DELLE SOCIETA’ FIDUCIARIE DI CUI ALL’ART. 199 DEL … · DELLA FINANZA 1.- Introduzione 1.1.-...

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LINEE GUIDA PER LA REDAZIONE DELLISTANZA DI AUTORI ZZAZIONE DELLE SOCIETA FIDUCIARIE DI CUI ALLART. 199 DEL T ESTO UNICO DELLA FINANZA

1.- Introduzione

1.1.- La sezione separata e la Circolare 288

Le presenti Linee Guida sono redatte per fornire uno strumento di ausilio per le societ fiduciarie di cui allart. 199 del d.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 (il Testo Unico della Finanza, dora innanzi il TUF), cos come emendato dal d.lgs. 13 agosto 2010, n. 141.

Come noto, infatti, ai sensi della norma appena richiamata le societ fiduciarie che presentano i requisiti che verranno meglio illustrati nel prosieguo sono tenute alliscrizione in una sezione separata dellAlbo degli Intermediari Finanziari (dora innanzi l Albo) di cui allart. 106 del d.lgs. 1 settembre 1993, n. 385 (il Testo Unico Bancario, dora innanzi il TUB).

Liscrizione nella sezione separata determina la sottoposizione dei sopraccitati soggetti alla vigilanza di Banca dItalia, cos da assicurare il rispetto delle disposizioni di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo.

Viene invece mantenuta lattuale fisionomia ed operativit delle societ fiduciarie per quanto riguarda sia la delimitazione delle attivit esercitabili, sia la lautorizzazione e la vigilanza da parte del Ministero per lo Sviluppo economico: le novit in parola infatti non hanno inciso n sulla l. 23 novembre 1939, n. 1966 Disciplina delle societ fiduciarie e di revisione e nemmeno sul d.m. del Ministro dellIndustria e del Commercio 16 gennaio 1995, recante gli Elementi informativi del procedimento di autorizzazione allesercizio dellattivit fiduciaria e di revisione e disposizioni di vigilanza.

Banca dItalia ha emanato la disciplina di secondo livello con la Circolare 3 aprile 2015, n. 288 recante le Disposizioni di vigilanza per gli intermediari finanziari (di seguito la Circolare 288). Larticolato disciplina, inter alia, la procedura di autorizzazione e le regole sugli assetti proprietari, disegnate sul modello previsto per le generalit degli intermediari finanziari di cui allart. 106 del TUB, fatte salve alcune specificit che tengono conto sia delle caratteristiche delle societ fiduciarie, sia della peculiare finalit che lart. 199 del TUF attribuisce alla vigilanza di Banca dItalia su tali intermediari, ossia assicurare il rispetto della normativa in materia di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo di cui al d.lgs. 21 novembre 2007, n. 231 (di seguito il Decreto AML) e disposizioni di attuazione.

1.2.- Il principio di proporzionalit nelle Linee Guida

Le presenti Linee Guida sono state elaborate tenendo conto del principio di proporzionalit sancito nella Circolare 288 e dal Provvedimento di Banca dItalia del 10 marzo 2011,

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recante disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire lutilizzo degli intermediari finanziari e degli altri soggetti che svolgono attivit finanziaria ai fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, ai sensi dellart. 7, comma 2 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 (di seguito il Provvedimento Organizzazione AML).

In particolare, si sono ipotizzati tre differenti tipi di organizzazione, sulla base di criteri di natura quantitativa-dimensionale.

Sono infatti stati presi in considerazione i soggetti di piccola, media o grande dimensione. Si cercato il pi possibile di ridurre la complessit operativa per i soggetti, soprattutto di piccole e medie dimensioni, tenendo comunque conto il fatto che il Provvedimento Organizzazione AML pone dei requisiti minimali che non rendono ulteriormente comprimibile la struttura organizzativa.

2.- Finalit della vigilanza di Banca dItalia

Lautorizzazione della Banca dItalia finalizzata a verificare:

- la sussistenza delle condizioni previste dallart. 199 del TUF;

- lesistenza di requisiti di governo societario e organizzativi idonei ad assicurare il rispetto della normativa in materia di prevenzione dellutilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attivit criminose e di finanziamento del terrorismo.

Tutti gli adempimenti richiesti in fase autorizzativa dalla Circolare 288 alle societ fiduciarie di cui allart. 199 TUF sono da intendersi focalizzati sul contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo e al rispetto delle prescrizioni di cui al Decreto AML.

La stessa estensione della vigilanza di Banca dItalia (che comporter la possibilit per questultima di effettuare ispezioni e comminare sanzioni) sulle societ fiduciarie ex art. 199 TUF andr considerata esclusivamente in unottica antiriciclaggio.

Per gli aspetti non attinenti alle finalit sopra indicate, la vigilanza rimarr in capo al Ministero dello Sviluppo economico.

3.- Requisiti:

3.1.- Liscrizione

Lart. 199 del TUF stabilisce che debbano procedere alliscrizione in una sezione separata dellAlbo le societ fiduciarie di cui alla l. n. 1966/1939 che, alternativamente:

1) siano costituite in forma di societ di capitali e siano controllate direttamente o indirettamente da una banca o da un intermediario finanziario.

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Lobbligo di iscrizione nella sezione separata dellAlbo sussiste nel caso in cui la societ fiduciaria sia controllata direttamente o indirettamente da banche tanto residenti in Italia quanto estere (comunitarie ed extracomunitarie), purch autorizzate nei rispettivi Stati di origine.

Lobbligo di iscrizione nella sezione separata dellAlbo sussiste altres nel caso in cui la societ fiduciaria sia controllata direttamente o indirettamente da:

- intermediari finanziari italiani di cui allart. 106 del TUB;

- intermediari finanziari comunitari ammessi al mutuo riconoscimento;

- intermediari finanziari comunitari non ammessi al mutuo riconoscimento al ricorrere delle seguenti condizioni:

o autorizzazione di Banca dItalia;

o iscrizione allAlbo;

o costituzione di una stabile organizzazione;

o possesso dei requisiti di cui allart. 107, comma 1, lett. d) (venga presentato un programma concernente lattivit iniziale e la struttura organizzativa, unitamente allatto costitutivo e allo statuto) ed f) (non sussistano, tra gli intermediari finanziari o i soggetti del gruppo di appartenenza e altri soggetti, stretti legami che ostacolino leffettivo esercizio delle funzioni di vigilanza);

o svolgimento effettivo dellattivit finanziaria nel Paese di provenienza;

o esercizio in Italia delle attivit indicate al comma 2 in via esclusiva;

o assegnazione alla stabile organizzazione di un fondo di dotazione di importo almeno pari al capitale sociale richiesto agli intermediari aventi sede legale in Italia;

o sussistenza, in capo ai soggetti che svolgono funzioni di direzione della stabile organizzazione, dei requisiti di onorabilit, professionalit ed indipendenza previsti per gli esponenti degli intermediari finanziari;

o sussistenza, in capo ai titolari di partecipazione rilevante, dei requisiti di onorabilit previsti per i titolari di partecipazioni rilevanti in intermediari finanziari;

- intermediari finanziari extracomunitari nel caso in cui abbiano costituito una societ in Italia autorizzata da Banca dItalia ai sensi dellart. 107 ed iscritta allAlbo.

Per lesplicazione del concetto di controllo si rinvia al riquadro di approfondimento nel par. 3.3.2.

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2) abbiano adottato la forma della societ per azioni e presentino un capitale sociale versato di ammontare non inferiore al doppio di quello previsto per le societ per azioni (di cui allart. 2327 del codice civile).

Si ricorda che il cd. Decreto Competitivit il d.l. 24 giugno 2014, n. 91, convertito, con modificazioni, dalla l. 11 agosto 2014, n. 116 ha modificato lart. 2327 c.c. abbattendo la misura minima del capitale sociale per le societ per azioni da 120.000 euro a 50.000 euro. La soglia del doppio del minimo del capitale sociale richiamato dallart. 199 TUF non pi quindi 240.000 euro, bens 100.000 euro.

Banca dItalia pu disporre controlli sulla funzionalit complessiva della struttura aziendale, sullesistenza e sullammontare del patrimonio della fiduciaria cos da verificare che siano sufficienti a garantire lesistenza ed il corretto funzionamento dei presidi organizzativi antiriciclaggio ed antiterrorismo.

3.2.- Decadenza e revoca dellautorizzazione

La fiduciaria decade dallautorizzazione rilasciata se: - vi rinuncia espressamente nei 12 mesi successivi dal rilascio della stessa; - non ha operato nei 12 mesi dal rilascio dellautorizzazione.

In presenza di giustificati motivi, su richiesta della societ fiduciaria pu essere concesso un limitato periodo di proroga, di norma non superiore a 6 mesi.

La decadenza e la revoca dellautorizzazione da parte di Banca dItalia non comportano un obbligo di modifica delloggetto sociale, bens quello di far venir meno delle condizioni che comportano lobbligo di iscrizione nella sezione separata di cui allart. 106 del TUB (trasformazione in srl oppure uscita dal controllo di una banca o di un intermediario finanziario).

3.3.- Onorabilit dei partecipanti al capitale

3.3.1.- La normativa applicabile

La Circolare 288 richiede, per i titolari di partecipazioni qualificate, il possesso dei requisiti di onorabilit previsti per i titolari di partecipazioni nelle banche, nonch di quelli di cui allart. 19 del TUB (1).

1) Ai sensi dellart. 19, comma 5, del TUB: La Banca dItalia rilascia lautorizzazione quando ricorrono condizioni atte a garantire una gestione sana e prudente della banca, valutando la qualit del potenziale acquirente e la solidit finanziaria del progetto di acquisizione in base ai seguenti criteri: la reputazione del potenziale acquirente ai sensi dellarticolo 25; lidoneit, ai sensi dellarticolo 26, di coloro che, in esito allacquisizione, svolgeranno funzioni di amministrazione, direzione e controllo nella banca; la solidit finanziaria del potenziale acquirente; la capacit della banca di rispettare a seguito dellacquisizione le disposizioni che ne regolano lattivit; lidoneit della struttura del gruppo del potenziale acquirente a consentire lesercizio efficace della vigilanza. Lautorizzazione non pu essere rilasciata in caso di fondato sospetto che lacquisizione sia connessa ad operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Lautorizzazione pu essere sospesa o revocata se vengono meno o si modificano i presupposti e le condizioni per il suo rilascio.

