INSIDE REPORT

gESTIONE DOcumENTalE NEl b2b: cOmE EPERchè l’INNOvazIONE DIgITalE fa la DIffERENza

SETTEmbRE2016

I processi di condivisione e scambio dei documenti con clienti e fornitori sono tanti e complessi. Una guida per valutare i tempi e le voci di costo occulte che si possono evitare portando una reale “digital innovation” nelle filiere

in collaborazione con:

INvOIcE lIfEcYclE maNagEmENT

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ERP

Fare business significa relazionarsi con clienti, fornitori, collaboratori e partner nel modo

più efficace ed efficiente possibile. Sembra ba-nale ma non lo è, per motivi diversi. Il fattura-to, infatti, si fa se c’è una buona gestione delle informazioni e dei servizi associati a contratti, ordini, spedizioni, fatturazione e pagamenti. Il che significa saper gestire le informazioni re-lative a una pluralità di parametri e variabili in continua evoluzione legati ai processi di fornitu-ra, produzione, distribuzione e riassortimento, che influenzano sia l’elaborazione sia la struttura dell’offerta. A questo si aggiunge tutta la gestione

contabile legata a normative fiscali diversi-ficate, a seconda della tipologia di settore in cui un’azienda si trova a operare. Al di là della gestione del ciclo dell’ordine e degli eventua-li documenti di trasporto associati, infatti, ci sono tantissime pratiche che comportano altrettanti processi da gestire e da risolvere periodicamente: bilanci, registri IVA, libri e scritture contabili, distinte bancarie, bollette, cartelle, fascicoli, atti notarili e via dicendo. Tutto questo significa una cosa sola: tonnel-late di documenti scritti, stampati, validati, scambiati via email, validati e catalogati per poter essere archiviati e conservati secondo le normative vigenti.

buSINESS TO buSINESS: uNa cOmPlESSITà DI RElazIO-NI, cONTRaTTI, PROcESSI E SERvIzI. TuTTI Da gESTIRE

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gestione documentale: così fan tutti(ma nessuno ha il coraggio di ammettere che non è il massimo)

S otto la spinta dell’evoluzione informatica associata allo sviluppo di Internet, dei ge-

stionali di nuova generazione e di sistemi ope-rativi capaci di dialogare tra loro e di integrarsi in modo sempre più spinto, i modelli aziendali stanno cambiando. I processi in chiave automa-tica (oggi si dice “digitale”) stanno insegnan-do alle aziende a usare sempre meno la carta e sempre di più i computer, gli smartphone e i tablet per gestire e condividere le informazio-ni. Eppure il processo di dematerializzazione dei documenti non è affatto scontato. Vero è che gestire il cambiamento non è mai stato fa-cile per nessuna organizzazione. La questione è che continuare a fare come si è sempre fatto non significa fare meglio e in modo efficiente. Guardando più nel dettaglio la gestione docu-mentale ed elettronica non strutturata, infatti, emergono criticità e inefficienze a livello ope-rativo, dal punto di vista dello spazio e del tempo impiegato da ogni risorsa. Questo al di là degli errori manuali, delle spese di can-celleria, dei costi relativi all’acquisto di carta, toner e degli spazi necessari all’archiviazione.

Per capire i volumi cartacei movimentati dalle aziende italiane bastano pochi numeri: solo le pagine gestite per la Conservazione Sostitutiva di Registri Iva, Libro giornale e Libro unico del Lavoro sono 5 MLD ogni anno (Fonte: Osservatori Digital Innovation 2015)

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La gestione cartacea tradizionale comporta diverse azioni manuali e una mancanza di sistematizzazione delle informazioni presenti nei documenti. La conseguenza? Una serie di inefficienze che impattano sulla qualità dei processi e del business, a partire da una compartimentazione rispetto alla supply chain e, molto spesso, anche tra gli stessi uffici aziendali che non possono accedere alle informazioni e perdono tempo a ricercare i documenti necessari a svolgere il proprio lavoro. Questo porta a una ridondanza dei documenti (spesso inutilmente replicati). La gestione manuale, per altro, ha più alti margini di errore. Le procedure cartacee, inoltre, comportano un grosso spreco di tempo, spazio, materiali e risorse. Solo per la gestione degli ordini, considerando che nel B2B gli interlocutori sono diversi, la moltiplicazione dei documenti all’interno della filiera è davve-ro esponenziale, dilatando i tem-pi e moltiplicando gli sprechi e gli errori. La mancanza di integrazione all’interno delle filiere è uno degli aspetti che più rallentano il business, impattando negativamente sulla qualità dei processi e sul time to market. Ecco perché le aziende stanno progressivamente spostandosi verso una gestione digitale.

