FLEET MANAGER ACADEMY - ECONOMETRICA

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FLEET MANAGER ACADEMY Mercoledì 11 marzo 2015 Palazzo del Ghiaccio - Milano GESTIONE DELLA FLOTTA La gestione tecnica ed il monitoraggio operativo delle auto aziendali A cura di Robert Satiri Responsabile Servizi Generali di Sede

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FLEET MANAGER ACADEMYMercoledì 11 marzo 2015

Palazzo del Ghiaccio - Milano

GESTIONE DELLA FLOTTA

La gestione tecnica ed il monitoraggio

operativo delle auto aziendali

A cura di Robert SatiriResponsabile Servizi Generali di Sede

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AREE DI COMPETENZA DEL FLEET MANAGER• Acquisti: mercato auto, LCV, allestiti, tipologie contrattuali, manutenzioni, carburanti,

ecc…

• Facility Management: gestione della quotidianità e interfaccia tra noleggiatore, driver ed esigenze di servizio…

• Risorse Umane: Total Reward e politiche di incentivazione-premiali legate all’auto, gestione uso promiscuo, sicurezza sui luoghi e strumenti di lavoro…

• Gestione delle forniture e delle manutenzioni;

• Finanza: valori residui, finanziamento, valutazione contratti nlt…

• Amministrazione: gestione contabile, fatturazione passiva, multe, riaddebiti per usopromiscuo

• Assicurazione e Risk Management;

• etc.…

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IL TUTTO PER DETERMINARE UN Total Cost of Ownership del veicolo

il più contenuto possibile

39%

14%

26%

9%

3%3%

6%Costi Finanziari

Servizi

Carburante

Assicurazione

Personale

Tasse

Altro

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LA GESTIONE HA BISOGNO DI REGOLE!Indipendentemente dalla dimensione dell’azienda

• Definizione di una car policy aziendale

• Definizione della car list

• Definizione dei KPI

• Elaborazione dei SLA

• Controllo dei risultati e analisi degli scostamenti (con il budget, con lo storico, ecc…)

• Azioni di miglioramento

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ESEMPI DI KPI

• Fleet TCO/km = TCO per km percorso dalla flotta

• Fleet TCO/vehicle = il TCO per ciascun veicolo della flotta

• Nr. asset managed/FTE = numero di “asset” gestiti da un FTE (Full Time Equivalent)

• Fleet staff cost/asset = Costo dello staff per asset gestito

• Crash Rate = numero di km percorsi tra un incidente ed il successivo dal driver

• Consumo medio [l/100km] e CO2 [gr/km] teorici

• Consumo medio [l/100km] e CO2 [gr/km] reali

• Spend vs Budget = differenza tra quanto speso realmente e quanto previsto

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IT & FLOTTA

• Tutti questi dati devono convergere comunque su unsistema comune e possibilmente a tendere, essere integratinell’ERP aziendale.

• Ciò non è semplice e non è economico, ma è sostenibileperché permette i controlli dei KPI e quindi di monitoraregli SLA e prendere le migliori decisioni nei tempi giusti.

• Senza interazione con IT, la gestione diventa moltodispendiosa e perde di precisione.

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Il Gruppo Financo: società controllate e collegate Fonte dati: Bilancio Consolidato del Gruppo – anno 2013

.

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INFORMAZIONI SULL’AZIENDA

Numero di occupati (Italia): 1890*

INFORMAZIONI SULLA FLOTTA

Numero Totale dei veicoli in Italia: 590*

Numero Totale dei veicoli in Europa: 610* (compresa Italia)

Numero Totale dei veicoli nel mondo: 680* (compresa Europa)

Nota: i dati contrassegnati da * si riferiscono al Gruppo Financo, controllante di Colacem s.p.a. Unipersonale; i Servizi Generali di Sede di quest’ultima sono svolti per tutte le aziende del Gruppo.

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• Colacem ha implementato SAP nella quasi totalità deisuoi moduli.

• SAP PM è quello utilizzato per la gestionecentralizzata della flotta a livello mondiale

• Integrazione con gli altri moduli della contabilità (FI),del controllo di gestione (CO) e delle trasferte (HR-TV).

• Il gestionale è stato realizzato in house, con ilcoordinamento del Responsabile Servizi Generali; algruppo di lavoro hanno partecipato le Direzioni IT,Amministrazione e Finanza, Acquisti, Logistica eTrasporti, Pianificazione e Controllo

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Obiettivi di partenza:

• Approccio “tabellare” alle informazioni

• Gestione con query o estrazioni in excel

• Ridurre la sovrabbondanza di informazioni in unostrumento unico, intellegibile ed interrogabile

• Creare un gestionale utilizzabile anche per tutti iveicoli e mezzi d’opera delle società di escavazione etrasporto di materie prime e prodotti finiti (altre 500unità tra veicoli industriali e mezzi d’opera, in alcunicasi “agganciati” tra loro fino a formare un cd.“convoglio”: motrice + rimorchio + attrezzaturaspecifica)

