Factors (EEF) = Fattori ambientali aziendali = cosa ho a disposizione e quali regole devo rispettare per il mio lavoro:

1.Cultura e organizzazione aziendale2.Standard. Norme e regole legislative o di settore (ad es. normative di autorità di controllo, standard dei prodotti, standard di qualità e standard di abilità tecnica);3.Risorse umane esistenti (profilo, capacità, …)4.Sistemi di autorizzazione per stabilire chi e come formalmente autorizza il progetto o una sua fase intermedia5.Condizioni di mercato6.Tolleranza al rischio degli stakeholder7.DB commerciali8.Project Management Information System (PMIS) = Sistema informativo del Project Management (ad es. uno strumento automatizzato, quale uno strumento software di schedulazione, un sistema di gestione della configurazione, un sistema di raccolta e distribuzione delle informazioni, o interfacce web ad altri sistemi automatizzati on-line). In genere include:

1. Change mngt (gestione delle modifiche, chi può fare cosa e come)2. Configuration system (versioning documentale e di sistema)3. Authorization system (chi autorizza cosa e quando: workflow)

DIZIONARIO

Organization Process Assets (OPA) = come si deve fare un lavoro = procedure = std, guide e istruzioni di lavoro per:1.Modalità di gestione delle autorizzazioni: media da utilizzare, periodo di conservazione delle info nei DB, requisiti di sicurezza2.Procedure di qualità (= gestione dei problemi e dei difetti) che definiscono la tipologia di controlli necessari per la loro:

• identificazione,• risoluzione• tracciatura delle attività

•Procedure di gestione finanziaria (ad es. reporting sui tempi, codici di contabilità, revisioni costi e spese e disposizioni contrattualistiche)•Procedure di controllo del rischio, incluse le categorie di rischio, la definizione della probabilità e dell’impatto, la matrice di probabilità e impatto;•Template e form•Database di misurazione dei processi•Database delle lesson learned (Knowledge Management System)

DIZIONARIO

Statement Of Work (SOW) = capitolato del progetto = generalmente prodotto dallo sponsor, è il documento che descrive ad alto livello il prodotto/servizio da realizzare.Per progetti esterni è detto Procurement SOW e coincide con il disciplinare tecnico.

Contiene:1.descrizione dettagliata del progetto, delle sue fasi, delle attività che costituiscono ogni fase, delle tempistiche, degli output di ogni fase, delle date delle sue revisioni e delle sue milestone2.elenco dei requisiti e delle caratteristiche del prodotto/servizio da realizzare3.elenco delle persone, in termini di ruoli (profili necessari alle attività da realizzare) che prenderanno in carico ogni attività progettuale4.riferimenti a leggi, normative, standard e criteri di accettazione5.piano dei pagamenti riferiti alle diverse fasi del progetto secondo il Base Agreement e legato ad eventuali criteri di accettazione delle diverse fasi6.requisiti contrattuali come la gestione di eventuali proprietà intellettuali o quella degli accordi di riservatezza

DIZIONARIO

Business Case (BC) = documento in cui vengono giustificati gli investimenti necessari alla realizzazione del progetto/servizio. Contiene :

• i motivi per cui si richiede la realizzazione del progetto,• l’analisi dei costi/benefici

DIZIONARIO

Perché il progetto si deve realizzare?

Il gioco vale la candela?

I progetti devono essere selezionati solo in base a solide considerazioni di businessattraverso metodi e tecniche consolidate (NFV, PV, IRR, …)

Nei progetti multifase il BC deve essere revisionato periodicamente per verificarne l’effettiva validità/necessità e la possibilità che questo possa conseguire i benefici richiesti.

Baseline del Piano di Progetto:

Baseline di ambito ( contesto + WBS + dizionario WBS)+

Baseline tempi+

Baseline Costi

DIZIONARIO

Serve per misurare le prestazioni del progetto:

Dove sto? (realtà)vs

Dove dovrei essere? (previsione)

Peggior nemico:RISCHI non identificati o valutati correttamente

Strumenti:Azioni correttive, preventive e rimozione difetti

Piano di gestione delle modifiche:

DIZIONARIO

Documento che contiene:

• Le procedure di controllo• I livelli di autorizzazione• Comitato di gestione modifiche (ruoli e autorità)• Strumento per tracciare le modifiche

