Il ruolo della classificazione nelle nuove forme di …•Classificazione dei documenti: attività...

Il ruolo della classificazione nelle

nuove forme di produzione

documentaria in rete e nei sistemi cloud

Mariella Guercio, Associazione nazionale archivistica italiana, [email protected]

contenuti

• Classificazione d’archivio o indicizzazione?

• Strumenti per la gestione e tenuta di archivi digitali: principi e metodo per la sostenibilità di un sistema di classificazione condiviso

– il piano di classificazione

– il piano per la formazione dei fascicoli

– vincoli e potenzialità della classificazione d’archivio per una rete di istituzioni

• Obblighi e contraddizioni nel sistema normativo nazionale

• Lo stato dell’arte: luci e ombre nello sviluppo e nell’adozione dei sistemi di classificazione e nella formazione di archivi digitali

la riflessione teorica in corso: classificazione d’archivio o indicizzazione?

modelli a confronto

• indicizzazione per l’e-discovery di contenuti

– Google e qualunque sistema di parole chiave (inclusi gli strumenti di indicizzazione semantica) ti restituiscono 100.000 risposte

• classificazione per la ricerca di documenti amministrativi

– il sistema documentario dotato di un buon titolario ti fornisce la risposta giusta nel contesto organizzativo e amministrativo di cui hai bisogno

a condizione che…

indicizzazione (semantica) e documenti

• Indipendentemente dalla intitolazione e dalla struttura del documento rappresenta ed estrae il significato e i contenuti concettuali del documento utilizzando parole chiave, soggetti, simboli

• L’indicizzazione semantica Implica attività (impegnative) di analisi concettuale dei contenuti da indicizzare e la loro traduzione in un linguaggio specifico di indicizzazione (possibilmente comprensibile dai sistemi informatici)

• Le relazioni con altri documenti sono basate sui contenuti e sui significati che l’analisi semantica ha evidenziato

tipologie di indicizzazione

• Indicizzazione assegnata

– implica una impegnativa analisi manuale del contenuto del documento e l’utilizzo di termini sulla base di un vocabolario controllato�

• Indicizzazione derivata

– utilizza e seleziona termini tratti dal testo del documento manualmente o in automatico

• Parole chiave

– vocabolario non controllato, nel quale, come nel linguaggio naturale, un parola può avere più significati diversi e lo stesso concetto può essere espresso con parole diverse (Paola Geretto)

classificazione d’archivio = classificazione funzionale

• Analizza la funzione del documento in relazione alle esigenze organizzative e di lavoro dell’ente che produce (forma, spedisce , acquisisce, riceve) il documento

• In quanto attività e strumento operativi, è costituita da una struttura di indici/denominazioni di voci che:

– a livello alto traduce in forma astratta la gerarchia delle funzioni del soggetto produttore dell’archivio in formazione e

– a livello inferiore governa il concreto aggregarsi dei documenti (attraverso i piani di formazione dell’archivio)

classificazione d’archivio: il cloud non fa la differenza

• La classificazione d’archivio (intrinsecamente correlata con la creazione di aggregazioni di documenti funzionali e correttamente applicata) non è influenzata dalla presenza di sistemi cloud (privati) per i servizi di gestione documentale

• I nodi concettuali non riguardano la modalità di gestire in rete il servizio di classificazione, bensì– la funzione logica attribuita alla classificazione

– le relazioni tra classificazione e organizzazione funzionale dei documenti

– la distribuzione delle responsabilità di gestione, di monitoraggio e di aggiornamento del sistema all’interno dell’ente

– i modi per garantire l’allineamento del piano nei casi di sistemi condivisi tra più enti

classificare per un sistema archivistico unitario

• Non è questione di pochi addetti

• Ma è questione che deve interessare tutto l’ente, in quanto fonte di informazione e di garanzia

in quanto sistema a supporto del lavoro amministrativo l’archivio

• È unitario (basato su principi di uniformità ricostruibili e conosciuti dai dipendenti)

• È trasversale a tutto l’ente

• coinvolge attivamente tutto il personale

• assicura la continuità della memoria

Tutti devono comprendere l’architettura del sistema e contribuire a garantirne la qualità

• Come? utilizzando strumenti e metodi finalizzati a organizzare i documenti secondo una logica comune attraverso

– il sistema di classificazione (predisposto in modo semplice e comprensibile per tutto l’ente)

– e, soprattutto in ambiente digitale, il piano di formazione delle aggregazioni documentali

classificare e organizzare i documenti

• Classificazione dei documenti: attività che attribuisce tutti i documenti d’archivio (record) a classi funzionali al fine di definire relazioni stabili che si traducono in aggregazioni persistenti (e razionali): guida la creazione di fascicoli e serie

• Il piano di classificazione si applica in modo sistematico a tutti i documenti dell’ente, incluse le e-mail, i documenti interni, i sistemi informativi gestiti da applicazioni verticali:

