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IL BUDGET - 05 distinte base & cicli di lavorazione

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Eccoci ad un’altra puntata del percorso di costruzione di un budget annuale: i visitatori del nostro sito

www.controllogestionestrategico.it possono vedere alcuni esempi delle stampe ottenute dal nostro software

per valutarne l’utilizzo in Azienda e che equivale ad avere un controller invisibile che aiuta le decisioni.

Come gestire bene la vostra Azienda? Dovete sapere quanto costano i vostri prodotti, così potrete governare

consapevolmente l’attività commerciale e quindi l’afflusso del lavoro in azienda.

Per calcolare quanto costa franco fabbrica ogni articolo del vostro catalogo non esistono metodi semplici o

che non costano fatica.

Più complessa è la fabbricazione e la quantità di componenti che formano il prodotto, tanto meno sarà

accurato il risultato del calcolo eseguito con metodi “semplici”, utilizzati da molte, troppe aziende (di solito

un tot al kg, litro, pezzo, scatolone, eccetera cioè l’unità di misura generica comune a tutti i prodotti).

Abbiamo già trovato Aziende Clienti che utilizzavano metodi “scorciatoia” per calcolare il costo dei prodotti e

nel migliore dei casi abbiamo riscontrato, dopo aver aiutato l’Azienda a utilizzare il giusto metodo di calcolo,

una differenza in più o in meno di circa il 15/20%, fino a un recente caso in cui il costo del prodotto calcolato

dall’Azienda era errato del 60% e inferiore al corretto costo di fabbricazione.

Oggi le gare d’appalto per le forniture si perdono anche per differenze di prezzo rispetto alla concorrenza

inferiori all’1% perché i mercati richiedono imprese efficienti: molto spesso aziende con ottimi prodotti

hanno enormi difficoltà di carattere commerciale dovute all’errato metodo di calcolo di costo dei prodotti,

con le relative conseguenze sulle valutazioni commerciali e sulla saturazione della capacità produttiva.

Distinta base e ciclo di lavorazione sono il patrimonio d’informazioni tecniche necessarie per riuscire a

governare correttamente il bilanciamento della produzione, la programmazione del carico macchine, gli

acquisti e il livello di scorte, la gestione del personale produttivo, la riprogettazione dei prodotti, e sono

anche utilizzate dal controllo di gestione per calcolare i costi di prodotto.

Un caso aziendale: distinte base e cicli sono veramente necessari per gestire bene l’Azienda.

Tempo fa sono stato chiamato in un’Azienda a impostare e avviare il controllo di gestione. Mi sono ritrovato

a discutere spesso con uno dei Soci, responsabile di produzione e del calcolo dei costi di prodotto. Io puntavo

a migliorare la situazione, facendo gli interessi dell’Azienda e quindi anche i suoi visto che riceveva i dividendi

alla fine dell’anno, ma questa persona era priva di educazione (nei confronti di tutti i dipendenti), cultura

d’azienda e voglia di evolversi professionalmente. Alle mie spiegazioni sui notevoli benefici organizzativi

nell’uso di distinte base e cicli questo “signore”, anche nelle riunioni in cui erano presenti dei dipendenti, con

arroganza e maleducazione urlando in dialetto veneto mi diceva “Distinte e cicli non mi servono, io produco

anche senza, vai via dall’azienda, non voglio più vederti e con le tue distinte base e cicli pulisciti il (...

censura)”.

Io non mi sono arreso sapendo, per cultura d’azienda ed esperienza, di avere ragione e ho realizzato un

controllo di gestione per la competitività, ho coinvolto i dipendenti nella riorganizzazione, ricambiandone

l’aiuto con formazione per la loro crescita professionale. Ho in seguito calcolato che l’Azienda (fatturato di

circa 12 milioni di Euro) per colpa di questo “signore” che gestiva la produzione come un elastico da tirare a

piacimento, aveva perdite nascoste annue per oltre 650.000 Euro, circa il 5,4% del fatturato: continui cambi

di prodotto e relativi attrezzaggi dei macchinari con conseguente spezzettamento dei lotti di produzione, e

senza considerare il conseguente fabbisogno finanziario per l’enorme capitale immobilizzato in scorte di

materie prime e semilavorati. Inoltre il “suo” metodo di calcolo del costo di fabbricazione dei prodotti era

errato sotto tutti i punti di vista, sia teorici sia pratici, e generava costi diversi da quelli calcolati e rispondenti

alle logiche della competitività , con differenze in più o in meno di circa il 20-25%. Questo “signore”

procurava ogni anno enormi danni alla competitività aziendale comunicando ai commerciali prezzi troppo

bassi o troppo alti, sprecando ore macchina/uomo e rallentando la produzione. Distinte base e cicli sono

necessari: come volevasi dimostrare!




