DELLE SOCIETA’ FIDUCIARIE DI CUI ALL’ART. 199 DEL … · DELLA FINANZA 1.- Introduzione 1.1.-...

LINEE GUIDA PER LA REDAZIONE DELL’ISTANZA DI AUTORI ZZAZIONE DELLE SOCIETA’ FIDUCIARIE DI CUI ALL’ART. 199 DEL T ESTO UNICO DELLA FINANZA

1.- Introduzione

1.1.- La sezione separata e la Circolare 288

Le presenti Linee Guida sono redatte per fornire uno strumento di ausilio per le società fiduciarie di cui all’art. 199 del d.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 (il “Testo Unico della Finanza”, d’ora innanzi il “TUF”), così come emendato dal d.lgs. 13 agosto 2010, n. 141.

Come noto, infatti, ai sensi della norma appena richiamata le società fiduciarie che presentano i requisiti che verranno meglio illustrati nel prosieguo sono tenute all’iscrizione in una sezione separata dell’Albo degli Intermediari Finanziari (d’ora innanzi l’ “Albo”) di cui all’art. 106 del d.lgs. 1° settembre 1993, n. 385 (il “Testo Unico Bancario”, d’ora innanzi il “TUB”).

L’iscrizione nella sezione separata determina la sottoposizione dei sopraccitati soggetti alla vigilanza di Banca d’Italia, così da assicurare il rispetto delle disposizioni di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo.

Viene invece mantenuta l’attuale fisionomia ed operatività delle società fiduciarie per quanto riguarda sia la delimitazione delle attività esercitabili, sia la l’autorizzazione e la vigilanza da parte del Ministero per lo Sviluppo economico: le novità in parola infatti non hanno inciso né sulla l. 23 novembre 1939, n. 1966 “Disciplina delle società fiduciarie e di revisione” e nemmeno sul d.m. del Ministro dell’Industria e del Commercio 16 gennaio 1995, recante gli “Elementi informativi del procedimento di autorizzazione all’esercizio dell’attività fiduciaria e di revisione e disposizioni di vigilanza”.

Banca d’Italia ha emanato la disciplina di secondo livello con la Circolare 3 aprile 2015, n. 288 recante le “Disposizioni di vigilanza per gli intermediari finanziari” (di seguito la “Circolare 288”). L’articolato disciplina, inter alia, la procedura di autorizzazione e le regole sugli assetti proprietari, disegnate sul modello previsto per le generalità degli intermediari finanziari di cui all’art. 106 del TUB, fatte salve alcune specificità che tengono conto sia delle caratteristiche delle società fiduciarie, sia della peculiare finalità che l’art. 199 del TUF attribuisce alla vigilanza di Banca d’Italia su tali intermediari, ossia assicurare il rispetto della normativa in materia di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo di cui al d.lgs. 21 novembre 2007, n. 231 (di seguito il “Decreto AML”) e disposizioni di attuazione.

1.2.- Il principio di proporzionalità nelle Linee Guida

Le presenti Linee Guida sono state elaborate tenendo conto del principio di proporzionalità sancito nella Circolare 288 e dal Provvedimento di Banca d’Italia del 10 marzo 2011,

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“ recante disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l’utilizzo degli intermediari finanziari e degli altri soggetti che svolgono attività finanziaria ai fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, ai sensi dell’art. 7, comma 2 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231” (di seguito il “Provvedimento Organizzazione AML”).

In particolare, si sono ipotizzati tre differenti tipi di organizzazione, sulla base di criteri di natura quantitativa-dimensionale.

Sono infatti stati presi in considerazione i soggetti di piccola, media o grande dimensione. Si è cercato il più possibile di ridurre la complessità operativa per i soggetti, soprattutto di piccole e medie dimensioni, tenendo comunque conto il fatto che il Provvedimento Organizzazione AML pone dei requisiti minimali che non rendono ulteriormente “comprimibile” la struttura organizzativa.

2.- Finalità della vigilanza di Banca d’Italia

L’autorizzazione della Banca d’Italia è finalizzata a verificare:

- la sussistenza delle condizioni previste dall’art. 199 del TUF;

- l’esistenza di requisiti di governo societario e organizzativi idonei ad assicurare il rispetto della normativa in materia di prevenzione dell’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo.

Tutti gli adempimenti richiesti in fase autorizzativa dalla Circolare 288 alle società fiduciarie di cui all’art. 199 TUF sono da intendersi focalizzati sul contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo e al rispetto delle prescrizioni di cui al Decreto AML.

La stessa estensione della vigilanza di Banca d’Italia (che comporterà la possibilità per quest’ultima di effettuare ispezioni e comminare sanzioni) sulle società fiduciarie ex art. 199 TUF andrà considerata esclusivamente in un’ottica antiriciclaggio.

Per gli aspetti non attinenti alle finalità sopra indicate, la vigilanza rimarrà in capo al Ministero dello Sviluppo economico.

3.- Requisiti:

3.1.- L’iscrizione

L’art. 199 del TUF stabilisce che debbano procedere all’iscrizione in una sezione separata dell’Albo le società fiduciarie di cui alla l. n. 1966/1939 che, alternativamente:

1) siano costituite in forma di società di capitali e siano controllate direttamente o indirettamente da una banca o da un intermediario finanziario.

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L’obbligo di iscrizione nella sezione separata dell’Albo sussiste nel caso in cui la società fiduciaria sia controllata – direttamente o indirettamente – da banche tanto residenti in Italia quanto estere (comunitarie ed extracomunitarie), purché autorizzate nei rispettivi Stati di origine.

L’obbligo di iscrizione nella sezione separata dell’Albo sussiste altresì nel caso in cui la società fiduciaria sia controllata – direttamente o indirettamente – da:

- intermediari finanziari italiani di cui all’art. 106 del TUB;

- intermediari finanziari comunitari ammessi al mutuo riconoscimento;

- intermediari finanziari comunitari non ammessi al mutuo riconoscimento al ricorrere delle seguenti condizioni:

o autorizzazione di Banca d’Italia;

o iscrizione all’Albo;

o costituzione di una stabile organizzazione;

o possesso dei requisiti di cui all’art. 107, comma 1, lett. d) (venga presentato un programma concernente l’attività iniziale e la struttura organizzativa, unitamente all’atto costitutivo e allo statuto) ed f) (non sussistano, tra gli intermediari finanziari o i soggetti del gruppo di appartenenza e altri soggetti, stretti legami che ostacolino l’effettivo esercizio delle funzioni di vigilanza);

o svolgimento effettivo dell’attività finanziaria nel Paese di provenienza;

o esercizio in Italia delle attività indicate al comma 2 in via esclusiva;

o assegnazione alla stabile organizzazione di un fondo di dotazione di importo almeno pari al capitale sociale richiesto agli intermediari aventi sede legale in Italia;

o sussistenza, in capo ai soggetti che svolgono funzioni di direzione della stabile organizzazione, dei requisiti di onorabilità, professionalità ed indipendenza previsti per gli esponenti degli intermediari finanziari;

o sussistenza, in capo ai titolari di partecipazione rilevante, dei requisiti di onorabilità previsti per i titolari di partecipazioni rilevanti in intermediari finanziari;

- intermediari finanziari extracomunitari nel caso in cui abbiano costituito una società in Italia autorizzata da Banca d’Italia ai sensi dell’art. 107 ed iscritta all’Albo.

Per l’esplicazione del concetto di controllo si rinvia al riquadro di approfondimento nel par. 3.3.2.

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2) abbiano adottato la forma della società per azioni e presentino un capitale sociale versato di ammontare non inferiore al doppio di quello previsto per le società per azioni (di cui all’art. 2327 del codice civile).

Si ricorda che il cd. Decreto Competitività – il d.l. 24 giugno 2014, n. 91, convertito, con modificazioni, dalla l. 11 agosto 2014, n. 116 – ha modificato l’art. 2327 c.c. abbattendo la misura minima del capitale sociale per le società per azioni da 120.000 euro a 50.000 euro. La soglia del doppio del minimo del capitale sociale richiamato dall’art. 199 TUF non è più quindi 240.000 euro, bensì 100.000 euro.

Banca d’Italia può disporre controlli sulla funzionalità complessiva della struttura aziendale, sull’esistenza e sull’ammontare del patrimonio della fiduciaria così da verificare che siano sufficienti a garantire l’esistenza ed il corretto funzionamento dei presidi organizzativi antiriciclaggio ed antiterrorismo.

3.2.- Decadenza e revoca dell’autorizzazione

La fiduciaria decade dall’autorizzazione rilasciata se: - vi rinuncia espressamente nei 12 mesi successivi dal rilascio della stessa; - non ha operato nei 12 mesi dal rilascio dell’autorizzazione.

In presenza di giustificati motivi, su richiesta della società fiduciaria può essere concesso un limitato periodo di proroga, di norma non superiore a 6 mesi.

La decadenza e la revoca dell’autorizzazione da parte di Banca d’Italia non comportano un obbligo di modifica dell’oggetto sociale, bensì quello di far venir meno delle condizioni che comportano l’obbligo di iscrizione nella sezione separata di cui all’art. 106 del TUB (trasformazione in srl oppure uscita dal controllo di una banca o di un intermediario finanziario).

3.3.- Onorabilità dei partecipanti al capitale

3.3.1.- La normativa applicabile

La Circolare 288 richiede, per i titolari di partecipazioni qualificate, il possesso dei requisiti di onorabilità previsti per i titolari di partecipazioni nelle banche, nonché di quelli di cui all’art. 19 del TUB (1).

1) Ai sensi dell’art. 19, comma 5, del TUB: “La Banca d’Italia rilascia l’autorizzazione quando ricorrono condizioni atte a garantire una gestione sana e prudente della banca, valutando la qualità del potenziale acquirente e la solidità finanziaria del progetto di acquisizione in base ai seguenti criteri: la reputazione del potenziale acquirente ai sensi dell’articolo 25; l’idoneità, ai sensi dell’articolo 26, di coloro che, in esito all’acquisizione, svolgeranno funzioni di amministrazione, direzione e controllo nella banca; la solidità finanziaria del potenziale acquirente; la capacità della banca di rispettare a seguito dell’acquisizione le disposizioni che ne regolano l’attività; l’idoneità della struttura del gruppo del potenziale acquirente a consentire l’esercizio efficace della vigilanza. L’autorizzazione non può essere rilasciata in caso di fondato sospetto che l’acquisizione sia connessa ad operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. L’autorizzazione può essere sospesa o revocata se vengono meno o si modificano i presupposti e le condizioni per il suo rilascio”.

