Instruzione per

Persone di riferimento.

Learning Management

System (LMS).

Pagina 2/30

Indice

1. Come posso ottenere l'accesso come azienda o persona di riferimento? ........................................... 3

1.1. Accesso come azienda o persona di riferimento.......................................................................... 3

1.2. Autorizzazione come persona di riferimento nel LMS .................................................................. 3

2. Accedere al LMS ................................................................................................................................... 4

2.1. Requisiti tecnici ............................................................................................................................. 4

2.2. Accesso LMS tramite RAS ........................................................................................................... 5

2.3. Accesso diretto LMS (via Google Authenticator).......................................................................... 5

2.3.1. Installare l‘App „Google Authenticator“ ......................................................................................... 5

2.3.2. Accedere al LMS .......................................................................................................................... 5

2.2.3. Cambia dispositivo collegato a LMS .............................................................................................. 7

3. Com’è l’interfaccia per me quale persona di contatto? ......................................................................... 8

3.1. Home ............................................................................................................................................ 8

3.2. Interfaccia LMS in veste di persona di contatto............................................................................ 8

3.3. Funzione di ricerca ....................................................................................................................... 9

4. In veste di persona di contatto, di quali funzioni ho bisogno per la gestione dei partecipanti? .......... 11

4.1. Funzione «I miei collaboratori»................................................................................................... 11

4.1.1. Procedura in caso di collaboratori mancanti .............................................................................. 13

4.1.2. Modifiche dei dati dei partecipanti / persone di riferimento ........................................................ 13

4.2. Eseguire/ritirare la registrazione per collaboratori ...................................................................... 13

4.3. Assegna/Rimuovi formazione o Programma .............................................................................. 18

4.4. Approvazioni ............................................................................................................................... 22

4.5. Visualizzazione del contenuto del corso e informazioni sui corsi futuri...................................... 23

4.6. Rilevare un sostituto per la persona di riferimento ..................................................................... 25

4.7. Utilizzare rapporti sull'attività di formazione dei vostri dipendenti .............................................. 27

5. Quali mail sono inviate in quale momento alla persona di riferimento? .............................................. 28

5.1. Conferma della registrazione ...................................................................................................... 28

5.2. Modifica del piano di formazione ................................................................................................ 28

5.3. Invito ........................................................................................................................................... 28

5.4. Richiesta di feedback e mail di conferma ................................................................................... 28

6. Quando ricevo le fatture? .................................................................................................................... 29

6.1. Momento del conteggio e dell’emissione della fattura ............................................................... 29

6.2. Procedura in caso di nuovo indirizzo dei creditori ...................................................................... 29

7. A chi mi posso rivolgere in caso di domande circa le funzioni utenti o problemi del sistema?........... 30

Pagina 3/30

1. Come posso ottenere l'accesso come azienda o persona diriferimento?

1.1. Accesso come azienda o persona di riferimentoTroverete informazioni, istruzioni e le forme di registrazione necessarie sul seguente sito web:www.ffs.ch/Formazioni

Per essere in grado di accedere all'LMS, è necessario essere registrati presso la FFS. La registrazionedeve essere effettuata nel seguente ordine:

1. Con il formulario: Registrazione per azienda e persone di riferimento o persone private« Formulario di registrazione Formazione FFS per aziende e persone di riferimento » /« Formulario di registrazione Formazione FFS per persone private »

2. Tenere i dati di accesso nel sistema (dopo circa 5 giorni lavorativi)3. Con il formulario: Registrazione per participanti (solo per azienda, no necessario per persone

private)« Formulario di registrazione Formazione FFS per partecipanti di aziende »

4. Dopo la conferma di registrazione positiva e possibilea. Persone di contatto, impiegati per partecipare a corsi di formazione selezionati comepartecipantib. I partecipanti si iscrivono ai corsi e alle attività preparatoriec. la persona di contatto che approva o respinge le iscrizioni dei corsi dai partecipanti.

1.2. Autorizzazione come persona di riferimento nel LMS

Se sei registrato come persona di riferimento nel LMS, hai accesso al tuo piano di formazionepersonale e inoltre hai accesso ai tuoi dipendenti o ai dipendenti della tua azienda che devonoessere gestiti da te.

Accesso come azienda opersona di riferimento.

Pagina 4/30

2. Accedere al LMS

2.1. Requisiti tecniciBrowser Internet compatibili impostazioni del browser

- Microsoft Internet Explorer- Microsoft Edge- Mozilla Firefox- Google Chrome- Safari

- Cookies: permetti sempre- Blocco popup: disabilitato- Modalità privata: disabilita sempre- Cache del browser: vuota, cancella la

cronologia.- Impostazione consigliata: elimina

automaticamente cronologia / cache delbrowser dopo ogni sessione.

