FATTURAZIONE OBBLIGATORIA PA · FIRMADIGITALE APPROFONDIMENTO FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” &...

FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA

FATTURAZIONE OBBLIGATORIA PAFATTURAZIONE OBBLIGATORIA PA

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Dott. Luigi Nastasi

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FIRMA DIGITALEE’ un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata suE un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su

un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro,

h l i l i l hi i lche consente al titolare, tramite la chiave privata, e al destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità direndere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di

uno o più documenti informatici. Tutto ciò unito al ruolo del certificatore che garantisce la veridicità e la correttezza delle

informazioni riportate nel certificato (dati anagrafici delinformazioni riportate nel certificato (dati anagrafici del titolare), forniscono allo strumento “firma digitale”

caratteristiche tali da non consentire al sottoscrittore di disconoscere la propria firma digitale (fatta salva la

possibilità di querela di falso).

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FIRMA DIGITALE APPROFONDIMENTO


FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTOE’, in sostanza, l’equivalente elettronico di una tradizionale firma apposta su carta e la sua apposizione garantisce:g

- l’autenticità del documento (sicurezza della paternità)

l’integrità del documento

La sicurezza del sistema sta nel fatto che, conoscendo un

elemento della coppia “chiave pubblica”, non è possibile

d d l' l t- l integrità del documento(certezza che non sia stato alterato)

- la sua validità

dedurre l'elemento corrispondente “chiave privata”.

La “chiave privata”, infatti, è l'elemento della coppia di chiavi d ti t d i tdestinato ad essere conosciuto dal solo soggetto titolare che appone la firma digitale sulle

pratiche telematiche.L “ hi bbli ” i èLa “chiave pubblica”, invece, è l'elemento della coppia di chiavi destinato ad essere conosciuto dagli interessati e con il quale si

ifi l fi di it l d lverifica la firma digitale del titolare della coppia di chiavi

+

3PIN



FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTOCOME SI OTTIENE – SCADENZA - DISPOSITIVI

COME SI OTTIENEChiunque intenda dotarsi di firma digitale deve rivolgersi ad uno dei soggetti autorizzati:

i Certificatori il cui elenco pubblico è disponibile sul sito della Agenzia Digitale all’indirizzohttp://www.agid.gov.it

dove sono anche disponibili i link ai siti web degli stessi Certificatori con le indicazionidove sono anche disponibili i link ai siti web degli stessi Certificatori con le indicazioni operative da seguire.

LA COPPIA DI CHIAVI HA UNA SCADENZA TEMPORALELa scadenza della Firma Digitale è solitamente triennale ma essa anche se il relativoLa scadenza della Firma Digitale è solitamente triennale ma essa, anche se il relativo

certificato qualificato risulti scaduto, revocato o sospeso, è valida se alla stessa è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che colloca la generazione di detta firma in un

momento precedente alla scadenza, sospensione o revoca del suddetto certificato.

DISPOSITIVI DI FIRMA

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FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTOCOME SI UTILIZZA LA FIRMA DIGITALE

PIN

Processo di apposizione della “Firma Digitale”

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LA PEC “POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS’È E COME FUNZIONA


LA PEC POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS È E COME FUNZIONA

La PEC garantisce certezza sull’identità del mittente e deldestinatario sull’integrità del messaggio elettronico sulla data edestinatario, sull integrità del messaggio elettronico, sulla data eora di invio e di consegna perché gli attestati di ricevimento e di

spedizione sono firmati digitalmente dai Provider certificati.Le Comunicazioni tra Imprese e Pubbliche AmministrazioniLe Comunicazioni tra Imprese e Pubbliche Amministrazioni dal 1/01/2014 devono avvenire esclusivamente in via telematica.

