Dematerializzare Per Innovare

© 2007 Gruppo Lombardia Informatica S.p.A.. Tutti i diritti riservati

Regione Lombardia

Assunta Gigliotti

Lombardia Informatica

Marco Ceccolini

Ilario Cosma

Dematerializzare per innovareL’esperienza di Regione Lombardia

Il Progetto EDMAIl Progetto EDMA

Dematerializzare per innovare: L’esperienza di Regione Lombardia – Il Progetto EDMA

© 2007 Gruppo Lombardia Informatica S.p.A.. Tutti i diritti riservati2

Milano 29 Maggio 2008

L’Agenda

> Il gruppo Lombardia Informatica S.p.A.> Il Target> Il contesto di riferimento

- La macchina Regione Lombardia- I volumi cartacei- Il life-cycle del documento

> Il Progetto EDMA- Il Masterplan- Le linee di produzione- I numeri del sistema ad oggi…

> Il percorso di implementazione- Gli ingredienti- Gli strumenti- Il Framework dei processi

> Le Lettere al Presidente- L’analisi As-Is- Il Modello To-Be- I Vantaggi

> I Riferimenti




Il Gruppo Lombardia Informatica S.p.A.

Ruolo

> Garante dell’efficacia e dell’efficienza dell’intero Sistema Informativo Regionale

> Garante della qualità delle soluzioni tecnologiche adottate dal Sistema Regione

Obiettivi > Supportare Regione Lombardia nello svolgimento

delle attività finalizzate ad indirizzare, controllare e garantire nel tempo l’efficacia e l’efficienza operativa del Sistema Informativo Regionale, nel contesto più ampio della governance regionale.




Il Target

Gli Obiettivi Strategici

Sostituzione dei flussi documentali cartacei con il loro equivalente digitale, in armonia con la normativa vigente ed in una logica di ottimizzazione dei costi e di incremento di

efficienza

L'implementazione del Sistema Documentale Regionale non si risolve pertanto nell'attuazione di un singolo progetto ma rappresenta piuttosto un "sistema" di

interventi distribuiti in un arco di tempo pluriennale

Efficienza Trasparenza




Il Contesto – La “macchina” Regione Lombardia

Regione Lombardiasi articola in :

Presidenza (articolata in 4 Direzioni Centrali)Si colloca come elemento di indirizzo e allo stesso

tempo di sostegno per le altre Direzioni

16 Direzioni GeneraliResponsabili della gestione operativa delle politiche. In particolare realizzano le azioni, erogano i servizi

secondo le linee politiche espresse dalla Giunta Regionale e in modo particolare dell’assessore a

cui fanno capo




Il Contesto - I volumi cartacei

1,5 milioni di Documenti amministrativi1,5 milioni di Documenti amministrativi

800.000 Documenti protocollati800.000 Documenti protocollati

70.000 Documenti generati internamente70.000 Documenti generati internamente

60.000 Fax60.000 Fax

CittadiniCittadini

EntiEnti

ImpreseImprese




Il life-cycle dei documenti in Regione Lombardia

Casella diPosta

Certificata

protocollazione automatica o

semiautomatica smistamento,

firma

workflow management

system I processi

amministrativi possono

generare nuovi doc.

custodisce, archivia,

mantiene on line

Doc.cartaceo

Dematerializ

zazione

@

Procedimenti parzialmente cartacei (in ingresso e/o in uscita)

Procedimenti interamente elettronici

Gestione procedimenti

Protocollo Informatico

Generazione nuovi

documenti

Gestione documentale

Doc. Elettronico

Doc. Carta

ceo




Il Master Plan del Progetto EDMA

Protocollo Informatico Gestione Documentale Firma Digitale/Firma Elettronica WF Management

Atti Formali Ott. 2007 – Nov. 2008

Digitalizzazione e Conservazione Sostitutiva Feb. 2008 – On Going

Servizi Documentali Gen. 2007 – Gen. 2008




Le linee di produzione (1)

Le Linee di Produzione> LP1 – Procedimenti di Erogazione;> LP2 – Procedimenti Autorizzativi;> LP3 – Patrocini;> LP4 – Attività Programmatoria;

ObiettivoDefinizione di “Best Practice” (in termini di conoscenza, logiche di implementazione,

componenti software, ecc.) esportabili e applicabili nei diversi contesti regionali

Caratteristiche Semplificazione Standardizzazione Adattabilità (logica della parametrizzazione)




Le linee di produzione (2)

Ricognizione dell’ambito di

riferimento

1.1 Identificazione DDGG coinvolte e referente LP

1.2 Raccolta Conoscenza Disponibile

Identificazione casi pilota

Analisi di processo

Definizione Best Practice

3.1 Rappresentazione dei processi

3.2 Focalizzazione sulle specificità e differenze tra i processi analizzati

2.1 Valutazione su parametri definiti

2.2 Identificazione

4.2 Definizione del Processo Standard

4.3 Individuazione e codifica varianti possibili al Processo Standard

4.1 Individuazione dei possibili ambiti di semplificazione

1.

