Indices transfert des données extracomptables · 2019. 7. 3. · 3 / 15 Indices – transfert des...

Indices – transfert des données extracomptables

Paie 2 version 2.5.9

Avril 2018

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Indices – transfert des données comptables

TABLE DES MATIERES

1. Objectif et prerequis .....................................................................................................3 1.1 Objectif d’Indices .................................................................................................. 3 1.2 Prérequis ............................................................................................................... 3

2. Mise à jour des fiches salaries .....................................................................................4 2.1 La fiche Fonction .................................................................................................. 4 2.2 Nombre de Formation ........................................................................................... 6 2.3 Nombre d’enfants à Charge .................................................................................. 7 2.4 Motif du recours au CDD ...................................................................................... 7

3. Export Indices ...............................................................................................................8 3.1 Paramétrage de l’utilitaire ..................................................................................... 9

Période : ........................................................................................................................................ 10 Transfert automatique ................................................................................................................... 10 Export données chiffrées ............................................................................................................... 10 Anonymiser les données ............................................................................................................... 10 Ajout – Modification du paramétrage : ........................................................................................... 10

3.2 Export des données .............................................................................................13 3.2.1 Grille des éléments exportés ............................................................................................. 13 3.2.2 Enregistrer le fichier au format XML pour la FNOGEC ..................................................... 14 3.2.3 Import sur le site de Indices en manuel : ........................................................................... 15

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1. OBJECTIF ET PREREQUIS

1.1 Objectif d’Indices

L’objectif de la plateforme Indices de la Fnogec est de mettre à disposition des établissements, de façon individuel, des dossiers de gestion. Ces derniers ont pour objectif d’être de véritables outils d’aide à la décision, sous la forme de tableaux de bord, pour les chefs d’établissement et l’Ogec.

1.2 Prérequis

Utilitaire intégré au logiciel Magister Paie² pour permettre de déposer des données

anonymes et sécurisées dans le but de réaliser des statistiques consolidées sur le site

de la FNOGEC.

Chaque Ogec doit communiquer un certain nombre d’informations

extracomptables concernant la paie de ses salariés sur la période de l’année

scolaire.

La fiche fonction des salariés dépendant de la convention 3211 CC EPNL doit être

impérativement complétée (prérequis).

Nouveautés 2016 - 2017

- Ajout du motif recours à un CDD - Ajout du nombre d’enfant à charge - Ajout du nombre d’heures supplémentaires, d’heures complémentaire à 10 et celle à

25% - Ajout du nom patronymique - Ajout du lieu de naissance - Ajout de la notion mois et année (permettant d’avoir le détail des données mois par

mois pour un salarié - Suppression de la notion Exercice

Nouveautés 2015 - 2016

- Les fonctions des salariés ne dépendant pas de convention CC EPNL. Ils

doivent être déclarées notamment pour les établissements scolaires agricoles.

- Notion d’aménagement du temps de travail et de nombre de formations

suivies dans l’année.

- Eléments chiffrés, ajout du total des retenues Salariales et patronales.


2. MISE A JOUR DES FICHES SALARIES

2.1 La fiche Fonction

Pour l’export Indice version 2015, toutes les fiches fonctions doivent être renseignées

non seulement pour les salariés relevant de la convention CC EPNL mais aussi pour

les autres salariés notamment pour ceux des établissements agricoles.

Dans ces cas, les fiches fonctions ne seront pas utilisées pour le calcul du salaire

indiciaire comme pour les salariés CC EPNL.

Dans le logiciel de paie, vous devez activer la fiche fonction pour pouvoir l’utiliser :

Fichier Paramétrer Dossiers => onglet Options.

Cochez la case : Gestion de carrière puis validez votre modification.


Dans les fiches salariées :

En complément des 80 fonctions des fiches PSAEE, nous avons rajouté 19 fonctions

qui doivent vous permettre de définir les postes des salariés non PSAEE comme votre

Chef d’établissement (fonction 101) ou les fonctions utilisées dans les établissements

agricoles.

