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Rete di Registrazione Oncologica

Procedura Aperta per la fornitura di un

Sistema Applicativo a supporto della Rete di Registrazione Oncologica della

Regione Campania

16/04/2014 Costituendo RTI Dedalus S.p.A. / Ditta Individuale RASHID IVAN

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Sommario

1 Capitolo 1 – Presentazione e descrizione del concorrente ....................................................................................... 2

1.1 Dedalus S.p.A. ................................................................................................................................................... 2

1.1.1 Aree di Eccellenza ..................................................................................................................................... 2

1.1.2 Esperienze nel campo della Prevenzione Oncologica ............................................................................... 3

1.1.3 Dedalus in Italia e all’este o ...................................................................................................................... 4

1.2 Rashid Ivan ........................................................................................................................................................ 5

1.2.1 Presentazione e illustrazione di una esperienza di installazione e gestione di sistemi di registrazione

oncologica: Registro Tumori ASL Città di Milano ...................................................................................................... 6

1.3 Suddivisione ruoli tra i componenti RTI ............................................................................................................ 6

2 Capitolo 2 – Organizzazione generale della fornitura ............................................................................................... 8

2.1 Linee Guida della proposta ............................................................................................................................... 8

2.2 Piano di Avvio in Esercizio ................................................................................................................................. 8

2.3 Piano di Formazione e Affiancamento ............................................................................................................ 10

2.4 Piano dei Rischi ............................................................................................................................................... 11

3 Capitolo 3 – Descrizione della Piattaforma Tecnologica ......................................................................................... 14

3.1 Disegno Funzionale complessivo .................................................................................................................... 14

3.2 Sistema di Registrazione Oncologica (SRO) .................................................................................................... 15

3.3 Gestione dei Flussi .......................................................................................................................................... 18

3.4 Generazione della Casistica ............................................................................................................................ 25

3.5 Interfaccia Utente ........................................................................................................................................... 27

3.6 Generazione Statistiche ed elaborazioni ........................................................................................................ 32

3.7 Funzionalità aggiuntive ................................................................................................................................... 33

4 Capitolo 4 - Migrazione Dati ................................................................................................................................... 34

4.1 Metodologie e strumenti per la migrazione ................................................................................................... 34

4.2 Metodologia di Testing ................................................................................................................................... 35

5 Capitolo 5 – Metodologie, te i he e st u e ti di la o o pe l’e ogazio e dei se izi ......................................... 36

5.1 Metodologia di Formazione ............................................................................................................................ 36

5.2 Metodologia di Collaudo e Test ...................................................................................................................... 39

6 Capitolo 6 – Servizi post-implementazione ............................................................................................................ 41

6.1 Manutenzione ................................................................................................................................................. 41

6.2 Help Desk ........................................................................................................................................................ 44

6.2.1 Flusso del processo di assistenza ............................................................................................................ 45

6.2.2 Organizzazione del servizio di HD di secondo livello e personale utilizzato ........................................... 46

6.2.3 Personalizzazioni del Sistema ................................................................................................................. 47

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1 Capitolo 1 – Presentazione e descrizione del concorrente

1.1 Dedalus S.p.A.

Costituita a Firenze nel 1990, Dedalus Spa è oggi a capo di un Gruppo Industriale leader nazionale nel software clinico sanitario e detiene importanti posizioni in tutti i segmenti di mercato di un settore altamente strategico per il “iste a Paese uale la “a ità, ell’a ito di st uttu e pu li he e p i ate. Nel , Dedalus ha a iato u p e iso progetto di aggregazione delle migliori aziende di ICT sanitario italiano per superare la polverizzazione esistente e costituire un punto di riferimento di eccellenza con rilevanti capacità di investimento in ricerca e sviluppo.

Figura 1 Evoluzione di Dedalus

Nel 2009, una intensa azione di acquisizione di aziende e marchi, tra cui: Eurosoft Informatica Medica e le Aziende ad essa collegate, Metafora Informatica, Millennium, Radiosity ha consentito di consolidare importanti posizioni nel campo degli Screening, della Diagnostica (LIS, Anatomia Patologica, Radiologia) e della Medicina Territoriale (Medici di Medicina Generale e Pediatri di Libera Scelta). Dedalus, in Campania, ha una sede ad Avellino ed una, presso Informatica Medica, a Casalnuovo di Napoli. Dal punto di vista dei prodotti, il gruppo ha da tempo sposato gli standard di interoperabilità internazionale e le a hitettu e appli ati e di ife i e to: dagli a ie ti Ja a a uelli .Net, o l’a izio e di pote oglie e da entrambi le migliori potenzialità nei diversi ambiti di applicazione. Dedalus intende fare della qualità delle proprie applicazioni e della competenza delle proprie risorse umane il vero vantaggio competitivo sul mercato. Dedalus crede fortemente che la competizione debba essere basata su questi due aspetti, piuttosto che sul mantenimento di parchi prodotto obsoleti, costosi da mantenere ed integrare. La vita scorre nei nostri software , uesto lo sloga he Dedalus ha s elto: p odotti e soluzio i he i o o ,

ovvero sono in grado di adattarsi alle esigenze delle organizzazioni sanitarie per supportarle nella loro continua evoluzione verso un modello di sanità più vicina al paziente ed al contempo economicamente sostenibile. Un

odello di sa ità he g azie alla li fa app ese tata dalle soluzio i ICT possa affrontare adeguatamente le sfide del futu o: dall’i e hia e to p og essi o della popolazio e all’i e e to dei flussi ig ato i, alla iduzio e della popolazione attiva in grado di sostenere i costi di assistenza sanitaria e sociale. 1.1.1 Aree di Eccellenza

In questi ultimi anni, grazie anche alle acquisizioni effettuate a livello nazionale ed internazionale, Dedalus ha atu ato o pete ze p ofessio ali di ele ato li ello i di e se a ee dell’ICT sa ita io:

Prevenzione Oncologica; Diagnostica per Immagini; Processi Chirurgici; Sanità Privata; Patologia Clinica; Processi Logistici e Amministrativo/Contabili; Gestione del Personale; Sistemi di Cooperazione e interoperabilità applicativa; Cure Primarie; Percorsi Clinici; Processi Emergenza e Urgenza; Piattaforme di Interoperabilità applicativa.

Di seguito forniamo alcuni numeri che comprovano come Dedalus sia a tutti gli effetti uno dei leader del settore dell’I fo atio Te h ology “a ita ia el pa o a a italia o:

150.000 utilizzatori abituali delle proprie soluzioni;

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una popolazione di 17.000.000 di cittadini monitorata attraverso screening specialistici in quasi tutte le regioni italiane con progetti avviati a livello Aziendale, di Area Vasta e Regionale;

olt e I stallazio i t a La o ato i d’a alisi ed A atomie Patologiche; circa 350 Installazioni in diagnostica per immagini; circa 22.000 Medici di Famiglia e Pediatri di Libera Scelta; 500 Sale Operatorie; 150 Pronto Soccorso; 55 Configurazioni di cartelle specialistiche; circa 40 installazione di sistemi di gestione risorse umane; circa 50 installazioni di sistemi di gestione processi logistici e amministrativo contabili; 6 progetti di gestione interoperabilità applicativa Ospedale – Territorio e Fascicolo Sanitario Elettronico.

Dedalus si distingue sul mercato pe l’alta o pete za ello studio di soluzio i di syste i teg atio asate principalmente su standard internazionali, grazie alla profonda conoscenza dei flussi informativi e dei processi sanitari e alla capacità di gestire autonomamente la tecnologia pe la ealizzazio e di fatto. L’adozio e degli sta da d HL7, WSDL, XML e la partecipazione a gruppi di lavoro internazionali sulla standardizzazione in ambito clinico, quale ad esempio IHE, offrono al Cliente la garanzia di un concetto aperto di integrazione che vuole essere un investimento per il futuro e non soltanto la risposta ad una esigenza puntuale e una realizzazione ad hoc. 1.1.2 Esperienze nel campo della Prevenzione Oncologica

Dedalus ha fornito alla ASL di Reggio Emilia un software applicativo per la Gestsione del Registro Oncologico

Regist o Tu o i . U a e sio e del edesi o appli ati o i uso a he p esso l’Azienda Ospedaliera di Parma.

Di seguito, elenchiamo alcune esperienze maturate da Dedalus nel campo della Prevenzione Oncologica (Screening

Mammografico, Citologico e Colorettale) che in diverse realtà contribuiscono ad alimentare, con specifici flussi

informativi, i registri tumori aziendali o regionali.

Regione Sardegna: realizzazione di un Progetto Regionale per la gestione delle Campagne di Prevenzione Tumori alla Mammella, Cervice Uterina e Colon Retto in tutte le otto ASL. Attualmente sono attive integrazioni con la strumentazione Medical System pe l’ese uzio e dell’esa e FOBT. L’i stallazio e distribuita a livello di singola ASL.

Regione Basilicata: realizzazione di un Progetto Regionale per la gestione delle Campagne di Prevenzione Tumori alla Mammella, Cervice Uterina e Colon Retto. Il sistema fornito è interfacciato con il RIS di Esaote Spa e con i camper che operano sul territorio, dotati di software FutuRAD. L’i stallazio e e t alizzata p esso l’AO di Pote za pe i “ ee i g. I fase di a ia e to l’i teg azio e o lo st u e to DIGIENE pe l’a alisi dell’esa e HPV.

Regione Lazio: in questa Regione Dedalus ha avviato un Progetto Regionale per la gestione delle Campagne di Prevenzione Tumori alla Mammella, Cervice Uterina e Colon Retto. Sono, inoltre, stati avviati progetti evolutivi per integrazioni dello Screening Mammografico con i fornitori RIS presenti nelle varie ASL. L’i stallazio e e t alizzata p esso l’A“P Lazio a Ro a.

Regione Puglia: in questa Regione Dedalus ha avviato un Progetto Regionale per la gestione delle Campagne di P e e zio e Tu o i della Ce i e e del Colo Retto. I al u e A“L p ese te l’i teg azione con la st u e tazio e Medi al “yste pe l’ese uzio e dell’esa e FOBT. L’i stallazio e e t alizzata p esso l’ARE“ Puglia a Ba i.

Regio e Valle d’Aosta: in questa Regione Dedalus ha avviato un Progetto Regionale per la gestione della Campagna di Preve zio e Tu o i al Colo Retto. L’i stallazio e e t alizzata p esso l’INVA di Aosta.

Regione Molise: in questa Regione Dedalus ha avviato un Progetto Regionale per la gestione delle Campagne di P e e zio e Tu o i al Colo Retto. L’i stallazio e e t alizzata p esso l’A“REM di Ca po asso, do e a he p ese te l’i teg azio e o la st u e tazio e Medi al “yste .

Regione Piemonte: i uesta Regio e seguia o attual e te l’Azie da A“L di Cu eo pe ua to attie e le Campagne di Prevenzione Tumori alla Mammella e Cervice Uterina.

Regione Trentino Alto Adige: i uesta Regio e seguia o attual e te l’AP““ di T e to pe ua to attie e la Campagna di Prevenzione Tumori alla Mammella. Tramite il sistema Armonia è gestita invece la Campagna di Prevenzione Tumori della Cervice Uterina. Il sistema è integrato con il RIS/PACS di Fuji per la gestione delle attività legate alla refertazione degli esami di 1° livello Screening.

Regione Campania: i uesta Regio e Dedalus segue l’Azie da A“L di A elli o pe la gestio e della

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Ca pag a di P e e zio e Tu o i alla Colo Retto, do e a he p ese te l’i teg azio e o la st u e tazio e Medi al “yste pe l’ese uzio e dell’esa e FOBT.

Regione Emilia Romagna: in questa Regione presso le Aziende ASL di Piacenza, Parma, Modena, Ravenna è distribuito il software per la gestione delle Campagne di Prevenzione Tumori alla Mammella, Cervice Uterina e Colo Retto. P esso l’A“L di Fe a a atti o lo “ ee i g Colo ettale, i teg ato o le olo e di refertazione e con la cartella clinica di gastroenterologia Dedalus per la refertazione degli esami endoscopici. P esso l’A“L di Mode a atti a u a i teg azio e o il RI“ / PAC“ di Fuji pe la gestio e della efe tazio e degli esami di 1° livello e di 2° livello e di ritorno automatico dei dati di Cli i a, e t e p esso l’A“L di Ravenna è attiva una integrazione con i Mammografi Digitali di GE ed un ritorno di referti dalla Workstation IDI di refertazione con un inoltro al RIS di Elco delle attività e dei referti erogati, di Screening e di Clinica.

Regione Lombardia: in questa Regione è attivo un Progetto, con installazione distribuita, per la gestione delle Campagne di Prevenzione Tumori alla Mammella e Colon Retto, oltre ad una informatizzazione a livello Regionale, con installazione distribuita, per la Prevenzione Tumori alla Cervice Uterina. Le Aziende attualmente seguite sono: Città di Milano, Melegnano, Cremona, Mantova, Lecco, Varese, Monza, Breno, Co o, B es ia, Pa ia e “o d io. Nell’a ito dello “ ee i g Colo ettale il siste a i te fa ciato con la st u e tazio e di Medi al “yste pe l’ese uzio e dell’esa e FOBT e o i siste i di A ato ia Patologi a per la refertazione degli esami di 2° Livello. Attualmente tutte le ASL sono dotate di integrazione anagrafica con anagrafe regionale SISS Regione Lombardia.

Regione Veneto: in questa Regione Dedalus gestisce le Campagne di Prevenzione Tumori alla Mammella, Cervice Uterina e Colon Retto con una installazione distribuita presso le ULSS Ovest Vicentino, Pieve di Soligo e Legnago.

Regione Toscana: in questa Regione Dedalus segue la gestione delle Campagne di Prevenzione Tumori alla Mammella, Cervice Uterina e Colon Retto presso le ASL di Pistoia, Prato, Pisa. Presso le ASL di Siena e Viareggio è attivo solo lo Screening Colorettale. Il sistema è installato a livello di singola ASL ed è i te fa iato: p esso l’A“L di Pisa o il RI“ di Esaote “.p.a. e o il la o ato io di Noe alife; p esso l’A“L di Pistoia o il RI“ di AGFA, o il la o ato io e o l’A ato ia Dedalus; p esso l’A“L di P ato o l’A ato ia di E gisa ità e o il La o ato io di Noe alife; p esso l’A“L di Via eggio o il la o ato io di Noe alife, p esso l’A“L di “ie a o la st u e tazio e Medi al “yste pe l’ese uzio e dell’esa e FOBT.

Regione Liguria: in questa Regione Dedalus segue p esso l’A“L di Ge o a le Ca pag e di P e e zio e Tu o i alla Mammella, Cervice Uterina e Colon Retto e p esso l’A“L di Chia a i uelle elati e alla Mammella e Colon Retto. P esso l’A“L Ge o ese so o p ese ti i te fa ia e ti HL o i soft a e di Laboratorio e Anatomia Patologica Dedalus e con il RIS di Esaote – El o. P esso l’A“L Chia a i il soft a e di “ ee i g Colorettale è stato interfacciato con il software Aziendale OASIS e lo screening Mammografico con il sw RIS Estensa Esaote.

Regione Sicilia: in questa Regione Dedalus ha avviato Progetti per la gestione delle Campagne di Prevenzione Tumori alla Mammella, Cervice Uterina e Colon Retto, con installazione distribuita, presso le ASL di Palermo, Ragusa e Ag ige to. P esso l’A“L di Ragusa il sistema è interfacciato con la strumentazione analitica di Medi al “yste pe l’ese uzio e dell’esa e FOBT e,i HL , o l’A ato ia Patologi a Dedalus.

Repubblica di San Marino: in questo Stato Estero, Dedalus ha avviato un Progetto Nazionale per la gestione delle Campagne di Prevenzione Tumori alla Mammella, Cervice Uterina e Colon Retto. Il sistema è interfacciato con il RIS di AGFA, con Anatomia Patologica e Laboratorio Analisi Dedalus e la cartella di Gastroenterologia di TESI.

Evidenziamo che sino ad oggi, inizialmente come Eurosoft Informatica Medica Srl ed ora come Dedalus, la nostra Società ha maturato esperienze nel campo della Prevenzione Oncologica in oltre 220 Progetti di Screening, distribuiti in circa 90 diverse Aziende Sanitarie ed Ospedaliere su tutto il territorio Nazionale, di cui 8 a diffusione Regionale. 1.1.3 Dedalus i Italia e all’estero

Gli oltre 800 Professionisti delle 13 sedi italiane e nelle 6 sedi estere sui mercati internazionali di Cina, Romania, Spagna, Sud Africa e Tunisia, supportano quotidianamente i Clienti e affiancano i decisori nella progettualità e nella implementazione dei nuovi processi, grazie anche ad accordi con istituzioni scientifiche e manageriali. Fin dal 2009, l'azienda ha avviato un processo di internazionalizzazione: Dedalus è oggi presente sul mercato cinese con una società dedicata (Dedalus Sanità Shanghai Co., Ltd) con sede a Shanghai e Pechino, sul mercato Sud Africano con le società Dedalus Southern Africa PTY Ltd e Nethealth Solutions (pty) Ltd (Sud Africa) controllate da Dedalus con sedi a Johannesburg e ad East London, in Romania, con la società SC Dedalus Healthcare s.r.l. oltre che in Tunisia.

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Relativamente all'impegno di Dedalus sul mercato cinese, è stato recentemente firmato un importante accordo di cooperazione fra Dedalus e Daqing Sunway Software nel campo dell'interoperabilità nel settore sanitario (progetto Daqing) destinato a rappresentare un passo molto importante nei rapporti di cooperazione tra l'Italia e la Cina nel settore sanitario. La cooperazione tra Dedalus e Sunway sarà incentrata sulla localizzazione della piattaforma di interoperabilità X1V1. X1V1 verrà introdotta nell'ambito di un progetto recentemente assegnato a Sunway da parte del Bureau sanitario di Daqing (Provincia dello Heilongjiang), finalizzato alla fornitura di una piattaforma regionale in grado di collegare tutte le istituzioni sanitarie di competenza della municipalità di Daqing, per un bacino di utenza di più di 2 milioni di persone. L'iniziativa si pone come un modello che potrà essere esteso a tutto il territorio cinese, dotando così le autorità locali di uno strumento di estrema efficacia per la realizzazione della riforma sanitaria cinese. Dedalus è fortemente impegnata nel supporto e sviluppo di IHE, sia a livello italiano che a livello internazionale, con ruoli sia tecnici che di coordinamento nei comitati IHE International (Chicago, IL) e, come Vendor Co-Chair, in quelli di IHE Europe (Brussels) e IHE Italia (Milano). Inoltre, è opportuno sottolineare che Dedalus è da semp e i peg ata ell’adozio e ed espa sio e degli sta da d i a ito sa ita io e, spe ifi ata e te, ha partecipato con successo ai Connectathon sin dal 2002. Tale impegno ed esperienza sono ingredienti fondamentali nella progettazione e nello sviluppo dei prodotti di Dedalus. Tutti i p ofili d’i teg azio e IHE so o stati alidati o su esso al Co e tatho IHE Eu ope a pa ti e dall’edizio e 2002. Al presente documento sono allegati i principali documenti di conformità / certificazioni Dedalus della piattaforma di i te ope a ilità X .V Ad pe so a :

IHE I teg atio “tate e t p odotto X V Ad Pe so a ; DICOM o fe a e state e t P odotto X V Ad Pe so a ; HL o fe a e state e t P odotto X V Ad Pe so a ;

Le Result Matrix IHE della Dedalus, pubblicate sul sito http://connectathon-results.ihe.net/ 1.2 Rashid Ivan

P ese te o e soggetto o e iale a pa ti e dal , l’i p esa i di iduale Rashid I a si fo da su u a lu ga esperienza nel settore della gestione informatica dei registri tumori della popolazione. Attualmente fornisce diverse soluzioni, sia in tecnologia web (RTWEB) che client server (MCRDBLT e CRTOOL), per gestire le seguenti tematiche:

- Flussi informativi dei registri tumori - Generazione della casistica dei registri - Data entry dei registri tumori - Statistiche di base e report avanzati dei registri tumori.

