ICE - Agenzia Delibere CdA n. 481/19 del 31/07/2019 UOP: AFFARI GIURIDICO LEGALI ASSISTENZA AGLI ORGANI ISTITUZIONALI

REGOLAMENTO DI FUNZIONAMENTO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

DELL’ICE-AGENZIA PER LA PROMOZIONE ALL’ESTERO E L’INTERNAZIONALIZZAZIONE DELLE IMPRESE ITALIANE

ai sensi dell’art.6 c.5 dello STATUTO

Articolo 1

Dove non diversamente previsto dal presente regolamento e dallo Statuto al Consiglio di amministrazione si applicano, per quanto compatibili, le regole di cui al Libro V capo V del codice civile. Alle sedute del Consiglio di Amministrazione assistono il Magistrato delegato della Corte dei Conti ed il Collegio dei revisori con la presenza di almeno un componente ai sensi della normativa vigente. Il Presidente convoca il Consiglio di amministrazione, tutte le volte che ne ravvisi l’opportunità, nonché su richiesta formulata da almeno due consiglieri, ovvero dal Collegio dei revisori, ne fissa l'ordine del giorno, ne coordina i lavori. Il Presidente provvede affinché adeguate informazioni sulle materie iscritte all'ordine del giorno vengano fornite a tutti i consiglieri.

In base al Regolamento di organizzazione dell’ICE-Agenzia, il Dirigente dell’Ufficio di supporto per gli affari giuridico-legali e l’assistenza agli organi istituzionali svolge le funzioni di Segretario del Consiglio di Amministrazione in considerazione delle specifiche competenze attribuitegli. Il Segretario del Consiglio di Amministrazione, in tale qualità, risponde funzionalmente al Presidente del Consiglio di Amministrazione stesso. Il Presidente, nell’ambito degli obiettivi di cui al Piano delle Performance 2019/2021 propri dell’Ufficio, assegnerà uno o più specifici obiettivi individuali determinandone indicatore, peso e target e valutandone i risultati da trasmettere al Direttore Generale per sua opportuna considerazione.

In caso di motivata assenza o impedimento a svolgere le funzioni di Segretario da parte del Dirigente dell’Ufficio di supporto per affari giuridico-legali e l’assistenza agli Organi Istituzionali ad una specifica seduta, il Consiglio di Amministrazione ha facoltà di nominare un Segretario supplente.

Articolo 2

Il Presidente fissa l’ordine del giorno delle sedute, tenendo conto delle proposte del Direttore Generale, delle richieste avanzate dai membri del Consiglio di amministrazione e di quelle formulate dal Collegio dei revisori.

Il Presidente, preliminarmente alla apertura della seduta, accerta la sussistenza del numero legale e delle altre condizioni di procedibilità della seduta, dichiara aperta la seduta, illustra per la presa d’atto del Consiglio le eventuali comunicazioni, coordina e riassume la discussione, pone in votazione le proposte di deliberazione e ne proclama l’esito, dichiara sciolta la seduta.

Articolo 3

Il Presidente fissa la date delle sedute del consiglio di amministrazione, tenendo conto delle disponibilità dei Consiglieri, dei componenti del Collegio sindacale, del magistrato delegato al controllo della Corte dei Conti e del Direttore generale, preferibilmente in base ad un calendario prefissato. Le sedute del Consiglio di amministrazione hanno di norma luogo presso la sede dell’ICE-Agenzia per la promozione all’estero e l’internazionalizzazione delle imprese italiane, tuttavia, dove ritenuto necessario, possono essere convocate anche in sedi diverse sia in Italia che all’estero. La convocazione della seduta del Consiglio di Amministrazione avviene mediante avviso scritto, contenente l’indicazione del luogo, del giorno, dell’ora della seduta e dell’ordine del giorno ed è diramata di norma sette giorni prima di quello fissato per la seduta stessa, salvo i casi di urgenza. I predetti avvisi potranno essere inviati mediante l’utilizzo di posta elettronica o altro mezzo che permetta la conservazione delle relative prove di ricevimento da parte dei partecipanti. L’Ufficio di Segretariato tiene memoria delle convocazioni, incluse le prove di ricevimento, e di tutti i documenti informativi mediante archiviazione elettronica o cartacea.

