Creare la prima presentazione

Creare le diapositive

Nella figura è illustrata l'area di lavoro di PowerPoint. Analizzare le informazioni introduttive su quest'aera per imparare a utilizzarla senza problemi.

Sarà quindi possibile apprendere come aggiungere nuove diapositive, scegliere un layout e aggiungere testo. È inoltre possibile riutilizzare le diapositive di un'altra presentazione.

Si apprenderà infine come preparare le note a cui fare riferimento durante la presentazione mentre si crea la presentazione stessa.

Introduzione all'area di lavoro

Questa prima visualizzazione, detta visualizzazione normale, viene aperta all'avvio di PowerPoint e consente di creare le diapositive. Tre sono le aree principali che la costituiscono:

L'area grande al centro è il riquadro della diapositiva, in cui è possibile lavorare direttamente sulla diapositiva.

Le caselle con i bordi tratteggiati presenti nella diapositiva sono dette segnaposto e consentono di digitare il testo. I segnaposto possono contenere anche immagini, grafici e altri elementi non di testo.

A sinistra sono disponibili piccole versioni, dette anteprime, delle diapositive incluse nella presentazione, con la diapositiva corrente evidenziata. Quest'aera è la scheda Diapositive ed è possibile fare clic sulle anteprime per passare da una diapositiva all'altra, dopo averle aggiunte.

L'area nella parte inferiore rappresenta il riquadro delle note, in cui è possibile digitare le note a cui fare riferimento durante la presentazione. In quest'area lo spazio disponibile per le note è superiore a quello visualizzato.

Aggiungere nuove diapositive

All'apertura di PowerPoint nella presentazione è presente una sola diapositiva. È quindi possibile aggiungere altre diapositive.

Il metodo più immediato per aggiungere una nuova diapositiva consiste nel fare clic su Nuova

diapositiva nella scheda Home, come illustrato nella figura. È possibile utilizzare questo pulsante in due modi.

Se si fa clic sulla parte superiore del pulsante, dove è visualizzata l'icona della diapositiva, viene aggiunta immediatamente una nuova diapositiva sotto quella selezionata nella scheda Diapositive.

Se invece si fa clic sulla parte inferiore del pulsante, viene visualizzata una raccolta di layout disponibili per la diapositiva. Scegliere il layout desiderato per la diapositiva che verrà così inserita.

Se si aggiunge una diapositiva senza scegliere un layout, ne verrà applicato uno automaticamente. Nell'esercitazione verrà illustrato come modificare in modo semplice questo layout.

Scegliere i layout per le diapositive

Il layout consente di organizzare il contenuto di una diapositiva. In una diapositiva è ad esempio possibile inserire sia un elenco che un'immagine oppure un'immagine e una didascalia. I layout contengono diversi tipi di segnaposto e diverse disposizioni dei segnaposto, per supportare qualsiasi tipo di contenuto.

Nella figura vengono illustrati i layout presenti automaticamente all'avvio di PowerPoint.

Il layout Diapositiva titolo, illustrato nella figura come appare nella raccolta di layout, viene applicato alla prima diapositiva della presentazione, ovvero quella già presente all'inizio della creazione della presentazione.

Il layout Diapositiva titolo contiene segnaposto per un titolo e un sottotitolo. Il layout in genere maggiormente utilizzato per le altre diapositive è detto Titolo e contenuto,

illustrato nella figura come appare nella raccolta di layout. In questo layout sono presenti un segnaposto per il titolo della diapositiva e un secondo

segnaposto multiuso, contenente testo e alcune icone. In questo segnaposto è possibile inserire testo o elementi grafici, come grafici, immagini e filmati.

In alcuni degli altri layout sono presenti due segnaposto multiuso, per consentire, ad esempio, di inserire un elenco nel primo e un'immagine o un altro elemento grafico nel secondo.

Digitare il testo

Nel segnaposto multiuso illustrato in precedenza è possibile aggiungere elementi grafici o testo. L'aggiunta di elementi grafici, ad esempio immagini, verrà illustrata nella seguente lezione. In questa sezione viene invece trattato l'utilizzo di testo.

La formattazione predefinita per il testo è costituita da un elenco puntato.

Negli elenchi puntati è possibile utilizzare diversi livelli di testo per inserire i punti secondari sotto quelli principali.

Utilizzare i comandi del gruppo Carattere sulla barra multifunzione per modificare la formattazione del carattere, ad esempio il colore e le dimensioni.

Utilizzare i comandi del gruppo Paragrafo per modificare la formattazione del paragrafo, ad esempio il formato dell'elenco, il livello di rientro del testo e l'interlinea.

Adattamento automatico del testo Se nel segnaposto non viene visualizzato tutto il testo digitato, le dimensioni del carattere e l'interlinea del testo vengono automaticamente ridotte per visualizzare tutto il testo. Se necessario, è possibile disattivare questo comportamento. Nell'esercitazione verrà illustrata la procedura necessaria a tale scopo.

Inserire diapositive da un'altra presentazione

Nella presentazione potrebbe essere necessario utilizzare diapositive presenti in un'altra presentazione. A tale scopo, effettuare le seguenti operazioni:

Nella scheda Home fare clic sulla freccia accanto a Nuova diapositiva, come per inserire una nuova diapositiva scegliendone il layout.

Sotto alla raccolta di layout fare clic su Riutilizza diapositive. Nel riquadro attività Riutilizza diapositive in Inserisci diapositiva da fare clic su Sfoglia per

trovare la presentazione o la raccolta diapositive contenente le diapositive desiderate. Fare quindi clic sulla freccia per aprire le diapositive nel riquadro attività.

Dopo aver trovato la diapositiva desiderata, osservare la casella di controllo Mantieni

formattazione originale nella parte inferiore del riquadro. Se si desidera mantenere l'aspetto esatto delle diapositive che si stanno inserendo, selezionare questa casella di controllo prima dell'inserimento.

