Federazione CONF.SAL - UNSA. Coordinamento Nazionale Beni...

AGENZIA DEL DEMANIO

PORTALE PAPORTALE PA

ISTRUZIONI OPERATIVE

222

PREMESSA

Il Portale PA è stato ideato al fine di consentire alle Amministrazioni interessate di adempiere agliIl Portale PA è stato ideato al fine di consentire alle Amministrazioni interessate di adempiere agliobblighi di comunicazione nei confronti dell’Agenzia del Demanio previsti da specifiche disposizioninormative.

Il Portale si articola in tre diverse funzioni:

- “RATIO”: Consente la comunicazione dei dati concernenti la previsione triennale dei fabbisogniallocativi e delle superfici occupate non più necessarie ai sensi dell’art. 2, comma 222, primo periododella L 23/12/2009 n 191 (Legge Finanziaria 2010);della L. 23/12/2009 n. 191 (Legge Finanziaria 2010);

- “SIM”: Consente la comunicazione dei dati concernenti gli interventi manutentivi effettuati sia sugliimmobili di proprietà dello Stato, alle medesime in uso governativo, sia su quelli di proprietà di terziutilizzati a qualsiasi titolo, nonché l’ammontare dei relativi oneri ai sensi dell’art. 2, comma 222, decimoperiodo della L. 23/12/2009 n. 191 (Legge Finanziaria 2010);

- “U.GOV”: Consente alle Amministrazioni interessate di richiedere l’esclusione dal trasferimento aComuni, Province, Città Metropolitane e Regioni degli immobili di proprietà dello Stato in uso perC , , C p g g p p S pcomprovate ed effettive finalità istituzionali ai sensi dell’art. 5 comma 3 del D.Lgs. 28/05/2010, n. 85:

- ACCESSO AL PORTALE PA

Per accedere al Portale è necessario che ogni Amministrazione Centrale, con nota formale da inviareall’indirizzo [email protected], fornisca per ciascun operatore prescelto: nome,

RATIO SIM U.GOV

cognome, codice fiscale e indirizzo e-mail. Nella nota, inoltre, andrà specificato a quali delle funzioni delPortale sopra indicate (RATIO, SIM, U.GOV) gli operatori prescelti dovranno essere abilitati.

Acquisiti i predetti dati, questa Direzione potrà avviare la procedura di accreditamento al termine dellaquale gli operatori segnalati riceveranno una e-mail sulla casella di posta comunicata contenente unapassword che permetterà loro di concludere la registrazione e di accedere al sistema:

AGENZIA DEL DEMANIO

DIREZIONE AREA OPERATIVASERVIZI ALLA PADIREZIONE AREA OPERATIVA - COORDINAMENTO OPERATION - SERVIZI ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

333

Nel caso in cui la password venga dimenticata è prevista nella pagina di login una specifica funzionalitàche consente il recupero della stessa.

Si precisa che, per operatori già abilitati al sistema U.GOV, le password già in uso consentirannol’accesso al Portale, senza la necessità di avviare la procedura di accreditamento, ma limitatamente allafunzione U.GOV. Ai fini dell’ abilitazione anche alle funzioni RATIO e SIM sarà necessario inviare unanota formale all’indirizzo [email protected] avendo cura di indicare, per ciascun operatoregià accreditato ad U.GOV, nome, cognome, codice fiscale e le funzioni (RATIO e/o SIM) per le quali sirichiede l’estensione. Al riguardo si evidenzia che la conferma di avvenuta estensione dell’abilitazioneverrà inviata all’indirizzo di posta elettronica dell’operatore interessato già fornito in fase di registrazionead U.GOV.

Dopo la prima abilitazione, ogni modifica (estensione ad ulteriori funzioni, limitazione a specifichefunzioni, sospensione delle abilitazioni attive, revoca delle abilitazioni attive) potrà essere richiestadall’Amministrazione interessata mediante invio di nota formale all’indirizzo istituzionale del Portaleavendo cura di indicare sempre nome, cognome e codice fiscale dell’operatore per il quale si richiede lamodifica. Al riguardo si specifica che la conferma di avvenuta modifica dell’abilitazione verrà inviataall’indirizzo operatore interessato già fornito in fase di prima registrazioneall indirizzo operatore interessato già fornito in fase di prima registrazione.

