FATTURAZIONE OBBLIGATORIA PA · FIRMADIGITALE APPROFONDIMENTO FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” &...

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FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA F A TTURAZIONE OBBLIGA T ORIA PA F A TTURAZIONE OBBLIGA T ORIA PA CONSER V AZIONE SOSTITUTIVA CONSER V AZIONE SOSTITUTIVA Dott. Luigi Nastasi 1
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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA

FATTURAZIONE OBBLIGATORIA PAFATTURAZIONE OBBLIGATORIA PA

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Dott. Luigi Nastasi

1

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FIRMA DIGITALEE un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata suE un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su

un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro,

h l i l i l hi i lche consente al titolare, tramite la chiave privata, e al destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e lintegrit direndere manifesta e di verificare la provenienza e l integrit di

uno o pi documenti informatici. Tutto ci unito al ruolo del certificatore che garantisce la veridicit e la correttezza delle

informazioni riportate nel certificato (dati anagrafici delinformazioni riportate nel certificato (dati anagrafici del titolare), forniscono allo strumento firma digitale

caratteristiche tali da non consentire al sottoscrittore di disconoscere la propria firma digitale (fatta salva la

possibilit di querela di falso).

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FIRMA DIGITALE APPROFONDIMENTO

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTOE, in sostanza, lequivalente elettronico di una tradizionale firma apposta su carta e la sua apposizione garantisce:g

- lautenticit del documento (sicurezza della paternit)

lintegrit del documento

La sicurezza del sistema sta nel fatto che, conoscendo un

elemento della coppia chiave pubblica, non possibile

d d l' l t- l integrit del documento(certezza che non sia stato alterato)

- la sua validit

dedurre l'elemento corrispondente chiave privata.

La chiave privata, infatti, l'elemento della coppia di chiavi d ti t d i tdestinato ad essere conosciuto dal solo soggetto titolare che appone la firma digitale sulle

pratiche telematiche.L hi bbli i La chiave pubblica, invece, l'elemento della coppia di chiavi destinato ad essere conosciuto dagli interessati e con il quale si

ifi l fi di it l d lverifica la firma digitale del titolare della coppia di chiavi

+

3PIN

FIRMA DIGITALE APPROFONDIMENTO

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTOCOME SI OTTIENE SCADENZA - DISPOSITIVI

COME SI OTTIENEChiunque intenda dotarsi di firma digitale deve rivolgersi ad uno dei soggetti autorizzati:

i Certificatori il cui elenco pubblico disponibile sul sito della Agenzia Digitale allindirizzohttp://www.agid.gov.it

dove sono anche disponibili i link ai siti web degli stessi Certificatori con le indicazionidove sono anche disponibili i link ai siti web degli stessi Certificatori con le indicazioni operative da seguire.

LA COPPIA DI CHIAVI HA UNA SCADENZA TEMPORALELa scadenza della Firma Digitale solitamente triennale ma essa anche se il relativoLa scadenza della Firma Digitale solitamente triennale ma essa, anche se il relativo

certificato qualificato risulti scaduto, revocato o sospeso, valida se alla stessa associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che colloca la generazione di detta firma in un

momento precedente alla scadenza, sospensione o revoca del suddetto certificato.

DISPOSITIVI DI FIRMA

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FIRMA DIGITALE APPROFONDIMENTO

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTOCOME SI UTILIZZA LA FIRMA DIGITALE

PIN

Processo di apposizione della Firma Digitale

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LA PEC POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS E COME FUNZIONA

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

LA PEC POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS E COME FUNZIONA

La PEC garantisce certezza sullidentit del mittente e deldestinatario sullintegrit del messaggio elettronico sulla data edestinatario, sull integrit del messaggio elettronico, sulla data eora di invio e di consegna perch gli attestati di ricevimento e di

spedizione sono firmati digitalmente dai Provider certificati.Le Comunicazioni tra Imprese e Pubbliche AmministrazioniLe Comunicazioni tra Imprese e Pubbliche Amministrazioni dal 1/01/2014 devono avvenire esclusivamente in via telematica.

