Il Project management - Processi... · Gli strumenti di programmazione –La WBS (Work Breakdown...

Il Project management

Lo sviluppo di attività complesse

in un ottica di progetto

Progetto. La nozione

Un progetto costituisce un insieme di attività, complesse e interrelate, aventi come fine un obiettivo definito, raggiungibile attraverso sforzi sinergici e coordinati, entro un tempo predeterminato e con un preciso ammontare di risorse umane e finanziarie a disposizione

(Tonchia, 2001)

Un progetto costituisce un insieme di attività, complesse e interrelate, aventi come fine un obiettivo definito, raggiungibile attraverso sforzi sinergici e coordinati, entro un tempo predeterminato e con un preciso ammontare di risorse umane e finanziarie a disposizione

(Tonchia, 2001)

Progetti. L’individuazione standard

Un progetto è un processo caratterizzato da:

• Obiettivo

• Limitazioni temporali, finanziarie, di

personale, o di altra natura

• Specificità rispetto altri piani

• Organizzazione specifica di progetto

(DIN 69901)

Un progetto è un processo caratterizzato da:

• Obiettivo

• Limitazioni temporali, finanziarie, di

personale, o di altra natura

• Specificità rispetto altri piani

• Organizzazione specifica di progetto

(DIN 69901)

Progetto. Rappresentazione grafica della nozione

(durata)

Tempo

Obiettivo

(qualità)

Inizio Fine

Budget

(costi)

Differenze tra gestione di processo (operations) e di progetto (project)

Operations management Project Management

Attività Continuative Intermittenti

Focus Periodi Progetti

Riferimenti Stabili Incerti

Scopo Produttivo Creativo

Controllo Feed-back (consuntivo) Feed-forward (previsioni)

Centri di Costo di Investimento

Funzioni aziendali

Acquisti-produzione-venditeR&S-progettazione-

ingegneria

Programma. La nozione

Un programma è costituito da un’iniziativa di lungo termine, di norma implicante più di un progetto

(Archibald, 1989)

Un programma è costituito da un’iniziativa di lungo termine, di norma implicante più di un progetto

(Archibald, 1989)

Il processo di programmazione

Pianificazione Programmazione

Controllo Realizzazione

FE

ED

-FO

RW

AR

D

FEED-BACK

Determinanti e risultati di progetto

TEMPORISORSE

FISSE

RISORSEVARIABILI

PROGETTO

QUALITA’

COSTI FISSI E VARIABILI

Il ciclo di progetto

IDEAZIONE

PROGETTAZIONE

REALIZZAZIONE

CHIUSURA

PR

OG

RA

MM

AZ

ION

EC

ON

TR

OLLO

Definizione del progetto

Piano delle attività

Stima delle risorse

Piano del lavoro

Assegnazione responsabilità

Controllo

Le fasi di programmazione

Definizione di nuovi progetti

Definizione del progetto

Piano delle attività

Stima delle risorse

Piano del lavoro

Assegnazione responsabilità

Controllo

SOW

Tec. Reticolari Gantt

5M

WBS

OBS/RAM

Indicatori di controllo

Le fasi di programmazione – strumenti e terminologia

Statement Of Work (SOW): definizione del progetto

È il documento che definisce ed esplicita il lavoro che verrà fatto nel corso del progetto

Consente di:

• Chiarire ed esplicitare gli obiettivi del progetto

• Fornire una descrizione dei prodotti/servizi forniti dal progetto

• Stimare in modo sintetico le risorse necessarie per realizzare il progetto

• Dichiarare come si intende realizzare gli obiettivi

Definizione del progettoInput Output

Stru

men

ti

• Gruppi di lavoro

• Esperienze precedenti

• Brain storming

• Benchmarking con i casi

eccellenti

• Obiettivi di

massima

• Linee

programmatiche

• Mandato

Documento di

definizione del

progetto

Strumenti di programmazione – Definizione del progetto (SOW)

La struttura del documento di definizione del progetto dovrebbe contenere:

☺ L’ambito del progetto

☺ Gli obiettivi

☺ I risultati attesi (output)

