Entrenamiento Pomodoro

8/13/2019 Entrenamiento Pomodoro

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Tcnica de administracin

de tiempo POMODORO


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Introduccin

La tcnica POMODORO es una forma de

obtener el mximo aprovechamiento de la

administracin del tiempo Creada por Francesco Cirillo en los 80s

Practicada por individuos y equipos

profesionales alrededor del mundo


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Metas de la tcnica

Aliviar la ansiedad ligada al paso del tiempo

Mejorar la concentracin y el enfoque al disminuir las

interrupciones

Incrementar la conciencia de tus decisiones

Aumentar la motivacin y mantenerla constante

Reforzar la determinacin a alcanzar tus metas

Refinar el proceso de estimacin de las tareas

Mejorar el proceso de trabajo o estudio

Reforzar la determinacin para aplicarse uno mismo al

enfrentar situaciones complejas.


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Asunciones bsicas

La tcnica POMODORO esta fundada en 3 asunciones

bsicas:

Una forma diferente de ver el tiempo alivia la ansiedad y al

hacer esto lleva a mejorar la efectividad personal

Mejor uso de la mente nos lleva a alcanzar mejor claridad de

pensamiento, mas alta conciencia y enfoque mas preciso,

facilitando un mejor aprendizaje

Emplear herramientas de uso fcil que no estorben, reduce la

complejidad de aplicar la tcnica y ayuda a enfocarse en el

esfuerzo de completar las actividades.


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Material y Mtodo

El proceso de la tcnica POMODORO consiste de las siguientes

fases:

Que Cuando Por quePlanear Al inicio del da Para decidir las actividades del da

Rastreo Durante el da Para monitorear datos del esfuerzo y otros

mtricos de inters

Registrar Al final del da Para compilar un archivo de las

observaciones diariasProcesar Al final del da Para transformar los datos obtenidos en

informacin

Visualizar Al final del da Para presentar la informacin en un

formato entendible que ayude a encontrar

oportunidades de mejora


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Material y Mtodo (Cont.)

Para implementar la tcnica solo se necesita:

Un timer o algn software para medir el tiempo

Una hoja diaria TO DO Un inventario de actividades

Hoja de registro


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Hoja diaria TODO

Encabezado con lugar, fecha

y autor

Una lista de actividades para

el da en orden de prioridad

Una seccin etiquetada No

planeado & Urgente para

anotar actividades

inesperadas que surjan

durante el da y que podran

modificar el plan del da

TO DO TODAY

NO PLANEADO & URGENTE


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Hoja de Inventario de

Actividades

Encabezado con fecha y

autor

Una lista de actividades las

cuales son anotadas en el

orden en que nos llegan

Al final del da, las

actividades completadas se

tacharan.

INVENTARIO DE ACTIVIDADES


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Objetivo 1: Encontrar cuanto tiempo requiere una

actividad

El POMODORO tradicional es de 30 minutos: 25 minutos de trabajo

mas 5 minutos de break.

Al iniciar el da se seleccionan las tareas que se desea atacar de la

hoja de Inventario de Actividades. Se les pone prioridad

Se escriben en la Hoja de TODO Today

TO DO TODAY Reynosa, 01/30/2012Gerardo Alvarez

TRABAJAR EN ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTOS DESISTEMA RFP

HACER COTIZACION PARA CLIENTE

TRABAJAR EN CAMBIO DE SANTC


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Iniciando el primer POMODORO

Ajustar el POMODORO para 25 minutos e iniciar la

primera actividad de la lista de la hoja TODO Today

La persona utilizando el POMODORO debe observar

siempre cuanto tiempo queda.

Un POMODORO no puede ser interrumpido; 25 minutos

de puro trabajo.

Un POMODORO no puede ser dividido.

Si un POMODORO es interrumpido por algo o alguien

debe ser considerado NULO, como si nunca se hubiera

iniciado.


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(Cont.) Cuando el POMODORO suena, marca una X en la hoja

a un lado de la actividad que se esta realizando y toma

un break por 3 o 5 minutos.

No se permite seguir trabajando una vez que haya

sonado. Aun y cuando ests convencido de que puedes

terminar la actividad en unos minutos mas.



X




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(Cont.) Los 3-5 minutos de break te da tiempo el tiempo paraque te desconectes del trabajo. Es el tiempo que

requiere la mente para asimilar lo aprendido en los

ltimos 25 minutos.

Se puede utilizar este tiempo para hacer algo bueno por

la salud, como pararse y caminar, tomar agua o

fantasear, estirarse, etc.

Durante el break no es buena idea entablar alguna

actividad que requiera algn esfuerzo mentalsignificativo

No asuntos de trabajo, no e-mails o llamadas

importantes


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(Cont.) Una vez que termine el break, ajusta el POMODORO a25 minutos y comienza la siguiente actividad hasta la

siguiente vez que suene

Entonces marca otra X en la hoja TODO Today.



XX




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Cada 4 POMODOROS

Detenga la actividad en la que esta trabajando y tome

un break mas largo, de 15 a 30 minutos

Use este tiempo para ordenar el escritorio, escuche el

voice mail, revise email, o simplemente descanse y

estrese.


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Cada 4 POMODOROS

Detenga la actividad en la que esta trabajando y tome

un break mas largo, de 15 a 30 minutos

Use este tiempo para ordenar el escritorio, escuche el

voice mail, revise email, o simplemente descanse y

estrese.