– il piano di classificazione individua e descrive il sistema documentario dell’ente al fine di governarne la tenuta

come classificare: utilizzare linee guida e strumenti operativi - 1

Servono linee guida semplici e chiare (in vista di una gestione distribuitadel lavoro di classificazione)

• per garantire l’applicazione coerente e uniforme del piano di classificazione all’interno del soggetto produttore

• per governare la complessità dei flussi documentari disponibili (sistema di protocollo, caselle email certificate, funzionali, personali, sito web istituzionale, applicativi sviluppati nei silos verticali)

come classificare: utilizzare linee guida e strumenti operativi - 1

• Servono piani di classificazione e di formazione dei fascicoli:

– per gestire la fase transitoria, governando il passaggio dai fascicoli cartacei ai fascicoli informatici e gestendo con competenza gli archivi ibridi

– per assicurare la condivisione senza ricorrere all’uso di complicati e costosi work-flow o a un uso ridondante della posta elettronica (istituzionale e non)

– per gestire in modo operativo lo scarto e mantenere gli archivi funzionali

raccogliere la sfida degli archivi ibridi

• La convivenza ( non sempre governata) di documenti cartacei e digitali è un nodo centrale

• La conversione digitale invece di produrre coerenza e uniformità ha finora spesso determinato, paradossalmente, più frammentazione edisallineamento del passato (come nel caso della conservazione a norma)

classificare documenti e relazioni significa garantire stabilità e certezza

• La classificazione archivistica in grado di governare la formazione dei fascicoli e delle aggregazioni garantisce:

– completezza della documentazione di processo: riduzione della discrezionalità e mantenimento della sequenza dei documenti trattati

– interventi consapevoli di definizione delle relazioni tra i documenti in base alla loro funzione e alla loro durata:

• fascicolo informatico basato sulle funzioni, per documentare procedimenti, affari, ecc.

• piano di conservazione realmente applicabile: non è sufficiente operare a livello di titolario, ma servono indicazioni ulteriori, ad es. :

– sui canali di acquisizione/produzione dei documenti e/o

– sulla struttura interna di fascicoli complessi (ad es. di persona) e/o

– sulle tipologie di documenti

una tradizione condivisa?

• Mentre la dottrina archivistica italiana ha mantenuto il principio originario della classificazione, altre tradizioni nazionali – in primis quella australiana – hanno stemperato il concetto di classificazione adottando modelli vicini alla semplice indicizzazione, “mano a mano che l’analisi funzionale andava focalizzandosi sulla qualità dell’accesso alle fonti documentarie e sulle modalità per la loro ricerca, a discapito della sua originaria attenzione per una sedimentazione documentaria governata e coerente con le attività e i workflow svolti all’interno del soggetto produttore”

A. Alfier, La classificazione archivistica: nuovi scenari d’uso tra web semantico e traditio degli esemplari digitali, “Jlis”, 8, 2 (May 2017): 34-51

una tradizione logorata dalla complessità digitale ma indispensabile argine per governarla

• Nel modello italiano, i piani di classificazione sono allo stesso tempo

– strumenti di lavoro in grado di guidare l’attività quotidiana degli uffici (secondo una logica coerente perché discussa e adottata consapevolmente dall’ente)

– strumenti che i concentrano e formalizzano la conoscenza del modo di operare delle organizzazioni consentendo di tradurla in indicazioni condivise

• I piani di classificazione ci aiutano a fronteggiare la frammentazione, la liquidità, la disarticolazione e la ridondanza determinata dao flussi digitali, apparentemente ingovernabili e comunque costosi

la funzione logica della classificazione archivistica negli standard di riferimento

• Gli standard ISO pertinenti:

– HB 5131 – 2011 (Records classification handbook)

– HB 278 Recordkeeping compliance

– ISO 23081 Information and documentation – Records management processes - Metadata for records

– ISO 15489 Records management

– ISO 26122 Information and documentation – Work Process Analysis for records

– ISO 25964 Thesaurus schemas

• Le linee guida europee: Moreq 2 e Moreq2010

la criticità dei concetti negli standard ISO

• Negli standard e nelle prassi archivistiche di altri paesi i principi non sono coerenti con l’originaria tradizione dell’Europa continentale

• Negli standard ISO la funzione della classificazione è sempre ambivalente:

– “The systematic identification and arrangement of business activities and/or records into categories according to logically structured conventions, methods, and procedural rules represented in a classification system”

• Si possono indifferentemente e alternativamente classificare solo le attività, solo i documenti o entrambi, senza che si individuino conseguenze sulla produzione documentaria.

l’ambiguità dei concetti nelle linee guida europee

• MoReq 2 dedica alla classificazione funzionale e gerarchica (coerente con il modello italiano) un complesso capitolo

• MoReq 2010 ha il merito di far emergere con chiarezza l’ambiguo utilizzo del concetto di classificazione in molte tradizioni archivistiche: pur identificata come uno dei servizi di base che un sistema di gestione documentale deve garantire, la classificazione tuttavia