Nelle prossime pagine trovate le stampe più significative ottenute da questo nostro software.

LO SCHEMA AD ALBERO.

Ecco lo schema (realizzato con un altro modulo dei nostri software) che mostra, in modo grafico, come si

“esplode” il prodotto (una sedia), cioè com’è costruito nelle varie fasi di fabbricazione (si legge da sinistra a

destra).

Nelle fasi di fabbricazione si vedono i vari componenti e su quale macchinario devono essere portati, e

l’ordine in cui sono fabbricati dipende da com’è stato progettato il prodotto.

Il pregio di questo lavoro è che, una volta che è stata definita distinta base e ciclo, il lavoro “d’ufficio” è

terminato, e deve essere modificato solo in caso di cambiamento progettuale o cambio di materia prima o

semilavorato o di macchinario addetto alla trasformazione del semilavorato.




I CODICI DI SEMILAVORATI e PRODOTTI FINITI.

In base alla sequenza di fabbricazione bisogna definire i codici di semilavorato e prodotto finito e che

serviranno, come sottoprodotto del lavoro “tecnico”, anche per l’inventario e la sua valorizzazione.

Qui vediamo indicati: il codice del prodotto, la sua descrizione, la sua unità di misura, il peso (necessario per

definire quantità e costo dei trasporti ai clienti), la classe merceologica cui appartiene, la percentuale di

scarto prevista dall’Ufficio Tecnico.




I CICLI DI LAVORAZIONE.

Il ciclo di lavorazione è l’indicazione di quali macchinari o lavori manuali sono previsti nell’operazione di

trasformazione del semilavorato e quante risorse (ore macchina e persone) sono previste per l’operazione.

Il nostro software gestisce cicli standard, per utilizzare lo stesso ciclo (se uguale) in più prodotti.

Esempio: vedi stamp razza cioè il quarto ciclo nell’esempio:

ATTREZZAMENTO:

Macchinario: Pressa Negri Bossi da 150 tonnellate (iniezione plastica)

Ore necessarie per prepararla a produrre cambiando lo stampo: 90 minuti. Persone necessarie: una.

Lotto di fabbricazione: (dopo quanti pezzi passo a fabbricare un nuovo prodotto): 10.000 pezzi.

PRODUZIONE:

Persone necessarie per la fabbricazione: mezza (NB: una persona sorveglia due macchine.)

Pezzi orari prodotti: 720 pezzi.

Allora con un lotto da 10.000 pezzi avrò un carico di lavoro di:

90 minuti per attrezzaggio più il lotto di 10.000 pezzi diviso 720 pz = 833,33 minuti di fabbricazione

Il carico di lavoro sarà di 15,38 ore. … cioè una media di 650,19 pezzi/ora prodotti.

Se invece faccio come il “signore” citato in precedenza (che fabbricava lotti del 20% rispetto agli standard

ottimali, quindi nell’esempio lotto da 2.000 pezzi) i pezzi ora saranno 352,94, con un aumento del costo a

pezzo (macchina € ora 30, uomo € ora 25) di circa il 49% e quindi procurando non solo un maggior costo

dello specifico semilavorato, ma anche un rallentamento del flusso di materiale e ore perdute nei

macchinari/fasi di lavorazione successivi.




LE DISTINTE BASE.

Una volta definiti i costi standard per materie prime e lavorazioni esterne (pagine previste nel nostro

software, ma non presentate perché ritenute concettualmente semplici) e i dati tecnici di ciclo, si arriva

all’inserimento delle distinte base con l’indicazione dei materiali/semilavorati necessari e del ciclo specifico,

come nell’esempio qui sotto.

Ad esempio l’aletta e la ruota utilizzano:

una materia prima (colonna t = 1) con sfrido e il relativo ciclo (colonna t = 3) nb: t sta per tipo componente.

la ruota completa utilizza:

due semilavorati (colonna t = 2) e il relativo ciclo

e così via fino al prodotto finito.




IL RISULTATO DEL CALCOLO.

