Federazione Italiana Tecnici Laboratorio 1 Congresso FITELAB · Anatomia ed istologia patologica 1...

42
Federazione Italiana Tecnici Laboratorio 1 Congresso FITELAB Il middle management dell’area tecnica9-11 maggio 2013 Sala Convegni Palazzo D’Attimis Maniago (PN)

Transcript of Federazione Italiana Tecnici Laboratorio 1 Congresso FITELAB · Anatomia ed istologia patologica 1...

Federazione Italiana Tecnici Laboratorio

1 Congresso FITELAB

“Il middle management dell’area tecnica”

9-11 maggio 2013 Sala Convegni

Palazzo D’Attimis

Maniago (PN)

Azienda Ospedaliero-Universitaria PisanaLaboratorio Analisi Chimico ClinicheCisanello PisaDir. G. Pellegrini

“La gestione della complessità organizzativa: l’esperienza delle UO complesse di Pisa”

Maniago 9 Maggio 2013Coordinatore D.ssa Grandi Barbara

MANAGER

Il ruolo del manager comporta non solo il

coordinamento, la guida di

un gruppo di persone, rappresentato dalle

risorse umane a disposizione

dell'azienda o della parte di azienda (unità

organizzativa) sotto la sua

responsabilità, ma anche e soprattutto

l'assunzione di decisioni di

pianificazione e di gestione per garantire

l'ottenimento di risultati in

linea con gli scopi aziendali ed in grado di

soddisfare gli stakeholder

ossia i soggetti (persone od

organizzazioni) portatori di interessi nei

confronti dell'azienda.

Middle Manager

Il Middle Manager ha responsabilità e

autorità su parti dell’Azienda (unità

organizzative), risponde al top

management e occupa posizioni

intermedie tra questo livello e il livello

operativo.

Esistono nelle Aziende 2 tipologie :

“Professional” e i “Coordinatori di Team”

I manager coordinatori sono coloro a cui è

stato affidato il compito di organizzare,

coordinare, e supervisionare un team di

persone.

Middle Manager

Essere coach significa orientare la propia

azione manageriale non al raggiungimento

del risultato aziendale, ma allo sviluppo

delle competenze e degli atteggiamenti dei

membri del team che consentiranno di

raggiungere quel determinato risultato.

Significa non parlare solo di obiettivi, ma

anche e soprattutto dei mezzi per

raggiungere tali obiettivi.

Significa sostituire al controllo il supporto,

alle gestione del team lo sviluppo del

singolo, alle logiche push le logiche pull.

Azienda Ospedaliero Universitaria Pisana

Direttore Generale

Direttore Sanitario

Direttore Amministrativo

Direzione Medica Direzione di Staff

di Presidio

Dipartimenti clinici

Azienda Ospedaliero Universitaria Pisana

www.ao-pisa.toscana.it

11 DIPARTIMENTI:

• Dipartimento emergenza accettazione

• Dipartimento cardio toraco vascolare

• Dipartimento materno infantile

• Dipartimento di oncologia, dei trapianti e delle nuove tecnologie

• Dipartimento delle neuroscienze

• Dipartimento di gastroenterologia e malattie infettive

• Dipartimento di area medica

• Dipartimento delle malattie muscolo-scheletriche e cutanee

• Dipartimento di radiodiagnostica e radiologia vascolare ed interventistica e medicina nucleare

• Dipartimento anestesia e terapie intensive

• Dipartimento di medicina di laboratorio (Prof.re M.Campa)

STRUTTURE COMPLESSE:

Laboratorio di Analisi Chimico Cliniche ( Dir.G. Pellegrini)

Virologia

Anatomia ed istologia patologica 1

Anatomia ed istologia patologica 2

Anatomia ed istologia patologica 3

Farmacologia clinica

Laboratorio di chimica ed endocrinologia

Microbiologia

Laboratorio genetica medica

STRUTTURE SEMPLICI:

Laboratorio trapianti

Citopatologia

Patologia Clinica Univ.