L’obbligo riguarda le presentazioni di istanze, dichiarazioni, dati, lo scambio di informazioni e documenti anche ai fini statistici. Le PAscambio di informazioni e documenti anche ai fini statistici. Le PA

dovranno aver messo a disposizione sul proprio sito apposite procedure; in alternativa dovrà essere utilizzata la PEC. L’obbligo

di comunicazione telematica si applica anche alla documentazioneppallegata alle istanze e dichiarazioni. Le PA non potranno più accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni.Intanto le PA a seguito della pubblicazione del Decreto del g p

Fare (testo vigente dal 21/08/2013) non possono piùtrasmettersi documenti tramite fax.

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Schema di funzionamento della PEC

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CONSERVAZIONE PEC: COME, QUALI E PER QUANTO TEMPO

La normativa indica che la Conservazione Sostitutiva è l’unico sistema per conservare il valore legale dei messaggi e delle ricevute PEC nel

tempo in quanto la PEC ha la stessa “efficacia probatoria” di una d t i di i i t il i PEC l l tiraccomandata con avviso di ricevimento e il messaggio PEC e le relative

ricevute sono considerati documenti informatici.Le PEC da conservare sono quelle che si riferiscono ai documenti previsti

dall’art. 2220 del Codice Civile: le fatture, le lettere, le copie delle fatture e delle lettere e tutti i documenti aventi rilevanza assimilabile alle

scritture contabili.

Lo stesso articolo indica il tempo di conservazione in 10 anni dalla registrazione o avvenuta ricezione.

Di conseguenza i messaggi e le ricevute PEC sarebbero privi di valore l l i hé d bb l i f i i dilegale se conservati su carta perché perderebbero le informazioni di

certificazione di natura elettronica.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA MODALITA’ DI TRASMISSIONEFATTURAZIONE ELETTRONICA - MODALITA’ DI TRASMISSIONE

Apposizione Firma Digitale alla Fattura elettronica

Trasmissione della fattura elettronica tramite posta elettronica certificata (PEC):La fattura elettronica

i hsi ha per emessa all’atto della sua

trasmissione per via elettronica.

Quindi,rileverà la

Download della fattura elettronica dal server aziendale: data della PEC piuttosto che il

messaggio di posta che avvisa il cliente

che la fattura

I riferimenti normativi concernenti la creazione delle fatture elettroniche sono contenuti nell’articolo 21 del D PR 633/1972

che la fattura elettronica è

scaricabile dal server aziendale.

sono contenuti nell’articolo 21 del D.P.R. 633/1972.

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TRASMISSIONE EDIL’EDI è un sistema di trasmissione che si basa sull’impiego di messaggi strutturati eL EDI è un sistema di trasmissione che si basa sull impiego di messaggi strutturati e codificati secondo una norma concordata: essi possono essere elaborati dal computer

automaticamente e senza ambiguità. L’accordo tipo prevede, inoltre, che siano esplicitamente enunciate le procedure e misure di sicurezza riguardanti la verifica

dell’origine la verifica dell’integrità e il non disconoscimento dell’origine e deldell origine, la verifica dell integrità e il non disconoscimento dell origine e del ricevimento nonché la riservatezza dei messaggi EDI

FLUSSO EDI (Electronic Data Interchange)

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FATTURAZIONE ELETTRONICAFATTURAZIONE ELETTRONICA

FATTURAZIONE ELETTRONICA IN “OUTSOURCING”

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FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”


FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA”

CHE COSA E’

E’ l’obbligo imposto dall’art 209 dellaE l obbligo, imposto dall art. 209 dellaL. 24 dicembre 2007 n. 244, ai Fornitori della PA di utilizzare esclusivamente indella PA di utilizzare esclusivamente in

forma elettronica l'emissione, la t i i l itrasmissione, la conservazione e

l'archiviazione delle fatture emesse nei ti l i i t i i d ll St trapporti con le amministrazioni dello Stato,

anche ad ordinamento autonomo, e con gli fenti pubblici nazionali, anche sotto forma di