2.

3.

4.




I numeri del sistema ad oggi…

28Numero di caselle PEC

~ 4000Numero di Processi Implementati

~ 500Numero di Smart-card distribuite

~ 980.000Numero di file archiviati a sistema

11000Numero di Delibere

78000Numero di Decreti

13000Numero di Atti Amministrativi

~ 1.000.000Registrazioni di protocollo

2700Numero di comunicazioni elettroniche

~ 40.000Numero di servizi invocati giornalmente

~14.000Numero di connessioni giornaliere

3100Numero di utenti profilati a sistema

Al 29 Maggio 2008




Gli ingredienti

> L’Analisi per ProcessiRappresentazione grafica utilizzata per agevolare la comprensione del funzionamento della

realtà descritta

Un buon disegno vale più di un lungo discorsoUn buon disegno vale più di un lungo discorso

> Il Sistema documentale RegionaleL'insieme delle regole organizzative e delle infrastrutture tecnologiche adottate dalla Regione

Lombardia per il trattamento e l'archiviazione in formato elettronico (digitale) dei documenti di interesse regionale




Lo strumento di BPR – Mega

Repository unico su cui è possibile :

> Modellare - processi- strutture organizzative - sistemi informativi - loro interrelazioni

> Analizzare> Reingegnerizzare> Condividere e Diffondere la

conoscenza




Il Sistema documentale Regionale - EDMA

EDMA è dotato della propria interfaccia grafica, consente di:

> Creare documenti> Creare e classificare fascicoli> Versionare documenti e fascicoli> Assegnare e smistare documenti/fascicoli> Profilare la visibilità di

documenti/fascicoli> Interrogare la cronologia degli eventi su

documenti/fascicoli> Effettuare ricerche e consultazioni di

documenti/fascicoli> Definire, attraverso la gestione dei campi

liberi, tipologie di procedimenti > Definire, attraverso il motore di workflow,

l’iter di ciascuna tipologia di procedimenti




Il percorso di implementazione

Analisi DocumentaleA partire dall’analisi dell’As-Is, si sviluppa l’attività di Analisi Documentale il cui risultato è individuare e descrivere gli

oggetti documentali che intervengono nella gestione del procedimento sottoposto ad automazione

La mappatura del To-BeObiettivo della mappatura è quello di definire :

Il nuovo flusso operativo

Quali servizi del Sistema in via di automazione saranno erogabili con i servizi base di EDMA e quali invece dovranno essere oggetto di specifica implementazione;

La parametrizzazione dello strumentoRealizzazione sullo strumento delle attività di :

Configurazione

Parametrizzazione

L’analisi dell’As-IsE’ la prima attività prevista dalla metodologia, ed ha come obiettivo la descrizione dell’AS IS del funzionamento