In particolare è leader per numero di registri tumori di popolazione serviti: 15 dei 38 registri generali di popolazione accreditati AIRTUM (39%) e 23 dei 50 registri generali di popolazione in attività censiti da AIRTUM (46%) hanno scelto soluzioni basate sui moduli RTWEB, MCRDBLT o CRTOOL1. In ambito regionale la ditta si è aggiudicata la commessa per la gestione delle Regioni Basilicata, Marche, Molise e Sardegna. Oltre alla consolidata esperienza nei gestionali per registri tumori di popolazione sono state ideate e sviluppate alcune soluzioni software innovative divenute standard di fatto nelle attività dei registri tumori quali:

- CheckAIRTUM, il software in grado di offrire una batteria di 1431 controlli per effettuare una completa analisi di qualità, completezza ed accuratezza dei dati dei registri tumori adottato dalla Associazione Italiana Registri Tumori (AIRTUM); - NANDO- , l’algoritmo esclusivo in grado leggere i testi dei referti e codificare automaticamente la sede e la morfologia dei tumori secondo la classificazione ICD-O-3.

Alcune referenze di registri tumori accreditati: RTWEB

Registro Tumori ASL Provincia di Milano 1

ASL Provincia di Milano 1 - UOC Osservatorio Epidemiologico e Registri Specializzati. - Responsabile: Dott. Antonio Russo -

CRTOOL

Registro Tumori ASL Città di Milano

ASL Citta di Milano; s.c. Epidemiologia, s.s. Registro Tumori - Responsabile: Dott.ssa Mariangela Autelitano - Registro Tumori Regione Basilicata

IRCCS CROB - Responsabile Dott. Rocco Galasso Registro Tumori ASL Napoli 3 Sud

1 fonte: www.registritumori.it, marzo 2014

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ASL NA3 Sud - Responsabile: Dott. Mario Fusco

MCRDBLT

Registro Tumori Provincia di Piacenza

AUSL di Piacenza. Dipartimento di Sanita Pubblica - Responsabile: Dr.ssa Elisabetta Borciani Registro Tumori Provincia ASP Catanzaro

ASP Catanzaro, Servizio di Epidemiologia - Responsabile: Dr.ssa Antonella Sutera Sardo Registro Tumori della Provincia di Trapani

ASL di Trapani - Responsabile: Dr.ssa Giuseppa Candela

1.2.1 Presentazione e illustrazione di una esperienza di installazione e gestione di sistemi di

registrazione oncologica: Registro Tumori ASL Città di Milano L’A“L di Mila o op e u a supe fi ie di i a k o u a popolazione di oltre 1.6 milioni di assistiti, con 344 st uttu e sa ita ie a editate e o t attate ““R, l’A“L di ife i e to pe la aggio pa te della diag osti a oncologica lombarda e nazionale. Sono presenti fino a 14 servizi di anatomia patologica di grande rilevanza nazionale e altrettanto rilevante volume dei dati (es. Istituto Nazionale Tumori, Istituto Europeo di Oncologia, IRCCS Hu a itas, A.O. Nigua da, … . Il “iste a gestio ale del Regist o Tu o i dell’A“L di Mila o, p ogettato e implementato nel 2011 con il sistema CRTOOL (Rashid Ivan), si qualifica come il primo sistema lombardo con gestione unificata dei flussi informativi per un registro tumori, e comprende in una unica soluzione i seguenti sistemi: Gestione dei flussi SDO, AP, ReNCaM, Anagrafica comunale, Anagrafica sanitaria; Sistema di generazione della casistica; Sistema per il data entry assistito; Sistema per la generazione di statistiche reportistica gestionale ed elaborazioni. È stato effettuato un iniziale recupero dei dati storici e la migrazione della casistica dal precedente soft a e gestio ale. La gestio e dei efe ti stata l’a ea aggio e te ualifi a te del p ogetto e ha o se tito il o pleto utilizzo del testo dei efe ti o l’es lusi o siste a di i odifi a NANDO-3.

Il sistema integrato nei sistemi informativi aziendali è basato su soluzione client server su DBMS SQL Server 2005 con 10 postazioni di lavoro presso il Servizio di Epidemiologia ASL Milano e postazioni mobili per la rilevazione on site. Il sistema è configurato per integrarsi ai privilegi di dominio con livelli di autorizzazione che spaziano da utenti addetti alla rilevazione e codifica ad utenti supervisori/amministratori che, in piena autonomia, ogni anno a fronte di una casistica di tumori di circa 10.000 casi/anno, generano con il sistema CRTOOL una media di 15.000 casi da registrare, con una ridondanza di registrazione minima. L'applicazione realizzata è uno strumento di grande efficienza per le attività del registro tumori: ha drasticamente migliorato tempi e qualità della registrazione, evitato ricerche manuali lunghe, complicate e talvolta impossibili, consentito l'accesso in anteprima ai flussi sanitari di interesse e la consultazione immediata dell'intero archivio digitale dei flussi e dei referti. La produzione di carta è stata drasticamente ridotta così come i relativi costi di gestione. In pochi istanti gli utenti possono consultare i pazienti oncologici, ricostruire la 'storia' tumorale di un assistito, produrre listati, instradare approfondimenti come la consultazione di cartelle cliniche, eseguire elaborazioni statistiche avanzate.

1.3 Suddivisione ruoli tra i componenti RTI

Società Percentuale

Erogazione Servizi Tipologia di Servizi erogati

Dedalus s.p.a. (Mandataria)

54%

- Project Management - Formazione utenti - Quota parte di Affiancamento operativo utenti - Quota parte di Assistenza e Manutenzione software

applicativo - Gestione Help Desk - Quota parte di Ottimizzazione software applicativo

Ditta individuale Rashid Ivan (Mandante)

46%

- Fornitura software applicativo - Installazione software applicativo - Quota parte di Adattamento software applicativo - Formazione utenti - Quota parte di Affiancamento operativo utenti - Quota parte di Assistenza e Manutenzione software

applicativo - Quota parte di Ottimizzazione software applicativo

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2 Capitolo 2 – Organizzazione generale della fornitura

2.1 Linee Guida della proposta

Il presente documento è finalizzato alla descrizione delle funzionalità e dei servizi necessari all’avviamento di un software per la gestione del Registro Tumori secondo gli standard nazionali e regionali. In particolare il prodotto proposto mira ad esse e u alido st u e to al fia o degli ope ato i pe l’o ga izzazio e e i teg azio e te ito iale delle attività e delle strutture oncologiche di prevenzione, diagnosi e u a. L’utilizzo del siste a p oposto o testualizzato ell’a ito della Regio e Ca pa ia dove sono presenti 3 registri tumori già operativi, di cui 2

accreditati dall’AIRTUM, e altri 4 in startup2. Le piet e ilia i più e e ti elati e all’a go e to sono costituite dal D.R. n. 104 del 24.09.2012 (Istituzione del Registro Tumori di popolazione della Regione Campania e indirizzi ope ati i pe le AA.““.LL he fo alizza l’istituzio e degli egist i e del Coordinamento Regionale, e dalle sedute del 22/07 e del 20/12 u.s. del Comitato Scientifico per la Registrazione Oncologica, che hanno stabilito la definizione di requisiti funzionali del sistema informativo gestionale dei Registri Tumori Campania. Il presente documento segue nella sua struttura le indicazioni del disciplinare di gara ed è pertanto organizzato in sei capitoli i cui obiettivi sono: per il capitolo 1, ualifi a e lo s i e te RTI, i ua to da a i i peg ato pe si gola azie da ostitue te ell’a ito della prevenzione oncologica; per il capitolo 2, evidenziare il piano di messa in esercizio che prevede la riduzione di 30 giorni solari rispetto ai tempi di realizzazione richiesti nel capitolato tecnico; per il capitolo 3, descrivere il soft a e, o pa ti ola e atte zio e all’adeguatezza, completezza, dimensionamento e scalabilità del sistema, all’i tuiti ità dell’i te fa ia e al u e o di flussi gesti ili; per il capitolo 4, indicare in che modo avverrà la migrazione dei dati; per il capitolo 5, descrivere i servizi offerti, evidenziando il numero di giornate previste e le metodologie utilizzate; per il capitolo 6, relativo ai servizi post-implementazione, verrà dato risalto al miglioramento dei livelli minimi di servizio relativi alla manutenzione e assistenza rispetto a quanto richiesto in capitolato. L’o ietti o della p oposta uello di des i e e la soluzio e soft a e e se izi he, se o do la isio e del RTI, consentirà di conseguire gli obiettivi di: avere un quadro completo della popolazione regionale in relazione alle distribuzione delle patologie oncologiche; creare sinergie tra i vari coordinamenti delle ASL; adempiere ai fabbisogni informativi; costituire una base dati su cui svolgere studi a supporto delle decisioni strategiche.

2.2 Piano di Avvio in Esercizio

In conformità a qua to i di ato dal apitolato di ga a, el uale p e isto l’i izio delle atti ità di i stallazio e e t o e non oltre 2 mesi dalla data di adesione della amministrazione contraente alla convenzione stipulata con So.Re.Sa. e la conclusione entro e non oltre esi dall’a io, o la o pleta i stallazio e di tutto il siste a, o p ese le atti ità di ig azio e dati, di seguito p ese tia o il pia o di a io p oposto dall’RTI. Tale pia o des i e atti ità e tempistiche previste per singola ASL e permette di avviare tutto il sistema entro 90 giorni (3 mesi) dalla stipula della convenzione. Le tabelle seguenti descrivono le attività previste dal progetto suddivise in Workpackages (WP) ed il relativo impegno temporale:

WP 1 – START-UP PROGETTO E COSTITUZIONE DEL GRUPPO DI LAVORO

Obiettivi Dettaglio attività Durata

Avvio del progetto a seguito della stipula del contratto e formalizzazione del Gruppo di lavoro, composto dai referenti della committenza e dalle figure professionali impiegate dalla società aggiudicataria.

Costituzione del gruppo di lavoro composto dai referenti dell’E te appalta te e dalle figu e p ofessio ali i piegate dalla società aggiudicataria. In questa fase verranno definiti e formalizzati i ruoli ed i nominativi delle figure che opereranno nel contesto progettuale e le relative competenze e responsabilità:

Refe e ti dell’Azie da Appalta te oo di ati dal Responsabile che faranno da interfacce verso il RTI e supervisioneranno il progetto.

Team di progetto RTI coordinato da un Project Manager in aderenza agli obiettivi e alle tempistiche condivise con l’E te.

GG/uomo: 1 Figure Coinvolte: Project Manager

2 http://www.registri-tumori.it/cms/it/node/2963

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WP 2 – ANALISI TECNICO FUNZIONALE ED ORGANIZZATIVA

Obiettivi Dettaglio attività Durata

Analizzare e approfondire i isog i dell’utente attraverso una serie di contatti e interviste mirate a delineare in dettaglio le esigenze di coloro che andranno ad utilizzare il sistema.

Pe ua to o e e l’a alisi so o p e iste le segue ti atti ità: defi i e i dettagli dell’a hitettu a delle o ponenti applicative da installare sia da un punto di vista tecnologico/funzionale che organizzativo; individuare e risolvere eventuali criticità di carattere organizzativo (change management); focalizzare le pa ti ola ità e le p io ità del se izio o l’obiettivo di a o izza le o il p o esso di i fo atizzazio e i atto. L’a alisi verrà formalizzata in un documento di progetto esecutivo che sarà sottoposto alla validazione dei referenti della Committenza.

GG/uomo: 1 per ogni Registro Tumori (in totale, pertanto, 9 gg/u) Figure Coinvolte: Analista di prodotto

WP 3 – PREDISPOSIZIONE INFRASTRUTTURA SERVER

Obiettivi Dettaglio attività Durata

Allesti e to dell’i f ast uttu a se e A carico della regione Campania. n.a.

WP 4 – INSTALLAZIONE CONFIGURAZIONE E TEST SISTEMA

Obiettivi Dettaglio attività Durata

Installazione, parametrizzazione e personalizzazione delle componenti applicative, nonché la realizzazione e la messa in opera delle azioni di migrazione.

Installazione preliminare della piattaforma sull’i f ast uttu a te ologi a di test e fo azio e

Realizzazione delle attività di personalizzazione e configurazione

Ottimizzazione delle procedure di importazione dei tracciati.

Verifica del corretto funzionamento della soluzione installata.

GG/uomo: 3 per ogni Registro Tumori (in totale, pertanto, 27 gg/u) Figure Coinvolte: Team di Delivery

WP 5 – RECUPERO DATI PREGRESSI

Obiettivi Dettaglio attività Durata

Inserimento sui nuovi applicativi dei dati presenti sui software precedentemente in uso

Analisi dei dati a disposizione

Verifica di congruità e di fattibilità

Creazione delle procedure di importazione

Verifica, validazione ed eventuali azioni correttive

GG/uomo: 1 per ognuno dei 3 Registri Tumori già operativi (in totale, pertanto, 3 gg/u) Figure Coinvolte: Specialista di prodotto

WP 6 – MESSA IN ESERCIZIO PER VALIDAZIONE

Obiettivi Dettaglio attività Durata

Validazione del sistema verificando l’adeguatezza del sistema offerto ai requisiti richiesti.

P edisposizio e dell’A ea di Validazio e

Verifica di tutte le funzionalità richieste in Capitolato

“tesu a della do u e tazio e se o do l’a t. 8 del Capitolato

GG/uomo: 1 per ogni Registro Tumori (in totale, pertanto, 9 gg/u) Figure Coinvolte: PM, Team di Delivery e Team di Formazione

WP 7 – FORMAZIONE UTENTI ED AVVIAMENTO SISTEMA

Obiettivi Dettaglio attività Durata

Attivazione del sistema proposto con l’e ogazio e delle e essa ie atti ità di formazione e training on-job che hanno l’o ietti o di t asfe i e tutte le o pete ze sulle funzionalità dei sistemi offerti

- Formazione, in aula e on-the job per gli utenti finali. - Avvio sistema

GG/uomo: 2 per ogni Registro Tumori (in totale, pertanto, 18 gg/u) Figure Coinvolte: formatori e team di delivery

-

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WP 8 – ASSISTENZA E MANUTENZIONE

Obiettivi Dettaglio attività Durata

Assi u a e il o etto fu zio a e to dell’i te o siste a, nel rispetto dei livelli di affidabilità e disponibilità richiesti dal Cliente (dettagliati nel cap. 6).

Assistenza Helpdesk e manutenzione

GG/uomo: * Figure Coinvolte: Team di HD e specialisti prodotto

* i servizi di assistenza e manutenzione sono erogati per 36 mesi dal collaudo. Nel medesimo periodo potranno essere erogate fino a 270 giornate per attività di personalizzazione del software. Nella figura seguente è illustrato il diagramma temporale delle attività (GANTT), che riporta le fasi progettuali previste e la relativa collocazione temporale per singolo Registro Tumori:

Figura 2 Cronoprogramma di progetto

Come visibile nel Gantt verranno impiegati meno di 90 giorni solari per la messa in esercizio del sistema.

2.3 Piano di Formazione e Affiancamento

Il tea della fo azio e ostituito da do e ti e tuto i u e o adeguato pe ga a ti e l’effi a ia delle atti ità di addestramento e formazio e. Al suo i te o ie e i di iduato u Responsabile della Formazione uale di etto e della p ogettazio e dei o te uti dell’i te e to fo ati o e della sua pia ifi azio e, sulla ase delle i di azio i fornite dal Gruppo di progetto. Alla progettazio e dei o te uti dell’i te e to fo ati o pa tecipano esperti di informatica, di formazione e di standard di registrazione tumorale AIRTUM.

Figura professionale Responsabilità e competenze Ruolo

Responsabile formazione (n. 1 figura professionale)

Il Responsabile delle attività formative è la figura deputata alla gestione operativa delle attività di addestramento. È responsabile, ad esempio, in coordinamento con i referenti delle differenti st uttu e oi olte, dell’o ga izzazio e logisti a delle aule di formazione (verifica di funzionamento, disponibilità, capienza, ecc.).

Information

Systems Analyst

Docenti formazione in aula (n.3 figure professionali)

Il do e te assi u a l’e ogazio e della fo azio e d’aula el ispetto del programma previsto (lezioni, esercitazioni, presentazione di casi di studio, e . . Egli espo sa ile dell’ese uzio e i aula del o so stesso.

IT Trainer

Docenti formazione training-on job (n.3 figure professionali)

Svolge le attività di formazione in affiancamento. Competenze applicative specifiche e adeguata esperienza didattica maturata in

attività analoghe. IT Trainer

Si prevede l’erogazio e del seguente numero di attività (fermo restando i vincoli di Capitolato relativi alla raggiungibilità degli utilizzatori finali):

Attività Numero di giornate previste

Formazione Registro Tumori territoriale 14

Formazione e affiancamento Banca dati unica regionale 2

Formazione e affiancamento Registro Infantile 2

L’o ga izzazio e dell’i te e to fo ati o, a a i o del RTI, si i e t e à sul trasferimento delle competenze sul software per due tipologie di utenti: Key users e operatori finali (meglio dettagliati nel capitolo 5). I contenuti dei corsi sono specificati nel capitolo 5.

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2.4 Piano dei Rischi

Il rischio di progetto è un evento o una condizione incerti che, se si verificano, possono influenzare gli obiettivi di p ogetto. Pe fa o i e l’i di iduazio e dei is hi ie e utilizzata u a st uttu a di s o posizio e dei is hi f utto delle esperienze maturate dalle aziende facenti parte del RTI in contesti analoghi a quello descritto nel capitolato e da contributi specifici forniti da specialisti del rischio) applicandola alla realtà delle singole Aziende coinvolte, per ognuna delle WBS individuate. Per ogni evento viene infine identificata la st uttu a p ese te ell’o ga izzazio e del progetto, responsabile della risposta al rischio. Nella fase di esecuzione del progetto verranno seguite le linee guida suggerite dal PMI (Project Management Institute) con una nuova e più puntuale applicazione dei processi di: Identificazione dei rischi; Analisi qualitativa; Analisi quantitativa; Pianificazione delle Risposte. All’i izio di ogni distinta fase del progetto. Successivamente si procederà ciclicamente col Monitoraggio. Le tabelle seguenti dettagliano, per ognuna delle categorie di cui sopra, i rischi identificati, il livello di impatto e le contromisure previste.

