DIVISIONE RETE TERRITORIALE “PROGETTO SERVIZIO RISORSE UMANE DI FILIALE” Roma, 18 ottobre 2005

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Divisione Rete TerritorialeRisorse Umane – Organizzazione Operativa

DIVISIONE RETE TERRITORIALE“PROGETTO SERVIZIO RISORSE UMANE

DI FILIALE”

Roma, 18 ottobre 2005

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Premessa ed obiettivi, approccio, metodo di lavoro, rilevazione attività AS IS

Principali azioni di intervento ed aspetti caratterizzanti la nuova organizzazione del servizio

Nuovo modello organizzativo, dimensionamento complessivo; figure professionali

CONTENUTI DEL DOCUMENTO

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Il presente documento contiene il modello organizzativo relativo al Servizio Risorse Umane di Filiale sviluppato attraverso l’attività di analisi svolta su 18 realtà campione ed attraverso la rilevazione effettuata sui 140 Servizi RU di Filiale.

PREMESSA

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PRINCIPALI OBIETTIVI:

Creare un servizio di maggiore valenza professionale e più in linea con le esigenze del business;

Sviluppare, in coerenza con le altre iniziative avviate sulle strutture di staff e coordinamento, efficienza operativa a supporto della produzione.

PRINCIPALI OBIETTIVI

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1 STEP 3 STEP

• Costituzione GDL DRT – DCRUO • Definizione piano interviste ai Responsabili del Servizio RU di 18 realtà campione individuate all’interno dei diversi CLUSTER e delle Aree Country

• Analisi, elaborazione dei risultati e primo riscontro sui principali processi;• Interviste di dettaglio ed approfondimento a tutti gli operativi di due realtà tra le 18 oggetto del campione (Roma Nord e Venezia).

• Avvio interviste finalizzate alla rilevazione delle attività svolte dal Servizio RU, delle problematiche, dei principali volumi di riferimento.

2 STEP

APPROCCIO E METODO DI LAVOROAPPROCCIO E METODO DI LAVORO1/51/5

PRINCIPALI STEPPRINCIPALI STEP

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4 STEP 6 STEP

•Approfondimenti puntuali sulle attività con rilevazione delle fasi di lavorazione, tempi, volumi e frequenze all’interno di ogni singola micro attività.

5 STEP

• Confronto e consolidamento dei dati e delle informazioni rilevate.• Individuazione delle attività “CORE” del Servizio• FOCUS delle criticità derivanti dagli strumenti tecnici utilizzati

• Rilevazione e mappatura delle attività sulle 140 Filiali, analisi dei dati e definizione di:• dimensionamento;• assetto organizzativo TO BE; • figure professionali e pesatura del livello professionale; • panel con alcuni Responsabili delle Strutture RUR e Country.

PRINCIPALI STEPPRINCIPALI STEP

Gennaio 05 Marzo 05 Aprile 05


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Il Piano di campionamento è stato definito con un insieme di semplici regole al fine di selezionare una parte della popolazione oggetto dell’analisi.

Un piano di campionamento corretto, consente di ridurre il numero di unità da osservare senza perdita di informazioni.

18 Filiali Campione appartenenti ad otto

Aree Country

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AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE

PUNTO AMMINISTRATIVO:•Elaborazione e liquidazione delle retribuzioni,• Adempimenti amministrativi per assunzioni e cessazioni del personale•Ricostruzione dati contabili e retributivi del dipendente in caso di vertenza• Assistenza fiscal e Riferimento IPOST• Inserimento/analisi indicatori assenteismo/straordinari

FOCAL POINT:• Inserimento causali presenze/assenze nel sistema informatico aziendale• Controllo dei giustificativi richiesti ai dipendenti (certificati medici – permessi – autorizzazioni straordinari)• Ricezione/controllo modelli per assistenza fiscale e Fondo Poste

GESTIONE DEL PERSONALE

Gestione trasferimenti, distacchi ed applicazioni temporanee Gestione risorse umane (colloqui gestionali - politica retributiva – valutazione prestazioni) Gestione del processo di incentivazione personale commercialeGestione assunzioni (T. I .-T. D .-Somministrazioni - Reintegre). Gestione cessazioni (dimissioni – scadenza T.D. – decesso - esodabili- licenziamenti)Gestione del part-time Valutazione aspettativa (ex art. 34 CCNL – L. 1204 – L. 104), permessi con/senza diritto alla retribuzione e malattie professionali Gestione inabilità e riposizionamento inidonei