Le modifiche, prima di essere controllate e tracciate, devono essere prevenute con la progettazione e la gestione dei rischi

Prima di passare alla fase di approvazione di una modifica bisogna studiarne di alternative per vedere se esistono soluzioni più favorevoli

è il processo di scrittura del documento che autorizza formalmente l’avvio di un progetto: non c’è progetto senza PC! Documenta i requisiti iniziali che soddisfano le esigenze e le aspettative degli stakeholder. Il Project Charter fornisce al PM l’autorità per assegnare budget e risorse alle attività del progetto. Descrive , ad alto livello, i requisiti di progetto (ambito, tempi, costi, rischi, risorse, …) e inquadra il progetto all’interno della strategia aziendale. È emesso dallo sponsor e NON dal PM (a meno che il PM sia incaricato dallo sponsor).

4.1 Sviluppare il Project Charter - PC

• scopo, obiettivi misurabili (SMART goals Specific, Measurable, Agreed, Realist, Time-based) e relativi criteri di successo;• requisiti di alto livello;• descrizione del progetto di alto livello;• rischi di alto livello;• schedulazione sintetica milestone;• budget di massima;

• requisiti di approvazione • riferimenti (PM assegnato, sue responsabilità e suo livello di autorità);• nome e autorità dello sponsor o di altre persone che autorizzano il Project Charter.

Produrre il Project Charter• SOW

• Accordi (contratto)

• BC

Project charter

• EEF• OPA

• Interviste, riunioni• Esperti

1. Project title and description (cos’è il progetto?)

2. PM assigned and authority level (chi è il PM e quale la sua autorità? Nome e cognome)

3. Business Case (perché il prj deve essere fatto? Su quali basi finanziarie e di scenario di mercato si giustifica?)

4. Resorces pre-assigned (quali e quante risorse? Nomi e cognomi e ruolo)

5. Stakeholders (chi sono? E quale la loro influenza sul progetto?)

6. Requisiti degli Stakeholders (gli obiettivi degli sponsor)

7. Product/service description and deliverables (ad alto livello . Due date importanti: inizio e fine)

8. Measurable Project Objectives ( il prj come si inserisce nella strategia aziendale? Quali obiettivi strategici permette di raggiungere? Quali indicatori usare per la loro misura?)

9. Prj Approval Requirements (quali sono gli item di progetto che necessitano di approvazione? Chi approva?)

10. High level Prj Risk (quali i rischi? Quali le opportunità? SWOT analysis)

11. Firme

4.1 Sviluppare il Project Charter - Esempio

Esistono due classi di metodi:

4.1 Sviluppare il Project Charter: metodi di selezione del progetto

Metodi di misurazione dei beneficiApproccio comparativo•Murder board•Peer review•Scoring models•Modelli economici (determinazione del ROI)

• Present value • Net present value• Internal return rate • Payback period• Benefit-cost ratio

Metodi di ottimizzazione delle criticitàApproccio matematico•Linear programming•Integer programming•Dynamic programming•Multi-objective programming

4.1 Sviluppare il Project Charter: metodi di misurazione costi-benefici

Present value PV = FV / (1 + r)n, dove:PV= present value, FV= future value, r= tasso di sconto, n= periodo elimina il fattore tempo, attualizzando il valore futuro al presente, applicando nel periodo il tasso di sconto tra un anno, qual è il valore attuale di 100 euro al tasso del 5%?PV= 100 / (1+0,05) = 100 / 1,05 = 95, 24

Net Present value NPV = Somma di tutti i PV dei flussi di cassa (entrate e uscite) per poi confrontarliSe per esempio si tratta di scegliere tra il progetto A che dura 10 anni ed ha un NPV di 100 euro e il progetto B che dura 3 anni ed ha un NPV di 90 euro il progetto da scegliere è A perché ha un NPV maggiore di B. Il fatto che un progetto duri più o meno dell’altro non ha nessuna importanza perché nel calcolare l’NPV si è già tenuto conto del tempo attualizzando i flussi di cassa.

