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• Utenti del Servizio (Responsabili Scientifici dei Laboratori)

• Possibilità di effettuare una richiesta d’ordine direttamente da INTERNET

• Monitoraggio dell’iter della richiesta d’ordine

• Colloqui via e-mail

• Spunta on-line della evasione parziale o totale dell’ordine

• Direzione Amministrativa

• Tempestività nella presa in carico dell’ordine da parte della Segreteria

• Risoluzione già in fase di compilazione di eventuali problematiche

• Continua visione dell’andamento ordini e riduzione dei tempi complessivi del processo

• Controllo efficace sulla rispondenza ordinato/ricevuto

• Snellimento della verifica Amministrativo /contabile ( disponibilità fondi)

Obiettivi del progetto

Il modello organizzativo

Internet

Laboratorio 1

Laboratorio 2

Direzione amministrativa

Server dati

Il progetto prevede tre moduli

• Il modulo on-line rivolto agli utenti

• Il modulo rivolto alla Direzione amministrativa

• Il modulo per la gestione dei database:

Archivio Responsabili Scientifici

Archivio Fornitori

Archivio Fondi

Le componenti

Non occorre installare software, ma disporre di un browser Internet Explorer aggiornato

Il sistema utilizza INTERNET per accedere alle procedure di gestione

• Modulo on-line per l’inserimento dati ordine

• Predisposizione dell’ordine anche in più momenti

• Visualizzazione dello stato di avanzamento dell’ordine una volta inoltrato alla Direzione Amministrativa per il suo ciclo

• Gestione dell’ordine con consegna materiale parziale o totale tramite una spunta alla ricezione

• Funzioni di ricerca ordini già inseriti

• Monitoraggio tramite una funzione di storico di tutti gli interventi operati sull’ordine dalle diverse strutture

• Proposta automatica dei fornitori con tutti i dati anagrafici

• Proposta lista dei fondi assegnati al Responsabile scientifico

• Login e password assegnata al Responsabile Scientifico

Le funzionalità

Le fasi di gestione dell’ordine

Compilazione richiesta

Valutazione richiesta

Ricezione merce

tecnologia

esperienza

metodo

accuratezza Obiettivi dell’incontroCompilazione richiesta

COMPILA RICHIESTA

D’ORDINE

Richiesta

Completata?Inviata

In compilazione

Ricezione Richiesta

L’unità richiedente può stampare l’ordine, non ancora approvato ed inviarlo via Fax o tramite

email al Fornitore

Unità richiedente Segreteria Dipartimento

SI

NO

tecnologia

esperienza

metodo

accuratezza Obiettivi dell’incontro

Richiesta

Approvata?Non

Approvata

Analisi Ordine

(*) La richiesta può essere corretta e riproposta

Unità richiedente Segreteria Dipartimento

Comunicazione e-mail

Motivazione (*)

Ordine

Approvato

Firmato

dal

DirettoreComunicazione e-mail

No

Si

Fornitore

Obiettivi dell’incontroAnalisi richiestatecnologia

esperienza

metodo

accuratezza Obiettivi dell’incontroRicezione merce

Consegna Merce

DDT

Ordine

Evaso

Parzialmente

Evaso

Chiuso Verifica

Amministrativa/Contabile

L’unità richiedente può stampare l’ordine, non ancora approvato ed inviarlo via Fax o tramite email al

Fornitore

Unità richiedente Segreteria Dipartimento

Fornitore

Spunta

Ordinato/Consegnato

NO

SI

Compilazione richiesta

COMPILA RICHIESTA D’ORDINE

Richiesta completata?

Inviata

In compilazione

Ricezione Richiesta

L’unità richiedente può stampare l’ordine, non ancora approvato ed inviarlo via Fax o tramite email al Fornitore

Unità richiedente Segreteria Dipartimento

SI

NO

Richiesta Approvata?

Non Approvata

Analisi Ordine

(*) La richiesta può essere corretta e riproposta

Unità richiedente Segreteria Dipartimento

Comunicazione e-mail Motivazione (*)

Ordine Approvato

Firmato dal Direttore

Comunicazione e-mail

No

Si

Fornitore

Analisi richiesta

Ricezione merce

Consegna Merce DDT

Ordine Evaso

Parzialmente Evaso

Chiuso Verifica Amministrativa/Contabile

L’unità richiedente può stampare l’ordine, non ancora approvato ed inviarlo via Fax o tramite email al Fornitore

Unità richiedente Segreteria Dipartimento

Fornitore

Spunta Ordinato/Consegnato

NO

SI

I contenuti

• Collegamenti alla Procedura

• Il menu di Gestione

• Funzionalità di gestione ordine

• Elenco degli stati e delle Icone

• Attivazione della Procedura

• Diagramma di Lavorazione

Il manuale utente

Qualche videata Login di accesso al servizio on-line di gestione ordini

Qualche videata Inserimento e compilazione dell’ordine

Qualche videata Ricerca e stampa ordine