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Forum Internazionale degli Acquisti Verdi VIII edizione - Acquario Romano- Casa dell’Architettura, Roma 1-2 Ottobre

2014www.forumcompraverde.it

SEMINARI E APPROFONDIMENTI A CURA DEL GDL ACQUISTI VERDI

V: Verifiche e Controlli

Ottimizza gli acquisti a livello di sistema Supporto nella gestione degli acquisti di beni e servizi degli enti lombardi attraverso gare pubbliche aggregate

Centrale di committenza

Centrale di committenza

Migliora le performance d’acquisto dei singoli Enti

Realizzazione e promozione di soluzioni e-procurement, per la gestione dei processi di

approvvigionamento online

Promotrice dell’e-Procurement

Promotrice dell’e-Procurement

Svolgimento delle gare in nome e per conto dei singoli Enti

SUA Stazione Unica Appaltante

SUA Stazione Unica AppaltanteOffre consulenza

specialisticaagli Enti per la predisposizione delle proprie gare sia tradizionali che telematiche e per lo sviluppo dell'e-procurement

Consulenza e formazioneConsulenza

e formazione

Enti Sanitari

> 1700 Enti Pubblici di riferimento

Regioneed Enti regionali

Enti Locali ed altre PA


Attenzione a criteri ambientali e socialiAttenzione a criteri ambientali e sociali

Consultazione del Mercato

Fabbisogni degli Enti Convenzione

Monitoraggio Qualità

Ottimizzare gli acquisti a livello di sistema

Green Public Procurement - GPP Responsabilità Sociale d’Impresa - RSIARACA ha introdotto all’interno delle proprie procedure di gara centralizzate criteri che incentivano ad acquistare prodotti e servizi ecologici, salvaguardando la concorrenza e premiando i prodotti/servizi più innovativi

ARCA sta progressivamente attuando il processo degli acquisti sostenibili, inserendo “criteri sociali” negli appalti pubblici. L’approccio adottato si basa sulla trasparenza e tracciabilità della catena di fornitura e prevede la costruzione di un dialogo strutturato tra le Amministrazioni aggiudicatrici e i relativi fornitori .

Energia elettrica Ed. 3

Vaccini Farmaci Ausili per incontinenti

Carta in risme (1ª , 2ª e 3ª edizione)

Fotocopiatori in noleggio

Energia elettrica (2ª e 3ª edizione)

Appalto pre-commerciale

Cancelleria (2ª e 3ª edizione)

Divise polizia locale

Agenzia Viaggi


Le gare bandite da ARCA, dal 2007 ad oggi, sono 73, per un totale di oltre 2805 lotti e una base d’asta complessiva che supera i 3,7 miliardi di euro, di cui più dell’84% per beni e servizi in ambito sanitario.

4Data e nome documento

Risparmio medio ponderato sui prezzi storici in Millioni €

Sconto medio ponderato sui prezzi storici d’acquisto: >

17%

€ 230

€ 100 € 330

Specifica enti sanitari Spesa comune TOTALE

Antisettici e disinfettanti Vaccini ad uso umano, ed. 1,

2, 3, 4, 5 e 6 Farmaci, ed. 1, 2 e 3 Ausili per incontinenti, ed. 1 e

2 Mezzi di contrasto Soluzioni Infusionali Vaccini antinfluenzali,

2012/2013 e 2013/2014 Assicurazioni RCT/O, ed. 1, 2

e 3 …….

Cancelleria ed. 1, 2 e 3

Carta in risme, ed. 1, 2 e 3

Energia elettrica, ed. 1, 2 e 3

Agenzia Viaggi

Divise Polizia Locale

Vigilanza armata

Intermediazione pubblicitaria

…

Programma Operativo Nazionale Governance e Azioni di Sistema FSE 2007-2013ASSE E: Capacità istituzionale - Obiettivo specifico 5.5: Rafforzare ed integrare il sistema di governance ambientale

Azione 7A: Azioni orizzontali per l’integrazione ambientale


Attenzione alla soddisfazione degli utenti in termini di qualità dei prodotti e dei servizi e riduzione dei tempi di approvvigionamento

Risparmi e trasparenza delle procedure assicurando la massima pubblicità delle iniziative e criteri di aggiudicazione certi e trasparenti

Condivisione delle metodologie di approccio agli acquisti valorizzando i risultati già ottenuti dai best buyer

Spinta all’innovazione dei processi delle P.A.