Internal Return Rate IRR = resa in % di un progettoPayback Period PP = tempo necessario affinché ci sia il pareggio tra i costi e i ricavi

Costo opportunità OC = NPV del progetto scartatoCosti sommersi (Sunt Cost) - SC = costi di somme non + recuperabiliCapitale circolante = liquidità del progetto = cassa + magazzino + crediti a breve termineAmmortmento - Depreciation = può essere a rata costante e a rata variabile (mutui, …)

Rapporto costi benefici BCR Benefit Cost Ratio = rapporto tra ricavi e costi. Favorevole se > 1

4.1 Sviluppare il Project Charter: metodi di misurazione costi-benefici

Dati due progetti A e B: A + favorevole a B, indipendentemente dal tempo se:

PV (A) > PV(B), oNPV (A) > NPV(B), oIRR (A) > IRR (B), o

BCR (A) > 1 > BCR (B)

Oppure se nel tempo:

PP(A) < PP(B)

è il processo di sviluppo del documento che integra tutte le pianificazioni, e gli eventuali successivi aggiornamenti, provenienti dagli output delle altre aree di conoscenza (i diversi punti di vista!). Deve essere realistico e formalmente approvato (firmato) dagli sponsor (inizialmente nel corso del kickoff meeting)

4.2 Sviluppare il Piano di progetto (Project Management Plan)

• Un piano per ognuna delle 10 aree di conoscenza• Performance measurement baseline, ovvero:

• scope (WBS),• schedule (Time)• cost baseline

• Requrements mngt plan (gestione dei requisiti-WBS)• Change mngt plan (come gestisco le modifiche al prj: how

& who, approval proc, Change Control Board, tracking). Può essere parte del PMInformation System

• Configuration mngt plan (come gestisco i cambiamenti ai deliverables e relativi doc). Può essere parte del PMInformation System

• Process improvement plan (riuso e miglioramento di processi esistenti)

Sviluppare il Piano di progetto

Project Management Plan (approved, realistic and formal)

• Project charter• Output da altri processi

• Pareri di Esperti• Tecniche facilitazione

(Interviste, riunioni,…)

• EEF• OPA

è la gestione dell’insieme delle attività previste nel piano di progetto e che consentono il raggiungimento dei deliverable di progetto.Le informazioni sullo stato di avanzamento del lavoro saranno inoltre utilizzate come input per il gruppo di processi di monitoraggio e controllo.Nel corso dell’esecuzione possono esserci richieste di modifica che devono essere tutte approvate da chi di competenza e che possono modificare il piano di progetto.La loro natura è di tipo:• Azioni correttive: finalizzate ad allineare le prestazioni effettive del progetto con quelle del Project Management Plan;• Azione preventive: finalizzate a ridurre la probabilità di subire le conseguenze negative associate ai rischi del progetto;• Correzioni di un difetto: finalizzate a riparare o a sostituire componenti difettosi.

4.3 Dirigere e gestire i lavori del progetto

4.3 Dirigere e gestire i lavori del progetto

Richieste di modifica da approvare

Eseguire il Piano di progetto

• Project deliverables• Work Performance data (indicatori -DIKW,

…)• Project Management Plan aggiornato• Documenti di progetto aggiornati

Project management Plan

• Interviste, riunioni• Esperti

• PM information system

Richieste di modifica approvate• EEF• OPA

Implementazione di modifica approvate

Insieme delle attività per:• garantire l’aderenza delle attività di progetto a quanto pianificato;• valutare le prestazioni per determinare l’eventuale necessità di azioni correttive o preventive, e successivamente raccomandare le azioni ritenute necessarie;• identificare nuovi rischi e analizzare, rilevare e monitorare i rischi di progetto esistenti;• mantenere un’accurata e tempestiva base informativa riguardo ai prodotti del progetto e alla documentazione associata, fino al completamento del progetto;• fornire informazioni per l’aggiornamento al PMP.

4.4 Monitorare e controllare il progetto

Misuring vs PMPInsieme di attività di misura e confronto

con quanto schedulato nel PMP

4.4 Monitorare e controllare il lavoro di progetto

Richieste di modifica da approvare (correttive, preventive, correzioni difetti)Monitorare e

controllare il progetto

• Project Management Plan aggiornato• Documenti di progetto aggiornati• Work Performance report (DIKW)

• Tecniche di analisi (regressione, trend, varianza, simulazioni, …• Interviste, riunioni

• Esperti• PM Information System

• Modifiche approvate

Previsioni di schedulazioni:•temporali•costi

• Project management Plan• Work Performance

Information (DIKW)

• EEF• OPA

è il processo di:1.revisione di tutte le richieste di modifica,2.valutazione dell’impatto della modifica si tutte le aree di conoscenza,3.ricerca di soluzioni alternative per minimizzare l’impatto sul PMP,4.ottenimento dell’approvazione della modifica, che può essere:

4.5 Eseguire il controllo integrato delle modifiche

Un sistema di gestione della configurazione con controllo integrato delle modifiche fornisce un modo standardizzato, efficace ed efficiente per gestire centralmente le

modifiche approvate e le baseline di un progetto.

