2015

FATTURAZIONE

ELETTRONICA VERSO LA

P.A.:

ISTRUZIONI PER L’USO

Confindustria Pesaro Urbino

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SOMMARIO

Premessa ed entrata in vigore ............................................................................................................................................ 3

Chi sono le PA? ................................................................................................................................................................... 3

Cos’è la fattura elettronica ................................................................................................................................................. 5

Come creare una fattura elettronica .................................................................................................................................. 5

La firma di una fattura elettronica ...................................................................................................................................... 6

L’invio della fattura alla PA ................................................................................................................................................. 6

Numerazione e registrazione .............................................................................................................................................. 6

Altri elementi della fattura elettronica ............................................................................................................................... 6

Bollo su fatture ................................................................................................................................................................... 7

Fattura elettronica e Split payment .................................................................................................................................... 7

La conservazione sostitutiva ............................................................................................................................................... 7

Il futuro è la fatturazione tra i privati ................................................................................................................................. 8

Link utili e allegati ............................................................................................................................................................... 8

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PREMESSA ED ENTRATA IN VIGORE Dal 31 marzo prossimo le imprese saranno chiamate ad adeguare i loro sistemi di fatturazione verso le Pubbliche

Amministrazioni, secondo quanto previsto dalle norme e dai regolamenti in tema di Fatturazione Elettronica. Con

questo vademecum intendiamo fornire le informazioni di base e le soluzioni operative per approcciare nuova modalità

di gestione.

La legge 244/2007 ed il successivo DM 55/2013 (allegati) hanno previsto tempi differenziati per l’entrata in vigore

delle nuove regole sulla fatturazione elettronica, in funzione del diverso destinatario della fattura:

Pubbliche Amministrazioni Decorrenza

Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale e loro uffici periferici

6 giugno 2014

Regioni Province, Comuni e tutte le rimanenti Amministrazioni

31 marzo 2015

CHI SONO LE PA? È uno dei punti più controversi visto che, al momento, non ci risulta sia stato pubblicato un elenco esaustivo delle

PPAA destinatarie del nuovo sistema di fatturazione.

Al di là delle definizioni legislative e regolamentari (in ultimo la Circolare MEF 1/2015), per fornire una soluzione

operativa agli addetti amministrativi, riteniamo che sia utile fare una doppia verifica:

1. verificare sul sito www.indicepa.gov.it , che costituisce un rapido motore di ricerca delle PA. Qui sono contenute

una serie di informazioni estremamente utili al fine di una corretta gestione della fattura elettronica. Nella

motore di ricerca, infatti, è inizialmente riportata una scheda generale sull’Ente:

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Posizionandosi sull’icona contrassegnata dal simbolo “€” si ottiene una ulteriore pagina con i riferimenti del servizio di

fatturazione del singolo Ente (nel’esempio: il Comune di Pesaro), in particolare il codice identificativo univoco

dell'ufficio alla cui presenza e corretta indicazione è vincolata la trasmissione della fattura, nonché la data di avvio del

servizio di fatturazione elettronica.

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Se il simbolo “€” non appare, con ogni probabilità il soggetto verso cui dovete emettere fattura non rientra nel

perimetro della PA; in questo caso, tuttavia, suggeriamo una ulteriore verifica:

2. verificare l’elenco che l’Istat pubblica ogni anno entro il 30/9.

Nel motore di ricerca di Indice PA, infatti, sono riportati anche soggetti non strettamente PA.

COS’È LA FATTURA ELETTRONICA La fattura elettronica NON è una fattura cartacea inviata in maniera elettronica.

È un documento che nasce originariamente in formato elettronico e come tale deve essere trattato, soprattutto nella

fase finale della conservazione. In particolare la fattura elettronica nasce in formato .xml ed è la sola tipologia di

fattura accettata dalle Amministrazioni e per le quali potranno procedere al relativo pagamento.

Ciò non significa che una fattura elettronica (.xml) non possa essere anche “materializzata” per avere una eventuale

copia di lavoro (senza alcun valore fiscale), ma non bisogna mai dimenticare che la fattura è elettronica e non di carta!

COME CREARE UNA FATTURA ELETTRONICA Il mercato offre ormai diverse soluzioni a disposizione delle aziende per l’emissione della fattura elettronica; la

soluzione più naturale è che la stessa sia concepita come una “appendice” al software gestionale aziendale, in modo

da facilitare tutte le fasi di creazione, emissione/invio, registrazione e conservazione.