– si applica (ex post) alle aggregazioni documentarie

– non si configura come lo strumento metodologicamente fondante dell’archivio, finalizzato a guidare la sua formazione ordinata

– svolge un ruolo sussidiario, poiché l’indice di classificazione è una informazione aggiuntiva finalizzata a migliorare le funzioni di ricerca

– è sostituibile da thesauri o altro sistema di indicizzazione • Cfr DLM Forum Foundation, MoRe2010. Modular Requirements for Records

Systems, Volume 1. Core Services & Plug-in modules, 2010-2011, 5.2.1, http://www.moreq.info/files/moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf [

http://www.moreq.info/files/moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf

gli strumenti per la gestione e tenuta di archivi digitaliclassificazione d’archivio e fascicolazione:

principi e metodo

• L’obiettivo del piano di classificazione è:

– descrivere le attività svolte nell’ente secondo una articolazione logica e razionale;

– definire il modo in cui si organizza fisicamente e/o logicamente la documentazione, cioè definire le tipologie (non le istanze concrete) di fascicoli e serie per ciascuna funzione o macro-attività.

obiettivo della classificazione

la struttura dell’archivio ovvero la gestione delle relazioni tra i documenti

• Le relazioni che si stabiliscono tra i documenti nel corso delle attività istituzionali sono stabili e non arbitrarie e sono il risultato del modo concreto in cui l’ente esercita i propri compiti in base alle funzioni attribuite nel mandato istituzionale (leggi e regolamenti nella PA (attribuzione di competenze e classificazione funzionale)

• Ogni documento, in quanto prodotto di un’unità funzionale, è perciò inserito in uno specifico contesto giuridico-amministrativo, che si esplicita nel sistema documentario nella formazione di fascicoli/aggregazioni documentali (cioè insiemi di documenti relativi a un medesimo affare o materia o insiemi di documenti della stessa tipologia raccolti per un arco temporale definito)

a che cosa serve la classificazione

• è uno strumento che guida la sedimentazione di documenti in modo funzionale (in base alle funzioni attribuite e attività svolte) e razionale (in base a criteri coerenti presenti nel piano di classificazione) al fine di

• fornire testimonianza e informazione certa delle decisioni adottate (la PA opera documentando e i documenti devono essere gestiti con efficacia (registrazione) ed efficienza (classificazione, fascicolazione)

• permettere a cittadini e utenti (e dipendenti futuri) di ritrovare tutti i documenti e le informazioni rilevanti in modo qualificato e completo

e in che cosa consiste concretamente

• Classificare vuol dire attribuire ogni documento prodotto o ricevuto o diversamente acquisito dall’ente, nel momento della sua formazione e acquisizione, a una partizione del sistema di classificazione (piano di classificazione o titolario) corrispondente alle materie o alle funzioni di competenza dell’amministrazione, al fine di inserire stabilmente i documenti medesimi nella corretta posizione logica e fisica dell’archivio corrente

• Il piano di classificazione o titolario consente di ricondurre ogni documento a una classe o una tipologia e a posizionarlo in un fascicoloo in una serie: non si possono avere documenti sciolti in un sistema documentario correttamente gestito

• Poiché la classificazione guida la formazione delle aggregazioni documentarie, tutti i documenti di un fascicolo o di una serie condividono lo stesso indice di classificazione

NON ESISTE UN MODELLO PREDETERMINATO PER LA CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI

LE DIRETTIVE DEL DPR 445/2000:

presentare modalità di articolazione uniformi per tutta l’amministrazione

adottare principi di coerenza funzionale nell’ambito di aree organizzative omogenee

come classificare…

Funzioni

Strutturazione su livelli Autonomia dalla struttura

I CRITERI PRINCIPALI

l’articolazione del piano

• Il piano di classificazione:

• è predeterminato in base a principi funzionali;

• è un sistema di partizioni/categorie astratte; gerarchicamente ordinate che identificano le funzioni e le attività dell’Ente;

• è redatto sulla base dell’analisi delle competenze e delle funzioni e attività dell’ente.

il piano di classificazione - 1

• Il piano di classificazione:

• ha una struttura ad albero;

• questa struttura è articolata su più livelli;

• la successione dei livelli va dal generale al particolare.

il piano di classificazione - 2

le funzioni alla base del lavoro amministrativo

Dlgs 29/93 e dlgs 165/2001

Art. 5 Criteri di organizzazione

Le amministrazioni pubbliche sono ordinate secondo iseguenti criteri:

a) Articolazione degli uffici per funzioni omogenee,distinguendo tra funzioni primarie e funzioni strumentalio di supporto

una distinzione tradizionale delle funzioni

• Nel titolario dei Comuni approvato nel 2005:– funzione primaria-costitutiva (funzioni istituzionali generali e

trasversali a tutto l’ente– funzioni gestionali: organi di governo, gestione, controllo,

consulenza, garanzia– funzioni strumentali e di supporto: risorse umane, finanziarie,

patrimonio, affari legali– funzioni operative (istituzionali ma peculiari di strutture

specifiche) nell’ambito della funzione primaria:• pianificazione e gestione del territorio• servizi alla persona• polizia locale e sicurezza pubblica• Ecc.