FATTORI TECNICI

RISCHI IDENTIFICATI IMPATTO RISPOSTE AI RISCHI

Requisiti

Disallineamenti fra Project Management e Referenti Aziendali con possibilità di non cogliere esigenze e priorità

Piano di comunicazione per la condivisione delle indicazioni chiave emerse dai progetti tra gli stakeholder interessati. Definizioni di riunioni di SAL periodiche fra Referente aziendale e Project Manager

Tecnologia

Mancata o incompleta migrazione dei dati provenienti da software di terze parti

Preventiva identificazione delle variabili valorizzate dagli utenti e verifica di eventuali personalizzazioni effettuate dagli utenti sul software in uso

Prestazioni e affidabilità

Mancato recupero di dati corrotti per il fallimento delle procedure di ripristino

Effettuazione di prove di ripristino delle informazioni dalle copie di back-up su base periodica

Perdite di dati sui sistemi in produzione dovuti a guasti dei sistemi di memorizzazione

Implementazione di sistemi di memorizzazione ridondanti e definizione di procedure di allineamento automatico delle basi di dati

Danneggiamento, perdita o mancata integrità di dati sensibili in modo accidentale o volontario

Predisposizione di procedure di back-up - Amministrazione dei privilegi di accesso in modifica delle informazioni - Log delle operazioni effettuate per la determinazione delle responsabilità.

Abuso nell’a esso e diffusione di dati sensibili.

Amministrazione dei privilegi di accesso alle informazioni. Log delle operazioni effettuate per verifica responsabilità.

Utilizzo di profili utente attribuiti a persone non più adibite a specifiche funzioni

Revoca dei diritti di accesso: preventivamente rispetto al momento della cessata attribuzione di spe ifi he fu zio i, l’Azie da o u i he à al RTI la data di cessazione o di assegnazione a nuovo incarico per consentire la rimozione o l’adeguamento del profilo utente e dei diritti di accesso.

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FATTORI ESTERNI

RISCHI IDENTIFICATI IMPATTO RISPOSTE AI RISCHI

Subappaltatori e fornitori

Mancato rispetto degli obblighi descritti nel Capitolato da parte del Fornitore uscente

Immediato coinvolgimento del Referente aziendale per il contratto per la necessaria sensibilizzazione o l’adozio e di isu e sostituti e

Normativa

Promulgazione di normative che modificano elementi tecnici o di servizio previsti dal progetto e/o presentano elementi di urgenza con impatto sulla pianificazione

Immediato coinvolgimento del Referente aziendale per il contratto per analizzare la nuova normativa ed individuarne gli impatti, contestuale comunicazione alla Struttura di Governance del Progetto e successiva ripianificazione degli interventi

Mercato

Uscita di produzione di prodotti previsti in offerta

Coinvolgimento del Referente aziendale per il o t atto pe l’i di iduazio e di u a alte ati a e

comunicazione alla Struttura di Governance del Progetto

Cliente

Indisponibilità dei Referenti tecnico-funzionali definiti dalla singola Azienda nel garantire i contributi attesi da progetto

Immediato coinvolgimento del Referente aziendale per il contratto per la sensibilizzazione o la sostituzione dei Referenti tecnico-funzionali

FATTORI ORGANIZZATIVI

RISCHI IDENTIFICATI IMPATTO RISPOSTE AI RISCHI

Risorse

Indisponibilità di risorse professionali per soddisfare richieste urgenti successive all’app o azio e della pia ifi azio e.

Coinvolgimento della Struttura di Governance del Progetto per un pronto intervento presso le Direzioni tecniche aziendali del RTI e sensibilizzazione del Referente aziendale per il contratto per analizzare/autorizzare soluzioni alternative.

Sciopero o malattia delle risorse coinvolte nel servizio

Previsione di figure professionali aggiuntive in grado di assicurare lo svolgimento dei servizi essenziali al fine di garantire la continuità del servizio

PROJECT MANAGEMENT

RISCHI IDENTIFICATI IMPATTO RISPOSTE AI RISCHI

Stime

Errore nella stima della durata delle attività di progetto previste sul percorso critico o, comunque, non riassorbibili

Applicazione di tecniche di Fast Tracking per comprimere la schedulazione aumentando il parallelismo delle attività - Sviluppo di piani di lavoro di emergenza (es. lavoro in giorni e orari extra lavorativi).

Pianificazione

Errore nella pianificazione delle attività di progetto previste sul percorso critico o, comunque, non riassorbibili

Applicazione di tecniche di Fast Tracking per comprimere la schedulazione aumentando il parallelismo delle attività - Sviluppo di piani di lavoro di emergenza (es. lavoro in giorni e orari extra lavorativi).

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Comunicazione

Mancata informazione o non corretto e coinvolgimento di tutti gli stakeholder

Ve ifi a del egist o degli stakeholde all’i izio di ogni fase di progetto (in occasione del coinvolgimento di ogni nuova realtà organizzativa aziendale).

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3 Capitolo 3 – Descrizione della Piattaforma Tecnologica

3.1 Disegno Funzionale complessivo

Il Software denominato CRTOOL sarà in grado di operare come gestionale unico e strumento di elaborazione e generazione casistica per i Registri Tumori (RT) di popolazioni della Regione Campania.

Figura 3 relazione tra i singoli RT e la banca dati

Come illustrato brevemente in figura, sarà possibile strutturare i singoli RT aziendali e il RT infantile in modo autonomo e personalizzato con una banca dati centrale ove ogni RT potrà riversare in forma sicura ed anonimizzata le casistiche completate. In tale visione la generazione automatizzata potrò avvenire presso le sedi periferiche, come richiesto, fermo restando la possibilità di generare la casistica in modo centralizzato qualora le normative in materia di protezione dei dati personali lo permetteranno in futuro. Il software si integra all’i te o dei siste i i fo ati i “I p ese ti sul te ito io egio ale e ell’a ito delle azie de sa ita ie i di iduate. I odo pa ti ola e il soft a e

preleva, anche in forma anonimizzata, le informazioni dei pazienti affetti da tumore e il loro stato in vita. Il software può inoltre accedere ad alcune banche dati esterne o intra-aziendali per il completamento delle informazioni cliniche. Le esigenze alla quali il sistema proposto vuole rispondere sono identificabili in primo luogo in espliciti miglioramenti rispetto ai sistemi informativi già in uso presso alcuni RT, come: Aumentare il numero delle informazioni raccolte; Ridurre il lavoro manuale degli utenti; Ridurre la trascrizione di informazioni non in linguaggio

atu ale odi i, e … ;Velo izza e l’a esso ai dati del RT; Miglio a e l’i te fa ia ute te; i e e ta e la si u ezza dei dati e la possibilità della produzione di elaborati. Il soft a e si po e i olt e l’o ietti o di eli i a e o idu e sig ifi ati a e te spe ifi he p o le ati he di natura organizzativa o di metodo, nonché di produrre funzionalità innovative per un software gestionale di un RT. Questi sono da sempre i punti di forza della soluzione CRTOOL: il fatto di essere una soluzione concettuale che produce non solo nuove funzionalità ma anche e soprattutto un nuovo modo di lavorare al registro tumori. Di seguito si dettagliano i requisiti Hardware consigliati: Requisiti Client

Requisiti Server

Minimo Consigliato

Sistema operativo Windows XP con SP2, Vista,

Windows 7 (32-64-bit) o Windows 8

Windows 7 (64-bit)

Processore Intel Single Core 1 GHz o equivalenti Quad Core da 2.0 GHz

RAM del sistema 1 GB 2 GB

Scheda video PCI Express, DirectX 10.0

compatibile con RAM da 256 MB o

equivalente

PCI Express, DirectX 10.0 compatibile con RAM da 256 MB

Interfaccia rete 1 Gbps 1 Gbps

Capacità disco rigido 500 MB 500 MB

Connessione di rete Sì Sì

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Minimo Consigliato

Sistema operativo Windows XP SP2, XP SP2 x64, Vista

64-bit, Server 2003 SP2, Server

2008, Windows 7 o Windows 8

Windows Server 2003 SP2, Windows

Server 2008 o Windows 7

Processore Intel Dual Core 2GHz o equivalente Intel Quad Core Xeon 2.0 GHz

RAM del sistema DDR2 da 4 GB DDR2 da 8 GB

Interfaccia rete Scheda server Intel Pro/1000 o

equivalente 1 Gbps

Scheda server Intel Pro/1000 o

Broadcom NetXtreme II 1 Gbps

Capacità disco rigido 80 Gb 200 Gb Dischi rigidi di livello aziendale

SATA II (7200 giri/min)

DBMS SQL Server 2008 R2 express o

SQL Server 2012 express

SQL Server 2008 R2 o

SQL Server 2012

3.2 Sistema di Registrazione Oncologica (SRO)

Il “RO ie e ui illust ato o aggio e dettaglio egli aspetti legati alle iglio i p ati he da appli a si all’atti ità del registro tumori, quali le informazioni necessarie, il sistema di data entry, la metodologia di accesso ed utilizzo dello stesso nonché indicazioni di indirizzo per le attività di natura manuale. Il SRO di CRTOOL integra un sotto-modulo, modulo GEN, già utilizzato con successo in gran parte dei registri tumori italiani. Compiti propri del sistema gestionale saranno quelli di consentire la lettura, scrittura, modifica dei flussi informativi; della casistica cosiddetta casistica semi-lavorata generata con uno speciale punteggio dal sistema automatico; di casistica proveniente da altre fonti, inclusa la casistica inserita a ual e te dall’ope ato e; la p epa azio e dei dati pe ali e ta e oduli di analisi statistica o di esportazione dati. Nell’app o io CRTOOL il te i e egist azio e, o p e de al u e fasi o

o e ti fo da e tali ell’ite di isoluzio e della asisti a tumorale, tali fasi possono essere così schematizzate:

Notifi a. Co siste ell’a uisizio e di i fo azio i da fo ti e a ti otizia di diag osi eoplasti a. Nel odello organizzativo del SRO questa fase è quasi esclusivamente di pertinenza di algoritmi informatizzati, salvo notifiche este e, este po a ee o p o e ie ti da fo ti o i fo atizzate. “olo i uesti asi, l’ope ato e RT a sostenere l’a uisizio e delle i fo azio i.

Valutazione. In questa fase le informazioni notificate vengono valutate al fine di indirizzare le attività. È in questa fase che viene stabilito se le informazioni notificate sono sufficienti o se devono essere approfondite. Per la maggioranza dei casi viene eseguita una prima valutazione da parte della stessa procedura automatizzata, con lo scopo di portare a risoluzione parte della casistica e di fornire indicazioni per una successiva valutazione manuale.

Approfondimento. Questa fase, tipicamente manuale viene supportata dal SRO e attivata quando la valutazione delle informazioni non è risolutiva. Si ricercano pertanto informazioni aggiuntive che possano completare meglio le informazioni.

Codifi a. La odifi a o siste ell’apposizio e della più app op iata data di diag osi, ase di diag osi, topog afia e morfologia. La codifica a h’essa posta dalla p o edu a auto atizzata del “RO, pe la asisti a oggetto di rivalutazione manuale è possibile che questa subisca modifiche.

Chiusu a. La hiusu a del aso o siste ella di hia azio e dell’esau i e to della p o edu a di a uisizione informazioni e/o nella conferma della codifica apposta e/o nella decisione di rigettare o eliminare un caso. La chiusura del caso può avvenire attraverso la procedura automatizzata del SRO o tramite la procedura manuale. La chiusura non è tuttavia una fase irreversibile. Casi chiusi possono e devono essere rivalutati alla luce di nuove informazioni, tuttavia è auspicabile che questa eventualità sia limitata

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Figura 4 Diagramma delle attività – prospettiva utente

Nella figura precedente i concetti sono descritti dalla loro caratterizzazione dinamica, inoltre la parte di esclusiva pe ti e za dell’algo it o di ge e azio e asisti a ie e o de sata el osiddetto se i-la o ato he ostituis e un fondamentale punto di inizio mentre lo stato di hiusu a ostituis e la fi e dell’ite di egist azio e di og i aso. La procedura automatica assegna uno speciale punteggio ai casi generati, rendendo possibili i seguenti eventi:

A. Quando la procedura automatica assegna un punteggio elevato al caso, superiore ad una soglia prefissata (la soglia di default pu ti a l’ute te a i ist ato e pot à odifi a e uesta soglia di olta i olta , il caso potrà essere considerato incidente senza alcuna revisione manuale.

B. Quando la procedura automatica assegna un punteggio inferiore alla soglia prefissata, il caso dovrà essere sottoposto a revisione manuale.

C. Qua do l’ope ato e de ide, pe fo dati oti i, he le i fo azio i a disposizio e da te i ale o se to o di rigettare un caso in rivalutazione dal semi-lavorato, il caso viene considerato chiuso.

D. I alte ati a l’ope ato e può de ide e di o side a e le i fo azio i a disposizio e da te i ale suffi ie ti per conservare il caso.

E. L’ope ato e po e u a odifi a, o i adis e uella sugge ita dalla procedura automatizzata e conferma le proprie scelte, in questa situazione il caso diverrà chiuso.

F. Esiste l’e e tualità he le i fo azio i p ese ti da te i ale o sia o suffi ie ti pe o fe a e u aso proveniente dal semi-la o ato, l’ope ato e do à pertanto instradare adeguatamente il caso verso il recupero informazioni.

G. Le notizie provenienti dal recupero delle informazioni vengono rivalutate. Per quanto concerne il dimensionamento e la scalabilità del sistema, il software è costruito in modo modulare e identifica in maniera nativa i principali ambiti di impiego, corrispondenti a diversi profili di utilizzo dei dati e carico sulle prestazioni. Questi ambiti sono: la gestione dei flussi, la generazione della casistica, il data entry e l’ela o azio e statisti a. La soluzio e adottata i olt e p e ede l’a i a e to M“ Wi do s “e e -MS Sql Server 2008/2012. Soluzione che si è già dimostrata di grande affidabilità in sistemi complessi e di grandissime dimensioni, con prestazioni, scalabilità e affidabilità comparabili a Oracle 11g EE. Alcuni case studies su grandi aziende (Unilever, Barclays, Bwin e altri), che stanno usando SQL Server 2008-2012 per gestire le loro applicazioni Mission Critical dimostrano che il sistema non ha praticamente limiti di scalabilità essendo in grado di erogare prestazioni che

es o o i odo li ea e o l’i e e ta si della pote za delle piattafo e sulle uali ie e i stallato, o e confermato dai Benchmark indipendenti della Transaction Processing Performance Council (TPC). Nei Benchmark TPC-H, nella fascia dei grandi sistemi da 10.000 Gb, SQL Server 2008 su piattaforma Unisys/Windows Server 2008, ha fatto rilevare un rapporto prezzo prestazioni migliore del 50% di quello fornito dalla combinazione HP/UX/ Oracle 11g. Per quanto riguarda la notifica dei casi questa operazione è di quasi esclusiva pertinenza delle procedure informatizzate del SRO, tuttavia è possibile riconoscere alcune situazioni nelle quali la notifica avvenga attraverso altre fonti, tipicamente non informatizzate: Notifica passiva. In questo caso viene notificata al registro una informazione non presente su una diagnosi di malattia: è questa una notifica passiva, nella quale il registro riceve notizie che possono successivamente essere anche verificate. Tipici esempi di segnalazioni da altre fonti sono quelle provenienti da altri registri. Notifica attiva. In questo caso il registro ha attivamente consultato fonti esterne al sistema informativo (p.es. in quanto cartacee o non codificate) e ne ha dedotto nuove notizie di diagnosi neoplastica.

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Il soft a e o se te la gestio e a he dei asi o de isio e iti a da pa te dell’ope ato e, o h la fase ella quale ie e sta ilito l’i st ada e to di og i aso e so pe o si diffe e ti di approfondimento e con differenti tempi di risoluzione. Nelle fasi di decisione il soft a e o se te di ost a e age ol e te all’ope ato e le informazioni a disposizione nella loro totalità, consentendo allo stesso di stabilire se esse sono sufficienti per definire il caso come:

Incidente senza approfondimenti. Il caso è incidente e viene sottoposto a codifica in quanto soddisfa tutte le condizioni di registrazione AIRTUM

Incidente con approfondimenti. Il caso soddisfa determinate condizioni che ne determinano la certezza ma non soddisfa pienamente tutte le condizioni del punto precedente. Il caso è comunque incidente, si procede alla codifica, ma si avvia un iter di recupero di informazioni più accurate;

da registrare. Le informazioni sono sufficienti, il caso non soddisfa le condizioni per essere considerato incidente ma si ritiene utile la sua registrazione

da igetta e. Le i fo azio i so o suffi ie ti pe es lude e il aso dall’i ide za e dalla egist azio e, il aso non necessita di codifica e viene semplicemente eliminato.

Nel caso in cui le informazioni in possesso del registro non consentissero una immediata collocazione del caso in una delle atego ie sop a ele ate, l’ope ato e pot à p o ede e ad atti a e t a ite soft a e l’i st ada e to del aso i una dei numerosi percorsi di approfondimento previsti dal software. L’ute te a à se p e sotto o t ollo tutti i asi i sospeso e o os e e l’a da e to dei di e si pe o si di app ofo di e to. Per quanto riguarda la fase di approfondimento, può essere avviata sia per il recupero di informazioni sulla diagnosi, sia pe l’a e ta e to di i fo azio i di tipo a ag afi o. Il egist o do à seg ala e la fase di app ofo di e to indicando la più opportuna modalità di completamento: t a ite il soft a e l’ute te pot à defi i e i asi i attesa

ua do l’app ofo di e to o di i e te pe l’i lusio e del aso i i ide za, oppure o o pleto i aso contrario. Il SRO consente di gestire tutte le complesse fasi di approfondimento, di richiesta cartelle e di gestione e s iluppo dell’iter di acquisizione informazioni. Il SRO CRTOOL comprende inoltre le seguenti funzionalità:

Gestione dei flussi informativi o Importazione dati da SDO o Importazione dati da referti di anatomia patologica o Importazione dati da certificati di decesso o Importazione dati da anagrafe comunale o Importazione dati da anagrafica sanitaria o Importazione dati dai flussi non codificati (esenzione ticket, specialistica ambulatoriale, farmaceutica

ospedalie a/te ito iale, e … o Controlli di qualità sui flussi informativi o Gestio e dell’appaia e to dei flussi i odo p o a ilisti o o Sistema di rilevazione di duplicati o Sistema di transcodifica delle informazioni in ICD-O-3 senza perdita della codifica originale dei flussi

Generazione della casistica o Fase di preparazione o Fase di verifica o Fare di generazione

Gestio e dell’i te fa ia ute te o Interfaccia intuitiva e grafica o Percorsi guidati di codifica o Ri e a ell’a hi io di pazie ti/listati i odo pe so alizzato o Inserimento delle variabili previste dai principali sistemi di riferimento o Inserimento delle variabili specifiche della rete regionale o Inserimento di nuovi pazienti/tumori o Cancellazione/modifica dei pazienti/tumori o Consultazione dei flussi o Riconciliazione dei flussi o Accorpamento dei casi o Allegare documentazione ai casi o Gestione delle richieste delle cartelle cliniche

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o Gestione dei percorsi di approfondimento dei casi o Codifica dei casi manuale o guidata

Gestione delle statistiche/elaborazioni (si veda il dettaglio nel paragrafo 3.6)

Gestione della produttività o Report delle attività del periodo, tipo di attività, utente

3.3 Gestione dei Flussi

Nell’i te fa ia o ie tata alle ope azio i di i po tazio e so o o te ute le possi ili fo ti dalle uali atti ge e pe alimentare il database (importazione).