Riduzione dei costi di sistema connessi alla realizzazione di procedure di gara

Le attività di monitoraggio, tra cui le Verifiche Ispettive, sono funzionali al raggiungimento dell’obiettivo strategico di garantire la massima

soddisfazione del Cliente

CUSTOMER CUSTOMER CARECARE

EFFI

CACI

AEF

FICA

CIA

EFFICIENZA

EFFICIENZA

KNOW HOW

KNOW HOWINNOVAZIONE

INNOVAZIONE


Reclami

Verifiche ispettiveVerifica del rispetto dei termini contrattuali concordati con il fornitore

Misurazione del livello di soddisfazione del cliente

Verifica della qualità dei prodotti offerti in convenzione

Raccolta indicazioni utili

Flusso dati su ordinativi di fornitura / richieste di consegna

Customer satisfaction

Controllo qualità

Procurement Intelligence

Analisi dei flussi

Obiettivi Strumento principale


PROGRAMMA DI MONITORAGGIO

Rispetto dei livelli di servizio(individuazione di eventuali non conformità)

Soddisfazione dei clienti (Amministrazioni)

Azioni correttive(miglioramento continuo)


PREVISIONE DEL PROGRAMMA DI MONITORAGGIO IN FASE DI PUBBLICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

TrasparenzaVerso concorrenti che partecipano alla gara

Esito & SanzioniPossibilità di prevedere meccanismi penalizzanti per verifiche ispettive non conformi


Le attività di monitoraggio sono previste già in fase di redazione della documentazione di gara – il caso della Carta in risme Ed. 3^:

Qualità del prodotto e dei servizi connessi«Per tutta la durata della Convenzione, ARCA, anche tramite terzi da essa incaricati, ha la facoltà di effettuare verifiche in corso d’opera, anche a campione, (…) al fine di verificare eventuali inadempimenti del Fornitore

Offerta di bancali ecologicinel corso delle verifiche potrà essere verificata l’evidenza nel bancale del marchio del certificato ambientale posseduto

Offerta di veicoli verdinel corso delle verifiche potrà essere richiesta al fornitore una copia del libretto di circolazione del veicolo usato per la consegna


Esito & Sanzioni

La verifica si intende positivamente superata, con successiva emissione del «Verbale di Verifica Ispettiva» solo se:

•Prodotti consegnati sono conformi ai requisiti minimi e alle caratteristiche tecniche richieste ed offerte

•Vengano rispettati i livelli di servizio stabiliti nel capitolato

In caso contrario si procede alla:•Sostituzione immediata dei Prodotti, pena la risoluzione del contratto•Applicazione di penali, nonché risoluzione


Le verifiche ispettive si svolgono secondo un processo articolato in quattro fasi principali:

Predisposizione documentazione

e campione di Enti

Predisposizione documentazione

e campione di Enti

La società di ispezione

contatta gli Enti e

predispone ed esegue il piano

di verifiche

La società di ispezione

contatta gli Enti e

predispone ed esegue il piano

di verifiche

Gli Ispettori, concluse le

V.I., trasmettono ad ARCA la relazione di

chiusura

Gli Ispettori, concluse le

V.I., trasmettono ad ARCA la relazione di

chiusura

Analisi e rielaborazione

della relazione

Analisi e rielaborazione

della relazione


Una verifica ispettiva può essere svolta con differenti modalità

Presso la sede degli Entil’ispettore effettua una verifica documentale sul processo di esecuzione della fornitura e una verifica di prodotto, tramite il confronto dei prodotti consegnati sia con quanto offerto in sede di gara sia con quanto richiesto dall’Ente

Presso la sede del Fornitorel’ispettore effettua una verifica documentale sulle fatture emesse

Attività di Blind Testper la verifica del funzionamento del Call Center del Fornitore negli orari e nei giorni stabiliti


La check list di verifica è suddivisa in 5 macro-categorie

Ad ogni macro-categoria sono associati requisiti sottoposti a monitoraggio

1) Processo di esecuzione della fornitura

2) Prodotti forniti

3) Servizi integrativi di gestione

4) Call Center

5) Servizi di assistenza tecnica e post vendita

A. 1 Comunicazioni dal fornitoreA. 2 Trasporto, consegna e installazioneA. 3 Indisponibilità dei prodotti, fuori produzione e

rottura di stockA. 4 Resi e sostituzioniA. 5 Consegna fornitura con veicoli verdi

B. 1 Corrispondenza caratteristiche prodotti consegnati con prodotti ordinatiB. 2 Corrispondenza prodotti consegnati / installati con quanto offerto in sede di gara

C. 1 Applicazione penaliC. 2 Fatturazione

D. 1 Verifica degli orari

E. 1 Responsabile della Fornitura


La valutazione di ciascun requisito si basa su una scala a quattro valori attraverso cui è possibile attribuire un livello di conformità.

La media aritmetica dei punteggi assegnati a ciascun requisito, afferente alla medesima macrocategoria, determina il valore dell’indicatore percentuale del singolo requisito. A sua volta, la media aritmetica di tali indicatori, pesata rispetto al numero di volte che il requisito viene valorizzato, determina l’Indicatore di Macrocategoria.

Warning On TargetAlert

Non Conformità

Grave

Non Conformità Importante

Non Conformità

Lieve

Conformità

1

0%

2

30%

3

65%

4

100%

Punteggio

Livello di servizio


Tali verifiche, già previste nei capitolati tecnici, sono state

svolte con la collaborazione di un ente ad hoc - Organismo di

Certificazione.

