DIGITALIZZAZIONE DI DOCUMENTI D' ARCHIVIO

● Trasformare un testo cartaceo in un documento digitale è una operazione sostanzialmente priva di rischi e con innumerevoli vantaggi, sia per la conservazione dei documenti che per la loro circolazione e fruizione da parte degli utenti.Oggi sono disponibili su internet numerosi fonti storiche (preziose per gli studiosi) che Umberto Parrini definisce, non a caso, “metafonti”.

DALLE SCHEDE FORATE AI FILE

● I documenti digitali di oggi sono non sono più come le schede forate che si usavano agli albori dell' era digitale. File di diverso formato possono archiviare informazioni a partire da documenti cartacei, foto o altro. Basti pensare che il sistema postale degli Stati Uniti d'America utilizza fin dal 1965 sistemi OCR, in grado di convertire un testo a stampa in formato digitale, modificabile con un normale editor. Oggi il testo può essere convertito in formato ASCII, Unicode ed altri formati complessi.

I METADATI

● Ogni file è corredato dai metadati, cioè dati che contengono informazioni aggiuntive che non riguardano il contenuto del documento, bensì le sue caratteristiche tecniche. Un esempio tipico di metadato è costituito dalle note presenti nel catalogo di una biblioteca, la quale contiene informazioni circa il contenuto e la posizione di un determinato libro. Possono essere descrittivi, gestionali e strutturali come SGML, XML ed EAD (Encoded Archival Description).

BENEFIT● Digitalizzare un testo a stampa significa

renderlo consultabile in maniera più rapida, economica e sicura. Non si compromette la sua integrità ed il più delle volte si agevola una proliferazione delle copie digitali. Il che va a tutto vantaggio degli utenti: un numero potenzialmente infinito di studiosi può visualizzare le stesse informazioni contemporaneamente. Basti pensare che procedure come il document delivery diventano immediate e molto più convenienti.

SVANTAGGI

● Non molti sono gli aspetti negativi riscontrabili nell' utilizzo di un documento elettronico. Si perde il contatto diretto con la copia cartacea ed è più difficile notare particolari legati all' aspetto materiale del testo. Può aumentare il rischio di manipolazioni da parte di terzi. Non tutti i documenti possono essere digitalizzati allo stesso modo. E' necessario, quindi, un criterio comune a tutti gli attori coinvolti: uno standard.

STANDARD COMUNTARI

La Commissione Europea promuove lo sviluppo di standard utili all’organizzazione razionale dell’archiviazione elettronica, allo scopo di favorire processi condivisi sulla digitalizzazione dei documenti. Ma, per la gran parte di questi standard, si tratta più che altro di linee guida. Nel nostro Paese è presente l’Ente nazionale italiano di unificazione (UNI) che disciplina in merito alla gestione delle biblioteche, della documentazione e più in generale del settore dell’informazione.

ISO e CEN

Dal 1947 le attività di normazione a livello internazionale sono affidate all' all’International Standard Organization (ISO). Nel 1961 anche in ambito europeo viene istituito un organismo per la Normazione, il Comitato Europeo di Normazione (CEN) con lo scopo di armonizzare i sistemi di normazione nazionali. Le norme CEN prevalgono infatti su quelle dei singoli stati e devono essere adottate nei paesi membri. Tutte le norme vengono scelte in maniera collegiale ed aggiornate continuamente.

UNI/DIAMLa Commissione italiana che si occupa di diffondere le norme internazionali è l' UNI/DIAM (Documentazione, Informazione Automatica e Multimediale”). E' organizzata in gruppi di lavoro e sottocommissioni, seguiti ciascuno da un responsabile-coordinatore. A livello nazionale è stata rilevante la pubblicazione di norme relative alle codifiche dei documenti e ai formati standard. Gli esperti dell' ICCU (Istituto Centrale per il Catalogo Unico delle Biblioteche Italiane) presenti in DIAM hanno promosso la creazione di un identificatore internazionale standardizzato,sull' esempio dell' Anagrafe delle Biblioteche Italiane.

STANDARD DI TRASLITTERAZIONE

● Per garantire uniformità ai cataloghi necessario adottare degli standard di traslitterazione in caratteri latini, stabiliti dalle tabelle ISO. Ma alcune lingue, come il thai ed il persiano hanno fatto registrare diversi problemi di codifica. Per tradurre il giapponese, ad esempio, è preferibile usare il sistema Hepburn modificato, che viene usato dalle biblioteche universitarie italiane.

IL SISTEMA DOCUMENTARIO

Oggi bisogna ripensare l' archivio alla luce del rapporto che esso ha con una rete di informazioni ben più ampia, il sistema documentario. Esso deve essere inteso non solo come l’insieme dei documenti prodotti o acquisiti da un singolo ente o da un privato, ma anche come il complesso di principi, regole e strumenti che ruotano intorno gli stessi documenti. Un sistema documentario ha un profilo fisico, oggettivo, materialmente rappresentato dal corpus documentario.