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Ad oggi, tali requisiti sono descritti dal d.m. del Ministro del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica del 18 marzo 1998, n. 144.

Si segnala che il d.lgs. 12 maggio 2015, n. 72, recependo in Italia la Direttiva 2013/36/UE (la Credit Requirements Directive IV, dora innanzi CRD IV ), ha modificato una serie di disposizioni del TUB (tra cui lart. 25) con riferimento ai titolari di partecipazioni qualificate delle banche (e, quindi, anche delle societ fiduciarie) nonch, come si vedr infra, nei confronti degli esponenti aziendali.

In particolare, ai sensi della nuova disciplina i titolari delle partecipazioni qualificate dovranno possedere i requisiti di onorabilit e soddisfare criteri di competenza e correttezza in modo da garantire la sana e prudente gestione.

Tali requisiti verranno, nello specifico, individuati da un successivo decreto del Ministro dellEconomia e delle Finanze che sostituir lattuale. In particolare, il nuovo decreto, oltre a ridefinire requisiti di onorabilit, graduer quelli di competenza in relazione allinfluenza sulla gestione della societ fiduciaria che il titolare della partecipazione potr esercitare e quelli di correttezza con riguardo, tra laltro, alle relazioni daffari del titolare della partecipazione, alle condotte tenute nei confronti delle autorit di vigilanza e alle sanzioni o misure correttive a questi irrogate, a provvedimenti restrittivi inerenti ad attivit professionali svolte, nonch ad ogni altro elemento suscettibile di incidere sulla correttezza del titolare della partecipazione.

Fino a quando, comunque, non sar entrata in vigore la disciplina attuativa, ossia il provvedimento che sostituir il d.m. n. 144/1998, continuer ad applicarsi il precedente regime. Per questo motivo, nel prosieguo si dar conto dei requisiti richiesti dallancora vigente d.m. del Ministro del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica del 18 marzo 1998, n. 144.

Peraltro si ritiene altamente improbabile che il decreto ministeriale possa essere emanato in pendenza del periodo transitorio concernente la presentazione delle istanze per liscrizione al nuovo albo, in quanto ci modificherebbe in corsa i requisiti di ammissione.

3.3.2.- La partecipazione qualificata

qualificata quella partecipazione che comporta il controllo o la possibilit di esercitare uninfluenza notevole sulla societ fiduciaria o che comunque attribuisce una quota di diritti di voto o del capitale almeno pari al 10%.

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Il controllo sussiste:

(i) se si dispone (anche congiuntamente con soggetti interposti) della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria,

(ii) in presenza di voti sufficienti per lesercizio di uninfluenza dominante o

(iii) in virt di particolari vincoli contrattuali.

Vi controllo anche attraverso la stipula contratti o di clausole statutarie che abbiano per oggetto o per effetto il potere di esercitare lattivit di direzione e coordinamento.

Il controllo si considera esistente nella forma dellinfluenza dominante, salvo prova contraria, allorch ricorra una delle seguenti situazioni:

1) esistenza di un soggetto che, sulla base di accordi, ha il diritto di nominare o revocare la maggioranza degli amministratori o del consiglio di sorveglianza ovvero disporre della maggioranza dei voti ai fini delle deliberazioni relative alle materie di competenza dellassemblea ordinaria;

2) possesso di partecipazioni idonee a consentire la nomina o la revoca della maggioranza dei membri del consiglio di amministrazione o del consiglio di sorveglianza;

3) sussistenza di rapporti, anche tra soci, di carattere finanziario ed organizzativo idonei a conseguire uno dei seguenti effetti:

a) la trasmissione degli utili o delle perdite;

b) il coordinamento della gestione dellimpresa con quella di altre imprese ai fini del perseguimento di uno scopo comune;

c) lattribuzione di poteri maggiori rispetto a quelli derivanti dalle partecipazioni possedute;

d) lattribuzione, a soggetti diversi da quelli legittimati in base alla titolarit delle partecipazioni, di poteri nella scelta degli amministratori o dei componenti del consiglio di sorveglianza o dei dirigenti delle imprese;

4) assoggettamento a direzione comune, in base alla composizione degli organi amministrativi o per altri concordanti elementi.

3.3.3.- I requisiti di onorabilit

Non pu essere titolare di partecipazione qualificata il soggetto che si trovi in una delle seguenti condizioni:

a) essere stato sottoposto a misure di prevenzione disposte dallautorit giudiziaria ai sensi del d.lgs. 6 settembre 2011, n. 159 (Codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione nonch nuove disposizioni in materia di documentazione antimafia), salvi gli effetti della riabilitazione;

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b) essere stato condannato con sentenza irrevocabile, salvi gli effetti della riabilitazione:

1) a pena detentiva per un tempo non inferiore a sei mesi per uno dei reati previsti dalle norme che disciplinano lattivit bancaria, finanziaria, mobiliare, assicurativa e dalle norme in materia di mercati e valori mobiliari, di strumenti di pagamento;

2) alla reclusione per un tempo non inferiore a sei mesi per uno dei delitti in materia di societ e consorzi (delitti previsti nel Titolo XI, Libro V del Codice Civile) o in materia fallimentare (di cui al r.d. 16 marzo 1942, n. 267);

3) alla reclusione per un tempo non inferiore a un anno per un delitto contro la pubblica amministrazione, contro la fede pubblica, contro il patrimonio, contro lordine pubblico, contro leconomia pubblica ovvero per un delitto in materia tributaria;

4) alla reclusione per un tempo non inferiore a due anni per un qualunque delitto non colposo.

c) essere stato condannato a una delle pene indicate alla lett. b) con sentenza che applica la pena su richiesta delle parti, salvo il caso dellestinzione del reato. Le pene di cui alla lett. b), n. 1) e n. 2) non rilevano se inferiori ad un anno.

Qualora il partecipante sia una persona giuridica, i requisiti di onorabilit devono essere posseduti dagli amministratori e dal direttore generale, ovvero dai soggetti che ricoprono cariche equivalenti.

Nella valutazione effettuata da Banca dItalia in merito alliscrizione della societ fiduciaria nella sezione separata dellAlbo, possono assumere rilievo gli eventuali legami di qualsiasi natura, anche familiari o associativi, tra partecipanti e altri soggetti, che siano tali da compromettere la sana e prudente gestione in ambito antiriciclaggio. Allo stesso modo Banca dItalia pu valutare ogni precedente penale o indagine penale a carico di coloro che detengano una partecipazione, anche non qualificata, della fiduciaria. Banca dItalia utilizza le informazioni in suo possesso e pu avvalersi di notizie riservate derivanti dalla collaborazione con altre autorit pubbliche italiane o estere.

La medesima Autorit di vigilanza pu chiedere ai partecipanti specifiche dichiarazioni di impegno tali da assicurare la sana e prudente gestione della fiduciaria (in ambito antiriciclaggio) per un ragionevole periodo di tempi (solitamente tre anni), conformemente al principio di proporzionalit.

3.3.4.- Valutazione di Banca dItalia sul potenziale acquirente

Banca dItalia, al fine di garantire il rispetto della normativa in materia di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo da parte delle societ fiduciarie, valuta la qualit del candidato acquirente, tenendo conto del probabile grado dinfluenza del candidato medesimo sullintermediario.

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La valutazione condotta sulla base dei seguenti criteri: a. la reputazione del candidato acquirente, ivi compreso il possesso dei requisiti

di onorabilit di cui allart. 25 TUB, la correttezza e la competenza professionale dellacquirente, tenendo anche conto dellesperienza pregressa maturata nella gestione di partecipazioni ovvero nel settore;

b. la reputazione e lesperienza di coloro che, in esito alla prevista acquisizione, svolgeranno funzioni di amministrazione, direzione e controllo nellintermediario;

c. la capacit dellintermediario di rispettare le disposizioni in materia antiriciclaggio;

d. lesistenza di motivi ragionevoli per sospettare che, in relazione alla prevista acquisizione, sia in corso o abbia avuto luogo unoperazione o un tentativo di riciclaggio di proventi di attivit illecite o di finanziamento del terrorismo o che la prevista acquisizione potrebbe aumentarne il rischio.

3.4.- Onorabilit e professionalit degli esponenti aziendali

3.4.1.- La normativa applicabile

La Circolare 288 richiede, per gli esponenti aziendali (2) delle societ fiduciarie, il possesso degli stessi requisiti di professionalit, nonch di onorabilit ed indipendenza, previsti per i soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso le banche.

Ad oggi, tali requisiti sono descritti dal d.m. del Ministro del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica del 18 marzo 1998, n. 161, che verranno a breve dettagliatamente indicati.

Oltre a ci la Circolare 288 richiede a Banca dItalia di procedere anche alla verifica della reputazione e dellesperienza dei sopraccitati esponenti aziendali.

(2) Ai fini delle presenti Linee Guida quando ci si riferisce allorgano amministrativo si intende il Consiglio di Amministrazione (nel sistema tradizionale e nel sistema monistico) e il Consiglio di Gestione (nel sistema dualistico). Quando ci si riferisce allorgano di controllo si intende invece il Collegio Sindacale (nel sistema tradizionale), il Consiglio di Sorveglianza (nel sistema dualistico) e il Comitato per il Controllo sulla Gestione (nel sistema monistico). Nella seconda parte delle Linee Guida si prenderanno in considerazione i concetti di Organo con funzione di Supervisione Strategica, Organo con funzione di Gestione e Organo con funzione di Controllo.

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Corre tuttavia lobbligo di segnalare che il d.lgs. 12 maggio 2015, n. 72, recependo in Italia la CRD IV, ha modificato una serie di disposizioni del TUB (tra cui lart. 26) anche con riferimento ai requisiti degli esponenti aziendali delle banche (e, quindi, a cascata, anche delle societ fiduciarie).