Figura 5 Interfaccia orientata alla importazione / esportazione (selettore)

Relativamente alle Schede di Dimissione Ospedaliera (SDO), si tratta di un flusso obbligatorio per il registro tumori. Esse compongono un flusso amministrativo deputato per legge alla rendicontazione delle dimissioni avvenute in regime ordinario o day hospital ed effettuate in qualsiasi presidio sanitario nel territorio nazionale. Vengono caricate le seguenti informazioni minime: Numero scheda; Cognome; Nome; Sesso; Data di nascita; Comune di nascita; Codice Fiscale; Comune di residenza; Presidio e azienda erogante; Data di ricovero; UO di dimissione; Riscontro autoptico; Regime di ricovero; Intervento chirurgico principale; Altre procedure (1.5); Diagnosi principale; Altre diagnosi (1.5); Data dell’i te e to; DRG e i po to. L’i po tazio e dei flussi “DO a ie e i odo guidato, gesti ile e o figu a ile dall’ute te stesso. “a à possi ile caricare i flussi dai comuni formati (file di testo delimitati, file di testo a lunghezza fissa, XML, foglio di lavoro Excel, database su file MS Access senza vincoli su nome, formato e ordine delle variabili). La procedura di importazione i teg a u siste a he o se te all’ute te di ide tifi a e le a ia ili da est a e. Il siste a i lude i o t olli pe il riconoscimento delle variabili e la loro standardizzazione in uno stesso formato.

Figura 6 Interfaccia orientata alla importazione e esportazione (importazione SDO)

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Di seguito si riassumono nelle tabelle gli indicatori di controllo e di qualità. Sono integrati i calcoli relativi agli indicatori di controllo e di qualità raccomandati nella post elaborazione da AIRTUM, in particolare sono prodotti i seguenti indicatori di controllo: 1. N. totale di record con diagnosi principale di neoplasia per anno e per sede 2. Percentuale SDO con diagnosi principale di neoplasia sul numero totale SDO 3. Percentuale SDO con diagnosi principale di neoplasia con codice identificativo presente, univoco e valido 4. Percentuale SDO con diagnosi principale di neoplasia con data di nascita presente, univoca e valida 5. N. totale di record con diagnosi di neoplasia in diagnosi secondaria per anno e per ciascuna topografia 6. Rapporto tra le dimissioni con diagnosi oncologica in ospedali extraregionali ed in ospedali regionali 7. Rapporto tra le dimissioni per diagnosi di neoplasia con DRG medici e con DRG chirurgici, per sede topografica 8. Rapporto tra ricoveri per neoplasia in regime ordinario e in DH, per sede topografica 9. Numero casi con SDO con diagnosi di neoplasia in diagnosi principale non abbinate con altre fonti Sono inoltre prodotti i seguenti indicatori di qualità: 1. N. medio di ricoveri in regime ordinario per ogni caso incidente per sede 2. N. medio di accessi in DH per caso incidente per sede 3. Proporzione SDO con diagnosi principale oncologica, con anagrafica NON verificata sulla anagrafica di riferimento, sottoposte a revisione manuale 4. Proporzione SDO con diagnosi principale oncologica, con anagrafica NON verificata dopo revisione manuale sulla anagrafica di riferimento Il flusso dei certificati di decesso proviene dai Registri Nominativi delle Cause di Morte (ReNCaM) istituzionalizzati p esso le azie de sa ita ie lo ali e p esso l’Osse ato io Epide iologi o Regio ale e fornisce l’a hi io aggio ato dei deceduti residenti, per anno, comprensivo della specificazione della causa di morte. Sono previste le codifiche ICD9 e ICD10 con un sistema di riconoscimento automatico. Possono essere caricati sia i flussi tumorali sia non tumorali. Vengono caricate le seguenti informazioni minime: Cognome; Nome; Sesso; Data di nascita; Comune di nascita; Comune di residenza; Codice fiscale; Numero certificato; Data decesso; Comune di decesso; Età del decesso; Causa ISTAT(codice); Causa iniziale (o cause iniziali se più di una, codice, descrizione e tempo); Causa intermedia ( o cause intermedie se più di una, codice, descrizione, tempo); Causa terminale (o cause terminali se più di una, codice, descrizione e tempo); Altri stati morbosi( uno o più codici se presenti, codice, descrizione e tempo). L’i po tazio e dei flussi ReNCa a ie e i odo guidato, gesti ile e o figu a ile dall’ute te stesso. “a à possi ile caricare i flussi dai comuni formati (file di testo delimitati, file di testo a lunghezza fissa, XML, foglio di lavoro Excel, database su file MS Access senza vincoli su nome, formato e ordine delle variabili). La procedura di importazione i teg a u siste a he o se te all’ute te di ide tifi a e le a ia ili da est a e. Il siste a include i controlli per il riconoscimento delle variabili e la loro standardizzazione in uno stesso formato.

Figura 7 Interfaccia orientata alla importazione e esportazione (importazione ReNCaM)

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AIRTUM non mette a disposizione una g iglia di i di ato i, tutta ia il soft a e p e ede l’i teg azio e dei calcoli relativi agli indicatori di controllo e di qualità seguenti: 1. Frequenza decessi per diagnosi e anno 2. Frequenza decessi per area 3. Percentuale decessi per sul numero totale decessi 4. N. e o d li kati o l’a ag afe per anno 5. N. e o d li kati o l’a ag afe per area 6.N. deceduti presenti in anagrafe e non presenti nel ReNCaM 7.N. differenze tra data di decesso anagrafica/ReNCam Per quanto concerne i referti di anatomia patologica (AP), app ese ta o il assi o ife i e to pe l’a e ta e to di alcune delle principali informazioni da raccogliere quali la morfologia, la sede, lo stadio e la data di diagnosi. L’asse za di o ati e he i oli o le i fo azio i egist ate dai servizi di anatomia patologica è causa delle maggiori criticità di questo flusso. Ne consegue che gli eventuali flussi di anatomia patologica codificati dovranno essere valutati per la determinazione della versione dello SNOMED dal quale derivano e dal grado di distorsione operata sulla stessa. Le versioni attualmente circolanti in Italia sono in gran parte variazioni dello SNOMED 2 del 1979 e lo SNOMED 3 (o SNOMED International) del 1993 entrambe previste nel software con opportune tavole di transcodifica perennemente aggiornate. Vengono caricate le seguenti informazioni minime: Cognome; Nome; Sesso; Data di nascita; Età; Codice Fiscale; Comune di nascita (codice e descrizione); Comune di residenza (codice e descrizione); Numero referto; Data esame/prelievo campione; Data accettazione campione; Data refertazione/chiusura referto; Presidio erogante la prestazione (descrizione e codice); Reparto richiedente; Ospedale/struttura accreditata richiedente; Tipo di esame; Tipo di prestazione/procedura; Notizie cliniche; Materiale esaminato; Macroscopica; Microscopica; Diagnosi; Note; Classificazione utilizzata; Codice topografico; Codice morfologico (o codici morfologici se presenti); Medico refertante. Possono essere caricati sia i flussi tumorali sia non tumorali. L’ i po tazio e dei flussi AP a ie e i odo guidato, gesti ile e o figu a ile dall’ute te stesso. “a a possibile caricare i flussi dai comuni formati (file di testo delimitati, file di testo a lunghezza fissa, XML, foglio di lavoro Excel, database su file MS Access senza vincoli su nome, formato e ordine delle variabili). La procedura di i po tazio e i teg a u siste a he o se te all’ute te di ide tifi a e le a ia ili da est a e. Il siste a i lude i controlli per il riconoscimento delle variabili e la loro standardizzazione in uno stesso formato.

Figura 8 Interfaccia orientata alla importazione e esportazione (importazione AP)

Per quanto riguarda i calcoli relativi agli indicatori di controllo e di qualità raccomandati nella post elaborazione, sono prodotti i seguenti indicatori di controllo:

1.Proporzione di referti con codice identificativo non indicato o invalido su totale referti 2. Proporzione di referti con Anagrafica mancante su totale referti 3. Proporzione di referti con Tipo esame mancante su totale referti 4. Proporzione di referti con data mancante su totale referti

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5. Proporzione di referti con materiale esaminato mancante su totale referti 6. Proporzione di referti con sede anatomica mancante su totale referti 7. Proporzione di referti con esame macroscopico mancante su totale referti 8. Proporzione di referti con esame microscopico mancante su totale referti 9. Proporzione di referti con diagnosi istologica mancante su totale referti 10. Proporzione di referti con codice topografico mancante su totale referti 11. Proporzione di referti con codice morfologico mancante su totale referti 12. Proporzione di referti con Tipo esame non valido su totale referti 13. Proporzione di referti con codice topografico invalido su totale referti 14. Proporzione di referti con codice morfologico invalido su totale referti 15. Proporzione di referti con codice morfologico di tumore generico su totale referti tumorali 16. Proporzione di di casi con codifica di intervento da SDO senza conferma microscopica Relati a e te all’Anagrafica, sia sanitaria sia comunale, si tratta di un archivio di natura specificatamente a i ist ati a ostituito a li ello di si gola azie da sa ita ia o egio ale o a li ello dell’a i ist azio e omunale. Pe tale oti o, l’utilizzo pe o ietti i epide iologi i o pot à t as u a e alutazio i i a le a atte isti he di completezza e di aggiornamento dei dati, rendendosi necessari i caricamenti dei movimenti anagrafici. Per quanto riguarda il tratta e to dell’a ag afi a il siste a CRTOOL gestis e i odo o figu a ile l’i po tazio e dei movimenti anagrafici sia provenienti dalle anagrafiche comunali sia provenienti dalle anagrafiche sanitarie. È prevista la gestione dei seguenti tipi di soggetti: Residenti Deceduti; Emigrati; Immigrati Questi popole a o u a spe iale st uttu a he ostitui à l’a hi io dei movimenti anagrafici della stessa persona, ad ogni movimento anagrafico sarà attribuito puntualmente un comune e indirizzo di residenza, in questo modo CRTOOL è in grado di estrapolare i comuni e gli indirizzi di residenza al momento della diagnosi e ell’a o di is hio Vengono caricate le seguenti informazioni minime: Cognome; Nome; Sesso; Codice fiscale; Comune di nascita (codice e descrizione); Comune di residenza (codice e descrizione); Data di nascita; Indirizzo di residenza; Particella censuaria; Data di emigrazione; Comune di emigrazione; Data di immigrazione; Comune di immigrazione; Data di decesso; Comune di decesso; Stato residenziale. L’i po tazio e dei flussi a ag afi i a ie e i odo guidato, gesti ile e o figu a ile dall’ute te stesso. “a à possi ile a i a e i flussi dai o u i fo ati file di testo deli itati, file di testo a lunghezza fissa, XML, foglio di lavoro Excel, database su file MS Access senza vincoli su nome, formato e o di e delle a ia ili . La p o edu a di i po tazio e i teg a u siste a he o se te all’ute te di ide tifi a e le variabili da estrarre. Il sistema include i controlli per il riconoscimento delle variabili e la loro standardizzazione in uno stesso formato.

Figura 9 Interfaccia orientata alla importazione e esportazione (importazione anagrafica)

Mentre i flussi SDO, AP e ReNCaM sono da considerarsi standard e irrinunciabili ai fini della codifica e della generazione di casi per un qualsiasi registro tumori di popolazione, vi sono altri flussi, generalmente non codificati che possono essere utili, tra questi:

Flusso delle e ogazio i dell’ese zio e pe patologia eoplasti a

Flusso dell’i alidità i ile

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Flusso della farmaceutica territoriale

Flusso della farmaceutica ospedaliera

Flusso della specialistica ambulatoriale

Flusso delle visite radioterapiche

Flusso delle lettere di dimissione

Flusso della diagnostica emolinfopatologica

Flusso degli esami di laboratorio

Flusso degli esami radiologici

Flusso della medicina nucleare

Flusso dell’e ogazio e di he iote api i Flusso delle relazioni cliniche

Flusso dello screening oncologico della mammella

Flusso dello screening oncologico del colon e retto

Flusso dello s ee i g o ologi o del ollo dell’ute o. Tutti uesti flussi so o a uisi ili i fase di i po tazio e dalla p o edu a offe ta ed i olt e p e ista u ’opzio e pe il caricamento di un flusso generico. Per flusso generico si intende qualsiasi flusso dati nei quali è presente:

Identificativo del paziente oppure cognome, nome e data di nascita, oppure codice fiscale

Data di evento. Questo rende teoricamente illimitato il numero di flussi diversi che possono essere importati da pa te dell’ute te. Ogni flusso è caratterizzato da un numero diverso di informazioni, il contenuto minimo è il seguente: Cognome; Nome; Sesso; Codice fiscale; Comune di nascita (codice e descrizione); Comune di residenza (codice e descrizione); Data di nascita; Indirizzo di residenza; Data evento.

L’i po tazio e dei flussi o sta da d a ie e i odo guidato, gesti ile e o figu a ile dall’ute te stesso. “a à possibile caricare i flussi dai comuni formati (file di testo delimitati, file di testo a lunghezza fissa, XML, foglio di lavoro Excel, database su file MS Access senza vincoli su nome, formato e ordine delle variabili). La procedura di i po tazio e i teg a u siste a he o se te all’ute te di ide tifi a e le a ia ili da est a e. Il siste a i lude i controlli per il riconoscimento delle variabili e la loro standardizzazione in uno stesso formato.

Figura 10 - Interfaccia orientata alla importazione e esportazione (importazione esenzioni ticket)

CRTOOL garantisce un efficiente sistema data linkage per il SRO. Questo per rispondere principalmente alle seguenti esigenze:

allineare flussi di natura diversa, spesso non incernierati ad un riferimento anagrafico unico

a e e u a o siste za t a gli a hi i e l’a hi io a ag afi o di riferimento

gestire la casistica non immediatamente risolvibile a causa di errori nella trascrizione anagrafica

gestire la casistica non presente in anagrafica Tali esigenze sono comuni a tutti i registri tumori, tuttavia in realtà caratterizzate da una elevata eterogeneità dei flussi sanitari e con migrazione sanitaria particolarmente consistente (nel caso della Campania, sia intra-regionale che extra-regionale) diventa rilevante la scelta del tipo di appaiamento anagrafico per evitare da un lato possibili problemi di incompletezza, ma anche un eccessivo dispendio di tempo e di risorse umane.

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Figura 11 Schema degli appaiamenti tra i flussi

Lo s he a logi o s elto u a delle pe ulia ità di CRTOOL e si asa sull’utilizzo e t ale della fonte anagrafica di riferimento, allineata con le informazioni delle anagrafi comunali ma anche integrabile da flussi interni al registro stesso. Ne consegue che ogni flusso con informazione anagrafica debba necessariamente essere allineato con l’a agrafe nella modalità illustrata nella figura seguente.

Figura 12 Appaiamento flussi con informazioni anagrafiche attendibili

All’atto dell’i po tazio e di og i flusso pe ta to possi ile he asi o appaiati i odo dete i istico e in modo p o a ilisti o a he, da uest’ulti o, e go o o side ati o e o de -li e , e ga o ip oposti pe la isoluzio e di etta e te all’ope ato e. La isoluzio e dei asi da pa te dell’ope ato e a ie e el siste a

informativo usando una opportu a as he a di appaia e to ella uale ie e p oposto all’ope ato e di isol e e proposte di linkage anagrafico tra soggetti, come mostrato in figura.

Figura 13 Interfaccia per la risoluzione manuale dei linkage non automatici

Ope azio e p eli i a e all’appaia e to auto ati o la normalizzazione delle informazioni anagrafiche al fine di giungere ad una minimizzazione delle problematiche più ricorrenti relative alla scrittura o trascrizione dei nomi. In modo particolare vengono eseguite u a se ie di t asfo azio i sta da d sui a pi o e e og o e :

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unione del cognome e nome in uno stesso campo; Es.: BERNARDI + FRANCA = BERNARDIFRANCA

eliminazione degli spazi; Es.: MORANDIGIAN FRANCO = MORANDIGIANFRANCO

eliminazione dei caratte i o alfa eti i; Es.: D’AVAN)O“TEFANO = DAVAN)O“TEFANO

sostituzione fonetica J,K,W,Y; Es.: DEFRANCOWALTER = DEFRANCOVALTER Viene inoltre effettuata una procedura di appaiamento deterministico t a u ge e i o flusso e l’a ag afi a di riferimento che si basa sulla seguente batteria di criteri esatti, eseguiti in modo progressivo nel caso di mancato appaiamento: 1. Appaiamento NOMINATIVO, SESSO, DATA DI NASCITA 2. (Ove presente) appaiamento CODICE FISCALE (validato) 3. (Ove presente) appaiamento prime 15 cifre CODICE FISCALE (validato) 4. (Ove presente) appaiamento prime 11 cifre CODICE FISCALE (validato) L’i patto dell’appaia e to dete i isti o dipe de te dalla ualità del flusso e dalla p ese za di i fo azio i relative a soggetti non residenti. I punti 2-4 vengono eseguiti unicamente per i flussi SDO. Esiste inoltre un altro tipo di procedura, chiamata appaiamento probabilistico, alla base della quale vi è la determinazione empirica di una coppia di soglie di probabilità dipendenti dal contesto di appaiamento. Tali soglie sono pertanto modificabili, a titolo di esempio questa coppia di soglie potrebbe essere pari a S1=0.90, S2=0.96 (soglia predefinita per il flusso SDO). Vengono eseguite ulteriori batterie di appaiamento usando la seguente formula per la determinazione della probabilità pesata di appaiamento di nominativi:

Dove Q(N1,N2), J(N1,N2), L(N1,N2), S(N1,N2) rappresentano funzioni che esprimono la probabilità di appaiamento di due stringhe N1 e N2 secondo rispettivamente le metodiche Q-Gram (con Q=3), Jaro-Winkler, Levenstein e Smith-Waterman. I fattori kq, kj kl ks sono pesi empirici adattati alla specificità delle singole funzioni di string matching. Allo scopo di otte e e l’appaia e to otti ale so o state isolate, pe le o u i ope azioni, le seguenti matrici ottimali:

Matrice estesa (kq, kj kl ks) = (150,50,50,250)

Matrice semplificata (kq, kj kl ks) = (0,20,0,80)

Si associa inoltre una funzione di sovrapposizione tra date di nascita D1 e D2:

Con g(D), m(D), a(D) rappresentano le funzioni di estrapolazione rispettivamente del giorno, mese e anno della data D. Me t e l’ope ato e esp i e la si ila ità t a due a i a a o ispo de te al e ifi a si di u o dei segue ti ite i:

|a1 - a2| = 1

|a1 - a2| = 10

Ulti e due if e dell’a o sono scambiate La at i e di e o i utilizzata ella p ati a pe l’a io delle ope azio i di appaia e to : e , e , e = . , . , 0.03) La batteria di appaiamenti previsti è, infine, la seguente:

Appaiamento DATA DI NASCITA, SESSO e Prob(NOMINATIVO)>S2 oppure Prob(NOMINATIVO)>S1 (confermato manualmente)

Appaiamento SESSO e Prob(NOMINATIVO)* Sovr(DATANASCITA)>S2 oppure Prob(NOMINATIVO)* Sovr(DATANASCITA)>S1 (confermato manualmente)

Si noti che nel caso di possibili appaiamenti multipli viene considerato l’appaia e to a p o a ilità più alta. CRTOOL consente la più avanzata scelta delle soglie di decisione, per consentire di adattarle in funzione della qualità dei flussi, in particolare:

Qualità del dato anagrafico

Alta Bassa

Soglia casi border-line (S1) = -

Soglia casi appaiati (S2) - +

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Prese za di casi ester i all’area del registro

Alta Bassa

Soglia casi border-line (S1) = =

Soglia casi appaiati (S2) + -

Nella gestione CRTOOL la qualità del dato anagrafico è, quindi, solo uno degli aspetti da considerare

ell’appaia e to dei e o d, i pa ti ola e la p ese za di soggetti este i all’a ea del egist o de e i du e ad u atteggia e to più p ude ziale ei o f o ti della soglia di a ettazio e dell’appaia e to. L’appli azio e di uesto app o cio consente il trattamento modulare dei flussi garantendo una formale i dipe de za dell’a hi io dal o testo. Il popola e to di u a a ag afi a osiddetta fittizia o se te pe ta to di minimizzare la perdita di informazioni, delegando alle doverose operazioni di verifica anagrafica manuale la validazione di questi inserimenti.La batteria di appaiamenti proposti è piuttosto semplice: vengono eseguiti 3 passaggi al massimo (6 nel caso del flusso SDO) consentendo di eseguire queste operazioni con relativa velocità, incluse le determinazioni delle funzioni di string matching che, nel loro insieme, costituiscono una valida alternativa (peraltro misurabile e riproducibile) ai sistemi di appaiamento di sotto-stringhe di nominativi che usualmente vengono eseguiti su un numero maggiore di passi successivi (come per esempio SALI documentato nel manuale AIRTUM).