Rilevazione delle attività

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FORMAZ. ED ADESTRAMENTO

Acquisizione del piano formativo Convocazione partecipanti Predisposizione e invio materiale didattico Organizzazione logistica (ricerca/prenotazione aule, supporti formativi..) Gestione operativa dell’aula (gestione fogli presenze, introduzione del corso)

DISCIPLINA E CONTENZIOSO

Attività di archivio e Protocollo Attività di gestione nei servizi di Guardiania ed Accessi ai varchi delle sedi direzionali.

SERVIZI GENERALI

Acquisizione segnalazione e verifica estremi di rilevanza disciplinare Predisposizione della bozza di contestazione e inoltro alla funzione RUR Raccolta giustificazioni e predisposizione del verbale di audizione Acquisizione informazione del ricorso disciplinare e predisposizione documentazione per invio alle funzioni di DCRUO/DAL Acquisizione informazione di contenzioso e ricerca della documentazione necessaria Predisposizione elementi “parte in fatto” e relazione per invio alla funzione RUR

RELAZIONI SINDACALI

• Attività previste in coerenza con le previsioni del CCNL di cui e solo a titolo di esempio:

• Consultazione; Informativa;• Procedure di raffreddamento;• Assemblee – Riunioni Sindacali;• Gestione agenda cariche sindacali;• Sciopero;• Attività di verifica su istanze sindacali.


Rilevazione delle attività

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Per la definizione delle linee di intervento sono state effettuate tre principali analisi:

Focus su due realtà del campione

Mappatura “gestionale” sulle 140 realtà

Panel con Responsabili Area Country e Risorse Umane

PRINCIPALI AZIONI DEFINITE

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PRINCIPALI AZIONI DEFINITE

Evoluzione del Servizio RU e definizione del nuovo assetto organizzativo e del dimensionamento

Diversa organizzazione delle attività di Amministrazione del Personale

Informatizzazione dell’attività relativa al modello 70P e creazione di un modulo “web” attraverso la definizione di una specifica procedura informatica TM Light

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LA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO

Nel nuovo modello di funzionamento l’attività di “amministrazione del

personale”, esce dalla Filiale per essere organizzata su un minore numero di punti

fisici (circa 100) dipendenti gerarchicamente dalla DCRUO.

Il Nuovo Servizio RU di Filiale da una connotazione tipicamente legata

all’amministrazione evolve verso una “DIVERSA FOCALIZZAZIONE” su alcuni

principali filoni di tematiche di cui e solo a titoli di esempio:

gestione e sviluppo, addestramento e formazione;

sistemi di incentivazione del personale;

disciplina del rapporto di lavoro, relazioni sindacali;

analisi e monitoraggio indicatori gestionali (es. ferie, malattia, straordinario).

ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE

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PUNTO AMMINISTRATIVO

La definizione rispetta una semplice regola in base ad

un criterio unico ed omogeneo individuato:

organizzazione su base provinciale delle attività relative al punto amministrativo (circa 100 punti).

dipendenza gerarchica dalla funzione di DCRUO – RUR.

PUNTO AMMIN. PERS. PROVINCIALE


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PUNTO AMMINISTRATIVO



Alcuni esempi delle principali attività del

modello TO BE

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ELENCO PUNTI AMMINISTRATIVI:

COUNTRY REGIONENEW PUNTO

AMMINISTRATIVO

CENTRO ABRUZZO ChietiCENTRO ABRUZZO L'AquilaCENTRO ABRUZZO PescaraCENTRO ABRUZZO TeramoCENTRO LAZIO FrosinoneCENTRO LAZIO LatinaCENTRO LAZIO RietiCENTRO LAZIO Roma 1 centroCENTRO LAZIO ViterboCENTRO SARDEGNA CagliariCENTRO SARDEGNA NuoroCENTRO SARDEGNA OristanoCENTRO SARDEGNA Sassari