In particolare, ai sensi della nuova disciplina gli esponenti aziendali dovranno essere idonei allo svolgimento dellincarico. Oltre che requisiti di professionalit, onorabilit ed indipendenza, i soggetti interessati dovranno essere competenti e corretti e, soprattutto, dedicare sufficiente tempo allo svolgimento dellincarico, di modo da garantire la sana e prudente gestione dellintermediario.

Tali requisiti verranno, nello specifico, individuati da un successivo decreto del Ministro dellEconomia e delle Finanze (che sostituir quello attuale). In particolare il decreto, oltre a ridefinire omogenei requisiti di onorabilit per tutti gli esponenti, graduer quelli di professionalit ed indipendenza secondo principi di proporzionalit. I criteri di competenza verranno fissati, almeno nelle intenzioni, in modo coerente rispetto alla carica da ricoprire e alle caratteristiche dellintermediario, con riguardo alladeguata composizione dellorgano. Verranno previsti criteri di correttezza in merito alle relazioni daffari dellesponente, alle condotte tenute nei confronti delle autorit di vigilanza e alle sanzioni o misure correttive da queste irrogate, a provvedimenti restrittivi inerenti ad attivit professionali svolte, nonch a ogni altro elemento suscettibile di incidere sulla correttezza dellesponente. Infine verranno rivisti i limiti al cumulo di incarichi per gli esponenti delle banche, graduati secondo principi di proporzionalit e tenendo conto delle dimensioni dellintermediario, nonch le cause che comportano la sospensione temporanea dalla carica e la sua durata.

Fino a quando, comunque, non sar entrata in vigore la disciplina attuativa (ossia del provvedimento che sostituir il d.m. n. 161/1998), continuer ad applicarsi il precedente regime. Per questo motivo, nel prosieguo si dar conto dei requisiti richiesti dallancora vigente decreto.

Peraltro si ritiene altamente improbabile che il decreto ministeriale possa essere emanato in pendenza del periodo transitorio concernente la presentazione delle istanze per liscrizione al nuovo albo, in quanto ci modificherebbe in corsa i requisiti di ammissione.

3.4.2.- I requisiti di professionalit

I membri dellorgano amministrativo devono avere unesperienza almeno triennale. Per il Presidente, il periodo minimo richiesto sale a cinque anni.

Lesperienza deve essere maturata nei seguenti ambiti:

- attivit di amministrazione o controllo ovvero compiti direttivi presso imprese.

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I soggetti che hanno ricoperto incarichi analoghi nelle societ fiduciarie possono avvalersi di tale criterio generico, dato che nellambito delle imprese ricadono naturalmente anche le societ fiduciarie.

- attivit professionali in materie attinenti al settore creditizio, finanziario, mobiliare, assicurativo o comunque funzionali allattivit dellintermediario.

Al riguardo, si ritiene che i soggetti che hanno svolto la propria attivit professionale in (e per) societ fiduciarie possano considerare soddisfatto anche tale criterio, dato che lattivit di amministrazione di beni pu essere considerata, latu sensu, attivit finanziaria. Innanzitutto, tra le attivit bancarie/finanziarie (esercitabili da banche ed imprese di investimento) ammesse al mutuo riconoscimento, ai sensi dellAllegato I della CRD IV che disciplina laccesso allattivit degli enti creditizi nonch la vigilanza prudenziale su questi e sulle imprese di investimento, rientra la custodia e amministrazione di valori mobiliari (punto 12), attivit che (insieme alla custodia e amministrazione di beni differenti dai valori mobiliari) costituisce il core business di una societ fiduciaria. Anche in questo senso, quindi, lattivit svolta dalle societ fiduciarie da considerarsi unattivit di natura bancaria-finanziaria.

Del resto, le societ fiduciarie di cui alla l. n. 1966/1939 sono gi considerate intermediari finanziari ai sensi della disciplina antiriciclaggio (in particolare nellart. 11, capoverso del Decreto AML, ancorch allocate in un differente comma rispetto alle banche, alle imprese di investimento e alle societ di gestione del risparmio): va da s che lattivit svolta da un intermediario finanziario possa essere qualificata come finanziaria.

Sulla base di tale interpretazione, pertanto, gli esponenti aziendali, i dipendenti o coloro che hanno comunque assistito professionalmente una o pi societ fiduciarie di cui alla l. n. 1966/1939 possono vantare unattivit professionale in materie attinenti al settore creditizio, finanziario o mobiliare.

- attivit di insegnamento in materie giuridiche ed economiche;

- funzioni amministrative o dirigenziali presso enti pubblici o pubbliche amministrazioni che comportino la gestione di risorse economico-finanziarie ovvero che abbiano attinenza con il settore creditizio, finanziario, mobiliare o assicurativo.

Lamministratore delegato e il direttore generale devono essere inoltre in possesso di una specifica competenza quinquennale, alternativamente:

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- in materia creditizia, finanziaria, mobiliare o assicurativa maturata attraverso esperienze di lavoro in posizione di adeguata responsabilit, ovvero

Vale quanto detto nel precedente riquadro di approfondimento in merito allassimilabilit dellattivit di amministrazione di beni a quella di natura bancaria-finanziaria.

- in imprese aventi una dimensione comparabile con quella della banca presso la quale la carica deve essere ricoperta. Il che significa che questo requisito automaticamente soddisfatto per gli amministratori della stessa societ fiduciaria gi in carica da almeno un quinquennio oppure che abbiano rivestito la stessa carica per analogo periodo in altra societ fiduciaria di dimensione comparabili.

Il d.m. n. 161/1998 stato dettato per gli esponenti aziendali di banche ed stato richiamato solo successivamente per altri soggetti (intermediari finanziari ex art. 106 TUB e societ fiduciarie ex art. 199 TUF). Si ritiene quindi che, nel caso di specie, anche sulla base delle riflessioni di cui sopra, la specifica competenza dellAmministratore Delegato/Direttore Generale debba sussistere in imprese aventi una dimensione comparabile con quelle della societ fiduciaria non della banca presso la quale la carica dovr essere ricoperta. Tale interpretazione anche la pi corretta logicamente dal momento che la funzione verr assunta in una societ fiduciaria e non, invece, in una banca.

I soggetti competenti al controllo dei conti devono invece essere semplicemente iscritti nel registro dei revisori contabili.

3.4.3.- Requisiti di indipendenza

Dal momento che i requisiti di indipendenza non sono mai stati esplicati nella disciplina di secondo livello:

- per i membri dellorgano di controllo si suggerisce lapplicazione dei medesimi requisiti di indipendenza stabiliti dal codice civile;

- per i membri dellorgano amministrativo si suggerisce di fare riferimento ai requisiti di indipendenza eventualmente stabiliti nello Statuto della societ fiduciaria (se previsti).

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3.4.4.- Requisiti di onorabilit e le situazioni impeditive

Le cariche di amministratore, sindaco e direttore generale in banche non possono essere ricoperte da coloro che si trovino in situazioni di interdizione o siano stati condannati per una serie di reati di particolare gravit.

In particolare, non pu essere esponente aziendale:

a) linterdetto, linabilitato, il fallito o colui che stato condannato ad una pena che importa linterdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici (ovvero il soggetto che si trova in una delle situazioni di cui allart. 2382 c.c.);

b) il soggetto sottoposto a misure di prevenzione disposte dallautorit giudiziaria ai sensi del d.lgs. 6 settembre 2011 n. 159 (Codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione, nonch nuove disposizioni in materia di

documentazione antimafia), salvi gli effetti della riabilitazione;

c) la persona condannata con sentenza irrevocabile, salvi gli effetti della riabilitazione, a:

1) pena detentiva per uno dei reati previsti dalle norme che disciplinano lattivit bancaria, finanziaria, mobiliare, assicurativa nonch in materia di mercati e valori mobiliari, di strumenti di pagamento;

2) alla reclusione per uno dei delitti in materia di societ e consorzi (delitti previsti nel Titolo XI, Libro V del Codice Civile) o in materia fallimentare (di cui al r.d. 16 marzo 1942, n. 267);

3) alla reclusione per un tempo non inferiore a un anno per un delitto contro la pubblica amministrazione, contro la fede pubblica, contro il patrimonio, contro lordine pubblico, contro leconomia pubblica ovvero in materia tributaria;

4) alla reclusione per un tempo non inferiore a due anni per un qualunque delitto non colposo;

d) la persona a cui sia stata applicata, su richiesta delle parti, una delle pene di cui alla lett. c) salvo il caso dellestinzione del reato. Le pene di cui ai punti 1) e 2) sub lett. c) non rilevano se inferiori ad un anno.

Con riferimento alle fattispecie disciplinate in tutto o in parte da ordinamenti stranieri, la verifica dellinsussistenza delle condizioni previste effettuata sulla base di una valutazione di equivalenza sostanziale a cura della Banca dItalia.

Si considerano invece situazioni impeditive allo svolgimento di incarichi di amministrazione, direzione e controllo in banche:

laver svolto, per i due esercizi precedenti ladozione dei relativi provvedimenti, funzioni di amministrazione, direzione o controllo in imprese sottoposte a fallimento, a liquidazione coatta amministrativa o a procedure

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equiparate (purch tali situazioni di dissesto siano imputabili allesponente aziendale quanto meno a titolo di colpa) (3). Le frazioni dellultimo esercizio superiori a sei mesi equivalgono a un esercizio intero;

laver svolto funzioni di amministrazione, direzione o controllo in imprese operanti nel settore creditizio, finanziario, mobiliare o assicurativo sottoposte alla procedura di amministrazione straordinaria (purch tali situazioni di dissesto siano imputabili allesponente aziendale quanto meno a titolo di colpa) (4);

nellesercizio della professione di agente di cambio, non aver fatto fronte agli impegni previsti dalla legge o trovarsi in stato di esclusione dalle negoziazioni in un mercato regolamentato.

