Digital 2B al Linux Day 2011

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Gestione Elettronica dei Documenti

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Presentazione Digital 2B al Linux Day 2011.

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GestioneElettronica

dei Documenti

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Trasferire il 10% dei documenti della PA su

supporti digitali genera, ogni anno, un risparmio di almeno

3 miliardi di euro

Pierluigi Ridolfi

Documento. Quanto mi costi.

Document Management Systems

Digitalizzazione: i Vantaggi.

Open-Source. Quanto risparmi.

Conclusioni

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Documento. Quanto mi costi.

Document Management Systems

Digitalizzazione: i Vantaggi.

Open-Source. Quanto risparmi.

Conclusioni

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● Documenti.

– Quanti ne gestiamo?– Quanti ne archiviamo?– Quanti ne troviamo?

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● L’85% dei documenti non viene mai più riutilizzato;

● Il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte;

● Circa il 7%

viene smarrito.

Documento. Quanto mi costi.

Document Management Systems

Digitalizzazione: i Vantaggi.

Open-Source. Quanto risparmi.

Conclusioni

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● Fogli stampati ogni anno in Italia: 115 miliardi

...di cui 20 miliardi inutilizzati.

Documento. Quanto mi costi.

Document Management Systems

Digitalizzazione: i Vantaggi.

Open-Source. Quanto risparmi.

Conclusioni

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● Fogli stampati ogni anno in Italia: 115 miliardi

...di cui 20 miliardi inutilizzati.

287 milioni €/anno287 milioni €/anno

Documento. Quanto mi costi.

Document Management Systems

Digitalizzazione: i Vantaggi.

Open-Source. Quanto risparmi.

Conclusioni

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Documento. Quanto mi costi.

Document Management Systems

Digitalizzazione: i Vantaggi.

Open-Source. Quanto risparmi.

Conclusioni

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● Nella storia dell'informatica tutto è mutato.

● Non la necessità di

archiviare correttamente le informazioni.

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Gestire in maniera efficiente le informazioni significa adottare degli strumenti software costruiti su misura che permettano:● Tempi di ricerca immediati

Documento. Quanto mi costi.

Document Management Systems

Digitalizzazione: i Vantaggi.

Open-Source. Quanto risparmi.

Conclusioni

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Open-Source. Quanto risparmi.

Conclusioni

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Gestire in maniera efficiente le informazioni significa adottare degli strumenti software costruiti su misura che permettano:● L'esecuzione di operazioni

massive

ContrattoContratto PreventivoPreventivo FattureFatture

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Gestire in maniera efficiente le informazioni significa adottare degli strumenti software costruiti su misura che permettano:● Il controllo delle operazioni

e degli accessi

Corrispondenzainterna

Corrispondenzainterna

DirigentiSegreteria

Documento. Quanto mi costi.

Document Management Systems

Digitalizzazione. Quanto risparmi.

Open-Source. Quanti vantaggi.

Conclusioni

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Gestione elettronica dei documenti

I tuoi documenti. Sempre. Subito. Con un click.

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Open-Source. Quanto risparmi.

Conclusioni

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● Digital 2B si occupa di digitalizzazione, archiviazione e gestione dei documenti.

25.000 fogli (50 risme di carta = 125 kg)

1 DVD (4 gr)

Documento. Quanto mi costi.

Document Management Systems

Digitalizzazione. Quanto risparmi.

Open-Source. Quanti vantaggi.

Protocollo informatico

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DocumentoCartaceo

DocumentoCartaceo

ScannerScanner

DocumentiCartacei

DocumentiCartacei

Documento Digitale

Documento Digitale

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Protocollo informatico

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Piattaforma software e hardware che definisce:

● I criteri di ricerca dei documenti

● L'accesso ai documenti● Le operazioni che possono

essere eseguite su di essi.

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Vantaggi (1/2)● Riduzione degli spazi

dedicati all’archivio– 25.000 pagine su un DVD

● Abbattimento dei costi di gestione

– Ricerca Google-like

● Portabilità– Tutto l'archivio sempre con te

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Vantaggi (2/2)● Condivisione

– Tutti possono accedere...

● Riservatezza– ...se autorizzati!

● Inalterabilità– Log delle modifiche (versioning)

● Sicurezza – Durata dischi 146 GB: 171 anni

– 146 GB = fino ad 700.000 docs

● Workflow automatico.

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● Il più aggiornato.– Sempre nuovi update

● Il più sicuro.– Sempre sotto controllo

● Il più partecipato.– Comunità di sviluppo

● Il più tuo.– Personalizzato

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Protocollo informatico

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Il più usato.

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Protocollo informatico

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Il più economico.

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● Nato nel 2005 per opera di John Newton (Documentum,) e John Powell (Business Objects)

● Rappresenta la più importante alternativa open source per la gestione del contenuto aziendale.

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● Alfresco è il risultato dell'utilizzo dei più recenti componenti dell'infrastruttura open source

– Spring– Hibernate– Lucene– MyFaces

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Object Relational MappingHibernate senza Spring

public List findCittaDaPaese (String paese) { SessionFactory sessionFactory = ... Session s = nulla; try { s = sessionFactory.openSession(); Query q = s.createQuery( "SELECT Citta c FROM Citta WHERE c.Paese = :paese" ); q.setString("paese", paese); return q.list(); } catch (Exception e) { ... } finally { s.close(); }}

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Object Relational MappingHibernate con Spring

public List findCittaDaPaese (String paese) { return getHibernateTemplate().find( "FROM Citta WHERE Paese = :paese", "paese", paese );}

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● La navigazione, all’interno di Alfresco, si basa sui concetti di documenti e workspaces.

● I workspaces: spazi di

lavoro “intelligenti”● All’interno dei workspaces inseriamo i

documenti a cui possiamo associare discussioni, forum, regole per gli avvisi automatici tramite mail, funzioni di check in/check out, versioning e meta informazioni.

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Vantaggi (1/3)● Open Source● Architettura robusta● Massima semplicità di

utilizzo e gestione● Indicizzazione completa dei

documenti● Ricerca veloce e potente

stile Google

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Vantaggi (2/3)● Interfaccia utente

personalizzabile● Integrazione standard con

le tecnologie più diffue● Virtual File System● Strumenti di collaborazione

integrati nel sistema● Check in/out, auditing e

versioning

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Vantaggi (3/3)● Motore di trasformazione

automatica del formato dei documenti

● Conversione e catalogazione automatizzata dei files in ingresso

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Conclusione

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Ieri è storia.

Domani è mistero.

Oggi è dono.

Per questo è chiamato presente.

(Alice Morse Earle)

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Dennis Ritchie (1941 – 2011)

“UNIX is very simple,

it just needs a genius to understand its simplicity”

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