Acquisizione e verifica Bolle Entrata Merce

Processo di Acquisizione e Verifica Bolle Entrata Merce

In uno scenario tradizionale tutta la documentazione prodotta a supporto del trasporto merci è in formato cartaceo e tutti gli attori

coinvolti ne conservano generalmente una copia (Fornitore, Trasportatore, Cliente).

I benefici ottenibili dalla Digitalizzazione dei documenti nei processi di trasporto variano a seconda della modalità con la

quale Fornitore e/o Trasportatore sono in grado di fornire al Cliente il Documento di consegna (solo cartaceo, flusso informativo EDI) e

di quanto il Cliente è in grado di gestire sul proprio Sistema tali documenti.

Processo di Acquisizione e Verifica Bolle Entrata Merce

Ipotizziamo di voler gestire per un Cliente il processo di Acquisizione e Verifica delle Bolle di Entrata Merce al fine di

archiviare tutti i DDT cartacei (ed eventualmente portarli anche in Conservazione Elettronica) e collegarli alla registrazione

gestionale.

Ipotizziamo che questo Cliente abbia diversi punti di ricevimento merci, anche distanti tra loro, e che desideri uniformare in

un’unica modalità l’ingresso delle merci avendo la certezza che TUTTI i DDT vengano scannerizzati e successivamente inviati agli

uffici amministrativi.

Processo di Acquisizione e Verifica Bolle Entrata Merce

Questo Processo di esempio può essere gestito suddividendo le attività in vari step e precisamente:

Predisposizione Etichette Barcode Ricevimento Merci – inserimento carico sul Gestionale Scannerizzazione DDT Controllo Amministrativo Conservazione Elettronica

Predisposizione Etichette Barcode

Al fine di non dotare tutti i punti di ricevimento merci di una stampante di codici a bare, si propone di adottare la tecnica del “Barcode imposto” .

Per fare questo si predispongono delle etichette prestampate, da consegnare ad ogni punto di ricevimento merci, che contengono un prefisso di 3 byte identificativi della ubicazione di ricevimento.

Successivamente, al loro utilizzo, verrà passato ad ARXivar un messaggio di tipo barcode che ARXivar utilizzerà per produrre un nuovo profilo con tutte le informazioni del documento.

Ricevimento Merci

Al ricevimento merci l’operatore addetto applica una delle etichette barcode al documento DDT e, al termine delle operazioni gestionali di ricevimento, la “spara” con un lettore di codice a barra in emulazione di tastiera.

Il Sistema Gestionale aggiornerà una tabella di “frontiera” o invocherà uno specifico webservice con le informazioni relative al DDT (Fornitore, N. Documento, Data Documento, ecc.) e al barcode utilizzato.

Il codice così letto viene inviato insieme a tutte le informazioni necessarie a ARXivar (profilazione con barcode imposto) che si “mette in attesa” della scannerizzazione del DDT.

Document Service

Scannerizzazione DDT

Quotidianamente, o anche più volte al giorno, l’addetto ai ricevimenti (o un’ altra persona preposta a questa attività) scansiona tutti i DDT registrati e in questo modo il servizio ARXivar Barcode abbinerà l’immagine al profilo in attesa.

Al momento del ricevimento della scansione un workflow specifico potrà aggiornare sulla tabella di frontiera o direttamente sul gestionale cliente anche un flag di “scansione ricevuta”.

Da questo momento l’immagine del documento sarà disponibile in ARXivar per tutte le operazioni di controllo e quadratura dei ricevimenti e delle fatture anche se l’originale tarderà molto ad arrivare in amministrazione.

Controllo Amministrativo

All’arrivo in amministrazione degli originali un addetto “spara” il codice a barre della BEM e una funzione custom invia ad ARXivar un messaggio di aggiornamento per il profilo della BEM per evidenziare che l’originale è stato ricevuto.

Un vista personalizzata su ARXivar consentirà poi di controllare agevolmente che tutti gli originali siano stati correttamente scannerizzati e consegnati alla amministrazione centrale.

Document Service

Conservazione Elettronica a Norma

Alla fine del processo di acquisizione dei documenti sarà possibile attivare le procedure di conservazione elettronica a norma per dematerializzare completamente i documenti cartacei

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