Articolo 4

Almeno cinque giorni prima della seduta, salvo i casi di necessità e urgenza, il Presidente metterà a disposizione dei Consiglieri, dei membri del Collegio dei Revisori, del magistrato delegato della Corte dei conti e del Direttore Generale, che può partecipare alle riunioni senza diritto di voto, la documentazione informativa relativa ai punti previsti dall’ordine del giorno, visionabile con apposita password personale tramite specifico portale. I Consiglieri sono tenuti ad agire in modo informato; ciascun amministratore può chiedere che in Consiglio siano fornite ulteriori informazioni relative alle tematiche da deliberare.

Articolo 5

Il Presidente, ove non sia possibile una tempestiva convocazione del Consiglio di Amministrazione, può adottare, in casi di improrogabile necessità e urgenza, i provvedimenti di competenza del Consiglio di amministrazione, sottoponendoli a ratifica del Consiglio medesimo nella prima riunione utile e comunque entro e non oltre 30 giorni

dall’adozione della determinazione presidenziale.

Articolo 6

Le sedute del Consiglio di amministrazione sono valide quando sia presente la maggioranza dei Consiglieri in carica non dimissionari. La presenza alle riunioni può avvenire anche con modalità a distanza quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, audioconferenza e videoconferenza a condizione che tutti i partecipanti possano essere identificati da ciascuno di essi e sia loro consentito di seguire la discussione e di intervenirvi senza intralcio di tempestività rispetto alla trattazione degli argomenti. Verificandosi tali presupposti la seduta del Consiglio si considera effettuata nel luogo in cui si trovano presenti il Presidente ed il Segretario. La partecipazione alla seduta del Consiglio di amministrazione viene contestualmente annotata e sottoscritta dai medesimi partecipanti su un apposito registro delle presenze, che prima che sia messo in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio. La partecipazione con modalità a distanza di un Consigliere viene annotata e successivamente verbalizzata.

Articolo 7

Le delibere sono approvate quando ottengono il voto della maggioranza assoluta dei presenti. Il voto non può essere dato per rappresentanza. In caso di parità il voto del Presidente è considerato dirimente. Ciascun Consigliere deve dare notizia agli altri Consiglieri, al collegio sindacale ed al magistrato delegato al controllo della Corte dei Conti, di ogni interesse che, per conto proprio o di terzi, abbia in una determinata operazione deliberanda, precisandone la natura, i termini, l'origine e la portata, astenendosi dalla votazione. Nel caso previsto dal precedente paragrafo, la deliberazione del Consiglio di amministrazione deve adeguatamente motivare le ragioni e la convenienza dell'operazione. I dispositivi delle delibere sono sottoscritti da tutti i Consiglieri che abbiano espresso voto favorevole. Eventuali astensioni e voti contrari vengono riportati a verbale. Nel caso di partecipazione con modalità a distanza, il voto espresso dal Consigliere viene immediatamente annotato dal Presidente sul dispositivo della delibera e successivamente verbalizzato. Ad ulteriore conferma dei voti espressi, a chiusura di seduta, viene richiesto al Consigliere presente con modalità a distanza – attraverso specifico messaggio di posta elettronica – di sottoscrivere una Nota di sintesi riportante l’elenco delle Comunicazioni e delle deliberazioni presentate e discusse nel corso della seduta, che verrà conservata agli atti della Segreteria Organi Istituzionali. Per i seguiti amministrativi viene trasmessa la delibera sottoscritta dal Presidente e dal Segretario. Le delibere sono immediatamente operative nei limiti e con le modalità previste dalla legge.

Articolo 8

Il Presidente, qualora lo ritenga opportuno, ha facoltà di invitare a partecipare alle sedute del consiglio di amministrazione i responsabili degli Uffici dell’ICE-Agenzia ed altri esperti per chiarimenti su argomenti tecnici di rispettiva competenza.

Articolo 9

Di ogni seduta del Consiglio di amministrazione viene redatto specifico verbale contenente gli interventi di tutti i partecipanti e le delibere assunte. Il verbale viene trascritto sull’apposito libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio di amministrazione che prima che sia messo in uso, deve essere numerato progressivamente in ogni pagina e bollato in ogni foglio a norma del codice civile. I verbali delle sedute, riportanti le delibere adottate, sono approvati di norma nella seduta successiva e sono sottoscritti dal Segretario e dal Presidente.

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