Lobbligo riguarda le presentazioni di istanze, dichiarazioni, dati, lo scambio di informazioni e documenti anche ai fini statistici. Le PAscambio di informazioni e documenti anche ai fini statistici. Le PA

dovranno aver messo a disposizione sul proprio sito apposite procedure; in alternativa dovr essere utilizzata la PEC. Lobbligo

di comunicazione telematica si applica anche alla documentazioneppallegata alle istanze e dichiarazioni. Le PA non potranno pi accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni.Intanto le PA a seguito della pubblicazione del Decreto del g p

Fare (testo vigente dal 21/08/2013) non possono pitrasmettersi documenti tramite fax.

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LA PEC POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS E COME FUNZIONA

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

LA PEC POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS E COME FUNZIONA

Schema di funzionamento della PEC

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LA PEC POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS E COME FUNZIONA

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

LA PEC POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS E COME FUNZIONA

CONSERVAZIONE PEC: COME, QUALI E PER QUANTO TEMPO

La normativa indica che la Conservazione Sostitutiva lunico sistema per conservare il valore legale dei messaggi e delle ricevute PEC nel

tempo in quanto la PEC ha la stessa efficacia probatoria di una d t i di i i t il i PEC l l tiraccomandata con avviso di ricevimento e il messaggio PEC e le relative

ricevute sono considerati documenti informatici.Le PEC da conservare sono quelle che si riferiscono ai documenti previsti

dallart. 2220 del Codice Civile: le fatture, le lettere, le copie delle fatture e delle lettere e tutti i documenti aventi rilevanza assimilabile alle

scritture contabili.

Lo stesso articolo indica il tempo di conservazione in 10 anni dalla registrazione o avvenuta ricezione.

Di conseguenza i messaggi e le ricevute PEC sarebbero privi di valore l l i h d bb l i f i i dilegale se conservati su carta perch perderebbero le informazioni di

certificazione di natura elettronica.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA MODALITA DI TRASMISSIONEFATTURAZIONE ELETTRONICA - MODALITA DI TRASMISSIONE

Apposizione Firma Digitale alla Fattura elettronica

Trasmissione della fattura elettronica tramite posta elettronica certificata (PEC):La fattura elettronica

i hsi ha per emessa allatto della sua

trasmissione per via elettronica.

Quindi,rilever la

Download della fattura elettronica dal server aziendale: data della PEC piuttosto che il

messaggio di posta che avvisa il cliente

che la fattura

I riferimenti normativi concernenti la creazione delle fatture elettroniche sono contenuti nellarticolo 21 del D PR 633/1972

che la fattura elettronica

scaricabile dal server aziendale.

sono contenuti nellarticolo 21 del D.P.R. 633/1972.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA

TRASMISSIONE EDILEDI un sistema di trasmissione che si basa sullimpiego di messaggi strutturati eL EDI un sistema di trasmissione che si basa sull impiego di messaggi strutturati e codificati secondo una norma concordata: essi possono essere elaborati dal computer

automaticamente e senza ambiguit. Laccordo tipo prevede, inoltre, che siano esplicitamente enunciate le procedure e misure di sicurezza riguardanti la verifica

dellorigine la verifica dellintegrit e il non disconoscimento dellorigine e deldell origine, la verifica dell integrit e il non disconoscimento dell origine e del ricevimento nonch la riservatezza dei messaggi EDI

FLUSSO EDI (Electronic Data Interchange)

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICAFATTURAZIONE ELETTRONICA

FATTURAZIONE ELETTRONICA IN OUTSOURCING

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FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

CHE COSA E

E lobbligo imposto dallart 209 dellaE l obbligo, imposto dall art. 209 dellaL. 24 dicembre 2007 n. 244, ai Fornitori della PA di utilizzare esclusivamente indella PA di utilizzare esclusivamente in

forma elettronica l'emissione, la t i i l itrasmissione, la conservazione e

l'archiviazione delle fatture emesse nei ti l i i t i i d ll St trapporti con le amministrazioni dello Stato,

anche ad ordinamento autonomo, e con gli fenti pubblici nazionali, anche sotto forma di

nota, conto, parcella e simili.14

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PAFATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