Le disposizioni di legge hanno tuttavia previsto che, in favore delle PMI, fosse realizzata anche una piattaforma

completamente gratuita per la gestione della fatturazione elettronica; in particolare al link di Infocamere è possibile

registrarsi ed utilizzare il servizio di compilazione, trasmissione, monitoraggio e conservazione di un limitato numero

di fatture nell'arco dell'anno. Il servizio è gratuito fino a 24 fatture nell’anno.

Anche la piattaforma Mepa mette a disposizione gratuitamente un servizio analogo, previa registrazione al Mercato

Elettronico delle PA, con servizi e accesso a gare pubbliche che vanno oltre il problema della fatturazione elettronica.

Questi sistemi hanno l’evidente vantaggio di essere gratuiti, ma hanno, di contro, dei limiti che sono rappresentati da

maggiori difficoltà di gestione, così come dal caricamento manuale al sistema: idealmente occorre prima “emettere”

fattura con il proprio sistema gestionale, creare la fattura elettronica sulla piattaforma web e poi procedere per l’invio

e la conservazione.

L’operazione di caricamento potrebbe anche essere complessa e a rischio di errore: si pensi ad una fornitura

comprendente un numero elevato di articoli e relativi prezzi.

Altri servizi offerti dal mercato si distinguono per una gestione in outsourcing della fattura elettronica: si acquista un

“pacchetto” di fatture, si invia al professionista o alla società di servizi il documento cartaceo “emesso”, e questa si

preoccupa di tutte le fasi di emissione/invio e conservazione; in questo caso occorre fare attenzione ai costi, che si

“cumulano” di anno in anno in relazione al numero di documenti emessi e conservati.

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LA FIRMA DI UNA FATTURA ELETTRONICA Al fine di garantire l' autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto, il sistema accetta solamente fatture

elettroniche a cui è stata apposta la firma elettronica dell’emittente tramite la sua smart card. Occorre infatti

associare ai documenti elettronici quelle informazioni che attestino il firmatario, la data e l’ora di creazione del

documento.

Normalmente se si utilizzano sistemi software collegati al gestionale aziendale, il processo di firma può avvenire anche

cumulativamente per più fatture; se si utilizzano sistemi gratuiti occorrerà procedere alla firma di ogni fattura per il

successivo invio.

L’INVIO DELLA FATTURA ALLA PA La fattura elettronica non va inviata all’Amministrazione destinataria, bensì al Sistema di Interscambio, una sorta di “postino” elettronico gestito da Sogei/Agenzia delle Entrate, che:

riceve le fatture sotto forma di file xml.p7m (normalmente via Pec o via web);

effettua i controlli sui file ricevuti;

inoltra le fatture alle Amministrazioni destinatarie;

comunica al fornitore l’esito dell’inoltro mediante apposita ricevuta telematica. N.B.: La fattura si considera emessa alla data e nell’ora del suo invio telematico al Sistema di Interscambio (via Pec o

via web); in merito occorre fare attenzione alla fatturazione differita e al corretto inserimento in liquidazione Iva.

NUMERAZIONE E REGISTRAZIONE Al fine di garantire regole di ordinata contabilità, è consigliabile adottare una numerazione ed una registrazione

distinta delle fatture elettroniche, attraverso l’istituzione di un registro sezionale.

In questo modo le fatture del sezionale “ordinario” (1, 2, 3, ecc. ecc.) saranno emesse e conservate su carta, mentre le

fatture del sezionele “elettronico” (ad es. 1/E, 2/E, 3,/E ecc. ecc.) saranno e messe e conservate su supporto

elettronico.

ALTRI ELEMENTI DELLA FATTURA ELETTRONICA Oltre le normali informazioni Iva già previste nella fatturazione “cartacea”, per l’emissione della fattura elettronica

occorre fare riferimento ad ulteriori elementi specifici; ad esempio l’indicazione del CIG o del CUP (rispettivamente

Codice Identificativo di Gara e Codice Unico di Progetto) nei casi previsti dalla normativa sugli appalti pubblici.

Occorre fare attenzione anche a come si “nomina” il file, procedura che deve seguire determinate regole, la cui

inosservanza rappresenta al momento la maggior percentuale di scarto dei file dal sistema; a titolo di esempio:

IT01234567890_00001.xml dove gli elementi sono rappresentati da:

Codice Paese Identificativo univoco del Trasmittente

_ Progressivo univoco del file

IT se emittente italiano Codice fiscale da 11 a 16 cifre Segno di separazione Numerazione del file

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Il Trasmittente coincide normalmente con il cedente/prestatore, a meno lo stesso abbia delegato un terzo, che non

solo materialmente, ma anche giuridicamente si assume l’incarico di emettere le fatture per suo conto.