nota, conto, parcella e simili.14


FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

MODALITA’ DI EMISSIONE – FORMATI AMMESSI

FORMATO: XML- FORMATO: XML- Firma elettronica certificata- Riferimento temporale

Garanzia di assenza di macroistruzioni o codici eseguibili- Garanzia di assenza di macroistruzioni o codici eseguibiliI formati ammessi per firmare elettronicamente la fattura sono i seguenti:CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla ( g )specifica pubblica ETSI TS 101 733 V 1.7.4XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 V 1.4.1Nell’ambito del formato di firma XML l’unica modalità accettata è quella “enveloped”. Inoltre la firma XAdES deve presentare i Reference con URI=”” oppure con URI=”#iddoc” dove iddoc indica l’identificativo del documento da firmare: non è possibile quindi omettere l’attributo URI all’interno degli elementi Referencepossibile quindi omettere l attributo URI all interno degli elementi Reference.Come riferimento temporale il SdI intende la valorizzazione dell’attributo “signing time” che deve essere presente nella firma elettronica apposta sul documento.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA”

MODALITA’ DI TRASMISSIONE SDI E NOMENCLATURA FILESMODALITA’ DI TRASMISSIONE AL SDIMODALITA DI TRASMISSIONE AL SDIa) un file contenente una singola fattura;b) un file contenente un singolo lotto di fatture;c) un file in formato compresso contenente uno o più file di tipo a)

/ iù fil di ti b) il f t di i tt t èe/o uno o più file di tipo b); il formato di compressione accettato èil formato ZIP.

Nei casi a) e b) il nome del file deve rispettare la seguente nomenclatura:

dove:dove:- il codice paese va espresso secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code;- l’identificativo univoco del soggetto trasmittente, (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia,

identificativo proprio del paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente all’estero),la lunghezza di questo identificativo è di:

•11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese IT;•2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) altrimenti;- il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri

e con valori ammessi [a-z], [A-Z], [0-9].Il file deve essere firmato elettronicamente. In base al formato di firma elettronica adottato,Il file deve essere firmato elettronicamente. In base al formato di firma elettronica adottato, l’estensione del file assume il valore “.xml” oppure “.xml.p7m”.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”


FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA”

MODALITA’ DI TRASMISSIONE DEL FILE AL SDI

La trasmissione dei file verso il SDI può essere effettuata utilizzandoLa trasmissione dei file verso il SDI può essere effettuata utilizzando le seguenti modalità:

- un sistema di posta elettronica certificata “PEC”;- un sistema di posta elettronica certificata PEC ;- un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service” fruibile attraverso protocollo HTTPS, di seguito “servizio SdICoop”;HTTPS, di seguito servizio SdICoop ;

- un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione (SPCoop), di seguito “servizio SPCoop”;

- un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, di seguito “servizio SdIFtp”;

- un sistema di trasmissione per via telematica attraverso il sito del Sistema d’Interscambio www.fatturapa.gov.it .

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TRASMISSIONE TRAMITE “PEC”

DIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 30 Mb

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TRASMISSIONE TRAMITE WEB

DIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 5 MbDIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 5 Mb

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SDI TRASMETTE IL FILE ALL’AMMINISTRAZIONEIl SDI trasmette all’Amministrazione destinataria la fattura tramite l’inoltro delIl SDI trasmette all Amministrazione destinataria la fattura tramite l inoltro del file ricevuto in ingresso utilizzando canali di trasmissione analoghi a quelli utilizzati per la ricezione con queste modalità:

- un sistema di posta elettronica certificata, “Servizio PEC”;

- un sistema in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione, di seguito “Servizio p gSPCoop - Ricezione”;

- un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, di seguito “Servizio SDIFtp”.

Oltre a trasmettere il file ricevuto in ingresso il SDI invia i dati utili per agevolare l’elaborazione del file stesso da parte del ricevente; i dati sono riportati nel messaggio “notifica dei metadati del file fattura” che viene trasmesso come file XML.