Fare clic su ogni diapositiva che si desidera inserire. Le diapositive selezionate verranno copiate nella presentazione aperta, sotto la diapositiva attualmente selezionata o sotto il cursore, se è stato posizionato al di sotto di un'anteprima.

Se non si seleziona la casella di controllo Mantieni formattazione originale, la diapositiva inserita erediterà l'aspetto, ovvero il tema, delle diapositive correnti. Il tema determina l'aspetto globale e i colori della presentazione. Ulteriori informazioni sono disponibili nella lezione successiva.

Creare note del relatore

Utilizzare le note del relatore per elaborare i punti presenti sulla diapositiva. Le note possono aiutare a mantenere vivo l'interesse degli ascoltatori e a non sovraccaricare di testo la diapositiva.

Man mano che si procede nello sviluppo del contenuto delle diapositive, digitare le note nel relativo riquadro, sotto la diapositiva. Il relatore stampa in genere le note e vi fa riferimento durante la presentazione.

È possibile ingrandire il riquadro delle note per semplificarne l'utilizzo trascinando la barra di divisione.

Le note vengono salvate in una pagina delle note, che contiene anche una copia della diapositiva. Questa pagina è quella che viene stampata per essere utilizzata come riferimento durante la presentazione.

Nell'esercitazione verrà illustrato come visualizzare e modificare le note.

Esistono limiti di spazio Se le note superano lo spazio disponibile nella pagina delle note, queste verranno troncate durante la stampa. Nella lezione "Correggere, stampare e preparare la presentazione" verrà illustrato come ovviare a questo inconveniente.

Scegliere un tema, aggiungere contenuti

Il bianco e nero possono essere sufficienti per creare una combinazione di colori per la presentazione. Se, tuttavia, si desidera dare alla presentazione un aspetto più colorato e vivace, è possibile utilizzare la raccolta di temi di PowerPoint.

Nella figura il tema predefinito, applicato alla diapositiva a sinistra, viene messo a confronto con uno dei numerosi altri temi disponibili, applicato alla diapositiva a destra.

La scelta di un tema diverso è un'operazione estremamente semplice.

In questo corso verrà inoltre illustrato come inserire altri elementi nelle diapositive, ad esempio immagini e didascalie. Infine, verranno illustrati alcuni espedienti per l'allineamento che consentiranno di posizionare in modo appropriato tutti gli elementi.

Il fascino dei Temi

A ogni presentazione è associato un tema. Alcuni temi sono più colorati di altri.

Il tema determina l'aspetto e i colori delle diapositive e consente di applicare alla presentazione un aspetto uniforme. Nella figura sono illustrate tre diapositive titolo con gli stessi contenuti ma con temi diversi.

Un tema è un pacchetto che include i seguenti elementi:

• Struttura dello sfondo • Combinazione di colori • Dimensioni e tipi di carattere • Posizione dei segnaposto

La combinazione di colori riguarda i colori di sfondo, dei caratteri, del riempimento delle forme e dei bordi nonché i collegamenti ipertestuali ed elementi delle diapositive come tabelle e grafici.

Per quanto riguarda i segnaposto, viene rispettato il layout scelto, con alcune piccole variazioni. Nelle tre diapositive della figura, ad esempio, i segnaposto del titolo e del sottotitolo vengono spostati in posizioni diverse, ma il layout Diapositiva titolo di base viene comunque rispettato.

Scegliere un tema

A ogni nuova presentazione viene inizialmente applicato il tema predefinito, denominato Tema di Office. Verrà ora illustrato come scegliere un tema diverso.

Per trovare e applicare un tema, fare clic sulla scheda Progettazione sulla barra multifunzione.

Nel gruppo Temi verranno mostrati esempi di temi sotto forma di anteprime, come illustrato nella figura.

Per visualizzare ulteriori temi, fare clic sul pulsante Altro a destra del gruppo. Posizionando il puntatore su un tema, ne verrà visualizzata un'anteprima nella diapositiva.

Fare clic su un'anteprima per applicare un tema a tutte le diapositive. È inoltre possibile applicare il tema solo alle diapositive selezionate.

Si può applicare un tema in qualsiasi fase di creazione della presentazione. Ricordarsi, tuttavia, che i temi possono comportare la modifica della posizione dei segnaposto, pertanto alcuni possono essere più adatti al contenuto rispetto ad altri.

Inserire immagini e altri elementi: 1

Verranno ora illustrati due metodi per inserire immagini e altri elementi non di testo nelle diapositive.

Nella prima lezione è stato accennato il primo metodo, che consiste nel fare clic su un'icona in un segnaposto. Nella figura viene illustrato come inserire un'immagine ClipArt.

Fare clic sull'icona ClipArt nel segnaposto. Verrà visualizzato il riquadro attività ClipArt. Nella casella Cerca di questo riquadro digitare

una parola chiave relativa all'immagine desiderata e fare clic su Vai. Verranno visualizzate le immagini associate alla parola chiave. Fare clic su un'immagine per

inserirla nella diapositiva.

L'immagine verrà automaticamente ridimensionata e posizionata nel segnaposto.

In questo modo è possibile inserire anche tabelle, grafici, elementi grafici SmartArt, immagini personalizzate e file video.

Fare attenzione quando si inseriscono immagini Le immagini, in particolare le fotografie ad alta risoluzione, possono far aumentare rapidamente le dimensioni della presentazione. Prendere in considerazione le modalità che consentono di ottimizzare queste immagini riducendole il più possibile. Per ulteriori informazioni, vedere la Scheda di riferimento rapido alla fine del corso.