3.4 Generazione della Casistica

L’algo it o eato pe CRTOOL de o i ato d GEN o se pli e e te GEN u pu to di ife i e to el o do dei registri tumori, per la sua innovativa visione. La generazione è sostanzialmente formata da tre fasi: 1) Fase di preparazione; 2) Fase di verifica; 3) Fase di generazione. La Fase di preparazione è illustrata nel seguente diagramma delle attività in fase di preparazione.

Figura 14 - Attività della fase di preparazione

La odalità di i ple e tazio e dell’algo it o o side a i t e flussi a o i i: “DO, A ato ia Patologi a e Mo talità integrati da altri eventuali flussi codificati aggiuntivi, senza necessità di cambiamento (per esempio le esenzioni ticket). Una fase di grande importanza è la conversione ICD-O3 dei flussi he ali e ta o l’algo it o, i pa ti ola e: Decessi, con codifica ICD-9 o ICD-10); SDO, con codifica ICD-9 CM (con versioni differenti nel corso degli anni); Anatomia patologica, con codifica SNOMED oppure SNOMED-III (queste due classificazioni non sono sovrapponibili), o NANDO-3 (ovvero ICD-O-3). U a olta dete i ata la odifi a o igi a ia l’algo it o effettua li kage o opportune tavole di conversione sempre aggiornate. Per i flussi generici codificati, ovvero quelli certamente tumorali ma non diagnostici, viene utilizzata la coppia topografica/morfologica generica C80.9 (sede non nota) 8000/3 (neoplasia non altrimenti specificata). Tali flussi sono tipicamente:

Esenzioni ticket; Flusso radioterapia; Flusso oncologia; Altri (p.es selezione trattamento chemioterapico, radioterapico degli ambulatoriali)

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Al fi e di dete i a e la ile a za di og i si gola otifi a, l’algo it o effettua un linkage con una opportuna tavola determinando la consistenza della codifica ottenuta. In particolare vengono selezionati per impostazione predefinita,

odifi a ile dall’ute te: Tutti i tu o i alig i; Tutti i tu o i del “NC e dell’ipofisi; Tutti i tu o i della vescica; I tumori in situ di mammella, collo

dell’ute o e olo -retto

Tutta ia l’ute te ha possi ilità di alla ga e o est i ge e se e essa io i tu o i da o side a e o e eleggi ili. L’o di e o il uale l’algo it o o side e à le otifi he assume particolare rilevanza in quanto ne può determinare la data di diagnosi più corretta. Il software non si limita a considerare un mero ordine della data di evento (la data di i o e o pe le “DO, la data di a ettazio e pe l’a ato ia patologi a e la data di decesso per la mortalità) in quanto

le egole dei egist i te do o a p i ilegia e, all’i te o di u a fi est a di tolle a za di esi, gli e e ti legati ad u a diagnosi microscopica e analogamente a queste regole opera il software. Ogni evento viene ui di asso iato ad u a data i fo a u e i a i ista do e i flussi o asso ia ili ad u a i dagi e i os opi a e go o pe ta to pe alizzati di gio i. La lista e à ui di su essi a e te o di ata pe tale punteggio, dal più basso al più alto, a prescindere del paziente o della codifica tumorale.

La lista flussi la st uttu a dati deputata ad esse e popolata dalle otifi he ela o ate se o do l’ite des itto ei paragrafi precedenti. CRTOOL mette a disposizione una vera e propria fase di verifica he o se te all’ope ato e di verificare la consistenza della casistica prima che questa venga generata. Vengono prodotte tabelle per flusso, mensilità e tipo di tumore per la verifica visiva di incongruenze. Infine, dopo essere stato ordinato viene pertanto p o essato il listato pe og i e o d i tale listato ie e dete i ata l’i lusio e dell’e e to tu o ale, lo s he a di figura illustra le attività eseguite durate la fase di generazione.

Figura 15 Attività della fase di generazione

L’app o io di data li kage illust ato ei apitoli p e ede te, pe ette di p es i de e dai dati a ag afi i: suffi ie te utilizza e l’ide tifi ati o del soggetto ell’a ag afe pe ide tifi a e i flussi o elati alla stessa pe so a, i odo puramente deterministico. L’esito della p o edu a la ge e azio e di a ag afi he o plete e dettagli tu o ali, i particolare la procedura determina in modo autonomo: Data di diagnosi, Topografia esatta, Morfologia più accurata possibile, Comportamento tumorale, Base di diagnosi più valida, Cartella clinica di riferimento, Ospedale di riferimento, Data e tipo dell’i te e to, Score di certezza della codifica I pa ti ola e uest’ulti o u a ulteriore peculiarità del sistema CRTOOL determinato da un pool di fattori combinati e ampiamente sperimentati con i principali RT AIRTUM, il punteggio può essere interpretato dagli operatori per indirizzare la verifica della casistica in modo qualitativo come:

punteggio 0 – 40 LIVELLO DI CERTEZZA MOLTO BASSO punteggio 41 – 80 LIVELLO DI CERTEZZA BASSO punteggio 81 – 150 LIVELLO DI CERTEZZA MODERATO-BASSO punteggio 151 – 250 LIVELLO DI CERTEZZA MODERATO punteggio 251 – 600 LIVELLO DI CERTEZZA MODERATO-ALTO punteggio 601 – 1200 LIVELLO DI CERTEZZA ALTO punteggio 1201 - 2000 LIVELLO DI CERTEZZA MOLTO ALTO

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punteggio 2001 – 30000 LIVELLO DI CERTEZZA MASSIMO Per impostazione predefinita, tuttavia configurabile, i casi con livello di certezza massimo vengono inseriti in incidenza automaticamente, i casi con livello di certezza alto-molto alto possono essere risolti con una breve supe isio e da te i ale dell’ope ato e. I asi o li elli di e tezza ode ati e assi pot a o i e e e essita e della consultazione manuale delle cartelle e non potranno mai essere chiusi automaticamente. L’app o io utilizzato isulta a e e le segue ti a atte isti he:

Indipendente dai flussi, questi possono essere in numero superiore o inferiore ai canonici tre flussi

Viene generata una metrica espressione della confidenza da associare alla codifica automatica che potrà esse e di aiuto all’o ga izzazio e del la o o

Parametrizzabile, il registro potrà decidere la soglia da adottare per la chiusura dei casi in automatico

Di conseguenza il metodo consente sia di essere gestito in modo solo automatico sia solo manuale, sia, più convenientemente, in modo semi-automatico

Il punteggio è scorporabile nelle sue componenti, questo consente al sistema di dare indicazioni precise all’ope ato e, pe ese pio o t olla e l’a u atezza della o fologia se l’i di e di certezza morfologica risulta basso ecc..

Le egole pe l’appaia e to di diag osi tu o ali, pe la selezio e delle p io ità t a topog afie e o fologie sono basate solo su ICD-O3

3.5 Interfaccia Utente

Nei capitoli precedenti sono state mostrate parte delle s he ate pe l’i po tazio e guidata dei flussi i fo ati i. Di seguito s he atizzata la pagi a p i ipale dell’i te fa ia o ie tata alla gestio e dei pazie ti. T a ite essa possibile accedere alla funzionalità di ricerca paziente e potere accedere ai isultati della i e a, all’i te o della area di lavoro e quindi potere modificare/correggere/aggiungere/cancellare le informazioni. L’i te fa ia a atte izzata dall’a pio uso di st u e ti g afi i e isualizzazio i e pe o si i tuiti i he a o pag a o l’ute te

alla codifica. Si daranno alcuni esempi a completamento delle schermate già presentate.

Figura 16 Interfaccia orientata alla gestione dei pazienti (pagina principale)

All’i te o della pagi a p i ipale so o i di iduate le aree operative secondo lo schema concettuale CRTOOL, viene definito un menu per la selezione delle funzionalità e una barra di strumenti di maggiore uso, quali: Bottone di attivazione/disattivazione trattamento dei dati anonimi; Bottone di inserimento nuova anagrafica; Bottone di cancellazione anagrafica; Bottone di attivazione/disattivazione ricerca probabilistica; Bottone di ricerca personalizzata di pazienti; Botto e pe l’i po tazio e dei flussi;Botto e pe l’ese uzio e di s ipt; Bottone per l’espo tazio e se o do i fo ati BD AIRTUM; Botto e pe l’ese uzio e di statisti he di ase e a a zate; Bottone per la contabilizzazione dei flussi; Bottone per la verifica delle operazioni effettuate; Bottone (opzionale) per la georeferenziazione dei casi; Botto e pe l’appaia e to a uale dei flussi

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Figura 17 Interfaccia orientata alla gestione dei pazienti (anagrafica)

In Figura 17 Interfaccia orientata alla gestione dei pazienti (anagrafica)è schematizzata la finestra relativa all’a ag afi a dei pazie ti. I essa so o o te uti dati a ag afi i stati i , dati elati i allo stato i ita di a i i e un i hia o alle i fo azio i sul tu o e o sui tu o i dello spe ifi o pazie te. L’a esso alle informazioni anagrafiche

potrà essere inibito a sottogruppi specificati di utenti. Sono visibili le informazioni sui movimenti anagrafici, sui quali l’ute te a ilitato pot à fa e odifi he e i teg azio i.

Figura 18 Interfaccia orientata alla gestione dei pazienti (dati tumorali)

I Figu a s he atizzata la st uttu a della as he a elati a ai dati tu o ali del pazie te. E’ p ese te u a sezio e relativa alle fonti notificanti (ospedali in cui sono avvenuti ricovero, trattamento chirurgico e post-chirurgico,

u e o di a tella e … , u a sezio e elati a alle a atte isti he del tu o e, odifi ate se o do le lassifi azio i internazionali delle malattie. Sono previsti specifici bottoni di codifica semplificata (lenti) e bottoni che consentono l’apposizio e di appu ti post-it pe e de e a o a più se pli e l’i se i e to dei asi. E’ p e isto l’a esso sia ai flussi sia alla sezione di stadiazione e di terapia.

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Figura 19 Interfaccia orientata alla gestione dei pazienti (flussi)

In Figura è schematizzata la struttura della maschera relativa ai flussi tumorali del paziente. Sono mostrati in ordine cronologico i referti, le schede di dimissione ospedaliera, le esenzioni e la mortalità associate al medesimo paziente. Da questa sessione è possibile anche gestire la ricerca di flussi, la riconciliazione degli stessi, la ricerca di flussi con a ag afi he si ili, la i hiesta di a telle li i he e …

Figura 20 Interfaccia orientata alla gestione dei pazienti (stadiazione)

I Figu a si tetizzato il o te uto della fi est a di stadiazio e del pazie te, he o p e de: u ’a ea elati a alla defi izio e dello stadio e o e p op io della alattia e, o e appli a ile, u ’a ea he o se ta di codificare le variabili spe ifi he dei tu o i diag osti ati ell’a ito di s ee i g di popolazio e. Nella figu a su essi a i e e ipo tata la finestra dei trattamenti effettuati. È possibile selezionare la casistica per i principali criteri o costituire e salvare criteri e listati personalizzati. È possibile effettuare esportazioni secondo formati standard o formati personalizzati.

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Figura 21 Interfaccia orientata alla gestione dei pazienti (trattamento)

In figura è most ata l’i te fa ia o ie tata alla i e a ed espo tazio e dei dati li e a. E’ possi ile selezio a e la asisti a pe i p i ipali ite i o ostitui e e sal a e ite i e listati pe so alizzati. E’ possi ile effettua e espo tazioni

secondo formati standard o formati personalizzati.

Figura 22 Interfaccia orientata alla gestione dei pazienti (trattamento)

“o o p e isti spe ifi i otto i di odifi a se plifi ata le ti e otto i he o se to o l’apposizio e di appu ti post-it) per e de e a o a più se pli e l’i se i e to dei asi. Pe ese pio p e e do il pulsa te di odifi a se plifi ata degli ospedali è possibile accedere al seguente percorso semplificato per la ricerca di presidi ospedalieri, nel quale è possibile effettuare ricerca di testo e/o per regione e nome del presidio:

Figura 23 Esempio di procedura guidata (ospedali)

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Premendo il pulsante di codifica semplificata della sede è possibile accedere al seguente percorso semplificato per la ricerca delle sedi tumorali, nel quale è possibile effettuare ricerca di testo e/o per organo, si noti come siano presenti suggerimenti, sinonimi e termini equivalenti e alcuni suggerimenti che superano come quantità di informazione lo stesso manuale ICD-O-3:

Figura 24 Esempio di procedura guidata (sottosede)

Premendo il pulsante di codifica semplificata della morfologia è possibile accedere al seguente percorso semplificato per la ricerca delle morfologie, nel quale è possibile effettuare ricerca di testo e/o per gruppo morfologico, si noti come siano presenti suggerimenti, sinonimi e termini equivalenti e alcuni suggerimenti che superano come quantità di informazione lo stesso manuale ICD-O-3:

Figura 25 Esempio di procedura guidata (morfologia)

Premendo il pulsante di codifica semplificata della procedura è possibile accedere al seguente percorso semplificato per la ricerca degli interventi, nel quale è possibile effettuare ricerca di testo e/o per organo:

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Figura 26 Esempio di procedura guidata (interventi)

3.6 Generazione Statistiche ed elaborazioni

I Figu a ost ato l’aspetto della fi est a pe il al olo delle statistiche. Lo s opo dell’i te fa ia di o se ti e all’ute te la selezione degli anni di diagnosi da valutare e di selezionale una o più tabelle o calcoli più complessi per poi esegui e l’ela o azio e.

Figura 27 Interfaccia orientata alle statistiche

Le statistiche ed elaborazioni comprendono: o Creazione tabelle di frequenza per classi di età o Creazione tabelle dei tassi specifici per età/tassi standardizzati (Italia, Europa, Mondo)/rischio

cumulativo/Errori standard dei tassi standardizzati o Distribuzione delle basi di diagnosi per età o Calcolo delle sopravvivenza o Generazione statistiche per sede e sesso (tassi di incidenza e mortalità, distribuzione delle morfologie,

distribuzione delle sottosedi, distribuzione delle basi di diagnosi, sopravvivenza osservata e relativa secondo Ederer II e sopravvivenza ibrida, SIR/SMR rispetto a aree AIRTUM)

o Confronti tra aree del registro in termini di tassi standardizzati diretti e indiretti o Esportazione per banca dati AIRTUM/banca dati regionale o Esportazione della numerosità dei flussi per aree e anno o Distribuzione della casistica per stato di inserimento nel registro per area e anno

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o Espo tazio i pe so alizzate, l’ute te può s eglie e li e a e te uali a pi e uali ite i utilizza e pe estrarre informazioni dal registro con una maschera intuitiva di ricerca personalizzata di casi e estrazione a video o su file.

È possibile eseguire le statistiche modulando la standardizzazione utilizzata, la significatività statistica da utilizzarsi

per gli intervalli di confidenza, le cifre significative, aree, sotto-aree e aggregati di comuni.

3.7 Funzionalità aggiuntive

Alcune caratteristiche/funzionalità aggiuntive integrate nel sistema informativo sono:

Gestione innovativa delle segnalazione dei casi già chiusi, per consentire di migliorare anche casi già inclusi in i ide za o pe is eglia e asi las iati i sospeso i attesa di ulte io i otizie, o e i osiddetti asi N“E.

Identificazione e segnalazione di doppie registrazioni per singolo paziente tramite algoritmi di rilevazione delle similarità

Avvisi dei possibili conflitti di codifica

Possibilità di chat tra utenti

Gestione della rubrica e dei telefoni dei Medici di Medicina Generale

Alli ea e to dei dati del RT o uelli degli a hi i e i pa ti ola e o l’a hi io a ag afi o Produzione di elaborati statistici più complessi (quali mappe, trend, sopravvivenze osservate, sopravvivenze

elati e, sop a i e ze di pe iodo e epo t dettagliati pe si gola sede tu o ale, e …

Controllo della congruenza dei dati (controllo della congruenza delle codifiche e valutazione della qualità complessiva dei dati)

Aggiornamento alle ultime regole di codifica (ICD-O- , ultipli, e …

P edisposizio e pe l’est azio e dei dati i fo ati sta da d o e t a iato AIRTUM/IARC-IACR) o personalizzati.

Gestio e della p otezio e t a ite l’ide tifi azione delle macchine sulle quali è consentito utilizzare il software

Gestione degli accessi tramite active directory o tramite nome utente password

Ricerca probabilistica estesa nella normale gestione dei casi

Possibilità di ricercare tra i flussi e effettuare linkage ad hoc

Caricamento di flussi anche non tumorali in visione

Gestione dei listati basati su SDO

Pannello per la ricerca e la generazione di listati personalizzati con la memoria delle ultime ricerche fatte

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4 Capitolo 4 - Migrazione Dati

4.1 Metodologie e strumenti per la migrazione

Uno dei fattori critici del progetto è sicuramente costituito dal recupero del patrimonio informativo esistente. Dalla consistenza, coerenza e completezza delle informazioni recuperate dipende infatti buona parte del successo dell’i ple e tazio e del uo o siste a. CRTool si caratterizza per un pieno supporto di tutte le variabili presenti in CANREG4, il sistema già testato in diverse ealtà o se te di p ese a e l’i fo azio e egist ata i o igi ale se za al u a pe dita, nel contempo di potere

avvantaggiarsi delle funzionalità della nuova soluzione. La migrazione dai flussi comprende anche una verifica della congruenza della codifica, con la possibilità di correggere eventuali errori presenti nel flusso di origine. Occorre segnalare che agli utenti dei sistemi da migrare, proprietari del patrimonio informativo aziendale, potranno verificare il contenuto informativo dei dati ivi contenuti, in quanto solo ad essi compete la validazione finale delle informazione recuperate dal sistema gestionale preesistente. Il RTI, el ispetto dell’app o io etodologi o adottato, te de a eliminare gli impatti sulla operatività quotidiana degli utenti coinvolti, soprattutto nella fase di gestione contemporanea delle due banche dati, durante la fase di gestio e pa allela dei siste i e hio e uo o, assiste do gli ute ti ella e ifi a della oe e za e dell’i teg ità delle informazioni in esse contenute. L’app o io he ie e seguito du a te il pe o so di ig azio e app ese tato ella figura seguente che sintetizza i a ie a s he ati a gli ele e ti p i ipali dell’atti ità di po ti g, t alas ia do oluta e te aspetti te i i di dettaglio che verranno affrontati in fase di pianificazione ed implementazione del sistema.