attuale e degli attori coinvolti nel processo di riferimento




Il Framework dei processi di Regione Lombardia

Processi di Supporto

Strategia, Programmazione e controllo

Processi CORE

Le g is la z io ne e re g o lam enta z io ne

Gove rno de i pro ce s s i d i e ro g a z io ne e s o s te g no

Vig ila nza e c o ntro llo Info rma z io ne e comunica z io ne

Ge s tione de i Tributi

Ge s tione de lle Entra te Ge s tione delle S pe s e

Contro llo di g e s tione

Programmazione ne goz ia ta

Contro llo s tra te g ic o

Ges tione de lle S e di Re g iona li

Ge s tione de lle Riso rse uman e

Programmazione Re g iona le de i Fon di c o munita ri

Rapporti c on s o c ie tà e d e nti re g iona li

Gove rno de l Pa trimon io re g iona le

Monito ragg io de g li inv e s time nti pubblic i

Ge s tione de i fluss i doc ume nta li

S ta tis tic a

Organizza zione

Audit de i s is te mi di ge s tione e di c ontro llo

Fo ndi S truttura li

Comunic a zione inte rna

Monito ragg io Fon di : Comunita ri c ontro lli di

primo liv e llo

: , Bilanc io pre v is ione g e s tione e c hius ura

Ana lis i e re porting s ul bilanc io re g iona le

Sup porto lega le e g iuridico

Coordiname nto a ttiv ità re g iona li

Promoz ion e immag ine e organizzazione c omunic a zione

e s te rna

Programmazione :amminis tra tiv a

attu a zione d el piano s tra te g ic o

Programmazione : s tra te g ic a obie ttiv i di le g is la tura e indirizz i

Programmazione e c ontro llo dire zio nale

Gove rno de l S is te ma Info rmativ o Re g iona le

Ac quis ti e c ontra tti




Le lettere al Presidente di Regione Lombardia

Per ogni comunicazione viene aperta una PRATICA intesa come l’ennesimo fascicolo aperto a fronte di una Comunicazione al Presidente

Ad oggi riceve mediamente 200 comunicazioni mensili attraverso vari canali quali: 2. Lettere o Fax indirizzate alla Struttura organizzativa;3. Mail indirizzate alla casella di posta elettronica istituzionale;4. Comunicazione telefonica;5. Sportelli di Spazio Regione;

La Struttura “Comunicazioni con i cittadini” ha il compito di curare le comunicazioni dirette fra il Presidente di Regione Lombardia e i cittadini

Tutte le comunicazioni ricevute devono avere una risposta a firma del Presidente della Regione Lombardia




La mappatura organizzativa Comun ic a z ione c on i c itta din i

Gestione delle lettere inviate al Presidente della Regione - Diagramma di processo con organizzazione 01/01Gestione delle lettere inviate al Presidente della Regione - Diagramma di processo con organizzazione 01/01

Appro va z io ne d e lla ris po s ta

Ela bo ra z ione d e l c o n tribu to da pa rte de lla Gen e ric a DG

Bozza della R ispos ta del Pre s ide nte

Corre z ioni alla Rispos ta de l Pre s idente

Rispos ta de l Pre s ide nte approvata e firm ata

Re da z io ne ris po s ta da pa rte de lla DG e in v io a l c itta dino

Contributo de lla DG

Ac qu is izio ne de lle ric hie s te de i c ittad in i

- Citta d ino Ric h ie s ta

- Cittadino

Le tte ra al Pre side nte

Com unicaz ione al Pre s idente

- Citta d ino Rispo s ta

- Cittadino

Rispos ta de l Pre s ide nte

Is tru tto ria e d e lab o ra z io ne de lla ric h ie s ta

Inv io d e lle ris po ste a i c itta d in i

Generica Direzione Regionale

Giro di Approvazione

Pratica pe r de leg a

Richie s ta del c ittadino

Pratica pe r contributo




L’analisi As-Is: l’istruttoria Res pons abile Comunic azion e c on i c ittadini

Comunic azione c on i c ittadini

Ric hie s te de l c ittadino

Ric hie s te de l c ittad ino

- Acquisizione delle richieste dei cittadini

Dati s toric i de lle richie s te

Approvaz ione de lla ris po s ta a l c ittadino

- Approvazione della risposta

Boz za de lla R ispos ta de l Pre side nte

? La ris po s ta deve

e s s e re formula ta c on la c o llabora zio ne de lla DG

Corre z ioni alla Rispos ta de l Pre sid ente

, Apre la Pra tic a re dige e v i a lle ga il pro s pe tto

di a s s e gnazione

AS - IS

? App rova la No ta

pe r la DG di rife rime nto

NO

Valuta la s ingo la Pra tica de l , c itta dino indiv idua la mo dalità di

e labora zione

Dati di protocollo e d anag rafic i e di c las sificaz ione

NO

SI

? Approva la bozza

de lla ris po s ta a l c ittadino

Flusso Cartaceo

SI

SI

NO

Re dige bozza de lla ris po s ta a l c ittadin o e d agg iorna il DB

ACCESS

Ce ns is ce i da ti di pro toc o llo ed anagra fic i de lla Pra tic a

s u DB ACCESS

Valuta la No ta pe r la DG di rife rime nto

Pre para la No ta pe r la DG di rife rimento

Ric e ve c ontributo da lla Ge ne ric a DG

- Elaborazione del contributo da parte della Generica DG

Con tributo de lla DG?