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COMUNICAZIONI SDI

Le comunicazioni prodotte dal SdI vengono inoltrate salvo diversaLe comunicazioni prodotte dal SdI vengono inoltrate, salvo diversa indicazione, tramite lo stesso canale utilizzato per la trasmissione del file fattura. Le comunicazioni sono costituite da file XML firmati elettronicamente con firma XAdES BES (XMLAdvanced Electronicelettronicamente, con firma XAdES-BES (XMLAdvanced Electronic Signatures) in modalità “enveloped”, con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1; i file vengono trasmessi come ll ti i i i ti i di i li t i i i hallegati ai messaggi previsti per i diversi canali trasmissivi che, come per

l’invio della Fattura sono:

Il “servizio PEC”;- Il servizio PEC ;

- Il “servizio SdICoop”;

Il “servizio SPCoop”;- Il servizio SPCoop ;

- Il “servizio SdIFtp”;

l’invio telematico attraverso il servizio esposto su www fatturapa gov it21

- l invio telematico attraverso il servizio esposto su www.fatturapa.gov.it.



PROCEDURAACCREDITAMENTO FORNITORE

Affinché il fornitore possa validamente interagire con il SdI, devono essere soddisfatti i requisiti minimi indispensabili alla sua identificazione.

Il soddisfacimento di tali requisiti si ottiene definendo uno o più canali di trasmissione/comunicazioneattraverso:- dotazione di una casella di posta elettronica certificata o di analogo indirizzo di posta- dotazione di una casella di posta elettronica certificata o di analogo indirizzo di posta

elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione dellecomunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse;

- adesione e sottoscrizione di un accordo di servizio con il SdI;d fi i i di d di i li l t i i d ll f tt l ti i i di- definizione di un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura, e relativi messaggi dinotifica, attraverso protocolli di “file transfer” all'interno di circuiti chiusi che identificano in modocerto i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale.

Nel caso di utilizzo del servizio di invio telematico esposto su www.fatturapa.gov.it, l’identificazioneavviene attraverso l’indicazione di codice fiscale e password rilasciate dai servizi telematicidell’Agenzia delle Entrate Fisconline o Entratel oppure, in alternativa, attraverso l’utilizzo di undispositivo di tipo Smartcard rispondente ai requisiti della Carta Nazionale dei Servizi-CNS,

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d spos o d po S a ca d spo de e a equ s de a Ca a a o a e de Se C S,preventivamente registrata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.



PREPARAZIONE E INVIO FATTURA ALLA PA

Le operazioni che l’operatore economico deve svolgere sono:Le operazioni che l operatore economico deve svolgere sono:

predisporre la FatturaPA

controllare la FatturPA

firmare la FatturaPA

inviare la FatturaPA

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PROCEDURA DI INOLTRO E GESTIONE RICEVUTE E NOTIFICHE

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CONTROLLI EFFETTUATI DA SDI

Le tipologie di controllo effettuate mirano aifiverificare:

- nomenclatura ed unicità del file trasmesso;di i d l fil- dimensione del file

- integrità del documento;t ti ità d l tifi t di fi- autenticità del certificato di firma;

- conformità del formato fattura;lidità d l t t d ll f tt- validità del contenuto della fattura;

- unicità della fattura;

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FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PACODICE UNIVOCO UFFICIO

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FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA”FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PATEMPI DI ENTRATA IN VIGORE DELLA NORMATIVA E SOGGETTI COINVOLTI

Dal 6 giugno 2014i Ministeri, le agenzie fiscali, gli enti nazionali di previdenza e assistenzai Ministeri, le agenzie fiscali, gli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale (*) devono accettare solo fatture elettroniche.D.M. n. 55 del 3/04/2013

Dal 31 marzo 2015l’obbligo viene esteso alle Altre Amministrazioni Centrali allineando alla medesima data l’entrata in vigore per le Amministrazioni Locali DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014 n 66DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66

(*) Sono quelli individuati come tali nell’elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato, pubblicato dall’Istat entro il 31/7 di ogni p ganno e aggiornato al 30 settembre 2013

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVADEFINIZIONE E REQUISITI

La conservazione digitale sostitutiva è un procedimento informatico g pregolamentato dalla legge, in grado di garantire nel tempo

la validità legale di un documento informatico.