Azienda Ospedaliero Universitaria Pisana

U.O.Laboratorio Analisi chimico cliniche

DUE PRESIDI TRE LABORATORI

Laboratorio Analisi ch.cliniche Cisanello (Coord. B. Grandi)

Laboratorio Analisi ch.cliniche DEA Cisanello (Coord. B. Grandi)

Laboratorio Analisi ch.cliniche DEA Santa Chiara (Coord. B. Grandi)

Azienda Ospedaliero Universitaria Pisana

15 Settembre 2012

Riorganizzazione dei laboratori

Unico laboratorio di routine Cisanello

Due laboratori DEA : Santa Chiara

Cisanello

Azienda Ospedaliero Universitaria Pisana

TRASPORTO DEDICATO CAMPIONI BIOLOGICI

Nuovo servizio trasporti:

Un adeguato ed eccellente servizio dedicato tra i 2 presidi (Cisanello/Santa Chiara)

ed all’interno del presidio di Cisanello

Trasporto Dedicato Campioni Biologici

Considerata la criticità determinata dalla distanza tra i due ospedali di circa 12 km e

la presenza di un unico Laboratorio di routine e’ stato attuato un trasporto dedicato.

Trasporto Dedicato Campioni Biologici Dipartimentale.

Prevede la presenza di 2 auto e 2 autisti con orario 8.30/19.00

Viaggi ad orari prestabiliti presso piattaforme di raccolta e smistamento con

consegna diretta ai vari Laboratori in andata ed in ritorno.

Organizzazione trasporto dedicato

Ad oggi abbiamo riscontrato i seguenti risultati:

Tempistiche di consegna campioni rispettate

Nullo lo smarrimento di campioni

Di conseguenza:

Rispetto dei tempi di refertazione di routine fissati entro le ore 16.00

Percorsi dedicati con tempi di risposte brevi 1h e 30’ (centro antidiabetico, centro

ipertensione, pre-ospedalizzazioni)

Diminuizione del numero di campioni non pervenuti

Quindi potremo dire qualità rimasta invariata nonostante il trasporto campioni a distanza.

Ricadute sull’attività di laboratorio

Costo del Trasporto ragionevole con impatto di spesa minimo

• Diminuiti i costi fissi della strumentazione avendo oggi un solo Laboratorio

centrale di routine e non più due (molti strumenti dismessi con

riduzione costi fissi)

• Diminuiti i consumi dei reattivi (con l’accentramento su di un unico

laboratorio di routine)

• Risorse umane trasferite in gran parte al Laboratorio centrale Cisanello

• Qualità del servizio rimasta invariata per il dato analitico (stessi analizzatori)

• Qualità del servizio rimasta invariata dal punto di vista organizzativo

Personale dei Laboratori Analisi dell’AOUP

Laboratorio DEA Cisanello Laboratorio Routine Cisanello Laboratorio DEA S.Chiara

8 Operatori Tecnici di Laboratorio

5 Amministrativi

32 Infermieri

6 OSS

2 Ausiliari

48 Tecnici di Laboratorio

1 Coordinatore tecnico

1 Caposala

10 Dirigenti

1 Direttore

DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE DEL

LABORATORIO

Giuridicamente si occupa di 48 tecnici e di 8 operatori tecnici (OTL)

Di fatto , organizzativamente, collabora con:

Rid (responsabile infermieristico dipartimentale)

Rad (Responsabile amministrativo dipartimentale)

Rtd (Responsabile tecnici dipartimentale)

“Stesura turni di lavoro”

Gestione del Personale

Turni per i 3 laboratori (due h 24, uno h12)

Gestione ore permessi

Programmazione ferie

Reperibilità per i due Lab.DEA (trapianti/espianti)

Straordinari

Consuntivi mensili

DÌ CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE

DEL LABORATORIO

FORMAZIONE

Rilevazione fabbisogni formativi

Progettazione corsi interni

(Riunioni permanenti,docenza e tutoring, gruppi di miglioramento,forma residenziale, audit clinico e/o

assistenziale)

Stesura programmi e selezione argomenti e relazioni

Rendicontazione dei corsi già svolti

Registrazione informatizzata dei crediti ECM

DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE

DEL LABORATORIO

Gestione informatizzata dei magazzini

Si effettuano ordini telematici per i 3 Laboratori (con delega ad alcuni tecnici formati )