Inserire immagini e altri elementi: 2

È inoltre possibile inserire elementi della diapositiva utilizzando la scheda Inserisci della barra multifunzione. In questa scheda sono disponibili anche tutti gli elementi che è possibile inserire dal riquadro della diapositiva, più ulteriori elementi, tra cui forme, collegamenti ipertestuali, caselle di testo, intestazioni e piè di pagina nonché clip multimediali, ad esempio suoni.

Nella figura sono illustrati gli elementi disponibili nella scheda. Un elemento spesso utilizzato è la casella di testo, che però non è possibile inserire utilizzando un'icona in un layout diapositiva.

Le caselle di testo sono comode quando si desidera aggiungere testo in una determinata posizione per il quale è necessario un ulteriore segnaposto, come nel caso di una didascalia per un'immagine. Fare innanzitutto clic su Casella di testo nella scheda Inserisci.

Sarà quindi possibile tracciare la casella di testo nella diapositiva e digitare il testo al suo interno.

Scelta del metodo migliore Per inserire determinati elementi sono disponibili due metodi. È consigliabile utilizzare innanzitutto il metodo che risulta più comodo. La scelta del metodo dipende inoltre da come si desidera che l'elemento inserito venga posizionato nella diapositiva.

Se per inserire un'immagine si utilizza, ad esempio, un'icona nel segnaposto, l'immagine verrà inserita in tale segnaposto. Invece, quando un'immagine viene inserita tramite la scheda Inserisci, l'immagine verrà automaticamente posizionata in un segnaposto disponibile o nel segnaposto selezionato. Se non vi sono segnaposto disponibili, l'immagine verrà inserita al centro della diapositiva, che a volte può coincidere con la posizione desiderata.

Modificare elementi della diapositiva

Dopo avere inserito un'immagine, è possibile modificarla, ad esempio ridimensionarla, ritagliarla o modificarne la luminosità. A tale scopo, utilizzare la scheda Strumenti immagine, disponibile quando è selezionata un'immagine.

Selezionare innanzitutto l'immagine. Sopra la barra multifunzione verrà visualizzata la scheda Strumenti immagine. Utilizzare le

opzioni della scheda Formato per modificare l'immagine.

Sono disponibili strumenti per vari elementi che è possibile inserire, tra cui tabelle, grafici, elementi grafici SmartArt, caselle di testo, forme, suoni e video. Selezionare l'elemento inserito per visualizzare la relativa scheda sulla barra multifunzione.

Disporre gli elementi della diapositiva

Dopo avere inserito nella diapositiva tutti gli elementi desiderati, è necessario allinearli per conferirgli un aspetto migliore.

In questa figura, ad esempio, sarebbe consigliabile allineare in modo uniforme la casella di testo della didascalia all'immagine, o allineando la casella di testo a sinistra o centrandola correttamente.

Per allineare gli elementi della diapositiva, è possibile utilizzare i comandi del gruppo Disponi.

Per allineare a sinistra la didascalia e l'immagine, selezionare innanzitutto entrambi i segnaposto.

Individuare il gruppo Disponi nella scheda Formato in Strumenti immagine. Fare clic sul pulsante Allinea, quindi scegliere Allinea a sinistra.

I comandi del gruppo Disponi sono disponibili anche nel gruppo Disegno della scheda Home.

Correggere, stampare e preparare la presentazione

A questo punto si dispone delle nozioni di base per la creazione di una presentazione. Si immagini ora che la presentazione sia pronta e che sia necessario prepararsi a mostrarla.

Visualizzare innanzitutto l'anteprima della presentazione nel computer. Eseguire quindi il controllo ortografico, chiedere il parere di altri utenti e verificare le note.

Utilizzare l'anteprima di stampa per verificare l'aspetto degli stampati e delle note e selezionare le opzioni di stampa più appropriate.

Quando la presentazione è pronta, salvarla su un CD o in un computer a cui sarà possibile accedere durante la presentazione. A tale scopo è possibile utilizzare la funzionalità pacchetto di PowerPoint.

Anteprima sul computer

Man mano che si crea la presentazione, è possibile visualizzarla in anteprima tramite la visualizzazione Presentazione. Questa visualizzazione offre un'idea dell'aspetto e del comportamento della presentazione.

Per aprire la visualizzazione Presentazione, fare clic sulla scheda Presentazione, quindi su un comando del gruppo Avvia presentazione, per avviare la presentazione dalla prima diapositiva o da quella corrente.

La visualizzazione Presentazione occupa tutto lo schermo del computer. Per passare da una diapositiva all'altra è possibile utilizzare la barra degli strumenti

Presentazione, in basso a sinistra nello schermo. Su questa barra sono disponibili frecce di spostamento, che vengono visualizzate quando si posiziona il cursore nell'area. Questa barra degli strumenti verrà esaminata in modo più dettagliato nell'esercitazione. È anche possibile passare da una diapositiva all'altra semplicemente facendo clic con il pulsante del mouse.

Per uscire dalla visualizzazione Presentazione in qualsiasi momento, premere ESC. In questo modo verrà ripristinata la visualizzazione precedente, in genere la visualizzazione normale. A questo punto sarà possibile apportare le modifiche necessarie alle diapositive, quindi visualizzare di nuovo la presentazione in anteprima.

È inoltre possibile aprire la visualizzazione Presentazione nei modi seguenti:

• Premere F5 per visualizzare la prima diapositiva. • Premere MAIUSC+F5 per visualizzare la diapositiva corrente. • Fare clic sul pulsante Presentazione, nella parte inferiore destra della finestra di

PowerPoint, accanto al dispositivo di scorrimento Zoom.

La presentazione verrà avviata dalla diapositiva attualmente selezionata nella scheda Diapositive.

• Fare clic sul pulsante Presentazione nella scheda Visualizza. La presentazione verrà avviata dalla prima diapositiva, indipendentemente dalla diapositiva attualmente selezionata.

