Gli eventi - Costruisci il tuo futuro

B. GLI EVENTI

Gli eventi – definizione e tipologie

Le fasi di realizzazione

Gli aspetti legali

Di cosa parleremo

Gli eventi Le fasi Aspetti legali

Gli eventi – Perché?

Rafforzare la propria immagine nella comunità in cui opera,

Sensibilizzare rispetto alle proprie cause sociali

Reclutare nuovi volontari

Raccogliere fondi per sostenere la propria mission.

3/48


Gli eventi – Definizione I

Evento: Avvenimento o iniziativa di particolare rilievo (Zingarelli, 2005)

4/48


Gli eventi – Definizione II

L’evento è una manifestazione pubblica resa

nota al fine di attirare l’attenzione e di suscitare

interesse nei confronti dell’ente o dell’azienda

che l’organizza e che prevede la

partecipazione di un pubblico interessato ai

contenuti esposti.

Fare eventi è creare relazioni, è comunicare, è

mettere in rapporto cose, idee e persone.

5/48


Gli eventi – Classificazione per dimensione

• Eventi più grandi, di solito hanno un target internazionale• Es. I giochi olimpiciMega Events

• Eventi che diventano un tutt’uno con le città ospitanti• Es. Carnevale di VeneziaHallmark Events

• Competizioni di respiro internazionale che attrarre un interesse da parte del pubblico attraverso la partecipazione diretta e i media• Es. Internazionali di Tennis a Roma

Major Events

• Eventi locali o di comunità, realizzati per il loro valore sociale e di intrattenimento

• Es. Festival culturali, Sagre, Mostre Minor Events

6/48


Gli eventi – Classificazione per forma I

• Conferenze, congressi, seminari, incontri, meeting, conventionConvegnistica

• Mostre, esposizioni, installazioni, inaugurazioniArti

• Rassegne, festival, proiezioni speciali, anteprime, installazioni e percorsiCinema e video

• Gare e competizioni, gare amichevoliSport

• Sfilate e anteprimeModa

7/48


Gli eventi – Classificazione per forma II

• Sagre, feste popolari, carnevali; festival e feste contemporanee, grandi mostre, grandi eventi sportivi

Marketing territoriale e

turistico

• Campagne di fund raising, avvenimenti di sensibilizzazione, feste ed incontriTerzo settore

• Seminari, incontri, workshopFormazione e didattica

• Promozione di prodotti, incentive, viaggi premio, fiere, eventi speciali

Marketing e comunicazione

8/48


Gli eventi – Eventi Culturali

Sono eventi di arte, musica, teatro, ma anche eventi enogastronomici.

Gli eventi artistici possono essere classificati in diverse

categorie:

Festival dedicati ad una forma d’arte (es. festival del

Fumetto, Presentazione libri)

Eventi che celebrano una particolare località (es.

sagre)

Eventi a calendario: culturali o religiosi (es.

celebrazioni San Patrick in Irlanda) Festival musicali

commerciali (es. Mondo Ichnusa)

9/48


Gli eventi – Il ciclo di vita

Ideazione e Progettazio

ne

Pianificazione

Gestione e realizzazion

e

Chiusura e Valutazione

vengono definiti gli aspetti di contenuto (obiettivi, target, formato, contenuti budget, stile dellacomunicazione) e quelli logistici (modalità di realizzazione dell’evento, date, sedi, staff organizzativo)

si stabilisce un piano di lavoro (linee guida operative: azioni, timing,gruppi di lavoro): progetto interno + per i partners/interlocutori

analisi e controllo dei risultati in base agli obiettivi fissati in sede progettuale, nonché di consolidamento di lungo periodo delle relazioni attivate con i destinatari dell’evento

gestione operativa degli aspetti logistici e di contenuto indicati dal piano di lavoro (location, allestimento, strumenti di supporto, linea grafica, budget, merchandising;gestione del budget)

10/48

Fase I – Ideazione e Progettazione

In questa fase l’evento viene definito nelle sue linee essenziali per

quanto riguarda obiettivi, destinatari, periodo e sede di svolgimento;

si effettua in sostanza una prima analisi di fattibilità del

progetto.


Ideazione e Progettazione

Pianificazione

Gestione e Realizzazione


Stabilire gli obiettivi

Stabilire il tema

Individuare gli Stakeholders

Individuare la sede

Decidere la data

Stabilire il budget

Individuare lo staff organizzativo

Richiedere i patrocini

Individuare eventuali sponsor

Individuare le criticità

11/48

Fase I a – Gli obiettivi dell’evento

Perché si fa l’evento? Quali sono le sue vere finalità?