- RATIO: RILEVAZIONE PERIODICA FABBISOGNI ALLOCATIVI

La funzione RATIO consente la comunicazione dei dati concernenti la previsione triennale dei fabbisogniallocativi e delle superfici occupate non più necessarie da parte delle Amministrazioni tenute agliadempimenti di cui all’articolo 2, comma 222, primo periodo della Legge Finanziaria 2010.

Sull’applicativo sono state precaricate le informazioni relative alla previsione triennale del fabbisognoallocativo (2010-2012), trasmesse dalle Amministrazioni nel corso dell’anno 2010.

In fase di avvio, pertanto, RATIO permetterà di gestire soltanto la comunicazione della previsione deifabbisogni per il triennio 2011-2013 relativa alle occupazioni già oggetto di comunicazione nel corsodell’anno 2010 e, dunque, già disponibili sull’applicativo.

Al momento, pertanto, non potranno essere inseriti a sistema i fabbisogni relativi ad occupazioni non

AGENZIA DEL DEMANIO

DIREZIONE AREA OPERATIVASERVIZI ALLA PA

p p g pcomunicate nel corso dell’anno 2010 e quelli non collegati ad occupazioni già esistenti (es. costituzione diun nuovo ufficio in un Comune nel cui territorio l’Amministrazione non ha alcuna sede).

Per tali tipologie di comunicazioni sarà cura dell’Agenzia del Demanio fornire successivamente istruzioni

DIREZIONE AREA OPERATIVA - COORDINAMENTO OPERATION - SERVIZI ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

44

integrative in merito alle modalità di caricamento dei dati nell’applicativo. Per tali ultime tipologie dicomunicazione, qualora un nuovo fabbisogno allocativo debba essere comunicato in tempi brevi al fine diconsentire l’avvio delle istruttorie tese al relativo soddisfacimento, la comunicazione potrà comunqueessere anticipata extrasistema.

Resta inteso che, anche in tali casi, sarà compito dell’Amministrazione interessata provvedere alcaricamento dei dati sull’applicativo non appena sarà resa disponibile l’apposita funzionalità e sarannostate trasmesse dall’Agenzia le relative istruzioni operative.

In modo analogo l’Amministrazione potrà procedere nel caso in cui la stessa debba comunicare l’avvenutorilascio di un immobile.

L’accesso alla funzionalità RATIO avviene dalla home page del Portale PA selezionando l’apposita icona:

L h t i i i l d l i t tt di ff tt l i li ll t it i l l fi di lLa schermata iniziale del sistema permette di effettuare la ricerca a livello territoriale, al fine di agevolarel’individuazione degli immobili per i quali si intende effettuare la comunicazione, ma può essereulteriormente circoscritta in funzione dell’Amministrazione utilizzatrice ed in funzione del tipo unità(Uso Governativo/FIP-P1/Locazione Passiva):

Il risultato della ricerca è riportato nella maschera “Elenco beni” che, per ciascun immobile, contiene leti i f i iseguenti informazioni:

- “Codice Bene”: Indica il codice identificativo dell’immobile comunicato dalle Amministrazioni nel corsodel 2010 (limitatamente agli usi governativi) ovvero desunto dalle banche dati dell’Agenzia del Demanio;

- “Ubicazione immobile”: Sono riportati i dati relativi alla Regione, alla Provincia, al Comune, all’ Indirizzoed al Codice di Avviamento Postale;

- “Amministrazione utilizzatrice”: Indica l’Amministrazione che utilizza l’immobile e che fa capo

AGENZIA DEL DEMANIO


all’Amministrazione centrale di riferimento;

- “Tipo unità”: Indica la tipologia di utilizzo dell’immobile (uso governativo, FIP/P1, Locazione passiva):


55

Selezionando il quadratino verde “Fabbisogni” relativo all’immobile sul quale si vuole effettuare lacomunicazione, si accede alla sezione di compilazione:

Tale sezione, denominata “Comunicazione 2011” è suddivisa in tre sottosezioni relative alle seguentitipologie di informazioni: “personale”, “superfici totali”, “superfici per destinazioni d’uso”.