STANDARD ISO 15489

Per quanto riguarda la gestione dei sistemi documentari, lo standard ISO 15489 assume un ruolo di riferimento come insieme di linee guida sulla creazione, acquisizione e la distruzione di documenti. Fornisce anche delle regole sulla costruzione di un intero sistema documentario. Deriva dall’Australian Standard for RecordsManagement AS 4390, emanato ufficialmente nel 1996 in Australia.

I DOCUMENTI STORICI

● La gestione di informazioni mediante database è stata applicata inizialmente alle discipline scientifiche, ma in seguito ha avuto sviluppi anche nelle discipline storiche che hanno una natura narrativa. Un archivio digitale deve essere curato da personale competente, ma può anche essere consultato senza la mediazione dello storico. Es. l' archivio on-line “The valley of shadows” contiene documenti sulla guerra civile in USA, consultabili in maniera interattiva.

FONTI STORICHE “FUZZY”

● A differenza dei valori numerici, interpretabili in maniera univoca, le fonti storiche hanno una natura frammentaria. Manfred Thaller le ha definite “fuzzy”, cioè nebulose, poiché non si prestano ad essere tradotte in modelli lineari assimilabili dai database. E' necessario adottare opportunamente un modello di rappresentazione che possa codificare le informazioni in dati. “Clio” fu uno dei primi software ideati per lo studio storico nell' 84. Internet ha reso oggi più semplice questo lavoro.

Il SIAS

Nell’ambito delle attività dell’Istituto Centrale per gli Archivi è stata avviata negli scorsi anni una strategia di coordinamento per i progetti di digitalizzazione presso gli Archivi di Stato con l' obiettivo di garantire condizioni tecniche e scientifiche adeguate. Lo strumento principale è il sistema che si occupa della validazione dei dati. Gli Archivi esportano i propri dati in forma di tabelle XML e li inviano allo staff di coordinamento del Sistema che si occupa della validazione dei valori e della loro pubblicazione sul Web.

DIRITTO D' AUTORE

Nel contesto digitale anche un’opera coerente ed unitaria come un articolo o un libro può essere considerata come un contenitore di informazione “indipendenti” ed “individualmente accessibili”. Pertanto la legge italiana distingue fra diritto d' autore e diritto d' autore sui generis in riferimento alle informazioni contenute all' interno delle banche dati. Questa divisione è stabilita nella direttiva comunitaria 96/9 che distingue fra banche dati “originali” e banche dati “non creative” (su queste ultime si applica il diritto d' autore sui generis).

PROGETTI ITALIANI

Di seguito ecco alcuni progetti di digitalizzazione messi in atto in italia:

● Discoteca di Stato (possiede un enorme fondo di documenti audio in diverso formato, con dispositivi di riproduzione)http://www.dds.it/mostrevirtuali.php?cat=3&sot=3.

● Verso Sud (mostra virtuale su folklore del Sud italia)http://www.dds.it/mostre/verso_sud/adsl/intro.html

PROGETTI ITALIANI

● Radiomillevoci (Realizzato dalla RAI per gli 80anni della radio, contiene radi documenti sonori)http://www.radiomillevoci.org

● Archivio Politico Gramsci (Promosso dalla fondazione Antonio Gramsci di Bologna, mette a disposizione degli utenti gran parte dei documenti politici presenti nella omonima biblioteca) http://www.fondazionegramsci.org

PROGETTI IN CORSO

● Lettere di origine lombarda: Heinz-Jürgen Beyer dell’Universität des Saarlandes sta curando la digitalizzazione di un epistolario risalente al 1132.

● Anglo-Saxon Charters: promossa dalla British Academy e dalla Royal Historical Society, riprende una pubblicazione a stampa di documenti catalogati negli anni '60.

PROGETTI IN CORSO

● Codice Diplomatico digitale della Lombardia medievale (sec VIII-XII): progetto finanziato dalla Regione Lombardia che coinvolge tutte le università lombarde.

● G7 Project “Electronic libraries”: promosso dai paesi del G7, prevede la creazione di una biblioteca universale. Significativi i risultati raggiunti dalla Bibliothèque nationale de France e dalla Library of Congress.

PROGETTI A CURA DI SINGOLI STUDIOSI

● “Liber Matriculae”: studio sui notai di Vercelli condotto da Antonio Olivieri, conservato presso l’Archivio storico del Comune di Vercelli.

● “Diplomi imperiali di Enrico IV per Spira”: edizione digitale curata da Bernhard Assmann dell’Università di Colonia.

PROGETTI A CURA DI SINGOLI STUDIOSI

● “Inventario dei documenti di re Venceslao”: esercitazione documentaria condotta da Karsten Uhde per la Scuola di archivistica di Marburg.

● “Fontes Civitatis Ratisponensis”: progetto coordinato da Ingo Kropac dell’Università di Graz nell’ambito di una ricerca, finanziata dal Fondo austriaco per la promozione della ricerca scientifica, su edizione computerizzata integrata.