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Gestione automatizzata Atti amministrativi

a cura del Servizio Sistema Informativo

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Il sistema di automazione ha lo scopo di gestire

tutte le attività legate al ciclo di vita di un qualsiasi

atto amministrativo di competenza di

GiuntaConsiglio DirigenteSindaco

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Ordinanze

Decisioni

Atti del Sindaco

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Atti di Consiglio

Delibere

Ratifiche

Interrogazioni

Interpellanze

Ordini del giorno

Mozioni

Argomenti

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Delibere

Argomenti

Atti di Giunta

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Atti del Dirigente

Determinazioni

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Le informazioni vengono registrate sul Server

Ciascun utente predefinito, può accedere ad

esse tramite il proprio Personal Computer

con sistema operativo Windows collegato alla

rete comunale

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La scrivania virtuale può ospitare uno o più utenti (persone fisiche che manipolano o consultano documenti).

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Le informazioni sono disponibili nel pieno rispetto

dei vincoli di riservatezza e di sicurezza sia a

livello centrale che periferico

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Questo software consente di pilotare uno scambio di documenti tra le scrivanie in modo da creare un flusso informativo che sta alla base del procedimento amministrativo

Ad ogni scrivania viene associata una serie di Ad ogni scrivania viene associata una serie di azioni da compiereazioni da compiere

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Scrivania ufficio proponente

Proposte

Ricerche

Determine

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Scrivania Ragioneria

Ricerche

ProposteDetermine

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Scrivania Segreteria

Proposte

Pubb. Determine

O.d.G. Ricerche

EsecutivitàPubblicazione

FascicolazioneTermine Iter

Doc. genericoCopia docum.

Inizio IterDetermine

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Vediamo adesso le diverse attività operative

di ciascuna tipologia di utenza, in funzione

delle diverse fasi temporali ad esempio per

una deliberazione di Giunta comunale

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Fase

Pre-seduta

Ambito

Ufficio

Dirigente

Assessore

Ragioneria

Ragioniere Capo

Attività

Elaborazione atto

Parere regolarità tecnica

Visto di controllo

Assunzione impegno

Parere contabile

Segreteria Protocollo d’arrivo

Controllo

Ordine del giorno

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Fase

Seduta di Giunta

Ambito

Componenti

Attività

Visualizzazione e stampa

O.d.G. e atti

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Fase

Post-seduta

Ambito

Segreteria

Attività

Atti non iscritti all’O.d.G.

Esito degli atti

Invio Capigruppo,Prefettura

Pubblicazione

Partecipazione agli uffici

Registrazione

Uffici Consultazione, stampa atti

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Qualsiasi ufficio potrà ricercare gli atti presenti

nella banca dati, indicando gli estremi di ricerca

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Vengono così visualizzati gli atti che soddisfano

tale condizione, e cliccando su uno specifico...

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…siamo in grado di avere tutte le informazioni

dell’atto ...

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….e visualizzare lo stato di avanzamento

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Nell’ambito del progetto finalizzato 1998

“Gestione iter delibere in rete”

e’ stato effettuato :Segreteria di giunta Avvio GestioneSegreteria di Consiglio Avvio Gestione

e formazione del personale di :

Settore Risorse Umane ed Informative

per l’avvio delle proposteRagioneria per parere di regolarità contabile

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Si tratta adesso di definire le specifiche per

l’avviamento alla Gestione dell’iter delle delibere

in rete...

coinvolgendo tutti i Servizi del Comune

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1^ Fase

Avviamento della gestione presso tutte

le UOC del Settore Risorse Umane

ed Informative

Avviamento della Ragioneria per

l’emissione del parere di regolarità

contabile

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2^ Fase

Implementazione del software presso

tutti i Servizi collegati alla rete comunale

Formazione del personale preposto

all’utilizzo del software

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3^ Fase

Implementazione del software presso

tutti i Servizi non collegati alla rete

comunale

Formazione del personale