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Ad oggi, tali requisiti sono descritti dal d.m. del Ministro del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica del 18 marzo 1998, n. 144.

Si segnala che il d.lgs. 12 maggio 2015, n. 72, recependo in Italia la Direttiva 2013/36/UE (la Credit Requirements Directive IV, d’ora innanzi “CRD IV ”), ha modificato una serie di disposizioni del TUB (tra cui l’art. 25) con riferimento ai titolari di partecipazioni qualificate delle banche (e, quindi, anche delle società fiduciarie) nonché, come si vedrà infra, nei confronti degli esponenti aziendali.

In particolare, ai sensi della nuova disciplina i titolari delle partecipazioni qualificate dovranno possedere i requisiti di onorabilità e soddisfare criteri di competenza e correttezza in modo da garantire la sana e prudente gestione.

Tali requisiti verranno, nello specifico, individuati da un successivo decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze che sostituirà l’attuale. In particolare, il nuovo decreto, oltre a ridefinire requisiti di onorabilità, graduerà quelli di competenza in relazione all’influenza sulla gestione della società fiduciaria che il titolare della partecipazione potrà esercitare e quelli di correttezza con riguardo, tra l’altro, alle relazioni d’affari del titolare della partecipazione, alle condotte tenute nei confronti delle autorità di vigilanza e alle sanzioni o misure correttive a questi irrogate, a provvedimenti restrittivi inerenti ad attività professionali svolte, nonché ad ogni altro elemento suscettibile di incidere sulla correttezza del titolare della partecipazione.

Fino a quando, comunque, non sarà entrata in vigore la disciplina attuativa, ossia il provvedimento che sostituirà il d.m. n. 144/1998, continuerà ad applicarsi il precedente regime. Per questo motivo, nel prosieguo si darà conto dei requisiti richiesti dall’ancora vigente d.m. del Ministro del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica del 18 marzo 1998, n. 144.

Peraltro si ritiene altamente improbabile che il decreto ministeriale possa essere emanato in pendenza del periodo transitorio concernente la presentazione delle istanze per l’iscrizione al nuovo albo, in quanto ciò modificherebbe in corsa i requisiti di ammissione.

3.3.2.- La partecipazione qualificata

È qualificata quella partecipazione che comporta il controllo o la possibilità di esercitare un’influenza notevole sulla società fiduciaria o che comunque attribuisce una quota di diritti di voto o del capitale almeno pari al 10%.

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Il controllo sussiste:

(i) se si dispone (anche congiuntamente con soggetti interposti) della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria,

(ii) in presenza di voti sufficienti per l’esercizio di un’influenza dominante o

(iii) in virtù di particolari vincoli contrattuali.

Vi è controllo anche attraverso la stipula contratti o di clausole statutarie che abbiano per oggetto o per effetto il potere di esercitare l’attività di direzione e coordinamento.

Il controllo si considera esistente nella forma dell’influenza dominante, salvo prova contraria, allorché ricorra una delle seguenti situazioni:

1) esistenza di un soggetto che, sulla base di accordi, ha il diritto di nominare o revocare la maggioranza degli amministratori o del consiglio di sorveglianza ovvero disporre della maggioranza dei voti ai fini delle deliberazioni relative alle materie di competenza dell’assemblea ordinaria;

2) possesso di partecipazioni idonee a consentire la nomina o la revoca della maggioranza dei membri del consiglio di amministrazione o del consiglio di sorveglianza;

3) sussistenza di rapporti, anche tra soci, di carattere finanziario ed organizzativo idonei a conseguire uno dei seguenti effetti:

a) la trasmissione degli utili o delle perdite;

b) il coordinamento della gestione dell’impresa con quella di altre imprese ai fini del perseguimento di uno scopo comune;

c) l’attribuzione di poteri maggiori rispetto a quelli derivanti dalle partecipazioni possedute;

d) l’attribuzione, a soggetti diversi da quelli legittimati in base alla titolarità delle partecipazioni, di poteri nella scelta degli amministratori o dei componenti del consiglio di sorveglianza o dei dirigenti delle imprese;

4) assoggettamento a direzione comune, in base alla composizione degli organi amministrativi o per altri concordanti elementi.

3.3.3.- I requisiti di onorabilità

Non può essere titolare di partecipazione qualificata il soggetto che si trovi in una delle seguenti condizioni:

a) essere stato sottoposto a misure di prevenzione disposte dall’autorità giudiziaria ai sensi del d.lgs. 6 settembre 2011, n. 159 (Codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione nonché nuove disposizioni in materia di documentazione antimafia), salvi gli effetti della riabilitazione;

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b) essere stato condannato con sentenza irrevocabile, salvi gli effetti della riabilitazione:

1) a pena detentiva per un tempo non inferiore a sei mesi per uno dei reati previsti dalle norme che disciplinano l’attività bancaria, finanziaria, mobiliare, assicurativa e dalle norme in materia di mercati e valori mobiliari, di strumenti di pagamento;

2) alla reclusione per un tempo non inferiore a sei mesi per uno dei delitti in materia di società e consorzi (delitti previsti nel Titolo XI, Libro V del Codice Civile) o in materia fallimentare (di cui al r.d. 16 marzo 1942, n. 267);

3) alla reclusione per un tempo non inferiore a un anno per un delitto contro la pubblica amministrazione, contro la fede pubblica, contro il patrimonio, contro l’ordine pubblico, contro l’economia pubblica ovvero per un delitto in materia tributaria;

4) alla reclusione per un tempo non inferiore a due anni per un qualunque delitto non colposo.

c) essere stato condannato a una delle pene indicate alla lett. b) con sentenza che applica la pena su richiesta delle parti, salvo il caso dell’estinzione del reato. Le pene di cui alla lett. b), n. 1) e n. 2) non rilevano se inferiori ad un anno.

Qualora il partecipante sia una persona giuridica, i requisiti di onorabilità devono essere posseduti dagli amministratori e dal direttore generale, ovvero dai soggetti che ricoprono cariche equivalenti.

Nella valutazione effettuata da Banca d’Italia in merito all’iscrizione della società fiduciaria nella sezione separata dell’Albo, possono assumere rilievo gli eventuali legami di qualsiasi natura, anche familiari o associativi, tra partecipanti e altri soggetti, che siano tali da compromettere la sana e prudente gestione in ambito antiriciclaggio. Allo stesso modo Banca d’Italia può valutare ogni precedente penale o indagine penale a carico di coloro che detengano una partecipazione, anche non qualificata, della fiduciaria. Banca d’Italia utilizza le informazioni in suo possesso e può avvalersi di notizie riservate derivanti dalla collaborazione con altre autorità pubbliche italiane o estere.

La medesima Autorità di vigilanza può chiedere ai partecipanti specifiche dichiarazioni di impegno tali da assicurare la sana e prudente gestione della fiduciaria (in ambito antiriciclaggio) per un ragionevole periodo di tempi (solitamente tre anni), conformemente al principio di proporzionalità.

3.3.4.- Valutazione di Banca d’Italia sul potenziale acquirente

Banca d’Italia, al fine di garantire il rispetto della normativa in materia di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo da parte delle società fiduciarie, valuta la qualità del candidato acquirente, tenendo conto del probabile grado d’influenza del candidato medesimo sull’intermediario.

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La valutazione è condotta sulla base dei seguenti criteri: a. la reputazione del candidato acquirente, ivi compreso il possesso dei requisiti

di onorabilità di cui all’art. 25 TUB, la correttezza e la competenza professionale dell’acquirente, tenendo anche conto dell’esperienza pregressa maturata nella gestione di partecipazioni ovvero nel settore;

b. la reputazione e l’esperienza di coloro che, in esito alla prevista acquisizione, svolgeranno funzioni di amministrazione, direzione e controllo nell’intermediario;

c. la capacità dell’intermediario di rispettare le disposizioni in materia antiriciclaggio;

d. l’esistenza di motivi ragionevoli per sospettare che, in relazione alla prevista acquisizione, sia in corso o abbia avuto luogo un’operazione o un tentativo di riciclaggio di proventi di attività illecite o di finanziamento del terrorismo o che la prevista acquisizione potrebbe aumentarne il rischio.

3.4.- Onorabilità e professionalità degli esponenti aziendali

3.4.1.- La normativa applicabile

La Circolare 288 richiede, per gli esponenti aziendali (2) delle società fiduciarie, il possesso degli stessi requisiti di professionalità, nonché di onorabilità ed indipendenza, previsti per i soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso le banche.

Ad oggi, tali requisiti sono descritti dal d.m. del Ministro del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica del 18 marzo 1998, n. 161, che verranno a breve dettagliatamente indicati.

Oltre a ciò la Circolare 288 richiede a Banca d’Italia di procedere anche alla verifica della reputazione e dell’esperienza dei sopraccitati esponenti aziendali.

(2) Ai fini delle presenti Linee Guida quando ci si riferisce all’organo amministrativo si intende il Consiglio di Amministrazione (nel sistema tradizionale e nel sistema monistico) e il Consiglio di Gestione (nel sistema dualistico). Quando ci si riferisce all’organo di controllo si intende invece il Collegio Sindacale (nel sistema tradizionale), il Consiglio di Sorveglianza (nel sistema dualistico) e il Comitato per il Controllo sulla Gestione (nel sistema monistico). Nella seconda parte delle Linee Guida si prenderanno in considerazione i concetti di Organo con funzione di Supervisione Strategica, Organo con funzione di Gestione e Organo con funzione di Controllo.

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Corre tuttavia l’obbligo di segnalare che il d.lgs. 12 maggio 2015, n. 72, recependo in Italia la CRD IV, ha modificato una serie di disposizioni del TUB (tra cui l’art. 26) anche con riferimento ai requisiti degli esponenti aziendali delle banche (e, quindi, a cascata, anche delle società fiduciarie).

