Giornataaperta Milano 13 maggio 2013 Varini dematerializzazione a scuola

La dematerializzazione dei documenti a scuola?

Si può fare?

A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]

La dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!

Perchè la Pubblica Amministrazione deve dematerializzare

l'informazione?

● Perché lo dispone la Legge Italiana

● Perché è un diritto dei cittadini


Codice dell'Amministrazione Digitale

(CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82)

Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce le regole per la

digitalizzazione della pubblica amministrazione e rende possibile la

modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni tecnologiche e

organizzative che consentono un forte recupero di produttività.


La dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!vv

http://www.digitpa.gov.it/amministrazione-digitale/CAD-testo-vigente

Il Codice dell’amministrazione digitale, promuove e regola ● la disponibilità● la gestione● l’accesso● la trasmissione● la conservazione● la fruibilità

dell’informazione in modalità digitale.

___________________________________________________________

Si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti prevedendo che le

pubbliche amministrazioni debbano formare, trasmettere, pubblicare, conservare gli

originali dei propri documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le

tecnologie dell'informazione e della comunicazione.



Dematerializzazione

Il termine dematerializzazione riguarda sia la produzione direttamente digitale degli

atti, sia la digitalizzazione di quelli che erano stati prodotti in forma analogica (su

carta) ed indica il progressivo incremento della gestione documentale

informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della

documentazione amministrativa in favore del documento informatico.



Gestione documentale

Definizione: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di

protocollo, nonché alla dematerializzazione, alla classificazione, organizzazione,

assegnazione, reperimento e conservazione amministrativo-giuridica dei documenti

informatici e dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalle

amministrazioni,



Il documento informatico

Definizione: l’articolo 1, comma 1, lettera p) del Codice dell'Amministrazione

Digitale definisce il documento informatico come “la rappresentazione

informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”



Il Documento digitale, articoli di riferimento

● Copie analogiche di documenti informatici

● Copie informatiche di documenti analogici

● Definizioni

● Documenti amministrativi informatici

● Documento informatico

● Documento informatico sottoscritto con firma elettronica

● Duplicati e copie informatiche di documenti informatici

● Formazione di documenti informatici

● Procedimento e fascicolo informatico.

● Regole tecniche

● Riproduzione e conservazione dei documenti

● Riproduzioni informatiche



http://www.digitpa.gov.it/cad/copie-analogiche-documenti-informatici

http://www.digitpa.gov.it/cad/copie-informatiche-documenti-analogici

http://www.digitpa.gov.it/cad/definizioni

http://www.digitpa.gov.it/cad/documenti-amministrativi-informatici

http://www.digitpa.gov.it/cad/documento-informatico

http://www.digitpa.gov.it/cad/documento-informatico-sottoscritto-firma-elettronica

http://www.digitpa.gov.it/cad/duplicati-copie-informatiche-documenti-informatici-0

http://www.digitpa.gov.it/cad/formazione-documenti-informatici

http://www.digitpa.gov.it/cad/procedimento-fascicolo-informatico

http://www.digitpa.gov.it/cad/regole-tecniche

http://www.digitpa.gov.it/cad/riproduzione-conservazione-dei-documenti

http://www.digitpa.gov.it/cad/riproduzioni-informatiche


Le regole tecniche

L'Agenzia per l'Italia digitale (ex DigitPA) ha redatto le regole tecniche in

materia di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione,

riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di

formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche

amministrazioni.



http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20%20Regole%20tecniche%20documento%20informatico%20e%20gestione%20documentale.pdf

http://www.digitpa.gov.it/


Le regole tecniche

Gli allegati e le indicazioni tecniche di maggior dettaglio

● Glossario/Definizioni

● Formati

● Standard e Specifiche tecniche

● Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione

● Metadati



http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20-%20Allegato%201%20-%20Glossario.pdf

http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20-%20Allegato%202%20-%20Formati.pdf

http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20-%20Allegato%203%20-%20Standard-Specifiche%20tecniche.pdf

http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20-%20Allegato%204%20-%20Specifiche%20tecniche%20pacchetto%20archiviazione.pdf

http://www.digitpa.gov.it/sites/default/files/Bozza%20-%20Allegato%205%20-%20Metadati.pdf

http://www.digitpa.gov.it/

IERI

Per le copie dei documenti analogici unici

era sempre necessario l’intervento del

pubblico Ufficiale, il quale doveva dichiarare

la conformità della copia informatica al

documento originale


OGGI

La conformità dell’originale analogicounico alla copia informatica èassicurata da chi detiene il documentomediante la propria firma digitale

OGGI

La conformità dell’originale analogicounico alla copia informatica èassicurata da chi detiene il documentomediante la propria firma digitale

Conformità tra documento analogico e documento digitale


Copie e riproduzioni di documenti digitalida analogico a digitale

● La copia informatica di un documento analogico è il documento informatico

avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto;