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Al completar una actividad

Mantngase trabajando, POMODORO tras

POMODORO hasta que la actividad sea finalizada

Entonces tchela de la lista en la hoja de TODO Today



XXXXX




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Al completar una actividad (Cont.)

Si termina la actividad antes de que termine el

POMODORO aproveche el tiempo para observar que ha

hecho hasta este momento y hacer mejoras y hacer

notas hasta que el POMODORO suene.

Si termina la actividad durante los primeros 5 minutos de

haber comenzado el POMODORO, debido a que la

tarea casi se termino en el POMODORO anterior, no lo

marque como un POMODORO en la lista de TODO

Today. Al terminar la actividad, siga con la siguiente actividad

de la lista.


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Objetivo 2: Reducir las interrupciones

Tipos de Interrupciones

Interrupciones Internas. Cuando nosotros mismos nos

interrumpimos.

Nos dan ganas de pararnos, de hacer una llamada, de ver algo en elInternet (relacionado o no a lo que estamos haciendo), revisamos e-mail,

vemos las dems tareas del da y nos dan ganas de cambiar el orden o la

prioridad de las mismas.

Estas distracciones son formas de postergar la actividad que estamos

realizando en este momento

Escondemos el miedo de no ser capaces de finalizarla Las interrupciones internas son asociados a tener poca habilidad de

concentrarse


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Interrupciones Internas

Que podemos hacer para librarnos de estas

interrupciones internas?

Haga estas interrupciones claramente visibles. Cada vez que

sienta una interrupcin potencial Regstrela poniendo una apostrofe () en la seccin donde se registran los

Pomodoros, y hagan una de las siguientes: Escriba la actividad en la hoja de TODO Today bajo la seccin de No Planeado & Urgente si

piensa que es inminente y no puede ser postergada

Escrbala en la hoja de Inventario de Actividades, marcndola con una U y agregue una fecha

de terminacin si es necesario.

Intensifique su determinacin para terminar el POMODORO

actual .

Una vez terminada la interrupcin, contine hasta terminar el

POMODORO


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Interrupciones Internas(Cont.)

Interrupciones InternasEjemplo de registro Registre la interrupcin en la seccin de POMODOROS con un

apostrofe y regstrela en la seccin de NO PLANEADO & URGENTE

Si la actividad es inminente y no puede ser postergada



X

O PLANEADO URGENTELLAMAR AL CLIENTE


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Interrupciones Internas(Cont.)

Interrupciones InternasEjemplo de registro Registre la interrupcin en la seccin de POMODOROS con un

apostrofe y regstrela en la seccin de NO PLANEADO & URGENTE




X

O PLANEADO URGENTELLAMAR AL CLIENTE


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Interrupciones Externas

Las interrupciones externas son causadas por las personas que

trabajan en nuestros ambientes sociales

Alguien que te pide que le expliques algo o que sugiera ir al cine

despus de cenar, una llamada telefnica, un colega que te pideque le hagas un reporte, un programa de e-mail que suena o

despliega mensajes visibles cada vez que llega un mensaje. Que

hacer?

Las actividades externas requieren de la habilidad de Proteger el

POMODORO


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Interrupciones Externas (Cont.)

Que se puede hacer para manejar estas interrupciones?

Deje que la contestadora, conteste la llamada y escchelos despus

Los e-mail seguirn llegando tenga o no tenga abierto el programa de e-mail. As

que cirrelo o silencie las alertas

Si una persona llega, de manera diplomtica le puede decir que esta ocupado y

no puede ser interrumpido.

Dgale a esa persona que los llamara en 25-minutos, o en unas horas o maana

dependiendo de que tan urgente sea.

Por experiencia las emergencias que tienen que tratarse

inmediatamente son pocas en la vida real. Una espera de al menos 25 minutos casi siempre es posible.


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Como registrar esta interrupciones?

Haga estas interrupciones claramente visibles. Cada vez que

sienta una interrupcin potencial

Regstrela poniendo un guin - en la seccin donde se registran losPomodoros, y hagan una de las siguientes: Escriba la actividad en la hoja de TODO Today bajo la seccin de No Planeado & Urgente si

piensa que es inminente y no puede ser postergada

Escrbala en la hoja de Inventario de Actividades, marcndola con una U y agregue una fecha

de terminacin si es necesario.

Intensifique su determinacin para terminar el POMODORO

actual . Despus de terminar el POMODORO inicie el 1er POMODORO de

la actividad Urgente


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Interrupciones ExternasEjemplo de registro Registre la interrupcin en la seccin de POMODOROS con un guion y

regstrela en la seccin de NO PLANEADO & URGENTE




-X

O PLANEADO URGENTEHACER CITA CON EL CLIENTE


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Interrupciones ExternasEjemplo de registro Registre la interrupcin en Inventario de Actividades y mrquela como

actividad no planeada con una N

Escriba una fecha de conclusin si es necesario

INVENTARIO DE ACTIVIDADES GERARDO ALVAREZ

N10 DIC

HACER UNA CITA CON EL CLIENTE


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Objetivo 3: Estimar el esfuerzo de las actividades

Mas adelante lo vemos.

Primero a comenzar.


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Referencias

Libro de POMODORO

http://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTe

chnique_v1-3.pdf

Pgina de POMODORO http://www.pomodorotechnique.com/
http://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdfhttp://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdfhttp://www.pomodorotechnique.com/http://www.pomodorotechnique.com/http://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdfhttp://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdfhttp://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdfhttp://www.pomodorotechnique.com/resources/ThePomodoroTechnique_v1-3.pdf

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