☺ La descrizione delle unità di attività (work packages) previsti

☺ Stime sulle scadenze e i costi

☺ Le risorse organizzative coinvolte

☺ Le aree di rischio

☺ I benefici attesi (outcome)

☺ Gli indicatori di risultato (output e outcome)

… il documento di definizione del progetto è il punto di partenza delle

attività di programmazione ma può essere completato solo al termine di

tutte le fasi del ciclo di programmazione

Gli strumenti di programmazione – La WBS (Work Breakdown Structure)

È una scomposizione del progetto nelle sue unità costituenti (Work Breakdown Element) secondo una struttura gerarchica ad albero. Si ottiene a partire dalle macrofasi del progetto e ogni livello inferiore rappresenta una definizione sempre più dettagliata di un componente del progetto fino al livello di semplici attività

Consente di:

• Avere un quadro completo delle attività da svolgere nel progetto

• Suddividere i principali risultati previsti dal progetto in elementi più piccoli e meglio gestibili

Definizione del progettoInput Output

Stru

men

ti

• Gruppi di lavoro

• Esperienze precedenti

• Brain Storming

• Benchmarking con casi

eccellenti

• Obiettivi del

progetto

• Descrizione del

progetto

Scomposizione

gerarchica delle

attività del

progetto

Gli strumenti di programmazione – La WBS (Work Breakdown structure)

Definire i principali risultati attesi che dovranno essere raggiunti a

conclusione del progetto

Identificare le principali attività necessarie per raggiungere ciascun

risultato di progetto

Ogni attività va suddivisa per livelli successivi: ad ogni livello corrisponde

una riduzione di complessità fino a raggiungere la dimensione ideale per

facilitare il controllo e la gestione

N.B. Ogni attività deve direttamente concorrere alla realizzazione

del risultato cui è associata.


PROGETTO

1 2 3

1.1 1.2 3.1 3.2 3.3

1.2.1

1.2.2

1.2.3

Work

Packages

Risultati

Attività


Per ogni Work package deve essere possibile definire:

• Una precisa descrizione delle attività da compiere

• I risultati parziali che verranno prodotti

• La durata

• Le risorse che realizzeranno l’attività e la responsabilità dell’esecuzione

• Il costo

• Le rilevazioni di avanzamento lavori


Costruzione di una casa

1

Armatura

2

Carpenteria

3

Tubature

4

Im. Elettrico

5

Tetto

1.1

Fondamenta

2.1

Pareti Esterne

3.1

GAS

4.1

Cavi

5.1

Copertura

1.2Piloni di Sostegno

2.2

Pareti Interne

3.2

Acqua

4.2

Circuiti

5.2

Grondaie

2.3

Travi tetto 3.2.1

Riscaldamento

3.2.2

Acque Bianche

3.2.3

Acque Nere

Macroattività

Work package

Attività

Gli strumenti di programmazione – La stima delle risorse

Consiste nell’identificare le risorse necessarie per realizzare

risultati attesi progetto.

Può essere applicata a livello di work packages o di singola

attività.

Consenti di:

Fare una prima stima delle risorse (economiche, umane,

strumentali, attrezzature, supporto) necessarie

Stima delle risorseInput Output

Stru

men

to

• Metodo delle 5 M

WBSStima delle

risorse


Machinery

• Quanti PC?

• Sale riunioni?

• Di quali attrezzature c’è bisogno?

• Ecc.

Manpower

• Quante persone sarà necessario coinvolgere?

• Per quanto tempo?

• Con che competenza?

• Che tipo di formazione sarà necessario fare?


Materials

• Quali materiali sono necessari?

• Chi potrebbe fornirli, e in che tempi?

• Che qualità devono avere?

Methods

• Di quali e quante dettagliate informazioni preliminari

abbiamo bisogno?

• Come organizzare il flusso di informazioni da far circolare?

• Ogni quanto sarà necessario sviluppare dei report sullo

stato di avanzamento del progetto?

Money

• Quanto sono le risorse finanziarie necessarie per svolgere

quella attività?

• Quale sarà l’impatto finanziario di quella specifica attività

sul progetto?

