Human Resource Application Area

Risorse Umane

Gestione Curriculum Vitae

Gestione Note spese e Trasferte

Richiesta Nuovo Personale

Gestione Esiti Colloqui di Lavoro

Gestione Iter Assunzione

Approvazione

Ferie e Permessi

Gestione Flotte Auto

Circolari e Comunicazioni ai Dipendenti

Risorse Umane

Un’area aziendale solitamente poco strutturata ed in cui si ottiene un notevole valore aggiunto dall’implementazione di un sistema di

Document & Process Management è la

Gestione delle Risorse Umane

Con estrema semplicità è possibile standardizzare e monitorare le attività di catalogazione dei curriculum vitae, tracciare gli esiti dei colloqui fatti e, a fronte di una nuova assunzione, digitalizzare tutti i documenti necessari, organizzandoli per creare un vero e proprio

Fascicolo del Dipendente.

Archiviazione Curriculum Vitae

Tutti i curriculum vitae recapitati in azienda vengono catalogati, indipendentemente dalla modalità di ricezione (e-mail, fax, documento cartaceo, ecc.).

In fase di archiviazione è possibile inserire una serie di informazioni di profilazione, funzionali alle successive ricerche (es. Livello di istruzione, data di nascita, area di competenza, ecc.).

Ricerca Curriculum Vitae

Tutti i CV sono ricercabili secondo i parametri valorizzati, a cui va aggiunta la Ricerca Full-Text che permette di selezionare i vocaboli presenti nel corpo dei documenti, utilizzando funzionalità OCR.

È possibile inoltre organizzare i CV, inserendoli nelle apposite pratiche relative alle posizioni aziendali aperte, al fine di facilitare la selezione dei vari candidati.

Tracciabilità dei Colloqui eseguiti

Qualora si desideri valutare l’idoneità di un candidato per una posizione aperta, sarà possibile collegare al CV un qualsiasi documento contenente gli appunti di chi avrà effettuato il colloquio. Questo consentirà di condividere immediatamente tali informazioni qualora lo stesso candidato debba essere valutato da più persone all’interno dell’azienda, prima della sua effettiva assunzione.

Gestione Iter di Assunzione

Start

Finish

Richiesta Assunzione(00:02:00)

Richiedente

Avvio

Valorizza

Documentazione perAssunzione(01:00:00)

DEMO\0GR_HR

Procedi

Procedi

Redazione ContrattoAssunzione(02:00:00)

DEMO\ResponsabileHR

Procedi

Procedi Procedi

Richiesta InfoAggiuntive(00:02:00)

Richiedente

Rich. Informazioni

Procedi

Verifica Contratto(0:04:00)

Richiedente

Modifica

Procedi

Procedi

Verifica Finale Contratto(04:00:00)

DEMO\0GR_Direzione

Modifica

Approva

Abilitazione per Nuovo Utente(01:00:00)

DEMO\0GR_CED

Procedi

Inserimento in Libro Paghe(01:00:00)

DEMO\0GR_Amministrazione

Procedi

TerminaTermina

Termina

Scelto il candidato ideale, viene avviato un processo (o, meglio definito in ambito di Business Process Management, un “workflow”) di Gestione Iter di Assunzione.

Il processo prevede diversi task:

- Richiesta di assunzione, a carico del Responsabile dell’Area

- Preparazione documentazione, a carico dell’Ufficio Personale

- Redazione del contratto, approvato dalla Direzione e dal Responsabile del nuovo assunto

- Iscrizione a Libro Paga

- Preparazione Postazione di lavoro con relative dotazioni aziendali

Creazione Fascicolo del Dipendente

La gestione di ogni singola archiviazione e creazione di documenti è facilitata con la gestione di appositi template che vengono conservati nella pratica di assunzione del dipendente.

Il Fascicolo di ogni dipendente racchiude la sua “storia lavorativa”: dal CV, alle considerazioni di chi lo ha valutato, alla destinazione del TFR, al contratto di assunzione, alla carta d’identità, fino ad arricchirsi nel tempo con i dettagli dei corsi di formazione fatti, i piani ferie, i cedolini paga, i documenti rilasciati per il materiale in dotazione, i certificati di malattia o altro.

Gestione Ferie e Permessi

Un sistema di Document e Process Management si può rivelare estremamente utile perché permette di demandare a degli automatismi le attività a basso valore aggiunto.

Un esempio è il processo di Gestione Ferie e Permessi.

Ogni Dipendente può compilare una semplice maschera per inserire la sua richiesta che giungerà automaticamente al proprio Responsabile per l’approvazione.

Gestione Ferie e Permessi

E’ sempre possibile gestire le richieste anche da dispositivo Mobile per facilitare in ogni modo gli utenti, anche al di fuori dell’azienda, e consentire loro di utilizzare i dispositivi aziendali o privati.

Allo stesso modo la richiesta inserita da Mobile o Web giungerà al proprio Responsabile per l’approvazione.

Gestione Ferie e Permessi

In automatico il Responsabile potrà ricevere una e-mail di questo tipo, nella quale saranno esplicitati tutti i dettagli della richiesta fatta dal Dipendente.

Il Responsabile potrà approvare o rifiutare la richiesta direttamente dalla e-mail, oppure potrà decidere di eseguire il task all’interno del Sistema.

In pochi secondi questo processo potrà essere concluso e il richiedente riceverà opportuna notifica della risposta.

Gestione Ferie e Permessi

La gestione della richiesta e approvazione di Ferie e Permessi è un processo che si compone di pochi e semplici step, che si possono così sintetizzare:

- Inserimento della Richiesta

- Invio Richiesta al Responsabile

- Approvazione o Rifiuto

- Risposta automatica al Richiedente e notifica all’Ufficio Amministrativo

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