Il divieto ha la durata di tre anni dalladozione dei relativi provvedimenti. Il periodo ridotto a un anno nelle ipotesi in cui il provvedimento sia stato adottato su istanza dellimprenditore o degli organi amministrativi dellimpresa.

Costituiscono cause di sospensione dalle funzioni di amministratore, sindaco e direttore generale: (i) la condanna con sentenza non definitiva per uno dei reati di cui alla lett. c); (ii) lapplicazione su richiesta delle parti di uno dei reati di cui alla precedente lett. d), con sentenza non definitiva; (iii) lapplicazione provvisoria di una delle misure previste dallart. 10, comma 3, della l. 31 maggio 1965, n. 575, da ultimo sostituito dallart. 3 della l. 19 marzo 1990, n. 55 e successive modifiche e integrazioni (tale disciplina stata sostituita dal sopraccitato Codice delle leggi antimafia e delle misure di prevenzione, ovvero dal d.lgs. n. 159/2011), e successive modificazioni e

integrazioni; o (iv) lapplicazione di una misura cautelare di tipo personale.

Il consiglio di amministrazione iscrive leventuale revoca dei soggetti, dei quali ha dichiarato la sospensione, fra le materie da trattare nella prima assemblea successiva al verificarsi di una delle cause di sospensione indicate. La sospensione del direttore generale nominato dagli amministratori non pu durare oltre quarantacinque giorni, trascorsi i quali il consiglio di amministrazione deve deliberare se procedere alla revoca,

3) Si ricorda per che lart. 4 del d.m. n. 161/1998 stato modificato dalla pronuncia del T.A.R del Lazio n. 7064 del 28 agosto 2001, la quale ne ha sancito lillogicit e lingiustizia manifesta nella parte in cui prevedeva che la situazione impeditiva dellesponente fosse determinata dal mero fatto di avere svolto la propria attivit in imprese poi sottoposte a procedura concorsuale, senza richiedere limputabilit della situazione di dissesto allinteressato quanto meno a titolo di colpa. Precisamente, il Giudice Amministrativo ha osservato che in caso di coinvolgimento in crisi aziendali possibile e realistico prevedere un apprezzamento discrezionale rimesso per le determinazioni conseguenti agli organi societari, e soggetto al controllo degli organi di vigilanza, diretto ad accertare leffettiva attribuibilit dei fatti che hanno determinato la crisi aziendale a comportamenti censurabili dellinteressato, accertamento che pu essere effettuato anche sulla base delle valutazioni degli organi amministrativi o giurisdizionali di gestione della crisi, cos da escludere effetti preclusivi determinati da unautomatica presunzione di carenza dei requisiti professionali e di onorabilit. Alla luce di tale pronuncia, dunque, giocoforza concludere che la sussistenza delle situazioni impeditive di cui allart. 4 d.m. n. 161/1998 e la relativa decadenza dellesponente aziendale coinvolto debba essere di volta in volta accertata dal Consiglio di Amministrazione della banca con valutazione discrezionale tesa a verificare che i fatti che hanno condotto al dissesto della societ poi sottoposta a procedura concorsuale siano soggettivamente imputabili allesponente aziendale interessato. 4) Si veda nota precedente.

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salvo i casi previsti dai punti (iii) e (iv). Lesponente non revocato reintegrato nel pieno delle funzioni. Nelle ipotesi previste dai punti (iii) e (iv), la sospensione si applica in ogni caso per lintera durata delle misure ivi previste.

Si ricorda che gli esponenti aziendali delle societ fiduciarie non sono assoggettati al divieto di assunzione o di esercizio di cariche tra imprese o gruppi di imprese concorrenti (il cd. divieto di interlocking), non applicandosi la disciplina di cui allart. 36 del d.l. 6 dicembre 2011, n. 201, convertito con modificazioni con l. 22 dicembre 2011, n. 214 (5).

Gli esponenti aziendali sono tenuti a predisporre la documentazione dalla quale risulta il possesso dei requisiti di professionalit, di onorabilit e di indipendenza. La documentazione viene esaminata dallorgano amministrativo con le stesse modalit indicate nel Titolo II, Capitolo 2 (Esponenti aziendali).

La nozione di indipendenza non mai stata chiarita dalla disciplina di secondo livello, in merito a tale concetto si rimanda al par. 3.4.3.

3.5.- Gli altri requisiti

- sede legale e della direzione generale nel territorio della Repubblica; - autorizzazione da parte del Ministero dello Sviluppo economico ai sensi del d.m. n. 16

gennaio 1995; - insussistenza, tra le societ fiduciarie o i soggetti del gruppo di appartenenza e altri

soggetti, di stretti legami che ostacolino leffettivo esercizio delle funzioni di vigilanza. Non richiesto il conferimento di un mandato di revisione ad una societ di revisione legale dei conti/revisore. Non esiste infatti alcun obbligo previsto dalla legge in tal senso. Il d.lgs. n. 39/2010 si riferisce unicamente - allart. 16 - agli intermediari finanziari (rimandando ancora agli intermediari di cui allart. 107 del TUB) senza menzionare in alcun modo le societ fiduciarie.

Unico elemento che potrebbe ingenerare qualche dubbio interpretativo consiste nel richiamo, effettuato dalla Circolare 288, nella Sezione dedicata alla normativa applicabile alle societ fiduciarie (Sezione III del capitolo 2, Titolo VII), al Titolo V, Capitolo 2 (Comunicazioni a Banca dItalia) della medesima Circolare. Tra le comunicazioni menzionate vi quella della societ di revisione legale dei conti in caso di accertamento di atti o fatti pregiudizievoli. Tuttavia, tale previsione non applicabile al caso di specie per due ordini di fattori: in primo luogo viene fatto espresso riferimento ai soggetti incaricati della revisione legale dei conti ma solo presso intermediari finanziari, secondariamente la stessa norma di richiamo, nel

5) Si vedano le FAQ di Banca dItalia, Consob e Ivass sui Criteri per lapplicazione dellart. 36 del d.l. Salva Italia (cd. divieto di interlocking) chiarimento sub 1.1, pag. 2 e il Resoconto di Banca dItalia della

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rimandare a parti della disciplina sugli intermediari finanziari specifica in quanto compatibili, ci a significare che non si tratta di un mero rimando tout court, ma ragionato.

Nulla toglie che, su base puramente volontaria, le societ fiduciarie possano procedere alla nomina di una societ di revisione.

4.- Documentazione

- Atto costitutivo.

- Statuto. Limitazione delloggetto sociale alle sole attivit previste dalla l. n. 1966/1939 e dal d.m. 16 gennaio 1995. Con riguardo alloggetto sociale il controllo di legittimit effettuato, in prima battuta, dal Notaio rogante, tenuto alla verifica della legalit delle singole clausole che compongono lo statuto. Inoltre, la verifica di compatibilit delloggetto sociale con le attivit disciplinate dalla l. n. 1966/1939 affidata dal Ministero dello Sviluppo Economico, in sede di rilascio del provvedimento autorizzativo.

Ne consegue che Banca dItalia non dovr esercitare un controllo diverso da un mero riscontro formale di corrispondenza tra quanto riportato nello Statuto della societ e il contenuto del provvedimento amministrativo di autorizzazione allesercizio dellattivit fiduciaria, rilasciato dal Ministero dello Sviluppo Economico. Non sembra infatti che possa residuare alcuno spazio per ulteriori poteri di indagine e verifica da parte di Banca dItalia; il che appare del resto coerente con le finalit della vigilanza assegnategli, volte al rispetto della disciplina antiriciclaggio.

- Copia autorizzazione da parte del Ministero dello Sviluppo economico ai sensi del

d.m. 16 gennaio 1995.

- Elenco dei soggetti che partecipano direttamente e indirettamente al capitale della societ, con lindicazione delle rispettive quote di partecipazione in valore assoluto e in termini percentuali; per le partecipazioni indirette va specificato il soggetto tramite il quale si detiene la partecipazione.

- Documentazione richiesta nel Titolo I, Capitolo 1, Sez. IV per la verifica dei requisiti di onorabilit e della qualit dei soggetti che detengono, anche indirettamente, partecipazioni qualificate nella societ;

(seconda) consultazione sulle disposizioni di vigilanza per gli intermediari finanziari, primo chiarimento a pag. 11.

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- La mappa del gruppo di appartenenza.

- Il verbale della riunione del Consiglio di Amministrazione che ha verificato il

possesso dei requisiti di professionalit, di onorabilit e di indipendenza degli esponenti aziendali.

5.- Relazione concernente lattivit esercitata

i) le attivit, tra quelle previste dalla l. n. 1966/1939 e dal d.m. 16 gennaio 1995, che la societ intende svolgere;

ii) la previsione, riferita ad un arco temporale di un triennio, dellandamento delle masse fiduciarie;

iii) i bilanci degli ultimi tre esercizi (per le societ costituite pi recentemente, degli esercizi disponibili;

iv) landamento delle masse fiduciarie nel triennio precedente (per le societ costituite pi recentemente landamento della masse a partire dallautorizzazione ministeriale).

Banca dItalia non pare poter esercitare altro che una mera attivit conoscitiva non avendo alcuna facolt di intervento sulle attivit che le fiduciarie possono svolgere (in quanto previste dalla l. n. 1966/1939 e dal d.m. 16 gennaio 1995). 6.- Relazione sulla struttura organizzativa 6.1.- PARTE I - Sistema di amministrazione e controllo

6.1.1.- Il modello di amministrazione e controllo

Descrivere il modello di amministrazione e controllo adottato, con particolare riferimento a composizione, ambiti di responsabilit, compiti e deleghe assegnati agli organi con funzione di supervisione strategica, gestione e controllo.

Le linee guida non ricomprendono le dimensioni micro (cfr Amministratore Unico).

Le linee guida si fondano:

- sul principio di proporzionalit (e sul conseguente modello organizzativo adottato);

- sul Provvedimento Organizzazione AML; - sulla Circolare 288 (6).