Verificare l'ortografia, inviare i commenti

Prima di eseguire la presentazione, potrebbe essere necessario eliminare eventuali errori di ortografia e individuare altre imprecisioni. Selezionare la scheda Revisione sulla barra multifunzione per eseguire un controllo ortografico. Tramite questa scheda altri utenti possono inoltre aggiungere commenti durante la revisione delle diapositive.

Nel gruppo Strumenti di correzione della scheda Revisione fare clic su Controllo ortografia ed effettuare le scelte appropriate man mano che le diapositive vengono verificate dal correttore ortografico.

Si potrebbe inoltre chiedere ad altri utenti di rivedere la presentazione e di inserire i propri commenti. Nel gruppo Commenti, sempre nella scheda Revisione, è disponibile il comando Nuovo commento. Per aggiungere un commento, è sufficiente fare clic su questo comando e digitare il commento, diapositiva per diapositiva. Per rivedere i commenti passando da uno all'altro, utilizzare i pulsanti Precedente e Successivo del gruppo Commenti.

Se la presentazione viene rivista da altri utenti, il processo di revisione può essere semplificato tramite un'opzione di PowerPoint che consente di allegare automaticamente la presentazione a un messaggio di posta elettronica. Nell'esercitazione verrà illustrato come eseguire questa operazione.

Stampare gli stampati

Il tipo più comune di documento di PowerPoint destinato alla stampa e rivolto al pubblico è detto stampato. In ogni pagina di uno stampato possono essere presenti una o più diapositive, fino a un massimo di nove.

È consigliabile utilizzare l'Anteprima di stampa per selezionare il tipo di stampato desiderato, come illustrato nella figura, per vederne l'aspetto prima della stampa. Scegliere Stampa, quindi Anteprima di stampa dal menu visualizzato tramite il pulsante Microsoft Office.

In Anteprima di stampa visualizzare l'elenco nella casella Stampa facendo clic sulla freccia. Selezionare un tipo di stampato dall'elenco. Facendo clic su un tipo di stampato, verrà visualizzata l'anteprima delle diapositive relativa al

formato di stampa selezionato. È possibile visualizzare tutte le pagine dello stampato. Nel tipo di stampato con tre diapositive per pagina sono incluse anche righe dove il pubblico può inserire le proprie note.

Dopo avere raggiunto il risultato desiderato, fare clic su Stampa.

L'Anteprima di stampa verrà utilizzata durante l'esercitazione.

Nota Non è necessario selezionare gli stampati nella finestra Anteprima di stampa. È possibile visualizzare la finestra di dialogo Stampa tramite il menu disponibile facendo clic sul pulsante

Microsoft Office, quindi selezionare il tipo di stampato desiderato in questa finestra di dialogo.

Stampare le note del relatore

Dopo aver stampato gli stampati per il pubblico, stampare le note del relatore da utilizzare come riferimento durante la presentazione.

È consigliabile rivedere le note del relatore prima di stamparle. Verificare se l'aspetto è quello desiderato. A questo scopo, scegliere Anteprima di stampa dal menu visualizzato tramite il pulsante Microsoft Office.

Per stampare le note del relatore, selezionare Pagina note nell'elenco Stampa. Le pagine delle note verranno visualizzate nella finestra di anteprima, a partire dalla prima

diapositiva, a meno che non venga specificato diversamente.

Se qualche aspetto della formattazione non corrisponde a quanto desiderato o se parte del testo è troncato, ad esempio il testo non rientra nello spazio del segnaposto, correggere le note in visualizzazione Pagina note o normale. Questa operazione verrà effettuata durante l'esercitazione.

Dopo avere verificato le note e avere raggiunto il risultato desiderato, fare clic su Stampa.

Aggiungere testo per i piè di pagina agli stampati e alle note

La finestra Anteprima di stampa consente inoltre di aggiungere piè di pagina agli stampati e alle note, nonché di modificarli.

Per impostazione predefinita, per gli stampati e le note vengono utilizzati numeri di pagina. Se si desidera visualizzare altri elementi, ad esempio testo per i piè di pagina, effettuare le seguenti operazioni:

Fare clic su Opzioni, quindi su Intestazione e piè di pagina. Per visualizzare testo per il piè di pagina, ad esempio "Bozza" o "Riservato", selezionare

l'opzione Piè di pagina, quindi digitare nella casella il testo desiderato. Se si desidera inserire una data, selezionare l'opzione Data e ora, quindi impostare le opzioni disponibili in questa sezione della finestra di dialogo.

Le opzioni selezionate nella scheda Note e stampati della finestra di dialogo Intestazione e piè

di pagina verranno applicate agli stampati e alle pagine delle note.

Suggerimento È possibile impostare le intestazioni e i piè di pagina in qualsiasi momento durante la creazione della presentazione. A tale scopo, utilizzare la scheda Inserisci della barra multifunzione per visualizzare la finestra di dialogo Intestazione e piè di pagina.

Opzioni colore per la stampa

In base al tipo di stampante collegata al computer, è possibile stampare la presentazione scegliendo tra le opzioni Colori, Gradazioni di grigio, ovvero varie tonalità di grigio combinate con il bianco e il nero, o Solo bianco e nero, ovvero eliminando la maggior parte dei grigi e utilizzando di conseguenza meno inchiostro.

Per selezionare un'opzione per la stampa, effettuare le seguenti operazioni:

In Anteprima di stampa fare clic su Opzioni, quindi scegliere Colori/Gradazioni di grigio. Selezionare un'opzione. Le diapositive verranno visualizzate in anteprima e stampate in base all'opzione selezionata. Si noti che, se si utilizza una stampante in bianco e nero, l'opzione Colori diventa Colori (su stampante bianco e nero) e viene eseguito il rendering di tutti i colori della diapositiva utilizzando il nero, il bianco e gradazioni di grigio.