La ris po s ta de ve e s s e re prodo tta c omple tame nte da lla DG

Approva la ris po s ta a l - c ittadino S tr

Richie s ta de l c ittadino

Ino ltra la No ta pe r la DG di rife rime nto e d agg io rna il

DB ACCESS

Pratica pe r de le g a

Ela borazione de l c ontributo da parte de lla DG


NO

Pratica per contributo

Reda zione c omple ta de lla ris po s ta a l c itta dino da pa rte de lla DG

- Redazione risposta da parte della DG e invio al cittadino

SIPratica pe r de le g a




L’analisi As-Is : l’iter approvativo

Comun ic a z io ne c o n i c i tta d in i

S trume n ti e d e v e n ti d i c omun ic a z io ne

,Re la z io n i e s te rne in te rna z ion ali e c omun ic a z io ne

P re s id e nza Pre s id e n te de lla R e g io ne Bo z z a de lla ris po s ta

a l c ittad ino

- Istruttoria ed elaborazione della richiesta

Bozza de lla R ispos ta de l

Pre s ide nte

Corre z ioni alla R ispos ta del Pre s ide nte

Inv io de lla ris po s ta a l c itta d ino

- Invio delle risposte ai cittadini

Risposta de l Pre side nte approvata

e firm ata

R ic e v e la b oz z a de lla ris po s ta e d

- a pprov a UO

NO

? Appro v a la ris po s ta

SI

NO

? Approv a la ris pos ta

NO

? Appro v a la ris po s ta

NO SI? Appro v a la ris po s ta

SI

AS - IS

!Bozza Cartacea

Flusso Cartaceo

Appro v a e firma la ris po s ta la

ris po s ta

Vis ta la bo z za de lla ri spo s ta e la

a ppro v a

Vis ta la bo z z a de lla ris po s ta e d

- appro v a DC

SI

Red ig e la ris po sta u ffic ia le d e l Pre s id e n te




Il Modello To-Be: l’istruttoria

Comunic az ione c on i citta dini Le tte re a l Pre s ide nte

- Acquisizione delle richieste dei cittadini

Re s pons abile Comunic azione c on i c ittadini



Approvazione

- Approvazione della risposta

? Approva la No ta pe r

la DG di rife rime nto

? La ris po s ta de ve

e s s e re fo rnita c on la c o llaborazione de lla DG

NO

NO

? App rova la bozza

de lla rispo sta a l cittadin o


Corre z ioni alla Rispos ta de l Pre s ide nte

SI

Boz za de lla rispos ta

SI

Re dige s u EDMA la No ta pe r la DG di rife rime nto

Verifica s u EDMA la No ta pe r la DG di rife rime nto

NO

Ve rific a e appro va s u EDMA la bozza di ris po s ta

Re dige s u EDMA la bozza de lla ris po s ta

Richies ta del c ittadin o

De le ga a lla DG

- Redazione risposta da parte della DG e invio al cittadino

Pratica pe r de le g a

Contributo a lla DG


SI

Pratica pe r contributo

Apre un ogge tto Pra tic a s u EDMA




Il Modello To-Be: l’iter approvativo S trume nti e d e v e n ti d i

c o mun ic a z io n e ,R e la z io n i e s te rn e

in te rna z io na li e c o mun ic a z io n e

P re s ide nz a P re s id e n te d e lla R e g ion eIs tru tto ria

- Istruttoria ed elaborazione della richiesta

In v io a l c itta d in o

- Invio delle risposte ai cittadini

R ic e v e la bo z z a d e lla ris p o s ta s u EDMA e d

- a ppro v a UO

Vis ta la bo z z a de lla ris po s ta s u EDMA e d

- a ppro v a DCSI? Appro v a la

ris p o s ta

SI? App rov a la

ris p o s ta

? Appro v a la ris p o s ta

? Appro v a la ris p o s ta

SI Rispos ta d el Pre s ide nte a pprovata e firm ata

NO

NO

NO

NO

Corre z ioni alla Rispos ta de l Pre s ide nte

SI

R ic e ve la bo z z a de lla ris po s ta s u

ED MA e d a ppro v a

=Oggetto EDMA

Vis ta la bo z z a d e lla ris p o s ta s u EDMA e

la a pp ro v a

Boz za de lla R ispos ta de l Pre s ide nte




I vantaggi

> Versione unica, condivisa ed informatizzata della PRATICA e dei suoi allegati;

> Tracciatura completa di tutte le attività svolte sulla PRATICA dagli attori coinvolti nel processo;

> Re-engineering efficiente della fase di invio della Risposta al Cittadino;

> Dematerializzazione del flusso cartaceo;

> Eliminazione delle latenze dovute al trasferimento cartaceo delle PRATICA;

> Integrazione con CRM e possibilità di un suo utilizzo per l’analisi dei contatti;




I Riferimenti

Ilario Cosma

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Marco Ceccolini

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Assunta Gigliotti

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