6) In particolare:

- Titolo III Capitolo 1, sezione III Sistema dei controlli par.2 Funzioni aziendali di controllo, sottoparagrafo Funzione di Revisione Interna (internal audit);

- Titolo III, Capitolo 1, sezione IV Sistema informativo contabile; - -Titolo III Capitolo 1, Sezione V Esternalizzazione di funzioni aziendali e distribuzione di prodotti e

servizi, par.1

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In base al principio di proporzionalit le imprese valutano le proprie dimensioni e il proprio grado di complessit operativa in coerenza con la forma giuridica, le dimensioni, larticolazione organizzativa, le caratteristiche e la complessit dellattivit svolta. Linea guida par. 6.1.1 parte 1. Per determinare le dimensioni della fiduciaria (piccola, media, grande) si prenderanno come base di riferimento i parametri di seguito elencati e le seguenti ponderazioni: peso del parametro range di variazione punteggio

Patrimonio Netto: 10% fino a 10.000 1 fino a 50.000 2 oltre 50.000 3 Ricavi lordi: 20% fino a 50.000 1 fino a 250.000 2 oltre 250.000 3 Incarichi: 30% fino a 50 1 fino a 200 2 oltre 200 3 N.dipendenti/coll : 20% fino a 2 1 fino a 6 2 oltre 6 3 Masse: 20% fino a 100 milioni 1 fino a 250 milioni 2 oltre 250 milioni 3

Score fino a 6 punti piccola fino a 10 punti media fino a 15 punti grande Nel caso in cui la fiduciaria presentasse delle peculiarit operative complesse necessario procedere a una valutazione qualitativa della dimensione. In base al Provvedimento Organizzazione AML, indipendentemente dalle proprie dimensioni e grado di complessit organizzativa vanno comunque osservati i seguenti requisiti minimali:

- deve essere prevista la funzione antiriciclaggio e nominato il relativo responsabile; ammessa lesternalizzazione e lattribuzione della responsabilit della funzione a un amministratore privo di deleghe operative;

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- ove lunit di revisione interna non sia istituita, i relativi compiti possono essere assegnati a un amministratore privo di deleghe operative;

- deve essere formalizzata lattribuzione della responsabilit per la segnalazione delle operazioni sospette.

LOrgano con funzione di Supervisione Strategica il Consiglio di Amministrazione (o CdA). Questorgano responsabile della determinazione degli indirizzi e degli obiettivi aziendali strategici e della verifica della loro attuazione. LOrgano con funzione di Gestione indica lorgano aziendale o i componenti di esso ai quali spettano o sono delegati compiti di gestione, ossia lattuazione degli indirizzi deliberati nellesercizio della funzione di supervisione strategica.

LAlta Direzione include lAmministratore Delegato, il Direttore Generale ed i Vice Direttori Generali e, se previsto, il Comitato Esecutivo.

LOrgano con funzione di Controllo il collegio sindacale e verifica la regolarit dellattivit di amministrazione e delladeguatezza degli assetti organizzativi e contabili dellimpresa. Il collegio sindacale anche responsabile della verifica dellefficienza del sistema dei controlli interni.

Per quanto concerne i rapporti con le Autorit di vigilanza, lart. 52 (commi 1 e 2 lett. a) del Decreto AML prevede che lOrgano di Controllo informi senza indugio dette Autorit di tutti i fatti o gli atti di cui venga a conoscenza che possano costituire una violazione delle disposizioni attuative del decreto medesimo. Inoltre, ai sensi dellart. 52 comma 2 lett. d), tale organo, entro trenta giorni, comunica alle Autorit di Vigilanza di settore le infrazioni alle disposizioni contenute nellart. 36 di cui ha notizia. Nei casi citati, linformativa pu essere effettuata congiuntamente con altri organi o funzioni aziendali.

In base alla Normativa di riferimento (7): LOrgano con funzione di Supervisione Strategica:

- individua e riesamina periodicamente gli orientamenti strategici e le politiche di governo dei rischi connessi con il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo; in aderenza allapproccio basato sul rischio, tali politiche devono risultare adeguate allentit e alla tipologia dei rischi cui concretamente esposta lattivit dellimpresa;

- assicura nel continuo che i compiti e le responsabilit in materia di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo siano allocate in modo chiaro e appropriato, garantendo che le funzioni operative e quelle di

7) Provvedimento Organizzazione AML, Capitolo Primo Ruolo degli organi aziendali e dellorganismo di controllo, da pagina 12 a pagina 15.

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controllo siano distinte e che le funzioni medesime siano fornite di risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate;

- assicura che venga approntato un sistema di flussi informativi verso gli organi sociali e al loro interno adeguato, completo e tempestivo; deve comunque essere assicurata la tutela della riservatezza dei soggetti che hanno partecipato alla procedura di segnalazione di operazione sospetta;

- delinea un sistema di controlli interni organico e coordinato, funzionale alla pronta rilevazione e alla gestione del rischio di riciclaggio e ne assicura lefficacia nel tempo;

- con cadenza almeno annuale, esamina la relazione sullattivit svolta dal responsabile antiriciclaggio e le relazioni sui controlli eseguiti dalle funzioni competenti;

- assicura che le carenze e anomalie riscontrate in esito ai controlli di vario livello siano portate tempestivamente a sua conoscenza.

LOrgano con funzione di Gestione:

- cura la realizzazione e aggiorna le procedure interne e le responsabilit delle strutture e delle funzioni aziendali al fine di evitare il coinvolgimento inconsapevole in fatti di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo;

- nel predisporre le procedure operative tiene conto delle indicazioni e delle linee guida espresse dalle autorit competenti e dai diversi organismi internazionali nonch dei mutamenti del quadro normativo. In tale ambito, lorgano assicura che le procedure operative e i sistemi informativi consentano la corretta identificazione anagrafica del cliente, lacquisizione e il costante aggiornamento di tutte le informazioni funzionali allesame del suo profilo economico-finanziario e allindividuazione delle motivazioni economiche sottostanti ai rapporti instaurati e alle operazioni effettuate;

- appronta le procedure per lassolvimento degli obblighi di conservazione dei documenti e di registrazione delle informazioni nellarchivio unico informatico;

- definisce una procedura, in materia di segnalazione di operazioni sospette, in grado di garantire certezza di riferimento, omogeneit nei comportamenti, applicazione generalizzata allintera struttura; adotta inoltre misure volte ad assicurare la massima riservatezza sullidentit delle persone che hanno partecipato alla procedura di segnalazione di operazione sospetta nonch strumenti, anche informatici, per la rilevazione delle operazioni anomale;

- definisce le iniziative e le procedure per assicurare il tempestivo assolvimento degli obblighi di comunicazione alle Autorit previsti dalla normativa in materia di riciclaggio e finanziamento al terrorismo;

- provvede altres: a definire i flussi informativi finalizzati ad assicurare la conoscenza dei

fattori di rischio a tutte le strutture aziendali coinvolte e agli organi incaricati di funzioni di controllo ai sensi dellart. 52 del Decreto AML;

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ad approvare i programmi di addestramento e formazione del personale dipendente e dei collaboratori sugli obblighi derivanti dalla disciplina in materia di antiriciclaggio e di finanziamento al terrorismo internazionale; lattivit di qualificazione deve rivestire carattere di continuit e di sistematicit e tenere conto dellevoluzione della normativa e delle procedure predisposte dallimpresa;

ad adottare strumenti idonei a consentire la costante verifica dellattivit svolta dai dipendenti e dai collaboratori al fine di rilevare eventuali anomalie che emergano, segnatamente, nei comportamenti, nella qualit delle comunicazioni indirizzate ai referenti e alle strutture aziendali nonch nei rapporti che gli stessi dipendenti o collaboratori intrattengono con la clientela.

LOrgano con funzione di Controllo:

- si avvale delle strutture interne per lo svolgimento delle verifiche e degli accertamenti necessari e utilizza flussi informativi provenienti dagli altri organi aziendali, dal responsabile antiriciclaggio e, ove presenti, dalle altre funzioni di controllo interno;

- valuta con particolare attenzione lidoneit delle procedure in essere per ladeguata verifica della clientela, la registrazione e la conservazione delle informazioni e per la segnalazione delle operazioni sospette;

- stimola lazione di approfondimento dei motivi delle carenze, anomalie e irregolarit riscontrate e promuove ladozione delle opportune misure correttive. Lorgano di controllo viene sentito in merito alle decisioni concernenti la nomina del responsabile della funzione antiriciclaggio e alla definizione degli elementi dellarchitettura complessiva del sistema di gestione e controllo del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

Linea guida par. 6.1.1 parte 2. Descrivere il modello adottato (monistico, dualistico o tradizionale) e indicare, per esempio, per il modello tradizionale la composizione del consiglio di amministrazione con specifica indicazione dei consiglieri indipendenti e dei consiglieri con deleghe specifiche, dellalta direzione e del collegio sindacale inserendo una tabella con nominativo, incarico, data di nomina, data di scadenza dellincarico se applicabile. Nominativo Tipologia di

incarico Delega Indipendente Data di

nomina Termine dellincarico

Mario Rossi

Presidente del consiglio di amministrazione

No Si Assemblea del

Bilancio al

Giovanni Bianchi

Amministratore No Si Assemblea del

Bilancio al

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Giuseppe Giallo

Amministratore Si No Assemblea del

Assemblea del

Inserire una descrizione dei compiti e delle deleghe per ciascun soggetto. LOrganismo di Vigilanza e la Societ di Revisione non sono previsti dalla normativa antiriciclaggio; qualora esistenti indicarne la composizione per il primo e il nominativo per la seconda.

6.1.2.- Periodicit delle riunioni degli organi aziendali

Indicare la periodicit abituale delle riunioni degli organi aziendali.

Linea guida par. 6.1.2. Indicazioni di minima:

- Organo con funzione di Supervisione Strategica (Consiglio dAmministrazione) : periodicit delle riunioni almeno trimestrale;

- Organo con funzione di Controllo (Collegio Sindacale): almeno ogni 90 giorni (codice civile).