La risposta a queste domande dovrebbe guidare tutto il planning.



Pianificazione



Profitto per l’organizzatore

Portare fondi all’economia locale

Aumentare il numero dei turisti / Allungare la stagione turistica

Lanciare un prodotto nuovo (obiettivo di marketing aziendale)

Migliorare il percepito di una città, di un luogo, di un’attività

Celebrare un evento storico, una ricorrenza (es. Capodanno)

Aumentare la vendita di un prodotto

Raccogliere fondi

12/48

Fase I b – Il tema dell’evento

Il tema è legato alla finalità dell’evento.

La scelta dei temi è infinita.



Pianificazione



Storici

Geografici

Culturali

Sportivi

Musicali

D’intrattenimento

Artistici,

Culinari

Legati ad oggetti (barche,

fumetti, ecc.)

La scelta del tema è fortemente orientata dai gusti degli

Stakeholders

13/48

Fase I c – Gli Stakeholders

Gli Stakeholders sono i “portatori di interesse”

Sono tutti coloro che hanno un ruolo, positivo o negativo,

nell’intero ciclo di vita di un progetto



Pianificazione



Partecipanti

Spettatori (e star)

La Comunità (che ospita l’evento)

Media

Sponsor

Organizzazione e team di lavoro

14/48

Fase I d – La sede I

Il luogo dove l’evento viene realizzato è

determinante per la riuscita dell’evento e per

minimizzarne i vari rischi.

Alcuni luoghi sono spettacolari (es. grotte, antichi

anfiteatri…), ma occorre investire in attrezzature

per renderli agibili e funzionali.

Altri luoghi sono strutturati già per realizzare

spettacoli e ospitare del pubblico (es. teatri, centri

congresso)



Pianificazione



15/48

Fase I d – La sede II

Principali requisiti:

Ambiente

Località geografica

Accesso ai trasporti pubblici

Parcheggio

Opportunamente attrezzata (sale workshop, area ristorazione)

Quantità di posti a sedere

La presenza di attrezzature e dotazioni audio/video

Vicina a strutture ricettive per partecipanti e relatori

Costo decorazioni, suoni e luci

Rispetto requisiti di sicurezza



Pianificazione



16/48

Fase I e – La data

Il timing di un evento è legato al pubblico che si intende

coinvolgere, alle condizioni meterologiche o alla stagione e,

soprattutto, al provare ad evitare sovrapposizioni con altri eventi



Pianificazione



Stagione

Giorno/i della settimana

Orario

Durata

Occorre poi considerare anche il tempo per pianificare e organizzare

l’evento, con particolare attenzione ai tempi della burocrazia

La valutazione del concetto di evento deve considerare questi

fattori,a livello di timing:

17/48

Fase I f – Il budget

Quando si studia il concetto di un evento è indispensabile una

stima iniziale dei costi

Ci vuole equilibrio tra la parte creativa e la parte economica. Spesso

gli aspetti creativi vincono … a scapito dei profitti!



Pianificazione



Principali voci di costo:

Location

Protagonisti

Comunicazione

Attrezzature

18/48

Fase I g – Lo staff organizzativo I

Quando si sviluppa il concetto di un evento è importante

considerare anche le capacità della squadra che gestirà l’evento



Pianificazione



Occuparsi di obiettivi e contenuti dell’evento

Occuparsi del programma dell’evento (orari, relatori, attori,

concomitanze, sovrapposizioni)

Occuparsi del budget: monitorare la compatibilità tra entrate ed

uscite, segnalando tempestivamente eventuali scostamenti

Occuparsi della compatibilità finanziaria: se il budget assegnato

all’evento e quello necessario per il raggiungimento degli obiettivi

fissati non coincidono, è necessario trovare nuove fonti di entrata.

19/48

Fase I g – Lo staff organizzativo II



Pianificazione



Occuparsi della logistica: rapporti con chi gestisce la location, i

fornitori (es. sedie, gazebo)

Occuparsi dei protagonisti dell’evento (relatori, attori ecc.):

prenotazioni, esigenze particolari

Occuparsi della comunicazione: rapporti con il grafico, tipografia,

uffici pubbliche affissioni, stampa, radio, siti internet, al fine di

garantire una omogeneità in termini di comunicazione

Occuparsi del recall

Occuparsi dell’accoglienza

20/48

Fase I h – I patrocini



Pianificazione



In relazione alla tipologia dell’evento e dei suoi contenuti può

essere importante valutare l’opportunità di chiedere patrocini e

contributi di Regione, Provincia, Comune o anche Università o altre

istituzioni.