• Il piano di classificazione è uno strumento di guida operativa

• Deve essere quindi integrato (se possibile e opportuno) da indicazioni:

– sul modo di organizzare i documenti in fascicoli al fine di sostenere con ordine e coerenza funzionale la formazione di aggregazioni/unità archivistiche correlate al processo decisionale;

– sui tempi e sulle modalità di conservazione;

– sulle responsabilità organizzative per la gestione documentaria (chi fascicola? Chi supporta l’ente nel processo di selezione e scarto e di chiusura dei fascicoli?),

– sul tipo di accesso e sul controllo dei diritti connessi all’uso dei documenti

– sulle relazioni con i tipi di procedimenti gestiti

le informazioni integrative del piano di classificazione

• Un piano di classificazione modello (sviluppato in ambiente digitale) ha le seguenti caratteristiche:

• coerente e uniforme per tutto il soggetto produttore, sia pure distinguendo per la stessa voce sviluppi diversi in termini di sotto-voci e di tipologie di fascicoli in base alle specifiche competenze attribuite ai servizi (es. gestione risorse umane per la struttura con competenza primaria o per le attività residuali di gestione del personale eventualmente decentrate a tutti gli altri uffici);

• strutturato su non più di tre livelli (anche se in alcuni casi può essere necessario scendere a livelli successivi)

• valutato/validato/gestito dalle diverse aree funzionali in modo condiviso (ruolo del responsabile della gestione documentale)

un piano di classificazione modello

il progetto AGID-DGA (2016) - 1

• Gruppo di lavoro istituito nell’ambito del Forum dei conservatori

– Presidenza del Consiglio dei Ministri, Agenzia per l’Italia Digitale, Gruppo di lavoro AgID. Diffusione, in collaborazione con il MiBACT, di un modello di titolario di classificazione per le P.A. Relazione finale Roma luglio 2016www.agid.gov.it/sites/default/files/documentazione/relazione_gdl_titolario.pdf

• Obiettivo: definire un piano di classificazione per le attività di funzionamento

http://www.agid.gov.it/sites/default/files/documentazione/relazione_gdl_titolario.pdf


• Si sono enucleate sette voci, condivisibili da tutte le amministrazioni, da considerare come titoli (primo livello) del modello di piano di classificazione:

– Amministrazione e attività istituzionali,

– Organizzazione,

– Attività giuridico legale,

– Risorse informative e comunicazione,

– Risorse umane,

– Risorse finanziarie,

– Risorse strumentali


• Il gruppo di lavoro ha poi proceduto nell’articolazione, all’interno di tali titoli, delle voci di secondo e terzo livello

• La griglia è stata definita tenendo conto dei diversi modelli esistenti ed estrapolando le voci condivise

il progetto AGID-DGA (2016) : titolo 1

Titolo 1 . Amministrazione e attività istituzionale. Comprende:

• funzioni di carattere generale e trasversale, che interessano tutti gli uffici in quanto costituiscono le attività costitutive e di rappresentanza istituzionale dell’intero apparato. Sono inserite secondo un ordine logico:

– la normativa di rango superiore fino alla lex specialis di istituzione dell'ente che riporta gli elementi costitutivi (Statuto e regolamenti),

– i rapporti istituzionali con altri organismi extranazionali e nazionali (organi statali,regioni, enti locali, enti strumentali, enti vigilati, istituti pubblici e privati, ecc., associazioni di rappresentanza)

– le funzioni di promozione culturale

– il cerimoniale


Titolo 2. Organizzazione. Comprende:• funzioni di supporto indirizzo organizzativo generale dell'ente, le attività

relative alla configurazione degli vari organi dell’ente:

– di governo,

– di gestione,

– di rappresentanza

– di consulenza

– di garanzia generali e intersettoriali

• funzioni di controllo (controllo di gestione e valutazione interna) e di consuntivazione,

• rapporti sindacali e contrattazione


Titolo 3. Attività giuridico legale. Comprende • funzioni attinenti specifiche considerate in modo distinto per il particolare

carattere di queste attività, che di norma sono procedimenti a sé stanti, pur generandosi da contenziosi che scaturiscono da altri procedimenti.

In ragione della varietà dei soggetti interessati, in alcune situazioni, tale titolo può anche essere una voce di secondo livello nel titolo Amministrazione


Titolo 4. Risorse e sistemi informativi. Comprende:• attività relative ai diversi sistemi e risorse informativi dell’ente

(formazione, acquisizione, organizzazione e conservazione di dati e informazioni di qualunque natura e la loro comunicazione):

– servizio archivistico,

– biblioteca,

– centro di documentazione,

– sistemi informativi nazionali e territoriali,

– siti web

– sistemi informatici

• attività di comunicazione, relazioni con il pubblico,

• statistica.