Nel primo esempio di anteprima è illustrata una diapositiva che verrà stampata a colori. Nel secondo esempio di anteprima è illustrata una diapositiva che verrà stampata in gradazioni

di grigio. Sebbene lo sfondo venga impostato come bianco, alcune aree riflettono i colori, ad esempio le barre orizzontali sotto il titolo e nella parte inferiore della diapositiva.

Nell'ultimo esempio di anteprima è illustrata una diapositiva che verrà stampata solo in bianco e nero.

Creare un pacchetto per la presentazione

La funzionalità Pacchetto per CD di PowerPoint consente di creare un pacchetto del file della presentazione e di eventuali altri file necessari per la presentazione e di copiarli in una cartella o su un CD. Se i file vengono copiati in una cartella, sarà possibile masterizzare la cartella sul CD in un secondo momento. È inoltre possibile copiare i file in un server di rete al quale è possibile accedere dal computer utilizzato per la presentazione.

Per creare un pacchetto con la presentazione e i file correlati:

Fare clic sul pulsante Microsoft Office . Scegliere Pubblica, quindi fare clic su Pacchetto per CD. Nella finestra di dialogo visualizzata, selezionare i file che si desidera includere nel pacchetto e

copiarli in una cartella o su un CD.

Importante Salvare sempre la presentazione prima di creare il pacchetto in una cartella o su un CD.

Per ulteriori informazioni sul processo di creazione di un pacchetto, leggere le note seguenti e vedere le sezioni Vedere anche e Creare un pacchetto su un CD o in una cartella nella Scheda di riferimento rapido alla fine del corso.

Requisiti per la creazione del pacchetto su un CD Per creare un pacchetto, quindi copiarlo su un CD da PowerPoint, è necessario che nel computer sia in esecuzione Microsoft Windows XP o versione successiva; è inoltre necessario disporre di un masterizzatore CD. Se è in esecuzione Microsoft Windows 2000, è ugualmente possibile utilizzare questa funzionalità per creare un pacchetto con i file della presentazione in una cartella, quindi utilizzare un programma di terze parti per masterizzare la cartella su un CD.

Aggiungere effetti audio a una presentazione

Riprodurre un file audio

Inserire file audio e riprodurli nei punti chiave della presentazione.

In questa lezione si apprenderà come inserire un proprio file audio o un effetto audio dalla raccolta clip in una diapositiva.

Verranno illustrati i diversi modi in cui è possibile inserire file audio e si utilizzeranno quindi gli strumenti audio disponibili in PowerPoint per controllare la modalità di riproduzione del suono. Si inizierà utilizzando le impostazioni di base per l'avvio e la riproduzione del suono tra le diapositive.

Si procederà quindi aprendo il riquadro attività Animazione personalizzata per fornire a PowerPoint istruzioni precise per l'avvio e l'interruzione del suono e si sperimenterà l'impostazione di altri elementi della diapositiva, ad esempio una freccia di spostamento o un'immagine, per la riproduzione del suono.

Si consolideranno infine le proprie basi effettuando le operazioni che consentono di assicurarsi che il file audio venga riprodotto quando la presentazione viene impostata in un computer diverso.

Inserire il suono utilizzando la scheda Inserisci

Due modi per inserire un file audio utilizzando la scheda Inserisci.

La maggior parte di questa lezione riguarderà l'utilizzo di file audio inseriti dal computer o da un server di rete oppure inseriti dalla raccolta clip. I nomi di questi file potrebbero essere simili a MySound.wav o Atmospheric.mid.

Nelle procedure che seguono vengono illustrati due modi per inserire il suono mediante la scheda Inserisci:

Fare clic sulla scheda Inserisci. Fare clic sulla freccia accanto a Audio. Per inserire un file audio dal computer o da un server di rete, fare clic su Suono da file.

Individuare il file, quindi fare doppio clic su di esso per inserirlo. Per inserire un suono dalla raccolta clip, fare clic su Suono da Raccolta multimediale ed

eseguire la ricerca del clip nel riquadro attività ClipArt. Scorrere fino al clip desiderato e fare clic su di esso per inserirlo nella diapositiva.

Prima che il suono venga inserito, verrà visualizzato un messaggio in cui verrà chiesto come si desidera che venga avviata la riproduzione del suono. Le opzioni disponibili verranno illustrate in dettaglio più avanti nel corso della lezione.

Il suono verrà visualizzato sulla diapositiva in forma di icona audio e riprodotto immediatamente dopo l'inserimento. Per ascoltare di nuovo il suono in visualizzazione normale, fare doppio clic su di esso.

Inserire il suono utilizzando un segnaposto della diapositiva

Due modi per inserire un file audio utilizzando il segnaposto della diapositiva.

Per inserire un file audio, è inoltre possibile utilizzare le icone presenti in alcuni layout diapositiva. Il risultato che si ottiene è lo stesso, ovvero il file audio viene inserito, ma l'operazione di inserimento viene eseguita dall'interno della diapositiva anziché utilizzando la scheda Inserisci. È necessario che alla diapositiva sia associato un layout che includa un segnaposto per il

contenuto, come illustrato nell'immagine.

Il segnaposto del contenuto è rappresentato dall'area della diapositiva delimitata da un bordo punteggiato. Il contenuto viene inserito all'interno di questo bordo. La presenza di icone, come illustrato nell'immagine, indica che il segnaposto può contenere testo o altri elementi, ad esempio immagini, suoni o grafica.

Fare clic sull'icona Inserisci clip multimediale per eseguire la ricerca di file audio nel computer o in un server di rete.

Fare clic sull'icona ClipArt per aprire il riquadro attività ClipArt e cercare i suoni da inserire.

Il suono viene inserito all'interno del segnaposto, in forma di icona audio.