● La copia per immagine su supporto informatico di documento analogico è

il documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli del

documento analogico da cui è tratto (ndr non accessibile);



Copie e riproduzioni di documenti digitalida digitale a digitale

● La copia informatica di documento informatico è il documento informatico

avente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supporto

informatico con diversa sequenza di valori binari;

● Il duplicato informatico è il documento informatico ottenuto mediante la

memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima

sequenza di valori binari del documento originario;il documento informatico

avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto;



Copie e riproduzioni di documenti digitalida digitale a analogico e viceversa

codici a barre bi-dimensinali, Data Matrix

(da non confondere con la segnatura di protocollo o la marca temporale)

Per assicurare la provenienza e la conformità all’originale, sulle copie

analogiche di documenti informatici. è possibile apporre a stampa,

un contrassegno generato elettronicamente tale da consentire la verifica

automatica della conformità del documento analogico a quello

informatico.



Codici a barre bi-dimensinali, Data Matrix

(da non confondere con la segnatura di protocollo o la marca temporale)

Si tenga presente che il contrassegno non assicura di per sé la

“conformità” del documento analogico all’originale informatico, ma

consente solo la verifica.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]

Il contrassegno digitale


Vengono, ipotizzate tre tipologie di Contrassegni digitali

● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente i dati

identificativi del documento amministrativo informatico

● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente un

estratto del documento amministrativo informatico

● Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente

l’intero documento amministrativo informatico


Il contrassegno digitale


Documento informatico sottoscritto con firma elettronica

Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano

probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue

caratteristiche oggettive di qualità , sicurezza, integrità, immodificabilità

e identità dell'autore o di chi ne ha certificato l'autenticità.


La firma digitale


Una firma digitale può essere utilizzata per:

● Approvare un documento● Indicare che è stata eseguita la revisione del documento● Accettare i termini di un documento● Rilevare e registrare eventuali modifiche (se consentite) al

documento.● Certificare di essere l'autore di un documento e che il documento non

è stato modificato dopo la certificazione.


La firma digitale


La Marca Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui si

attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale

opponibile ai terzi.

La Marca Temporale è un servizio, acquistato presso un Ente Certificatore,

che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un

documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione

temporale opponibile a terzi.



Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e

pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato.

La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale alla

notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.

Una casella di posta elettronica certificata è una casella di posta

elettronica alla quale è associata una funzione che al ricevimento di

messaggi di posta elettronica certificata rilascia delle ricevute di

avvenuta consegna.




La dematerializzazione dei documenti a scuolaLe fasi del processo di dematerializzazione

Ingresso del documento ANALOGICO

mediante scansione

È necessario dotarsi di uno scanner di rete veloce da 30/40 pagine

al minuto (fronte/retro) dotato di cassetto alimentatore per gli

originali e corredato da software per acquisizione, OCR ed editing

dei documenti. A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]

La dematerializzazione dei documenti a scuolaIl processo di dematerializzazione

strumenti e servizi

Documenti accessibili

Al fine di ottenere da un processo di scansione, un

documento che rispetti le regole dell'accessibilità è

necessario aver configurato il software d'acquisizione in

modo tale che il file di risulta venga salvato in modalità PDF

testo (non PDF immagine)



strumenti e servizi

Attenzione alla dimensione finale del file

destinato all'archiviazione digitale.

È consigliabile tenere un rapporto qualità/peso del

documento tale da non determinare una eccessiva perdita di

qualità e di contenuti o una eccessiva occupazione di spazio

negli archivi digitali. Per documenti di testo come circolari,

lettere ecc. tenere una risoluzione minima di 250/300 px



strumenti e servizi

Software per la conversione e il salvataggio in formato

PDF di documenti digitali di varia natura comprese email e

pagine web.



strumenti e servizi

Software per la conversione e il salvataggio in formato

PDF, Appartengono a questa famiglia

Di programmi i software che, installando

una stampante virtuale consentono,

attraverso le normali procedure di stampa offerte dai vari

software, la stampa o più precisamente il salvataggio di

documenti attivando semplicemente la stampa degli stessi.

Anche in questo caso è opportuno verificare la

configurazione dei programmi affinché possano salvare i files

nella modalità accessibile precedentemente indicata.



strumenti e servizi

Fax

Modem fax e relativo software che consente ai fax di essere

ricevuto direttamente in formato elettronico da un computer.

Il fax digitale è rappresentato sempre con una immagine e

pertanto dovrà anch'esso ssere sottoposto alla conversione

in formato PDF testo (accessibile).



strumenti e servizi

Suite OpenOffice con aggiunta di plugin PDF Importer.