A – PERSONALE

In tale sottosezione, nella parte denominata “Comunicazione fabbisogni 2011”, contrassegnata dalcolore verde, devono essere inseriti i dati relativi al numero totale dei dipendenti previsti nel triennio diriferimento (2011-2012-2013), con la separata indicazione del personale dirigente e non dirigente.

Al fine di agevolare la compilazione, nella medesima sottosezione, in colore grigio, sono riportati sia la

AGENZIA DEL DEMANIO


“situazione attuale” (ovvero la situazione esistente nel 2010) che il “totale comunicato” nel 2010 delnumero dei dipendenti in organico per gli anni 2010, 2011 e 2012.


66

B – SUPERFICI TOTALI

In tale sottose ione nella parte denominata “Com nica ione fabbisogni 2011” contrassegnata dalIn tale sottosezione, nella parte denominata “Comunicazione fabbisogni 2011” contrassegnata dalcolore verde, devono essere inseriti i dati relativi alla “variazione mq prevista” delle superfici totali neltriennio di riferimento (2011-2012-2013).

A differenza di quanto previsto per il personale, con riferimento alle superfici, l’informazione richiesta nonè il totale dei mq necessari ma unicamente la variazione rispetto alla superficie già occupata.

Pertanto, al fine di agevolare la compilazione, nella medesima sottosezione, in colore grigio, sono stateriportate sia la “situazione attuale” (ovvero la situazione esistente nel 2010) che la “variazioneriportate sia la situazione attuale (ovvero la situazione esistente nel 2010) che la variazionecomunicata” con riferimento alle superfici nel 2010 per gli anni 2010, 2011 e 2012.

La variazione va indicata rispetto:

- alla “superficie lorda”, vale a dire la superficie calcolata come la somma di tutte le superfici copertecomprese entro il profilo esterno ai vari piani, sia fuori terra che in sottosuolo, comprensiva dei muriperimetrali e di quelli interni;

- alla “superficie scoperta”, vale a dire la superficie esterna di pertinenza dell’immobile (con esclusione diterrazzi, balconi, etc… perché non funzionali alle attività istituzionali).

La sottosezione dedicata alla raccolta delle eventuali variazioni dei fabbisogni consente l’indicazione, perciascun anno ricompreso nel triennio di riferimento (2011-2012-2013), di:

- ulteriori superfici necessarie, rispetto a quelle già occupate dall’Amministrazione: in tal caso glispazi aggiuntivi vanno indicati nell’apposito campo dopo aver selezionato il segno “+” (se si occupano, ad

i 100 i i bil t il f bbi è di 130 ll’ it i di t lesempio, 100 mq in un immobile mentre il fabbisogno è di 130 mq, nell’apposito campo va indicata lasuperficie lorda di 30 mq). Viceversa, nel caso in cui le superfici occupate rispondano alle esigenze,questa sezione deve essere lasciata in bianco. Resta inteso che qualora un fabbisogno in incremento giàindicato per l’anno 2010 non sia stata ancora soddisfatto, lo stesso deve essere ribadito nuovamente nellacomunicazione per il triennio 2011-2013.

- superfici occupate non più necessarie: in tal caso gli spazi da rilasciare vanno indicati nell’appositocampo dopo aver selezionato il segno “-” e va valorizzato il mese in cui il rilascio degli spazi è previsto. Inp p g g p pcaso di rilascio completo dell’immobile occupato vanno indicate tutte le superfici lorde e scoperte giàvalorizzate nella “situazione attuale”, mentre in caso di rilascio parziale vanno indicate solo le superfici inesubero:

AGENZIA DEL DEMANIO


77

B – SUPERFICI PER DESTINAZIONI D’USO

In tale sottosezione, nella parte denominata “Comunicazione fabbisogni 2011”, contrassegnata dal colore

verde, devono essere inseriti i dati relativi alla “variazione mq prevista” nella superficie lorda di ciascuna

destinazione d’uso indicata (archivi, uffici, magazzini ecc.) nel triennio di riferimento (2011-2012-2013).