Tipo modifica Chi approva

Esterna: Project charter sponsor

Interna: Baseline al PMP Change Control Board

Interna: non impatta il PMP PM

Ma anche:•mantenimento dell’integrità delle baseline integrando solo le modifiche approvate nel PMP e nei documenti di progetto;•coordinamento delle modifiche dell’intero progetto;•documentazione dell’impatto completo delle richieste di modifica.

4.5 Eseguire il controllo integrato delle modifiche

Eseguire il controllo

integrato del progetto

Aggiornamento a:•Change log delle richieste di modifica (tracciatura attività)•PMP aggiornato•Documenti di progetto aggiornati

Project management Plan

• Tecniche di analisi (regressione, trend, varianza, simulazioni, …)

• Interviste, riunioni• Esperti

• PM information system

• Richieste di modifica da approvare

• WPR• EEF• OPA

Richieste di modifica approvate

È l’insieme delle attività necessarie per la chiusura amministrativa del progetto o di una sua fase, incluse le metodologie step-by-step che interessano le attività necessarie per :• soddisfare i criteri di completamento o di uscita per la fase o il progetto;• trasferire i prodotti, servizi o risultati del progetto alla fase successiva o alla produzione e/o attività operative;• raccogliere gli archivi relativi al progetto o a una fase, verificare il successo o il fallimento del progetto, riunire le lesson learned e archiviare le informazioni di progetto per l’uso futuro da parte dell’organizzazione.

4.6 Chiudere il progetto o una sua fase

Deliverables di progetto o di fase consegnati

Chiudere il progetto o una

sua fase • PMP finale• Documenti di progetto finali• Change log richieste di modifiche

(tracciatura attività)• Asset aziendali aggiornati (DB, KMS, …)

• Project management Plan

• Tecniche di analisi• Interviste, riunioni

• Esperti• PM information system

• Delivarable di progetto o fase accettati• OPA

AvvioAvvio• Strategia

aziendale• Studio di

fattibilità• Analisi

costi/benefici• Business Plan• Definizione

obiettivi

ProgettazioneProgettazione

• Tempi• Risorse• Costi• Rischi• Qualità• Comunicazione• Approvvigionam

ento• Stakeholders

EsecuzioneEsecuzione

Rilevazione•Tempi effettivi•Costi effettiviConsolidamento•Approvazione dati•Inserimento datiVerifica•Analisi degli scostamenti•Analisi cause•Analisi rischiRipianificazione•Attuazione correttivi•Nuove stime a finire

ControlloControllo

ChiusuraChiusura

• Esame critico dei risultati

• Storicizzazione• Adeguamento

degli standard

TEMPOT0 - INIZIO T FINE

Project CHARTER Project PLAN DELIVERABLES

Il flusso dei dati: DATI -> INFORMAZIONI -> CONOSCENZA -> SAGGEZZA (DIKW schema)

Il flusso dei dati: DATI -> INFORMAZIONI -> REPORT (DIKW schema)

Processo Data Information Knowledge (report)

Dirigere e gestire i lavori:preleva dati da •ambito•tempi•costi•risorse•qualità•rischi•comunicazione,•Approvvigionamento•stakeholders

Rilevazione dati grezzi:

• Date inizio fine• n. modifiche• n. difetti• durate effettive• costi effettivi,• …

Monitorare e controllare il lavoro di progetto:colleziona i dati grezzi in informazioni correlate alle aree di conoscenza

Work Performance Information (WPI):•stato completamento fase,•previsioni di completamento,•…

Eseguire il controllo integrato e gestione delle comunicazionicolleziona le informazioni grezzi in report autoconsistenti di comunicazione e di diffusione dei risultati

Rappresentazione in documenti autoconsistenti:•note informative•rapporti,•report,•…