Il patrocinio rappresenta una forma simbolica di adesione e una

manifestazione di apprezzamento per iniziative ritenute meritevoli

da parte dell’Ente

Le richieste vanno indirizzate ai presidenti o agli assessorati

interessati, o ai presidi delle Facoltà ed enti interessati

21/48

Fase I i – Le sponsorizzazioni I



Pianificazione



Un’impresa fornisce un supporto finanziario o in natura a una

persona, un gruppo o un’organizzazione al fine di permettere a

questi di svolgere le loro attività e, al tempo stesso, di ottenere una

serie di controprestazioni in modo da favorire il perseguimento dei

propri obiettivi di marketing e comunicazione

L’impresa sponsor ha la facoltà di associare all’attività o alla

manifestazione sponsorizzata il proprio nome e/o la propria marca

assicurandosi un beneficio in termini di notorietà e di immagine

complessiva, con lo scopo di perseguire, in ultima istanza, finalità

di tipo commerciale

22/48

Fase I i – Le sponsorizzazioni II



Pianificazione



Cosa possono portare gli sponsor all’evento?

Un finanziamento generico

per coprire le spese

Il sito dell’evento

La copertura media

(media partner)

I servizi di telecomunicazione

Il supporto IT

Oggetti fisici (es. premi, gadget,

ecc.)

Cibo e bevande

Il trasporto per artisti, atleti e

performers in generale

Intrattenimento e spettacolo

La ricerca degli sponsor chiede tempi anche lunghi, per cui è meglio

intraprenderla subito, anche per inserire gli nella realizzazione

grafica

23/48

Fase I l – Le criticità



Pianificazione



L’evento è una buona idea?

Abbiamo le capacità richieste per pianificare e realizzare

l’evento?

La comunità (ospitante) ci supporta?

Abbiamo le infrastrutture a disposizione?

Possiamo ottenere il luogo destinato all’evento ad un prezzo

ragionevole?

L’evento attirerà il pubblico?

Attirerà i media?

E’ finanziariamente sostenibile?

Quali sono i rischi?

24/48


Fase II – Pianificazione

In questa fase viene programmata la realizzazione dell’evento,

identificando le risorse da reperire, le linee economiche da seguire e

il calendario delle attività. Vengono stabiliti i canali e gli strumenti

per promuovere l’evento (strategie di media relation) e preparati i

materiali utili alla campagna d’informazione

Definire e approfondire i contenuti dell’evento e il calendario

Individuare i protagonisti

Impostare la comunicazione



Pianificazione



25/48

Fase II a – Contenuti e Calendario

In questa fase è necessario rendere operativa la pianificazione

ovvero programmare le attività sulla base di quanto stabilito nella

fase di progettazione.

Si prepara un piano operativo in cui determinare tutte le

condizioni indispensabili per poter realizzare il progetto.

Evento complesso: individuazione dei vari appuntamenti che

compongono il programma;

Evento semplice: approfondimento dei contenuti per individuare al

meglio i protagonisti.



Pianificazione



26/48

Fase II b – I protagonisti

In questa fase si individuano con estrema precisione chi saranno i

protagonisti dell’evento: relatori, attori, sportivi , ecc.

I protagonisti devono essere contattati formalmente con ampio

anticipo, specificando le caratteristiche tecniche dell’intervento

richiesto



Pianificazione



27/48

Fase II c – La comunicazione I

In questa fase è fondamentale impostare la linea grafica e

comunicativa del l’evento.



Pianificazione



Il primo passo è la ricerca di un nome, di un logo, di un’immagine

che lo rappresenti e che lo renda distintivo.

28/48

Fase II c – La comunicazione II

Quando si pianifica una campagna pubblicitaria, il primo passo è

definire CHI deve essere il destinatario del messaggio



Pianificazione



Una volta definito il target si cerca di capire a quali media è esposto.

TUTTI i media, classici e non (dall’affissione ai blog specializzati,

alle locandine in palestra)

Il primo strumento di comunicazione dovrebbe essere il sito

internet dell’evento

29/48

Fase II c – La comunicazione III

Le domande fondamentali da

porsi:

Chi devo raggiungere

(target)

In quanto tempo

Con quale tipo di messaggio

Quanti soldi ho a

disposizione (budget)

Cosa fanno i miei concorrenti



Pianificazione



30/48

Fase II c – La comunicazione: promozione

Scegliere i mezzi di informazione per raggiungere il pubblico

potenziale: stampa, radio, TV; media locali, nazionali, internazionali;

ecc.