Controllo sulla qualità del Prodotto

Servizi di analisi tramite Prove di Laboratorio sulla rispondenza dei prodotti offerti con gli standard

ISO richiesti in gara

Anche in questo caso è prevista l’applicazione delle penali sul fornitore e la risoluzione del contratto


Responsabilità sociale d’Impresa – Definizione

Nel Libro Verde pubblicato nel 2001 la Commissione definisce la responsabilità sociale come “Integrazione volontaria delle preoccupazioni sociali e ambientali delle imprese nelle loro operazioni commerciali e nei rapporti con le parti interessate”

Nella comunicazione 681/2011 la Commissione definisce la responsabilità sociale come la“Responsabilità delle imprese per il loro impatto sulla società”

2001 2001

2011 2011

Responsabilità economica

Redditività aziendale: efficacia ed efficienza per un uso razionale delle risorse.

Responsabilità sociale

Operare con responsabilità verso tutti gli stakeholder, sia interni che esterni

Responsabilità ambientale

Salvaguardare il territorio e la natura, ridurre i consumi energetici, riciclare


Responsabilità sociale d’Impresa – Il contesto italiano

Il Ministero dell’Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare ha elaborato una proposta di criteri sociali negli appalti pubblici, proponendo un approccio “semplificato” ed uno

“completo”.

Approccio semplificato Approccio completo

Le Amministrazioni aggiudicatrici applicano un

approccio semplificato nei contratti con importi

inferiori alle soglie di rilevanza comunitaria,

utilizzando un questionario semplificato per il

monitoraggio degli standard sociali minimi,

focalizzato solo sulle fasi finali della catena di

fornitura.

Le Centrali di committenza applicano l’approccio

completo, indipendentemente dall’importo dei

contratti, quindi sia sotto sia sopra la soglia di

rilevanza comunitaria.

Tale approccio prevede l’utilizzo della versione

completa del questionario, che è focalizzato su

tutte le fasi della catena di fornitura.


L’approccio di ARCA agli acquisti socialiARCA sta predisponendo il processo degli acquisti sostenibili, inserendo i “criteri sociali” negli appalti pubblici. L’approccio adottato si basa sulla trasparenza e tracciabilità della catena di

fornitura e prevede la costruzione di un dialogo strutturato tra l’Amministrazione aggiudicatrice e i relativi fornitori , che si articola in 2 fasi :

Nel 2011 ARCA ha dato il via ad una fase di

informazione e confronto con gli

operatori economici interessati tramite la pubblicazione di un

questionario rivolto al mercato della fornitura per

introdurre il concetto di criteri sociali negli appalti che sarebbero

poi stati considerati e integrati gradualmente nelle procedure ad

evidenza pubblica indette da ARCA.

1 ^ fase: 1 ^ fase:

Nel corso del 2012 è stato promosso il graduale inserimento nelle

procedure ad evidenza pubblica delle condizioni di esecuzione

contrattuale attinenti ad esigenze di carattere sociale. Tale fase

si articola nella previsione di clausole e dichiarazioni

contrattuali, nel

monitoraggio e nella verifica della conformità ai criteri sociali.

2 ^ fase: 2 ^ fase:


Le condizioni di esecuzione contrattuale attinenti ad esigenze di carattere sociale sono state inserite nelle seguenti procedure di gara:

IMPORTO COMPLESSIVO A BASE D’ASTA: circa 1,2 MILIONI DI EURO per 1814 LOTTI

FARMACI

VACCINI AUSILI PER INCONTINENTI

ENERGIA ELETTRICA

VACCINI ANTI

INFLUENZALI

CANCELLERIA E CARTA

DISTRIBUTORI

AUTOMATICI

APPALTO PRE-COMMERCIALE

FARMACI BIOLOGICI

GESTIONE CORRISPONDENZA

TNT PER SALE

OPERATORIE

Primi risultati


Monitorare la Responsabilità socialeTrasmissione ai fornitori di un questionario di automonitoraggio di conformità agli standard sociali minimi con la richiesta di un set di

informazioni

Filiera produttuva

Elenco di fornitori e sub-fornitori

Attività informativa sull’aspetto sociale

Attività informativa sull’aspetto sociale

Applicazioni sul codice di condotta

Conduzione di verifiche ispettive esterne lungo la supply chain

Laura Carpineti [email protected]

Gruppo di Lavoro Acquisti Verdi

Segreteria tecnica

Ecosistemi srlViale Liegi, 32 00198 Roma

Tel. +39 06/68301407 Fax +39 06/92912226

[email protected]

Ente Capofila

Provincia di CagliariSettore Ambiente Ufficio Sviluppo Sostenibile, Nodo In.F.E.A.Parco di Monteclaro, Via Cadello, 9/B - CagliariTel. 070 5284525 Fax 070 4092054 [email protected]

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