O i t l i di i i fi i d ll il tt l t d iOvviamente la garanzia di conservazione ai fini della rilettura nel tempo deidocumenti conservati in formato digitale deriva dai requisiti principali che unbuon formato deve possedere:

- non essere proprietario, vale a dire non essere legato ad una specifica azienda;

- essere aperto, nel senso che le sue specifiche devono essere di pubblico dominio e ben documentate;

essere uno standard vale a dire essere approvato da organismi- essere uno standard, vale a dire essere approvato da organismi internazionali di standardizzazione quali ad esempio l'ANSI (American National Standards Institute), l'ISO (International Organization for St d di ti ) tStandardization), etc.

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA


CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVADOCUMENTI SOGGETTI ALL’OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DIGITALE E CHE

SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA.DOCUMENTI CHE NON SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVADOCUMENTI CHE NON SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA

Il documento soggetto all’obbligo della “Conservazione Digitale”è senz’altro la Fattura elettronica trasmessa, o ricevuta,è senz altro la Fattura elettronica trasmessa, o ricevuta,

in formato elettronicoLe Fatture elettroniche invece consegnate o spedite in copia

sotto forma cartacea possono e non de onosotto forma cartacea possono, e non devono obbligatoriamente, essere conservate digitalmente

Le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004, che consentono la g“Conservazione Digitale Sostitutiva” si applicano invece alle scritture contabili, ai libri, ai registri e, in generale, ad ogni documento rilevante ai fini tributari, fatta eccezione per le scritture ed i documenti rilevantiai fini tributari, fatta eccezione per le scritture ed i documenti rilevantiai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise edelle imposte di consumo di competenza dell'Agenzia delle dogane

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVADOCUMENTI CHE SI POSSONO CONSERVARE SOLO IN FORMAANALOGICA

Documenti analogici originali unici per i quali permane l’obbligo della conservazione

(in alcun Atti contenuti

modo nella

dell’originale cartaceo sostituibile). Si tratta diRaccolta Ufficiale degli atti normativi dellaRepubblica, atti giudiziari, processuali e di

)

p , g , ppolizia giudiziaria per i venti annisuccessivi, opere d’arte, documenti di valore, p ,storico e artistico, atti notarili, etc.

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAMEMORIZZAZIONE, ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE ELETTRONICHE

Memorizzazione è il processo di trasposizione su qualsiasiMemorizzazione è il processo di trasposizione su qualsiasi idoneo supporto, di documenti analogici o informatici

A hi i i l tt i è l i i l i iArchiviazione elettronica è la memorizzazione, su qualsiasiidoneo supporto, di documenti informatici, identificati in modounivoco mediante un codice di riferimento.

Conservazione elettronica dei documenti informatici e analogici è nel rispetto delle regole tecniche dettate dal DPCM 3 dicembreè, nel rispetto delle regole tecniche dettate dal DPCM 3 dicembre 2013, il processo che avviene mediante memorizzazione su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo e che si conclude con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione dellasi conclude con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale.

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVATERMINI DI REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE

I termini per le fatture elettroniche sono Annuali.

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVASCELTA DEL FORMATO DA UTILIZZARE PER LA CONSERVAZIONE DEI

DOCUMENTI FISCALI

Le caratteristiche che un buon formato deve possedere, per consentire una conservazione nel lungo periodo dei documenti fiscali, sono:- essere statico e non modificabileessere statico e non modificabile- non essere proprietario- essere aperto- essere uno standard.Altri elementi da valutare sono l’efficienza in termini di occupazione dispazio fisico e la possibilità di gestire il maggior numero possibile dispazio fisico e la possibilità di gestire il maggior numero possibile dimetadati, compresi i riferimenti a modifiche o aggiunte intervenute sul documento Ulteriore elemento di valutazione nella scelta del formato è il t di i i t d ll ti l i l ti l itempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie di documenti informatici. I formati per la conservazione adottati per le diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel

33manuale di conservazione



CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAELENCO DEI FORMATI INDICATI PER LA CONSERVAZIONE (*)