Esistono due varianti per l'accesso all'LMS.

1. Accesso diretto a LMS (tramite Google Authenticator): questa voce può essere utilizzatada tutti gli utenti di LMS.∂ I documenti negli eventi / e-learnings non sono disponibili∂ I video sono riproducibili∂ Requisiti: smartphone con account Google o account App Store⋅ Le istruzioni per l'accesso sono disponibili al punto 2.3 e seguenti in questo manuale

2. Accesso a LMS tramite RAS: (solo in caso di necessità in consultazione con le FFS per lepersone di contatto e i privati).∂ Sono disponibili documenti negli eventi / e-learnings.∂ I video non sono riproducibili.∂ Informazioni su RAS @ home (ordine, installazione, autenticazione a due fattori,

registrazione RAS @ home) sono disponibili su www.ffs.ch/RAS (vedere anche lasezione "Maggiori informazioni").⋅ In questo manuale troverai le istruzioni per l'accesso con RAS attivato al punto 2.2.

Accesso al sistema LMS.

Pagina 5/30

1

3

2.2. Accesso LMS tramite RASSe si è effettuato l'accesso al dispositivo con RAS @ home, è possibile aprire l'LMS direttamente tramitequesto collegamento www.ffs.ch/sf

2.3. Accesso diretto LMS (via Google Authenticator)Il nuovo accesso LMS descritto di seguito sarà attivato non appena tutti i dati di contatto sono statieliminati. Sarà informato di conseguenza in questo momento. Fino ad allora, accedi come prima nel LMS.

L'accesso all'LMS richiede l'autenticazione bidirezionale tramite l'applicazione Google Authenticator. Lasezione successiva descrive l'installazione. Il processo di registrazione richiede che il processo diregistrazione sia stato completato.

2.3.1. Installare l‘App „Google Authenticator“Aprire Google Play Store (Samsung) o App Store (Apple) sul vostro Smartphone e installare l‘App«Google Authenticator».

Nota: Non è necessario collegare all'account Google o all'App Store dopo l'installazione dell'applicazione.L'applicazione è gratuita.

2.3.2. Accedere al LMSAprire il link LMS: www.ffs.ch/sfSarete portato al modulo di iscrizione.

Inserire il vostro numero d‘utente (Numero Eo UE).

Inserire il vostro password.Per l'immissione iniziale e / o se non siconosce la password, fare clic suPasswort Selfservice

Clic su Accedi.

Apple Android

2

1

2

3

Pagina 6/30

Prima entrata (il mio schermo): Rientro (il mio schermo ):

Aprire l‘App „Google Authenticator“ (ved. 2.3.1)e scansionare il codice a barre.

o

Selezionate „Inizia“ o „Aviva configurazione“ (a seconda di tipo di dispositivo) Clic “Leggi codice a barre” o „⊇“

Scansionare il codice a barre sul vostro schermo.Nota: se non si completa questo passaggio,l'utente verrà bloccato per 10 minuti.

Aprire l‘App „Google Authenticator“

Trasferire il numero visualizzato sullo smartphone alla finestra di login del LMS.Attenzione: se utilizzi Google Authenticator per altre applicazioni, vengono visualizzati più codici. Seleziona il codiceper LMS. I nomi dei codici possono essere rinominati per un'assegnazione più chiara.

Nota: a seconda del tipo di smartphone o della versione operativa, la visualizzazione può variare.

1

2

3

1

23

Pagina 7/30

2.2.3. Cambia dispositivo collegato a LMSUna volta che Google Authenticator è collegato a LMS su un dispositivo, nessun altro dispositivo puòessere utilizzato per accedere.

Per cambiare apparecchio, grazie per annunciarvi al supporto tramite ilmodulo.https://company.sbb.ch/it/impieghi-carriera/esperienze-professionali/formazioni-continue-privati-ditte/modulo-di-contatto-lms-user.html

Dopo l'annullamento del vecchio dispositivo, un nuovo deve essere ordinare tramite Google authenticorper accedere a LMS.

Pagina 8/30

3. Com’è l’interfaccia per me quale persona di contatto?

3.1. HomePer passare alla visualizzazione dei corsi, procedere come segue.

Fare clic su Home.

Selezionare Apprendimento.

A questo punto si raggiunge il proprio piano di formazione.