Titolo 5. Risorse umane. Comprende:• attività relative alla gestione del personale, ovvero funzioni e attività

inerenti la gestione del rapporto di lavoro del personale dipendente a qualsiasi titolo (anche non strutturato quali collaboratori a qualsiasi titolo), dall’assunzione alla cessazione, nonché sorveglianza sanitaria, contenzioso del personale.

• Si ritiene rilevante definire criteri per la gestione dei fascicoli personali, che devono essere istruiti per i documenti relativi a ciascun dipendente al fine di evitare la parcellizzazione della documentazione (per ogni tipo di ente).

il progetto AGID-DGA (2016): titoli 6 e 7

Titolo 6. Risorse finanziarie. Comprende:• attività di programmazione e gestione delle risorse finanziarie, funzioni e

attività collegate alla formazione ed alla gestione del bilancio, alle operazioni contabili (compreso il servizio di tesoreria), al fondo economale

Titolo 7. Risorse strumentali. Comprende:• attività relative alla titolarità e gestione del patrimonio dell’ente, di natura

sia immobile che mobile: risorse strumentali intese come patrimonio, beni immobili e mobili: costruzione degli immobili, acquisizione, dismissione, cessione, locazione, gestione, manutenzione e funzionamento delle sedi, sicurezza dei luoghi di lavoro, gestione dei beni mobili (acquisto e manutenzione) e dei beni di consumo, forniture di beni e servizi.

Sono compresi l’albo fornitori, l’inventario e le utenze (acqua, luce, gas, telefonia fissa e mobile, spese postali, ecc.)

il progetto AGID-DGA (2016): numerazione dei codici e denominazione delle voci

Indicazioni di massima, non vincolanti:

• utilizzare solamente numeri arabi, per indicare tutti i livelli del titolario, separati da punti per distinguere i diversi livelli (es.: 1.1.1 = titolo 1, classe 1, sottoclasse 1).

• evitare “buchi” nella numerazione, ossia identificare le voci di classifica zioni con una sequenza numerica progressiva senza soluzione di continuità

• evitare l'utilizzo di “zeri”, privi di significato, ossia NO 001.001.001 ma 1.1.1

• terminologia asciutta e semplice per la denominazione, evitando termini legati ad uno specifico settore e indicazioni normative

il progetto AGID-DGA (2016): griglia delle voci

• Una sola voce di II livello per tutte le voci primarie: Normativa, quesiti e pareri (legislazione e circolari esplicative; fascicoli di carattere generale)

• Si prevedono secondi e terzi livelli, ma solo in via indicativa

• Si forniscono indicazioni integrative per le voci di secondo livello ma non in modo sistematico

• E’ un lavoro provvisorio ma per ora non è in programmazione la prosecuzione del lavoro

quesiti operativi

• Come si garantisce la qualità della classificazione:– valutando la funzione logica del documento per il soggetto produttore

– evitando la confusione tra classificazione e smistamento

– definendo principi chiari e coerenti nella definizione delle funzioni e delle sotto-articolazioni

– sono indicazioni sufficienti nel caso di un uso distribuito e diffuso del titolario e soprattutto nei progetti (Titulus, titolario dei Comuni, ecc.) che prevedono una condivisione inter-istituzionale?

la classificazione richiede ulteriori strumenti di pianificazione e qualità: il piano dei fascicoli

• Se è finalizzata a sostenere realmente ed efficacemente la sedimentazione delle carte, è necessario che la classificazione si traduca in un vero e proprio piano generale di formazione e gestione del sistema documentario con specifica attenzione per la formazione di fascicoli (piano di sviluppo e gestione dei fascicoli)

• La qualità del sistema richiede• un approccio modulare e flessibile

• facilità d’uso

• istruzioni e indicazioni coerenti e sistematiche

• meccanismi di monitoraggio, coordinamento e aggiornamento

documenti, fascicoli, serie documentarie

• Nessun documento è gestito dal sistema documentale senza essere inserito in una aggregazione archivistica (fascicolo o serie)

le aggregazioni documentarie informatiche nel CAD (glossario)

• Aggregazione documentale informatica: aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente

• Contratti .

• Fascicoli dei dipendenti

• Ordini di servizio

• Progetti di ricerca (fasc. per progetto)

• Determinazioni dirigenziali

• Interprellanze parlamentari

• Il piano di classificazione è orientato alla formazione di fascicoli coerenti e funzionali al lavoro quotidiano dell’amministrazione

• In particolare nei fascicoli i documenti devono essere accorpati in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi li produce e svolge le attività amministrative

• I fascicoli possono essere cartacei, digitali (nativi o in copia informatica), ibridi (in parte cartacei, in parte digitali)

i fascicoli nel sistema di classificazione

fascicolo archivistico e “fascicolo informatico” (nel CAD) (G. Penzo)

• Il fascicolo archivistico è uno strumento di sedimentazione/aggregazione funzionale dei documenti

• Il fascicolo informatico (definito dal CAD, art. 41) è uno strumento finalizzato alla gestione della trasparenza

• È costituita da documenti singoli accorpati per ragioni funzionali in base alla tipologia di riferimento (contratti, determinazioni, deliberazioni, circolari, segnalazioni, ecc.)