Quali sono i vantaggi offerti da questo metodo? È possibile che si desideri che l'icona dell'audio venga sempre visualizzata in una determinata posizione sulle diapositive. Se, ad esempio, è stata creata una presentazione con esecuzione automatica in cui è necessario che una persona faccia clic sull'icona dell'audio in ogni diapositiva, potrebbe essere utile visualizzare l'icona sempre nella stessa posizione all'interno dello stesso segnaposto.

Si noti che in PowerPoint verranno comunque utilizzati i segnaposto del contenuto, se disponibili, per il suono inserito anche se il file viene inserito utilizzando la scheda Inserisci e che l'icona

dell'audio verrà posizionata al centro del segnaposto. Le icone dei segnaposto per il contenuto offrono un metodo pratico per l'inserimento e garantiscono che il suono venga posizionato nel punto desiderato.

Avviare il suono

Scegliere la modalità desiderata per l'avvio del suono.

Quando si inserisce il suono viene visualizzato un messaggio in cui viene chiesto se si desidera che la riproduzione del suono venga avviata automaticamente oppure al clic del mouse.

Fare clic su Automaticamente se si desidera che il suono venga avviato senza alcun intervento esterno. Se la diapositiva non contiene altri effetti multimediali, il suono verrà riprodotto non appena la diapositiva viene visualizzata. Se invece la diapositiva contiene già un altro effetto, ad esempio un'animazione, un suono o un filmato, il suono verrà riprodotto al termine di tale effetto.

Fare clic su Manualmente se si desidera che il suono venga riprodotto nel momento in cui si fa clic sull'icona dell'audio sulla diapositiva. Questa impostazione è nota come trigger, poiché per riprodurre o attivare il suono è necessario fare clic su un elemento specifico.

Se si cambia idea rispetto alla modalità di avvio del suono, sarà possibile effettuare una selezione diversa successivamente.

Nota Per attivare il suono, è inoltre possibile impostare altri elementi della diapositiva, ad esempio testi, forme o immagini, . Questo argomento verrà approfondito più avanti nel corso della lezione

Riprodurre il suono tra le diapositive

Utilizzare Strumenti audio per impostare il suono da riprodurre tra le diapositive.

Dopo averlo inserito, il suono verrà avviato automaticamente oppure quando si fa clic sull'icona dell'audio. Il suono verrà riprodotto fino alla fine e quindi si interromperà, a meno che non si faccia clic sulla diapositiva per qualsiasi motivo durante la riproduzione causandone l'interruzione.

Tuttavia, se si dispone di un suono di lunga durata che si desidera continui a essere riprodotto anche quando si fa clic con il mouse per avviare un altro elemento della diapositiva, ad esempio un effetto di animazione o un filmato, oppure per passare alla diapositiva successiva, sarà possibile impostarlo in modo che la riproduzione continui tra le diapositive.

Selezionare l'icona dell'audio. Sulla barra multifunzione in Strumenti audio fare clic sulla scheda Opzioni. Nell'elenco Riproduci segnale acustico nel gruppo Opzioni audio selezionare Riproduci tra

diapositive.

Il suono viene in questo modo impostato per l'avvio automatico alla visualizzazione della diapositiva e mantenuto in riproduzione, indipendentemente dal fatto che si faccia o meno clic, fino alla fine del suono o della presentazione, a seconda della condizione che si verifica per prima.

È possibile che si desideri apportare ulteriori regolazioni al suono. È ad esempio possibile che si desideri fare in in modo che venga riprodotto solo durante la visualizzazione della diapositiva corrente e che quindi si interrompa oppure che si interrompa dopo un numero specificato di diapositive. A tale scopo è possibile utilizzare il riquadro Animazione personalizzata. Ulteriori informazioni in proposito verranno fornite più avanti nel corso della lezione.

Impostare un momento per l'interruzione del suono

Impostare l'interruzione del suono dopo un determinato numero di diapositive.

Nel riquadro attività Animazione personalizzata è possibile impostare opzioni specifiche per un suono. Poiché il suono è considerato un effetto, in modo analogo agli effetti di animazione, le opzioni relative al suono vengono impostate mediante questo riquadro attività. Anche nel caso di un filmato si utilizzerebbe questo riquadro attività. È possibile impostare tutti gli effetti in modo che vengano interrotti o avviati in determinati momenti e riprodotti in un particolare ordine.

Pertanto, per fare in modo che il suono venga riprodotto tra le diapositive e interrotto dopo averne visualizzate un certo numero, aprire innanzitutto il riquadro attività Animazione

personalizzata facendo clic su Animazione personalizzata nella scheda Animazioni. Utilizzare quindi il riquadro attività nel modo seguente:

L'effetto audio inserito nella diapositiva è rappresentato dal relativo nome di file nel riquadro attività. In questo esempio il nome è LongerFlute.wav. Quando l'effetto viene selezionato sulla diapositiva, lo stesso effetto viene selezionato anche nel riquadro attività.

Fare clic sulla freccia accanto all'effetto audio per visualizzare il relativo menu. Scegliere Opzioni effetto dal menu. Nella finestra di dialogo Riproduci segnale acustico sono disponibili alcune opzioni relative alla

modalità di interruzione del suono. Per specificare un numero di diapositive, utilizzare le frecce per selezionare un numero nella casella accanto a Dopo.

Il suono di questo esempio, impostato per essere riprodotto per tre diapositive, inizierà a essere riprodotto nel momento in cui viene visualizzata la diapositiva in cui è stato inserito e continuerà a essere riprodotto per le due diapositive successive. Il suono si interromperà nel momento in cui si fa clic sulla quarta diapositiva.

Nota Affinché questa opzione risulti efficace, è necessario che il suono sia sufficientemente lungo da poter essere riprodotto per il numero di diapositive specificato.