Gli strumenti di programmazione – Assegnazione delle responsabilità

Consiste nell’assegnazione delle responsabilità e dei compiti al

personale coinvolto nel progetto

Consenti di:

Ottimizzare le competenze a disposizione

Evitare situazioni di attività scoperte da responsabilità

Migliorare il coinvolgimento delle persone

Facilitare il controllo e il coordinamento

Assegnazione delle

responsabilitàInput Output

Stru

men

to

•Matrice della responsabilità

(Responsibility Assignment

Matrix)

• WBS

• OBS

Definizione dei

compiti


L’OBS è l’organigramma della compagine organizzativa coinvolta nel

progetto, ed è usata come variabile per l’assegnazione delle

responsabilità.

Project Manager

Responsabili

Area/funzione

Personale

dell’ufficio/

servizio


CAPO

PROGETTO

Ing. Civile Strutture Imp. Elettrici Imp. Idraulico

Resp.

Armature

Resp.

carpentiere

Resp.

condutture

Resp. Imp

idraulico

Capo

manovali

Resp.

Tetto

Resp.

Circuiti

Resp. Imp.

Gas

Resp.

Test


La Matrice di Responsabilità è la rappresentazione dell’intersezione

dei livelli più bassi del WBS e dell’OBS

La RAM consiste dunque di identificare specifiche responsabilità

Per specifiche attività dei progetto

OB

SWBS

Work Package

o attività


La RAM permette di evidenziare compiti e attività del personale

Coinvolto nel progetto:

WP A WP B … WP n

Risorsa 1 P R O / P

Risorsa 2 O I / P P

… P P R

Risorsa 3 I / R P O

CHE COSA

CH

I

P partecipazione O osservazione

R revisione I fornitore di input


Work

Package/attività

Armatura Carpenteria

Fondamenta Piloni di

Sostegno

Pareti

Interne

Pareti

Esterne

Travi

tetto

Resp. Armature

Capo Manovali

Resp. Test

…

Resp. Tetto

…

Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, diagramma reticolare

Consiste nell’identificazione e documentazione delle relazioni di

dipendenza tra le attività e nella loro rappresentazione sequenziale

nel tempo.

Consenti di:

Definire il precorso per arrivare ai risultati del progetto

Stimare i tempi di completamento del progetto

Permettere stime più accurate sulle risorse necessarie

Piano delle attivitàInput Output

Stru

men

to

•Diagramma reticolare

•CPM – cammino critico

•Gantt

• WBS

• Definizione

del progetto

• Vincoli o

risultati

intermedi

Piano delle

attività


Il reticolo è la rappresentazione grafica delle attività costituenti il progetto e dei loro legami logici dove:

Le attività sono rappresentate da archi orientati (frecce)

Gli eventi sono rappresentati da nodi

Non esistono circuiti (percorsi chiusi): la sequenza ha un significato cronologico

1 2 3a b

Attività {a, b}: a deve finire prima che b cominci (a precede b: a<b)

Eventi: 1 – inizio di a, 2 – fine di a, inizio di b, 3 – fine di b

Es.


1

3

2

4

a

b

c

d

e

Reticolo con 5 attività: {a, b, c, d, e}

Vincoli di precedenza: {a<c, a<d, b<e, c<e}

•Un’attività può cominciare solo quando tutti i predecessori sono terminati (relazione di precedenza transitiva)

•I nodi (eventi) vengono numerati in modo che gli archi vadano sempre dai nodi con indice più piccolo a nodi con indice più grande (significato cronologico della sequenza)

•Ogni rete ha un solo nodo iniziale (l’inizio di tutte le attività) e un solo nodo finale (la fine di tutte le attività). Tutti i nodi, ad eccezione del nodo iniziale e finale hanno almeno un predecessore e successore

•Fra una coppia di eventi ci può essere al più una attività (arco)


Per poter costruire un diagramma reticolare rispettando le regole citate può essere necessario aggiungere attività o eventi fittizi(dummy), di durata nulla

1

3

24

a

b

c

d

e5

1

3

24

a

b

c

d

e5

6

Caso 1: non esiste un’unica attività iniziale o finaleCaso 1: non esiste un’unica attività iniziale o finale


Caso 2: rappresentazione dei vincoli di precedenzaCaso 2: rappresentazione dei vincoli di precedenza