6.1.3.- Tempistica, forma e contenuti della documentazione da trasmettere agli organi aziendali

Indicare tempistica, forma, contenuti della documentazione da trasmettere agli organi aziendali ai fini delladempimento delle rispettive funzioni, con specifica identificazione dei soggetti responsabili.

Evidenziare responsabili, tempistica e contenuto minimo dei flussi informativi da presentare agli organi aziendali su base regolare.

Linea guida par. 6.1.3. Vedi Allegato n. 1 alle presenti Linee Guida.

6.2.- PARTE II - Struttura organizzativa e sistema dei controlli interni

6.2.1.- Organigramma/funzionigramma aziendale

Descrivere (anche mediante grafico) lorganigramma/funzionigramma aziendale

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Linea guida par. 6.2.1.

Si fa riferimento allAllegato 2. Nel dettaglio:

- Allegato 2 A: la Struttura Organizzativa Operativa /numero minimo risorse dedicate ipotesi in house e in outsourcing;

- Allegato 2 B: la Struttura dei Controlli/numero minimo risorse dedicate ipotesi in house e in outsourcing;

- Allegato 2 C: La Struttura di Governance.

Qui di seguito l indicazione minimale di un organigramma aziendale.

Lorganigramma aziendale oggetto di delibera dellOrgano con funzione strategica (CdA) sentita le Funzione di Controllo (Revisione interna e Collegio Sindacale).

Di seguito la descrizione delle unit organizzative di linea: Il Front Office lunit organizzativa di primo contatto con limpresa ed il punto di primo accesso per il fiduciante. Riceve le richieste iniziali (apertura mandato) e successive ( esecuzione istruzioni in seno al mandato) del fiduciante. Si occupa quindi:

1. dellidentificazione e delladeguata verifica della clientela, avendo cura di determinare il relativo profilo di rischio. Nel caso in cui lidentificazione sia delegata a terzi verifica che la documentazione ricevuta sia sufficiente a stabilire con certezza lidentit del cliente;

CdA

Front Office

Middle Office

Back Office

AD/DG

Amministrazione e Contabilit

Antiriciclaggio Revisione Interna

Sistemi informativi

solo per fiduciarie di media e grande

dimensione

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2. della predisposizione dei contenuti dei mandati fiduciari in relazione allesigenza del cliente ovvero alla determinazione delloggetto (mandato per amministrazione di beni, intestazione partecipazione societarie, intestazione polizze assicurative, mandati senza intestazione, etc.);

3. della ricezione delle istruzioni trasmesse allimpresa dal fiduciante, contestualmente e successivamente allapertura del mandato, avendo cura di verificare, prima dellautorizzazione allesecuzione delle stesse, ladeguatezza rispetto alloggetto dellincarico e ai dettami espressi dal Decreto AML (in base al principio di monitoraggio costante delloperativit della clientela);

4. dellincasso commissioni (periodiche e forfettarie) sui mandati. Nelle realt di Media e Grande dimensione il Front Office viene supportato dal Middle Office il quale ha come missione specifica:

1. lapertura (o chiusura), nel sistema gestionale, dei mandati, ricevuti dal Front Office, da processare e dei legami anagrafici ad essi collegati;

2. la verifica formale (es: firmatario, firma, completezza informazioni, presenza di fondi, etc.) e sostanziale (compliance dellistruzione con il mandato, i documenti ricevuti e la normativa vigente) delle istruzioni del cliente ricevute dal Front Office (dopo le verifiche di cui ai punti precedenti);

3. la predisposizione della replica delle istruzioni da inviare agli intermediari terzi (comprese le richieste di apertura/chiusura dei rapporti bancari a nome del mandato ricevuto);

4. la pre-contabilizzazione delle istruzioni impartite allintermediario terzo, nella contabilit gestionale del mandato fiduciario;

5. la tenuta dei rapporti con gli intermediari terzi (istituzioni finanziarie, compagnie assicurative, ecc.) collegati ai singoli mandati fiduciari.

Nelle realt definite piccole le due unit organizzative possono essere riunite in un unico ufficio che svolge tutte le mansioni sopradescritte. Il Back Office invece lunit organizzativa di ultimo contatto per il mandato ovvero lufficio che si occupa principalmente di:

1. ricevere le contabili di avvenuta esecuzione delle istruzioni dagli intermediari finanziari;

2. confermare le pre-scritture imputate dal Middle Office, se esistente e registrare, nel sistema gestionale, tutte le operazioni eseguite sul mandato (in/out), avendo cura, nel caso di operazioni dal mandato, di verificare le contabili ricevute anche rispetto le istruzioni impartite (e a loro volta inviate dal Middle Office);

3. alimentare e mantenere lArchivio Unico Informatico (dora innanzi l AUI );

4. effettuare la riconciliazione contabile dei mandati con i rendiconti periodici ricevuti dagli intermediari;

5. predisporre i rendiconti annuali dei mandati fiduciari;

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6. verificare la base di calcolo necessaria ai successivi adempimenti (fiscali e di segnalazione alle autorit competenti) della contabilit.

Ogni unit organizzativa sopra descritta (Front/Middle/Back Office) avr il compito di:

1. protocollare la documentazione ricevuta/inviata allesterno dellimpresa; 2. archiviare la documentazione processata; 3. svolgere i controlli di primo livello in base allattivit svolta (four eyes

principle ) e rendicontare la propria attivit secondo i flussi informativi approvati dal CdA.

6.2.2.- Le Funzioni Aziendali di Controllo

Per le Funzioni Aziendali di Controllo, inclusa la Funzione Antiriciclaggio:

- descrivere linquadramento di tali funzioni nellorganizzazione aziendale; - definire la dotazione quali/quantitativa di personale, indicando i Responsabili

delle Funzioni Aziendali di Controllo e i relativi requisiti di professionalit;

Nel dettaglio, in base alla Normativa di riferimento (8):

la Funzione di Revisione Interna (9): - deve essere gerarchicamente indipendente dalle funzioni operative e dotata di

risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate ai compiti da svolgere, eventualmente attivabili anche in autonomia;

- riferisce direttamente agli organi di vertice; - il responsabile della Funzione deve essere in possesso di adeguati requisiti di

indipendenza, autorevolezza e professionalit. In considerazione della rilevanza dei compiti attribuiti, opportuno che nella normativa interna vengano definiti i presidi posti a tutela della stabilit e dellindipendenza del responsabile;

- la nomina e la revoca sono di competenza del CdA, sentito lOrgano con funzioni di Controllo.

La Funzione Antiriciclaggio:

- linquadramento organizzativo: limpresa organizza la Funzione in coerenza con il principio di

proporzionalit; comunque necessario che la Funzione sia indipendente e dotata di risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate ai compiti da svolgere, eventualmente attivabili anche in autonomia. La Funzione in argomento non pu essere assegnata alla Funzione di Revisione Interna;

8) Provvedimento Organizzazione AML, Capitolo Secondo L assetto dei presidi antiriciclaggio, da pagina 15 a pagina 21. 9) I compiti della Funzione di Revisione Interna sono elencati nella Circolare 288, capitolo I, sezione III.

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la Funzione che riferisce direttamente agli organi di vertice ha accesso a tutte le attivit dellimpresa nonch a qualsiasi informazione rilevante per lo svolgimento dei propri compiti;

i diversi compiti in cui si articola lattivit della Funzione possono essere affidati a strutture organizzative diverse, gi presenti nellambito dellimpresa, purch la gestione complessiva del rischio in questione sia ricondotta ad unit mediante la nomina di un responsabile con compiti di coordinamento e di supervisione;

indipendentemente dalla soluzione organizzativa prescelta, il personale che attende a compiti riconducibili alla Funzione Antiriciclaggio deve essere adeguato per numero, competenze tecnicoprofessionali e aggiornamento, anche attraverso linserimento in programmi di formazione nel continuo.

- Il Responsabile della Funzione: deve essere in possesso di adeguati requisiti di indipendenza,

autorevolezza e professionalit; opportuno quindi che nella normativa interna vengano definiti i presidi posti a tutela della stabilit e dellindipendenza del responsabile;

rientra, a tutti gli effetti, nel novero dei responsabili di Funzioni Aziendali di Controllo;

la nomina e la revoca sono di competenza dellOrgano con funzione di Gestione daccordo con lOrgano di Supervisione Strategica, sentito lOrgano con funzioni di Controllo;

la persona incaricata della Funzione non deve avere responsabilit dirette di aree operative n deve essere gerarchicamente dipendente da soggetti responsabili di dette aree;

per il principio di proporzionalit la responsabilit della Funzione pu essere attribuita ad un amministratore, purch privo di deleghe gestionali.;

il personale chiamato a collaborare nella Funzione, anche se inserito in aree operative, riferisce direttamente al Responsabile della Funzione per le questioni attinenti a detti compiti.

- Lesternalizzazione (10): la decisione di ricorrere alloutsourcing per lo svolgimento di

determinate funzioni aziendali coerente con la politica aziendale in materia di esternalizzazione;

lo svolgimento della Funzione pu essere affidato a soggetti esterni dotati di idonei requisiti in termini di professionalit, autorevolezza e indipendenza;

10) Per esplicito rinvio della Circolare 288 allesternalizzazione di funzioni aziendali e servizi si applica il Titolo III, capitolo 1, sezione Esternalizzazione di funzioni aziendali e distribuzione di prodotti e servizi.