verso l’innovazionedigitale... e oltre

Analizzando ancora meglio i processi di condivisione e di scambio dei documenti con clienti e fornitori nelle rela-zioni B2B emergono anche altri aspetti critici che la de-materializzazione e la digitalizzazione possono risolvere egregiamente. Di uno stesso documento capita vengano generate più versioni che generano complessità. Il risul-tato è che i ritardi causati dalla ricerca dei documenti negli archivi portano all’aumento dell’insoddisfazione dei clien-ti così come dei fornitori. Questo può avere un’impatto negativo che mina la possibilità di instaurare una relazio-ne più stabile con i propri partner commerciali. Un altro problema della gestione destrutturata del dato è che le informazioni sono passive. La mancanza di dati facil-mente elaborabili, aggiornati in tempo reale e immediata-mente condivisibili, ostacola la capacità del management di agire abbastanza rapidamente su importanti questioni strategiche e tattiche. Infatti, può accadere che informa-zioni importanti siano in schedari oppure in documenti allegati ad email, o in attesa di essere inseriti a sistema e i manager non hanno facile accesso a queste informazioni

per monitorare e migliorare le prestazioni. La digitaliz-zazione dei documenti agevola la comunicazione e la collaborazione tra reparti superando la gestione per silos e liberando risorse da dedicare ad attività a mag-gior profitto. Grazie alla digitalizzazione e quindi alla sistematizzazione automatica dei documenti, trovare un file è una questione di clic. In questo modo i talen-ti possono dedicarsi ad attività più redditizie come, ad esempio, gestire le eccezioni o analizzare gli insoluti. Inoltre, la digitalizzazione abilita un approccio ai nuo-vi modelli organizzativi del lavoro basati su concetti di Smart Working. A tutto questo si aggiunge il tema della compliance: la normativa sulla fatturazione elettronica nel B2B, infatti, oggi è estremamente chiara*.

PROcESSI DI cONDIvISIONE E ScambIO DEI DOcumENTI NElb2b: INfO PaSSIvE vERSuS INfO aTTIvE

La maggior parte delle aziende crede di essere passata a una gestione documentale digitale solo perché ha generato dei PDF dei documenti cartacei e li tiene in

un archivio digitale. Questa è dematerializzazione 1.0: le informazioni presenti nei documenti, infatti, sono

gestibili solo parzialmente. Non si possono cercare dati di dettaglio o revisionare e modificare i documenti.

- A decorrere dal 2.9.2015, il d.lgs.n.127 del 5.8.2015 disciplina ed estende la fatturazione elettronica alle transazioni fra privati; tale decreto legislativo, infatti, estende la possibilità di fatturazione digitale anche alle transazioni tra privati, disciplinando le regole per la trasmissione telematica delle operazioni IVA e di controllo delle cessioni di beni effettuata attraverso dispositivi automatici. - A decorrere dal 1 gennaio 2017 (art.1, comma 2, d.lgs. n.127/15), il Ministero dell’Economia e delle finanze metta a disposizione dei soggetti passivi dell’impo-sta sul valore aggiunto il Sistema di Interscambio (SDI) di cui all’art. 1, commi 211 e 212, l.n.244/2007, gestito dalla Agenzia delle Entrate, ai fini della trasmis-sione e della ricezione delle fatture elettroniche e di eventuali variazioni delle stesse relative a operazioni che intercorrono fra soggetti residenti nel territorio dello Stato, purchè i documenti abbiano le caratteristiche tecniche previste dal regolamento n.55/2013 per la “fattura p.a.”. Viene “esteso” alla fatturazione elettronica tra privati lo stesso “sistema” già in vigore per la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione; è prevista, infatti, la possibilità di invio telematico all’Agenzia delle Entrate dei dati di tutte le fatture emesse e ricevute mediante il Sistema di Interscambio.