In particolare, ai sensi della nuova disciplina gli esponenti aziendali dovranno essere “idonei allo svolgimento dell’incarico”. Oltre che requisiti di professionalità, onorabilità ed indipendenza, i soggetti interessati dovranno essere competenti e corretti e, soprattutto, dedicare sufficiente tempo allo svolgimento dell’incarico, di modo da garantire la sana e prudente gestione dell’intermediario.

Tali requisiti verranno, nello specifico, individuati da un successivo decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze (che sostituirà quello attuale). In particolare il decreto, oltre a ridefinire omogenei requisiti di onorabilità per tutti gli esponenti, graduerà quelli di professionalità ed indipendenza secondo principi di proporzionalità. I criteri di competenza verranno fissati, almeno nelle intenzioni, in modo coerente rispetto alla carica da ricoprire e alle caratteristiche dell’intermediario, con riguardo all’adeguata composizione dell’organo. Verranno previsti criteri di correttezza in merito alle relazioni d’affari dell’esponente, alle condotte tenute nei confronti delle autorità di vigilanza e alle sanzioni o misure correttive da queste irrogate, a provvedimenti restrittivi inerenti ad attività professionali svolte, nonché a ogni altro elemento suscettibile di incidere sulla correttezza dell’esponente. Infine verranno rivisti i limiti al cumulo di incarichi per gli esponenti delle banche, graduati secondo principi di proporzionalità e tenendo conto delle dimensioni dell’intermediario, nonché le cause che comportano la sospensione temporanea dalla carica e la sua durata.

Fino a quando, comunque, non sarà entrata in vigore la disciplina attuativa (ossia del provvedimento che sostituirà il d.m. n. 161/1998), continuerà ad applicarsi il precedente regime. Per questo motivo, nel prosieguo si darà conto dei requisiti richiesti dall’ancora vigente decreto.

Peraltro si ritiene altamente improbabile che il decreto ministeriale possa essere emanato in pendenza del periodo transitorio concernente la presentazione delle istanze per l’iscrizione al nuovo albo, in quanto ciò modificherebbe in corsa i requisiti di ammissione.

3.4.2.- I requisiti di professionalità

I membri dell’organo amministrativo devono avere un’esperienza almeno triennale. Per il Presidente, il periodo minimo richiesto sale a cinque anni.

L’esperienza deve essere maturata nei seguenti ambiti:

- attività di amministrazione o controllo ovvero compiti direttivi presso imprese.

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I soggetti che hanno ricoperto incarichi analoghi nelle società fiduciarie possono avvalersi di tale criterio “generico”, dato che nell’ambito delle “imprese” ricadono naturalmente anche le società fiduciarie.

- attività professionali in materie attinenti al settore creditizio, finanziario, mobiliare, assicurativo o comunque funzionali all’attività dell’intermediario.

Al riguardo, si ritiene che i soggetti che hanno svolto la propria attività professionale in (e per) società fiduciarie possano considerare soddisfatto anche tale criterio, dato che l’attività di amministrazione di beni può essere considerata, latu sensu, attività finanziaria. Innanzitutto, tra le attività bancarie/finanziarie (esercitabili da banche ed imprese di investimento) ammesse al mutuo riconoscimento, ai sensi dell’Allegato I della CRD IV che disciplina l’accesso all’attività degli enti creditizi nonché la vigilanza prudenziale su questi e sulle imprese di investimento, rientra la custodia e amministrazione di valori mobiliari (punto 12), attività che (insieme alla custodia e amministrazione di beni differenti dai valori mobiliari) costituisce il “core business” di una società fiduciaria. Anche in questo senso, quindi, l’attività svolta dalle società fiduciarie è da considerarsi un’attività di natura “bancaria-finanziaria”.

Del resto, le società fiduciarie di cui alla l. n. 1966/1939 sono già considerate “intermediari finanziari” ai sensi della disciplina antiriciclaggio (in particolare nell’art. 11, capoverso del Decreto AML, ancorché allocate in un differente comma rispetto alle banche, alle imprese di investimento e alle società di gestione del risparmio): va da sé che l’attività svolta da un intermediario finanziario possa essere qualificata come “finanziaria”.

Sulla base di tale interpretazione, pertanto, gli esponenti aziendali, i dipendenti o coloro che hanno comunque assistito professionalmente una o più società fiduciarie di cui alla l. n. 1966/1939 possono vantare un’attività professionale in materie attinenti al settore creditizio, finanziario o mobiliare.

- attività di insegnamento in materie giuridiche ed economiche;

- funzioni amministrative o dirigenziali presso enti pubblici o pubbliche amministrazioni che comportino la gestione di risorse economico-finanziarie ovvero che abbiano attinenza con il settore creditizio, finanziario, mobiliare o assicurativo.

L’amministratore delegato e il direttore generale devono essere inoltre in possesso di una specifica competenza quinquennale, alternativamente:

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- in materia creditizia, finanziaria, mobiliare o assicurativa maturata attraverso esperienze di lavoro in posizione di adeguata responsabilità, ovvero

Vale quanto detto nel precedente riquadro di approfondimento in merito all’assimilabilità dell’attività di amministrazione di beni a quella di natura bancaria-finanziaria.

- in imprese aventi una dimensione comparabile con quella della banca presso la quale la carica deve essere ricoperta. Il che significa che questo requisito è automaticamente soddisfatto per gli amministratori della stessa società fiduciaria già in carica da almeno un quinquennio oppure che abbiano rivestito la stessa carica per analogo periodo in altra società fiduciaria di dimensione comparabili.

Il d.m. n. 161/1998 è stato dettato per gli esponenti aziendali di banche ed è stato richiamato solo successivamente per altri soggetti (intermediari finanziari ex art. 106 TUB e società fiduciarie ex art. 199 TUF). Si ritiene quindi che, nel caso di specie, anche sulla base delle riflessioni di cui sopra, la specifica competenza dell’Amministratore Delegato/Direttore Generale debba sussistere in imprese aventi una dimensione comparabile con quelle della società fiduciaria – non della banca – presso la quale la carica dovrà essere ricoperta. Tale interpretazione è anche la più corretta logicamente dal momento che la funzione verrà assunta in una società fiduciaria e non, invece, in una banca.

I soggetti competenti al controllo dei conti devono invece essere semplicemente iscritti nel registro dei revisori contabili.

3.4.3.- Requisiti di indipendenza

Dal momento che i requisiti di indipendenza non sono mai stati esplicati nella disciplina di secondo livello:

- per i membri dell’organo di controllo si suggerisce l’applicazione dei medesimi requisiti di indipendenza stabiliti dal codice civile;

- per i membri dell’organo amministrativo si suggerisce di fare riferimento ai requisiti di indipendenza eventualmente stabiliti nello Statuto della società fiduciaria (se previsti).

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3.4.4.- Requisiti di onorabilità e le situazioni impeditive

Le cariche di amministratore, sindaco e direttore generale in banche non possono essere ricoperte da coloro che si trovino in situazioni di interdizione o siano stati condannati per una serie di reati di particolare gravità.

In particolare, non può essere esponente aziendale:

a) l’interdetto, l’inabilitato, il fallito o colui che è stato condannato ad una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici (ovvero il soggetto che si trova in una delle situazioni di cui all’art. 2382 c.c.);

b) il soggetto sottoposto a misure di prevenzione disposte dall’autorità giudiziaria ai sensi del d.lgs. 6 settembre 2011 n. 159 (Codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione, nonché nuove disposizioni in materia di

documentazione antimafia), salvi gli effetti della riabilitazione;

c) la persona condannata con sentenza irrevocabile, salvi gli effetti della riabilitazione, a:

1) pena detentiva per uno dei reati previsti dalle norme che disciplinano l’attività bancaria, finanziaria, mobiliare, assicurativa nonché in materia di mercati e valori mobiliari, di strumenti di pagamento;

2) alla reclusione per uno dei delitti in materia di società e consorzi (delitti previsti nel Titolo XI, Libro V del Codice Civile) o in materia fallimentare (di cui al r.d. 16 marzo 1942, n. 267);

3) alla reclusione per un tempo non inferiore a un anno per un delitto contro la pubblica amministrazione, contro la fede pubblica, contro il patrimonio, contro l’ordine pubblico, contro l’economia pubblica ovvero in materia tributaria;

4) alla reclusione per un tempo non inferiore a due anni per un qualunque delitto non colposo;

d) la persona a cui sia stata applicata, su richiesta delle parti, una delle pene di cui alla lett. c) salvo il caso dell’estinzione del reato. Le pene di cui ai punti 1) e 2) sub lett. c) non rilevano se inferiori ad un anno.

Con riferimento alle fattispecie disciplinate in tutto o in parte da ordinamenti stranieri, la verifica dell’insussistenza delle condizioni previste è effettuata sulla base di una valutazione di equivalenza sostanziale a cura della Banca d’Italia.

Si considerano invece situazioni impeditive allo svolgimento di incarichi di amministrazione, direzione e controllo in banche:

• l’aver svolto, per i due esercizi precedenti l’adozione dei relativi provvedimenti, funzioni di amministrazione, direzione o controllo in imprese sottoposte a fallimento, a liquidazione coatta amministrativa o a procedure

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equiparate (purché tali situazioni di dissesto siano imputabili all’esponente aziendale quanto meno a titolo di colpa) (3). Le frazioni dell’ultimo esercizio superiori a sei mesi equivalgono a un esercizio intero;

• l’aver svolto funzioni di amministrazione, direzione o controllo in imprese operanti nel settore creditizio, finanziario, mobiliare o assicurativo sottoposte alla procedura di amministrazione straordinaria (purché tali situazioni di dissesto siano imputabili all’esponente aziendale quanto meno a titolo di colpa) (4);

• nell’esercizio della professione di agente di cambio, non aver fatto fronte agli impegni previsti dalla legge o trovarsi in stato di esclusione dalle negoziazioni in un mercato regolamentato.