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la responsabilit per la corretta gestione dei rischi in discorso resta, in ogni caso, in capo allimpresa;

limpresa deve comunque nominare un responsabile interno alla Funzione Antiriciclaggio, con il compito di monitorare le modalit di svolgimento del servizio da parte delloutsourcer;

limpresa dovr inoltre adottare le cautele che sul piano organizzativo sono necessarie a garantire il mantenimento dei poteri di indirizzo e controllo da parte degli organi aziendali sulla Funzione esternalizzata;

lesternalizzazione deve essere formalizzata in un accordo che definisca quanto meno: o la compiuta indicazione degli obiettivi da perseguire; o la frequenza minima dei flussi informativi nei confronti del

referente interno e degli organi di vertice e di controllo aziendali, fermo restando lobbligo di corrispondere tempestivamente a qualsiasi richiesta di informazioni e di consulenza;

o gli obiettivi, la metodologia e la frequenza dei controlli; o gli obblighi di riservatezza delle informazioni acquisite

nellesercizio della Funzione; o la possibilit di subdelegare a terzi parte delle funzioni ; o i collegamenti con le attivit svolte dallOrgano con funzioni di

Controllo; o la possibilit di rivedere le condizioni del servizio al verificarsi

di modifiche normative o nelloperativit e nellorganizzazione dellimpresa esternalizzante;

o la possibilit per le Autorit di Vigilanza, la UIF e la societ di revisione di accedere alle informazioni utili per lattivit di supervisione e controllo ai locali dove sono svolte le attivit esternalizzate.

Il Responsabile delle Segnalazioni di Operazioni Sospette:

- il legale rappresentante ovvero un soggetto dallo stesso delegato, questultimo non deve avere responsabilit dirette in aree operative n deve essere gerarchicamente dipendente da soggetti di dette aree;

- il ruolo e le responsabilit del delegato ovvero del legale rappresentante devono essere adeguatamente formalizzati e resi pubblici allinterno della struttura.

- la delega per la valutazione e la trasmissione delle segnalazioni pervenute (ex art. 42, comma 4, Decreto AML) pu essere attribuita al Responsabile Antiriciclaggio. La delega non pu essere conferita al responsabile della Funzione di Revisione Interna n a soggetti esterni allimpresa;

- il nominativo del delegato ovvero del legale rappresentante va comunicato alla UIF.

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Linea guida par. 6.2.2.

per quanto riguarda le Funzioni di Controllo si danno di seguito le indicazioni minimali;

le linee guida sono sviluppate tenendo conto delle procedure elaborate da Assofiduciaria, (apertura/chiusura, gestione del mandato, contabilit generale e fiscale, controlli con focus specifico sullantiriciclaggio);

necessario individuare per ogni funzione di controllo il numero degli addetti indicando se comprensivo e non comprensivo del responsabile. Nel caso si utilizzi personale delle aree operative a supporto delle funzioni di controllo indicarne il numero e le modalit di coordinamento;

inserire il curriculum vitae dei Responsabili delle Funzioni di Controllo Aziendali.

- Formazione:

Laurea

- Esperienze mansioni - responsabilit: - Dal ad oggi:

6.2.3.- Lesternalizzazione delle Funzioni di Controllo

Per le funzioni di controllo esternalizzate (cfr. punto precedente per lesternalizzazione della Funzione Antiriciclaggio)

- illustrare i presidi organizzativi idonei ad assicurare agli outsourcer una piena accessibilit a tutte le informazioni utili per la valutazione dei processi e dei rischi nei limiti dei compiti affidati;

- descrivere le modalit e la frequenza con le quali gli organi aziendali verificano lattivit di controllo esternalizzata;

- individuare il ruolo di referente per le attivit esternalizzate, assicurandone lautonomia e lindipendenza;

- definire frequenza e contenuto dei flussi informativi.

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Linea guida par. 6.2.3.

- descrivere se stata concessa alle Funzioni di Controllo esternalizzate unabilitazione in lettura allaccesso ai sistemi informativi della societ per effettuare i controlli;

- descrivere le informazioni, loro cadenza e modalit di trasmissione che il referente interno invia alle Funzioni di controllo esternalizzate;

- definire i presidi interni per la verifica delloperato delle Funzioni esternalizzate e le modalit e frequenza dei controlli, nonch la procedura per la risoluzione delle eventuali anomalie/criticit riscontrate;

- descrivere i compiti e le responsabilit del referente interno e la sua collocazione gerarchica;

- descrivere la frequenza e il contenuto minimo delle relazioni che le funzioni di controllo esternalizzate devono inviare alla societ.

6.3.- PARTE III - Gestione dei rischi - Rischio operativo

1. descrivere i presidi organizzativi e di controllo per assicurare il rispetto della disciplina

in materia di prevenzione dei fenomeni di riciclaggio e di finanziamento al terrorismo, nel rispetto delle disposizioni legislative e regolamentari in materia; Linea guida punto 1. La descrizione dei presidi organizzativi e di controllo deve contenere una descrizione dei controlli di primo livello, effettuati nellambito del medesimo servizio, di secondo livello ad opera del responsabile antiriciclaggio e di terzo livello ad opera della revisione interna. Si rinvia ai compiti delle funzioni di controllo per lindividuazione dei controlli di secondo e terzo livello.

2. indicare il Responsabile della Funzione Antiriciclaggio o Responsabile Aziendale

Antiriciclaggio (RAA) e descriverne il profilo professionale; Linea guida punto 2. Per il Responsabile Aziendale Antiriciclaggio utilizzare la medesima modalit descrittiva prevista per le altre funzioni di controllo (Linea guida par. 6.2.2).

3. effettuare la mappatura degli adempimenti operativi a carico degli addetti ai vari livelli

e le procedure informatiche predisposte per losservanza della normativa;

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Linea guida punto 3. I punti di controllo devono essere evidenziati almeno nelle procedure organizzative precedentemente citate (apertura/chiusura, gestione del mandato, contabilit generale e fiscale, controlli con focus specifico sullantiriciclaggio): sulla base di quanto evidenziato fare una sintetica descrizione dei suddetti controlli identificando i controlli di linea e i controlli di secondo e terzo livello.

4. definire i vari livelli di responsabilit nellambito degli adempimenti relativi alla

normativa in parola, con particolare riferimento agli adempimenti inerenti allalimentazione dellAUI e la segnalazione delle operazioni sospette;

Linea guida punto 4. I livelli di responsabilit hanno attinenza, in particolare, alle modalit di alimentazione dellAUI. Poich lAUI un programma informatico necessario descrivere:

1) chi inserisce i dati e da dove provengono (es. se lAUI alimentato manualmente necessario descrivere lorigine dei dati, le modalit di inserimento e i controlli sulla correttezza dei dati e del loro inserimento);

2) le modalit con le quali il responsabile antiriciclaggio verifica laffidabilit del sistema informativo di alimentazione dellarchivio unico informatico aziendale.

5. illustrare le iniziative di formazione per il personale.

Linea guida punto 5. La formazione sullantiriciclaggio responsabilit dellAlta Direzione e il Collegio Sindacale deve controllarne lo svolgimento. La normativa prevede la predisposizione di un piano di formazione specifico per le diverse funzioni e particolarmente dettagliato per la Funzione Antiriciclaggio. La formazione deve essere continua e sistematica. necessario descrivere le iniziative assunte in tal senso e le verifiche effettuate anche da parte della Funzione Antiriciclaggio e della Revisione Interna.

In base alla disciplina di riferimento (11): Compiti della Funzione Antiriciclaggio

- La Funzione verifica nel continuo che le procedure aziendali siano coerenti con lobiettivo di prevenire e contrastare la violazione di norme di eteroregolamentazione

11) Provvedimento Organizzazione AML, Capitolo secondo Lassetto dei presidi antiriciclaggio da pagina 16 a pagina 17.

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(leggi e norme regolamentari) e di autoregolamentazione in materia di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo.

- La Funzione provvede a: identificare le norme applicabili e valutare il loro impatto sui processi e le

procedure interne; collaborare allindividuazione del sistema dei controlli interni e delle procedure

finalizzato alla prevenzione e al contrasto dei rischi in discorso; verificare lidoneit del sistema dei controlli interni e delle procedure adottato

e proporre le modifiche organizzative e procedurali necessarie o opportune al fine di assicurare un adeguato presidio dei rischi;

prestare consulenza e assistenza agli organi aziendali e allalta direzione; in caso di offerta di prodotti e servizi nuovi, la Funzione effettua in via preventiva le valutazioni di competenza;

verificare laffidabilit del sistema informativo di alimentazione dellAUI; trasmettere mensilmente allUnit di Informazione Finanziaria i dati aggregati

concernenti le registrazioni nellAUI; curare, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in materia di

formazione, la predisposizione di un adeguato piano di formazione, finalizzato a conseguire un aggiornamento su base continuativa del personale dipendente e dei collaboratori;

predisporre flussi informativi diretti agli organi aziendali e allalta direzione; fornire adeguati ragguagli informativi su oggetto, metodologie e frequenza dei

controlli sui rischi, nonch sui flussi informativi che devono essere assicurati agli organi aziendali. A tal fine trasmettere anche i regolamenti interni che saranno adottati;

sviluppare sulla base dei flussi informativi disegnati la metodologia seguita e gli strumenti a supporto compresa la mappatura delle Procedure;

- la Funzione pu essere chiamata a svolgere le attivit di rafforzata verifica della clientela nei casi in cui appaia particolarmente elevato il rischio di riciclaggio. Laddove tale compito venga attribuito alle strutture operative, il Responsabile della Funzione Antiriciclaggio verifica ladeguatezza del processo di rafforzata verifica condotto dalle strutture di linea, sottoponendo ad attento controllo tale processo e i relativi esiti;

- la Funzione predispone, per lOrgano con funzione di Gestione che lo sottopone allapprovazione dellOrgano con funzione di Supervisione Strategica, un documento che definisce responsabilit, compiti e modalit operative nella gestione del rischio di riciclaggio e di finanziamento al terrorismo. Il documento - costantemente aggiornato - deve essere disponibile e facilmente accessibile a tutto il personale dipendente e ai collaboratori;

- la Funzione pone particolare attenzione alladeguatezza dei sistemi e delle procedure interne in materia di obblighi di adeguata verifica della clientela e di registrazione nonch dei sistemi di rilevazione, valutazione e segnalazione delle operazioni sospette, allefficace rilevazione delle altre situazioni oggetto di obbligo di comunicazione

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nonch allappropriata conservazione della documentazione e delle evidenze richieste dalla normativa;

- almeno una volta lanno, la Funzione presenta agli Organi di Supervisione Strategica, Gestione e Controllo una relazione sulle iniziative intraprese, sulle disfunzioni accertate e sulle relative azioni correttive da intraprendere nonch sullattivit formativa del personale. In qualit di presidio aziendale specialistico antiriciclaggio, la funzione collabora con le Autorit di cui al Titolo I, Capo II del Decreto AML;

- annualmente deve essere sottoposta allOrgano con Funzione di Gestione una relazione in ordine allattivit di addestramento e formazione in materia di normativa antiriciclaggio. Un supporto allazione di formazione del personale e di diffusione della complessiva disciplina pu essere fornito dallassociazione di categoria o da altri organismi esterni, attraverso iniziative volte ad approfondire la normativa, a studiarne le modalit di applicazione e a diffonderne la conoscenza in modo chiaro ed efficace.

