Il protocollo informatico e gestione documentale
19
Click here to load reader
-
Upload
cesare-ciabatti -
Category
Documents
-
view
648 -
download
0
Transcript of Il protocollo informatico e gestione documentale
IL PROTOCOLLO INFORMATICO E GESTIONE DOCUMENTALE
13/04/2023
2
Protocollo informatico
Registrazione e segnatura Classificazione e
fascicolazione Assegnazione Archiviazione/fascicolazione
Art 1 comma 1 lett u) CAD: il protocollo informatico o sistema di gestione informatica dei documenti prevede le attività di:
13/04/2023
3
Protocollo informatico
Il registro di protocollo e uno strumento: Giuridico, in quanto attesta il momento di
ingresso e di uscita di un documento dall’ente. Si tratta di un atto pubblico di fede privilegiata;
Archivistico, in quanto permette di sedimentare i documenti in archivio stabilendo il loro vincolo archivistico sulla base del piano di classificazione;
Organizzativo, in quanto permette di assegnare i documenti agli uffici competenti
13/04/2023
4
Protocollo informatico
Ai sensi dell’art 53, comma 5 DPR 445/00 la registrazione di protocollo è “un’operazione obbligatoria per tutti i documenti ricevuti o spediti da una pubblica amministrazione e per tutti i documenti informatici.”
13/04/2023
5
Protocollo informatico
Sono esclusi dalla registrazione obbligatoria: Le gazzette ufficiali; I bollettini e notiziari della pubblica
amministrazione; Le circolari e i materiali statistici; Gli atti preparatori interni e la
corrispondenza interna; Giornali, libri, riviste e materiale
pubblicitario; Gli inviti a manifestazioni
13/04/2023
6
Protocollo informatico
Sono altresì esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare;
tuttavia se questi documenti sono informatici è opportuno archiviarli sul registro di protocollo al fine di garantire la corretta conservazione
13/04/2023
7
Protocollo informatico
Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori. I dati obbligatori sono:
Numero di protocollo generato automaticamente dal sistema;
Data di protocollo, anch’essa assegnata automaticamente dal sistema;
Mittente o destinatario; Oggetto del documento Data e numero di protocollo del documento
ricevuto, se disponibili;
13/04/2023
8
Protocollo informatico
Sono opzionali o accessori i seguenti dati: Data di arrivo ( per i documenti in entrata) Luogo di provenienza o di destinazione; Numero degli allegati e descrizione
sintetica; Mezzo di ricezione o spedizione; Ufficio di competenza; Copie per conoscenza; Tipo documento.
13/04/2023
9
Protocollo informatico
La registrazione di protocollo dei documenti informatici è eseguita dopo aver accertato i requisisti di staticità, leggibilità e conservabilità.
In caso di esito negativo, deve essere notificata un’eccezione al mittente
Nel manuale di gestione devono essere indicati i formati elettronici accettati
13/04/2023
10
Protocollo informatico
La registrazione di protocollo dei documenti informatici prevede la memorizzazione delle stesse informazioni previste per i documenti analogici, con l’aggiunta dell’impronta del documento informatico.
13/04/2023
11
Protocollo informatico
La registrazione di protocollo di documenti informatici ricevuto per posta elettronica, è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione (art 15 c. 2 DPCM 30 ottobre 2000), in corrispondenza della quale si possono memorizzare:
Il testo del messaggio; Ciascun documento allegato al
messaggio.
13/04/2023
12
Protocollo informatico
La segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.
La segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso l’apposizione di un timbro nel quale sono riportati i dati di protocollo. In alternativa, può essere apposta sul documento un’etichetta adesiva, non modificabile e non staccabile, sulla quale sono riportati i dati di protocollo sia in chiaro che in codice a barre per automatizzare un eventuale successivo processo di scansione batch.
13/04/2023
13
Protocollo informatico
Ai sensi della Circolare AIPA n. 28/01 e dell’art 18 del DPCM 31 ottobre 2000, le informazioni minime obbligatorie incluse nella segnatura informatica di protocollo, generata in un file .XML, sono:
Codice identificativo dell’AOO; Data e numero di protocollo; Indice di classificazione e numero del fascicolo
(se disponibili) Oggetto del documento; Mittente o destinatario.
13/04/2023
14
Protocollo informatico
La segnatura informatica di protocollo permette di realizzare l’interoperabilità tra i sistemi di protocollo informatico, automatizzando la registrazione dei documenti informatici provenienti da altre pubbliche amministrazioni.
13/04/2023
15
Protocollo informatico
Ad ogni documento registrato sul sistema di gestione informatica dei documenti, è assegnato un livello di riservatezza, una sorta di Access Control List, che definisce quale utente o gruppi di utenti possono avere accesso ad esso. Per default il sistema segue la logica dell’organizzazione e dei ruoli, permettendo a ciascun utente di accedere solamente ai documenti che ha prodotto o che gli sono stati assegnati.
13/04/2023
16
Protocollo informatico
Le informazioni registrate in modo non modificabile sono annullabili purché sia assicurata: La leggibilità delle informazioni
originarie; La conoscibilità dell’autore; La data; L’autorizzazione dell’intervento di
annullamento o modifica.
13/04/2023
17
Protocollo informatico
Il Responsabile del servizio archivio e protocollo provvede alla produzione di un registro giornaliero di protocollo;
Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione il contenuto del registro giornaliero informatico di protocollo è riversato al termine della giornata lavorativa su supporti di memorizzazione non riscrivibili
13/04/2023
18
Protocollo informatico
Il Responsabile del servizio archivio e protocollo autorizza lo svolgimento, anche manuale , delle operazioni di registrazione di protocollo su registro di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema di protocollo informatico;
Terminato il periodo di emergenza i dati vengono recuperati nel protocollo generale.
13/04/2023
19
Protocollo informatico
Il Responsabile del servizio archivio e protocollo può differire, con apposita autorizzazione, la registrazione di protocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore alla data di arrivo.