Il divieto ha la durata di tre anni dall’adozione dei relativi provvedimenti. Il periodo è ridotto a un anno nelle ipotesi in cui il provvedimento sia stato adottato su istanza dell’imprenditore o degli organi amministrativi dell’impresa.

Costituiscono cause di sospensione dalle funzioni di amministratore, sindaco e direttore generale: (i) la condanna con sentenza non definitiva per uno dei reati di cui alla lett. c); (ii) l’applicazione su richiesta delle parti di uno dei reati di cui alla precedente lett. d), con sentenza non definitiva; (iii) l’applicazione provvisoria di una delle misure previste dall’art. 10, comma 3, della l. 31 maggio 1965, n. 575, da ultimo sostituito dall’art. 3 della l. 19 marzo 1990, n. 55 e successive modifiche e integrazioni (tale disciplina è stata sostituita dal sopraccitato Codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione, ovvero dal d.lgs. n. 159/2011), e successive modificazioni e

integrazioni; o (iv) l’applicazione di una misura cautelare di tipo personale.

Il consiglio di amministrazione iscrive l’eventuale revoca dei soggetti, dei quali ha dichiarato la sospensione, fra le materie da trattare nella prima assemblea successiva al verificarsi di una delle cause di sospensione indicate. La sospensione del direttore generale nominato dagli amministratori non può durare oltre quarantacinque giorni, trascorsi i quali il consiglio di amministrazione deve deliberare se procedere alla revoca,

3) Si ricorda però che l’art. 4 del d.m. n. 161/1998 è stato modificato dalla pronuncia del T.A.R del Lazio n. 7064 del 28 agosto 2001, la quale ne ha sancito l’illogicità e l’ingiustizia manifesta nella parte in cui prevedeva che la situazione impeditiva dell’esponente fosse determinata dal mero fatto di avere svolto la propria attività in imprese poi sottoposte a procedura concorsuale, senza richiedere l’imputabilità della situazione di dissesto all’interessato quanto meno a titolo di colpa. Precisamente, il Giudice Amministrativo ha osservato che “in caso di coinvolgimento in crisi aziendali è possibile e realistico prevedere un apprezzamento discrezionale rimesso – per le determinazioni conseguenti – agli organi societari, e soggetto al controllo degli organi di vigilanza, diretto ad accertare l’effettiva attribuibilità dei fatti che hanno determinato la crisi aziendale a comportamenti censurabili dell’interessato, accertamento che può essere effettuato anche sulla base delle valutazioni degli organi amministrativi o giurisdizionali di gestione della crisi, così da escludere effetti preclusivi determinati da un’automatica presunzione di carenza dei requisiti professionali e di onorabilità”. Alla luce di tale pronuncia, dunque, è giocoforza concludere che la sussistenza delle situazioni impeditive di cui all’art. 4 d.m. n. 161/1998 – e la relativa decadenza dell’esponente aziendale coinvolto − debba essere di volta in volta accertata dal Consiglio di Amministrazione della banca con valutazione discrezionale tesa a verificare che i fatti che hanno condotto al dissesto della società poi sottoposta a procedura concorsuale siano soggettivamente imputabili all’esponente aziendale interessato. 4) Si veda nota precedente.

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salvo i casi previsti dai punti (iii) e (iv). L’esponente non revocato è reintegrato nel pieno delle funzioni. Nelle ipotesi previste dai punti (iii) e (iv), la sospensione si applica in ogni caso per l’intera durata delle misure ivi previste.

Si ricorda che gli esponenti aziendali delle società fiduciarie non sono assoggettati al divieto di assunzione o di esercizio di cariche tra imprese o gruppi di imprese concorrenti (il cd. “divieto di interlocking”), non applicandosi la disciplina di cui all’art. 36 del d.l. 6 dicembre 2011, n. 201, convertito con modificazioni con l. 22 dicembre 2011, n. 214 (5).

Gli esponenti aziendali sono tenuti a predisporre la documentazione dalla quale risulta il possesso dei requisiti di professionalità, di onorabilità e di indipendenza. La documentazione viene esaminata dall’organo amministrativo con le stesse modalità indicate nel Titolo II, Capitolo 2 (“Esponenti aziendali”).

La nozione di indipendenza non è mai stata chiarita dalla disciplina di secondo livello, in merito a tale concetto si rimanda al par. 3.4.3.

3.5.- Gli altri requisiti

- sede legale e della direzione generale nel territorio della Repubblica; - autorizzazione da parte del Ministero dello Sviluppo economico ai sensi del d.m. n. 16

gennaio 1995; - insussistenza, tra le società fiduciarie o i soggetti del gruppo di appartenenza e altri

soggetti, di stretti legami che ostacolino l’effettivo esercizio delle funzioni di vigilanza. Non è richiesto il conferimento di un mandato di revisione ad una società di revisione legale dei conti/revisore. Non esiste infatti alcun obbligo previsto dalla legge in tal senso. Il d.lgs. n. 39/2010 si riferisce unicamente - all’art. 16 - agli intermediari finanziari (rimandando ancora agli intermediari di cui all’art. 107 del TUB) senza menzionare in alcun modo le società fiduciarie.

Unico elemento che potrebbe ingenerare qualche dubbio interpretativo consiste nel richiamo, effettuato dalla Circolare 288, nella Sezione dedicata alla normativa applicabile alle società fiduciarie (Sezione III del capitolo 2, Titolo VII), al Titolo V, Capitolo 2 (Comunicazioni a Banca d’Italia) della medesima Circolare. Tra le comunicazioni menzionate vi è quella della società di revisione legale dei conti in caso di accertamento di atti o fatti “pregiudizievoli”. Tuttavia, tale previsione non è applicabile al caso di specie per due ordini di fattori: in primo luogo viene fatto espresso riferimento ai soggetti incaricati della revisione legale dei conti ma solo presso intermediari finanziari, secondariamente la stessa norma di richiamo, nel

5) Si vedano le FAQ di Banca d’Italia, Consob e Ivass sui “Criteri per l’applicazione dell’art. 36 del d.l. “Salva Italia” (cd. “divieto di interlocking”)” chiarimento sub 1.1, pag. 2 e il Resoconto di Banca d’Italia della

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rimandare a parti della disciplina sugli intermediari finanziari specifica “in quanto compatibili”, ciò a significare che non si tratta di un mero rimando tout court, ma “ragionato”.

Nulla toglie che, su base puramente volontaria, le società fiduciarie possano procedere alla nomina di una società di revisione.

4.- Documentazione

- Atto costitutivo.

- Statuto. Limitazione dell’oggetto sociale alle sole attività previste dalla l. n. 1966/1939 e dal d.m. 16 gennaio 1995. Con riguardo all’oggetto sociale il controllo di legittimità è effettuato, in prima battuta, dal Notaio rogante, tenuto alla verifica della legalità delle singole clausole che compongono lo statuto. Inoltre, la verifica di compatibilità dell’oggetto sociale con le attività disciplinate dalla l. n. 1966/1939 è affidata dal Ministero dello Sviluppo Economico, in sede di rilascio del provvedimento autorizzativo.

Ne consegue che Banca d’Italia non dovrà esercitare un controllo diverso da un mero riscontro formale di corrispondenza tra quanto riportato nello Statuto della società e il contenuto del provvedimento amministrativo di autorizzazione all’esercizio dell’attività fiduciaria, rilasciato dal Ministero dello Sviluppo Economico. Non sembra infatti che possa residuare alcuno spazio per ulteriori poteri di indagine e verifica da parte di Banca d’Italia; il che appare del resto coerente con le finalità della vigilanza assegnategli, volte al rispetto della disciplina antiriciclaggio.

- Copia autorizzazione da parte del Ministero dello Sviluppo economico ai sensi del

d.m. 16 gennaio 1995.

- Elenco dei soggetti che partecipano direttamente e indirettamente al capitale della società, con l’indicazione delle rispettive quote di partecipazione in valore assoluto e in termini percentuali; per le partecipazioni indirette va specificato il soggetto tramite il quale si detiene la partecipazione.

- Documentazione richiesta nel Titolo I, Capitolo 1, Sez. IV per la verifica dei requisiti di onorabilità e della qualità dei soggetti che detengono, anche indirettamente, partecipazioni qualificate nella società;

(seconda) consultazione sulle disposizioni di vigilanza per gli intermediari finanziari, primo chiarimento a pag. 11.

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- La mappa del gruppo di appartenenza.

- Il verbale della riunione del Consiglio di Amministrazione che ha verificato il

possesso dei requisiti di professionalità, di onorabilità e di indipendenza degli esponenti aziendali.

5.- Relazione concernente l’attività esercitata

i) le attività, tra quelle previste dalla l. n. 1966/1939 e dal d.m. 16 gennaio 1995, che la società intende svolgere;

ii) la previsione, riferita ad un arco temporale di un triennio, dell’andamento delle masse fiduciarie;

iii) i bilanci degli ultimi tre esercizi (per le società costituite più recentemente, degli esercizi disponibili;

iv) l’andamento delle masse fiduciarie nel triennio precedente (per le società costituite più recentemente l’andamento della masse a partire dall’autorizzazione ministeriale).

Banca d’Italia non pare poter esercitare altro che una mera attività conoscitiva non avendo alcuna facoltà di intervento sulle attività che le fiduciarie possono svolgere (in quanto previste dalla l. n. 1966/1939 e dal d.m. 16 gennaio 1995). 6.- Relazione sulla struttura organizzativa 6.1.- PARTE I - Sistema di amministrazione e controllo

6.1.1.- Il modello di amministrazione e controllo

Descrivere il modello di amministrazione e controllo adottato, con particolare riferimento a composizione, ambiti di responsabilità, compiti e deleghe assegnati agli organi con funzione di supervisione strategica, gestione e controllo.

Le linee guida non ricomprendono le dimensioni micro (cfr Amministratore Unico).

Le linee guida si fondano:

- sul principio di proporzionalità (e sul conseguente modello organizzativo adottato);

- sul Provvedimento Organizzazione AML; - sulla Circolare 288 (6).