MODALITA DI EMISSIONE FORMATI AMMESSI

FORMATO: XML- FORMATO: XML- Firma elettronica certificata- Riferimento temporale

Garanzia di assenza di macroistruzioni o codici eseguibili- Garanzia di assenza di macroistruzioni o codici eseguibiliI formati ammessi per firmare elettronicamente la fattura sono i seguenti:CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla ( g )specifica pubblica ETSI TS 101 733 V 1.7.4XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 V 1.4.1Nellambito del formato di firma XML lunica modalit accettata quella enveloped. Inoltre la firma XAdES deve presentare i Reference con URI= oppure con URI=#iddoc dove iddoc indica lidentificativo del documento da firmare: non possibile quindi omettere lattributo URI allinterno degli elementi Referencepossibile quindi omettere l attributo URI all interno degli elementi Reference.Come riferimento temporale il SdI intende la valorizzazione dellattributo signing time che deve essere presente nella firma elettronica apposta sul documento.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PAFATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

MODALITA DI TRASMISSIONE SDI E NOMENCLATURA FILESMODALITA DI TRASMISSIONE AL SDIMODALITA DI TRASMISSIONE AL SDIa) un file contenente una singola fattura;b) un file contenente un singolo lotto di fatture;c) un file in formato compresso contenente uno o pi file di tipo a)

/ i fil di ti b) il f t di i tt t e/o uno o pi file di tipo b); il formato di compressione accettato il formato ZIP.

Nei casi a) e b) il nome del file deve rispettare la seguente nomenclatura:

dove:dove:- il codice paese va espresso secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code;- lidentificativo univoco del soggetto trasmittente, (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia,

identificativo proprio del paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente allestero),la lunghezza di questo identificativo di:

11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese IT;2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) altrimenti;- il progressivo univoco del file rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri

e con valori ammessi [a-z], [A-Z], [0-9].Il file deve essere firmato elettronicamente. In base al formato di firma elettronica adottato,Il file deve essere firmato elettronicamente. In base al formato di firma elettronica adottato, lestensione del file assume il valore .xml oppure .xml.p7m.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

MODALITA DI TRASMISSIONE DEL FILE AL SDI

La trasmissione dei file verso il SDI pu essere effettuata utilizzandoLa trasmissione dei file verso il SDI pu essere effettuata utilizzando le seguenti modalit:

- un sistema di posta elettronica certificata PEC;- un sistema di posta elettronica certificata PEC ;- un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello web service fruibile attraverso protocollo HTTPS, di seguito servizio SdICoop;HTTPS, di seguito servizio SdICoop ;

- un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione (SPCoop), di seguito servizio SPCoop;

- un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, di seguito servizio SdIFtp;

- un sistema di trasmissione per via telematica attraverso il sito del Sistema dInterscambio www.fatturapa.gov.it .

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PAFATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

TRASMISSIONE TRAMITE PEC

DIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 30 Mb

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PAFATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

TRASMISSIONE TRAMITE WEB

DIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 5 MbDIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 5 Mb

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PAFATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

SDI TRASMETTE IL FILE ALLAMMINISTRAZIONEIl SDI trasmette allAmministrazione destinataria la fattura tramite linoltro delIl SDI trasmette all Amministrazione destinataria la fattura tramite l inoltro del file ricevuto in ingresso utilizzando canali di trasmissione analoghi a quelli utilizzati per la ricezione con queste modalit:

- un sistema di posta elettronica certificata, Servizio PEC;

- un sistema in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione, di seguito Servizio p gSPCoop - Ricezione;

- un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, di seguito Servizio SDIFtp.