Figura 28 Percorso di migrazione

Pertanto presso la Regione Campania verrà adottata la seguente metodologia per il recupero dei dati:

A alisi dell’i f ast uttu a p eesiste te al o e to dell’i izio dei la o i Analisi dei dati a disposizione

Sviluppo delle procedure di importazione dei dati

Parallelo dei sistemi con verifica di congruenza dei dati importati

Eventuale revisione delle procedure di importazione

Validazione definitiva

Messa in esercizio del nuovo sistema

Nel dettaglio:

Fase di analisi infrastruttura: verranno verificati con il supporto della committenza, tutti i software legati al p ese te p ogetto ADT, A ag afe, e e tuali a telle li i he… pe a alizza e la o siste za del dato (univocità dei dati anagrafici, dati clinici inseriti, presenza di dati codificati). Questo aspetto è molto importante per valutare i dati importabili.

Analisi del dato: dopo aver identificato I dati legati al progetto se ne verificherà la possibilità di importazione sul sistema e si eseguirà la mappatura dei dati rispetto agli applicative che verranno forniti. Verrà inoltre esposto alla o itte za il isultato dell’a alisi, pe appo ta e e e tuali o etti i o idis ute e i dati da importare.

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Sviluppo delle procedure di importazione: verranno creati i job che pe ette a o l’i se i e to dei dati sugli applicativi di nuova fornitura.

Pa allelo dei siste i: e à e ifi ata la o g uità e o siste za dei dati i po tati ispetto all’o igi e i software già presenti).

Eventuale revisione delle procedure: nel caso in cui si verificasse una difformità, verrà svolta una ulteriore analisi per la bonifica di dati eventualmente errati e per ottenere la quadrature rispetto alla fase di analisi.

Validazione Finale: questa fae verrà svolta con la committenza e verrà certifi ate l’ade e za dei dati importati rispetto a quanto identificato in fase di analisi.

La messa in esercizio permetterà la consultazione dei dati storici importati da parte degli operatori per l’utilizzo elle atti ità uotidia e.

Per il sistema CANREG, i uso p esso l’A“L di Case ta, si fa à uso di uno specifico e collaudato tool integrato nel software CRTOOL per il caricamento dei dati nel formato CANREG4 usando il file nativo prodotto dal software IARC. Il sistema permette quindi la connessione con un export dati CANREG4 e la sua traduzione senza perdita in tempi rapidissimi. Per quanto riguarda il software RTS Light a disposizio e dell’A“L di “ale o a detto he uesto o isulta più gestito dal RT di Modena, tuttavia il presente RTI è il soggetto maggiormente qualificato per sovrintendere alla migrazione in quanto il software è stato sviluppato da uno dei componenti del RTI stesso, si dispone pertanto già di una batteria di script già predisposta atti alla riconversione di tipi e ricodifica variabili. Infine, CRTOOL ella e sio e i uso p esso l’A“L Napoli “ud age ol e te i teg a ile nella nuova versione qui proposta grazie al suo sviluppo modulare. La migrazione tra le soluzioni è già integrata nel sistema.

4.2 Metodologia di Testing

Relativamente ai contenuti, per ogni variabile valorizzata su:

Registro tumori

SDO

Anatomia Patologica

ReNCaM

Anagrafica Verrà verificata la conversione senza perdita tramite il riscontro sul database di destinazione, che dovrà contenere un numero di incongruenze nel contenuto pari a 0. In relazione alle codifiche, verrà verificata la riconversione delle codifiche topografiche e morfologiche ICD-O-3. Le codifiche non congruenti o errate eventualmente presenti nel flusso di origine verranno riconciliate tramite codifica manuale. Per le statistiche, verrà verificata la corrispondenza delle frequenze dei tumori per tipo, età e sesso a validazione finale della corretta migrazione.

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5 Capitolo 5 – Metodologie, tec iche e stru e ti di lavoro per l’erogazio e dei servizi

5.1 Metodologia di Formazione

L’espe ie za del RTI su progetti analoghi per dimensione e complessità, evidenzia che la massima efficacia degli interventi formativi e di addestramento si raggiunge combinando in modo integrato una pluralità di strumenti, dalle classi he lezio i i aula all’assiste za e all’affia a e to e alle ode e fo e di fo azio e i autoist uzio e off-line o on-line). In aderenza alle richieste del Capitolato di gara e in considerazione delle diverse esigenze dei destinatari, della loro eterogeneità e della distribuzione, la scrivente Società propone le seguenti modalità di e ogazio e dell’i te e to fo ati o: Addestramento in aula: il RTI ha previsto un insieme di corsi, strutturato con finalità prevalenti di

addest a e to ope ati o all’uso del sistema senza trascurare la parte informativa in merito agli obiettivi e ai e efi i del p ogetto, p op io o la fi alità di oti a e l’ute te all’a ettazio e e poi all’uso delle uo e

modalità operative e procedure informatizzate. Gli argomenti affrontati potranno spaziare dagli elementi base pe gli ute ti o dotati di suffi ie te li ello d’alfa etizzazio e i fo ati a fi o alle possi ilità di o figu azio e più avanzate del sistema informativo fornito. Le sessioni formative saranno improntate su u ’i te atti ità olto spinta fra docenti e allievi, non limitandosi ad una formazione di tipo tradizionale meramente illustrativa, ma le attività erogate si articoleranno su percorsi che prevedono il coinvolgimento degli allievi, stimolati a sperimentare i p i a pe so a il fu zio a e to dell’appli ati o a seguito di sti oli st uttu ati da pa te dei formatori. Oltre alle attività di formazione agli utenti finali sulle componenti applicative, nelle prime fasi del progetto verranno identificati dei referenti hia e Key Use dell’Azie da suddi isi pe st uttu a he sa a o oppo tu a e te fo ati sui di e si aspetti o ga izzati i ed ope ati i di e ta do, di fatto, degli o e della conoscenza. In questo modo, questi soggetti diventeranno dei punti di riferimento nei confronti degli altri olleghi, suppo ta doli i fase di la io del siste a ell’utilizzo sul a po. L’atti ità di addest a e to i aula

prevede un numero massimo di 15 discenti. Le aule saranno allestite con le attrezzature ed i supporti necessari all’atti ità fo ati a Pe so al Co pute , a uali, dispe se, e . p esso i lo ali della Co itte za a u a della scrivente.

supporto e affiancamento operativo (training on the job): il pia o d’i te e to p oposto p e ede atti ità specifiche finalizzate al suppo to ope ati o e addest a e to sul a po t ai i g o the jo i e ito all’utilizzo dei sistemi durante le fasi critiche susseguenti ai rilasci dei servizi e delle funzionalità realizzati;

addestramento a distanza (e-learning): in aggiunta alle tradizionali modalità di addestramento (in aula e on-the job) gli utenti avranno a disposizione uno strumento on-line informativo di auto-istruzione che consente l’app e di e to i te atti o e si ulato delle fu zio alità del siste a, e ogato a dista za al fine di consentirne la f ui ilità ei luoghi e ei te pi più age oli pe l’ute te.

L’addestra e to i aula

L’addest a e to i aula ha l’o ietti o di assi u a e l’adeguata diffusio e delle o os e ze alla popolazio e di ute ti (key user ed utenti finali) impattata dai nuovi sistemi, sia sotto il profilo strettamente tecnico-funzionale che sotto quello organizzativo. A questo scopo, i contenuti dei corsi di addestramento saranno articolati su temi di utilizzo del sistema (approccio teorico, navigazioni ed ese itazio i e sulla o di isio e degli i patti i dotti sull’o ga izzazio e (procedure, ruoli, responsabilità). Il Piano di Addestramento prevede interventi differenziati per classi omogenee di utenti (cluster di utenza), cercando di trovare un equilibrio efficiente tra esigenze e vincoli, talvolta contrastanti, quali ad esempio:

Ele ata a ti olazio e degli i te e ti pe ga a ti e u addest a e to il più possi ile tailored sulle esige ze di ristretti gruppi di utenti) verso una maggiore aggregazione degli eventi (per rendere più efficiente e scalabile l’i te e to fo ati o ;

Co si di addest a e to ad a pio spett o pe diffo de e aggio e te le o pete ze e e de e f ui ili le iso se e so o si di addest a e to spe ifi i pe li ita e il u e o di gio i d’aula pe og i tipo di ute te .

Per la formazione in aula, il RTI intende mettere a disposizione personale dotato di specifiche competenze didattiche ed esperto dei sistemi introdotti, del processo e di tutte le tematiche connesse ai servizi ed alle procedure informatizzate realizzate. Verranno forniti diversi strumenti formativi agli utenti oltre che materiale di indubbia utilità anche nella pratica comune come una copia personale del manuale di tecniche di registrazione AIRTUM e il manuale della classificazio e i ter azio ale delle alattie per l’o cologia, strumenti indispensabili per la quotidianità di ogni operatore di registro.

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La durata dei corsi in aula sarà variabile in funzione degli obiettivi di apprendimento del corso e conterrà dei momenti di monitoraggio e verifica dei livelli di apprendimento acquisiti dai partecipanti. Durante la giornata ciascun dis e te a à la possi ilità di spe i e ta e ella p ati a l’utilizzo del siste a e si e de à o sape ole i a le principali accortezze ope ati e he o ie e adotta e ell’a ito dell’atti ità o eta. I corsi di addestramento avranno una struttura didattica che integra momenti teorici e momenti pratici di

esercitazione, sulla base di una precisa schematicità (spiegazione dettagliata delle funzionalità e delle modalità ope ati e, di ost azio e del do e te, ese itazio e i di iduale e e ifi a . Du a te l’e ogazio e i aula sa a o illustrate le modalità operative per risolvere eventuali problematiche ricorrenti. Al fine di ottimizzare l’app e di e to, si o ga izze a o edizio i di o si i aula o fino a 15 partecipanti. È, infatti, fondamentale che ogni partecipante possa ricevere un'attenzione diretta e personale da parte del docente, per realizzare quella confidenza con il nuovo siste a he p esupposto pe u suo utilizzo effi a e. L’aula do à esse e attrezzata con un proiettore collegato alla postazione del docente e con un adeguato numero di postazioni di lavoro, in modo da consentire ai partecipanti una proficua attività di esercitazione sul sistema. La s i e te si fa a i o dell’o ga izzazio e dell’addest a e to, o p e si a delle o o azio i ai o si e della dist i uzio e del ate iale didatti o di etta e te i aula, dell’allesti e to e della gestio e delle aule. La localizzazione delle aule di addestramento sarà definita in fase esecutiva e se o do l’a t. del Capitolato e à esteso a tutto il personale utilizzatore, prevedendo la presenza del formatore su eventuali più turni di lavoro. La pianificazione di dettaglio della logisti a di fo azio e sa à defi ita a alle dell’i di iduazio e dei luste di ute za destinatari del corso. Gli utenti saranno convocati cercando di ottimizzarne gli spostamenti, in funzione della sede geografica di appartenenza e del percorso didattico che devono seguire. L’atti ità di addest a e to sa à suppo tata da ate iale didatti o i fo a di dispe sa he ipo te à le indicazioni sull’utilizzo delle procedure. Verrà fornita anche una copia del manuale di tecniche di registrazione AIRTUM e della classificazione ICDO3, grazie alla convenzione con l’edito e. A seguito dell’e ogazio e dei o si, e su essi a e te al o pleta e to di u sotto pe o so didatti o, e à sottoposto a tutti i pa te ipa ti u o st u e to di o ito aggio di etto dell’attività di addestramento svolta per verificare i risultati ottenuti, sia in termini di gradimento che di apprendimento, e per definire con rapidità interventi correttivi per recuperare eventuali gap. Organizzazione dei corsi di formazione in aula

Come già precisato, la definizione di dettaglio delle modalità formative, delle tempistiche e dei contenuti del Piano di formazione e addestramento avverrà in una prima fase di analisi e sarà concordata con il Committente. In generale,

el defi i e l’ipotesi di pia o si è tenuto conto delle indicazioni contenute nella documentazione di gara e si sono o side ati i p ofili p ofessio ali dell’ute za ed il li ello di ultu a i fo ati a di pa te za p esu ta. I o si sa a o

tenuti dalle risorse del team di Formazione e da eventuali altre risorse in possesso di competenze tecnico-spe ialisti he atti e ti l’a go e to delle sessio i fo ati e di olta i olta e ogate. La cadenza temporale sarà concordata con il Committente in sede di pianificazione esecutiva di dettaglio, ma di questa è comunque fornita una prima indicazione. I corsi di formazione saranno organizzati in moduli e sessioni e ogni giornata di corso avrà la durata di 6 ore effettive di lezione, con orario tipo dalle 9,00 alle 16,00 e pausa pranzo

di u ’ora. Tutti i corsi saranno erogati presso sedi indicate e messe a disposizione dal Committente (in aule o, comunque, in appositi lo ali att ezzati pe gli s opi didatti i . L’app o ta e to delle aule o dei lo ali do à esse e u ato dal Committente, in anticipo rispetto alla data pia ifi ata pe l’ese uzio e dei o si; il RTI, attraverso il suo personale, fornirà la necessaria assistenza organizzativa. Considerando una partecipazione di massimo 15 partecipanti per ciascun corso, è ritenuto requisito imprescindibile la disponibilità di almeno un PC ogni due discenti. Di seguito si propone un prospetto sintetico in cui si riprendono le principali modalità didattiche di conduzione degli interventi formativi, con riferimento alle caratteristiche di ciascun intervento, agli obiettivi ed alle modalità di applicazione. Du a te gli i te e ti fo ati i so o p e iste f e ue ti solle itazio i di feed a k d’aula, al fi e di a uisi e i fo azio i utili a pe so alizza e l’i te e to; i fatti, la o duzio e degli i te e ti p e ede l’ese uzio e di

o e ti di e ifi a i te edi e fi ali ei uali ie e alutato l’a da e to del o so stesso e e go o dete i ate eventuali azioni correttive o di miglioramento. L’addestra e to dei Key Users

I Key Users ostituis o o il u leo di ute ti hia e dell’Azie da Co itte te, da i di idua si a li ello e t ale e pe ife i o, ell’a ito di ias u a sede oi olta dalle uo e p o edu e i fo atizzate. I Key Use s sa a o individuati di concerto con la direzione di progetto e con le singole Aziende Sanitarie, ad avvio di ciascuna iniziativa,

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sulla ase di ite i uali l’attitudi e al a ia e to, la fa ilità di app e di e to e la apa ità di o u i azio e e relazione. In particolare il Key User svolge le seguenti attività principali:

Partecipa attivamente alla verifica dei corsi di addestramento: si propone di erogare per ciascun corso una sessione pilota ai Key Users per verificare la rispondenza del materiale di supporto elaborato rispetto alle esigenze di apprendimento del personale aziendale;

Affianca in aula il personale specializzato del RTI du a te l’e ogazio e dei o si, portando la propria testi o ia za e oadiu a do i olleghi el pe o so di app e di e to delle uo e odalità ope ati e. L’ute te chiave è in grado di utilizzare appieno le nuove modalità di lavoro, e, data la sua profonda conoscenza delle precedenti modalità in vigore, è cosciente delle difficoltà che i colleghi saranno chiamati ad affrontare, le ha superate ed ha potuto constatare in prima persona i benefici derivanti dalle nuove procedure;

Supporta, nella fase successiva al rilascio dei servizi/procedure informatizzate, tutti i colleghi che cominceranno gradualmente ad utilizzare i nuovi sistemi. I Key Users formano una sorta di Centro di Competenza i te o all’ Azienda Committente che si arricchisce in termini di competenze e referenti, idealmente ad ogni rilascio/fase del progetto di informatizzazione, costituendo un punto di riferimento autonomo dal supporto consulenziale e uno strumento fondamentale per il mantenimento ed il superamento dei risultati ottenuti.

L’addestra e to degli Ute ti Fi ali Gli ute ti fi ali app ese ta o l’i sie e del pe so ale he sa à oppo tu a e te addest ato all’utilizzo di tutte le componenti applicative verticali per i quali saranno previsti degli i te e ti d’aula di etta e te elle sedi i te essate da questo tipo di utilizzatori. L’addestra e to a dista za

La formazione a distanza in auto-ist uzio e ostituis e u i te e to pa ti ola e te adatto pe l’addest a e to di un numero elevato di utenti diffusi sul territorio e consentirebbe loro di presentarsi, eventualmente, al corso in aula con una solida conoscenza di base, acquisita ovviamente grazie ai moduli in auto-istruzione, tale da ottimizzare l’app e di e to i aula. La “o ietà p oponente prevede di mettere a disposizione i seguenti strumenti di addestramento a distanza:

Corsi di formazione a distanza (FAD), disponibili in rete e di valido ausilio laddove gli utenti, a causa di impedimenti, non potessero partecipare ai corsi di addestramento in aula e/o a completamento delle nozioni apprese con i corsi in presenza;

I manuali on-line dei diversi sistemi introdotti: ciascuna categoria di utenti avrà a disposizione un proprio a uale utile o e st u e to illust ati o dell’utilizzo del sistema, di supporto alla risoluzione dei problemi ed

alla comprensione dei processi in essere, personalizzato per ciascuna categoria di utente. Il manuale on-line presenta il vantaggio di:

Esse e pe iodi a e te aggio ato i ase all’e oluzio e del siste a, dei processi e delle procedure, e tale aggiornamento è reso disponibile in tempo reale;

Consente di visualizzare le domande più frequenti degli utenti, tramite collegamento ad apposito data-base; I moduli di addestramento on-line, alla stessa stregua delle applicazioni, saranno progettati per essere usati in modo semplice e immediato, con u ’i te fa ia ute te he fa iliti l’a esso ai si goli a go e ti del o so, e de do la navigazione rapida ed intuitiva e la fruizione poco dispersiva. Durante la fase di studio in auto-istruzione i destinatari avranno a loro disposizione un servizio di assistenza on line. Media te l’uso della p op ia asella di posta elett o i a, i desti ata i pot a o po e uesiti e hiede e approfondimenti ad un tutor qualificato che è chiamato a rispondere, sempre per e-mail, ai quesiti ed alle problematiche segnalate. Il tutor on line sarà chiamato a raccogliere e organizzare i quesiti ricevuti e le richieste di app ofo di e to più i te essa ti i odo da fo i e ai do e ti d’aula tutto il materiale ritenuto interessante ai fini della condivisione con tutti gli altri destinatari. Il test di verifica sarà utilizzato per verificare il livello di apprendimento sulle tematiche specifiche. Dopo aver fruito dei Learning Object il candidato dovrà eseguire il test con cui potrà valutare il livello di apprendimento sulle appli azio i e o su alt i a go e ti he sa a o i lusi all’i te o della piattafo a di e-learning. I oduli FAD sa a o i se iti all’i te o di uatt o a ee fo ati e p i ipali e ciascuno di essi potrà costituire un o so a se sta te oppu e, i alte ati a, pot à esse e asse lato o alt i oduli al fi e di ea e u o so o plesso ed auto o siste te. I oduli FAD ealizzati, p i a di esse e a i ati all’i te o della piattaforma di e-

lea i g, sa a o o di isi o i efe e ti dell’Azie da Co itte te he do à alida e i o te uti e le fu zio alità così da procedere con il rilascio finale agli utenti.