On remarquera que la strate est OOO. Ces fonctions ne peuvent donc pas

permettre la définition d’une strate d’appartenance.

Vous devez donc paramétrer une fiche fonction pour chacun de vos salariés.


Pour l’ensemble des salariés, vous devez spécifier la zone : Aménagement TT

Pour les salariés qui ne dépendent pas de la convention 3211 : CC EPNL soit les chefs

d’établissements, les surveillants, les fonctions en établissements Agricoles…, vous

devez uniquement référencer la ou leurs fonctions avec une répartition à 100 % sans

valoriser les critères (technicité, Responsabilité, Autonomie, Communication et

management).

Attention, vous ne devez pas pour ces salariés uniquement :

Cliquer sur le bouton : Mise à jour Salarié

En effet, le nombre de points attribués à ces salariés ne dépend pas de la fiche

fonction et vous ne devez pas actualiser leur fiche à partir de ce bouton.

2.2 Nombre de Formation

Dans la fiche « salarié », nous avons ajouté un champ pour permettre la saisie du

nombre de formation effectué dans l’année (Onglet identité) :


2.3 Nombre d’enfants à Charge

Dans la fiche « salarié », au niveau de l’Onglet Enfant, il faut bien remplir le nombre

d’enfants à charge pour le salarié.

Dans le cas où le salarié n’a plus d’enfant à charge. Il faut bien penser à indiquer la

valeur 0.

2.4 Motif du recours au CDD

Comme pour la Déclaration Sociale Nominative (D.S.N), le motif du recours à un CDD est maintenant remonté vers Indices. Il est donc très important de le renseigner dans la fiche du salarié au niveau de l’onglet mouvement.


3. EXPORT INDICES

L’utilitaire Export Indices est directement accessible depuis le logiciel Magister Paie²,

par son menu Outils

Fichier Utilitaires Outils

Sélectionnez ExportIndices, puis cliquez sur OK


3.1 Paramétrage de l’utilitaire

Si le logiciel ne contient qu’un seul établissement, il sera sélectionné par défaut et le paramétrage apparaitra automatiquement. S’il existe plusieurs établissements, vous devez sélectionner un des établissements pour que ce paramétrage soit chargé dans l’utilitaire : Sélectionnez un établissement dans la liste

Le paramétrage par défaut apparaît :


Période :

Vous devez indiquer le mois de départ et le mois de fin concernant la période que vous souhaitez envoyer à Indices. En effet, dans les nouveautés 2016-2017, vous envoyez le détails mois par mois concernant chaque salarié et non plus le cumul sur l’exercice scolaire.

Transfert automatique

Si la case est cochée, le fichier sera automatiquement déposé sur le site de la Fnogec. Export données chiffrées

Vous pouvez très bien ne pas souhaiter envoyer des données chiffrées, dans ce cas décochez la case. Le paramétrage des rubriques du chapitre suivant ne sera pas possible.

Anonymiser les données

En cochant cette case, vous n’enverrez pas les données « personnelles » du salairé (nom, prénom, …) Ajout – Modification du paramétrage :

Le paramétrage proposé correspond aux rubriques du Standard qui sont existantes normalement dans tous les établissements. Vous avez peut-être utilisé d’autres rubriques que notre standard. Vous devez compléter le paramétrage existant.

Cliquez sur pour ajouter une rubrique de Magister Paie² :

Catégorie Indices : 9 catégories sont demandées par Indices :

Salaire Brut

Supplément familial

Indemnité de résidence

Avantages en nature

Heures supplémentaires

Indemnités de fin de contrat

Indemnités journalières de Sécurité Sociale

Cotisations Salariales

Cotisations Patronales


Les rubriques de paie que vous ajoutez manuellement, devront impérativement faire partie de l’une de ces 7 catégories. Ces catégories permettent de faire des regroupements pour Indices. Sélectionnez dans la liste, une catégorie (il n’est pas possible de créer une autre catégorie Indices) :

Catégorie, Rubrique et Libellé Rubrique

Ces éléments permettent de lier à la catégorie Indices, la catégorie dans Magister Paie² puis une des rubriques appartenant à la catégorie sélectionnée. Le libellé est ramené automatiquement

Type et valeur

Sélectionnez la part de la rubrique que vous allez utiliser (principalement, il s’agira de la part salariale et montant)

Vous pouvez cependant sélectionner Part Patronale et la base ou le taux d’une rubrique si le paramétrage de la rubrique de paie le nécessite.

