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Polo bibliotecario di Scienze, Farmacologia e Scienze

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I principali gestori di bibliografie: seminario di aggiornamento


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I PRINCIPALI GESTORI DI BIBLIOGRAFIE

seminario di aggiornamento

27 e 28 febbraio 2018

Federico Fogo

Federica Nalesso

Marina Zannoni


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PROGRAMMA

Come gestire i dati in Refworks prima del 31 marzo 2018

Panoramica comparativa dei principali gestori di bibliografie

Endnote Basic

Mendeley

Zotero

Cosa ci hanno chiesto gli utenti, cosa consigliamo agli

utenti, come affianchiamo gli utenti


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Slide del seminario nel sito del Polo https://polodiscienze.wordpress.com/servizi/corsi/

Materiale SBA sui gestori di bibliografie Biblioteca digitale > Gestione bibliografie

Esportazione dei dati dall’account Refworks Biblioteca digitale > Gestione bibliografie >

Esportare i dati da Refworks ad altri programmi di gestione della

bibliografia

https://polodiscienze.wordpress.com/servizi/corsi/






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GLI STRUMENTI USATI DAI DOTTORANDI DI SCIENZE MOLECOLARI

un campione significativo?

ENDNOTE 15 MENDELEY 14 ZOTERO 5 REFWORKS 4 ALTRO (F1000, BIBTEX) 1 NESSUNO 10


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ESPORTAZIONE DEI RIFERIMENTI BIBLIOGRAFICI

PRESENTI IN REFWORKS (prima dell’inattivazione

dell’account personale)

Non è possibile esportare gli allegati (se non manualmente)

Non è possibile esportare le cartelle

E’ possibile esportare solo i riferimenti bibliografici (i metadati)


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L’esportazione in formato ris (il formato standard di interscambio tra

gestori) non funziona benissimo: a volte permette di salvare fino a 500

riferimenti, a volte meno di 100

”Unable to export reference(s). Please contact your administrator”

E’ consigliabile esportare tutti i riferimenti in formato BibTeX (file con

estensione .bib)

condividi ed esporta > riferimenti esportazione > formato BibTeX

Non sembra ci sia un limite massimo nel numero dei riferimenti

esportabile in una singola sessione/file con il formato BibTeX (anche

più di diecimila)


DA PROQUEST REFWORKS


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Refworks invita a non esportare più di 500 riferimenti alla volta RefWorks recommends exporting no more than 500 references at a time.

If your export fails, try exporting fewer references

In realtà il collo di bottiglia sembra essere l’intensità del traffico

dei server Proquest: in fasce orarie non lavorative (es. sabato

pomeriggio) è stato possibile esportare anche diecimila record

alla volta

Sia in formato RIS che in formato BibTeX


DA REFWORKS 2.0


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Tutti e tre gli strumenti importano file RIS

Mendeley e Zotero importano file BibTeX

Endnote non importa file BibTeX (non direttamente, possibilità di

usare software di conversione)

Si può usare Mendeley anche solo come tappa di transito per ottenere

un file ris: si esportano da Refworks i dati in un file BibTeX, lo si importa

in Mendeley e da Mendeley si esporta un file ris

IMPORTAZIONE DEI RIFERIMENTI BIBLIOGRAFICI

IN ALTRI GESTORI


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Esistono diversi gestionali bibliografici sia a pagamento che gratuiti, una

lista riassuntiva è consultabile:

https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_reference_management_softw

are

Perché ci concentriamo su questi tre gestionali?

1) Sono stati indicati dal CAB

(http://bibliotecadigitale.cab.unipd.it/bd/gestione-bibliografie)

2) Sono strumenti gratuiti a livello base

3) Sono i gestionali bibliografici segnalati anche dalle altre

università a livello sia italiano che internazionale

https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_reference_management_software

https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_reference_management_software

http://bibliotecadigitale.cab.unipd.it/bd/gestione-bibliografie






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Endnote Basic

Mendeley

Zotero

Costo

Gratuito

(EndNote desktop a pagamento)

Gratuito

(Pagamento per avere spazio

aggiuntivo)

Gratuito

(Pagamento per avere spazio

aggiuntivo)

Versione web

Si

Versione web sincronizzabile con la

versione desktop

Versione web sincronizzabile con la

versione desktop

Sistema Operativo

Web

Windows, Mac, Linux

Windows, Mac, Linux

Spazio di archiviazione

2 GB

2 GB

300MB

Export diretto da database

Si

Plug-in Capture reference

Si

Plug-in Import to Mendeley

Si

plug in save to Zotero

Plug-in disponibili per programma

di scrittura

Cite While You Write (WORD)

Word Plug-in

Libre Office Plug-in

Word Plug-in

Libre Office Plug-in

Recupero citazione direttamente

dal PDF

(estrazione metadati)

No

Si

Si

Lavoro diretto sul PDF

No

Si

Si

Collaborazione e condivisione

dati

L’account web può essere condiviso

con altri utenti

Si possono creare gruppi private e

pubblici.