Ogni 3 mesi stampa dei report per controllo budget e scadenze contratti

Rapporti con ESTAV per proroghe contratti o rinnovi

Raccolta bolle di consegna

Rapporti continui con la Farmacia per controllo budget

(-5% per il 2013)

DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE

DEL LABORATORIO

DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE

DEL LABORATORIO

Gestione informatizzata per la logistica

Si effettuano polizze on-line di vario genere:

Elettrico

Idraulico

Movimentazione materiale

Condizionatori

Frigoriferi

Alcuni tecnici sono stati formati a fare ciò in assenza del coordinatore

DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE

DEL LABORATORIO

Gestione informatizzata beni economali

Ordini on-line dei beni economali per i due centri prelievi e per i tre laboratori

DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE

DEL LABORATORIO

Manutenzioni ordinarie/straordinarie

Taratura e calibrazione periodica pipette

Controllo periodico temperature frigoriferi /congelatori attraverso un sistema computerizzato con stampe

report mensili

(In conformità alla norma ISO 9001)

Il nostro Laboratorio è certificato dall’anno 1999

DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE

DEL LABORATORIO

GESTIONE CONFLITTI INTERNI

Disponibilità all’ascolto giornaliero di varie problematiche conflittuali che si vengono a presentare nella nostra complessa

organizzazione

Verifica periodica clima interno

Proposte di miglioramento

DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE

DEL LABORATORIO

VALUTAZIONI

Schede di valutazioni annue presentate dall’Azienda da compilare da parte del coordinatore in accordo con il Direttore di U.O.

Quest’anno e’ stata proposta un’autovalutazione con successivo momento di condivisione con il coordinatore

Proposta ben condivisa che ha portato ad una più serena valutazione del lavoratore

Proposte per l’incentivazione personale , raggiungimento di obiettivi , nuove proposte per l’anno successivo

GRUPPI DILAVORO CON

STAFF DIREZIONALE

I GRUPPO:

2 tecnici in formazione per sito web

II GRUPPO:

sviluppo comunicazione facile , clima interno

III GRUPPO:

criticità turni di lavoro. Prova di sistema on line per aggiornamenti in tempo reale di facile accesso a utenti

pre definiti (PROGRAMMA)

IV GRUPPO:

rischio clinico M&M (Trapianti/Espianti)

GRUPPI DILAVORO CON

STAFF DIREZIONALE

V GRUPPO:

attivazione Mail List di tutto il personale per migliorare la comunicazione

VI GRUPPO:

appropriatezza analitica/strumentale, appropriatezza richieste esami da reparto (attivazione da un mese di

sistema informatizzato)

VII GRUPPO:

Certificazione, visite ispettive periodiche, valutazioni non conformità ed azioni correttive

PUNTI DI FORZA•GRUPPO TUTORAGGIO

•MAGAZZINO COMPUTER

•GRUPPO STESURA TURNAZIONI

•REGISTRAZIONE SCORTE DIAGNOSTICI

•REGISTRAZIONE SCORTE ECONOMALI E

DISPOSITIVI MEDICI

•70% DEI CREDITI ECM CONSEGUITI TRAMITE

FORMAZIONE INTERNA

Gruppo Tutoraggio

Nel Laboratorio ci sono 6 TUTOR (formati dall’Azienda 5 tecnici su base volontaria, più il coordinatore)

Effettuano tutoraggio nei confronti dei ragazzi del corso di Laurea di “Tecnico di Laboratorio Biomedico” del I°eIII° anno (con lezioni frontali,lavoro su campo e come

valutatori finali in sede di esame)

Si occupano del personale neo-assunto (libretto formativo riempito durante il tutoraggio a tempo zero tre

mesi sei mesi)

MAGAZZINO COMPUTER

3 tecnici, uno per presidio, si occupano su base volontaria, di mantenere il magazzino dei

computer ,monitor stampanti , controllate periodicamente e scorta toner

In caso di necessità improvvisa provvedono alle sostituzioni più semplici in orario di lavoro evitando di effettuare chiamate agli appositi

servizi aziendali

STESURA TURNI DÌ LAVORO

Vista la complessità dell’organizzazione dei 3 laboratori con orari diversi ma con unico pool di personale tecnico è stato necessario formare un gruppo di tecnici volontari che collaborano

con il coordinatore per la stesura e la regolamentazione delle turnazioni

REGISTRAZIONE SCORTE DIAGNOSTICI

Ogni settore provvede alla registrazione dei reattivi in scorta ( ogni settore individua un

responsabile) tenendo sotto controllo continuo i consumi ed effettuando

periodicamente ordini congrui .