*Riferimenti legislativi alla normativa riguardante la fatturazione elettronica tra privati:

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Il tempo medio per elaborare un documento base (ordine di vendita e/o fattura, pagamento) ri-

spetto a uno digitale è quasi il doppio: i ricercatori hanno rilevato un rapporto di 155% a 60% (Fonte Osservatori Digital Innovation 2015).

Un grosso vantaggio della gestione documen-tale 2.0 è di semplificare la ricerca e l’accesso

ai dati durante tutte le attività di verifica e controllo. Con un ulteriore plus: la possibilità di generare documenti di conformità allineati alle normative.

I dati presenti sui documenti cartacei sono più difficili da proteggere dal punto di vista della ri-

servatezza e della privacy: la sicurezza e l’integrità degli archivi fisici sono più basse, aumentando la possibilità che i documenti vengano persi, rubati o danneggiati. La dema-terializzazione e quindi la gestione digitale dei documenti, invece, consente di raggiungere livelli di protezione asso-ciati a soluzioni di crittografia, password e gestione degli archivi decisamente superiori.

Fatture in coda: i tempi relativi alla gestione di documenti speciali come, ad esempio, fatture

con eccezioni o per rilavorazioni o fatture senza PO con la gestione tradizionale cartacea hanno un impatto notevole sui tempi di elaborazione mentre attraverso la gestione digitale si risolvono in pochi click: basta richiamare il docu-mento a video e inserire nei campi i nuovi dati.

PaPerless 2.0: 5 cose da saPereL’archiviazione elettronica dei documenti consente unaccesso anche in mobilità ai dati da parte di di-

pendenti, partner, collaboratori, fornitori e clienti, in un’ot-tica di servizio ma anche di collaboration a valore aggiunto perché orientata alla massima proattività.

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2

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4La gestionedella fatturazione elettronicastrutturata,integrata alciclo dell’ordinee a tutto il sistema informativo aziendale capitalizza i dati, supportando nuovi livelli di gestione, archiviazione, ricerca, verifica e controllo più veloci ed efficienti

La dematerializzazione 2.0 si ha quando un’azienda sceglie la gestione documentale

elettronica strutturata: i dati, una volta mes-si a sistema, possono essere gestiti in ma-

niera dinamica e interattiva. In ogni momen-to è possibile non solo cercare e consultare le informazioni ma, a seconda dei privilegi

di accesso e dei ruoli, intervenire per fare aggiornamenti e modifiche, garantendo

sempre la qualità e la conformità del dato. Il tutto, potendo condividere i documenti

con fornitori, partner, distributori e clienti, evitando inutili attese, smarrimenti, ridon-

danze, potenziando così la qualità della relazione e del business.

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TESI PaPERlESS

DIGITALIZZA LA MAGGIOR PARTE DEI DOCUMENTI, INDIPENDENTEMENTE DALLA MODALITÀ CON CUI ARRIVANO IN AZIENDA

FAVORISCE L’AUTOMAZIONE DEI PROCESSICON DATI STRUTTURATI

PERMETTE LA COMPLETA DIGITALIZZAZIONE DEL PROCESSO DI FATTURAZIONE ED È INTEGRABILE CON I PRINCIPALI ERP DI MERCATO

ABILITA LA FATTURAZIONE ELETTTRONICAVERSO LA PA E LE RELAZIONI B2B

INCANALA IN UN UNICO FORMATO DI INGRESSO E DI USCITA IL FLUSSO DELLE INFORMAZIONI DA E PER I SISTEMI ERP

CONSERVA A NORMA TUTTI I DOCUMENTI INOLTRATI E LE RISPOSTE

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TESI PaPERlESSTESISQUARE® - where IT happens è la piazza delle soluzioni software di tipo collaborativo, protagonista da 20 anni nel mondo dell’Information Technology, con oltre 250 persone impiegate ed un sistema d’offerta che copre le aree più critiche della gestione di diversi settori aziendali: dalle soluzioni per la supply chain ed il transportation ai servizi EDI e le so-luzioni per la fatturazione e conservazione elettronica; dai prodotti per la gestione dei rischi aziendali e dei processi HR ai servizi di Application Management; dalla piattaforma cloud “molti a molti”, per la condivisione in tempo reale di informazioni e documenti all’offerta verticale dedicata al mondo della distribuzione (TESISQUARE Retail).

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