Come previsto per le superfici totali, anche in questo caso, l’informazione richiesta è la variazione dei mqrispetto alla superficie già occupata con riferimento a ciascuna destinazione d’uso.

Pertanto, al fine di agevolare la compilazione, nella medesima sottosezione, in colore grigio, sono stateriportate sia la “sit a ione att ale” (o ero la sit a ione esistente nel 2010) che la “ aria ione com nicata” nelriportate sia la “situazione attuale” (ovvero la situazione esistente nel 2010) che la “variazione comunicata” nel2010 per gli anni 2010, 2011 e 2012, con riferimento alle superfici per destinazioni d’uso.

Ai fini della corretta compilazione, si precisa che:

• i campi relativi alle “destinazioni d’uso” (archivi, uffici, magazzini, ecc.) debbono essere compilati indicandoper ciascuna destinazione la superficie lorda. Ad esempio, nel campo “uffici” va riportata la superficie lordatotale destinata ad ufficio, comprese le superfici dei corridoi, dei bagni, etc… avendo cura di scorporare solo leeventuali aree con destinazione specifica: archivi (non quelli connessi alle aree di lavoro) mense etceventuali aree con destinazione specifica: archivi (non quelli connessi alle aree di lavoro), mense, etc... .

• il campo “altro” ha natura residuale e consente l’indicazione delle superfici dedicate alle funzioni che nonpossono essere ricomprese nelle destinazioni d’uso puntualmente espresse:

Si precisa che per i fabbisogni in incremento già indicati per l’anno 2010 e non ancora soddisfatti, dovrà essere ribadito nella comunicazione per il triennio 2011-2013 il dettaglio per singola destinazione d’uso.

AGENZIA DEL DEMANIO


888

SIM: RILEVAZIONE PERIODICA COSTI DI MANUTENZIONE

La funzione SIM consente alle Amministrazioni interessate di adempiere all’obbligo - previsto dall’articolo 2p g pcomma 222 decimo periodo della Legge Finanzaria 2010 - di comunicare all’Agenzia del Demanio gliinterventi manutentivi effettuati sia sugli immobili di proprietà dello Stato, alle medesime in uso governativo,sia su quelli di proprietà di terzi utilizzati a qualsiasi titolo, nonché l’ammontare dei relativi oneri.

Sull’applicativo sono stati precaricati gli immobili per i quali, nel corso dell’anno 2010, è stato segnalatol’utilizzo unitamente alla trasmissione della previsione triennale del fabbisogno allocativo ai sensidell’articolo 2 comma 222 primo periodo della Legge Finanziaria 2010.

In fase di avvio, pertanto, SIM permetterà di gestire soltanto la comunicazione degli interventi manutentivi edei relativi oneri riferiti ai beni già oggetto della predetta trasmissione nel corso dell’anno 2010 e, dunque,già disponibili sull’applicativo.

Al momento, pertanto, non potranno essere inseriti a sistema i dati relativi agli interventi di manutenzionerealizzati su quegli immobili che, nel corso del 2010, non sono stati inclusi dalle Amministrazioni interessatenella previsione triennale dei propri fabbisogni allocativi. Per tali tipologie di comunicazioni, sarà curadell’Agenzia del Demanio fornire successivamente istruzioni integrative in merito alle modalità didell Agenzia del Demanio fornire successivamente istruzioni integrative in merito alle modalità dicaricamento dei dati nell’applicativo. In questi casi, qualora le Amministrazioni interessate ritenganoopportuno anticipare l’invio dei dati relativi al secondo semestre dell’anno 2010, questi ultimi potrannoessere trasmessi all’indirizzo di posta elettronica [email protected] utilizzando la tabellaallegata alla nota prot. n. 2010/23572 del 18/06/2010, che è disponibile per la consultazione sul sito internetdell’Agenzia del Demanio e che potrà essere richiesta, in formato editabile, alla suddetta casella di postaelettronica.