CENTRO 1 TOSCANA ArezzoCENTRO 1 TOSCANA Firenze 1 citta'CENTRO 1 TOSCANA GrossetoCENTRO 1 TOSCANA LivornoCENTRO 1 TOSCANA LuccaCENTRO 1 TOSCANA Massa CarraraCENTRO 1 TOSCANA PisaCENTRO 1 TOSCANA PistoiaCENTRO 1 TOSCANA PratoCENTRO 1 TOSCANA SienaCENTRO 1 UMBRIA PerugiaCENTRO 1 UMBRIA Terni

CENTRO-NORD EMILIA ROMAGNA Bologna 1 citta'CENTRO-NORD EMILIA ROMAGNA FerraraCENTRO-NORD EMILIA ROMAGNA Forli'CENTRO-NORD EMILIA ROMAGNA ModenaCENTRO-NORD EMILIA ROMAGNA ParmaCENTRO-NORD EMILIA ROMAGNA PiacenzaCENTRO-NORD EMILIA ROMAGNA RavennaCENTRO-NORD EMILIA ROMAGNA Reggio EmiliaCENTRO-NORD EMILIA ROMAGNA RiminiCENTRO-NORD MARCHE Ancona

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AMMINISTRATIVO

CENTRO-NORD MARCHE Ascoli PicenoCENTRO-NORD MARCHE MacerataCENTRO-NORD MARCHE Pesaro-Urbino

LOMBARDIA LOMBARDIA Bergamo 1LOMBARDIA LOMBARDIA Brescia 1LOMBARDIA LOMBARDIA ComoLOMBARDIA LOMBARDIA CremonaLOMBARDIA LOMBARDIA LeccoLOMBARDIA LOMBARDIA LodiLOMBARDIA LOMBARDIA MantovaLOMBARDIA LOMBARDIA Milano 1 citta'LOMBARDIA LOMBARDIA PaviaLOMBARDIA LOMBARDIA SondrioLOMBARDIA LOMBARDIA VareseNORD-EST FRIULI GoriziaNORD-EST FRIULI PordenoneNORD-EST FRIULI TriesteNORD-EST FRIULI UdineNORD-EST TRENTINO A.A. BolzanoNORD-EST TRENTINO A.A. TrentoNORD-EST VENETO BellunoNORD-EST VENETO PadovaNORD-EST VENETO RovigoNORD-EST VENETO TrevisoNORD-EST VENETO VeneziaNORD-EST VENETO VeronaNORD-EST VENETO Vicenza

NORD-OVEST LIGURIA Genova 1 levanteNORD-OVEST LIGURIA ImperiaNORD-OVEST LIGURIA La speziaNORD-OVEST LIGURIA SavonaNORD-OVEST PIEMONTE Alessandria 1NORD-OVEST PIEMONTE AstiNORD-OVEST PIEMONTE BiellaNORD-OVEST PIEMONTE Cuneo

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AMMINISTRATIVO

NORD-OVEST PIEMONTE AstiNORD-OVEST PIEMONTE BiellaNORD-OVEST PIEMONTE CuneoNORD-OVEST PIEMONTE NovaraNORD-OVEST PIEMONTE TorinoNORD-OVEST PIEMONTE VercelliNORD-OVEST VAL D'AOSTA Aosta

SUD CALABRIA CosenzaSUD CALABRIA CatanzaroSUD CALABRIA CrotoneSUD CALABRIA Reggio CalabriaSUD CALABRIA Vibo ValentiaSUD CAMPANIA AvellinoSUD CAMPANIA BeneventoSUD CAMPANIA Caserta 1SUD CAMPANIA Napoli 1 citta'SUD CAMPANIA Salerno 1

SUD 1 BASILICATA MateraSUD 1 BASILICATA PotenzaSUD 1 MOLISE CampobassoSUD 1 MOLISE IserniaSUD 1 PUGLIA BariSUD 1 PUGLIA BrindisiSUD 1 PUGLIA FoggiaSUD 1 PUGLIA LecceSUD 1 PUGLIA TarantoSUD 2 SICILIA AgrigentoSUD 2 SICILIA CaltanissettaSUD 2 SICILIA Catania 1 citta'SUD 2 SICILIA EnnaSUD 2 SICILIA Messina 1 citta'SUD 2 SICILIA Palermo 1 citta'SUD 2 SICILIA RagusaSUD 2 SICILIA SiracusaSUD 2 SICILIA Trapani