• Anche la serie documentaria è oggetto di classificazione e di descrizione nel piano di formazione dell’archivio

aggregazione di documenti singoli (serie documentaria)

• È costituita dai fascicoli accorpati per ragioni funzionali in base alla classe di riferimento, alla tipologia di fascicoli (ad esempio la serie dei fascicoli dei dipendenti, la serie dei fascicoli dei fornitori)

• Le regole per la formazione delle serie devono essere indicate nel piano di formazione dell’archivio

aggregazione (serie) di fascicoli

il piano di formazione delle aggregazioni documentarie

• Strumento di organizzazione dell’archivio finalizzato a integrare il piano di classificazione e il piano di conservazione e a gestire archivi ibridi

• Guida alla sedimentazione dei documenti, alla definizione e gestione delle tipologie di documenti

• Esempio: il caso del sistema documentario dei Comuni italiani

– www.archivi.beniculturali.it/index.php/cosa-facciamo/progetti-di-tutela/progetti-conclusi

http://www.archivi.beniculturali.it/index.php/cosa-facciamo/progetti-di-tutela/progetti-conclusi

regole per la formazione dei fascicoli

• Nei sistemi decentrati di gestione dei documenti è necessario stabilire criteri condivisi che descrivano:• la tipologia dei fascicoli creata per ogni voce di classificazione

• il sistema di ordinamento e i criteri di tenuta dei fascicoli

• l’eventuale presenza di sotto-fascicoli

• criteri di denominazione normalizzata per tipologia di fascicoli

• regole per la gestione dei fascicoli e delle serie (apertura, alimentazione, movimentazione, chiusura)

chiusura dei fascicoli e permanenza nell’archivio corrente

Il fascicolo

• può essere chiuso periodicamente (ad esempio su base annuale)

• può essere chiuso in relazione alla conclusione del procedimento

• può avere natura permanente (compatibilmente con esigenze di localizzazione e movimentazione fisica: ad esempio i fascicoli del personale o di fornitori che hanno periodici rapporti con l’ente): anche in questo caso è necessario prevedere che una parte del fascicolo sia periodicamente inviata nell’archivio di deposito

tipologia di fascicolo in base alla finalità dell’aggregazione - 1

• Il fascicolo si può formare secondo criteri di diversi:

• criteri funzionali (tutti i documenti rispondono alle stesse finalità amministrative e condividono lo stesso indice di classificazione): fascicoli procedimentali, per affare e per attività

• criteri non funzionali (i documenti contenuti possono far riferimento a procedimenti e affari diversi): fascicoli di persona giuridica o fisica

fascicoli procedimentali o per affare

• Il fascicolo si costituisce mediante l’inclusione di tutti i documenti relativi a un procedimento o a uno specifico affare

• Nel caso dell’affare non è prevista l’adozione di un provvedimento finale. Esempi:

• “Gruppo di lavoro sul piano di fascicolazione” (affare)

• “Concorso a tempo indeterminato per archivisti di Stato” (procedimento)

fascicoli per attività

S riferiscono a competenze gestite sulla base di procedure vincolanti e non prevedono l’adozione di un provvedimento finale

• hanno tempo certo per la chiusura

• hanno un contenuto tipico

• il modello può cambiare in base alla quantità dei documenti

• sono reiterabili su base periodica (ad esempio ogni anno)

– Esempio:

“Statistiche e reportistica sulle richieste di accesso”

fascicoli di persona

• Il fascicolo di persona (fisica o giuridica) risponde a criteri non omogenei in relazione alla funzione: fascicolo multi-affare, multi-procedimentale

perché e quando distinguere per tipologie

• È una valutazione dell’ente e dipende dalla tipologia di azione amministrativa che deve documentare

• Tipologie diverse possono implicare

– regole specifiche e responsabilità diverse (affidamento della gestione di un fascicolo agli uffici di segreteria o al RPA)

– un diverso diritto di accesso

– tutele diversificati di dati personali, sensibili e giudiziari

– Indicazioni di selezione, digitalizzazione, conservazione e scarto diverse

• Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare:

• la frammentazione non necessaria

• l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno della stessa unità (in particolare nel caso di uffici che svolgono un’intensa ed estesa attività di corrispondenza)

• la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari

criticità - 1

• Nella descrizione dei fascicoli bisogna tenere conto che:

• la quantità eccessiva di documenti non ordinati con criteri significativi all’interno di un fascicolo (soprattutto se riferiti a più procedimenti):

• rende rapida l’archiviazione ma

• rende difficile e faticosa la ricerca.

• la moltiplicazione dei fascicoli:• rende impegnativo il lavoro di inserimento dei documenti;

• semplifica il reperimento dei documenti (tutti i documenti e solo quelli necessari sono immediatamente disponibili in un solo fascicolo) ma non risponde a criteri di completezza.

criticità - 2

quesiti operativi

• Come si garantisce la qualità della sedimentazione in aggregazioni documentarie:– nei sistemi ibridi distinguendo tra fascicolazione e creazione di unità di

conservazione

– accompagnando il processo di formazione delle serie e dei fascicoli con attività di formazione e linee guida

• Sono indicazioni sufficienti?