6) In particolare:

- Titolo III Capitolo 1, sezione III “Sistema dei controlli” par.2 “Funzioni aziendali di controllo”, sottoparagrafo “Funzione di Revisione Interna (internal audit)”;

- Titolo III, Capitolo 1, sezione IV “Sistema informativo contabile”; - -Titolo III Capitolo 1, Sezione V “Esternalizzazione di funzioni aziendali e distribuzione di prodotti e

servizi”, par.1

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In base al principio di proporzionalità le imprese valutano le proprie dimensioni e il proprio grado di complessità operativa in coerenza con la forma giuridica, le dimensioni, l’articolazione organizzativa, le caratteristiche e la complessità dell’attività svolta. Linea guida par. 6.1.1 parte 1. Per determinare le dimensioni della fiduciaria (piccola, media, grande) si prenderanno come base di riferimento i parametri di seguito elencati e le seguenti ponderazioni: peso del parametro range di variazione punteggio

Patrimonio Netto: 10% fino a €10.000 1 fino a €50.000 2 oltre €50.000 3 Ricavi lordi: 20% fino a €50.000 1 fino a €250.000 2 oltre €250.000 3 Incarichi: 30% fino a 50 1 fino a 200 2 oltre 200 3 N.dipendenti/coll : 20% fino a 2 1 fino a 6 2 oltre 6 3 Masse: 20% fino a 100 milioni 1 fino a 250 milioni 2 oltre 250 milioni 3

Score fino a 6 punti piccola fino a 10 punti media fino a 15 punti grande Nel caso in cui la fiduciaria presentasse delle peculiarità operative complesse è necessario procedere a una valutazione qualitativa della dimensione. In base al Provvedimento Organizzazione AML, indipendentemente dalle proprie dimensioni e grado di complessità organizzativa vanno comunque osservati i seguenti requisiti minimali:

- deve essere prevista la funzione antiriciclaggio e nominato il relativo responsabile; è ammessa l’esternalizzazione e l’attribuzione della responsabilità della funzione a un amministratore privo di deleghe operative;

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- ove l’unità di revisione interna non sia istituita, i relativi compiti possono essere assegnati a un amministratore privo di deleghe operative;

- deve essere formalizzata l’attribuzione della responsabilità per la segnalazione delle operazioni sospette.

L’Organo con funzione di Supervisione Strategica è il Consiglio di Amministrazione (o “CdA”). Quest’organo è responsabile della determinazione degli indirizzi e degli obiettivi aziendali strategici e della verifica della loro attuazione. L’Organo con funzione di Gestione indica l’organo aziendale o i componenti di esso ai quali spettano o sono delegati compiti di gestione, ossia l’attuazione degli indirizzi deliberati nell’esercizio della funzione di supervisione strategica.

L’Alta Direzione include l’Amministratore Delegato, il Direttore Generale ed i Vice Direttori Generali e, se previsto, il Comitato Esecutivo.

L’Organo con funzione di Controllo è il collegio sindacale e verifica la regolarità dell’attività di amministrazione e dell’adeguatezza degli assetti organizzativi e contabili dell’impresa. Il collegio sindacale è anche responsabile della verifica dell’efficienza del sistema dei controlli interni.

Per quanto concerne i rapporti con le Autorità di vigilanza, l’art. 52 (commi 1 e 2 lett. a) del Decreto AML prevede che l’Organo di Controllo informi senza indugio dette Autorità di tutti i fatti o gli atti di cui venga a conoscenza che possano costituire una violazione delle disposizioni attuative del decreto medesimo. Inoltre, ai sensi dell’art. 52 comma 2 lett. d), tale organo, entro trenta giorni, comunica alle Autorità di Vigilanza di settore le infrazioni alle disposizioni contenute nell’art. 36 di cui ha notizia. Nei casi citati, l’informativa può essere effettuata congiuntamente con altri organi o funzioni aziendali.

In base alla Normativa di riferimento (7): L’Organo con funzione di Supervisione Strategica:

- individua e riesamina periodicamente gli orientamenti strategici e le politiche di governo dei rischi connessi con il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo; in aderenza all’approccio basato sul rischio, tali politiche devono risultare adeguate all’entità e alla tipologia dei rischi cui è concretamente esposta l’attività dell’impresa;

- assicura nel continuo che i compiti e le responsabilità in materia di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo siano allocate in modo chiaro e appropriato, garantendo che le funzioni operative e quelle di

7) Provvedimento Organizzazione AML, Capitolo Primo “Ruolo degli organi aziendali e dell’organismo di controllo”, da pagina 12 a pagina 15.

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controllo siano distinte e che le funzioni medesime siano fornite di risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate;

- assicura che venga approntato un sistema di flussi informativi verso gli organi sociali e al loro interno adeguato, completo e tempestivo; deve comunque essere assicurata la tutela della riservatezza dei soggetti che hanno partecipato alla procedura di segnalazione di operazione sospetta;

- delinea un sistema di controlli interni organico e coordinato, funzionale alla pronta rilevazione e alla gestione del rischio di riciclaggio e ne assicura l’efficacia nel tempo;

- con cadenza almeno annuale, esamina la relazione sull’attività svolta dal responsabile antiriciclaggio e le relazioni sui controlli eseguiti dalle funzioni competenti;

- assicura che le carenze e anomalie riscontrate in esito ai controlli di vario livello siano portate tempestivamente a sua conoscenza.

L’Organo con funzione di Gestione:

- cura la realizzazione e aggiorna le procedure interne e le responsabilità delle strutture e delle funzioni aziendali al fine di evitare il coinvolgimento inconsapevole in fatti di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo;

- nel predisporre le procedure operative tiene conto delle indicazioni e delle linee guida espresse dalle autorità competenti e dai diversi organismi internazionali nonché dei mutamenti del quadro normativo. In tale ambito, l’organo assicura che le procedure operative e i sistemi informativi consentano la corretta identificazione anagrafica del cliente, l’acquisizione e il costante aggiornamento di tutte le informazioni funzionali all’esame del suo profilo economico-finanziario e all’individuazione delle motivazioni economiche sottostanti ai rapporti instaurati e alle operazioni effettuate;

- appronta le procedure per l’assolvimento degli obblighi di conservazione dei documenti e di registrazione delle informazioni nell’archivio unico informatico;

- definisce una procedura, in materia di segnalazione di operazioni sospette, in grado di garantire certezza di riferimento, omogeneità nei comportamenti, applicazione generalizzata all’intera struttura; adotta inoltre misure volte ad assicurare la massima riservatezza sull’identità delle persone che hanno partecipato alla procedura di segnalazione di operazione sospetta nonché strumenti, anche informatici, per la rilevazione delle operazioni anomale;

- definisce le iniziative e le procedure per assicurare il tempestivo assolvimento degli obblighi di comunicazione alle Autorità previsti dalla normativa in materia di riciclaggio e finanziamento al terrorismo;

- provvede altresì:

• a definire i flussi informativi finalizzati ad assicurare la conoscenza dei fattori di rischio a tutte le strutture aziendali coinvolte e agli organi incaricati di funzioni di controllo ai sensi dell’art. 52 del Decreto AML;

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• ad approvare i programmi di addestramento e formazione del personale dipendente e dei collaboratori sugli obblighi derivanti dalla disciplina in materia di antiriciclaggio e di finanziamento al terrorismo internazionale; l’attività di qualificazione deve rivestire carattere di continuità e di sistematicità e tenere conto dell’evoluzione della normativa e delle procedure predisposte dall’impresa;

• ad adottare strumenti idonei a consentire la costante verifica dell’attività svolta dai dipendenti e dai collaboratori al fine di rilevare eventuali anomalie che emergano, segnatamente, nei comportamenti, nella qualità delle comunicazioni indirizzate ai referenti e alle strutture aziendali nonché nei rapporti che gli stessi dipendenti o collaboratori intrattengono con la clientela.

L’Organo con funzione di Controllo:

- si avvale delle strutture interne per lo svolgimento delle verifiche e degli accertamenti necessari e utilizza flussi informativi provenienti dagli altri organi aziendali, dal responsabile antiriciclaggio e, ove presenti, dalle altre funzioni di controllo interno;

- valuta con particolare attenzione l’idoneità delle procedure in essere per l’adeguata verifica della clientela, la registrazione e la conservazione delle informazioni e per la segnalazione delle operazioni sospette;

- stimola l’azione di approfondimento dei motivi delle carenze, anomalie e irregolarità riscontrate e promuove l’adozione delle opportune misure correttive. L’organo di controllo viene sentito in merito alle decisioni concernenti la nomina del responsabile della funzione antiriciclaggio e alla definizione degli elementi dell’architettura complessiva del sistema di gestione e controllo del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

Linea guida par. 6.1.1 parte 2. Descrivere il modello adottato (monistico, dualistico o tradizionale) e indicare, per esempio, per il modello tradizionale la composizione del consiglio di amministrazione con specifica indicazione dei consiglieri indipendenti e dei consiglieri con deleghe specifiche, dell’alta direzione e del collegio sindacale inserendo una tabella con nominativo, incarico, data di nomina, data di scadenza dell’incarico se applicabile. Nominativo Tipologia di

incarico Delega Indipendente Data di

nomina Termine dell’incarico

Mario Rossi

Presidente del consiglio di amministrazione

No Si Assemblea del

Bilancio al

Giovanni Bianchi

Amministratore No Si Assemblea del

Bilancio al

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Giuseppe Giallo

Amministratore Si No Assemblea del

Assemblea del

Inserire una descrizione dei compiti e delle deleghe per ciascun soggetto. L’Organismo di Vigilanza e la Società di Revisione non sono previsti dalla normativa antiriciclaggio; qualora esistenti indicarne la composizione per il primo e il nominativo per la seconda.

6.1.2.- Periodicità delle riunioni degli organi aziendali

Indicare la periodicità abituale delle riunioni degli organi aziendali.

Linea guida par. 6.1.2. Indicazioni di minima:

- Organo con funzione di Supervisione Strategica (Consiglio d’Amministrazione) : periodicità delle riunioni almeno trimestrale;

- Organo con funzione di Controllo (Collegio Sindacale): almeno ogni 90 giorni (codice civile).

6.1.3.- Tempistica, forma e contenuti della documentazione da trasmettere agli organi aziendali

Indicare tempistica, forma, contenuti della documentazione da trasmettere agli organi aziendali ai fini dell’adempimento delle rispettive funzioni, con specifica identificazione dei soggetti responsabili.