1

32

4

a

b

c

d

e

5

In questo caso si vuole indicare che l’attività d non può iniziare prima della conclusione di c, ma neanche prima di quella di b

Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, PERT/CPM

Il PERT (Program Evaluation Review Technique) e il CPM (Critical Path Management) studiano lo sviluppo di un progetto attraverso la programmazione delle attività di cui si compone

Metodi di ottimizzazione dei tempi di realizzazione di un progetto

CPM PERT

Stime deterministiche della durata delle attività

La stima della durata delle attività avviene attraverso l’utilizzo di variabili aleatorie


Il tempo minimo per un evento è il tempo in cui si verificherà l’evento stesso supponendo che tutte le precedenti attività siano iniziate quanto prima possibile.

Si calcola a partire dall’evento “inizio”

Il tempo massimo per un evento è il tempo in cui può verificarsi un evento senza che il tempo minimo complessivo (di tutto il progetto) sia aumentato. Si calcola a partire dall’evento “fine” che avrà valore pari al tempo minimo precedentemente calcolato

Il tempo di slack (slittamento) di un’attività è il “massimo ritardo” che potrà subire la durata dell’attività stessa senza che il tempo minimo totale subisca ritardi

Il cammino critico è quella catena di attività che determina la durata del progetto; cioè è il percorso tra l’istante di inizio e quello di fine dell’intero progetto formato da attività aventi tutte tempo di slack uguale a zero (ovvero tempo di slack dell’evento uguale a zero).

La somma dei tempi delle attività del cammino critico sarà quindi il tempo minimo per la realizzazione del progetto


Descrive graficamente le relazioni causa-effetto, di precedenza logica e di successione temporale, che intercorrono tra le diverse attività di un progetto

Consente di esaminare un progetto come una serie di eventi e di azioni legati tra di loro all’interno di una rete (diagramma reticolare) ed evidenzia le dipendenze reciproche tra le diverse attività


1. Scomporre il progetto nelle varie attività e stimarne la durata1. Scomporre il progetto nelle varie attività e stimarne la durata

2. Determinare l’ordine temporale con cui queste attività devono essere completate

Fissare i vincoli di sequenza:

Un’attività potrà iniziare solo dopo che tutte (logica “AND”) quelle che la precedevano nella sequenza siano state realizzate

I vincoli sono determinati da condizioni logiche e tecniche o dalla disponibilità di risorse

2. Determinare l’ordine temporale con cui queste attività devono essere completate

Fissare i vincoli di sequenza:

Un’attività potrà iniziare solo dopo che tutte (logica “AND”) quelle che la precedevano nella sequenza siano state realizzate

I vincoli sono determinati da condizioni logiche e tecniche o dalla disponibilità di risorse

3. Costruire il reticolo delle attività (diagramma reticolare)3. Costruire il reticolo delle attività (diagramma reticolare)


Al più presto

consiste nel far iniziare le attività nel tempo più breve possibile rispetto all’attività precedente, leggendo il diagramma reticolare da sinistra a destra (o dall’alto in basso)

Al più tardi

consiste nel determinare l’ultima data possibile entro la quale un’attività può essere completata senza ritardare quella che viene dopo.

Logiche di completamento del progetto:

Le due date non coincidono solo per le attività caratterizzate da un tempo di slack, cioè per quelle attività che non risiedono sul cammino critico


1

3

2 4a (15) b (20)

c (8) d (10)

es. calcolo tempo minimo

Evento Evento

precedente

T min

prec+ Durata

dell’attività

T min

evento

1 - - + - 0

2 1 0 + 15 15

3 2 15 + 8 23

4 2

3

15

23

+

+

20

10

35

Il tempo minimo di un evento sarà il valore massimo dei tempi minimi calcolati rispetto ad ogni attività entrante nel nodo


1

3

2 4a (15) b (20)

c (8) d (10)

es. calcolo tempo massimo

Evento Evento

successivo

T max

succ.- Durata

dell’attività

T max

4 - - - - 35

3 4 35 - 10 25

2 4

3

35

25

-

-

20

8

15

1 2 15 - 15 0

Il tempo massimo sarà il valore minimo dei tempi massimi calcolati per ogni attività uscente dal nodo