• Quali requisiti funzionali deve garantire la piattaforma di gestione documentale?

• Con quali strumenti si garantisce la continuità di un progetto condiviso?

Obblighi e contraddizioni nella normativa nazionale dal testo unico sul documento amministrativo al CAD

le norme principali di riferimento

• La normativa sui documenti amministrativi e la gestione dei documenti:

– dpr 445/2000 sul documento amministrativo (capo IV –Gestione dei documenti) e regole tecniche sul protocollo informatico (dpcm 3 dicembre 2013)

– Codice dell’amministrazione digitale (d.lgs 82/2005 e successive modifiche di cui in particolare: d.lgs 235/2010, d.lgs 217/2017, artt. 40-47) e regole tecniche sul documento informatico (dpcm 13 novembre 2014)

• Le disposizioni sulla tenuta/archiviazione dei documenti: Codice dei beni culturali (d.lgs 4/2004); dpr 445/2000 (artt. 67-69), CAD (artt. 29, 34, 43 e 44) e regole tecniche sulla conservazione (dpcm 3 dicembre 2013)

le definizioni di riferimento per comprendere gli obblighi e i limiti della trasformazione digitale

• Nella normativa italiana si considerano:

– le definizioni incluse nell’articolo 1 del dpr 445/2000

– le definizioni incluse nell’articolo 1 del CAD

– le definizioni incluse nell’Allegato 1. Glossario/definizioni delle regole tecniche approvate con dpcm 13 dicembre 2013

il sistema per la gestione documentaria nella legislazione (TUDA, art. 1, c. 1)

• “l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione [fascicolazione], assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici”

• L’archivio corrente digitale è un obbligo e richiede la formazione di fascicoli funzionali prodotti in coerenza con il titolario

archivio e aggregazioni archivistiche

• Archivio informatico– “archivio costituito da documenti informatici, fascicoli informatici

nonché aggregazioni documentali informatiche gestiti e conservati in ambiente informatico” (Regole tecniche, Glossario)

• Aggregazione documentaria informatica: serie o fascicoli– raccolta di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per

caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti (serie documentarie) o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente (fascicoli, serie di fascicoli)

• Fascicolo informatico: fascicolo digitale archivistico, fascicolo informatico per la trasparenza– aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti,

documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento; nella p.a. il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’art. 41 del CAD (Regole tecniche, Glossario)

la normativa sulla gestione documentale: obblighi rilevanti se l’archivio è digitale - 1

• Ogni amministrazione individua con proprio decreto nell’ambito del proprio ordinamento gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee ai fini di un sistema uniforme di classificazione, di comunicazione dei documenti, di definizione di strutture organizzative e di responsabilità (es. dipartimenti, direzioni generali, ecc.) (dpr 445/2000, art. 51)


il sistema di gestione informatica dei documenti deve (dpr 445/2000, artt. 52 e 52, ma anche CAD, art. 44, c. 1bis):

(…) c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento

ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formatinell'adozione dei provvedimenti finali (fascicolo digitale se i documenti sono digitali)

d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati (come gestire le informazioni relative a modifiche e annullamenti?); (…)

f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.


Dpr 445/2000, art. 56:

– le operazioni di registrazione e le operazioni di segnatura di protocollo nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie alla tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni


CAD, art. 40 ter (Sistema di ricerca documentale)

1. La Presidenza del Consiglio dei ministri promuove lo sviluppo e la sperimentazione di un sistema volto a facilitare la ricerca dei documenti soggetti a obblighi di pubblicità legale, trasparenza o a registrazione di protocollo ai sensi dell’articolo 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e di cui all’articolo 40-bis e dei fascicoli dei procedimenti di cui all’articolo 41, nonché a consentirne l’accesso on-line ai soggetti che ne abbiano diritto ai sensi della disciplina vigente.”


CAD, art. 41 (Procedimento e fascicolo informatico)

• 1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando in via prioritaria le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Per ciascun procedimento amministrativo di loro competenza, esse forniscono gli opportuni servizi di interoperabilità o integrazione

• 2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati


Il manuale di gestione è lo strumento che guida il processo di formazione e tenuta dei documenti e degli archivi (regole tecniche sul protocollo, art. 5). Include tra l’altro:

• insieme minimo dei metadati relativo alla registrazione e alle informazioni di contesto per ogni tipologia di documento

• descrizione del flusso di lavorazione dei documenti• elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare• i registri particolari• il sistema di classificazione e le modalità di aggiornamento• le indicazioni sulla conservazione e sullo scarto• le modalità sulla produzione e conservazione delle registrazioni di

protocollo informatico• indicazioni sulle soluzioni tecnologiche e organizzative adottate per

garantire l’immodificabilità

la normativa sulla tenuta e conservazione degli archivi - 1

• le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti oggetto delle procedure di conservazione (dpr 445/2000, art. 62, c. 4)