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TM LIGHT 1/4

CRITICITÀ DEL PROCESSO ATTUALE:

• Scarsa efficacia (numerosi errori di inserimento ed “interpretazione” delle richieste) ed efficienza (tempistiche di inserimento delle informazioni) del processo legata all’utilizzo di strumenti “manuali” (fax e mail)

• Elevato carico di lavoro per l’inserimento centralizzato presso il Servizio RU di Filiale (in particolare nei periodi di chiusura mensile in cui si concentrano le richieste di variazioni delle informazioni e le necessità di “quadratura” mensile)

• Impossibilità di accesso in tempo reale ai dati di Time Management per i Responsabili Operativi con conseguenti inefficienze sul processo di gestione delle risorse

Invio, tramite fax e/o posta elettronica, da parte dei Responsabili (Direttori Uffici Postali, etc.) delle richieste di inserimento in SAP TM di cui a titolo di esempio: assenze, presenze non pianificate, giustificativi e permessi

Ricezione delle richieste dal territorio ed inserimento da parte dei Focal Point delle relative informazioni su SAP/HR – Time Management.In caso di errori in fase di “quadratura dei tempi” i Focal Point ricontattano i Responsabili Operativi per una puntuale verifica.

Richieste

TM

Responsabili Operativi Focal Point

Fax / MailSAP GUI

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ALCUNE PRINCIPALI EVIDENZE DELL’INTERVENTO:

• Creazione di una procedura informatica dedicata per l’Ufficio Postale per l’allineamento delle causali.

• Creazione di alcune principali tipologie di viste: ad esempio amministrativa e gestionale.

• Possibilità di inserire “direttamente” informazioni utili per la gestione delle attività quotidiane e delle risorse, quali:

sostituzioni orarie

applicazioni temporanee

indennità di cassa

ferie

Inserimento diretto in SAP/HR-TM (tramite Web Gui) da parte dei Responsabili e possibilità di accesso diretto a funzionalità di reportistica, limitatamente alle risorse di propria competenze.

I Focal Point restano responsabili delle attività di “quadratura” e della “verifica” dei giustificativi di assenza (certificati medici, permessi L.104, etc.).

Richieste

TM

Responsabili OperativiFocal Point

SAP GUIWEB GUI

TM LIGHT 2/4

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Ciascun Responsabile “vede” solo i suoi collaboratori

In un’unica schermata è visibile la pianificazione presenze / assenze mensile. E’ possibile scegliere il mese da visualizzare e passare da un mese all’altro

Causali di presenza / assenza (esempio)Scegliendo un nominativo si accede alla successiva vista in cui può essere modificata la pianificazione della presenza / assenza o la pianificazione oraria (turno)

I Responsabili hanno la possibilità di visualizzare la situazione presenze / assenze “pianificate” ed “inserite” della loro Struttura e di modificare la pianificazione

ATTENZIONESono presenti squadrature

ATTENZIONESono presenti squadrature

Anche nella schermata di outlook viene segnalata la presenza di “squadrature” e cliccando sul messaggio si accede alla funzionalità di Gestione Squadrature

TM LIGHT 3/4

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Accedendo alla funzionalità di Gestione Squadrature, il Responsabile ha la possibilità di vedere ed allineare eventuali squadrature

Le informazioni sono aggiornate ad ogni esecuzione della transazione di quadratura

Causali di errore squadratura (esempio)

Scegliendo un nominativo si può procedere alla vista giornaliera del singolo dipendente per la rimozione delle squadrature, inserendo se necessario i relativi giustificativi di assenza