Ecco il risultato del calcolo del costo di produzione per ogni codice (per un pezzo) e che comprende:

materiali, lavorazioni esterne, macchinari, manodopera, spese di reparto.

I costi indicati sono relativi al codice indicato in ogni riga e sono CUMULATI, sono cioè i costi previsti per

ottenere quel determinato codice semilavorato, ovviamente comprensivo dei costi di tutti i codici precedenti

che compongono il codice specifico.

Come si può vedere l’articolo in esempio, una confezione da tre Sedie colore rosso, costa € 63,899

comprensivi del costo degli scarti ottenuti durante le operazioni di fabbricazione per € 1,845.

Ricordiamo che lo scarto di produzione costa all’azienda non solo i materiali sprecati pure le ore di lavoro

impiegate nella fabbricazione dei pezzi in seguito scartati.




I COSTI DETTAGLIATI.

I costi unitari di lavorazione, necessari in seguito nel budget delle vendite, sono automaticamente suddivisi

per reparto (ecco l’esempio relativo al costo della manodopera diretta). NB: i costi sono diversi rispetto alle

pagine precedenti perché estratte da diverse simulazioni di calcolo di scarti, quantità, produttività.




I DATI PER PROGRAMMARE LA PRODUZIONE.

Ecco i dati necessari per programmare la produzione e mostrano dalla prima fino all’ultima operazione,

comprese le materie prime, cosa si deve fare per costruire il prodotto (stampa ottenuta da un altro modulo

del nostro software.)




CONCLUSIONI.

In questo software avviene l’unione dei dati “amministrativi” di costo con i dati “tecnici” di fabbricazione e

permette di calcolare il costo unitario dei prodotti per le successive valutazioni sia commerciali sia di

miglioramenti di prodotto e di processo di fabbricazione.

Distinte base e cicli servono alla produzione per programmare il carico di lavoro sulle macchine, la quantità di

materiale necessario, la data di consegna ai clienti, lo spostamento di personale in esubero nei reparti in

quelli dove c’è necessità, le valutazioni di bilanciamento della produzione, il layout di fabbrica, eccetera.

I dati di distinte base e cicli sono il pane quotidiano della produzione, quindi dati “tecnici” e il controllo di

gestione li utilizza “in prestito”: abbiamo conosciuto pochi direttori di produzione che organizzavano e

gestivano l’azienda con distinte base e cicli, la maggioranza erano “tamponatori di emergenze” e “gestori di

spostamento personale” e in questi casi l’azienda ha sicuramente perdite di efficienza, spreco di risorse e

quindi scarsa competitività sui mercati.

Occorrono dunque metodi “nuovi” e bisogna evolversi. Ho scritto nuovi fra virgolette, perché l’utilizzo di

distinte base e cicli era già utilizzato dalle migliori aziende italiane negli anni ‘60, ma richiedeva l’utilizzo di

costosissimi computer e programmi specifici. Oggi la limitazione del costo per i computer non esiste più ma

continua la limitazione mentale, frutto di mancanza di cultura e di voglia di evolversi.

Le aziende che vogliono migliorare i loro risultati devono innovare la gestione della produzione con migliore

organizzazione, sforzandosi di fermare le esigenze di chi crede che l’azienda sia come lo scaffale di un

supermercato con i prodotti sempre disponibili e che gestire uomini e macchinari in produzione sia come

tirare un elastico.

Prodotti complessi richiedono tempo e organizzazione per essere fabbricati: se per accontentare un cliente

sconvolgo la programmazione della produzione, rallentandola e procurando perdite economiche per cattiva

saturazione dei macchinari, avrò anche accontentato un cliente ma sicuramente ne avrò scontentati altri che

avranno la consegna di quanto ordinato in ritardo e alla fine il bilancio presenta sempre il conto.

In affari si dice “il cliente ha sempre ragione” e sappiamo che un’azienda senza clienti è destinata a chiudere,

ma un corretto compromesso fra le esigenze di vendita e il bilancio annuale è una realtà in molte aziende e

sono quelle che sopravvivono e guadagnano nonostante la crisi.

Grazie per l’attenzione e alla prossima puntata: il budget delle vendite con fabbisogni dei materiali,

lavorazioni esterne, carico di lavoro per macchina, il software in cui convergono tutti i dati visti finora e che

aiuta a valutare la situazione aziendale e a decidere strategie e cambiamenti.

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