Gruppo privato di 3 membri con

l’account gratuito

Possibilità di creare gruppi pubblici e

privati

Possibilità di lavorare su più pc e

da postazioni diverse

Si usa da qualsiasi pc connesso ad

internet

Mendeley web account è accessibile

da qualsiasi pc connesso intert. Si

sincronizza con la versione desktop

installata nel proprio pc

Zotero web account è accessibile da

qualsiasi pc connesso internet. Si

sincronizza con la versione desktop

installata nel proprio pc


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EndNote è gratuito fino a 2GB, se si desidera più spazio e maggiori

funzionalità esiste la versione a pagamento


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Mendeley è gratuito fino a 2GB, se si desidera più spazio sono a

disposizione degli «abbonamenti»


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Zotero è gratuito fino a 300MB, se si desidera più spazio sono a

disposizione degli «abbonamenti»


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Tabella confronto export diretto e indiretto

Mendeley Endnote Basic Zotero

Web of

Science

indiretto diretto indiretto

Scopus diretto indiretto indiretto

Pubmed indiretto indiretto indiretto

Catalogo indiretto indiretto indiretto

Google

Scholar

indiretto indiretto indiretto


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EndNote è un software a pagamento ma la versione EndNote Basic è

disponibile gratuitamente per gli utenti dell’Università di Padova tramite la

licenza d’uso della banca dati Web of Science; nel 2013, pur senza modificare

sostanzialmente le funzionalità del programma, Thomson Reuters ha scelto di

cambiare il nome da EndNote™Web a EndNote™ basic, solo Online.

The newest version of EndNote is X8.2. (Released January 9, 2018)


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http://endnote.com/product-details


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Per creare un account: http://www.myendnoteweb.com/ oppure accedete alla banca dati Web of Science e cliccate su EndNote

http://www.myendnoteweb.com/

http://www.myendnoteweb.com/


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Alcune caratteristiche dell’account gratuito

http://endnote.com/product-details/basic

Gratuito da Clarivate Analytics (solo alla versione web

EndNote basic)

EndNote Basic memorizza fino a 50.000 riferimenti

Strumento web based: consente di lavorare su più computer

Spazio di memoria gratuito fino a 2 GB.

Sono inseriti gli stili citazionali più diffusi





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Alcune caratteristiche dell’account gratuito*

Salvataggio delle pagine web: Capture Reference

Dispone di un Plug-in per inserire riferimenti e formattare

automaticamente citazioni e bibliografie in Word: Cite While

You Write™

Funzione EndNote «Online Search»: permette la ricerca

diretta all’interno di database e cataloghi on line; è possibile

creare un elenco delle risorse preferite tramite il link Select

favorites


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Alcune caratteristiche dell’account gratuito

Riferimenti bibliografici possono essere importati direttamente

da WOS e indirettamente da altri database e possono essere

organizzati in cartelle (Groups)

Le cartelle (Groups) possono essere condivise con altri utenti

(in sola lettura, lettura e modifica, inserimento allegati)


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Esportare dalle principali banche dati:

NOME MODALITA’ COMANDO CARTELLA NOTA

WEB OF

SCIENCE

EXPORT

DIRETTO

SAVE TO

ENDNOTE ON

LINE

UNFILED

LE CITAZIONI

SALVATE, IN

WOS

RIPORTANO UN

SIMBOLO

SCOPUS

EXPORT

INDIRETTO

SAVE TO .RIS

FORMAT

POSSO

SCEGLIERE LA

CARTELLA DI

DESTINAZIONE

IMPORT OPTION:

REFMAN RIS

PUBMED

EXPORT

INDIRETTO

SEND TO

CITATION

MANAGER,

CREATE FILE

CITATIONS.NBIB

POSSO

SCEGLIERE LA

CARTELLA DI

DESTINAZIONE

IMPORT OPTION:

PUBMED


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Esportare da Google Scholar:


GOOGLE

SCHOLAR

EXPORT

INDIRETTO

(.ENW)

IMPOSTAZIONI:

MOSTRA LINK

PER

IMPORTARE LE

CITAZIONI IN

END NOTE

POSSO

SCEGLIERE LA

CARTELLA DI

DESTINAZIONE

IMPORT

OPTION:

END NOTE

IMPORT

Esportare da Catalogo Unipd:


CATALOGO

EXPORT

INDIRETTO

(.CGI)

ESPORTA

POSSO

SCEGLIERE LA

CARTELLA DI

DESTINAZIONE

IIMPORT OPTION:

RefMan RIS


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N.B.: Per sapere quale filtro deve essere scelto per le

diverse banche dati è possibile consultare la pagina

Import formats della guida di EndNote™ basic


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Si possono inserire le citazioni manualmente

.


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RIASSUMENDO:

Il programma consente di creare e condividere le proprie bibliografie

importando in modo organizzato fino a 50.000 riferimenti bibliografici in un

account personalizzabile e raggiungibile ovunque, tramite una semplice

connessione ad Internet.

E’ necessario registrarsi gratuitamente alla URL http://myEndNoteweb.com, se

invece si possiede già un account su Web of Science, è possibile saltare

questo passaggio e utilizzare le medesime credenziali per autenticarsi.

Quando si effettua l’accesso con il proprio account, verrà proposta una breve

guida di presentazione «Getting Started» che è possibile interrompere.


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SVANTAGGI*:

Gratuitamente abbiamo accesso alla versione basic dello

strumento, a pagamento otteniamo maggiori strumenti e più

sofisticati*; per altri prodotti (Mendeley, Zotero) la differenza è

solo nella capacità di archiviazione.

SCARSA gestione dei file PDF (li importa ma non è possibile

inserire note) nella versione basic.

Poca interazione social (vs Mendeley)

Lavora con Word


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VANTAGGI:

Assomiglia a ciò che già conosciamo (Refworks)

Prodotto consolidato, on line ci sono molte informazioni:

http://endnote.com/ Support

Facebook: EndNote Users e Twitter Social utili per porre domande e ricevere riscontri da migliaia di

utenti in tutto il mondo.

Help on line

http://endnote.com/

http://endnote.com/

http://endnote.com/


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VANTAGGI: help interno al programma cliccando sul pulsante in alto a destra


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Nella sezione Organize → Others’ Groups sono visualizzati i

gruppi che i colleghi hanno condiviso con noi.

Se si desidera eliminare i doppioni eventualmente presenti nella

propria libreria è sufficiente entrare nella sezione Organize →

Find Duplicates: EndNote confronterà i campi autore, anno,

titolo e tipi di riferimento per poi procedere con l’ identificazione

dei duplicati.

L’elenco dei file o dei grafici allegati ai record è consultabile nella

sezione Organize →Manage Attachments, da qui è anche

possibile scaricarli, eliminarli e verificare la percentuale di

spazio ancora disponibile. (fonte: Guida:Endote.pdf)

TABS


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Creare ed esportare bibliografie in uno stile bibliografico personalizzato

Le varie sezioni della scheda Format consentono di creare, esportare o inviare

via e -mail i riferimenti bibliografici desiderati.

Più in particolare, la sezione Bibliography consente di produrre

bibliografie scegliendo la cartella contenente i riferimenti bibliografici che si

vogliono includere dal menu a tendina References e selezionando poi uno stile

bibliografico tra quelli proposti alla voce Bibliographic style; sarà inoltre

possibile specificare il formato del file che verrà creato (html, txt o rtf).

Allo stesso modo le citazioni bibliografiche possono essere esportate dalla

scheda Export References, in questo caso sarà però possibile selezionare

solo la cartella da includere e lo stile di esportazione.

(fonte:Guida:Endote.pdf)

Entrambe le procedure consentono di inviare la bibliografia tramite e-mail, di salvarla

sul computer oppure stamparla dopo averla visualizzata in un’anteprima

TABS


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Manuscript match: come individuare la miglior rivista su cui

pubblicare

EndNote™ basic ha recentemente introdotto una funzionalità

che, attraverso un algoritmo di ricerca permette di individuare le

riviste che potrebbero offrire maggior probabilità di pubblicare un

determinato articolo.