3.2. Interfaccia LMS in veste di persona di contatto

2

1

2

Navigazione.

Pagina 9/30

La veduta in LMS corrisponde a quella di un superiore alle FFS. Lei ha accesso al suo piano diformazione personale e al piano di formazione dei collaboratori registrati della sua ditta. Qui trova insintesi tutte le informazioni rilevanti sul suo LMS e sui collaboratori della sua ditta.

Nota: poiché il layout di SF LMS viene aggiornato da rilascio a rilascio, potrebbero verificarsi delle differenzenell'aspetto.

3.3. Funzione di ricercaLa ricerca nel catalogo che si trova sotto la scheda «Formazione» le permette di effettuare una ricercaper parole chiave.

Può restringere la ricerca usando determinate parole chiave e Clic su «Vai» oppure può fare clicsull’hyperlink «Sfoglia per argomento» per visualizzare tutte le formazioni.Di seguito si continua a lavorare con la seconda variante (cliccando su «sfoglia per argomento»).

Si visualizzano tutti i corsi di formazione che possono essere ordinati per terzi.

Pagina 10/30

Su questa pagina ha a disposizione le funzioni seguenti per affinare la ricerca.

Effettuare la ricerca per parole chiave

Restringere la ricerca in base a Categoria, Materia e Lingua utilizzata

Mostrare le date dei corsi in un calendario del corso

23

1

1

2

3

Pagina 11/30

4. In veste di persona di contatto, di quali funzioni ho bisogno per lagestione dei partecipanti?

4.1. Funzione «I miei collaboratori»Come persona di contatto può gestire tutte le funzioni che riguardano i collaboratori della dittasull’interfaccia I miei collaboratori.

Selezionare I miei collaboratori.

Gestione dei partecipanti.

Pagina 12/30

Veduta della pagina I miei collaboratori

Sul lato sinistro appaiono tutti i collaboratori registrati. (Per maggiore chiarezza, in questoesempio si lavora con un COLL registrato).

Appare il piano di formazione del collaboratore selezionato. Per una migliore panoramica qui èpossibile restringere la ricerca.

I «Collegamenti del supervisore» sono molto importanti. In questo campo, con un clic è possibileeseguire in LMS le attività seguenti:- Registra/Ritira dipendenti (per maggior dettagli vedi il punto 4.2)- Assegna/Rimuovi formazione (per maggior dettagli vedi il punto 4.3)- Approvazioni (per maggior dettagli vedi il punto 4.4)- Rapporti: è possibile accedere ai corsi completati dei tuoi dipendenti qui (punto 4.7)- Dashboard (attualmente non è utilizzata)

Lo stato può essere visualizzato per ciascun collaboratore e offre una panoramica sulla suacronologia didattica (formazioni già concluse) e sulle formazioni in corso (o curriculum /programmi).

Utilizzando la casella "Stato" e il piano di formazione, è facile avere una panoramica dei percorsipianificati e completati di un collaboratore.

4

2

3

1

1

2

3

4

Pagina 13/30

4.1.1. Procedura in caso di collaboratori mancantiSe non vedete tutti i nomi dei dipendenti per i quali sei responsabile nella colonna di sinistra, ci sono duemotivi.

1. Il dipendente non è ancora stato registrato. In questo caso, si prega di registrare i dipendenti inanticipo (ved. punto 1.1).

2. Il dipendente ha già un numero di UE, ma non è ancora visibile. In questo caso, contattare ilsupporto tramite il modulo di contatto (ved. punto 7).

4.1.2. Modifiche dei dati dei partecipanti / persone di riferimentoPer le modifiche dei nomi, le modifiche delle persone di contatto e dei partecipanti (ad esempio,l'eliminazione di un utente), registrare le modifiche a registrierung.bildung@sbb.ch con il numero di utentecorrispondente (numero UE- / E).

4.2. Eseguire/ritirare la registrazione per collaboratoriPer registrare i collaboratori a un corso di formazione si prega di procedere come segue.

Nel riquadro «Collegamenti del supervisore» Clic sull’hyperlink Registra/Ritira dipendenti.

Selezionare Registra dipendenti.

Nota: qualora desideri ritirare nuovamente un collaboratore da un corso di formazione, la preghiamo diselezionare Ritira utenti. In tal caso si devono osservare le CG delle FFS.

Pagina 14/30

Clic dal parte Elementi, programmi e curriculum su Aggiungi.

Cercare l’elemento, il programmo o curriculum desiderato.

Selezionare l’elemento desiderato.

Pagina 15/30

Selezionare dipendenti Aggiungi.