6.4.- PARTE IV - Sistemi informativi Descrivere le caratteristiche del sistema informativo in relazione alla propria dimensione operativa e al fabbisogno informativo degli organi aziendali per assumere decisioni consapevoli e coerenti con gli obiettivi aziendali. A tal fine:

1. Descrivere sinteticamente le procedure informatiche utilizzate nei vari comparti (contabilit, segnalazioni, ecc.), il processo di alimentazione, ponendo in evidenza le operazioni automatizzate e quelle effettuate manualmente, il grado di integrazione tra le procedure.

2. Indicare i controlli (compresi quelli generati automaticamente dalle procedure)

effettuati sulla qualit dei dati.

Linea guida punti 1 e 2. Lo sviluppo dei punti 1e 2, il cui focus specificatamente sul presidio e il supporto al processo antiriciclaggio, dipender dalla tipologia di software in uso e dal livello di integrazione.

3. Illustrare i presidi logici e fisici approntati per garantire la sicurezza del sistema

informatico e la riservatezza dei dati (individuazione dei soggetti abilitati, gestione di userid e password, sistemi di back-up e di recovery, ecc.).

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Linea guida punto 3. Descrivere le misure adottate per evitare accessi non autorizzati ai sistemi e alla documentazione. Descrivere le modalit di autorizzazione dei soggetti deputati allacceso ai sistemi informatici. Descrivere i sistemi di back up dei dati (i.e.: nastro, unit di backup, ecc.) la frequenza, la conservazione. Descrivere le procedure di disaster recovery e i test effettuati per assicurarne lefficienza.

4. Individuare il responsabile EDP e le funzioni ad esso attribuite e descrivere il profilo

professionale.

Linea guida punto 4. Comunicare il nominativo del responsabile EDP e le funzioni ad esso affidate. Per la descrizione del profilo utilizzare la modalit prevista alla linea guida parte 6.2.2.

In base alla disciplina di riferimento (12):

Le societ fiduciarie si dotano di sistemi di rilevazione e conservazione accentrata dei dati sulla clientela, assicurandone la corretta tenuta e il costante aggiornamento, nonch la pronta disponibilit delle informazioni. Assumono specifico rilievo gli adempimenti imposti dalla disciplina antiriciclaggio in materia di identificazione del titolare effettivo e relativa comunicazione, anche nellambito delle segnalazioni di operazioni sospette.

Laffidabilit dei sistemi informativi rappresenta un pre-requisito essenziale per il buon funzionamento dellintermediario finanziario. Esso rappresenta uno strumento fondamentale per il conseguimento degli obiettivi strategici e operativi degli intermediari: lo sfruttamento delle opportunit offerte dalla tecnologia consente, infatti, di accrescere la qualit dei processi di lavoro e dei prodotti e servizi offerti alla clientela; inoltre la disponibilit di idonei strumenti informativi permette agli organi aziendali di monitorare regolarmente i rischi aziendali e di assumere decisioni consapevoli e coerenti con gli obiettivi aziendali.

Gli intermediari si dotano di sistemi informativo-contabili adeguati al contesto operativo e ai rischi ai quali essi sono esposti. In particolare, necessario che la disponibilit di risorse informatiche e umane sia adeguata alloperativit aziendale.

Lo sviluppo e la gestione dei sistemi informativi competono agli organi e alle funzioni aziendali, in coerenza con le rispettive competenze.

12) Provvedimento Organizzazione AML, Capitolo IV Principi organizzativi da osservare in relazione a specifiche attivit, Sezione II - Societ fiduciarie, da pagina 24 a pagina 25.

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I sistemi informativi adottati assicurano un elevato grado di attendibilit. Essi consentono di registrare correttamente e con la massima tempestivit tutte le operazioni aziendali e i fatti di gestione, al fine di fornire informazioni adeguate e aggiornate sulloperativit aziendale e sullevoluzione dei rischi. In particolare, essi consentono di ricostruire lattivit dellintermediario finanziario a qualsiasi data, partitamente per ciascuno dei servizi prestati. I dati devono essere conservati con una granularit adeguata a consentire opportune analisi e aggregazioni sulloperativit aziendale.

La circostanza che lintermediario finanziario utilizzi diverse procedure settoriali (contabilit, segnalazioni, antiriciclaggio, ecc.) non deve inficiare la qualit e coerenza complessiva dei dati aziendali, n comportare la creazione di archivi non coerenti.

I sistemi informativi garantiscono elevati livelli di sicurezza. A tal fine, gli intermediari definiscono e adottano adeguati presidi, opportunamente formalizzati, volti a garantire: la sicurezza fisica e logica dellhardware e del software, comprendenti procedure di back-up dei dati e di disaster recovery; lindividuazione dei soggetti autorizzati ad accedere ai sistemi e relative abilitazioni; la possibilit di risalire agli autori degli inserimenti o delle modifiche dei dati e di ricostruire la serie storica dei dati modificati.

Una specifica sezione del piano di continuit operativa, se richiesto in base al principio di proporzionalit, dedicata ai sistemi informativo-contabili.

Commento Le disposizioni normative succitate in materia di sistemi informativi contabili, che riguardano tutti gli intermediari, devono essere applicate secondo il principio di proporzionalit in funzione della normativa antiriciclaggio. Tuttavia, anche per le societ fiduciarie di dimensioni pi contenute che richiedano liscrizione, il sistema informativo contabile deve essere concepito per consentire la ricostruzione immediata di tutte le operazioni aziendali, ivi incluse quelle della clientela, inoltre tutte le informazioni devono essere allineate e ci non pu prescindere da unintegrazione dei vari applicativi. 7.- Poteri ispettivi e di vigilanza di Banca dItalia durante il procedimento autorizzativo Nellambito del procedimento di autorizzazione, Banca dItalia pu disporre una verifica in ordine alla funzionalit complessiva della struttura aziendale nonch allesistenza e allammontare del capitale minimo versato della societ istante. A tal fine, Banca dItalia pu disporre laccesso di propri ispettori oppure richiedere una perizia a soggetti terzi. Banca dItalia si riserva di richiedere ulteriori informazioni e chiarimenti a integrazione della documentazione indicata. Ai fini delle valutazioni che precedono, Banca d'Italia si avvale anche dei riferimenti aggiornati forniti dal Ministero dello Sviluppo economico.

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8.- Conclusione del procedimento Banca dItalia rilascia o nega lautorizzazione entro 180 giorni dalla data di ricevimento della domanda, corredata della richiesta documentazione. In sede di rilascio dellautorizzazione, Banca dItalia pu fornire indicazioni alla societ fiduciaria perch questultima garantisca lesistenza di una governance efficace, di una robusta organizzazione amministrativa, di un adeguato presidio dei rischi derivanti dal mancato rispetto della disciplina dellantiriciclaggio e del contrasto al finanziamento del terrorismo, nonch il soddisfacimento delle esigenze informative di vigilanza. 9.- Le tempistiche

Lart. 10 del d.lgs. n. 141/2010 ha previsto un periodo transitorio di 12 mesi dallemanazione della disciplina di settore affinch le societ fiduciarie in possesso dei requisiti possano procedere agli adeguamenti richiesti. Almeno tre mesi prima rispetto allo spirare di tale termine dovr essere presentata istanza di autorizzazione per liscrizione alla sezione separata dellAlbo. In pendenza di istanza le societ fiduciarie potranno, in ogni caso, continuare ad operare anche oltre il sopraccitato termine. Il mancato accoglimento dellistanza piuttosto che la mancata presentazione della stessa comporteranno, invece, la decadenza dallautorizzazione allo svolgimento dellattivit fiduciaria. Banca dItalia ha chiarito (13) che il periodo di 12 mesi termina il 12 maggio 2016, di conseguenza listanza andr presentata entro il 12 febbraio 2016.

La disciplina transitoria dettata dallart. 10 del d.lgs. n. 141/2010 non contiene la previsione di cui allart. 199 del TUF, secondo cui, in caso di diniego dellautorizzazione da parte di Banca dItalia, alla societ fiduciaria interessata viene concesso un termine di 90 giorni per rimuovere le condizioni che rendevano necessaria la presentazione dellistanza; ci a pena di subire anche la revoca, da parte del Ministero dello Sviluppo Economico, dellautorizzazione di cui alla l. n. 1966/1939.

Si tratta chiaramente di un difetto di coordinamento, perch non vi ragione di trattare in modo deteriore le societ fiduciarie nel regime transitorio rispetto al regime ordinario. Pertanto, si dellavviso che il termine di 90 giorni per far venir meno le condizioni che rendevano obbligatoria la presentazione dellistanza poi rigettata valga anche nel periodo transitorio e che dunque le societ fiduciarie che vedano rigettata listanza di iscrizione alla sezione separata dellAlbo presentata entro il 12 febbraio 2016, potranno evitare la revoca, da parte del Ministero dello Sviluppo Economico, dellautorizzazione di cui alla l. n. 1966/1939 a condizione che entro 90 giorni rimuovano le condizioni dellobbligo di iscrizione.

13) Si veda il documento di Banca dItalia Nota esplicativa del regime transitorio per il passaggio allalbo unico da parte dei soggetti operanti nel settore finanziario nel Bollettino di vigilanza n. 5 (maggio 2015).