Hi Touch Aton paperless

Soluzioni innovative

Aton Paperless

copyright © 2010 hitouch srl all rights reserved

Aton Paperless

Aton paperless è l’insieme delle soluzioni mirate ad eliminare o ridurre l’impiego della carta nei

processi di mobility


Caso d’uso

In un processo di mobility:• L’operatore di mobility visita i clienti• Registra su dispositivo mobile l’operazione

effettuata/il servizio reso• Stampa un documento (e.g. bolle di consegna)

solitamente in 3 copie, lo fa firmare al cliente e gliene lascia una copia


Caso d’uso

A fine giornata:• L’operatore di mobility rientra in sede• Consegna copia dei documenti rilasciati per

l’archiviazione in sede• Queste copie firmate da chi ha fruito del

servizio potrebbero essere utili ad esempio in caso di contestazioni successive


In assenza di Aton Paperless

Cosa comporta questo approccio?



Accumulo di migliaia di documenti cartacei



Impiego di personale dedicato alla gestione di questi documenti



Lentezza nella ricerca di un certo documento



Lentezza nella ricerca di un documento• A fronte di contestazioni da parte dei clienti

sulle merci consegnate, molte aziende trovano più conveniente abbonare al cliente i costi del prodotto piuttosto che spendere risorse nel ricercare il documento cartaceo firmato dal destinatario che comprovi la consegna conforme



Costi per la conservazione dei documenti (ambienti, armadi, climatizzazione) e la sicurezza degli stessi (controllo accessi, etc)


Aton Paperless

Aton Paperless


Aton Paperless - Focus

In che punti del processo descritto si inseriscela soluzione paperless di Aton? • Davanti al cliente, all’atto della produzione della

documentazione di avvenuta consegna • Nella gestione della copia del documento ad

uso della sede• Davanti al cliente, in caso di contestazione:

permette di di consultare documenti già archiviati


Prima della (eventuale) stampa della bolla, il cliente firma direttamente sullo schermo del terminale



Viene stampata una sola copia cartacea del documento, se richiesta* dal cliente

Copia per il cliente Copia per il venditore Copia per la sede

*Qualora il cliente aderisca a forme di notifica elettronica del documento (web, email…) il sistema può diventare paperless al 100%.




Invio del documento elettronico su canale sicuro al sistema Aton paperless per l’archiviazione documentale

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

INVIO DEL DOCUMENTOIN CONFORMITÀ

CON GLI STANDARD DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE*

*powered by:

Paperless



Accesso immediato da parte degli utenti autorizzati al documento

elettronico



Visualizzazione dei documenti firmati sul PDA e possibilità di visualizzazione del PDF archiviato

Paperless


Vantaggi di Aton Paperless

Vantaggi di Aton Paperless:• Minor tempo speso davanti al cliente nella

produzione dei documenti (varie stampe e firme)• Non serve scansionare il documento: il documento

firmato viene prodotto in digitale per essere inviato al sistema documentale

• Se il palmare è dotato di connettività (GPRS/UMTS/HSDPA), l’agente può consultare documenti già archiviati e gestire eventuali contestazioni


Vantaggi di Aton Paperless

Vantaggi del paperless:• Ricerca rapida dei documenti• Possibilità di condividere il documento tra tutte le

persone autorizzate, ovunque• Nessuno spazio occupato per archiviare i faldoni di

documenti• Durata: il documento non si deteriora e rimane

sempre consultabile a distanza di anni• Sicurezza: non serve presidiare schedari e armadi per

impedire accessi non autorizzati


ROIRitorno dell’Investimento Immediato

Vantaggi del Paperless


Aton Paperless

Proteggi l’ambiente:più alberi e meno energia sprecata a riscaldare ambienti pieni di carta…


Aton Paperless

Technical View


Aton Paperless - Tech View

Componenti della soluzione• Applicazione mobile abilitata alla funzione

“aton paperless” (e.g. onRoad) • Aton Paperless Web Service: servizio web che

riceve dall’applicazione mobile documenti e metadati e si integra col sistema documentale

• Sistema di gestione documentale ed eventuale archiviazione sostitutiva*

*vedi appendice


Architettura e flussi della soluzione Aton Paperless

ARCHIVIAZIONEDOCUMENTALE

ERP

PAPERLESS WEB SERVICE

HTTPSCONNESSIONE

SICURA

HTTPSCONNESSIONE

SICURA

Gli utenti accedono ai documenti digitali mediante il sistema di gestione

documentale scelto

100001001

DOCUMENTO+ METADATI

PER LA RICERCA

DATIAPPLICAZIONE

DATI DOC FIRMATO


I flussi dati dell’applicazione mobile (e.g. onRoad) sono indipendenti dalla gestione documentale paperless

Paperless

Il personale addetto alla gestione dei terminali monitora lo stato

di avanzamento nell’archiviazionedel documento


PAPERLESS WEB SERVICE


Aton Paperless WebService

• può essere fornito “as a service” via web o installato dal cliente

•gestisce i documenti dai PDA paperless e li invia al sistema documentale

• ha una console web per monitorare lo stato di archiviazione e consultare i documenti


Aton Paperless

Opzioni possibili sui sistemi di gestione documentale:

Arket (installato presso il cliente)*E-Masterit (Software As A Service)*Altri sistemi**

ARCHIVIAZIONEDOCUMENTALE

*= già prevista l’integrazione in roadmap **= va previsto un progetto di integrazione col sistema di gestione

documentale scelto


Aton Paperless

PAPERLESS MOBILE MODULE


Aton Paperless Mobile Module

Cos’è il paperless mobile module? • Si tratta di un componente software

indipendente che può essere usato in abbinamento ad altri applicativi (Aton o di terze parti) per abilitarli alla funzionalità paperless di Aton


Paperless Mobile Module• è indipendente dall’applicazione

• può essere richiamato* da applicazioni Aton o di terze parti

• invia i dati al server paperless di Aton

MODULO PAPERLESS

Paperless - Mobile Module

* l’applicazione dovrà essere modificata in modo da passare al modulo i parametri necessariNOTA: Paperless Mobile Module sarà disponibile a breve


Aton Paperless - Focus Normativa

Appendice(conservazione sostitutiva)



La Legge Comunitaria ed Italiana oggi consente di certificare in “Conservazione Sostitutiva” parte dell’archivio (fatture, Registro IVA, Libro Giornale etc) conferendogli piena validità Fiscale e nei confronti dello Stato:• a costi inferiori rispetto alla carta (gestione e marche)• senza la necessità di dover conservare gli originali• gli originali possono non essere mai esistiti su carta



• La Conservazione Sostitutiva è un processo applicabile ad una parte dell’archivio elettronico

• Consolida un insieme di documenti in un contenitore chiuso con Chiave Crittografica, una Marca Temporale ed una Firma Elettronica Qualificata del responsabile aziendale della conservazione

[email protected]

http://www.aton.eu/

http://www.linkedin.com/companies/aton-s.p.a.

http://www.slideshare.net/Aton

http://it.youtube.com/

http://it.youtube.com/

Hi Touch Aton paperless

Technology

Transcript of Hi Touch Aton paperless