Oltre a trasmettere il file ricevuto in ingresso il SDI invia i dati utili per agevolare lelaborazione del file stesso da parte del ricevente; i dati sono riportati nel messaggio notifica dei metadati del file fattura che viene trasmesso come file XML.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PAFATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

COMUNICAZIONI SDI

Le comunicazioni prodotte dal SdI vengono inoltrate salvo diversaLe comunicazioni prodotte dal SdI vengono inoltrate, salvo diversa indicazione, tramite lo stesso canale utilizzato per la trasmissione del file fattura. Le comunicazioni sono costituite da file XML firmati elettronicamente con firma XAdES BES (XMLAdvanced Electronicelettronicamente, con firma XAdES-BES (XMLAdvanced Electronic Signatures) in modalit enveloped, con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1; i file vengono trasmessi come ll ti i i i ti i di i li t i i i hallegati ai messaggi previsti per i diversi canali trasmissivi che, come per

linvio della Fattura sono:

Il servizio PEC;- Il servizio PEC ;

- Il servizio SdICoop;

Il servizio SPCoop;- Il servizio SPCoop ;

- Il servizio SdIFtp;

linvio telematico attraverso il servizio esposto su www fatturapa gov it21

- l invio telematico attraverso il servizio esposto su www.fatturapa.gov.it.

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PAFATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

PROCEDURAACCREDITAMENTO FORNITORE

Affinch il fornitore possa validamente interagire con il SdI, devono essere soddisfatti i requisiti minimi indispensabili alla sua identificazione.

Il soddisfacimento di tali requisiti si ottiene definendo uno o pi canali di trasmissione/comunicazioneattraverso:- dotazione di una casella di posta elettronica certificata o di analogo indirizzo di posta- dotazione di una casella di posta elettronica certificata o di analogo indirizzo di posta

elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione dellecomunicazioni e l'integrit del contenuto delle stesse;

- adesione e sottoscrizione di un accordo di servizio con il SdI;d fi i i di d di i li l t i i d ll f tt l ti i i di- definizione di un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura, e relativi messaggi dinotifica, attraverso protocolli di file transfer all'interno di circuiti chiusi che identificano in modocerto i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale.

Nel caso di utilizzo del servizio di invio telematico esposto su www.fatturapa.gov.it, lidentificazioneavviene attraverso lindicazione di codice fiscale e password rilasciate dai servizi telematicidellAgenzia delle Entrate Fisconline o Entratel oppure, in alternativa, attraverso lutilizzo di undispositivo di tipo Smartcard rispondente ai requisiti della Carta Nazionale dei Servizi-CNS,

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d spos o d po S a ca d spo de e a equ s de a Ca a a o a e de Se C S,preventivamente registrata ai servizi telematici dellAgenzia delle Entrate.

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PAFATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

PREPARAZIONE E INVIO FATTURA ALLA PA

Le operazioni che loperatore economico deve svolgere sono:Le operazioni che l operatore economico deve svolgere sono:

predisporre la FatturaPA

controllare la FatturPA

firmare la FatturaPA

inviare la FatturaPA

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PAFATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

PROCEDURA DI INOLTRO E GESTIONE RICEVUTE E NOTIFICHE

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PAFATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA

CONTROLLI EFFETTUATI DA SDI

Le tipologie di controllo effettuate mirano aifiverificare:

- nomenclatura ed unicit del file trasmesso;di i d l fil- dimensione del file

- integrit del documento;t ti it d l tifi t di fi- autenticit del certificato di firma;

- conformit del formato fattura;lidit d l t t d ll f tt- validit del contenuto della fattura;

- unicit della fattura;

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PAFATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PACODICE UNIVOCO UFFICIO

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PAFATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PATEMPI DI ENTRATA IN VIGORE DELLA NORMATIVA E SOGGETTI COINVOLTI

Dal 6 giugno 2014i Ministeri, le agenzie fiscali, gli enti nazionali di previdenza e assistenzai Ministeri, le agenzie fiscali, gli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale (*) devono accettare solo fatture elettroniche.D.M. n. 55 del 3/04/2013

Dal 31 marzo 2015lobbligo viene esteso alle Altre Amministrazioni Centrali allineando alla medesima data lentrata in vigore per le Amministrazioni Locali DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014 n 66DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66

(*) Sono quelli individuati come tali nellelenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato, pubblicato dallIstat entro il 31/7 di ogni p ganno e aggiornato al 30 settembre 2013

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVADEFINIZIONE E REQUISITI

La conservazione digitale sostitutiva un procedimento informatico g pregolamentato dalla legge, in grado di garantire nel tempo

la validit legale di un documento informatico.