TM LIGHT 4/4

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DIRETTOREFILIALE

DIRETTOREFILIALE

IL MODELLO ORGANIZZATIVO – SERVIZIO RISORSE UMANE

SPECIALISTA RU

NUOVO MODELLO DI FUNZIONAMENTO

OPERATORE FOCAL POINT

RESPONSABILE SERVIZIO

OPERATORE GESTIONE RU

ADDETTO STAFF SENIOR


* In alcune sedi direzionali sono previsti Addetti alla Guardiania ed Accessi

ed Addetti al Centralino

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DIMENSIONAMENTO

FIGURE PROFESSIONALIDIMENSIONAMENTO

RESPONSABILE SERVIZIO 140

SPECIALISTA RISORSE UMANE 146

OPERATORE GESTIONE RU 249

OPERATORE FOCAL POINT 326

ADDETTO STAFF SENIOR 99

ADDETTO GUARDIANIA E ACCESSI, ADDETTI AL CENTRALINO

72

1032

* In alcune sedi direzionali sono previsti Addetti alla Guardiania ed Accessi

ed Addetti al Centralino

LIVELLO PROFESSIONALE

A1

B

C

C

D

F / E

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Responsabile Servizio R.U. di Filiale

Divisione: DRT – FILIALE

Famiglia : Risorse Umane

Struttura: Servizio Risorse Umane di Filiale

Scopo e caratteristiche generali

Garantire il presidio professionale per l’attuazione delle politiche di gestione e sviluppo, dei piani di formazione ed addestramento, dei sistemi di incentivazione del personale nel rispetto delle policy e delle linee guida aziendali.

Assicurare il rispetto delle previsioni contrattuali e il presidio dei principali indicatori gestionali.

Aree di Responsabilità

Rappresenta il punto di riferimento per tutte le tematiche relative ai processi di Risorse Umane anche attraverso la piena conoscenza

della normativa contrattuale, delle policy aziendali, dei piani di addestramento / formazione e dei sistemi di incentivazione rivolti al

personale

Garantisce la corretta applicazione delle previsioni contrattuali in coerenza con le procedure aziendali (a titolo di esempio: malattia,

istituto della trasferta, disciplina) e la gestione di tutte le attività preliminari per la definizione dell’istruttoria dei casi di contenzioso e

degli interventi disciplinari da inviare alle funzioni aziendali dedicate

Cura, nel rispetto delle previsioni contrattuali, le relazioni con le OO.SS locali e l’attuazione degli accordi regionali o nazionali

Assicura la corretta realizzazione dei programmi di gestione e sviluppo professionale delle risorse umane (trasferimenti, valutazione,

mobilità orizzontale e verticale, formazione ed addestramento, elearning) nel rispetto delle linee guida aziendali e in raccordo con le

funzioni preposte

Effettua attività di analisi e monitoraggio sui principali indicatori di gestione del personale (es. straordinari, ferie, assenteismo) e

contribuisce ad individuare le possibili azioni di intervento

Garantisce il costante allineamento dei dati contenuti nei Sistemi Informativi del Personale di Filiale fornendo input coerenti ai Punti

Amministrativi del Personale per l’inserimento delle variazioni autorizzate (es. trasferimenti, ruolo/figura professionale)

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Specialista R.U. Divisione: DRT – FILIALE




Assicurare al Responsabile del Servizio il know-how specialistico necessario per le attività di analisi/verifica a supporto dei

principali processi di risorse umane, nel rispetto delle linee guida aziendali.

Aree di Responsabilità• Garantisce le attività di analisi per la valutazione degli interventi gestionali, di sviluppo del personale nel rispetto dei piani

previsti dall’Azienda (es. inquadramento professionale, politica meritocratica, sistemi di incentivazione commerciale)

Effettua colloqui gestionali con il personale per la valutazione degli interventi previsti (es. trasferimenti, part-time, ri-

posizionamento risorse su UP)

Fornisce il supporto specialistico al Responsabile nell’individuazione di azioni di miglioramento dei KPI gestionali (es.

assenteismo, ferie, straordinari)

Contribuisce ad assicurare l’allineamento delle figure professionali alle attività effettivamente svolte dalle risorse attraverso il

puntuale input ai Punti Amministrativi del Personale (P.A.) per l’inserimento/aggiornamento dei dati nei sistemi informativi

aziendali

Fornisce supporto specialistico per l’implementazione delle politiche/procedure aziendali (es. processi di valutazione del

personale, policy telefonia mobile) e delle previsioni contrattuali (es. orario di lavoro, disciplina, adempimenti normativi) nel

rispetto delle politiche definite dall’Azienda

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Operatore R.U.