È sufficiente indicare nel TAB Match il titolo e l’abstract

dell’articolo che si desidera pubblicare e selezionare il gruppo di

citazioni EndNote™ appropriato: dopo aver premuto il pulsante

Find Journals si otterrà l’elenco delle riviste che nell’anno corrente

e negli ultimi 5 anni hanno dimostrato interesse per una tipologia

di contenuto similare (fonte: Guida:Endote.pdf)

TABS


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MENDELEY


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Caratteristiche principali:

• Gratuito nella versione base

• 2GB di spazio di archiviazione gratuito

• Può essere usato con Windows, Mac e Linux

• Ottimizzato per la gestione dei pdf (estrazione metadati e

pdf reader)

• Funzioni di social networking

• Creazione bibliografia con Microsoft Word e Open Office


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CREARE IL PROPRIO ACCOUNT:


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INSERIRE LE PROPRIE CREDENZIALI:


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Homepage Mendeley web:


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HOMEPAGE DI MENDELEY: link per scaricare direttamente la versione desktop

Mendeley supporta

i sistemi operativi

di Windows, Mac

e Linux


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Effettuare il login nella versione desktop per poter sincronizzare la versione desktop con la versione web


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MENDELEY

DESKTOP

•Usato per gestire

agevolmente le

importazioni indirette

(format .RIS o .nbib)

•La versione desktop si

sincronizza con la

versione Web

•Utilizzato per

installare e gestire il

plug-in per lavorare

con Microsoft Word/

Libre Office per creare

la bibliografia

MENDELEY WEB

ACCOUNT

•Gestire il proprio profilo

online

•Gestire e organizzare la

propria raccolta di citazioni

da qualsiasi pc

•Trovare e connettersi con

altri ricercatori

•Ricevere suggerimenti su

ricerche e papers da leggere

…è molto simile ad un social

network.


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Struttura a 3 colonne:

Lato sx:

comandi e

lista cartelle

Parte centrale: elenco delle

mie citazioni

Lato dx:

dettaglio

citazione

selezionata


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•Usando il plug-in “web importer” installato sulla barra dei preferiti del

proprio pc

•Importazione diretta da Scopus o Science Direct

•Importazione indiretta da Pubmed o altri database (formato .RIS)

•Aggiungere le citazioni manualmente

COME IMPORTARE LE CITAZIONI:


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Come installare il plug-in web importer: Dalla versione desktop tools→ install web importer


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Il plug-in viene installato sulla barra dei preferiti:


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Utilizzando il plug-in Web Importer è possibile catturare oltre alla citazione anche

il PDF se è disponibile:


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IMPORTAZIONE DIRETTA: Usando Scopus o Science Direct

1) Si selezionano i riferimenti scelti 2) Si clicca su «export»


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3) Selezionare Mendeley

4) Cliccare su Export…


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IMPORTAZIONE INDIRETTA: Pubmed

Si crea un file selezionando i riferimenti scelti e cliccando su

send to→ citation manager→ create file


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…il file creato viene salvato nella cartella download del

proprio pc e lo si carica in Mendeley utilizzando il comando «ADD FILES»


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«Drag&Drop»: possibilità di salvare direttamente citazione e pdf

semplicemente trascinando il PDF nella mia libreria di Mendeley (se

correttamente dotato di metadati) ADD Folder: si può caricare direttamente una cartella contenente una serie di PDF


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P

File: comandi per l’import indiretto, l’inserimento manuale di un riferimento,

comando per sincronizzare il proprio account desktop con quello web….


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EDIT: trova, crea nuove cartelle e nuovi gruppi….


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VIEW: modificare e gestire lo stile citazionale, dei singoli riferimenti e nella bibliografia finale


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TOOLS: strumenti, comandi per installare/disinstallare i plug-in, controllo dei duplicati…


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1) Punti di forza: gestione ottimizzata dei PDF

•Recuperare le citazioni direttamente dal Pdf, estrazione

metadati

•Lavorare direttamente sul pdf: evidenziare, sottolineare

•Aggiungere note e commenti

•Ricerca diretta nei pdf


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«Pdf Reader»: si può lavorare direttamente sul pdf, evidenziare parti del testo, aggiungere commenti e note a lato.