Ciò evita scadenze di reattivi in frigo o esaurimento delle scorte

REGISTRAZIONE SCORTE ECONOMALI E DISPOSITIVI MEDICI

Gli Operatori Tecnici provvedono periodicamente a controllare il magazzino economale, il magazzino di dispositivi medici (guanti, acqua in sacche ed in

flaconi), taniche dei rifiuti in modo da fare ordini congrui mensili e non restare mai senza scorta

minima

La registrazione avviene a tempi stabiliti e tramite una turnazione di personale pre stabilita

FORMAZIONE IN LABORATORIO

Numerosi corsi programmati ad inizio anno con una copertura di circa il 70% del totale dei crediti ECM previsti per i tecnici (50

annui)

Molti tecnici, volontariamente, hanno presentato tesi, approfondimenti di argomenti inerenti la loro attività, studi, lavori

Elevata partecipazione del personale del laboratorio e dei laboratori del dipartimento

Le ricadute sulle attività lavorative e sull’addestramento sono state elevate

PUNTI DIDEBOLEZZA

•COMUNICAZIONE

•DISPERSIONE RISORSE UMANE SU TRE

LABORATORI

•RAZIONALIZZAZIONE STRUMENTALE

•INAPPROPRIATEZZA DÌ RICHIESTE ESAMI

MIGLIORARE LA COMUNICAZIONE

ATTIVAZIONE COMUNICAZIONE ATTRAVERSO MAIL

CONSEGNE CAMBIO TURNO

MODIFICHE ORGANIZZATIVE DELL’ATTIVITA’

AGGIORNAMENTO CONTINUO PROCEDURE

DISPERSIONE RISORSE UMANE

Laboratorio DEA Santa Chiara:

2 tecnici al mattino

2 tecnici al pomeriggio

2 tecnici la notte

Carico di lavoro: molto basso

Proposta di riorganizzazione in corso con la direzione aziendale e trasferimento attività solo sul presidio d’urgenza di Cisanello

Ciò comporterebbe una ottimizzazione delle risorse umane e strumentali

In valutazione l’impatto sulla qualità del servizio da parte della Direzione Aziendale

(A Santa Chiara ci sono ancora 400 posti letto e reparti delicati come la pediatria , oncoematologia pediatrica ed ostetricia ginecologia)

RAZIONALIZZAZIONE

Strumentale:

Utilizzo di un sistema analitico “integrato” al lab. DEA che ci permetterà di dismettere ulteriori 4

strumentazioni con diminuizione dei costi (minor spreco di reagenti, ottimizzazione risorse umane

dedicate, minor costo di canoni annuo)

Ci auspichiamo e stiamo lavorando perché ciò avvenga prima dell’estate.

Coinvolgimento personale per prove analitiche.

INAPPROPRIATEZZA

Richieste esami:

Incontri con i reparti per ottimizzare il tipo di esami da richiedere (in corso di attuazione con gruppo di lavoro)

Supporto del sistema informatico in uso da circa 1 mese (con monitoraggio gruppo di lavoro)

Sensibilizzazione medici di base (in corso di attuazione)

IL RUOLO DEL COORDINATORE IN TUTTO QUESTO?

Una importante figura di collegamento tra la direzione e il proprio gruppo

Deve saper far partecipare , motivare,coinvolgere il suo personale

Deve essere punto di riferimento, dal basso verso l’alto e dall’alto verso il basso, dell’organizzazione in cui opera

Deve saper unire capacità comunicative, di coinvolgimento e valorizzazione dei singoli, con capacità professionale

Deve essere un leader proprio per il ruolo di cui e’ stato investito, in continuo combattimento tra le richieste del proprio gruppo e le istanze che

arrivano da chi gli e’ gerarchicamente superiore

“ C’è sempre una via per farlo

in modo migliore.

Trovala”

Thomas Edison

GRAZIE PER

L’ATTENZIONE.