Evidenziare responsabili, tempistica e contenuto minimo dei flussi informativi da presentare agli organi aziendali su base regolare.

Linea guida par. 6.1.3. Vedi Allegato n. 1 alle presenti Linee Guida.

6.2.- PARTE II - Struttura organizzativa e sistema dei controlli interni

6.2.1.- Organigramma/funzionigramma aziendale

Descrivere (anche mediante grafico) l’organigramma/funzionigramma aziendale

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Linea guida par. 6.2.1.

Si fa riferimento all’Allegato 2. Nel dettaglio:

- Allegato 2 A: la Struttura Organizzativa Operativa /numero minimo risorse dedicate ipotesi in house e in outsourcing;

- Allegato 2 B: la Struttura dei Controlli/numero minimo risorse dedicate ipotesi in house e in outsourcing;

- Allegato 2 C: La Struttura di Governance.

Qui di seguito l’ “indicazione minimale” di un organigramma aziendale.

L’organigramma aziendale è oggetto di delibera dell’Organo con funzione strategica (CdA) sentita le Funzione di Controllo (Revisione interna e Collegio Sindacale).

Di seguito la descrizione delle unità organizzative di linea: Il Front Office è l’unità organizzativa “di primo contatto” con l’impresa ed è il punto di primo accesso per il fiduciante. Riceve le richieste iniziali (apertura mandato) e successive ( esecuzione istruzioni in seno al mandato) del fiduciante. Si occupa quindi:

1. dell’identificazione e dell’adeguata verifica della clientela, avendo cura di determinare il relativo profilo di rischio. Nel caso in cui l’identificazione sia delegata a terzi verifica che la documentazione ricevuta sia sufficiente a stabilire con certezza l’identità del cliente;

CdA

Front Office

Middle Office

Back Office

AD/DG

Amministrazione e Contabilità

Antiriciclaggio Revisione Interna

Sistemi informativi

solo per fiduciarie di media e grande

dimensione

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2. della predisposizione dei contenuti dei mandati fiduciari in relazione all’esigenza del cliente ovvero alla determinazione dell’oggetto (mandato per amministrazione di beni, intestazione partecipazione societarie, intestazione polizze assicurative, mandati senza intestazione, etc.);

3. della ricezione delle istruzioni trasmesse all’impresa dal fiduciante, contestualmente e successivamente all’apertura del mandato, avendo cura di verificare, prima dell’autorizzazione all’esecuzione delle stesse, l’adeguatezza rispetto all’oggetto dell’incarico e ai dettami espressi dal Decreto AML (in base al principio di monitoraggio costante dell’operatività della clientela);

4. dell’incasso commissioni (periodiche e forfettarie) sui mandati. Nelle realtà di Media e Grande dimensione il Front Office viene supportato dal Middle Office il quale ha come missione specifica:

1. l’apertura (o chiusura), nel sistema gestionale, dei mandati, ricevuti dal Front Office, da processare e dei legami anagrafici ad essi collegati;

2. la verifica formale (es: firmatario, firma, completezza informazioni, presenza di fondi, etc.) e sostanziale (compliance dell’istruzione con il mandato, i documenti ricevuti e la normativa vigente) delle istruzioni del cliente ricevute dal Front Office (dopo le verifiche di cui ai punti precedenti);

3. la predisposizione della replica delle istruzioni da inviare agli intermediari terzi (comprese le richieste di apertura/chiusura dei rapporti bancari a nome del mandato ricevuto);

4. la pre-contabilizzazione delle istruzioni impartite all’intermediario terzo, nella contabilità gestionale del mandato fiduciario;

5. la tenuta dei rapporti con gli intermediari terzi (istituzioni finanziarie, compagnie assicurative, ecc.) collegati ai singoli mandati fiduciari.

Nelle realtà definite piccole le due unità organizzative possono essere riunite in un unico ufficio che svolge tutte le mansioni sopradescritte. Il Back Office è invece l’unità organizzativa “di ultimo contatto” per il mandato ovvero è l’ufficio che si occupa principalmente di:

1. ricevere le contabili di avvenuta esecuzione delle istruzioni dagli intermediari finanziari;

2. confermare le pre-scritture imputate dal Middle Office, se esistente e registrare, nel sistema gestionale, tutte le operazioni eseguite sul mandato (in/out), avendo cura, nel caso di operazioni dal mandato, di verificare le contabili ricevute anche rispetto le istruzioni impartite (e a loro volta inviate dal Middle Office);

3. alimentare e “mantenere” l’Archivio Unico Informatico (d’ora innanzi l’ “AUI ”);

4. effettuare la riconciliazione contabile dei mandati con i rendiconti periodici ricevuti dagli intermediari;

5. predisporre i rendiconti annuali dei mandati fiduciari;

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6. verificare la base di calcolo necessaria ai successivi adempimenti (fiscali e di segnalazione alle autorità competenti) della contabilità.

Ogni unità organizzativa sopra descritta (Front/Middle/Back Office) avrà il compito di:

1. protocollare la documentazione ricevuta/inviata all’esterno dell’impresa; 2. archiviare la documentazione processata; 3. svolgere i controlli di primo livello in base all’attività svolta (four eyes

principle ) e rendicontare la propria attività secondo i flussi informativi approvati dal CdA.

6.2.2.- Le Funzioni Aziendali di Controllo

Per le Funzioni Aziendali di Controllo, inclusa la Funzione Antiriciclaggio:

- descrivere l’inquadramento di tali funzioni nell’organizzazione aziendale; - definire la dotazione quali/quantitativa di personale, indicando i Responsabili

delle Funzioni Aziendali di Controllo e i relativi requisiti di professionalità;

Nel dettaglio, in base alla Normativa di riferimento (8):

la Funzione di Revisione Interna (9): - deve essere gerarchicamente indipendente dalle funzioni operative e dotata di

risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate ai compiti da svolgere, eventualmente attivabili anche in autonomia;

- riferisce direttamente agli organi di vertice; - il responsabile della Funzione deve essere in possesso di adeguati requisiti di

indipendenza, autorevolezza e professionalità. In considerazione della rilevanza dei compiti attribuiti, è opportuno che nella normativa interna vengano definiti i presidi posti a tutela della stabilità e dell’indipendenza del responsabile;

- la nomina e la revoca sono di competenza del CdA, sentito l’Organo con funzioni di Controllo.

La Funzione Antiriciclaggio:

- l’inquadramento organizzativo: • l’impresa organizza la Funzione in coerenza con il principio di

proporzionalità; è comunque necessario che la Funzione sia indipendente e dotata di risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate ai compiti da svolgere, eventualmente attivabili anche in autonomia. La Funzione in argomento non può essere assegnata alla Funzione di Revisione Interna;

8) Provvedimento Organizzazione AML, Capitolo Secondo “L’ assetto dei presidi antiriciclaggio”, da pagina 15 a pagina 21. 9) I compiti della Funzione di Revisione Interna sono elencati nella Circolare 288, capitolo I, sezione III.

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• la Funzione – che riferisce direttamente agli organi di vertice – ha accesso a tutte le attività dell’impresa nonché a qualsiasi informazione rilevante per lo svolgimento dei propri compiti;

• i diversi compiti in cui si articola l’attività della Funzione possono essere affidati a strutture organizzative diverse, già presenti nell’ambito dell’impresa, purché la gestione complessiva del rischio in questione sia ricondotta ad unità mediante la nomina di un responsabile con compiti di coordinamento e di supervisione;

• indipendentemente dalla soluzione organizzativa prescelta, il personale che attende a compiti riconducibili alla Funzione Antiriciclaggio deve essere adeguato per numero, competenze tecnico–professionali e aggiornamento, anche attraverso l’inserimento in programmi di formazione nel continuo.

- Il Responsabile della Funzione: • deve essere in possesso di adeguati requisiti di indipendenza,

autorevolezza e professionalità; è opportuno quindi che nella normativa interna vengano definiti i presidi posti a tutela della stabilità e dell’indipendenza del responsabile;

• rientra, a tutti gli effetti, nel novero dei responsabili di Funzioni Aziendali di Controllo;

• la nomina e la revoca sono di competenza dell’Organo con funzione di Gestione d’accordo con l’Organo di Supervisione Strategica, sentito l’Organo con funzioni di Controllo;

• la persona incaricata della Funzione non deve avere responsabilità dirette di aree operative né deve essere gerarchicamente dipendente da soggetti responsabili di dette aree;

• per il principio di proporzionalità la responsabilità della Funzione può essere attribuita ad un amministratore, purché privo di deleghe gestionali.;

• il personale chiamato a collaborare nella Funzione, anche se inserito in aree operative, riferisce direttamente al Responsabile della Funzione per le questioni attinenti a detti compiti.

- L’esternalizzazione (10): • la decisione di ricorrere all’outsourcing per lo svolgimento di

determinate funzioni aziendali è coerente con la politica aziendale in materia di esternalizzazione;

• lo svolgimento della Funzione può essere affidato a soggetti esterni dotati di idonei requisiti in termini di professionalità, autorevolezza e indipendenza;

10) Per esplicito rinvio della Circolare 288 all’esternalizzazione di funzioni aziendali e servizi si applica il Titolo III, capitolo 1, sezione “Esternalizzazione di funzioni aziendali e distribuzione di prodotti e servizi”.