Resta inteso che, anche in tali casi, sarà compito dell’Amministrazione interessata provvedere alcaricamento dei dati sull’applicativo non appena sarà resa disponibile l’apposita funzionalità e saranno statetrasmesse dall’Agenzia le relative istruzioni operative.

L’accesso alla funzionalità SIM avviene dalla home page del Portale PA selezionando l’apposita icona:

La schermata iniziale permette di effettuare la ricerca a livello territoriale al fine di agevolareLa schermata iniziale permette di effettuare la ricerca a livello territoriale, al fine di agevolarel’individuazione degli immobili per i quali si intende effettuare la comunicazione, ma può essereulteriormente circoscritta in funzione dell’ Amministrazione utilizzatrice ed in funzione del tipo unità (UsoGovernativo/FIP-P1/Locazione Passiva):

AGENZIA DEL DEMANIO


999

Il risultato della ricerca è riportato nella maschera “Elenco beni ” che, per ciascun immobile, contiene leseguenti informazioni:

- “Codice Bene”: Indica il codice identificativo dell’immobile comunicato dalle Amministrazioni nel corso del2010 (limitatamente agli usi governativi) ovvero desunto dalle banche dati dell’Agenzia del Demanio;

- “Ubicazione immobile”: Sono riportati i dati relativi alla Regione, alla Provincia, al Comune, all’ Indirizzoed al Codice di Avviamento Postale;

- “Amministrazione utilizzatrice”: Indica l’Amministrazione che utilizza l’immobile e che fa capoall’Amministrazione centrale di riferimento;

- “Tipo unità”: Indica la tipologia di utilizzo dell’immobile (Uso Governativo, FIP/P1, Locazione Passiva):

AGENZIA DEL DEMANIO


Selezionando il quadratino viola “Manutenzioni”, relativo all’immobile in riferimento al quale si vuoleeffettuare la comunicazione, si accede alla sezione di compilazione “Interventi di manutenzione”.


101010

Tale maschera permette di inserire, con riferimento all’immobile selezionato, una descrizione puntuale degliinterventi manutentivi e dei relativi oneri attraverso la valorizzazione dei seguenti campi:

“Tipologia intervento”: Permette di selezionare la tipologia di intervento scegliendola all’interno di una listadi valori predefinita.

“Dettaglio di intervento”: Permette di fornire una puntuale descrizione dell’intervento.

“Importo”: Permette di indicare l’importo complessivo dell’intervento.

I tre campi sopra indicati sono obbligatori. Per ciascuno di essi il sistema, al termine della valorizzazione,visualizza un segno di spunta di colore verde a conferma dell’avvenuta popolazionevisualizza un segno di spunta di colore verde a conferma dell avvenuta popolazione.

“Semestre di riferimento”: Permette di definire il semestre di riferimento. E’ valorizzato di defualt dalsistema con l’indicazione del semestre al quale si riferiscono i dati.

“Note”: Permette di inserire ulteriori annotazioni ritenute utili. E’ un campo facoltativo:

Al termine della compilazione dei campi sopra indicati, è possibile salvare il lavoro effettuato selezionando iltasto “Aggiungi ” e, successivamente, confermando l’operazione con la selezione del tasto “OK”:

AGENZIA DEL DEMANIO


111111

Per effetto del salvataggio, i dati relativi all’intervento inserito sono riportati nella parte inferiore dellamaschera in una specifica riga all’interno dell’elenco “Interventi e manutenzioni inserite”:

Tale elenco, pertanto, indicherà tutti gli interventi inseriti a sistema effettuati su di un determinatoimmobile.

Per l’intero periodo nel quale sarà consentito al personale delle Amministrazioni interessate di inserire idati di propria competenza, i records dell’elenco “Interventi e manutenzioni inserite” relativi agliinterventi precedentemente caricati potranno essere eliminati attraverso l’apposito tasto “Elimina”.