PDF PDF/A U d t PDF ò fi t di it l tPDF - PDF/A - Un documento PDF può essere firmato digitalmentein modalità nativa attraverso il formato ETSI PAdESTIFF - Utilizzato per la conversione in digitale di documenti cartacei

G fJPG - Il suo impiego va valutato attentamente in funzione del tipo didocumento da conservare.Office Open XML (OOXML) - Dispone di caratteristiche che lop ( ) prendono adatto alla conservazione nel lungo periodoOpen Document Format - È stato adottato come standard di riferimento da moltissime organizzazioni governative ed ha unag g"penetrazione" di mercato che cresce giorno per giorno.XML - Utilizzato in diverse situazioni che vanno dai dati finanziari al commercio elettronico, etc,TXT - Oltre a XML, per quanto concerne i formati non binari “in chiaro”, è universalmente utilizzato il formato TXT

(*) (Allegato 2) DPCM 3 dicembre 2013 34


CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAIL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

Compiti del responsabile della conservazione che opera d’intesa con il p p pResponsabile del trattamento dei dati personali e il Responsabile della

Sicurezza

Definizione delle politiche complessive del processoDefinizione delle politiche complessive del processoGestione secondo modello organizzativo, interno o esternoManuale di conservazione: redazione e aggiornamentoManuale di conservazione: redazione e aggiornamentoRapporto di versamento e pacchetto di distribuzione: redazione e sottoscrizione (se prevista da manuale)Richiesta pubblico ufficiale se necessarioMonitoraggio del sistemaVerifica periodica non superiore a 5 anni di integrità e leggibilità archiviDelega dei compiti a uno o più soggetti terzi

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Delega dei compiti a uno o più soggetti terzi


CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVASCELTA E NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

Nel caso di soggetti privati singoli o imprese a struttura semplificata, tale ruolo sarà ricoperto dalla medesima persona fisica o dal soggetto imprenditore o da un dipendente o daricoperto dalla medesima persona fisica, o dal soggetto imprenditore o da un dipendente o da un professionista in grado di assolvere gli adempimenti richiesti o da un terzo Conservatore AccreditatoNel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato danominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio,un amministratore, un dirigente) sia un terzo esterno alla società, all’associazione o all’ente compreso un terzo Conservatore AccreditatoIn sede di verifica da parte dell’Amministrazione finanziaria, uno dei primi documenti h i hi i i fi i d l ll è i i i d ll’ di i dche verranno richiesti ai fini del controllo è costituito proprio dall’atto di nomina data

la posizione fondamentale rivestita dal responsabile in seno al processo di conservazione sostitutivaQuindi, ai fini della nomina del soggetto responsabile della conservazione è necessarioQuindi, ai fini della nomina del soggetto responsabile della conservazione è necessariopredisporre un’apposita lettera di incarico o atto di nomina da fare controfirmare peraccettazione alla persona fisica nominata.CONSERVATORI ACCREDITATI AGIDSi tratta di soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documentiSi tratta di soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e che conseguono il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza. I soggetti privati devono essere costituiti in forma di società di capitali e disporre di un capitale sociale non inferiore a duecentomila euroun capitale sociale non inferiore a duecentomila euro

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAMANUALE DI CONSERVAZIONE (Obbligatorio)

Redazione obbligatoria

Documento informatico

Contenuto minimo:organizzazione, soggetti coinvolti e ruoli svolti modello di funzionamento delsvolti, modello di funzionamento del processo e delle infrastrutture utilizzate

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVARESPONSABILITA’ CIVILI E PENALI

RESPONSABILITA’ CIVILERESPONSABILITA CIVILEIl Responsabile della Conservazione è obbligato a rispondere dei danni eventualmente cagionati a terzi a causa del negligente adempimento del proprio incarico.