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Il training on the job (assistenza sul campo)

Per quanto attiene al training on the job, la scrivente intende attivare delle squadre di affiancamento operativo a suppo to del pe so ale p eposto all’utilizzo delle p o edu e e dei uo i appli ati i affinché possano essere rilevate sul campo le esigenze di rinforzo formativo e prevenute eventuali difficoltà operative che possano allontanare il dipe de te dal o etto utilizzo del siste a a sua disposizio e. L’affia a e to sul a po igua de à du ue sia aspetti funzionali, legati cioè alle funzionalità del sistema, che aspetti tecnici, legati cioè alla gestione degli applicativi. Il dimensionamento delle squadre di affiancamento, verrà effettuato, coerentemente con le richieste del Capitolato Tecnico, sulla base della numerosità degli utenti impattati da ciascun rilascio e della complessità delle porzioni di sistema rilasciato e costituirà parte integrante del Piano di Addestramento. L’affia a e to sul a po app ese ta u o e to i po ta te di o pleta e to del pe o so di a ilitazio e disegnato per ciascun gruppo di utenti. Tale modalità di supporto è centrata sulla soluzione di problemi specifici di utilizzo e gestio e del siste a he si p ese ta o ell’ope ati ità o e te. La s i e te “o ietà assi u a ui di la costante disponibilità di un team di risorse, esperte sia tecnicamente che da un punto di vista funzionale nella gestio e dei siste i, dei o te uti e dei se izi, fi o alla p esa i a i o degli stessi da pa te degli ute ti dell’Azie da Co itte te. L’affia a e to sul a po p ogettato su fasi te po ali e si po e l’o ietti o di assi u a e l’ute te i a il suo li ello di o p e sio e dei siste i, e e tual e te o p e de e uali sia o le iti ità ell’utilizzo e

mettere in campo le azioni necessarie ad assicurare il corretto svolgimento delle attività lavorati e. L’affia a e to da parte della scrivente sarà comunque garantito fino alla completa presa in carico delle funzionalità da parte del pe so ale dell’Azie da Co itte te. “i p e ede l’e ogazio e del segue te u e o di atti ità fe o esta do i i oli di Capitolato relativi alla raggiungibilità degli utilizzatori finali):

Attività Numero di giornate previste

Formazione Registro Tumori territoriale 14

Formazione e affiancamento Banca dati unica regionale 2

Formazione e affiancamento Registro Infantile 2

I contenuti dei corsi seguiranno il seguente schema: a) Inquadramento dello strumento rispetto agli obiettivi del p ogetto i uti ; ele e ti ase pe l’utilizzo logi , a i a e to e isualizzazio e dati o e ; ele e ti avanzati (elaborazioni) (1,5 ore); d) prove pratiche (1,5 ore); e) questionario di apprendimento (15 minuti).

5.2 Metodologia di Collaudo e Test

Il collaudo di fase auto izzazio e all’uso ha come obiettivo la verifica del soddisfacimento, per ciascuna soluzione applicativa, dei requisiti enunciati dal Capitolato nonché di quanto definito nella fase di progettazione della migrazione. Per lo svolgimento del collaudo funzionale vengono predisposti:

la check list di collaudo;

l’a ie te di ollaudo, io l’i sie e delle appa e hiature, strumenti, servizi tecnologici, documenti e dati e essa i all’ese uzio e del ollaudo stesso;

i test fu zio ali di ollaudo, io l’i sie e delle e ifi he p ogettate, do u e tate ed eseguite pe verificare la rispondenza della fornitura alle specifiche progettuali ed a quanto richiesto dai requisiti funzionali richiesti nella documentazione di gara asi d’uso, se o do l’a t. ;

la alutazio e dei isultati e dell’esito o plessi o del ollaudo i fu zio e dei pa a et i e delle elati e soglie di accettabilità definite nel piano di collaudo;

il verbale di installazione e messa in funzione. La modalità di esecuzione di questa prima fase seguirà le procedure indicate all’a t. – Fase 1 auto izzazio e all’uso - che mira a verificare la rispondenza delle soluzio i appli ati e p oposte ai e uisiti p estazio ali defi iti ell’a ito dei li elli di se izio attesi e la o fo ità all’a ie te te ologi o di ese izio. Tale verifica sarà effettuata, su un ambiente di test dove potranno anche essere proposte, per singoli servizi appli ati i, odalità te i he he si uli o l’atti azio e o te po a ea di più p o essi i pa allelo, i odo da riprodurre le situazioni di carico più frequentemente realizzate in esercizio. Al termine delle verifiche verrà redatto dal Responsabile del Procedimento, il Verbale di Esito della prima fase di Collaudo, con eventuali Richieste di Risoluzione di non Conformità. Seguirà quindi, sempre ad opera del Responsabile del Procedimento, la redazione della Comunicazione di autorizzazio e all’uso. Relati a e te a uesta fase (che corrisponde al WP6 del cronoprogramma operativo), si p edispo à l’Ambiente di produzione come segue:

C eazio e di u ’A ea Appli ati a di Produzione, perfettamente corrispondente a quanto previsto per l’a ea

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di Test. Tutte le funzionalità saranno quindi presenti, utilizzabili e funzionanti.

Manuale delle procedure di utilizzo del sistema

Procedura di importazione dei dati storici

Procedura di importazione dei tracciati

Manualistica completa L’RTI è disponibile a far validare dalla stazione appaltante le modalità di formazione che saranno adottate per l’addest a e to degli ute ti. Al termine della prima fase viene predisposto, per ciascuna Azienda Sanitaria, il passaggio in esercizio secondo le indicazioni del cronoprogramma. Durante le fasi di avviamento è garantita la continuità del servizio, ovvero, non ci saranno interruzioni

ell’ope ati ità dei singoli utilizzatori: Dedalus opererà in modo che gli operatori possano lavorare senza grosse interruzioni o soluzioni di continuità nel passaggio dalle vecchie alle nuove soluzioni. Al termine delle attività previste dal Piano di Avviamento, viene svolto il collaudo finale della fornitura in accordo alle modalità, tempistiche e specifiche richieste dalla documentazione di gara Art. 8 – Fase 2 (collaudo definitivo). Il collaudo finale dovrà accertare la regolarità tecnica e contabile di tutta la documentazione prodotta a supporto della realizzazione del progetto ed attestare che le forniture ed i servizi resi, per quanto riguarda i materiali i piegati, l’ese uzio e e la fu zio alità, sia o i tutto o ispo de ti a ua to p e isto o t attual e te. In particolare, nel corso del collaudo finale, saranno consegnate:

la documentazione amministrativa relativa al trasporto e consegna delle forniture effettuate

le licenze del software di base ed applicativo;

una dettagliata relazione tecnica contenente le indicazioni sui beni e servizi consegnati e/o attivati, sulle attività realizzate e sui risultati conseguiti a fronte degli obiettivi prefissati nella pianificazione;

i Verbali di avvenuta formazione compilati secondo le indicazio i dell’a t. del Capitolato verbale autonomo).

Come nella prima fase verranno eventualmente redatte delle Richieste di risoluzione di non Conformità, a cui si ottempererà entro 15 giorni lavorativi. L’esito della fase di ollaudo e à suggellato dal ilas io, da pa te del Respo sa ile del P o edi e to, del Ve ale di Esito della se o da fase di Collaudo : tale documento da à l’a io al pe iodo di assiste za full isk e all’ite di liquidazione dei corrispettivi.

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6 Capitolo 6 – Servizi post-implementazione

6.1 Manutenzione

Fe o esta do he dal o e to dell’aggiudi azio e e si o al ollaudo delle uo e p o edu e entro 3 mesi) è p e ista l’e ogazio e dell’assiste za e a ute zio e o di a ia sui sistemi, per i successivi 36 mesi (con opzione per i successivi 12 mesi) a de o e e dalla data di ollaudo delle uo e p o edu e p e ista l’e ogazio e dei se izi di assistenza e manutenzione ordinaria che comprendono:

Fornitura e messa in opera di nuove release

Aggio a e to o se ati o del soft a e dell’appli ati o a seguito di a iazio i o ati e Rimozione di errori di funzionamento

Aggio a e to della do u e tazio e a seguito dell’aggio a e to del software.

La nostra proposta prevede che il ciclo di rilascio di ogni nuova versione/release includa la sua messa in opera u ita e te ad u pia o di atti azio e o pleto dei te pi e essa i pe l’aggio a e to e dell’ele o dettagliato delle attività da svolge e. L’i stallazio e a e à i seguito a Vs. auto izzazio e o olt e gg dal ilas io uffi iale. E e tuali i te uzio i del se izio, de i ate dall’i te e to a ute ti o, sa a o o u i ate o adeguato a ti ipo. I o asio e dell’i stallazio e di ogni nuova release il RTI ga a tis e l’e e tuale o e sio e dei dati esiste ti, la compatibilità della nuova release con le personalizzazioni precedentemente effettuate. L’aggio a e to fu zio ale o segue te a a iazio i di o ati e azio ali e egio ali, comprensivo di interventi legati ad eventuali provvedimenti retroattivi, sarà reso disponibile nei tempi necessari per ogni adeguamento i te o dell’Azie da U“L, o pati il e te o i te pi di ealizzazio e delle odifi he soft a e e essa ie. In relazio e alla g a ità del alfu zio a e to e alla o plessità dell’i te e to di a ute zio e, il RTI si impegna a ispetta e i te pi di soluzio e i di ati elle segue ti ta elle, a pa ti e dalla seg alazio e o u i ata all’Help Desk

via telefono, fax o email.

Tipologia di intervento Livello di Servizio garantito Livello migliorativo rispetto alle

richieste di Capitolato (art. 12)

Presa in carico per la MANUTENZIONE in caso di anomali e BLOCCANTI

Presa in carico 90% delle richieste entro 16 ore lavorative

+20%

Risoluzione in MANUTENZIONE in caso di anomali e BLOCCANTI

Risoluzione del 90% delle richieste entro 32 ore lavorative dalla presa in carico

+20%

Presa in carico per la MANUTENZIONE in caso di anomali NON BLOCCANTI

Presa in carico 90% delle richieste entro 32 ore lavorative

+20%

Risoluzione in MANUTENZIONE in caso di anomalie NON BLOCCANTI

Risoluzione del 90% delle richieste entro 64 ore lavorative dalla presa in carico

+20%

Il RTI si impegna a garantire una percentuale di almeno 70% delle richieste di manutenzione senza rework. Nel caso in cui il software applicativo non sia stato correttamente utilizzato o sia stato modificato dal cliente oppure presenti malfunzionamenti derivati da negligenza, incuria, dolo del cliente e/o del suo personale, da cause di forza maggiore o da altre cause imputabili a terzi, il RTI si riserva di non intervenire oppure di intervenire fatturando le prestazioni secondo le tariffe in vigore. La manutenzione adeguativa, correttiva e legislativa rappresenta una linea di servizio fondamentale per garantire il fu zio a e to, la p odutti ità e l’affida ilità delle si gole appli azio i fo ite. I pa ti ola e: Il servizio di manutenzione correttiva o p e de l’i sie e di atti ità olte a ide tifi a e e i uo e e i malfunzionamenti di odifi a/ o figu azio e is o t ati ell’ese izio delle appli azio i; Il servizio di manutenzione evolutiva o p e de l’i sie e di atti ità elati e alle e oluzio i dell’a ie te tecnologico del sistema informativo, quali ad esempio innalzamento dei livelli di software di base, introduzione di nuovi prodotti software, nuove modalità di gestione del sistema; Il servizio di Manutenzione legislativa (normativa) o siste ell’adegua e to delle fu zio alità già p ese ti ei programmi alle nuove normative nazio ali e/o egio ali suff agate da deli e e uffi iali e esse dall’o ga is o legislativo competente, effettuato su segnalazione/richiesta del Cliente. Il RTI si impegna, nel caso di mutamento di disposizioni di legge, nazionali o regionali che risultano essere vincolanti per il Cliente, la cui entrata in vigore ricada nel Periodo contrattuale, ad apportare le modifiche conseguentemente necessarie alle funzionalità già presenti nei Programmi in tempi utili, sempre che il Cliente abbia segnalato le nuove

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eventuali esigenze con sufficiente anticipo. Per modifiche alla funzionalità si intendono sviluppi di software appli ati o fi alizzati ad adatta e i P og a i esiste ti alle suddette disposizio i he o p e eda o l’i se i e to di nuove funzionalità o la riprogettazione sostanziale di funzionalità già presenti. A tal proposito si specifica che i P og a i so o s iluppati i ase alla legge uad o azio ale ed all’espe ie za già atu ata dal Fo ito e. Tutte le richieste di manutenzione potranno essere segnalate dagli ute ti dell’Azie da Appalta te att a e so la st uttu a di Help Desk, oppu e ile ati auto o a e te dalle esta ti u ità o ga izzati e du a te l’e ogazio e dei servizi. In entrambi i casi tali interventi saranno gestiti in modalità continuativa e nel rispetto dei SLA contrattuali previsti. I servizi di manutenzione di cui sopra potranno essere erogati, a seconda delle necessità, da remoto e/o on-site. I servizi di manutenzione correttiva, adeguativa e legislativa, si distinguono sulla base delle caratteristiche intrinseche delle prestazioni considerando che: La manutenzione correttiva richiede uno specifico iter procedurale in quanto, per sua natura, non è pianificabile, nasce dal

riscontro di un difetto nel software e va attivata ed eseguita con la massima cura ma nel minor tempo possibile al fine di ripristinare il corretto funzionamento del sistema software;

Le manutenzioni adeguativa e legislativa (normativa), invece, sono azioni pianificabili ed attivate da una specifica richiesta del Committente; per esse è possibile definire un unico iter procedurale.

La s i e te p e ede u a st ategia di a ute zio e su due li elli asata sulle est p a ti e ITIL dell’I ide t Management e del Problem Management. L’I ide t Ma age e t agg uppa la gestio e delle manutenzioni correttive di emergenza per la rimozione di Incident rilevati. Rientrano nella categoria di emergenza tutti gli interventi necessari a ripristinare un blocco del sistema o di sue funzionalità anche in modo parziale. Il Problem Management raggruppa tutti gli interventi di manutenzione per le quali è possibile seguire un approccio consolidato di tipo release-based, ovvero eseguire operazioni di manutenzione di routine in interventi pianificati ad hoc piuttosto che in una serie di piccoli interventi distribuiti in intervalli temporali brevi e ravvicinati. Ciò permette anche di effettuare eventuali sinergie con i cicli di sviluppo di nuove release sw (Manutezione evolutiva i odo da i i izza e gli i patti sull’o ga izzazio e e sulle pia ifi azioni. Il P o le Ma age e t, a diffe e za dell’I ide t Ma age e t, e a le ause ulti e di i ide t ipetuti age do o u ’otti a sia et oatti a a alizza do l’e oluzio e sto i a degli I ide t e sia p oatti a te de do a ide tifi a e i

problemi prima generino incidenti. Con il processo di Problem Management vengono inoltre gestite: la a ute zio e adeguati a i hiesta di etta e te dall’A i ist azio e, o e o uegli i te e ti olti ad assi u a e la

costante aderenza delle procedure e dei programmi alla e oluzio e dell’a ie te te ologi o ed al a ia e to di e uisiti di a ie te e si u ezza i e e ti l’i f ast uttu a he ospita il siste a offe to;

la a ute zio e legislati a o ati a dei p odotti offe ti sul e ato azio ale, s olta dall’Azie da proponente per esigenze di costante aggiornamento derivanti da mutate esigenze legislative/ normative regionali e nazionali.

Il servizio di Manutenzione Evolutiva (MEV) ha l’o ietti o di a alizza e, p ogetta e e s iluppa e uo e fu zio alità e componenti del siste a su esige za esp essa dell’Azie da ispetto alla aseli e ia ia ollaudata, o la fi alità di garantire adeguati livelli prestazionali del sistema informatico attraverso l'installazione di nuove release di prodotto e mantenere nel tempo la corrispo de za o le uo e p assi e odifi he di o kflo i uso p esso l’Azie da connesse a modifiche di modelli gestionali o derivanti da revisioni organizzative che richiedono nuovi livelli di Operatività. Un elemento importante da tenere in conto è la possi ilità he l’A i ist azio e i hieda lo s iluppo di MEV a he in parallelo rispetto alle attività di personalizzazione dei diversi moduli, ad esempio per aggiungere nuove fu zio alità du a te le a ie fasi di s iluppo. P esuppo e do l’effettuazio e di interventi che lasciano invariata l’a hitettu a dei di e si oduli offe ti, le ite azio i p e iste so o tipi a e te delle fasi di Co st u tio pe realizzazione e test interno, e di Transition per collaudo in ambiente di test e deployment in ambiente di esercizio. La scrivente propone una gestione strutturata e centralizzata per la raccolta e pianificazione degli interventi attraverso un Co itato di Coo di a e to e Co t ollo (composto dai referenti della committenza, dal responsabile di prodotto e dal Project Manager) he di e ta il pe o sul uale uota tutta l’o ga izzazio e del se izio di manutenzione di tipo evolutivo e da cui dipende la qualità del risultato ottenuto. La scelta proposta deriva da

alutazio i st ategi he dell’o ga izzazio e di p ogetto che identificano nel Comitato di Coordinamento e Controllo il li ello di ollega e to t a le u ità o ga izzati e p eposte all’e ogazio e dei “e izi e i efe e ti dell’Azie da Appaltante. Le modalità di erogazione del servizio proposte dalla scrivente si fondano su un modello molto semplice ma estremamente efficiente che si può sintetizzare nei seguenti passi:

Ra olta delle esige ze/ i hieste, lassifi azio e delle stesse i ase all’a ito di a ute zio e st ao di a ia di tipo evolutivo e definizione delle priorità;

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App ofo di e to delle spe ifi he, alutazio e degli i patti ed a alisi di fatti ilità dell’i te e to o l’ausilio del Tea di Sviluppo;

P edisposizio e del pia o dell’i te e to e oluti o e/o i ple e tati o o dettaglio delle iso se p ofessionali, delle giornate uomo, dei costi e del cronoprogramma delle attività diviso per fasi;

“otto issio e del pia o d’i te e to pe app o azio e ai efe e ti dell’Azie da Use G oup ; Nel caso di approvazione, formalizzazione degli aspetti contrattuali e su essi a ealizzazio e dell’i te e to. Og i si golo pia o p edisposto sa à o solidato el Pia o degli i te e ti e oluti i he o se ti à di a e e u a

isio e glo ale dell’e tità degli i te e ti da gesti e i u pe iodo di ife i e to i di iduato su base periodica da concordarsi con il Committente. Le peculiarità delle applicazioni in ambito sanitario e la complessità organizzativa dell’A i ist azio e, e do o la pia ifi azio e degli i te e ti di a ute zio e st ao di a ia di tipo e oluti o un momento basilare che merita un approfondimento. Gli impatti da considerare in tale fase sono cosi riassumibili: Impatti sugli utenti, poiché il continuo rilascio di nuove funzionalità potrebbe provocare disorientamento degli utenti e di

conseguenza disaffezio e ell’utilizzo dei siste i. Il ilas io di uo e fu zio alità o pot à p es i de e da u ’oppo tu a o u i azio e agli ute ti o h ad u ’oppo tu a fo azio e;

Impatti sulle applicazioni: si potrebbero innescare meccanismi per i quali non sarebbe possibile eseguire in modo corretto i test di regressione; infatti, in taluni casi potrebbe verificarsi una concomitanza di sviluppi su oggetti tra loro relazionati, rischiando di generare inconsistenze nel codice che non potrebbero essere rilevate dai test di regressione.