Con OpenOffice si creano PDF da qualsiasi documento compresi quelli creati con MSOffice della Microsoft; l'aggiunta di PDF importer ad OpenOffice consente di editare un PDF, operazione molto utile ad per esempio per attribuire manualmente una segnatura di protocollo (in attesa di attivare una procedura di automazione per tale operazione)



strumenti e servizi

INPUT del documento: Ingresso da modem-fax

1.Aprire la cartella configurata per il salvataggio dei fax ricevuti con il computer (Il file é una immagine TIFF)

2.Selezionare il file ed aprirlo con un qualsiasi visualizzatore di immagini (lo stesso software utilizzato per la ricezione dei fax dovrebbe essere dotato del proprio visualizzatore)

3.Attivare la procedura di stampa e selezionare la stampante virtuale PDF

4.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmente codificato]

5.Sottoporre ad OCR il fileA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) [email protected]


strumenti e servizi

Ingresso da pagine web, email e altri software di editing/reading non di back-office

1.Aprire la pagina web (es. Webmail) oppure il software client di posta (es. Outlook) oppure aprire/creare un file particolare con il relativo software.

2.Attivare la procedura di stampa e selezionare la stampante virtuale PDF




strumenti e servizi

Ingresso da files di back-office (doc, xls, ppt, odt, ecc)

1.Aprire/creare il file con una applicazione OpenOffice.

2.Attivare la procedura di esportazione in formato PDF (nella barra deglistrumenti di openoffice é presente l'icona)




strumenti e servizi

Processo amministrativo

1.Se dotati di apposito software automatico, sottoporre il file alla segnatura di protocollo, altrimenti aprire il PDF con OpenOffice, applicare la segnatura di protocollo e salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmente codificato]

2.Se necessario, certificare il documento con firma digitale.

3.Se necessario, aprire un nuovo fascicolo/pratica o associare il documento ad un processo già esistente

4.inserire il documento nel processo amministrativo di pertinenza (mediante procedura automatica per il workflow documentale o con altri sistemi di smistamento verso i responsabili delle procedure)



strumenti e servizi

La dematerializzazione dei documenti a scuola


D.M. 23/1/2004art. 1, co. 2, lett. a)

Documento statico non modificabile“documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonchè immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati”

D.M. 23/1/2004art. 1, co. 2, lett. a)

Documento statico non modificabile“documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione nonchè immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati”

La conservazione sostitutiva(Deliberazione CNIPA 11/2004 e DPCM 13 genn. 2004)

La conservazione sostitutiva del documento analogico si ottiene mediante la memorizzazione dell’immagine del documento su un supporto che permette di leggere tale atto nel tempo e che garantisce l’assoluta inalterabilità nella forma e nel contenuto dell’atto stesso, rendendo il suddetto documento statico e non modificabile.


Documento analogico originale“documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi” (art. 1, co. 1, lett. c, Deliberazione CNIPA n. 11/2004);

Art. 4, comma 4, Deliberazione CNIPA n. 11/2004“La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva […] ”

Art. 4, comma 4, DMEF 23 gennaio 2004“La distruzione di documenti analogici, di cui e' obbligatoria la conservazione, e' consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale”

Art. 23, commi 4 e 5, CAD“Per la validità del documento analogico originale unico si rende possibile una conservazione sostitutiva a cura del solo detentore cartaceo”


Distruzione del documento analogico unico

le fonti


Circolare 36/E dell’Agenzia delle Entrate e Art. 4, comma 3, DMEF 23 gennaio 2004

Gli originali analogici unici possono essere distrutti soltanto dopo l’intervento del Pubblico Ufficiale che dichiara la conformità della copia sostitutiva

La suddetta regola è stata superata dal nuovo testo dei commi 4 e 5, art. 23 del CAD


Distruzione del documento analogico unico


● Deve garantire (anche mediante verbalizzazione) la

tracciabilità delle operazioni effettuate durante il processo

di conservazione;

● La tracciabilità è necessaria per facilitare le operazioni di

controllo e verifica;

● La tracciabilità è utile per monitorare e mappare l’iter del

documento e di risalire a tutti i soggetti che hanno

acceduto al sistema informatico.


Il ruolo del responsabile della conservazione


Art. 5 Deliberazione CNIPA n. 11/2004

● Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in

tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che,

per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle

operazioni ad esse delegate.

● Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in

parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto

previsto dalla presente deliberazione.

● Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigente

dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stesso

formalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dall'art. 3, comma 2,

e dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede l'intervento di soggetto diverso

della stessa amministrazione.


Le funzioni del responsabile della conservazione



Archivi digitali: i raccoglitori



Archivi digitali: elenco dei documenti



Campi di ricerca personalizzabili



Inseriamo un documento

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Compiliamo i Campi di ricerca



Alleghiamo un File da disco

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Alleghiamo un File da disco



É possibile aprire il file archiviato



Acquisire il file da scanner



Fascicolazione automatica e manuale

La dematerializzazione dei documenti a scuola?

Si può fare!

Buona dematerializzazione a tuttiMario Varini


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