O i t l i di i i fi i d ll il tt l t d iOvviamente la garanzia di conservazione ai fini della rilettura nel tempo deidocumenti conservati in formato digitale deriva dai requisiti principali che unbuon formato deve possedere:

- non essere proprietario, vale a dire non essere legato ad una specifica azienda;

- essere aperto, nel senso che le sue specifiche devono essere di pubblico dominio e ben documentate;

essere uno standard vale a dire essere approvato da organismi- essere uno standard, vale a dire essere approvato da organismi internazionali di standardizzazione quali ad esempio l'ANSI (American National Standards Institute), l'ISO (International Organization for St d di ti ) tStandardization), etc.

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVADOCUMENTI SOGGETTI ALLOBBLIGO DI CONSERVAZIONE DIGITALE E CHE

SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA.DOCUMENTI CHE NON SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVADOCUMENTI CHE NON SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA

Il documento soggetto allobbligo della Conservazione Digitale senzaltro la Fattura elettronica trasmessa, o ricevuta, senz altro la Fattura elettronica trasmessa, o ricevuta,

in formato elettronicoLe Fatture elettroniche invece consegnate o spedite in copia

sotto forma cartacea possono e non de onosotto forma cartacea possono, e non devono obbligatoriamente, essere conservate digitalmente

Le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004, che consentono la gConservazione Digitale Sostitutiva si applicano invece alle scritture contabili, ai libri, ai registri e, in generale, ad ogni documento rilevante ai fini tributari, fatta eccezione per le scritture ed i documenti rilevantiai fini tributari, fatta eccezione per le scritture ed i documenti rilevantiai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise edelle imposte di consumo di competenza dell'Agenzia delle dogane

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVADOCUMENTI CHE SI POSSONO CONSERVARE SOLO IN FORMAANALOGICA

Documenti analogici originali unici per i quali permane lobbligo della conservazione

(in alcun Atti contenuti

modo nella

delloriginale cartaceo sostituibile). Si tratta diRaccolta Ufficiale degli atti normativi dellaRepubblica, atti giudiziari, processuali e di

)

p , g , ppolizia giudiziaria per i venti annisuccessivi, opere darte, documenti di valore, p ,storico e artistico, atti notarili, etc.

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CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAMEMORIZZAZIONE, ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE ELETTRONICHE

Memorizzazione il processo di trasposizione su qualsiasiMemorizzazione il processo di trasposizione su qualsiasi idoneo supporto, di documenti analogici o informatici

A hi i i l tt i l i i l i iArchiviazione elettronica la memorizzazione, su qualsiasiidoneo supporto, di documenti informatici, identificati in modounivoco mediante un codice di riferimento.

Conservazione elettronica dei documenti informatici e analogici nel rispetto delle regole tecniche dettate dal DPCM 3 dicembre, nel rispetto delle regole tecniche dettate dal DPCM 3 dicembre 2013, il processo che avviene mediante memorizzazione su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilit nel tempo e che si conclude con la sottoscrizione elettronica e lapposizione dellasi conclude con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVATERMINI DI REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE

I termini per le fatture elettroniche sono Annuali.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVASCELTA DEL FORMATO DA UTILIZZARE PER LA CONSERVAZIONE DEI

DOCUMENTI FISCALI

Le caratteristiche che un buon formato deve possedere, per consentire una conservazione nel lungo periodo dei documenti fiscali, sono:- essere statico e non modificabileessere statico e non modificabile- non essere proprietario- essere aperto- essere uno standard.Altri elementi da valutare sono lefficienza in termini di occupazione dispazio fisico e la possibilit di gestire il maggior numero possibile dispazio fisico e la possibilit di gestire il maggior numero possibile dimetadati, compresi i riferimenti a modifiche o aggiunte intervenute sul documento Ulteriore elemento di valutazione nella scelta del formato il t di i i t d ll ti l i l ti l itempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie di documenti informatici. I formati per la conservazione adottati per le diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel

33manuale di conservazione

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAELENCO DEI FORMATI INDICATI PER LA CONSERVAZIONE (*)

PDF PDF/A U d t PDF fi t di it l tPDF - PDF/A - Un documento PDF pu essere firmato digitalmentein modalit nativa attraverso il formato ETSI PAdESTIFF - Utilizzato per la conversione in digitale di documenti cartacei

G fJPG - Il suo impiego va valutato attentamente in funzione del tipo didocumento da conservare.Office Open XML (OOXML) - Dispone di caratteristiche che lop ( ) prendono adatto alla conservazione nel lungo periodoOpen Document Format - stato adottato come standard di riferimento da moltissime organizzazioni governative ed ha unag g"penetrazione" di mercato che cresce giorno per giorno.XML - Utilizzato in diverse situazioni che vanno dai dati finanziari al commercio elettronico, etc,TXT - Oltre a XML, per quanto concerne i formati non binari in chiaro, universalmente utilizzato il formato TXT

(*) (Allegato 2) DPCM 3 dicembre 2013 34

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAIL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

Compiti del responsabile della conservazione che opera dintesa con il p p pResponsabile del trattamento dei dati personali e il Responsabile della

Sicurezza

Definizione delle politiche complessive del processoDefinizione delle politiche complessive del processoGestione secondo modello organizzativo, interno o esternoManuale di conservazione: redazione e aggiornamentoManuale di conservazione: redazione e aggiornamentoRapporto di versamento e pacchetto di distribuzione: redazione e sottoscrizione (se prevista da manuale)Richiesta pubblico ufficiale se necessarioMonitoraggio del sistemaVerifica periodica non superiore a 5 anni di integrit e leggibilit archiviDelega dei compiti a uno o pi soggetti terzi

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Delega dei compiti a uno o pi soggetti terzi

FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVASCELTA E NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

Nel caso di soggetti privati singoli o imprese a struttura semplificata, tale ruolo sar ricoperto dalla medesima persona fisica o dal soggetto imprenditore o da un dipendente o daricoperto dalla medesima persona fisica, o dal soggetto imprenditore o da un dipendente o da un professionista in grado di assolvere gli adempimenti richiesti o da un terzo Conservatore AccreditatoNel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potr essere sia un soggetto legato danominare il responsabile della conservazione che potr essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio,un amministratore, un dirigente) sia un terzo esterno alla societ, allassociazione o allente compreso un terzo Conservatore AccreditatoIn sede di verifica da parte dellAmministrazione finanziaria, uno dei primi documenti h i hi i i fi i d l ll i i i d ll di i dche verranno richiesti ai fini del controllo costituito proprio dallatto di nomina data

la posizione fondamentale rivestita dal responsabile in seno al processo di conservazione sostitutivaQuindi, ai fini della nomina del soggetto responsabile della conservazione necessarioQuindi, ai fini della nomina del soggetto responsabile della conservazione necessariopredisporre unapposita lettera di incarico o atto di nomina da fare controfirmare peraccettazione alla persona fisica nominata.CONSERVATORI ACCREDITATI AGIDSi tratta di soggetti pubblici e privati che svolgono attivit di conservazione dei documentiSi tratta di soggetti pubblici e privati che svolgono attivit di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e che conseguono il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello pi elevato, in termini di qualit e di sicurezza. I soggetti privati devono essere costituiti in forma di societ di capitali e disporre di un capitale sociale non inferiore a duecentomila euroun capitale sociale non inferiore a duecentomila euro

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAMANUALE DI CONSERVAZIONE (Obbligatorio)

Redazione obbligatoria

Documento informatico

Contenuto minimo:organizzazione, soggetti coinvolti e ruoli svolti modello di funzionamento delsvolti, modello di funzionamento del processo e delle infrastrutture utilizzate

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVARESPONSABILITA CIVILI E PENALI

RESPONSABILITA CIVILERESPONSABILITA CIVILEIl Responsabile della Conservazione obbligato a rispondere dei danni eventualmente cagionati a terzi a causa del negligente adempimento del proprio incarico.