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2) Punti di forza: aspetto «social network»

•Creare gruppi e condividere le bibliografie: con l’account

free si possono creare 5 gruppi privati fino a 25 membri*gruppi aperti illimitati

*https://www.elsevier.com/__data/assets/pdf_file/0011/117992/Mendeley-Manual-for-Librarians_2017.pdf

https://www.elsevier.com/__data/assets/pdf_file/0011/117992/Mendeley-Manual-for-Librarians_2017.pdf









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• Si possono lasciare commenti • Ricevere suggerimenti relativi ad altri utenti da seguire • Ricevere suggerimenti su articoli da leggere


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3) Punti di forza: controllo dati citazionali con Google Scholar

Quando un riferimento viene importato mendeley chiede di controllarlo e valuta se è corretto oppure con il comando “search” effettuare un controllo dati con Google Scholar


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CREARE UNA BIBLIOGRAFIA CON MENDELEY:

installare il plug-in per Microsoft Word o Libre Office attraverso mendeley desktop


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Il plug-in si installa facilmente: integrato con il programma Word, sotto la tab «riferimenti» si trovano i comandi pe il collegamento diretto con Mendeley


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Per inserire le citazioni basta cliccare sul comando «insert or edit citation»


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Per inserire la bibliografia cliccare sul comando «insert bibliography», la bibliografia viene automaticamente generata e inserita sotto il testo


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Per modificare lo stile citazionale basta scegliere dall’elenco


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Cliccando sul comando «Style» si apre il menù a tendina degli stili preferiti, tra

i quali scegliere quello che si desidera, per aggiungerne altri selezionare «more styles»:


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Si apre automaticamente nella versione Desktop una maschera di ricerca dalla quale si possono selezionare gli stili da aggiungere:


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Caratteristiche principali:

• Gestisce diverse tipologie di materiale: citazioni di libri e articoli ma anche pagine web, pdf, immagini, audio e video (content sensitive).

• Per creare la bibliografia supporta plug-in per Word e per Open Office

• E’ disponibile sia nella versione Web che nella versione desktop, sincronizzabili

• Permette di condividere il proprio archivio con altri utenti


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VANTAGGI:

- Facilità di scarico e utilizzo

- software OPEN SOURCE

- Versatilità

- Plug – in per il salvataggio delle pagine web («Save to

Zotero»)

- Utilizzabile con Windows, Mac e Linux

- Supportato da una grande comunità (numerosi forum

sul sito)

SVANTAGGI:

- 300 MB di spazio di archiviazione free


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Creare un account gratuito di Zotero: https://www.zotero.org

https://www.zotero.org/


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VANTAGGI:

- Facilità di scarico e utilizzo

- software OPEN SOURCE

- Versatilità

- Plug – in per il salvataggio delle pagine web («Save to

Zotero»)

- Utilizzabile con Windows, Mac e Linux

- Supportato da una grande comunità (numerosi forum

sul sito)

SVANTAGGI:

- 300 MB di spazio di archiviazione free


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Si effettua il download della versione desktop e del plug-in

per Firefox (Zotero connector)*:


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Il plug-in viene installato sulla barra dei preferiti*:


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Salvare le citazioni:


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Il record bibliografico viene salvato nel proprio

archivio*


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Si possono catturare direttamente le citazioni con il plug-in

«Save to Zotero»*


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…e il PDF


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Struttura a 3 colonne:

Link al PDF full text

Spazio per inserire le

proprie note

tag parole

chiave, sia

catturate

che

personali


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Per salvare citazioni multiple:


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Si seleziona il formato RIS


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Scegliere di aprire (non salvare) il file


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In questo modo le citazioni vengono automaticamente

salvate su Zotero


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Pubmed

Per importare il record da Pubmed serve prima salvarlo

1

2


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In Zotero cliccare sul comando Import e caricare dalla cartella download il file citations.nbib


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La citazione può essere inserita anche manualmente


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E’ importante cliccare sulla freccia verde del comando «sincronizzazione»

della versione desktop di Zotero per ritrovare le stesse citazioni anche nel proprio account web

1 2


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Scrivere il proprio documento inserendo man mano le citazioni*:


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…e finalmente creare la propria bibliografia


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COSA CI HANNO DOMANDATO FINORA

Quale gestore di bibliografie mi consigliate in sostituzione di

Refworks?

Come si esportano i riferimenti da Refworks?

Mendeley ha la possibilità gli editare gli stili citazionali?

Le citazioni già inserite da Write&Cite sono gestibili anche dai

plugin degli altri gestori di bibliografie?

Ho un lavoro con 200 citazioni già inserite con W&C, ma non

ancora sottomesso alla rivista. Come posso fare se mi verrà

chiesto di fare delle modifiche dopo il 31 marzo?


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Grazie per la vostra attenzione

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