Adesso appariranno tutti i dipendenti registrati, di cui sei la persona di riferimento.

Selezionare la persona che desideri accedere. Naturalmente potete registrare più di una personacontemporaneamente mettendo più puntatori

Clic su Aggiungi.

1

2

2

1

Pagina 16/30

Ancora una volta, avete la possibilità di rimuovere i singoli dipendenti selezionati facendo clic suRimuovi

Facoltativo: qui è possibile inserire un commento sul dipendente. Puoi utilizzare il campoCommenti se desideri che il riferimento dei partecipanti venga visualizzato sulla fattura. Perfarlo, immettere il riferimento come segue nel campo di commento (vedere la schermata distampa sotto): Rif: "Il testo". Il riferimento apparirà nel campo di commento sulla fattura seinserito correttamente.

Clic su Continua.

1

2

3

21

3

Pagina 17/30

Selzionare Registra dipendenti.

Clic su Chuidi.

Per controllare la registrazione, si deve ritornare su I miei collaboratori. Il corso di formazione oradovrebbe apparire sul piano di formazione del collaboratore e lo stato dovrebbe essere su Iscritto.

Ha registrato con successo il collaboratore all’offerta di programmazione.Nota relativa alla registrazione al corso di formazione: non è possibile prenotare in anticipo le offerte diprogrammazione.

LMS per Esperti

Pagina 18/30

4.3. Assegna/Rimuovi formazione o ProgrammaQualora desideri indicare a un collaboratore un corso di formazione o una programma interessante, masenza registrarlo direttamente, ha a disposizione la possibilità seguente.

Selezionare Assegna formazione.

Selezionare sotto Elementi, programmi e curriculum Aggiungi.

Cercare l’elemento, programma o curriculum desiderato.

Pagina 19/30

Selezionare l’elemento desiderato.

Selezionare Dipendenti Aggiungi.

Adesso appariranno tutti i dipendenti registrati, di cui sei la persona di riferimento.

Pagina 20/30

Selezionare le persone desiderati.

Clic su Aggiungi.

Clic su Continua.

Dopo il clic su Assegna allenamento, il programma viene assegnato.

1

2

1

2

Pagina 21/30

Il risultato sul piano di formazione del collaboratore è il seguente:

L’offerta appare sul piano di formazione del collaboratore. Lo stato in questo esempio tuttavia è suAPPROVAZIONE RICHIESTA. Ciò è dovuto al fatto che attualmente non ci sono date pianificate per talecorso di formazione (se ci fossero date pianificate lo stato sarebbe su ASSEGNATO).

Gli elementi assegnati possono essere nuovamente eliminati dal piano di formazione in maniera moltosemplice.

Selezionare il triangolo invertito in corrispondenza dello stato.

Selezionare la funzione desiderata, ad esempio Rimuovi.

1

2

2

1

Pagina 22/30

4.4. ApprovazioniPer alcune formazioni, i collaboratori possono registrarsi autonomamente nel sistema LMS. Quandoqualcuno si è registrato a un corso di formazione per cui è prevista un’approvazione, lei quale persona dicontatto deve autorizzare la partecipazione al corso. Riceverà un’e-mail che le indica tale approvazione insospeso. In cima al suo piano di formazione personale appare inoltre una frase di avviso in rosso («Leiha richieste di approvazione in sospeso»).

Per confermare le approvazioni in sospeso procedere nel modo seguente:

Clic su Approvazioni.

A questo punto può approvare oppure rifiutare la partecipazione al corso. Se desidera prendere unadecisione in un momento successivo, ad es. dopo averne parlato con il collaboratore, può ignorare larelativa richiesta. In questo esempio viene concessa l’approvazione.

Fare clic su Approva e Avanti.

Se lo desidera può rilevare anche i motivi dell’approvazione (o anche del rifiuto) nel riquadro deicommenti. Clic su Avanti.

Pagina 23/30

Clic su Conferma per terminare la procedura.

Ora ha confermato con successo l’approvazione.

4.5. Visualizzazione del contenuto del corso e informazioni sui corsi futuriNel LMS, è possibile chiamare la posizione e la data e ulteriori informazioni. Inoltre, tutti i documentipossono essere aperti per la preparazione.

Selezionare il collaborato desiderato

Selezionare il corso con un clic sul titolo

1

2

1

2

Pagina 24/30

Quando si seleziona Visualizza registrazione, trovate le informazioni sul tempo e sullo spazio peril corso registrato.