Modificare la modalità di avvio del suono

Modifica della modalità di avvio del suono.

È inoltre possibile modificare il modo in cui l'avvio del suono è stato impostato utilizzando le opzioni disponibili in Animazioni personalizzata. È ad esempio possibile impostare l'avvio della riproduzione al clic del mouse di un suono configurato in precedenza per l'avvio automatico.

Accanto all'effetto nel riquadro attività viene visualizzata un'icona a forma di orologio per indicare che l'effetto inizierà ad essere riprodotto automaticamente dopo un effetto precedente, ad esempio un eventuale effetto di animazione o un altro suono, oppure dopo la visualizzazione della diapositiva, se non sono presenti altri effetti. La stessa impostazione viene visualizzata accanto alla casella Inizia sopra l'elenco e consiste in un'icona a forma di orologio seguita dal testo Dopo precedente.

Per modificare l'impostazione di avvio, fare clic sulla freccia accanto all'effetto nell'elenco, quindi selezionare Inizia al clic del mouse.

Accanto all'effetto verrà quindi visualizzata un'icona a forma di mouse e l'impostazione verrà riflessa nella casella Inizia. Il suono verrà quindi riprodotto nel momento in cui si fa clic con il mouse.

Esiste tuttavia una differenza che è necessario conoscere. La scelta di Inizia al clic del mouse in questo contesto determina l'avvio della riproduzione del suono nel momento in cui si fa clic sulla diapositiva anziché quando si fa clic sull'icona dell'audio. Per rendere l'icona dell'audio l'elemento sul quale fare clic per avviare la riproduzione dell'effetto, è necessario impostarla come trigger per il suono. Questo processo verrà illustrato nella sezione successiva.

Uno dei vantaggi offerti dalla possibilità di fare clic sulla diapositiva anziché sull'icona dell'audio per avviare la riproduzione del suono, consiste nel poter scegliere di nascondere l'icona dell'audio e di fare semplicemente clic sulla diapositiva per riprodurre il suono. Nell'esercitazione verrà illustrato come nascondere l'icona audio.

Impostare un trigger per riprodurre il suono

Impostazione di un trigger per il suono.

Come già illustrato in precedenza, è possibile avviare la riproduzione del suono in diversi modi. Uno di questi consiste nell'attivare il suono facendo clic su un elemento specifico della diapositiva.

Quando si inserisce un suono, se si sceglie di avviarne la riproduzione quando si fa clic con il mouse su di esso, viene impostato automaticamente un trigger. L'icona dell'audio in sé rappresenta il trigger.

È tuttavia possibile impostare altri elementi oltre al suono, ad esempio un testo oppure un'immagine o una freccia che segnali a livello acustico la visualizzazione della diapositiva successiva.

È necessario che il suono sia inserito nella diapositiva, così come l'elemento sul quale si desidera fare clic. In questo caso, si supponga che il trigger corrisponda alla freccia illustrata nell'immagine.

Nel riquadro attività Animazione personalizzata fare clic sulla freccia accanto all'effetto audio, quindi scegliere Intervalli dal menu.

In Trigger nella finestra di dialogo Riproduci segnale acustico fare clic su Inizia effetto al clic

di. Fare clic sulla freccia accanto al nome dell'elemento visualizzato e selezionare l'elemento che si

desidera impostare come trigger, in questo esempio Freccia a destra 6 (il nome assegnato alla freccia).

Notare che se si desidera che il trigger corrisponda all'icona dell'audio, sarà necessario fare clic sul nome del suono, SoundEffect1.wav, anch'esso incluso nell'elenco.

Quando un suono viene impostato per essere riprodotto mediante un trigger, al di sopra di esso nell'elenco degli effetti viene visualizzata una barra con il nome del trigger che ne determina l'attivazione:

Accanto all'icona dell'audio sulla diapositiva verrà visualizzata un'icona a forma di piccola mano per indicare che il suono viene attivato mediante trigger.

Sarà possibile impostare un trigger nel corso dell'esercitazione.

File collegati o incorporati

Confronto tra file collegati e incorporati.

Questi file verranno collegati alla presentazione perché non sono file con estensione wav

oppure sono file con estensione wav che superano le dimensioni massime consentite di 100 KB.

Questi file verranno incorporati nella presentazione perché sono file con estensione wav e le

loro dimensioni non superano i 100 KB.

Per garantire che l'audio venga riprodotto nel computer in cui si esegue la presentazione, è necessario tenere presente alcuni dettagli riguardanti le dimensioni dei file audio e verificare se i file sono stati collegati o incorporati nella presentazione. L'aspetto principale da considerare riguarda la necessità che gli eventuali file collegati nella presentazione si trovino in una posizione accessibile da PowerPoint.

File collegati

Un file collegato non è effettivamente incluso nella presentazione. Al contrario, in PowerPoint viene creato un collegamento al file in base alla posizione in cui è memorizzato il file nel momento in cui viene inserito nella presentazione. Il file potrebbe ad esempio trovarsi nel computer o in un server al quale il computer è connesso. Pertanto, quando si inserisce un file, si crea in realtà solo un collegamento al file. PowerPoint si basa su tale collegamento per individuare e riprodurre il suono.

Se però si sposta il file audio in una posizione diversa, rendendo in tal modo il collegamento non più valido, o si esegue la presentazione in un computer che non dispone dell'accesso al file audio, PowerPoint non sarà più in grado di individuare e riprodurre il file audio.

Nella sezione che segue verrà illustrato come evitare che si verifichi questo problema.

Un file audio viene inserito o collegato in base alle sue dimensioni e al tipo di file. In PowerPoint viene creato un collegamento per qualsiasi file con estensione wav di dimensioni superiore a 100 KB e per tutti gli altri tipi di file audio, indipendentemente dalle loro dimensioni. Gli ultimi quattro caratteri del nome del file, ad esempio .wav, indicano il tipo di file audio.