Il Pia o degli I te e ti e oluti i o te à l’i di azio e delle ealizzazio i da effettua e o edate da elati a p io ità, te pi, iso se p ofessio ali da allo a e e sti a dell’effo t esp esso i gio ate uo o e essa ie pe la ealizzazione dei singoli interventi. L’atti azio e delle MEV a ie e a seguito di u a o do t a il Fo ito e e l’A i ist azio e o segue te alla

alutazio e di u a spe ifi a esige za. Il se izio p o ede a pia ifi a e l’i te e to edia te le segue ti atti ità: a alizza e i e uisiti fu zio ali dell’i te e to i hiesto; o o da e gli i di ato i di alutazio e da i piega e ed i elati i alo i di soglia dell’i te e to; valutare gli impatti relativi a:

utenti, in modo da definire la necessità di formazione di ulteriore assistenza;

sistema informatico, sia in esercizio che rispetto alle altre evoluzioni note o in corso;

infrastruttura HW e SW di base;

altri enti coinvolti (ad esempio singole Aziende, Enti Regionali o Nazionali, etc.);

individuare una soluzione che presenta il miglior livello di efficienza ed efficacia con la minimizzazione degli impatti per gli utenti e per i sistemi/applicazioni;

stimare il tempo di realizzazione della manutenzione considerando le iterazioni progettuali da praticare con le relative discipline di implementazione, test, integrazione, verifica e deployment;

stimare le risorse necessarie determinando il mix di risorse da utilizzare in termini di profili professionali ed impegno previsto;

valutare i fattori di rischio.

Il risultato delle atti ità ele ate iassu to ella pia ifi azio e dell’i te e to sottoposta a alutazio e e app o azio e dell’A i ist azio e. Le pia ifi azio i app o ate so o egist ate el siste a di t ou le-ticketing utilizzato come Service Request (SR) in modo da rientrare nel previsto ciclo di controllo che prevede: la verifica degli i patti sul siste a, la e ifi a dell’i patto sui o po e ti i o so di s iluppo e la e essità di s hedula e se izi collaterali quali formazione, affiancamento, supporto, comunicazione. Ad app o azio e dell’i te e to il espo sa ile della odifi a si o upa di e ifi a e la o tà della soluzio e implementata integrandola in un ambiente di prova ed effettuando le sessioni di test necessarie nel rispetto degli indicatori di valutazioni richiesti. Al termine delle attività viene emesso un rapporto di intervento contenente i risultati della realizzazione, la

alutazio e degli i di ato i, il te po effetti o di ealizzazio e e l’effetti o i piego di iso se. Valutazio e dell’i te e to da pa te dell’Azie da Appalta te La a ute zio e e oluti a sa à e ifi ata o giu ta e te o l’A i ist azio e i odo da e tifi a e la ispo de za ai e uisiti, alla pia ifi azio e dell’i te e to e agli i di ato i o o dati.

L’esito egati o o po ta l’adozio e di azio i o etti e e la ipetizio e della fase di ealizzazio e dell’i te e to al fine di rimuovere le non conformità rilevate. La Manutenzione preventiva programmata comprende le periodiche attività necessarie ad assicurare il mantenimento dell’effi ie za p estazio ale delle soluzio i appli ati e a f o te del uta e delle a atte isti he di utilizzo e delle condizioni esterne. Sistemi sofisticati quali la soluzione applicative oggetto della presente offerta,

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infatti, richiedono una messa a punto accurata e continuativa, per far fronte al variare di condizioni quali, a titolo puramente esemplificativo:

Variazione del numero di utenti. Una significativa variazione, sia in positivo che in negativo, della quantità di utenti operanti su un determinato a ito appli ati o può e de e e essa ia u ’otti izzazio e delle st ategie di a esso al data ase piuttosto he dell’allo azio e di e o ia ise ata a di e si p o essi.

Di e sa o i e tazio e dell’i pia to ta ella e. L’e ol e si delle e sio i del software applicativo, così come un maggiore o minore carico elaborativo su determinate funzionalità determinato dalla variazione del modus ope a di azie dale, può dete i a e l’oppo tu ità di u a di e sa pa a et izzazio e di al u e ta elle.

Aumento dei volumi del patrimonio informativo. La costante estensione del patrimonio informativo gestito dal data ase azie dale i hiede osta te atte zio e sulle st ategie d’a esso alle ta elle aggio e te o i e tate

ell’a ito di ias u a soluzio e appli ati a. U ’a alisi approfondita può rivelare necessità più o meno pressanti di p o ede e a di e se i di izzazio i all’i te o del data ase o addi ittu a ad u a e isio e di dete i ate procedure di accesso ai dati del codice applicativo.

6.2 Help Desk

I servizi di Help-Desk costituiscono il punto di accesso unificato per la raccolta e la risoluzione di tutte le problematiche, siano esse tecniche, operative, tematico/funzionali o interpretative, per gli eventuali guasti/malfunzionamenti che gli utenti del sistema potrebbero i o t a e ell’utilizzo uotidia o del siste a. L’Help Desk viene monitorato internamente tramite strumenti di Business intelligence ed è quindi possibile estrapolare epo t he e go o già p odotti ell’a ito del p o esso di Qualità Azie dale e he potranno essere messi a

disposizio e della Co itte za pe le e ifi he del aso. È Possi ile l’atti azio e di otifi he a fa o e della o itte za pe l’aggio a e to sugli stati di a a za e to della i hiesta i a o do alla i hiesta dell’a t.

comma 4 del Capitolato). La hia ata di u ute te al se izio di Help Desk ie e i izial e te fatta o e ge e e so l’Help Desk di I Li ello. Questo assolve ai compiti di raccolta delle richieste, prima analisi dei problemi, possibili risoluzioni di primo livello, e quando necessario, instradamento delle richieste verso i canali specialisti di secondo livello. Il servizio di Help-Desk si occupa di:

ricevere e registrare le richieste informative e le segnalazioni di malfunzionamento inerenti le applicazioni ed i siste i i fo ati i dall’Help Desk di p i o li ello;

esaminare la richiesta registrata e ne qualifica le modalità di risoluzione;

richiamare il richiedente per problemi di carattere funzionale spiegando le modalità di utilizzo delle applicazioni;

assicurare, ove possibile, la immediata risposta alle esigenze informative e la risoluzione diretta dei malfunzionamenti più frequenti e ripetitivi;

inoltrare la richiesta al servizio di Manutenzione per difetti riscontrati nelle applicazioni (Incident Management);

inoltrare la richiesta al servizio di Manutenzione per modifiche legate ad esigenze normative o tecnologiche (Problem Management);

o u i a e all’ute te la p e isio e del te po e essa io al o pleta e to dell’i te e to; assicurare la registrazione degli interventi e il monitoraggio delle prestazioni complessive del servizio;

a f o te dell’esito dell’i te e to hiude e la Ri hiesta di i te e to, otifi a dolo al p i o li ello. All’atto dell’i olt o della hia ata all’ope ato e atti ata la seg alazio e di guasto o malfunzionamento. La data e l’o a io ile ato sa à o side ata ape tu a del ti ket. La seg alazio e pot à esse e fatta, o il siste a di t ou le-ticketing, anche tramite messaggio di posta elettronica, PEC o tramite invio di un fax a indirizzi e numeri di telefono che saranno stabiliti in fase di avvio del progetto. La chiamata, in base alle tipologie definite in fase di avvio del contratto viene classificata per fascia di priorità e sarà lavorata in modo da rispettare i livelli garantiti dagli SLA del servizio. Nella tabella seguente sono riportati gli orari e le modalità di erogazione dei servizi di assistenza e manutenzione p e iste ell’a ito della fo itu a.

Servizi Tipo di supporto Orario

Assistenza Help Desk (Contact Center) Remoto Lun. – Ven. dalle 8:30 alle 13:00 e dalle 14:30 alle 18:00

Tabella 1– Modalità di erogazione e orari del servizio

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Rispetto alla richiesta di Capitolato che richiede la copertura di almeno 2 ore al giorno dal lunedì al venerdì, la

presente proposta fornisce 8 ore al giorno di disponibilità per il Contact Center.

Tipologia di intervento Livello di Servizio garantito

Livello migliorativo rispetto

alle richieste di Capitolato

(art. 12)

Presa in carico della richiesta di

ASSISTENZA

Presa in carico 90% delle richieste entro 16 ore lavorative

+20%

Chiusura delle richieste di ASSISTENZA Risoluzione del 90% delle richieste entro 32 ore lavorative dalla presa in carico

+20%

Tabella 2 – Livelli di servizio assistenza

A garanzia della continuità del servizio, è da sottolineare come la consistenza della Società proponente e la relativa struttura organizzativa permettano di:

appoggiarsi alle strutture specialistiche aziendali reperendo risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate a svolgere in modo ottimale le attività;

otte pe a e all’e e tuale i hiesta di sostituzio e te po a ea o defi iti a di u a iso sa già asseg ata ei tempi concordati con il Committente.

La società proponente, infatti, metterà a disposizione del Responsabile di progetto un pool di risorse più ampio di quello di volta in volta esclusivamente impegnato sulla fornitura stessa. Il gruppo sarà composto anche da un significativo numero di professionisti esperti sul contesto architetturale, organizzativo e funzionale, normalmente impegnati su altri interventi di bassa criticità - e ui di sto a ili elo e e te - ma tenuti allineati su quanto avviene sul progetto, in modo da favorirne la rapidità di impiego. 6.2.1 Flusso del processo di assistenza

Di seguito si descrive il flusso del processo di Assistenza Helpdesk. I seguenti paragrafi e sottoparagrafi sono accodati come paragrafi aggiuntivi rispetto alla numerazione specificata come indicato nel Disciplinare di gara (pag. 13) 6.2.1.1 Gestione delle richieste

Le fasi in cui si articola il processo di erogazione del servizio di Assistenza sono le seguenti:

presa in carico della richiesta;

gestione della richiesta;

chiusura della richiesta. La figura seguente riporta una rappresentazione del flusso procedurale delle fasi del processo di erogazione del servizio. 6.2.1.2 Presa in carico della richiesta

L’ute te p e de o tatto o il Contact Center pe seg ala e u p o le a o u ’esige za spe ifi a; il o tatto avviene tramite uno dei canali di comunicazione previsti dal servizio (Email, Trouble Ticketing, PEC, Telefono, Fax). Ad ogni richiesta viene assegnata una priorità in base alla tipologia di problema, alla criticità, al tipo di utente, di attività, ecc. Questo primo livello di Help Desk ha pertanto il compito di ricevere la segnalazione, identificare il chiamante, assegnare il codice problema, risolvere il problema qualora rientri in una casistica già nota, oppure instradare la chiamata verso il livello successivo competente. AL termine di questa fase verrà prodotta in automatico una mail per il richiedente, generata dal sistema di Trouble Ticketing che conterrà:

La struttura richiedente

L’auto e della i hiesta

La des izio e dell’a o alia

Il livello di priorità “e o do ua to i hiesto ell’a t. del Capitolato.

6.2.1.3 Gestione della richiesta

Per problemi che ricadono fuori dalle competenze di risoluzione del front-office o per richieste pianificabili, il front-offi e o u i a all’ute te il ife i e to del ti ket ape to, i se is e el ti ket tutte le i fo azio i a olte, assegna la p io ità alla i hiesta e la i olt a all’a ea di o pete za del secondo Livello.

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La priorità assegnata ad una richiesta non deve intendersi come un elemento statico, ma rimane sostanzialmente un fatto e o ti ua e te o t ollato dall’Help Desk. L’agg a a si di u p o le a già ape to, la pe a e za e essi a di un problema in coda di attesa o il variare delle condizioni del contesto nel quale la richiesta è stata fatta, possono voler richiedere una modifica del valore di priorità assegnato alla i hiesta ed i es a e u pe o so a age iale he fo alizzi l’atte zio e di alt e st uttu e sulla i hiesta i esa e. Il Secondo Livello prende in carico la richiesta

stessa e a alizza il p o le a, p o ede do di etta e te a o tatta e l’ute te ua do necessario. Esso riceve la responsabilità del problema, opera sulla base della definizione del problema, della identificazione dei componenti interessati e della priorità individuata al primo livello nei seguenti modi:

Richiama il richiedente per problemi di carattere funzionale spiegando le modalità di utilizzo delle applicazioni;

Fornisce risposta alle esigenze informative e la risoluzione diretta dei malfunzionamenti più frequenti e ripetitivi;

Inoltra la richiesta al servizio di Manutenzione per difetti riscontrati nelle applicazioni (Incident Management);

Inoltra la richiesta al servizio di Manutenzione per modifiche legate ad esigenze normative o tecnologiche (Problem Management);

Comunica all’ute te la p e isio e del te po e essa io al o pleta e to dell’i te e to. 6.2.1.4 Chiusura della richiesta

La conclusione delle richieste avviene in due modalità:

Chiusura 1° livello: ei asi i ui la soluzio e del p o le a ie e effettuata i li ea o l’ute te da pa te dell’HD di p i o li ello, l’age t di f o t-office effettua direttamente la chiusura del trouble ticket;

Chiusura 2° livello: nei casi di inoltro al 2° livello, la chiusura viene gestita dal possessore del ticket che provvede ad effettua e la hiusu a te i a del ti ket; l’HD di p i o li ello, e ifi a do o l’ute te l’effetti a e asio e della richiesta, provvede alla chiusura effettiva del ticket. Nel caso in cui dovesse risultare che la richiesta è stata evasa i a ie a i soddisfa e te, l’age t dell’HD di p i o li ello iasseg a lo stesso ti ket al 2° livello di pertinenza.

I e t a i i asi ie e ge e ato u Rappo to di La o o RIT o te e te le i fo azio i i hieste ell’a t. 10 del Capitolato. 6.2.2 Organizzazione del servizio di HD di secondo livello e personale utilizzato

Il servizio di Help desk e di assistenza agli utenti sarà svolto dal Team di Help-Desk e Assistenza, che rappresenta l’u ità o ga izzati a deputata alle atti ità di gestio e i hieste Help Desk II li ello, suppo to siste isti o/DBA , i termini di assistenza funzionale e supporto tecnico sulla piattaforma oggetto di fornitura. Gli operatori del servizio avranno ampie, specifiche e consolidate conoscenze sulle componenti oggetto di fornitura, in particolare saranno skillati nella gestione della piattaforma proposta; sarà inoltre cura degli specialisti Dedalus formare opportunamente e preventivamente questo Team sulle nuove funzionalità implementate (personalizzazioni) in modo tale da poter essere un reale punto di riferimento per gli utenti. Il Team sarà composto da personale il cui profilo è identificabile con Help Desk Operator di II livello. Nell’a ito del odello o ga izzati o adottato, u a della iso se espe te di II li ello s olge à a he il o pito di Team Leader referente del servizio e avrà la responsabilità della conduzione del Servizio. Il Team Leader:

Coordina le atti ità del g uppo e ipo ta di etta e te al Respo sa ile dell’Attuazio e; Ha un elevato profilo professionale e notevole esperienza per il servizio che gestisce;

Supervisiona e coordina i processi e gli inte e ti di i hiesti ell’a ito del se izio; Si elazio a osta te e te o il Di etto e dell’Ese uzio e e o la “t uttu a di Go e o e Coo di a e to del

p ogetto pe e ifi a e l’a da e to del se izio, aff o ta e e isol e e p o le ati he spe ifi he; Organizza e pia ifi a la tu azio e delle iso se di se izio pe l’Help Desk e l’assiste za agli ute ti sul e e e

edio pe iodo i ase alle p e isio i di t affi o i ou d e dei a i hi di la o o; Monitora costantemente ed in tempo reale i livelli di se izio pe l’Help desk e l’assiste za agli ute ti ed atti a le

eventuali opportune azioni di rimodulazione e ridistribuzione della forza specialistica sulle due linee operative o e, ad ese pio, el aso di pi hi i p o isi di hia ate e/o pi hi di lavoro pianificati ricorrendo a risorse ualifi ate se o do le p o edu e di es alatio i te a all’Azie da p opo e te;

Supervisiona e coordina i processi di escalation verso i team di manutenzione per la risoluzione dei malfunzionamenti applicativi;

Supervisiona l’atti ità e gli i te e ti di fo azio e ed aggio a e to i o asio e di i te e ti s olti ell’a ito del servizio;

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Verifica osta te e te e el o so del te po, la ispo de za dei e uisiti fu zio ali dello st u e to di t ou le-ti keti g alle esigenze e caratteristiche del servizio di Assistenza in remoto e in locale, ed attiva e monitorizza le azioni conseguenti;

Analizza costantemente i dati di reporting dello strumento di trouble-ticketing, esaminando in particolare le percentuali di risoluzione dei ticket per tipologia e per risorsa, al fine di individuare eventuali criticità su specifiche competenze delle risorse dedicate al servizio e predisporre quindi gli opportuni interventi atti a colmarne il gap;

Analizza costantemente i dati di reporting del sistema di trouble-ticketing per individuare le casistiche di problematiche più frequentemente poste dagli utenti, al fine sia di aggiornare costantemente le F.A.Q., sia di fo i e all’A i ist azio e i di azio i utili al iglio a e to della ualità del sistema contabile e della fruibilità dell’i te fa ia appli ati a;

Attiva auto izza e gestis e il p o esso di es alatio e so l’A i ist azio e pe la isoluzio e delle p o le ati he he e i hiedo o l’i te e to;

Attraverso l’assiste za o ti ua alle risorse ne verifica costantemente il livello di competenza;

Fornisce consulenza per la soluzione delle richieste più complesse. Tutti gli ope ato i so o dotati di appa e hiatu e dedi ate e all’a a gua dia pe so al o pute , sta pa ti condivise, connessioni alla rete, etc.) che vengono periodicamente aggiornate dal punto di vista tecnologico, in modo da consentire loro di effettuare il servizio in maniera puntuale e professionale. Evidenziamo infine che per tutte le figure professionali impegnate la società proponente effettuerà un periodico piano formativo con costanti aggiornamenti su nuove problematiche, funzionalità e/o normative di interesse del servizio ed erogherà, quando possibile e senza alterazione del servizio offerto, training on the job ad un pool di risorse presenti nei centri di produzione, così da formare ulteriori risorse competenti sui temi specifici della Committente, risorse che possano essere pienamente operative in caso di necessità. Questa scelta organizzativa consente ampia flessibilità nella gestione dei picchi di lavoro in particolare per la gestione di quelli non pianificati e a quelli dovuti a particolari situazioni. Si pensa così di ampliare le conoscenze sulla problematica dei Team specialistici. 6.2.3 Personalizzazioni del Sistema

I a o do all’a t. del Capitolato di ga a, lo s i e te RTI si i peg a a ette e a disposizio e, pe ias u si golo registro installato e per la Banca dati regionale, 270 giornate uomo complessive (per il periodo di 36 mesi e per tutti i 9 registri), oltre a 45 giornate complessive in caso di eventuale proroga annuale. Tali attività sono da destinarsi ad attività di codifica ed integrazione dei flussi aggiuntivi non standard e dell’e e tuale pe so alizzazio e e essa ia pe la gestio e di tali flussi. L’e ogazio e dei suddetti se izi e à o o data o i espo sa ili dei “i goli egist i, ai uali e à esposto u p e e ti o i gio ate a seguito all’atti ità di a alisi della i hiesta he e à s olta a seguito di i hiesta fo ale da parte del responsabile.

L’utilizzo delle gio ate egola e tato se o do le p es izio i dell’a t. del Capitolato.

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