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• la responsabilità per la corretta gestione dei rischi in discorso resta, in ogni caso, in capo all’impresa;

• l’impresa deve comunque nominare un responsabile interno alla Funzione Antiriciclaggio, con il compito di monitorare le modalità di svolgimento del servizio da parte dell’outsourcer;

• l’impresa dovrà inoltre adottare le cautele che sul piano organizzativo sono necessarie a garantire il mantenimento dei poteri di indirizzo e controllo da parte degli organi aziendali sulla Funzione esternalizzata;

• l’esternalizzazione deve essere formalizzata in un accordo che definisca quanto meno: o la compiuta indicazione degli obiettivi da perseguire; o la frequenza minima dei flussi informativi nei confronti del

referente interno e degli organi di vertice e di controllo aziendali, fermo restando l’obbligo di corrispondere tempestivamente a qualsiasi richiesta di informazioni e di consulenza;

o gli obiettivi, la metodologia e la frequenza dei controlli; o gli obblighi di riservatezza delle informazioni acquisite

nell’esercizio della Funzione; o la possibilità di subdelegare a terzi parte delle funzioni ; o i collegamenti con le attività svolte dall’Organo con funzioni di

Controllo; o la possibilità di rivedere le condizioni del servizio al verificarsi

di modifiche normative o nell’operatività e nell’organizzazione dell’impresa esternalizzante;

o la possibilità per le Autorità di Vigilanza, la UIF e la società di revisione di accedere alle informazioni utili per l’attività di supervisione e controllo ai locali dove sono svolte le attività esternalizzate.

Il Responsabile delle Segnalazioni di Operazioni Sospette:

- è il legale rappresentante ovvero un soggetto dallo stesso delegato, quest’ultimo non deve avere responsabilità dirette in aree operative né deve essere gerarchicamente dipendente da soggetti di dette aree;

- il ruolo e le responsabilità del delegato ovvero del legale rappresentante devono essere adeguatamente formalizzati e resi pubblici all’interno della struttura.

- la delega per la valutazione e la trasmissione delle segnalazioni pervenute (ex art. 42, comma 4, Decreto AML) può essere attribuita al Responsabile Antiriciclaggio. La delega non può essere conferita al responsabile della Funzione di Revisione Interna né a soggetti esterni all’impresa;

- il nominativo del delegato ovvero del legale rappresentante va comunicato alla UIF.

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• per quanto riguarda le Funzioni di Controllo si danno di seguito le indicazioni minimali;

• le linee guida sono sviluppate tenendo conto delle procedure elaborate da Assofiduciaria, (apertura/chiusura, gestione del mandato, contabilità generale e fiscale, controlli con focus specifico sull’antiriciclaggio);

• è necessario individuare per ogni funzione di controllo il numero degli addetti indicando se comprensivo e non comprensivo del responsabile. Nel caso si utilizzi personale delle aree operative a supporto delle funzioni di controllo indicarne il numero e le modalità di coordinamento;

• inserire il curriculum vitae dei Responsabili delle Funzioni di Controllo Aziendali.

- Formazione:

Laurea …

- Esperienze – mansioni - responsabilità: - Dal … ad oggi: …

6.2.3.- L’esternalizzazione delle Funzioni di Controllo

Per le funzioni di controllo esternalizzate (cfr. punto precedente per l’esternalizzazione della Funzione Antiriciclaggio)

- illustrare i presidi organizzativi idonei ad assicurare agli outsourcer una piena accessibilità a tutte le informazioni utili per la valutazione dei processi e dei rischi nei limiti dei compiti affidati;

- descrivere le modalità e la frequenza con le quali gli organi aziendali verificano l’attività di controllo esternalizzata;

- individuare il ruolo di referente per le attività esternalizzate, assicurandone l’autonomia e l’indipendenza;

- definire frequenza e contenuto dei flussi informativi.

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- descrivere se è stata concessa alle Funzioni di Controllo esternalizzate un’abilitazione in lettura all’accesso ai sistemi informativi della società per effettuare i controlli;

- descrivere le informazioni, loro cadenza e modalità di trasmissione che il referente interno invia alle Funzioni di controllo esternalizzate;

- definire i presidi interni per la verifica dell’operato delle Funzioni esternalizzate e le modalità e frequenza dei controlli, nonché la procedura per la risoluzione delle eventuali anomalie/criticità riscontrate;

- descrivere i compiti e le responsabilità del referente interno e la sua collocazione gerarchica;

- descrivere la frequenza e il contenuto minimo delle relazioni che le funzioni di controllo esternalizzate devono inviare alla società.

6.3.- PARTE III - Gestione dei rischi - Rischio operativo

1. descrivere i presidi organizzativi e di controllo per assicurare il rispetto della disciplina

in materia di prevenzione dei fenomeni di riciclaggio e di finanziamento al terrorismo, nel rispetto delle disposizioni legislative e regolamentari in materia; Linea guida punto 1. La descrizione dei presidi organizzativi e di controllo deve contenere una descrizione dei controlli di primo livello, effettuati nell’ambito del medesimo servizio, di secondo livello ad opera del responsabile antiriciclaggio e di terzo livello ad opera della revisione interna. Si rinvia ai compiti delle funzioni di controllo per l’individuazione dei controlli di secondo e terzo livello.

2. indicare il Responsabile della Funzione Antiriciclaggio o Responsabile Aziendale

Antiriciclaggio (RAA) e descriverne il profilo professionale; Linea guida punto 2. Per il Responsabile Aziendale Antiriciclaggio utilizzare la medesima modalità descrittiva prevista per le altre funzioni di controllo (Linea guida par. 6.2.2).

3. effettuare la mappatura degli adempimenti operativi a carico degli addetti ai vari livelli

e le procedure informatiche predisposte per l’osservanza della normativa;

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Linea guida punto 3. I punti di controllo devono essere evidenziati almeno nelle procedure organizzative precedentemente citate (apertura/chiusura, gestione del mandato, contabilità generale e fiscale, controlli con focus specifico sull’antiriciclaggio): sulla base di quanto evidenziato fare una sintetica descrizione dei suddetti controlli identificando i controlli di linea e i controlli di secondo e terzo livello.

4. definire i vari livelli di responsabilità nell’ambito degli adempimenti relativi alla

normativa in parola, con particolare riferimento agli adempimenti inerenti all’alimentazione dell’AUI e la segnalazione delle operazioni sospette;

Linea guida punto 4. I livelli di responsabilità hanno attinenza, in particolare, alle modalità di alimentazione dell’AUI. Poiché l’AUI è un programma informatico è necessario descrivere:

1) chi inserisce i dati e da dove provengono (es. se l’AUI è alimentato manualmente è necessario descrivere l’origine dei dati, le modalità di inserimento e i controlli sulla correttezza dei dati e del loro inserimento);

2) le modalità con le quali il responsabile antiriciclaggio verifica l’affidabilità del sistema informativo di alimentazione dell’archivio unico informatico aziendale.

5. illustrare le iniziative di formazione per il personale.

Linea guida punto 5. La formazione sull’antiriciclaggio è responsabilità dell’Alta Direzione e il Collegio Sindacale deve controllarne lo svolgimento. La normativa prevede la predisposizione di un piano di formazione specifico per le diverse funzioni e particolarmente dettagliato per la Funzione Antiriciclaggio. La formazione deve essere continua e sistematica. È necessario descrivere le iniziative assunte in tal senso e le verifiche effettuate anche da parte della Funzione Antiriciclaggio e della Revisione Interna.

In base alla disciplina di riferimento (11): Compiti della Funzione Antiriciclaggio

- La Funzione verifica nel continuo che le procedure aziendali siano coerenti con l’obiettivo di prevenire e contrastare la violazione di norme di eteroregolamentazione

11) Provvedimento Organizzazione AML, Capitolo secondo “L’assetto dei presidi antiriciclaggio” da pagina 16 a pagina 17.

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(leggi e norme regolamentari) e di autoregolamentazione in materia di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

- La Funzione provvede a:

• identificare le norme applicabili e valutare il loro impatto sui processi e le procedure interne;

• collaborare all’individuazione del sistema dei controlli interni e delle procedure finalizzato alla prevenzione e al contrasto dei rischi in discorso;

• verificare l’idoneità del sistema dei controlli interni e delle procedure adottato e proporre le modifiche organizzative e procedurali necessarie o opportune al fine di assicurare un adeguato presidio dei rischi;

• prestare consulenza e assistenza agli organi aziendali e all’alta direzione; in caso di offerta di prodotti e servizi nuovi, la Funzione effettua in via preventiva le valutazioni di competenza;

• verificare l’affidabilità del sistema informativo di alimentazione dell’AUI; • trasmettere mensilmente all’Unità di Informazione Finanziaria i dati aggregati

concernenti le registrazioni nell’AUI; • curare, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in materia di

formazione, la predisposizione di un adeguato piano di formazione, finalizzato a conseguire un aggiornamento su base continuativa del personale dipendente e dei collaboratori;

• predisporre flussi informativi diretti agli organi aziendali e all’alta direzione; • fornire adeguati ragguagli informativi su oggetto, metodologie e frequenza dei

controlli sui rischi, nonché sui flussi informativi che devono essere assicurati agli organi aziendali. A tal fine trasmettere anche i regolamenti interni che saranno adottati;

• sviluppare sulla base dei flussi informativi disegnati la metodologia seguita e gli strumenti a supporto compresa la mappatura delle Procedure;

- la Funzione può essere chiamata a svolgere le attività di rafforzata verifica della clientela nei casi in cui appaia particolarmente elevato il rischio di riciclaggio. Laddove tale compito venga attribuito alle strutture operative, il Responsabile della Funzione Antiriciclaggio verifica l’adeguatezza del processo di rafforzata verifica condotto dalle strutture di linea, sottoponendo ad attento controllo tale processo e i relativi esiti;

- la Funzione predispone, per l’Organo con funzione di Gestione che lo sottopone all’approvazione dell’Organo con funzione di Supervisione Strategica, un documento che definisce responsabilità, compiti e modalità operative nella gestione del rischio di riciclaggio e di finanziamento al terrorismo. Il documento - costantemente aggiornato - deve essere disponibile e facilmente accessibile a tutto il personale dipendente e ai collaboratori;

- la Funzione pone particolare attenzione all’adeguatezza dei sistemi e delle procedure interne in materia di obblighi di adeguata verifica della clientela e di registrazione nonché dei sistemi di rilevazione, valutazione e segnalazione delle operazioni sospette, all’efficace rilevazione delle altre situazioni oggetto di obbligo di comunicazione

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nonché all’appropriata conservazione della documentazione e delle evidenze richieste dalla normativa;

- almeno una volta l’anno, la Funzione presenta agli Organi di Supervisione Strategica, Gestione e Controllo una relazione sulle iniziative intraprese, sulle disfunzioni accertate e sulle relative azioni correttive da intraprendere nonché sull’attività formativa del personale. In qualità di presidio aziendale specialistico antiriciclaggio, la funzione collabora con le Autorità di cui al Titolo I, Capo II del Decreto AML;

- annualmente deve essere sottoposta all’Organo con Funzione di Gestione una relazione in ordine all’attività di addestramento e formazione in materia di normativa antiriciclaggio. Un supporto all’azione di formazione del personale e di diffusione della complessiva disciplina può essere fornito dall’associazione di categoria o da altri organismi esterni, attraverso iniziative volte ad approfondire la normativa, a studiarne le modalità di applicazione e a diffonderne la conoscenza in modo chiaro ed efficace.