• Trasferimento periodico (almeno annuale) nell’archivio di deposito dei fascicoli e delle serie di documenti relativi ad affari conclusi (dpr 445/2000, art. 67)

• predisposizione di un piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, che consenta l’ordinata acquisizione e conservazione dei documenti e la selezione per lo scarto o la conservazione (dpr 445/2000, art. 68, comma 1)

• controllo della movimentazione dei documenti e dei fascicoli(dpr 445/2000, art. 68, comma 2)


• Versamento nella separata sezione d’archivio o nell’Archivio di Stato competente dei fascicoli e delle serie documentarie destinate alla conservazione permanente secondo l’ordine originario che il materiale ha assunto nella fase di formazione

• Versamento contestuale dei relativi strumenti di consultazione che garantiscono l’accesso (dpr 445/2000, art. 69)


• CAD (d.lgs 217/2017), art. 43 (Conservazione ed esibizione dei documenti)

• 1-bis. Se il documento informatico è conservato per legge da una pubblica amministrazione, cessa l'obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso ai sensi delle regole tecniche di cui all'articolo 71.

• “ai medesimi soggetti di cui all’articolo 2, comma 2. Le amministrazioni rendono disponibili a cittadini ed imprese i predetti documenti attraverso servizi on-line accessibili previa identificazione con l’identità digitale di cui all’articolo 64 ed integrati con i servizi di cui agli articoli 40-ter e 64-bis”;


• comma 3: I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle linee guida stabilite ai sensi dell’articolo 71

• comma 4: Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche amministrazioni


CAD 217/2017, art. 44: (Requisiti per la gestione e conservazione dei docc. informatici)

c. 1. Il sistema di gestione informatica, dei documenti delle PA di cui all’art. 52 del dpr 445/2000, è organizzato e gestito anche in modo da assicurare l’indicizzazione e la ricerca dei documenti e dei fascicoli informatici . attraverso il sistema di cui all’articolo 40-ter nel rispetto delle Linee guida (vedi art. 40-ter)


• art. 44 c. 1-bis. […] Almeno una volta l’anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti non conclusi

– Si richiama l’art. 67 del dpr 445/2000 (trasferimento dei documenti nell’archivio di deposito) che tuttavia fa riferimento all’archivio di deposito e a fascicoli chiusi


• art. 44 c. 1-ter. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità secondo le modalità indicate nelle Linee guida

– l’intelligibilità da che cosa e da chi sarà assicurata se non da un sistema di gestione dei documenti che includa il controllo (anche a fini di conservazione) delle informazioni di classificazione e fascicolazione?

– la conservazione si limita a una gestione tecnica (conservazione tombale) di singoli oggetti avulsi dal contesto di produzione o implica la capacità di recuperare i documenti nei contesti originari in cui sono stati prodotti?

l’ambiguità nei requisiti SGPA del 2014 (in corso di revisione)

luci e ombre nello sviluppo e nell’adozione dei sistemi di classificazione e nella formazione di

archivi digitali

il modello per la formazione, gestione e tenuta di archivi digitali è unitario solo sulla carta

Archivio corrente Archivio deposito Archivio storico

Modulo di gestione documentale Modulo di deposito Modulo archivio storico

ripensare il modello e progettare pacchetti informativi di versamento coerenti e completi

• Il modello italiano per la formazione e conservazione dei documenti deve essere ripensato da almeno due punti di vista (in modo da garantire la completezza, l’allineamento e la coerenza delle informazioni inviate ai sistemi di conservazione):

– la tempistica dei flussi

– la qualità e l’organicità delle informazioni di provenienza e contesto che rappresentano i documenti versati

• L’utilizzo dei piani di classificazione nella fase corrente, il mantenimento nella fase di deposito/conservazione e la restituzione nell’accesso e nella fruizione hanno un ruolo strategico

indicizzare i piani di classificazione e non i documenti o i fascicoli

• Bisogna correggere il falso obiettivo del legislatore che rischia di buttar via il bambino con l’acqua sporca:

– sottolineando il ruolo strategico e non sostituibile del modello italiano di classificazione d’archivio

– applicando le soluzioni avanzate di content management e di Artificial Intelligence ai piani di classificazione

– proseguendo il lavoro iniziato da Agid e dalla DGA nel 2016 nella definizione a livello nazionale di un piano di classificazione delle attività di funzionamento

– aggiornando i piani di classificazione approvati dalle reti di amministrazioni (Comuni, Camere di commercio, aziende sanitarie, regioni, università, ecc.) e ricostituendo i gruppi di lavoro del 2005

senza mai dimenticare che

“ogni ordine è un atto di equilibrio di estrema precarietà”(Walter Benjamin)

Il ruolo della classificazione nelle nuove forme di …•Classificazione dei documenti: attività...

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