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Operazioni preliminari:

Car policy unica

Car list a misura di paese

Creazione di un’anagrafica tabellare

completa ed univoca di tutti i veicoli in flotta, specificandocaratteristiche, ubicazione, conti di contabilità analitica individuale e dicontabilità generale di riferimento, assegnatario del mezzo, ecc…

Individuazione dei KPI tecnici per ogni veicolo e/o classi di veicoli

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Periodicamente, con procedure massive ed automatizzate, vengonoregistrati km percorsi e carburante immesso (quantità e costo)prelevando i dati dai report inviati mensilmente dalle compagniepetrolifere con le quali abbiamo accordi per il prelievo carburante concard personalizzate per ogni veicolo (contratti di netting).

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In maniera analoga, utilizzando i moduli MM e PM di SAP,vengono gestite le richieste d’acquisto, di manutenzioneperiodica (la rilevazione dei km o delle ore difunzionamento per i mezzi d’opera alimenta appositicontatori predefiniti con gli intervalli di manutenzione,generando appositi alerts) o straordinaria.

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Il modulo FI di SAP consente, in fase di registrazione contabile,un’imputazione individuale ed analitica dei costi che vengono poielaborati e rendicontati:• singolarmente,• per gruppi di vetture,• sedi di utilizzo• ecc…,

con indicazione dei valori:• effettivi,• a budget,• analisi degli scostamenti in valore assoluto, percentuale, periodi

precedenti, ecc…,

alimentando i rispettivi KPI

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E’ poi possibile effettuare delle elaborazioni relative a vari KPI: kmpercorsi nel periodo; km percorsi da ogni singolo utilizzatori; consumimedi ed assoluti per periodo; costi kilometrici medi ed assoluti, ecc…

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Il Gestionale è integrato nel Documentale, per cui si risaleall’archiviazione ottica dei documenti contabili

E’ inoltre integrato con il modulo SD per il quale, per i veicolidedicati alla consegna dei prodotti, è attivato un Profit Center ingrado di associare i ricavi legati alle consegne effettuate dai veicoliidentificati singolarmente, per tipologia di mezzi, aree geografiche,ecc…

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Sintesi degli ambiti operativi d’intervento del software SAP PM Veicoli:

•Gestione dell’acquisto di mezzi di proprietà, in leasing e noleggi a lungo termine•Gestione Anagrafica Mezzi•Gestione dell’assegnazione dei mezzi•Budget di gestione dei mezzi•Gestione manutenzioni•Gestione scadenze amministrative•Gestione consumo carburante e carte prelievo prodotto•Noleggio lungo termine autovetture e veicoli commerciali leggeri•Travel Management•Vendita mezzi e rottamazione•Addebito costo uso promiscuo ai dipendenti•Gestione interfaccia viacard/telepass

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La piattaforma gestionale dei veicoli è perfettamente integrata in SAP ed è in grado diidentificare immediatamente:•Caratteristiche del veicolo•Assegnazione per periodo corrente e periodo storico•Costi analitici e generali per tipologia, ubicazione, periodo, ecc…•Archiviazione ottica dei documenti contabili•Gestione delle assegnazioni e storico veicoli ed utilizzatori

La tabellazione e l’inserimento automatico delle informazioni consente di avere il TCO ed i KPIessenziali (costo/km vettura, consumi, distanze percorse, costi di acquisizione/gestione, ecc…)sempre sotto controllo

Abbiamo pertanto individuato alcuni KPI chiave per la nostra gestione:•Costo/km per categoria di veicolo•Consumo medio/km per categoria di veicolo•Percorrenze medie per tipologia di utilizzatore•Costo medio di gestione (per nlt, acquisto, leasing)

Questi KPI ci consentono di uniformare la gestione della flotta, analizzando gli scostamenti daidati medi ed “indirizzando” verso le best practices le performance degli utilizzatori (in terminidi consumi, percorrenze e percorsi) di tutta la flotta.

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Azioni di miglioramento ed integrazioni ulteriori:

• Implementazione di sistemi di sicurezza e monitoraggio in remoto dei mezzi aziendali per:•ottimizzare l’uso dei veicoli•ottimizzare i percorsi•premiare gli stili di guida sicuri ed economici •razionalizzare la flotta•contenere i costi assicurativi

• Corsi di formazione in Eco-Drive e Guida Anticipativa per sensibilizzare i driver a comportamenti sicuri nell’utilizzo quotidiano dei veicoli, ecologici ed economici

• Implementazione con altre funzioni di pertinenza dell’Area Servizi Generali (ad esempio nella Gestione della Mobilità).

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Palazzo del Ghiaccio - Milano

GESTIONE DELLA FLOTTA

La gestione tecnica ed il monitoraggio

operativo delle auto aziendali

Grazie dell’attenzione,Robert Satiri

Responsabile Servizi Generali di Sede