Assicurare al Servizio il supporto operativo nelle attività relative ai principali processi di risorse umane.


Fornisce il supporto operativo nella predisposizione dell’istruttoria del contenzioso e degli interventi disciplinari,

attraverso la preparazione della documentazione necessaria alla definizione dei casi.

Assicura le attività operative per lo svolgimento delle sessioni di addestramento interne ed in modalità “e-

learning” pianificate e l’organizzazione logistica dei corsi fornendo supporto operativo ai partecipanti (es.

convocazione dei partecipanti, formazione delle classi, ricerca aule, predisposizione del materiale didattico e

verifica strumenti)

Cura la consuntivazione delle iniziative di addestramento attraverso la raccolta dei questionari di gradimento e

l’inserimento dei dati nella procedura web dedicata predisponendo la relativa reportistica (es. . presenze,

valorizzazione straordinari e missioni),

Fornisce il supporto operativo per la corretta implementazione delle procedure aziendali

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Operatore Focal Point

Divisione: DRT – COUNTRY MANAGER - FILIALE




Assicurare il corretto inserimento, nel sistema informatico aziendale, delle causali di presenza/assenza relative

all’orario di lavoro effettuato dal personale di competenza


Assicura la funzione di primo contatto con il cliente interno, relativamente a tematiche fiscali e previdenziali,

interfacciandosi con il Punto Amministrativo di riferimento

Cura l’inserimento delle causali di presenza/assenza (straordinari, permessi, malattie, ferie, etc.) nel sistema

informatico aziendale, nonché le dichiarazioni di infortuni

Cura il controllo e la corretta tenuta dei giustificativi richiesti ai dipendenti per le presenze/assenze (certificati

medici, autorizzazioni per permessi e straordinari, etc.)

Cura la ricezione e il controllo dei modelli previsti per l’assistenza fiscale e per il Fondo Poste

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Addetto Staff Senior

Divisione/Direzione: TUTTE

Famiglia: TUTTE

Struttura: TUTTE


Curare il corretto espletamento delle attività di supporto alle operatività della funzione di appartenenza.

Principali attività

Cura la corretta esecuzione di adempimenti amministrativi e la gestione di report di monitoraggio

Provvede alla raccolta di informazioni/documentazione in relazione a progetti/processi dell’area di competenza

Cura, sulla base delle indicazioni ricevute, la trasmissione di atti/documentazione alle funzioni competenti di livello

centrale e/o territoriale

Cura la gestione dell’archivio cartaceo ed informatico

Effettua attività di data entry semplice su procedure informatiche in uso alla funzione di appartenenza

Cura lo svolgimento di attività di supporto alla segreteria

Provvede, sulla base delle istruzioni ricevute, alla predisposizione materiale di documenti

Svolge le operazioni di registrazione, inoltro, ritiro e distribuzione della corrispondenza

Effettua attività di supporto operativo per la funzione di appartenenza (ad es. fotocopiatura, movimentazione dotazioni,

conduzione automezzi etc.)

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Addetto al Centralino


Famiglia : Staff e Supporto al Business

Struttura: TUTTE


Curare il corretto espletamento delle attività di gestione delle chiamate interne ed esterne e quelle di ricevimento del personale esterno


Cura la gestione delle chiamate interne/esterne

Assicura le attività di ricevimento/accoglienza del personale esterno informando

tempestivamente la struttura interna di Filiale coinvolta

Cura l’erogazione delle principali informazioni relative al reperimento del personale dipendente

Consulta gli archivi di accesso alle informazioni del servizio

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Addetto Guardiania e Accessi


Famiglia : Staff e Supporto al Business

Struttura: TUTTE


Curare il corretto espletamento delle attività operative relative alle aperture/chiusure dei luoghi di accesso aziendali del personale dipendente ed esterno, in funzione degli orari stabiliti, e alle operazioni di guardiania e verifica degli accessi.


Assicura le attività operative di apertura e chiusura dei luoghi di accesso del personale

dipendente/esterno , in funzione dell’orario stabilito

Verifica le autorizzazioni per l’accesso dei veicoli

Cura gli adempimenti e le operazioni previste nel quadro delle attività di guardiania e verifica

accessi

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