File incorporati

Un file incorporato fa parte della presentazione. Se si copia la presentazione in un'altra posizione, il file audio incorporato verrà spostato con la presentazione e sarà possibile riprodurlo senza problemi.

Ciò che determina se un file viene incorporato in PowerPoint sono anche in questo caso il tipo e le dimensioni del file. Se si tratta di un file con estensione wav di dimensioni pari o inferiori a 100 KB, il suono verrà incorporato.

Nota Per riprodurre gli effetti audio, è necessario che il computer utilizzato per la presentazione disponga di una scheda audio e altoparlanti.

Modalità di gestione dei file collegati

Prima di inserire file audio in PowerPoint, è innanzitutto consigliabile copiare e incollare i file nella stessa cartella della presentazione.

Di seguito vengono illustrate alcune procedure consigliate da eseguire per fare in modo che i file collegati vengano individuati e riprodotti correttamente da PowerPoint durante una presentazione.

Procedura consigliata 1 Quando si crea la presentazione, prima di inserire il file audio, copiare il file audio nella stessa cartella della presentazione. Inserirlo quindi da quella posizione. In PowerPoint verrà creato un collegamento al file audio in base alla relativa posizione all'interno della cartella. Fino a quando rimarrà nella cartella della presentazione, il file audio verrà individuato senza problemi da PowerPoint, anche nel caso in cui la cartella venga spostata o copiata in un altro computer.

Procedura consigliata 2 Quando la presentazione è terminata e si è pronti per copiarla o distribuirla, utilizzare Pacchetto per CD. Questa funzionalità consente di copiare tutti i file in un'unica posizione (un CD o una cartella) insieme alla presentazione e di aggiornare automaticamente tutti i collegamenti per i file multimediali. Per ulteriori informazioni sulla funzionalità Pacchetto per CD, vedere la Scheda di riferimento rapido.

Nota È possibile aumentare le dimensioni massime per i file con estensione wav incorporati. La dimensione massima di 100 KB corrisponde all'impostazione predefinita di PowerPoint. Sebbene sia possibile aumentarla fino a 50.000 KB, è necessario tener presente che la dimensione del file della presentazione aumenterà notevolmente consentendo l'inserimento di file audio di grandi dimensioni. Nell'esercitazione verrà illustrato come modificare questa impostazione.

Riprodurre musica da un CD

Conferire un tocco personale a una presentazione riproducendo musica di sottofondo da un CD.

La possibilità di riprodurre musica da CD consente di disporre di un gran numero di opzioni per la musica di sottofondo. È possibile selezionare brani da riprodurre durante una presentazione oppure creare una particolare atmosfera all'inizio e alla fine di una presentazione.

Uno dei vantaggi derivanti dall'utilizzo di un CD è che si tratta di una modalità che non influisce sulle dimensioni del file della presentazione. È tuttavia fondamentale ricordarsi di portare con sé il CD da utilizzare durante la presentazione.

In questa lezione verrà spiegato come impostare la riproduzione dei brani desiderati durante la presentazione.

Impostare i brani

Scelta dei brani del CD che si desidera riprodurre con la presentazione.

Per impostare brani, inserire innanzitutto il CD nell'unità CD del computer. Effettuare quindi le seguenti operazioni:

Nel gruppo Clip multimediali della scheda Inserisci fare clic sulla freccia accanto a Audio,

quindi selezionare Riproduci brano CD audio.

Accanto a Inizia dalla traccia selezionare il brano con cui si desidera iniziare.

Nella casella A specificare da quale momento del primo primo brano iniziare a riprodurre il CD.

L'impostazione 00.00 determina l'avvio della riproduzione del brano dall'inizio.

Accanto a Termina alla traccia selezionare il brano con cui si desidera terminare. È possibile

terminare con lo stesso brano con cui si è iniziato.

Nella casella A specificare il momento del primo brano in corrispondenza del quale

interrompere la riproduzione del CD. Per riprodurre l'intero brano, immettere la durata di

riproduzione totale del brano. Notare, tuttavia, che se la presentazione termina prima della fine

del brano, la musica si interromperà.

Con le impostazioni illustrate, questo CD inizierà a essere riprodotto dal brano 1 e si interromperà alla fine del brano 4.

Dopo aver selezionato i brani, verrà chiesto di specificare la modalità di avvio per la riproduzione del suono: automaticamente o mediante clic del mouse. Al centro della diapositiva verrà quindi

visualizzata un'icona raffigurante un CD .

Il CD non verrà riprodotto automaticamente durante tutte le diapositive, poiché vengono utilizzate le stesse impostazioni audio applicate alla riproduzione dei file audio. È pertanto necessario specificare che il CD deve essere eseguito per tutte le diapositive o durante un determinato numero di diapositive. Nell'esercitazione verrà illustrato come effettuare questa operazione.

La riproduzione del CD terminerà nel momento in cui viene visualizzata l'ultima diapositiva dell'intervallo di diapositive specificato per la musica di sottofondo. Se per la presentazione è impostata la visualizzazione a ciclo continuo, al riavvio della presentazione il CD riprenderà con il primo brano programmato.

Note

• Non è possibile eliminare in alcun modo le pause di silenzio tra i brani del CD, se non scegliendo un brano di durata corrispondente a quella dell'intera presentazione. In questo caso è possibile specificare unicamente questo brano. Questa operazione verrà eseguita nell'esercitazione pratica.

• Se si desidera riprodurre diversi brani del CD su diapositive differenti, sarà necessario utilizzare più volte il comando Riproduci brano CD audio per impostare il brano e la durata della riproduzione desiderati per ogni diapositiva. Non è disponibile un metodo automatico che consenta di sincronizzare il CD con la diapositiva.