Con Visualizza dettagli, è inoltre possibile trovare informazioni dettagliate sull'orario esatto e sulluogo dei singoli giorni nonché sui dati di contatto del tirocinante.

1

2

2

1

Pagina 25/30

4.6. Rilevare un sostituto per la persona di riferimentoSe in qualità di persona di riferimento desidera registrare un sostituto che svolga i suoi compiti in LMS (ades. come sostituto per il periodo delle vacanze), può realizzare tale operazione autonomamente nel sistema.

Nota: questa persona deve essere registrata come partecipante al LMS.

Clic su Opzioni e impostazioni.

Clic su Aggiungi.

Cerca e seleziona la persona con il nome / il nome. In alternativa, è anche possibile cercare ilnumero di utente (numero E / UE) sotto Ricerca avanzata

1

1

Pagina 26/30

Selezionare autorizzazioni predefinite. Nota: Se si seleziona il deputato inattivo, la sostituzioneviene nuovamente impostata inattiva.

Clic Salva

Nota: le modifiche alla versione di lingua, alle zone temporali e alle opzioni di versione di linguainfluenzano l'intera scheda Formazione e le notifiche di posta.

2

3

2

3

Pagina 27/30

4.7. Utilizzare rapporti sull'attività di formazione dei vostri dipendentiÈ possibile utilizzare i rapporti d'azione per valutare i corsi completati (corsi e e-learning) dei vostridipendenti.

Clic Report.

Clic A Report für Vorgesetzte

Selezionare collaboratori diretti

Selezionare il periodo desiderato

Selezionare la località di destinazione desiderata: Browser o File locale

Selezionare il formato report: PDF

Clic Esegui report.

1

2

3

45

1

2

3

4

5

Pagina 28/30

5. Quali mail sono inviate in quale momento alla persona diriferimento?

Per ciascun partecipante deve essere fornito un indirizzo e-mail personale. Se l'indirizzo di postaelettronica della persona di contatto è memorizzato, è il compito del riferimento di inoltrare le notifichecorrispondenti ai partecipanti.

5.1. Conferma della registrazioneSubito dopo la registrazione, il sistema invia automaticamente una conferma di registrazione. Taleconferma di registrazione è inviata al partecipante e alla persona di contatto.

5.2. Modifica del piano di formazioneIl giorno seguente alla registrazione, tra le ore 7.00 e le 8.00, il sistema invia un messaggio automatico alpartecipante, indicando che il piano di formazione è stato modificato.

5.3. InvitoDa 30 a 14 giorni prima dello svolgimento del corso di formazione, l’Amministrazione della formazionedella Formazione FFS emette un cosiddetto invito ad hoc. Tale invito è inviato ai partecipanti e contienetutte le informazioni importanti sul corso di formazione, nonché documenti supplementari come un pianoschematico.

5.4. Richiesta di feedback e mail di confermaDopo lo svolgimento del corso e quando il formatore ha confermato la partecipazione nel sistema, ilsistema invia automaticamente un messaggio ai partecipanti con la richiesta di compilare il feedback. Ilfeedback si trova sul piano di formazione del partecipante.

La persona di contatto riceve al contempo una mail di conferma automatica, indicando che il partecipanteha svolto il corso di formazione.

Avvisi.

Pagina 29/30

6. Quando ricevo le fatture?In LMS viene fatturato ogni corso di formazione. Ciò avviene mensilmente. Per ogni ditta viene emessauna fattura ogni mese. Se avete registrato un riferimento nell'applicazione partecipante, questo vienevisualizzato nella fattura

6.1. Momento del conteggio e dell’emissione della fatturaIl periodo di liquidazione è dal 26 al mese precedente al 25 del mese corrente. L'ultimo giorno del mesele fatture vengono create e inviate. Nella prima settimana del mese successivo la fattura viene effettuatadal contatto della società.

Esempio: il 31 marzo verrà creata e inviata la fattura per il mese di marzo o per il periodo dal 26 febbraioal 25 marzo. La fattura verrà inviata alla persona di contatto nella prima settimana di aprile.

6.2. Procedura in caso di nuovo indirizzo dei creditoriLa persona di contatto invia una e-mail con i nuovi dettagli così come il numero di utente (numero UE- /E) a bildung.dritte@sbb.ch.

Fatturazione

Pagina 30/30

7. A chi mi posso rivolgere in caso di domande circa le funzioni utentio problemi del sistema?

Se ha domande concernenti il sistema LMS, la preghiamo di comunicare la sua richiesta tramite ilcontatto nell’Intranet.

www.ffs.ch/formazione

Supporto.