6.4.- PARTE IV - Sistemi informativi Descrivere le caratteristiche del sistema informativo in relazione alla propria dimensione operativa e al fabbisogno informativo degli organi aziendali per assumere decisioni consapevoli e coerenti con gli obiettivi aziendali. A tal fine:

1. Descrivere sinteticamente le procedure informatiche utilizzate nei vari comparti (contabilità, segnalazioni, ecc.), il processo di alimentazione, ponendo in evidenza le operazioni automatizzate e quelle effettuate manualmente, il grado di integrazione tra le procedure.

2. Indicare i controlli (compresi quelli generati automaticamente dalle procedure)

effettuati sulla qualità dei dati.

Linea guida punti 1 e 2. Lo sviluppo dei punti 1e 2, il cui focus è specificatamente sul presidio e il supporto al processo antiriciclaggio, dipenderà dalla tipologia di software in uso e dal livello di integrazione.

3. Illustrare i presidi logici e fisici approntati per garantire la sicurezza del sistema

informatico e la riservatezza dei dati (individuazione dei soggetti abilitati, gestione di userid e password, sistemi di back-up e di recovery, ecc.).

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Linea guida punto 3. Descrivere le misure adottate per evitare accessi non autorizzati ai sistemi e alla documentazione. Descrivere le modalità di autorizzazione dei soggetti deputati all’acceso ai sistemi informatici. Descrivere i sistemi di back up dei dati (i.e.: nastro, unità di backup, ecc.) la frequenza, la conservazione. Descrivere le procedure di disaster recovery e i test effettuati per assicurarne l’efficienza.

4. Individuare il responsabile EDP e le funzioni ad esso attribuite e descrivere il profilo

professionale.

Linea guida punto 4. Comunicare il nominativo del responsabile EDP e le funzioni ad esso affidate. Per la descrizione del profilo utilizzare la modalità prevista alla linea guida parte 6.2.2.

In base alla disciplina di riferimento (12):

Le società fiduciarie si dotano di sistemi di rilevazione e conservazione accentrata dei dati sulla clientela, assicurandone la corretta tenuta e il costante aggiornamento, nonché la pronta disponibilità delle informazioni. Assumono specifico rilievo gli adempimenti imposti dalla disciplina antiriciclaggio in materia di identificazione del titolare effettivo e relativa comunicazione, anche nell’ambito delle segnalazioni di operazioni sospette.

L’affidabilità dei sistemi informativi rappresenta un pre-requisito essenziale per il buon funzionamento dell’intermediario finanziario. Esso rappresenta uno strumento fondamentale per il conseguimento degli obiettivi strategici e operativi degli intermediari: lo sfruttamento delle opportunità offerte dalla tecnologia consente, infatti, di accrescere la qualità dei processi di lavoro e dei prodotti e servizi offerti alla clientela; inoltre la disponibilità di idonei strumenti informativi permette agli organi aziendali di monitorare regolarmente i rischi aziendali e di assumere decisioni consapevoli e coerenti con gli obiettivi aziendali.

Gli intermediari si dotano di sistemi informativo-contabili adeguati al contesto operativo e ai rischi ai quali essi sono esposti. In particolare, è necessario che la disponibilità di risorse informatiche e umane sia adeguata all’operatività aziendale.

Lo sviluppo e la gestione dei sistemi informativi competono agli organi e alle funzioni aziendali, in coerenza con le rispettive competenze.

12) Provvedimento Organizzazione AML, Capitolo IV “Principi organizzativi da osservare in relazione a specifiche attività”, Sezione II - Società fiduciarie, da pagina 24 a pagina 25.

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I sistemi informativi adottati assicurano un elevato grado di attendibilità. Essi consentono di registrare correttamente e con la massima tempestività tutte le operazioni aziendali e i fatti di gestione, al fine di fornire informazioni adeguate e aggiornate sull’operatività aziendale e sull’evoluzione dei rischi. In particolare, essi consentono di ricostruire l’attività dell’intermediario finanziario a qualsiasi data, partitamente per ciascuno dei servizi prestati. I dati devono essere conservati con una granularità adeguata a consentire opportune analisi e aggregazioni sull’operatività aziendale.

La circostanza che l’intermediario finanziario utilizzi diverse procedure settoriali (contabilità, segnalazioni, antiriciclaggio, ecc.) non deve inficiare la qualità e coerenza complessiva dei dati aziendali, né comportare la creazione di archivi non coerenti.

I sistemi informativi garantiscono elevati livelli di sicurezza. A tal fine, gli intermediari definiscono e adottano adeguati presidi, opportunamente formalizzati, volti a garantire: la sicurezza fisica e logica dell’hardware e del software, comprendenti procedure di back-up dei dati e di disaster recovery; l’individuazione dei soggetti autorizzati ad accedere ai sistemi e relative abilitazioni; la possibilità di risalire agli autori degli inserimenti o delle modifiche dei dati e di ricostruire la serie storica dei dati modificati.

Una specifica sezione del piano di continuità operativa, se richiesto in base al principio di proporzionalità, è dedicata ai sistemi informativo-contabili.

Commento Le disposizioni normative succitate in materia di sistemi informativi contabili, che riguardano tutti gli intermediari, devono essere applicate secondo il principio di proporzionalità in funzione della normativa antiriciclaggio. Tuttavia, anche per le società fiduciarie di dimensioni più contenute che richiedano l’iscrizione, il sistema informativo contabile deve essere concepito per consentire la ricostruzione immediata di tutte le operazioni aziendali, ivi incluse quelle della clientela, inoltre tutte le informazioni devono essere allineate e ciò non può prescindere da un’integrazione dei vari applicativi. 7.- Poteri ispettivi e di vigilanza di Banca d’Italia durante il procedimento autorizzativo Nell’ambito del procedimento di autorizzazione, Banca d’Italia può disporre una verifica in ordine alla funzionalità complessiva della struttura aziendale nonché all’esistenza e all’ammontare del capitale minimo versato della società istante. A tal fine, Banca d’Italia può disporre l’accesso di propri ispettori oppure richiedere una perizia a soggetti terzi. Banca d’Italia si riserva di richiedere ulteriori informazioni e chiarimenti a integrazione della documentazione indicata. Ai fini delle valutazioni che precedono, Banca d'Italia si avvale anche dei riferimenti aggiornati forniti dal Ministero dello Sviluppo economico.

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8.- Conclusione del procedimento Banca d’Italia rilascia o nega l’autorizzazione entro 180 giorni dalla data di ricevimento della domanda, corredata della richiesta documentazione. In sede di rilascio dell’autorizzazione, Banca d’Italia può fornire indicazioni alla società fiduciaria perché quest’ultima garantisca l’esistenza di una governance efficace, di una robusta organizzazione amministrativa, di un adeguato presidio dei rischi derivanti dal mancato rispetto della disciplina dell’antiriciclaggio e del contrasto al finanziamento del terrorismo, nonché il soddisfacimento delle esigenze informative di vigilanza. 9.- Le tempistiche

L’art. 10 del d.lgs. n. 141/2010 ha previsto un periodo transitorio di 12 mesi dall’emanazione della disciplina di settore affinché le società fiduciarie in possesso dei requisiti possano procedere agli adeguamenti richiesti. Almeno tre mesi prima rispetto allo spirare di tale termine dovrà essere presentata istanza di autorizzazione per l’iscrizione alla sezione separata dell’Albo. In pendenza di istanza le società fiduciarie potranno, in ogni caso, continuare ad operare anche oltre il sopraccitato termine. Il mancato accoglimento dell’istanza piuttosto che la mancata presentazione della stessa comporteranno, invece, la decadenza dall’autorizzazione allo svolgimento dell’attività “fiduciaria”. Banca d’Italia ha chiarito (13) che il periodo di 12 mesi termina il 12 maggio 2016, di conseguenza l’istanza andrà presentata entro il 12 febbraio 2016.

La disciplina transitoria dettata dall’art. 10 del d.lgs. n. 141/2010 non contiene la previsione di cui all’art. 199 del TUF, secondo cui, in caso di diniego dell’autorizzazione da parte di Banca d’Italia, alla società fiduciaria interessata viene concesso un termine di 90 giorni per rimuovere le condizioni che rendevano necessaria la presentazione dell’istanza; ciò a pena di subire anche la revoca, da parte del Ministero dello Sviluppo Economico, dell’autorizzazione di cui alla l. n. 1966/1939.

Si tratta chiaramente di un difetto di coordinamento, perché non vi è ragione di trattare in modo deteriore le società fiduciarie nel regime transitorio rispetto al regime ordinario. Pertanto, si è dell’avviso che il termine di 90 giorni per far venir meno le condizioni che rendevano obbligatoria la presentazione dell’istanza poi rigettata valga anche nel periodo transitorio e che dunque le società fiduciarie che vedano rigettata l’istanza di iscrizione alla sezione separata dell’Albo presentata entro il 12 febbraio 2016, potranno evitare la revoca, da parte del Ministero dello Sviluppo Economico, dell’autorizzazione di cui alla l. n. 1966/1939 a condizione che entro 90 giorni rimuovano le condizioni dell’obbligo di iscrizione.

13) Si veda il documento di Banca d’Italia “Nota esplicativa del regime transitorio per il passaggio all’albo unico da parte dei soggetti operanti nel settore finanziario” nel Bollettino di vigilanza n. 5 (maggio 2015).

DELLE SOCIETA’ FIDUCIARIE DI CUI ALL’ART. 199 DEL … · DELLA FINANZA 1.- Introduzione 1.1.-...

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