Decidere le modalità e i tempi per contattare i giornalisti e

mettere a punto i materiali utili da inviargli

Mettere a punto i materiali illustrativi dell’evento (pieghevoli,

brochure), tenendo conto del mezzo con cui vengono spediti (e-mail,

fax, posta, consegna a mano) dei tempi di consegna e dei costi

Organizzare una conferenze stampa (ovviamente se compatibile

con tempi e risorse economiche)



Pianificazione



31/48

Fase III – Gestione e Realizzazione

Occuparsi dell’articolazione dell’evento significa definire le modalità

operative e la tempistica di quanto già programmato e pianificato. In

sostanza si tratta di prevedere nel dettaglio le azioni da mettere

in atto prima, dopo e durante lo svolgimento della manifestazione,

prendendo in considerazione tutti gli aspetti legati all’evento

Aspetti comunicativi

Aspetti logistici

Aspetti organizzativi

Svolgimento dell’evento



Pianificazione



32/48

Fase III a – Aspetti comunicativi

In questa fase vanno effettivamente realizzati tutti i materiali

informativi decisi in precedenza.

Si tratta quindi di approntare i file definitivi degli elaborati grafici e

inviarli per la stampa, almeno 20 giorni prima dell’evento, per

avere il tempo di distribuirli in tutti i canali prescelti.

Allo stesso modo, gli inviti e il programma definitivo dell’evento da

allegare a questi ultimi deve essere pronto almeno 20 giorni prima

dell’evento.



Pianificazione



33/48

Fase III b – Aspetti logistici I

La logistica è l’insieme di quelle attività che riguardano lo

spostamento di persone e materiali necessari alla realizzazione

dell’evento.

Principalmente riguarda:

Viaggi, trasferimenti e trasporti di persone

Trasporti e spedizioni di materiali

La gestione dell’accoglienza, degli alloggi e della ristorazione

L’organizzazione logistica influisce fortemente sulla buona riuscita

dell’evento, e ha un forte peso in termini di immagine



Pianificazione



34/48

Fase III b – Aspetti logistici II

La logistica deve essere attentamente pianificata:

Deve essere individuato il coordinatore dell’attività, l’unico ad

avere la responsabilità di stendere i calendari dei viaggi e degli

spostamenti di persone e materiali, ad aggiornare eventualmente il

budget, a trovare le soluzioni più opportune ed efficace in caso di

emergenza;

Vanno individuate le attività e assegnati i compiti da svolgere

nelle diverse aree: viaggi di persone, trasporto di materiali,

accoglienza.



Pianificazione



35/48

Fase III b – Il responsabile della logistica

Insieme al coordinatore dell’evento, deve immaginare come si

svolgerà l’evento, prevedendo tutto ciò di cui ci sarà bisogno.



Pianificazione



Decidere la disposizione dei posti dei relatori (e predisporre i

cavalieri), degli invitati - fra cui anche le autorità - e del pubblico;

Decidere le modalità dell’accoglienza (ed eventualmente

predisporre il kit di benvenuto) e della registrazione dei

partecipanti ;

In caso di convegno, predisporre l’allestimento del tavolo dei

relatori;

Assicurarsi della presenza del proiettore, se necessario, e

assicurarsi di avere preventivamente le slides da proiettare;

36/48

Fase III b – Gestione dell’accoglienza



Pianificazione



Per gestione dell’accoglienza si intende un insieme di attività di

benvenuto che vanno dal gestire gli spostamenti degli ospiti da e

per il luogo di svolgimento dell’evento, al fornire (possibilmente per

iscritto) una serie di informazioni organizzative e tecniche

strettamente legate all’evento, o semplicemente ricreative,

finalizzate a rendere più piacevole la permanenza in un determinato

luogo, alla prenotazione dell’alloggio all’organizzazione dei pasti.

Nel caso di un convegno, l’accoglienza si preoccupa anche di

organizzare e gestire l’afflusso del pubblico.

37/48

Fase III c – Aspetti organizzativi



Pianificazione



Perché l’evento “fili liscio”, devono essere ben gestiti due aspetti

fondamentali, che garantiscano a monte la corretta organizzazione

di ogni aspetto.

Segreteria organizzativa

Attività di contorno

38/48

Fase III c – La segreteria organizzativa I



Pianificazione



La segreteria rappresenta il centro nevralgico dell’organizzazione.

Nei materiali promozionali, negli inviti o nelle comunicazioni

devono essere chiaramente specificati:

Il nominativo esatto del responsabile/i,

I suoi recapiti (telefoni, fax, e-mail, ecc.)