RESPONSABILITA PENALEIl Responsabile della Conservazione quindi, nel momento in cui non rispetta la

ti i t tt i b ll d tt il t di t tt tnormativa vigente, pu commettere in base alla sua condotta il reato di trattamento illecito di dati personali o il reato di omessa adozione delle misure minime di sicurezza dei dati, solo se abbia operato al fine di trarne per s o per altri un profitto o di recare ad altri un danno punito, se dal fatto deriva nocumento al tit l d i d ti i d bit t t tt ti l l i d i di i tt ititolare dei dati indebitamente trattati, con la reclusione da sei a diciotto mesio, se il fatto consiste nella comunicazione o diffusione, con la reclusione da sei a ventiquattro mesi.Larticolo 169 del Codice della privacy delinea il reato di omessa adozione delle

i i i di i d i d ti L d h himisure minime di sicurezza dei dati. La norma prevede che chiunque, essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime punito con larresto sino a due anni o con lammenda da diecimila euro a cinquantamila euro.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVASUGGERIMENTO OPERATIVO PER EVITARE SANZIONI- CHECK LIST

LISTA PUNTI CHIAVE DA CONTROLLARE

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAIMPOSTA DI BOLLO SULLE FATTURE ELETTRONICHE

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAEVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI

POSSIBILI ATTIVITA DI CONTROLLO DEGLI ORGANI ISPETTIVI

- individuazione del responsabile della conservazione ed acquisizione del manuale della conservazione sostitutiva (ove disponibile)controllo dellimpronta dellarchivio informatico oggetto di conservazione- controllo dell impronta dell archivio informatico oggetto di conservazione

- controllo del certificato di firma, del riferimento temporale e delle marche temporalicontrollo delle comunicazioni obbligatorie allAgenzia delle entrate- controllo delle comunicazioni obbligatorie all Agenzia delle entrate

- controllo della tipologia dei documenti portati in conservazione- verifica dellesistenza degli indici di ricerca

ifi d ll d il d ti t i- verifica dellaccordo con il destinatario- verifica sulla corretta emissione e conservazione dei documenti- verifica a campione sulle impronte dei singoli documenti- controllo sullavvenuto intervento del pubblico ufficiale nei casi previsti dalla normativa.

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FATTURAZIONE ELETTRONICA PA & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVAEVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI

a) Chi non tiene o conserva, secondo le prescrizioni, le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di II.DD. e IVA ovvero i libri, i documenti e i registri laregistri previsti dalle leggi in materia di II.DD. e IVA ovvero i libri, i documenti e i registri lacui tenuta e conservazione sono imposte da altre disposizioni di leggi tributarie e nonrispetta le modalit obbligatorie relative alla conservazione digitale di tali documenti punito con la sanzione amministrativa da euro 1.032,91 a euro 7.746,85.

b) La medesima sanzione trova applicazione anche a colui il quale nel corso di accessib) La medesima sanzione trova applicazione anche a colui il quale nel corso di accessi, ispezioni, verifiche ai fini dellaccertamentosi rifiuta di esibire, dichiara di non possedere ocomunque sottrae alla verifica i documenti, i registri e le scritture, ancorch non obbligatori, dei quali risulti con certezza lesistenza. Tale quindi la fattispecie per chi nonconsenta laccesso ai sistemi elettronici (ad es. non comunicando password, chiavi di ( p ,accesso e simili) ovvero, sempre a titolo esemplificativo, non metta a disposizione le necessarie apparecchiature tecniche

Passiamo adesso ad analizzare la sanzione prevista in caso di inosservanza del termine pquindicinale per procedere alla conservazione digitale delle fatture. Ad esempio le fatturevengono portate in conservazione entro venti giorni ma sono state emesse e registrate neiregistri Iva nei termini, la sanzione che troverebbe applicazione quella dellarticolo 9 che va da euro 1.032,00 a euro 7.746,00.

Nel caso in cui il contribuente si rifiuti di esibire i documenti oppure li occulti o li distrugga, si configura la fattispecie penale prevista dallarticolo 10 del D. Lgs. 74/2000, che prevede lareclusione da sei mesi a cinque anni.q

Grazie dellattenzione!! Dott. Luigi Nastasi 42