Indemnité fin de Contrat :

De nombreuses rubriques personnalisées ont été créées au fil du temps et il n’est pas possible de proposer un paramétrage par défaut. Cette catégorie Indices apparait en rouge pour signaler qu’aucune rubrique n’a été associée à cette catégorie Indices.

Vous devez donc paramétrer obligatoirement cette zone. Vérifier à l’aide d’un bulletin récapitulatif si vous avez bien paramétré toutes les rubriques que vous avez utilisées dans votre paie. Si vous vous êtes trompés de rubriques, vous pouvez les supprimer (sélectionnez la

rubrique à enlever) en cliquant sur .


Si vous avez terminé avec votre paramétrage, cliquez sur .

Vous pouvez aussi revenir au dernier paramétrage enregistré en cliquant sur .

Exporter non Actif

Le bouton est inactif tant que toutes les catégories ne sont pas paramétrées avec au moins une rubrique de Magister Paie². Au premier chargement, la catégorie « Indemnité fin de contrat » ne contenant aucune rubrique, il est normal que le bouton d’export soit grisés.

le bouton devient Le paramétrage est enregistré pour chaque établissement. Il peut donc être différent d’un établissement à l’autre. Lorsque vous sortez de l’utilitaire et que vous revenez plus tard, le paramétrage est vide car vous devez sélectionner à chaque fois l’établissement sur lequel vous souhaitez travailler et ainsi charger un paramétrage potentiellement différent.


3.2 Export des données

Le bouton va permettre de générer

Une grille des éléments exportés pour contrôle visuel.

Un fichier XML (fichier déposé automatiquement ou manuellement sur le

site de la Fnogec)

Un certain nombre d’information correspond à des nomenclatures.

L’utilitaire contrôle que ces informations sont présentes et cohérentes. En

cas d’erreur, un fichier de trace est généré

3.2.1 Grille des éléments exportés

Cet aperçu n’est pas le fichier transmis à Indices. Il doit vous permettre uniquement de vérifier les informations qui vont être transmises. Pour cette raison, nous avons intégré le nom des salariés dans cet aperçu bien que cet élément ne soit pas demandé. Cet aperçu vous offre deux onglets :

- L’onglet regroupement :

Ce tableau regroupe les données « salariés par salariés ». L’icône devant le matricule du salarié vous permet de voir les informations mois par mois.

- L’onglet tableau : A la différence du « Regroupement », ce tableau vous offre directement le détail pour chaque salarié et mois par mois.

Vous pouvez exporter directement dans une feuille Excel .


3.2.2 Enregistrer le fichier au format XML pour la FNOGEC

L’utilitaire vous demande de sélectionner le chemin pour le fichier :

Vous pouvez sélectionner le chemin de votre choix. Notez-le afin de retrouver le fichier à déposer sur le site de la Fnogec. Le nom du fichier se décompose de la façon suivante : Libellé : IndicesExtra_ Numéro de Siret de l’établissement : 123456789…_ Année : il s’agit de l’année de début (01 septembre) .xml : il s’agit du format du fichier. Une copie du fichier est systématiquement enregistrée dans :

c:\magister\ComptaPaie\paie2\outils\xml\

Vous pouvez retrouver l’emplacement de ce fichier en utilisant directement l’option :


3.2.3 Import sur le site de Indices en manuel :

Vous devez vous connecter sur le site : https://www.isidoor.org/indices/ Le lien vers le site est accessible à travers l’utilitaire d’Axess-Education via l’icône :

https://www.isidoor.org/indices/

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