Il nome attribuito al file .xml deve essere unico e, se ripetuto, viene scartato dal sistema, che lo “legge” come già

presente; questo significa che se devo sostituire la fattura _00001, occorre prima procedere al suo annullamento

mediante l’emissione di una nota di variazione, e solo successivamente riemetterla con una numerazione successiva.

BOLLO SU FATTURE Come noto in tema di imposta di bollo vige il principio dell’alternatività con l’Iva, nel senso che se l’operazione è

soggetta ad Iva, alla fattura non va applicato il bollo di € 2,00.

In alcuni casi, tuttavia, è necessario assoggettare il documento ad imposta di bollo, ad esempio nel caso di

fatturazione ad un soggetto che ha emesso lettere di intento (art. 8 lett.c dpr 633/72, anche se in caso di clienti PA

sarà alquanto improbabile), oppure nel caso di fatturazione di operazioni esenti art.10, oppure di fatturazione da

parte di soggeti che non applicano iva per regime adottato (ad esempio i minimi).

In tutti questi casi il bollo si assolve mediante pagamento con mod. F24 entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio,

in unica soluzione per tutte le fatture emesse. Nelle fatture elettroniche è obbligatorio annotare i rifrimenti al DM 17

giugno 2014 art. 6 che disciplina l’assolvimento del bollo, mediante apposizione della stringa elettronica “DM-17-GIU-

2014” nell’apposito campo Numero Bollo.

FATTURA ELETTRONICA E SPLIT PAYMENT Come noto dal 1 gennaio 2015 le fatture emesse nei confronti della PA sono assoggettate al particolare regime dello

“split payment”. In questo caso la PA deve sdoppiare i pagamenti delle fatture emesse: l’imponibile è pagato al

fornitore mentre l’Iva è pagata all’Erario.

Al di là di questo aspetto, che non è il caso di approfondire ulteriormente in questo vademecum, è interessante notare

che i destinatari delle 2 disposizioni (split paymet e fattura elettronica) non sono necessariamente coincidenti: più

ampia pare la disposizione sulla fattura elettronica, rispetto al perimetro identificato dalla circolare dell’Agenzia delle

Entrate 1/2015.

Ad esempio sono eslcuse dallo split payment le Agenzie nazionali, gli Ordini professionali, gli Enti ed istituti di ricerca;

ne deriva che è normale l’emissione di una fattura elettronica secondo le regole dello “split payment”, ma è altresì

possibile l’emissione di una fattura con un assoggettamento ad Iva “ordinario”.

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Come abbiamo accennato, la fase della conservazione c.d. sostitutiva è altrettanto importante per una corretta

gestione del sistema di fatturazione elettronica; la fattura elettronica deve essere conservata su supporto magnetico,

in modalità tali da garantire:

L’estrazione e la stampa delle fatture elettroniche archiviate;

L’autenticità mediante apposizione di firma digitale e marca temporale;

L’integrità nel tempo previsto per la conservazione delle fatture pari a 10 anni.

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La conservazione sostitutiva è quindi obbligatoria per le fatture elettroniche; tuttavia suggeriamo di iniziare a valutare

l’adozione di strumenti analoghi anche per gestire i documenti correlati pur se di tipo “tradizionale” cartaceo (ordini,

DDT, ecc.). Anche questa fase può essere affidata a terzi.

IL FUTURO È LA FATTURAZIONE TRA I PRIVATI Non possiamo in ultimo dimenticarci che nell’attuazione delle leggi delega fiscali la direzione verso cui il Ministero

dell’Economia e l’Agenzia delle Entrate stanno spingendo è quella dell’introduzione, pur se graduale, del sistema

della fatturazione elettronica tra privati.

Al momento sappiamo che è possibile inviare fatture in maniera elettronica tra privati, ma il sistema di cui abbiamo

finora trattato è profondamente differente, non fosse altro per il fatto che tutto il flusso “elettronico” passa e viene

smistato dal Sistema di Interscambio, gestito da Sogei/Agenzia delle Entrate.

LINK UTILI E ALLEGATI Segnaliamo FatturaPA.gov.it non solo perché è il link istituzionale ma anche perché molto chiaro nell’esposizione e

con possibilità di simulare e procedere alla creazione di una fattura elettronica; allegati i provvedimenti normativi.