1

3

2 4a (15) b (20)

c (8) d (10)

0,0 15,15

23,25

35,35

In rosso è evidenziato il cammino critico

es. calcolo cammino critico

Attività T slack, a

a 15 – (0 + 15) = 0

b 35 – (15 + 20) = 0

c 25 – (15 + 8) = 2

d 35 – (23 + 10) = 2

Evento T slack, e

1 0 – 0 = 0

2 15 – 15 = 0

3 25 – 23 = 2

4 35 – 35 = 0

Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, revisione delle risorse

•La stima sulla durata e sulle risorse necessarie per ogni attività va fatta con degli esperti o con del personale di esperienza

•Occorre conoscere la capacità delle risorse a disposizione

•È di grande utilità avere informazioni storiche su progetti già completati con problematiche analoghe

TEMPI

QUALITÀ

COSTI

Un progetto è sempre programmato in funzione di tre variabili:

Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, Gantt

Il diagramma di Gantt è una rappresentazione su scala temporale dell’evoluzione del progetto

Lo scopo di tale rappresentazione è:

•Definire le attività da svolgere in una certa quantità di tempo (durata);

•Definire un riferimento per il controllo dell’avanzamento;

•Definire eventi o date chiave (milestones)

•Ogni “barra” rappresenta un work package o un’attività, a seconda del livello di dettaglio adottato;

•La lunghezza di ogni “barra” è proporzionale alla durata del work package (ovvero dell’attività) che rappresenta

•È possibile calcolare il livello di parallelizzazione delle attività, attraverso l’indice di simultaneità

i

N

j

ij

i T

t

IS

1 Con 1 < IS < N


TEMPO

ATTIVITÀ

GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG

A

B

C

D

Milestone


GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG

A

B

C

D

ATTIVITÀ

TEMPOOGGI

Situazione attività: A in ritardo; B e D puntuali; C in anticipo.


I milestone rappresentano:

Eventi chiave del progetto che segnano il completamento di significative fasi del lavoro

Rappresentano sempre una scadenza

Sono di aiuto per la misura dell’avanzamento del progetto

La carta dei milestone è una esplicitazione degli eventi cardine del progetto e definizione delle relative scadenze

Lancio

Test

Prototipo

Fine Progr.

Briefing

Start up

54321Carta

milestone

date

Work

pack

age/a

ttiv

ità

Gli strumenti di programmazione – controllo

È importante indicare fin dalla programmazione quali siano gli indicatori che permettono di valutare il raggiungimento degli obiettivi che si intendono raggiungere, espressi in termini di efficacia e, eventualmente, efficienza (qualità, tempi e costi)

È importante indicare fin dalla programmazione quali siano gli indicatori che permettono di valutare il raggiungimento degli obiettivi che si intendono raggiungere, espressi in termini di efficacia e, eventualmente, efficienza (qualità, tempi e costi)

Indicatori

Indicatori di impatto (outcome)

Indicatori di realizzazione (di processo)

Indicatori di risultato (output)

misurano l’avanzamento e lo stato di attuazione delle azioni intraprese

misurano gli effetti immediati delle azioni completate

misurano gli effetti (… finali) sul sistema di bisogni obiettivo dell’intervento

Conclusioni – I vantaggi della programmazione

Il processo di programmazione serve a:

Attraverso una migliore organizzazione, facilitare il raggiungimento di obiettivi, in particolare se molto complessi;

Ridurre i tempi di completamento del progetto;

Migliorare l’utilizzo delle risorse (umane, finanziarie, tecnologiche);

Facilitare il processo di controllo e monitoraggio degli stadi di avanzamento del progetto;

Permettere l’aggiornamento continuo della programmazione.

Conclusioni – panoramica degli strumenti e del processo presentati

Scopi ed obiettivi

perché1

quando5

quanto6

chi fa che cosa

4

chi3

come?7

cosa2

Work breakdown structure

(WBS)

Organization breakdown structure

(OBS)

Rensponsibility Assignment Matrix

(RAM)

Tecniche reticolari e Gantt

carichi di lavoro

risultati

tempi

budget

Stima delle risorse

Indicatori

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