***

- RATIO e SIM: UTILITA’

Al fine di agevolare le attività di inserimento e di consultazione dei dati, sono state predisposte leseguenti funzionalità:

- “Tabelle di sintesi”: Sono tabelle che, nelle maschere contenenti gli elenchi, contengono il riepilogodei parametri di ricerca e, nelle maschere relative ai singoli immobili selezionati, contengono i datiidentificativi del bene:

AGENZIA DEL DEMANIO


12

“Grafici di riepilogo”: Sono grafici che, con riferimento all’Amministrazione centrale interessata,forniscono il dato relativo alla ripartizione totale delle occupazioni per tipologia (Uso Governativo, FIP/P1,Locazione Passiva):

“Estrazione dati”: Nella maschera “Elenco beni” è possibile effettuare una esportazione in formato exceldei dati selezionati mediante l’apposita icona:

“Cambio di funzione”: Per gli utenti abilitati sia a RATIO che a SIM, nella maschera “Comunicazione2011” di RATIO relativa ad un determinato immobile, è possibile transitare direttamente alla maschera“Interventi di manutenzione” di SIM attraverso una apposta icona:

Analogamente, in SIM, nella maschera “Interventi di manutenzione” relativa ad un determinatoi bil è ibil t it di tt t ll h “C i i 2011” di RATIO ttimmobile, è possibile transitare direttamente alla maschera “Comunicazione 2011” di RATIO attraversouna apposta icona:

AGENZIA DEL DEMANIO


13

- APERTURA E CHIUSURA DELLE COMUNICAZIONI

Il caricamento dei dati a sistema è consentito, agli utenti abilitati, soltanto in specifici periodi dell’anno incoerenza con le tempistiche previste dalla normativa di riferimento. A tal riguardo l’Agenzia fornirà alleAmministrazioni interessate puntuali indicazioni in merito ai termini di apertura e di chiusura delle finestre dicomunicazione.

Al di fuori dei suddetti periodi il sistema resterà comunque disponibile, per gli utenti abilitati, in modalità disola lettura.

Soltanto in fase di primo avvio, il Portale sarà aperto per il periodo dal 28 marzo 2011 al 10 giugno 2011 alfine di permettere il caricamento dei dati relativi:

- alla previsione dei fabbisogni per il triennio 2011-2013 (RATIO);

- agli interventi manutentivi relativi al secondo semestre 2010 (SIM).

Si anticipa altresì che, nella seconda metà del mese di giugno, il Portale verrà riaperto in modalità diil i li i ll f i SIM i l’i i d ll i f i i i i licompilazione limitatamente alla funzione SIM per consentire l’inserimento delle informazioni inerenti agli

interventi manutentivi relativi al primo semestre 2011.

- U.GOV: ESCLUSIONE USI GOVERNATIVI DAL TRASFERIMENTO AGLI ENTI LOCALI

L’applicativo U.GOV, già disponibile sul sito www.agenziademanio.it, verrà inserito all’interno del Portale PAcome ulteriore funzione in aggiunta a RATIO e SIM e sarà accessibile unicamente dall’home page delsistema selezionando l’apposita icona:

Attraverso la funzione U.GOV, pertanto, le Amministrazioni interessate potranno continuare a richiederel’esclusione dal trasferimento a Comuni, Province, Città Metropolitane e Regioni degli immobili di proprietàdello Stato in uso per comprovate ed effettive finalità istituzionali ai sensi dell’art. 5 comma 3 del D.Lgs.28/05/2010, n. 85.

In fase di avvio del Portale, la funzione U.GOV sarà aperta agli utenti già abilitati per il caricamento dei datie resterà disponibile in tale modalità fino a diversa comunicazione dell’Agenzia del Demanio.

Ai fini della compilazione e della consultazione restano valide le istruzioni operative relative all’applicativoU.GOV già oggetto di trasmissione da parte di questa Agenzia.

Il Di A O i

AGENZIA DEL DEMANIO


Il Direttore Area Operativa

Paolo Maranca


Federazione CONF.SAL - UNSA. Coordinamento Nazionale Beni...

Documents

Transcript of Federazione CONF.SAL - UNSA. Coordinamento Nazionale Beni...