RESPONSABILITA’ PENALEIl Responsabile della Conservazione quindi, nel momento in cui non rispetta la

ti i t ò tt i b ll d tt il t di t tt tnormativa vigente, può commettere in base alla sua condotta il reato di trattamento illecito di dati personali o il reato di omessa adozione delle misure minime di sicurezza dei dati, solo se abbia operato al fine di trarne per sé o per altri un profitto o di recare ad altri un danno è punito, se dal fatto deriva nocumento al tit l d i d ti i d bit t t tt ti l l i d i di i tt ititolare dei dati indebitamente trattati, con la reclusione da sei a diciotto mesio, se il fatto consiste nella comunicazione o diffusione, con la reclusione da sei a ventiquattro mesi”.L’articolo 169 del Codice della privacy delinea il reato di omessa adozione delle

i i i di i d i d ti L d h himisure minime di sicurezza dei dati. La norma prevede che chiunque, essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime è punito con l’arresto sino a due anni o con l’ammenda da diecimila euro a cinquantamila euro.

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVASUGGERIMENTO OPERATIVO PER EVITARE SANZIONI- CHECK LIST

LISTA PUNTI CHIAVE DA CONTROLLARE

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAIMPOSTA DI BOLLO SULLE FATTURE ELETTRONICHE

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAEVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI

POSSIBILI ATTIVITA’ DI CONTROLLO DEGLI ORGANI ISPETTIVI

- individuazione del responsabile della conservazione ed acquisizione del manuale della conservazione sostitutiva (ove disponibile)controllo dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione- controllo dell impronta dell archivio informatico oggetto di conservazione

- controllo del certificato di firma, del riferimento temporale e delle marche temporalicontrollo delle comunicazioni obbligatorie all’Agenzia delle entrate- controllo delle comunicazioni obbligatorie all Agenzia delle entrate

- controllo della tipologia dei documenti portati in conservazione- verifica dell’esistenza degli indici di ricerca

ifi d ll’ d il d ti t i- verifica dell’accordo con il destinatario- verifica sulla corretta emissione e conservazione dei documenti- verifica a campione sulle impronte dei singoli documenti- controllo sull’avvenuto intervento del pubblico ufficiale nei casi previsti dalla normativa.

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAEVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI

a) Chi non tiene o conserva, secondo le prescrizioni, le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di II.DD. e IVA ovvero i libri, i documenti e i registri laregistri previsti dalle leggi in materia di II.DD. e IVA ovvero i libri, i documenti e i registri lacui tenuta e conservazione sono imposte da altre disposizioni di leggi tributarie e nonrispetta le modalità obbligatorie relative alla conservazione digitale di tali documenti è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.032,91 a euro 7.746,85.

b) La medesima sanzione trova applicazione anche a colui il quale nel corso di accessib) La medesima sanzione trova applicazione anche a colui il quale nel corso di accessi, ispezioni, verifiche ai fini dell’accertamentosi rifiuta di esibire, dichiara di non possedere ocomunque sottrae alla verifica i documenti, i registri e le scritture, ancorché non obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza. Tale quindi è la fattispecie per chi nonconsenta l’accesso ai sistemi elettronici (ad es. non comunicando password, chiavi di ( p ,accesso e simili) ovvero, sempre a titolo esemplificativo, non metta a disposizione le necessarie apparecchiature tecniche

Passiamo adesso ad analizzare la sanzione prevista in caso di inosservanza del termine pquindicinale per procedere alla conservazione digitale delle fatture. Ad esempio le fatturevengono portate in conservazione entro venti giorni ma sono state emesse e registrate neiregistri Iva nei termini, la sanzione che troverebbe applicazione è quella dell’articolo 9 che va da euro 1.032,00 a euro 7.746,00.

Nel caso in cui il contribuente si rifiuti di esibire i documenti oppure li occulti o li distrugga, si configura la fattispecie penale prevista dall’articolo 10 del D. Lgs. 74/2000, che prevede lareclusione da sei mesi a cinque anni.q

Grazie dell’attenzione!! Dott. Luigi Nastasi 42

FATTURAZIONE OBBLIGATORIA PA · FIRMADIGITALE APPROFONDIMENTO FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” &...

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