39/48

Fase III c – La segreteria organizzativa II



Pianificazione



In questa fase, la segreteria predisporrà tutti i materiali che

serviranno per il giorno dell’evento, vale a dire:

Cartelline

Cavalieri

Badge

Fogli presenze

Eventuali materiali da consegnare

Eventuali manifesti da appendere

Prevede punto di accoglienza

40/48

Fase III c – Attività di contorno



Pianificazione



Per attività di contorno si intendono tutte quelle attività che

garantiscono che l’evento si svolga in maniera fluida, che gli intoppi

vengano tempestivamente risolti e che vengano raccolte tutte le

informazioni necessarie per la comunicazione post evento.

Svolgimento del servizio fotografico

Organizzazione di un servizio d’ordine in caso di evento

all’aperto

Predisposizione di una segnaletica che faciliti l’individuazione

della location e le varie sezioni o che dirotti il traffico

41/48

Fase III d – Svolgimento dell’evento I



Pianificazione



All’effettiva partenza dell’evento, ognuno deve essere preparato a

rivestire il ruolo che gli è stato assegnato.

La Segreteria organizzativa si posizionerà

possibilmente in prossimità della sala che si

è deciso di utilizzare per l’evento,

predisporrà l’occorrente per la registrazione

dei partecipanti, farà in modo di snellire le

attese e consegnerà a tutti i partecipanti il

kit di benvenuto

42/48

Fase III d – Svolgimento dell’evento II



Pianificazione



Il “personale di sala” dovrà accogliere gli ospiti e farli posizionare

nei posti previsti, condurre le autorità dal presidente o dai membri

del direttivo o dai relatori e soprattutto sapere a memoria il

programma dell’evento

Il responsabile logistico deve garantire lo svolgimento lineare

dell’evento e risolvere eventuali problemi che dovessero presentarsi

43/48

Fase III d – Svolgimento dell’evento III



Pianificazione



È importantissimo che gli organizzatori dell’evento intrattengono

relazioni dirette con relatori, attori, pubblico, autorità: l’evento

non ha valore in sé, ma in quanto espressione del vostro modo di

intendere le cose.

È importante far rispettare gli orari e affrontare tempestivamente gli

imprevisti in modo che vengano risolti nel modo più fluido possibile,

dando l’impressione che tutto proceda per il meglio.

44/48

Fase VI – Chiusura e Valutazione

Nella fase di chiusura e valutazione l’evento viene concluso e si

procede con la verifica dei risultati.

Verificare i risultati in base agli obiettivi prefissati

Archiviare i materiali prodotti

Realizzazione delle eventuali prodotti editoriali

Verificare le spese sostenute e dell’organizzazione in generale

Stesura e invio delle lettere di ringraziamento

Relazione finale



Pianificazione



45/48

Fase VI – Chiusura e Valutazione II

L’entità delle presenze registrate,

l’interesse suscitato nel pubblico,

l’adesione dei relatori, gli articoli apparsi

sui giornali, la quantità dei materiali

distribuiti, i consensi dei partecipanti,

sono i fattori che determinano la buona

riuscita di un evento, e aiutano a

costruire un’immagine vincente

dell’organizzazione.



Pianificazione



46/48

Aspetti legali – Adempimenti I

Per la realizzazione di eventi pubblici, o aperti al pubblico, la normativa italiana

richiede l’espletamento di diversi adempimenti.

In fase di programmazione è importante tener conto di tutti i requisiti, tecnici e

organizzativi, che vengono richiesti dagli Enti Pubblici per il rilascio di tali

autorizzazioni.

Tra gli altri aspetti da tenere in considerazione ci sono:

Privacy: qualsiasi attività di raccolta di dati personali è regolata dal testo

unico in materia di protezione dei dati personali (decreto legislativo n.

196/2003)


47/48

Aspetti legali – Adempimenti II

Contratti: nella fase preparatoria si potranno sottoscrivere una serie di

contratti, come l’affitto dei locali e delle attrezzature audiovisive, la prenotazione

delle camere d’albergo e dei servizi di catering, gli ingaggi e i gettoni di presenza.

Dal momento che i contratti sono impegni finanziari vincolanti, prima di apporre la

vostra firma esaminateli con attenzione e chiedete il parere di un esperto.

Diritti d’autore: nel caso in cui l’evento comporti la realizzazione di un’iniziativa

culturale musicale è opportuno verificare la necessità di pagamento dei diritti

d’autore. Per informazioni chiamare all’Agenzia di zona della Società Italiana Autori

Editori (S.I.A.E.).


48/48

Gli eventi - Costruisci il tuo futuro

Government & Nonprofit

Transcript of Gli eventi - Costruisci il tuo futuro